Sugestão de Fluxo para a destinação dos documentos

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Sugestão de Fluxo para a destinação dos documentos:
Primeiramente, deve ser estabelecido um lugar específico para o armazenamento dos documentos, onde seja seguro e bem condicionado. Se certificando que os documentos estejam reunidos em um mesmo lugar, facilitando na hora de procura-los, sendo eles físicos ou digitais.
A organização de documentos será baseada no tipo de documento e data, seguindo um padrão para que documentos de tipos diferentes não se misturem ou se percam.
Para que tenha controle sobre o que entra e sai da empresa, deve ser seguido a ordem de data de recebimento ou saída da carga.
- Arquivo corrente: Nele se encontra as documentações consultadas com mais frequência, para que se tenha fácil acesso aos documentos que precisam ser acessados.
- Arquivo intermediário: Aqui encontrará os arquivos correntes com pouco uso frequente, podendo ser destinado ao arquivo morto ou serem descartados, levando em consideração definição de valor do documento.
- Arquivo morto: Onde os documentos de pouca utilização serão arquivados, caso seja preciso fazer alguma pesquisa nesses documentos, estarão ao alcance de quem solicitar.
Todos em boas condições já que falamos de um ambiente bem condicionado e de documentos que podem ficar anos arquivados.
Por fim, os arquivos digitais serão geridos pelo software de gestão fornecido pela empresa, nomeados e datados conforme protocolo, para que se tenha fácil acesso aos mesmos. Para melhor segurança da empresa, sugiro que sejam armazenados em nuvem.