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SOLUÇÕES PARA ARQUIVOS FÍSICOS ENTRE SETORES
Para darmos uma solução para os arquivos físicos entre os setores, um dos primeiros passos 
necessários é que haja um lugar específico para o armazenamento dos documentos, ou seja, 
uma área reservada para que os documentos sejam encontrados com mais facilidade 
futuramente.
Para que os documentos sejam armazenados de uma forma mais prática, é indicado que a área 
reservada contenham prateleiras, ou caixas, ou armários, ou gaveteiros, ou pastas, entre 
outros. Vale lembrar que a identificação correta de onde os documentos serão armazenados é 
muito necessária para facilitar posteriormente a buscas dos mesmos se necessário.
Há vários métodos de armazenamento, mas, os mais comuns são o armazenamento por 
ordem ALFABÉTICA e o armazenamento por ordem NUMÉRICA. 
É na triagem que ocorre a classificação dos arquivos, ou seja, eles são separados por setores, 
gênero, tipo, por data, por cliente, entre outros. Para que eles possam ser armazenados de 
forma correta em um dos métodos escolhido pela empresa.
É recomendado que haja um controle de movimentação dos documentos, ou seja, um controle 
de entrada e saída dos mesmo, esse controle pode ser feito através de um caderno de 
protocolo, ou em uma planilha, entre outros, para que não haja extravios.
Agora, como já foi explicado como é feito o armazenamento dos arquivos, a classificação e o 
controle de entrada e saída, será apresentado um pequeno texto explicando os caminho ou 
estágios percorridos por uma NF (Nota Fiscal) física.
ARQUIVO CORRENTE: É o arquivo que está em movimento, ou seja, o arquivo que é 
consultado com mais frequência.
 A NF emitida pela empresa prestadora de serviços e entregue ao motorista;
 O motorista por sua vez entrega a mercadoria juntamente com NF para o cliente, para 
que o mesmo faça a conferência da mercadoria;
 Mercadoria entregue, nota conferida juntamente com a mercadoria, a NF será 
encaminhada juntamente com o boleto para o processo de pagamento.
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO: É o arquivo que veio do arquivo corrente, mas, por vários fatores 
ele não é mais acessado com tanta frequência ou nunca acessado, é nessa etapa em que é 
decidido sua destinação final, sele vai ser excluído, ou se vai para o arquivo permanente.
 Comprovante de pagamento em mãos juntamente com a NF, este arquivo é arquivado 
para possíveis consultas futuras ou não.
ARQUIVO PERMANENTE: Aqui são guardados os documentos que contém algum valor 
histórico, que podem ou não ser acessados daqui alguns anos.
 Após ter passado um tempo que o documento não é acessado, o documento é 
anexado no arquivo permanente.
FIM.