Comunicação Interna - Planejamento de Comunicação - UC 8 - TRH - Senac

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Recursos humanos
comunicação interna
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A comunicação interna é indispensável para o bom andamento dos projetos
dentro das organizações, e também para o aumento da produtividade, já que é uma
forma de unir os colaboradores para transmitir as informações e dessa forma evitar
erros e mal-entendidos.
É de fundamental importância para qualquer negócio, principalmente em um
momento de crise, pois é no momento de crise que a organização precisa ter seus
colaboradores do seu lado.
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A área de comunicação interna tem o apoio do técnico em recursos humanos
para garantir a transparência nas informações, permitindo que os colaboradores
estejam cientes da situação que a organização está enfrentando, para se posicionar
frente aos fatos e certezas, e não dar espaço a rumores.
Planejamento de comunicação
É fundamental a toda organização a cada ano rever o seu planejamento
estratégico, pois é quando são analisados os seus pontos fortes e fracos, é quando se
verifica como a organização está naquele momento, bem como o que não foi realizado
e o que precisará ser alinhado para o próximo ano.
O técnico em recursos humanos tem o papel de auxiliar a área de comunicação
interna, que é parte fundamental e que integra o planejamento estratégico, já que
contribui diretamente para que a organização cresça de forma sustentável.
Seguem alguns passos para a organização criar um plano de comunicação
interna, e assim verificar os resultados do engajamento dos seus colaboradores e mais
produtividade no ambiente organizacional.
São eles:
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Análise da situação atual
Para iniciar, é necessário analisar em que estágio a organização se encontra.
Para isso, analise as áreas da organização e verifique como foi o crescimento de
cada uma em comparação a análise anterior.
Quanto à comunicação interna, verifique quais os meios utilizados nas ações
direcionadas para o público interno, que ocorreram durante o ano todo, para se
comunicar com os colaboradores.
É fundamental não esquecer de nenhum dos meios utilizados na
comunicação interna para analisar quais foram os que mais alcançaram o público
interno, quais entregaram a mensagem com menos ruídos e os formatos que mais
chamaram atenção.
É importante, ainda, verificar se no decorrer do ano ocorreram conflitos
internos por conta da comunicação entre colaboradores e departamentos. A
comunicação interna é uma área que não deve ser negligenciada, já que tem
efeito direto no engajamento e na produtividade dentro da organização.
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Identificar falhas
Identificadas quais foram as falhas na área de comunicação interna, é
chegada a hora de repensar sobre os meios utilizados e, se necessário, verificar
qual é a melhor maneira de reverter essa situação.
Se o meio de comunicação utilizado foi um mural de avisos e não teve muito
sucesso em fazer com que todos os colaboradores ficassem sabendo dos avisos,
então é o momento de identificar os motivos, por exemplo.
Alguns questionamentos devem ser levantados, tais como: o local onde o
mural está localizado é de fácil acesso? Fica em um local movimentado? Ou o
problema está na linguagem ou no material utilizado como meio?
Se a organização utiliza a TV corporativa e percebe que os colaboradores
estão alinhados com a cultura da organização e principalmente bem informados
sobre o que acontece, este é o melhor meio.
É preciso definir o que será deixado para trás e o que será aperfeiçoado para
ter um ano com a comunicação interna alinhada e eficaz.
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Conhecer o público alvo
Para se obter o sucesso na comunicação interna, é preciso saber com quem
estamos falando. Da mesma forma, a equipe de marketing trabalha para alcançar
um público-alvo, que representa o seu cliente ideal. A equipe que atua na
comunicação interna também deve ter seu público-alvo bem definido para que o
receptor da mensagem consiga se identificar e entendê-la de forma clara.
É fundamental analisar os perfis, as necessidades de cada um, suas práticas
de consumo. Se os colaboradores se caracterizam como não tendo o costume
habitual da leitura, já se sabe então que elaborar textos extensos não resultará em
bons resultados na comunicação.
É preciso também compreender também como os colaboradores enxergam a
organização e a forma como a organização se comunica com os seus
colaboradores, além de identificar como a cultura da organização é percebida por
esse público-alvo.
Essas informações direcionarão os responsáveis pela comunicação interna,
no caso, o departamento de recursos humanos, a adotarem práticas cada vez
mais assertivas.
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Alinhar os objetivos
Após analisar o ano que passou, é possível identificar os resultados e os
gargalos, e saber com quem se deseja falar. O que a organização espera alcançar
por meio da comunicação interna?
Surgem então diversas questões como: é preciso engajar colaboradores?
Alinhar os colaboradores com a cultura da organização? Manter a equipe
informada sobre tudo o que acontece? Diminuir retrabalhos e aumentar a
produtividade?
Sem um objetivo bem claro e definido de onde a organização deseja chegar,
fica ainda mais difícil alcançar o resultado. Mas pela definição do objetivo é
possível traçar um caminho a ser seguido, com as ações corretas a serem feitas
para alcançá-lo.
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Planos de ação
Se a organização já sabe onde deseja chegar ao se dedicar melhor à
comunicação para o seu público interno, é o momento de pontuar as ações para
alcançar os objetivos.
Novamente surgem questões como: quais práticas os responsáveis pela
comunicação interna deverão assumir no próximo ano? Será necessário o apoio
de outros departamentos? Produção de materiais? Eventos?
Atenção! Suas ações devem:
Ser realistas, para que sejam de fato executadas
Ter prazo determinado
Ser mensuráveis, para que os gestores possam mensurar os
resultados, seja durante e/ou no final do processo
Além disso, é preciso destacar e direcionar as ações aos seus respectivos
responsáveis diretos e às equipes envolvidas em sua execução, visando ao que
poderá ser alcançado ao concluir cada uma das ações e percebendo como isso irá
auxiliar a organização a alcançar seu objetivo maior.
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Cronograma
Destaca-se a importância de montar um cronograma com todas as ações
detalhadas para que os envolvidos estejam informados sobre período de cada
uma dessas ações.
É importante divulgar o cronograma a todos, e utilizar um gerenciador de
tarefas para criar um projeto e delegar cada uma das ações ao seu responsável, e
ainda estipular prazo e acompanhar o andamento.
O cronograma é parte fundamental da organização do plano de comunicação
interna para que tudo ocorra como planejado e para que o time à frente do
planejamento permaneça alinhado.
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Mas você sabe qual é a importância de
planejar a comunicação interna?
Estas são apenas algumas formas de obter indicadores, mas cada organização
deve procurar apurar os dados baseando-se em sua cultura e realidade. Estes
métodos servirão ainda para medir o nível de assertividade que a comunicação interna
está apresentando.
Selecionar os indicadores
Para saber se o que foi planejado está gerando resultados positivos, é
importante selecionar indicadores que comprovarão sua eficácia.
Assim, é possível identificar possíveis falhas ainda em tempo de corrigi-las
para encontrar as melhores formas de alcançar os objetivos.
Para extrair indicadores, pode-se utilizar:
Pesquisas internas – por meio de formulários,por exemplo
Softwares que forneçam indicadores da equipe, tais como níveis de
produtividade, retrabalhos – que podem ocorrer por uma
comunicação interna fraca e desalinhada, em que os colegas não
entendem bem uns aos outros
Participação dos colaboradores em eventos e processos da
organização
Fidelização de clientes – já que eles possuem um relacionamento
com parte dos colaboradores
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A organização pode alcançar resultados importantes que façam com que ela
cresça mais, por meio de um plano de comunicação interna bem-estruturado e seguido
fielmente.
O planejamento da comunicação interna foca nos colaboradores, em como
proporcionar uma comunicação alinhada e um ambiente organizacional agradável, em
que todos tenham voz.
Com isso, a organização ganha colaboradores engajados com a cultura da
organização, já que se sentem valorizados e com senso de pertencimento. Uma equipe
engajada trabalha junto, colaborando uns com os outros com ideias inovadoras e
criativas, oportunizando a organização insights e melhorias constantes.
Alinhar a comunicação por meio de um plano de comunicação interna diminui os
problemas de falta de compreensão e consequentemente retrabalhos. Diminuindo os
retrabalhos, a produtividade aumenta e resulta em trabalhos finalizados com mais
qualidade.
Tipos de linguagem
O profissional responsável pela comunicação interna tem uma preocupação que
faz pare do seu dia a dia que está relacionada ao estilo de linguagem utilizada nos
canais de comunicação direcionados aos colaboradores.
É fundamental que todos os colaboradores entendam com clareza as mensagens
transmitidas, diminuindo os possíveis ruídos na comunicação. Inicialmente, pode
parecer fácil e óbvio, mas muitas organizações ainda pecam nessa questão.
A seguir, veremos alguns aspectos a serem considerados na elaboração das
mensagens para o público interno.
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Comunicação da organização
Algumas organizações ainda têm a tradição como valor forte, que determina
as nuances do discurso organizacional.
Essas organizações utilizam a linguagem formal em qualquer circunstância.
Porém, outras organizações acreditam na modernidade, o que permite uma
comunicação formal com espaço para o uso de figuras de linguagem, com um
texto mais livre, ou seja, informal.
Isso não quer dizer que sejam utilizadas palavras excessivamente coloquiais
ou de desrespeito à norma culta da língua portuguesa, significa apenas que as
organizações podem utilizar termos do cotidiano para se aproximar de seus
colaboradores em sua comunicação interna.
É importante ressaltar que não existe certo ou errado, há somente uma
identidade a ser respeitada.
Teor da mensagem
É necessário levar em consideração o que está sendo comunicado para
determinar o estilo de escrita. No caso de assuntos delicados, como um grande
número de demissões (em diversas áreas da organização) ou venda da
organização, é preciso que seja adotada uma postura séria, que precisa ser
reflatida no discurso.
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A comunicação interna ideal é aquela que melhor se encaixa nas necessidades
dos colaboradores, por isso não há uma fórmula única para isso.
Estes aspectos que foram detalhados acima são percebidos no contexto
organizacional. A pratica diária, em conjunto com o feedback dos colaboradores sobre
os canais de comunicação interna, auxilia na construção de uma comunicação ideal
para a organização.
Formas de abordagem
Multiplicidade de públicos
Esta é uma questão bem complicada, principalmente no caso de uma
organização que tenha colaboradores de diferentes níveis de formação.
Os colaboradores com alto nível educacional irão exigir muito da
comunicação, ao mesmo tempo que palavras não corriqueiras podem interferir no
entendimento dos colaboradores com um menor nível educacional.
É incorreto afirmar que o colaborador com menor nível educacional é incapaz
de entender uma mensagem. Porém, é necessário tomar alguns cuidados,
principalmente se o assunto for complexo, como, por exemplo, a explicação dos
cálculos que incidem sobre as férias, ou ainda sobre os indicadores de
participação nos lucros da organização.
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Os canais de comunicação interna servem para facilitar a compreensão da
mensagem enviada aos colaboradores pela organização.
Vamos conhecer os canais de comunicação mais utilizados pelas organizações e
entender as vantagens e a forma de abordagem de cada um deles.
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Mural de avisos
Uma das formas mais tradicional utilizada pelas organizações para se
comunicar com o público interno são os murais de avisos. Os murais são utilizados
com panfletos e cartazes fixados periodicamente.
Mesmo tendo um baixo custo, os murais têm perdido espaço para outros
canais de comunicação na medida em que não são atrativos e exigem um grande
esforço de atualização.
A dica é colocá-los em locais de grande circulação, como um refeitório ou
espaço comum e ainda nomear um colaborador em cada área para ficar
responsável por sua atualização periódica.
Figura 1 – Mural de avisos
Fonte: <https://endomarketin g.tv/wp-content/upload s/2017/03/jornal-mur al.jpg>.
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E-mail
Os e-mails são muito utilizados nas organizações para a comunicação
interna, por meio de grupos que podem englobar toda a organização ou apenas as
áreas específicas. Dessa forma as mensagens enviadas serão acessadas pelos
colaboradores e efetivamente transmitidas.
É importante destacar que os e-mails já são bem comuns nas organizações e
que ao utilizar esse canal se corre o risco de ter as mensagens ignoradas,
principalmente se os colaboradores têm dificuldade de se interessar pelos
conteúdos da organização.
Por isso, se for para investir nos e-mails como forma de comunicação interna,
é fundamental dedicar uma atenção maior aos títulos para garantir sua abertura e
elaborar o conteúdo de maneira clara e atrativa, para que a mensagem seja
compreendida da melhor forma.
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Figura 2 – Caixa de e-mail
Fonte: <http://www.oficinade sistemas.com.br/s ite/01AdvCorpSystem 
/03OQueOferece/03EMail/Images /EnviandoEmail.jpg>.
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TV corporativa
Uma forma de deixar a comunicação interna mais dinâmica e efetiva é a
utilização da TV corporativa, com notícias e informações exibidas em aparelhos de
TV posicionados estrategicamente na organização.
Desta forma, os colaboradores ficam a par de tudo que acontece na
organização e também podem receber treinamentos e capacitações a distância.
O ideal é que cada área tenha um espaço para postar suas novidades e que
o formato de vídeo seja utilizado com frequência.
Figura 3 – TV corporativa
Fonte: <https://www.suatv.com.b r/wp-content/uplo ads/2016/03/s olucao1.jpg>.
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Canal de vídeos interno
Atualmente, o conceito de TV corporativa se expandiu para além dos
aparelhos de TV, sendo possível utilizar computadores, smartphones e tablets dos
colaboradores, utilizando-se de um canal de vídeos interno, que tem as mesmas
funções da TV corporativa, porém de forma muito mais acessível e simples. Cada
área poderá ter seu espaço para divulgar notícias e novidades e todos poderão
acompanhar por seus próprios aparelhos.
O canal de vídeos interno pode servir, ainda, como meio para que a
organização ofereça treinamentos e capacitações de forma simples.
Mas é importante garantir a segurança dos conteúdos postados no canal,
porque podem conter informações sigilosas e estratégicas da organização.
Tanto para a TV quanto para o canal de vídeos interno é se tenha uma
plataforma estável e segura para gerenciar os conteúdos e mantê-losprivados.
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Figura 4 – Canal de vídeos interno
Fonte: <http://blog.screen corp.com.br/wp-conte nt/uploads/2015/07/ McAfee.jpg>.
Intranet
A intranet é muito utilizada quando se trata de comunicação interna. É por
meio dessas redes privadas que os colaboradores podem compartilhar arquivos e
informações confidenciais e se manterem conectadas a toda a organização.
Porém, a intranet é limitada em termos de comunicação e assim como os e-
mails pode perder sua efetividade em determinados contextos.
Figura 6 – Jornal interno
Fonte: material interno Senac
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Jornal interno
O jornal interno é outro canal possível para realizar a comunicação interna,
pois é organizado de forma a destacar as notícias mais importantes e também tem
um espaço para cada área da organização. Mas este meio de divulgação de
notícias tem perdido espaço dentro das organizações, que querem economizar
tempo e dinheiro, já que se trata de um material difícil e caro de ser produzido por
questões como edição e impressão.
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Investir no relacionamento com o público interno por meio de uma boa
comunicação interna é tão importante quanto construir uma imagem de confiança e
admiração de clientes, fornecedores e sociedade. Ou seja, o que a organização
Figura 5 – Intranet
Fonte: <http://www.santodigital.com.br /wp-content/uploads /2017/03/lumapps-1 
.png>.
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apresenta para o mundo deve ser totalmente alinhado com o que ela faz internamente,
já que os colaboradores representam o negócio e poderão engrandecer ou minar sua
credibilidade.
É por isso que a comunicação empresarial precisa ser trabalhada de forma
abrangente para que os colaboradores estejam alinhados ao discurso oficial da
organização, com seus valores e crenças.
E isso é um diferencial que auxiliará a fortalecer o negócio tanto nos bons quanto
nos maus momentos, para desfazer mal-entendidos e boatos.