gabarito organização Sistemas e métodos

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ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E 
MÉTODOS
2019
Profª. Miriam de Cassia do Carmo 
Mascarenhas Mattos
GABARITO DAS 
AUTOATIVIDADES
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ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS
UNIDADE 1
TÓPICO 1 
UNI AUTOATIVIDADE: 
Agora, se fôssemos fazer essa mesma ilustração com informações 
direcionadas ao ambiente das unidades de informação, como ficaria? 
No centro estaria a unidade de informação, que é influenciada por vários 
fatores como: novas tecnologias, pelos recursos disponibilizados, pela 
cultura da instituição e também do usuário, pela estrutura e pela equipe 
entre outros. Utilize o espaço a seguir para refazer o desenho:
R.: 
UNIDADE DE
INFORMAÇÃO
Cultura da
instituição
Novas
 tecnologias Estrutura
Equipe
de trabalho
Cultura do
usuário
Recursos 
disponibilizados
FONTE: A autora
TÓPICO 1
1 As bibliotecas e/ou unidades de informação podem ser pensadas na 
teoria sistêmica? Justifique sua resposta.
R.: As bibliotecas e/ou unidades de informação podem e devem ser pensadas 
sob a ótica da teoria dos sistemas. São caracterizadas como sistemas abertos 
e precisam se desenvolver continuamente em relação ao ambiente, trocando 
recursos com o mesmo. Também são caracterizadas como organizações 
complexas e podem ser estudadas e analisadas utilizando a teoria geral 
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ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS
dos sistemas. Para isso é necessário definir seus objetivos e funções, e 
estabelecer seus parâmetros ambientais gerando sua integração dentro do 
sistema. Os sistemas de uma biblioteca podem ser explicados apenas em 
relação aos suprassistemas dos quais a biblioteca, por si mesma, é uma 
parte. Por exemplo: quando ela faz parte de uma rede de bibliotecas ou redes 
de cooperação. Ou ainda, quando está inserida numa comunidade, numa 
indústria, num instituto de pesquisa, numa universidade etc. Em ambos os 
sistemas, a biblioteca sofre influências de fora de sua organização interna, 
mas possui também um dinamismo interno, proveniente de relações entre 
as suas próprias partes, e não é por estar envolvida nos suprassistemas que 
ela perde sua própria identidade. As unidades de informação como sistemas 
possuem diversas relações. Dependendo do tipo de instituição da qual fazem 
parte, essas relações se modificam, mas em geral perpassam: professores, 
estudantes, pesquisadores, direção, comunidade, políticos e administração.
2 De acordo com Marques e Oda (2012, p. 22), “todo sistema é composto 
por partes que interagem entre si para atingir um objetivo comum”. 
Os sistemas, em sua maioria, são abertos e trocam recursos com o 
ambiente. Esse sistema é ilustrado pelos autores da seguinte maneira: 
R.: FIGURA – COMPONENTES DE UM SISTEMA
FONTE: Marques e Oda (2012, p. 22)
Com base na figura apresentada, relacione os conceitos a seguir:
(1) Entrada (input)
(2) Processamento ou transformação (throughput)
(3) Saídas (outputs)
(4) Retroalimentação (feedback)
(5) Entropia
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ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS
TÓPICO 2
1 Você gosta de atuar mais em linha ou assessoria? Justifique sua 
resposta e apresente um exemplo. 
R.: Respostas possíveis:
Eu gosto mais de trabalhar em linha, pois gosto da área técnica de catalogação.
Eu prefiro trabalhar em assessoria, pretendo abrir uma empresa de consultoria. 
2 Quais são as vantagens atribuídas à organização quando faz opção 
pela assessoria externa?
R.: Maior imparcialidade, pelo fato de estar menos envolvida no problema;Trazer 
conhecimento e experiência de trabalhos em outras empresas.
a) ( 3 ) É o produto resultante do processo de transformação cujo foco 
principal é o objetivo do sistema.
b) ( 1 ) Composto pelos elementos que irão permitir o sistema operar, como 
energia, matérias-primas e outros.
c) ( 5 ) É a tendência que os organismos têm para a desagregação. Os 
sistemas fechados tendem à força da entropia, que cresce até parar o 
sistema inteiro. Já no sistema aberto a entropia pode ser interrompida 
transformando-se em entropia negativa ou homeostase.
d) ( 4 ) É a informação sobre todos os aspectos que envolvem o sistema, 
entradas, transformação e saída, com o objetivo de avaliar o 
desempenho e aprimorar permanentemente o processo. 
e) ( 2 ) São os processos de conversão dos insumos nos resultados do 
sistema. Todos os sistemas têm metas a atingir, transformar entradas 
em saídas.
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ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS
TÓPICO 3
1 Exemplifique o ecossistema, sistema e subsistemas a partir das 
unidades de informação a seguir:
R.: Resposta ao exercício, baseado no texto de Assis (1981) dica de leitura.
QUADRO – EXEMPLOS ECOSSISTEMA, SISTEMA E SUBSISTEMAS
ECOSSISTEMA É o todo, o sistema e subsistemas juntos.
SISTEMA A unidade de informação. 
SUBSISTEMA DE 
MANUTENÇÃO
As pessoas que vão desenvolver 
as atividades, contribuindo para o 
crescimento e expansão da biblioteca.
SUBSISTEMA TÉCNICO
Nos trabalhos bibliotecários a 
classificação, a catalogação, o registro 
e a indexação, são processos pelos 
quais passam o material bibliográfico e 
multimeios para saírem como produtos 
para atendimento das necessidades 
do usuário. O objetivo básico — 
processamento das coleções — está sob 
a responsabilidade desse subsistema.
SUBSISTEMA DE APOIO
Relação com outros órgãos congêneres, 
buscando auxílios mútuos através da 
"cooperação” entre bibliotecas. Nenhuma 
biblioteca, por melhor que seja o seu 
acervo, está capacitada a atender aos 
seus usuários em todos os assuntos. 
No momento em que as ciências se 
especializam, todas as bibliotecas 
acompanham este desafio científico, 
porém torna-se inviável a organização 
de um acervo que venha satisfazer a 
todas as especializadas científicas. 
A biblioteca precisa acompanhar os 
novos conhecimentos e pesquisas em 
relevâncias e os respectivos países 
produtores, além de formar um catálogo 
de endereços de instituições, receber 
listas de duplicatas e participar do 
catálogo coletivo regional, coletar as 
várias bibliografias editadas, realizar a 
comutação bibliográfica.
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ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS
SUBSISTEMA 
ADAPTATIVO
A função do subsistema adaptativo 
é o planejamento, pesquisa e 
desenvolvimento e a informação. 
Este subsistema está mais ligado ao 
ambiente do que à organização. Dele 
depende muito a sobrevivência da 
biblioteca. Todos os serviços, ou melhor, 
os objetivos que a biblioteca propõe a 
atingir, são identificados e mensurados 
pelo subsistema adaptativo. Os outputs 
são lançados no ambiente e a maneira 
de reação ambiental será vista pelo 
subsistema que desempenha o papel 
de acompanhamento, interagindo nos 
demais subsistemas. O subsistema 
adaptativo interage no subsistema de 
apoio, fornecendo para este, através da 
estrutura de fronteira, informações que 
vão facilitar a biblioteca a atingir um dos 
objetivos básicos, ou seja, a cooperação 
entre bibliotecas.
OUTPUT
A biblioteca deve estar sempre em 
consonância com o ambiente, nada 
é válido se não houver um trabalho 
sistêmico. Somente pelos inputs 
recebidos não se pode verificar a 
eficiência e a eficácia da biblioteca. Deve 
haver todos os subsistemas interagindo. 
O ambiente espera pela biblioteca 
porque ela tem seus objetivos que vão 
dar o apoio documental aos professores, 
alunos, pesquisadores etc. Os serviços 
oferecidos devem ser divulgados para a 
compreensão de sistema e como produto 
deste. A utilização da informação também 
é outro produto, que a biblioteca espera 
obter ao ambiente, fazendo uma avaliação 
dos seus produtos, realimentando, dessa 
forma, o sistema.
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ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS
AVALIAÇÃO E 
REAVALIAÇÃO
Os serviços prestados pela biblioteca 
para atendimento das necessidades 
dos usuários são produtos, outputs, 
que devem ser avaliados. Os estudos 
de usuário são atividades que devem 
ser realizadas pela biblioteca, através 
do subsistema adaptativo, visando 
determinar quais serão as mudanças 
a serem realizadas para adequar os 
serviços aos interesses dos usuários. A 
biblioteca poderá ser realimentada para 
inputs, negativos, em virtude da sua 
qualificação. Estesinputs, de caráter 
informativo, são de grande importância ao 
aperfeiçoamento de todo o sistema, pois 
apontam os pontos de estrangulamento 
em seu próprio funcionamento e em 
relação ao contexto onde está inserido.
FONTE: A autora
2 Marques e Oda (2012) apontam conceitos importantes para se 
estabelecer uma visão homogênea dos sistemas. Nesse sentido, 
relacione os conceitos a seguir: 
(1) Método 
(2) Recursos
(3) Objetivos
(4) Ambiente
a) ( 4 ) Representa todos os elementos ou fatores externos que podem 
influenciar uma organização, de forma direta ou indireta, como 
economia, questão político-legal, concorrência, sociocultural, entre 
outros. 
b) ( 2 ) Representam todos os meios colocados à disposição da organização 
e necessários à realização das suas atividades. Basicamente 
são: recursos humanos, os recursos materiais ou físicos, recursos 
tecnológicos, os recursos financeiros, entre outros.
c) ( 1 ) Busca a economia de esforço, tempo, movimento, através da 
simplificação do trabalho, gerando, consequentemente, aumento 
da produtividade e redução nos custos e despesas. Função: obter a 
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ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS
UNIDADE 2
TÓPICO 1
1 Relacione os itens a seguir de acordo com os níveis da estrutura 
organizacional:
 
(1) Nível institucional
(2) Nível intermediário 
(3) Nível operacional 
a) ( 3 ) Composto pelos supervisores que administram a execução das 
tarefas e operações da empresa.
b) ( 1 ) Composto pelos dirigentes e diretores da organização.
c) ( 2 ) Nível do meio do campo, composto pelos gerentes.
2 Relacione os itens a seguir de acordo com o chamado “princípio da 
hierarquia ou princípio escalar”, de Chiavenatto (2001): 
(1) Divisão do trabalho
(2) Especialização 
(3) Hierarquia
(4) Amplitude administrativa
a) ( 3 ) Divisão da organização em níveis diferentes de autoridade.
b) ( 1 ) Decomposição de um processo complexo em uma série de pequenas 
tarefas.
c) ( 4 ) Está relacionada ao número de subordinados que um administrador 
pode supervisionar.
d) ( 2 ) Cada cargo tem funções e tarefas específicas e especializadas.
3 Liste três subprocessos em bibliotecas. 
R.:
1) Seleção.
2) Aquisição. 
3) Processamento técnico .
eficiência e a eficácia da estrutura administrativa, através da aplicação 
de certas técnicas científicas de redução de tempo, esforços e custos.
d) ( 3 ) Representam as metas ou resultados organizacionais a serem 
atingidos em um determinado prazo.
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ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS
TÓPICO 2
1 Com relação às influências ao macroambiente, segundo Chiavenato 
(2002), relacione os itens a seguir:
(1) Tecnológicas
(2) Políticas
(3) Econômicas
(4) Legais
(5) Sociais
a) ( 2 ) É o clima político e ideológico que pode trazer instabilidade no país 
e como consequência nas organizações.
b) ( 1 ) Corresponde à tecnologia e ao conhecimento de como fazer parte 
e utilizar esta tecnologia. Representa uma das variáveis mais 
complexas por causa do forte impacto sobre as organizações.
c) ( 3) Interfere diretamente na oferta e procura do mercado, determina 
o volume de produção, preços, potencial de lucro, a facilidade na 
obtenção de recursos materiais etc.
d) ( 5) As atitudes sociais e a opinião pública interferem nas organizações, 
aceitando ou não, determinando produtos ou serviços. As variáveis 
que têm mais repercussão nas empresas são as tradições culturais, 
o valor da família e da comunidade, as atitudes quanto à profissão, 
ao trabalho e à poupança, as estruturas raciais e linguísticas.
e) ( 4 ) São as leis ou normas que regem e influenciam o comportamento 
das organizações, como as leis tributárias, trabalhistas, civis, 
comerciais etc.
2 Na estrutura organizacional existem dois tipos de fluxos 
informacionais: fluxos formais e fluxos informais. Descreva as 
características de ambos. 
R.: Fluxos Formais: refere-se à informação que perpassa formalmente as 
diferentes unidades de trabalho, como diretorias, gerências, divisões, 
departamentos, setores, seções etc., por meio de memorandos, atas, 
relatórios, planilhas, e-mails etc.
 Fluxos informais: está relacionado à informação gerada/comunicada 
entre as pessoas por meio das relações humanas construídas nas 
diferentes unidades de trabalho.
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ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS
TÓPICO 3
1 Desenhe dois organogramas de uma biblioteca universitária, sendo 
um organizado por processos e outro por produtos/serviços.
R.: FIGURA – EXEMPLO DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PROCESSOS EM 
UNIDADES DE INFORMAÇÃO
DIREÇÃO
SELEÇÃO
AQUISIÇÃO
PROFESSORES
TÉCNICOS
REFERÊNCIA
DIVULGAÇÃO CIRCULAÇÃO
FONTE: Adaptado de Maciel e Mendonça (2006, p. 72)
FIGURA – EXEMPLO DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PRODUTOS 
OU SERVIÇOS EM UNIDADES DE INFORMAÇÃO
BIBLIOTECA
DIREÇÃO
LIVROS PERIÓDICOS OBRASRARAS
REFERÊNCIA 
E CIRCULAÇÃO
BIBLIOTECAS
VIRTUAIS
FONTE: Adaptado de Maciel e Mendonça (2006, p. 73)
2 Relacione os tipos de manuais com seus respectivos conceitos:
(1) Manual de Políticas e Diretrizes 
(2) Manual de Organização 
(3) Manual de Normas e Procedimentos 
(4) Manual de Operação 
(5) Manual de Instruções Especializadas 
(6) Manual de Formulários 
(7) Manual do Empregado 
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ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS
a) ( 1 ) Aquele que apresenta e esclarece aos executivos e à alta 
administração os objetivos, modo de agir da organização, as 
diretrizes e políticas que devem orientá-la. Deve ser utilizado como 
parâmetro para tomada de decisão.
b) ( 5 ) Aquele que dá uma orientação objetiva para a execução de uma 
atividade, utilização de equipamento ou ações que devem ser 
realizadas em uma atividade ou situação específicas.
c) ( 4 ) Aquele que dá instruções e define rotinas e procedimentos para 
certos serviços.
d) ( 2 ) Aquele que orienta como as diversas áreas e os níveis hierárquicos 
de uma organização devem ser ou estar dispostos, as relações 
formais entre eles, deveres e responsabilidades de cada unidade 
organizacional e suas respectivas chefias.
e) ( 7 ) Aquele que informa e orienta aos colaboradores seus direitos e 
obrigações, normas de conduta e outros. Tem como finalidade 
possibilitar treinamento e capacitação para a execução de suas 
atividades. 
f) ( 6 ) Instrui e orienta a aplicação e o correto preenchimento de formulário.
g) ( 3 ) Aquele que orienta e determina como certas tarefas e procedimentos 
devem ser executados.
UNIDADE 3
TÓPICO 1
1 Descreva as etapas de um diagnóstico.
R.:
• formalização da equipe;
• definição das metodologias e ferramentas;
• sensibilização do corpo funcional;
• levantamento dos pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaças.
2 Já foi identificada e aprovada a necessidade da implantação de um 
processo de planejamento na unidade de informação que você está 
gerindo. Um dos passos para o sucesso do processo é a sensibilização 
do corpo de funcionários. A direção da instituição pediu para você 
iniciar esse processo enquanto as questões burocráticas estão sendo 
formalizadas no espaço institucional. Escreva como você fará isso.
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ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS
TÓPICO 2
1 Você foi contratado para ser gestor de uma biblioteca universitária. 
Quem o contratou pediu que você apresentasse um plano de 
melhorias para que a biblioteca ofereça serviços mais qualificados 
aos seus usuários. O que você propõe e quais os passos a seguir?
R.:
• Desenvolvimento de um Planejamento Estratégico com a contratação de 
um monitor ou com o apoio de outro setor da Universidade.
• Formalização da equipe.
• Definição da metodologia e ferramentas.
• Sensibilização do corpo funcional da biblioteca.
• Elaboração de um diagnóstico da biblioteca com seus pontos fortes e 
fracos, oportunidades e ameaças.
• Definição da meta geral e objetivos específicos (resultados a alcançar).
• Elaboração de um Plano de Ação (ou Plano Operacional) para cada 
objetivo e de um Plano de Contingência.
2 Preencha o quadro a seguir de acordo com o objetivo apresentado:
R.: Reuniões;
Parceria com o RH;
Dinâmicas de grupo que possibilitem a reflexão sobre a necessidade de 
mudanças;
Promoçãode palestras e workshops motivacionais.
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ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS
OBJETIVO 1: ampliar as atividades culturais sociais da biblioteca 
AÇÃO SUBAÇÃO PRAZO RESPONSÁVEL RECURSOS
Realizar 
atividade na
comunidade 
X.
Contatar 
lideranças da 
comunidade.
10 março Fulana Humanos
Buscar 
parceria com 
as secretarias 
municipais 
de educação 
e assistência 
social.
Até 10 
abril Ciclana humanos
Marcar 
reunião de 
organização.
20 de abril Beltrana Humano
Separação de 
materiais e 
levantamento 
de recursos.
Até 10 de 
maio Ciclano R$ 1.000
Realização da 
atividade. 20 de maio Todos Humanos
Avaliação da 
atividade. 22 de maio Todos Humanos
R.: QUADRO – OBJETIVO 1: AMPLIAR AS ATIVIDADES CULTURAIS SOCIAIS 
DA BIBLIOTECA
FONTE: A autora
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ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS
TÓPICO 3
1 Para que são necessárias as atividades de gerenciamento? Se uma 
Unidade de Informação fez um planejamento estratégico e está 
subordinada a um órgão que tem uma Gerência de Planejamento, 
quem gerencia o planejamento estratégico?
R.: As atividades de gerenciamento são necessárias para mensurar os 
resultados de cada etapa do planejamento estratégico e para avaliar 
o andamento dos objetivos gerais e específicos do plano. Mesmo com 
um gerenciamento institucional, os planejamentos das Unidades de 
Informação devem ter o gerente geral do planejamento, pois ele terá 
um olhar mais específico da realidade da biblioteca. 
2 Imagine que você está iniciando sua gestão em uma biblioteca 
universitária e tem que apresentar uma proposta da nova gestão em 
duas semanas. Mas, ao mesmo tempo, tem que dar continuidade 
às atividades cotidianas demandadas pela unidade de informação. 
Para organizar essas atividades, utilize a Matriz de Gestão do Tempo 
ou Matriz Eisenhower.
R.: QUADRO – APRESENTAÇÃO DE PROPOSTA DA NOVA GESTÃO
URGENTE NÃO URGENTE
IMPORTANTE
Importante e Urgente
Dar início ao diagnóstico
Importante mas não 
urgente
Verificar os procedimentos 
para ampliação do acervo
NÃO IMPORTANTE
Urgente mas não 
importante
Compra de etiquetas que 
acabaram
Não importante mas 
urgente
Atendimento do fornecedor 
de base de dados
FONTE: A autora