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1 A IMPORTÂNCIA DA AUDITORIA INTERNA NA GESTÃO DAS ORGANIZAÇÕES1 Daniely Aparecida Molina Juliana Ribeiro Braz RESUMO A auditoria interna tem o papel de examinar os meios utilizados para a proteção dos ativos das empresas, o que a torna uma grande aliada para os gestores, que conseguem obter informações transparentes, que auxiliam na tomada de decisão transmitindo confiança e garantia da situação patrimonial da entidade, se certificando que os recursos são empregados de maneira eficiente. Esta também é capaz de detectar fraudes e erros nos processos operacionais, financeiros e contábeis, além de fiscalizar se as normas pré-estabelecidas estão sendo realizadas de forma correta. Este estudo tem como objetivo geral, descrever e apontar a importância da auditoria interna para uma gestão mais eficaz em um laboratório de análises clínicas situadas em Catalão – GO. Para se atingir o objetivo da pesquisa, foi realizada uma entrevista in loco em outubro de 2021, com a finalidade de verificar o processo adotado pelo laboratório, analisando as rotinas e levantando dados e informações de como a auditoria interna impactou nos resultados obtidos. Assim foi constatado que mesmo possuindo um sistema de qualidade e um controle interno adequado, ainda pode haver algumas fraudes e erros nos procedimentos, porém caso não houvesse a auditoria interna as fraudes e os erros não poderiam ser identificados de forma ágil ou rápida e por consequente, solucionados de maneira que não interferissem em todo o processo do laboratório, portanto, conclui-se que a auditoria interna é de extrema importância para o desempenho empresarial, para maximização da qualidade e para proteção do patrimônio da empresa. Palavras-chave: Auditoria Interna; Controle Interno; Fraudes e Erros; Gestão Eficaz. 1. INTRODUÇÃO Ter o controle de tudo que acontece dentro de uma empresa é um fator crucial para uma boa gestão e, é através desse controle que se pode ter uma base do que deve ser feito, quais decisões a serem tomadas após analisar diferentes situações. Neste caso, a auditoria interna, tem um papel fundamental, pois é ela que irá auxiliar os gestores através de suas técnicas e procedimentos específicos de amostragem, no processo gerencial. Dentro desse contexto, entende-se que a auditoria surgiu com o intuito de verificar e analisar os processos e atividades desenvolvidas pelas as empresas, com o objetivo de examinar suas atividades e se estão coesas com o que já é pré-estabelecidas pelas normas. Baseado nessa perspectiva esse estudo busca responder a problemática de quais os impactos positivos da auditoria interna e como ela pode contribuir para uma gestão eficaz? Obtendo como hipótese de pesquisa o grande aumento dos processos e atividades dentro das empresas, o que se torna recorrente a necessidade de dar maior atenção aos regulamentos e também aos procedimentos realizados internamente; fiscalizar e assegurar maior correção dos 1 Trabalho de Curso apresentado ao Instituto Universitário UNA de Catalão, como requisito parcial para a integralização do curso de CIÊNCIAS CONTÁBEIS, sob orientação da Prof.a M.a Simone Hilário Brasileiro. 2 registros contábeis; dificultar desvios de ativos e pagamentos indevidos; garantir que os funcionários tenham mais atenção a fim de evitar erros e fraudes, entre outros. O referido artigo tem como objetivo geral descrever e apontar a importância da auditoria interna para uma gestão mais eficaz em um laboratório de análises clínicas situada na cidade de Catalão – GO. E para auxiliar o entendimento, foram traçados alguns objetivos específicos, como: apontar as principais vantagens da auditoria interna; demonstrar a importância da Auditoria Interna e evidenciar sua relevância no processo de controle interno; comparar os resultados obtidos no estudo de caso com os conceitos levantados, a fim de verificar os processos realizados pela Auditoria Interna no Laboratório e qual é a sua importância para uma gestão eficaz, tomadas de decisão e evitar fraudes e erros. Como metodologia para a realização da pesquisa, utilizou-se uma pesquisa bibliográfica, fazendo um levantamento dos aspectos mais importantes inerentes à auditoria interna e o estudo de caso em um laboratório de análises clínicas de Catalão - GO. A relevância desse estudo é de maneira geral relatar a importância da auditoria interna em relação aos inúmeros tipos de fraudes que podem ocorrer em uma instituição e os grandes impactos negativos que isso pode apresentar à entidade caso não sejam detectados ou solucionados de forma rápida e correta. Sendo que a fraude ocorre em virtude da adulteração de documentos e processos de maneira tendenciosa, ou seja, quando se tem a intenção de omitir ou manipular algo em benefício próprio prejudicando aos demais ou a entidade. Partindo desse ponto, a empresa tem a auditoria interna como grande aliada para evitar que as fraudes sejam cometidas, e consequentemente, também a redução dos erros que ao contrário das fraudes ocorrem de maneira não intencional. 2. REFERENCIAL TEÓRICO Nesse tópico, foi abordado inicialmente, o conceito e surgimento da auditoria, em seguida a retratação da diferença entre auditoria interna e auditoria externa, os conceitos de controle interno e sua importância, o que são fraudes e erros e quais são os tipos existentes, havendo a necessidade de relatar sobre o patrimônio da empresa, sendo estes a base para do referencial teórico, que por fim traz a discussão sobre a gestão eficaz e a sua relação com a auditoria interna. 2.1. Auditoria 3 A palavra auditoria origina-se de audire, que vem do latim que significa “ouvir”, mais específico ao ato de ouvir, sendo que está para JUNIOR (2004), tenha possivelmente surgido entre os séculos XV e XVI, na Itália, país e período onde criou-se o método das Partidas Dobradas por Luca Pacioli, sendo considerado o povo precursor da contabilidade. Entretanto, a prática oficial da auditoria ocorreu em Veneza, por volta de 1581, com o estabelecimento da primeira escola de formação de contadores. A auditoria é um procedimento que se dá pela análise de todas as atividades realizadas por uma empresa seja ela de pequeno, médio ou grande porte, com o objetivo de verificar se estão sendo desempenhadas conforme as normas estabelecidas tanto pela empresa assim como as regras e as leis da contabilidade, deste modo aumentando-se o grau de confiabilidade por parte dos usuários. Segundo CREPALDI (2019, p.12), a auditoria define-se como o levantamento, estudo e avaliação sistemática das transações, procedimentos, operações, rotinas e das demonstrações financeiras de uma entidade. O estudo da auditoria abrange a verificação de documentos, livros e registros contábeis que possuem características que possam ser controladas, para o alcance de informações de caráter interno ou externo que possam remeter o controle patrimonial e a exatidão dos registros e demonstrações decorrentes (ATTIE, 2018). Com base nesses conceitos, pode-se compreender que a auditoria nada mais é que, um estudo aprofundado das atividades e demonstrações de determinada empresa, com o intuito de verificar a exatidão desses procedimentos. A auditoria pode ser classificada em dois tipos, interna e externa. De acordo com as Normas Brasileiras de Contabilidade Técnicas e Profissionais, NBC TI 01 e NBC PI 01, publicadas pelo CFC (2012), onde versam sobre as “Atividades e os Procedimentos de Auditoria Interna” e sobre as “Normas Profissionais do Auditor Interno” respectivamente, considera-se que a auditoria interna é realizada por um profissional que possui relação de dependência com responsabilidade trabalhista com a empresa, sua execução é facultativa e de interesse da própria empresa, verifica se as normas internas estão sendo seguidase se há necessidade de adequação ou estabelecimento de novas normas internas. O papel da auditoria interna é examinar os meios utilizados para a proteção dos ativos e, se necessário, comprovar a sua existência real, verificar se os recursos são empregados de maneira eficiente e econômica, e comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar-se de que foram tomadas as providências necessárias a respeito das suas descobertas. Em consonância com as Normas Brasileiras de Contabilidade Técnicas e Profissionais, TA 200 (CFC, 2016) e PA 01 (CFC, 2009), que tratam sobre os objetivos gerais da auditoria 4 independente e sobre o controle de qualidade de auditores independentes, evidenciam que a auditoria externa é realizada através de um profissional de forma independente da empresa auditada, com responsabilidade civil e a sua contratação é feita por período pré-determinado. Em determinadas empresas a auditoria externa é obrigatória e a sua execução é de interesse das próprias empresas, dos órgãos governamentais, dos credores e de investidores em geral. Conforme as ponderações de FRANCO e MARRA (1982, p. 174), a auditoria externa “é aquela realizada por profissional liberal, auditor independente, sem vínculo de empregado com a entidade auditada, e que poderá ser contratado para auditoria permanente ou eventual”. No quadro a seguir, são evidenciadas as diferenças entre auditoria interna e auditoria externa: Quadro 1 - Diferenças Auditoria Interna X Auditoria Externa Auditoria Interna Auditoria Externa A auditoria é realizada por um funcionário da empresa. A auditoria é realizada através da contratação de um profissional independente. O objetivo principal é atender as necessidades da administração. O objetivo principal é atender as necessidades de terceiros no que diz respeito à fidedignidade das informações financeiras. A revisão das operações e do controle interno é principalmente realizado para desenvolver aperfeiçoamento e para induzir ao cumprimento de políticas e normas sem estar restrito aos assuntos financeiros. A revisão das operações e do controle interno é principalmente realizado para determinar a extensão do exame e a fidedignidade das demonstrações financeiras. O trabalho é subdividido em relação as áreas operacionais e às linhas de responsabilidade administrativa. O trabalho é subdividido em relação às contas do balanço patrimonial e da demonstração do resultado. O auditor diretamente se preocupa com a detecção e prevenção de fraudes. O auditor incidentalmente se preocupa com a detecção e prevenção de fraudes, a não ser que haja possibilidade de substancialmente afetar as demonstrações financeiras. 5 O auditor deve ser independente em relação as pessoas cujo trabalho ele examina, porém, subordinado às necessidades e desejos da alta administração. O auditor deve ser independente em relação à administração, de fato e de atitude mental. A revisão das atividades da empresa é contínua. O exame das informações comprobatórias das demonstrações financeiras é periódica, geralmente semestral ou anual. Fonte: PORTAL DE AUDITORIA (2016) Compreende-se a partir do Quadro 1, que a auditoria interna é realizada por um profissional que mantém um vínculo empregatício com a empresa e não há a necessidade de formação, apenas o entendimento na área. Já na auditoria externa, o profissional que realiza a auditoria é independente, ou de uma empresa especialista em auditoria e precisa ter concluído o curso de ciências contábeis e ter registro no Conselho Regional de Contabilidade (CRC) de sua região. Na auditoria interna, a principal ação do auditor é analisar os controles e processos internos e cumprir com as necessidades da administração e também promover melhorias nos procedimentos realizados internamente e no encontro de fraudes, é um trabalho realizado de forma contínua. Na auditoria externa, por sua vez, tem o enfoque nas demonstrações contábeis e outras necessidades que sejam específicas e com o objetivo de garantir a exatidão e a fidelidade das informações financeiras e sugerir caminhos para melhoria dos resultados apresentados é realizada de forma periódica. De maneira geral, pode-se dizer que as funções realizadas pela auditoria interna e externa são semelhantes, ambas utilizam técnicas de auditoria similares e tem objetivo no controle interno da instituição como método de solução de problemas, sendo sua diferenciação as características básicas dos trabalhos executados pelos auditores. 2.2. Controle interno Sempre surgem questionamentos acerca dos processos de implantação de sistemas de controles internos de início pode-se deparar com as seguintes questões: “Qual o custo de implantar esses sistemas na empresa?”, “A empresa necessita dessa ferramenta?” ou até mesmo “Qual a utilidade de ter esses controles?”. De acordo com ASSI (2019), toda e qualquer empresa necessita de um controle interno, controle esse que concede proteção e garantia aos seus ativos 6 financeiros e físicos. São todos os sistemas definidos pela empresa com a intenção de diminuir os riscos e melhorar os procedimentos, assegurando que o processo decisório e a série de informações sejam confiáveis. Para PEREIRA (2009), a definição de controle interno abrange o planejamento da organização e todos os processos aderidos pela administração para assistir o objetivo de garantir a gerencia idônea e segura de seus negócios incluindo procedimentos, normas, políticas e administrativas, amparo dos ativos, a fim de precaver erros e irregularidades, mantendo assim a exatidão e confiabilidade dos registros e das elaborações das demonstrações contábeis. CASTRO (2018) afirma que, o controle interno representa a segurança do administrador e é a peça-chave para a auditoria. É necessário que o administrador estabeleça, de antemão, controle em todos os níveis organizacionais, para dar assistência a todos nos processos decisórios. Assegura também que, o controle interno se faz importante bem como para gestores como para auditores, pois o fundamento principal da auditoria interna é garantir aos responsáveis da corporação, que os controles internos estão funcionando de maneira correta. Para CREPALDI (2019), controle interno é todo regime aderido pelas empresas com a intenção de amenizar riscos e aperfeiçoar os processos. É o desenvolvimento premeditado, executado e mantido pela administração para assegurar a realização dos objetivos da entidade e transmitir confiabilidade. Ainda segundo (CREPALDI, 2019), para que um sistema de controle interno seja eficiente são necessárias quatro características importantes, que se compreendem em: Um plano de organização que possa proporcionar de maneira apropriada a segregação de funções e uma divisão correta das responsabilidades funcionais para que todos os departamentos de serviços tenham um fluxo limpo e eficiente; A observação de práticas que edificam o cumprimento dos deveres e das funções de todos os departamentos da empresa, isso será capaz de determinar a eficiência do controle interno e de suas contas; É importante também ter um sistema de autorização e procedimentos de escrituração condizentes, que possam conceder um controle eficiente sobre todos os ativos, passivos, receitas, custos e também sobre as despesas; por último, mas não menos importante, é necessário pessoas com profissionalismo e que tenham técnicas qualificadas para a execução correta de suas atribuições, além de um bom planejamento é importante que haja competência por parte de todos que se envolvem nos processos adotados pela empresa. Existem vários tipos de controle interno, porém os mais comuns são os controles contábeis e administrativos. Cada empresa deve analisar e definir qual melhor se enquadra dentro de seus processos, atividades e que tenha melhor custo/benefício.Os controles internos 7 contábeis estão ligados à proteção do patrimônio empresarial, tem a função de evitar que esse patrimônio de alguma maneira seja fraudado, garantindo que todas as informações contábeis sejam fiéis e realizadas com exatidão. Os controles contábeis envolvem conferência, aprovação e autorização, as funções são separadas há comprovação das atividades e operações feitas, controle físico de ativos e a realização de auditoria interna. Já os controles administrativos são voltados para a eficiência dos processos e negócios, envolve manuais internos, análise da lucratividade e controle de qualidade, treinamento dos funcionários e rotatividade de suas funções (ALMEIDA, 2017). É importante que o gestor faça um estudo correto e conheça todas as atividades da empresa, isso garante uma tomada de decisão eficaz, evitando posteriormente uma escolha de sistema de controle interno equivocada, que não trará benefícios a organização e só demandará tempo e dinheiro. 2.3. Fraudes e erros Entende-se por fraude o ato intencional de omissão ou manipulação das transações, documentos, registros e demonstrações contábeis. Define-se erro como o ato não intencional na elaboração dos registros e demonstrações contábeis (CFC, 2003). A detecção de fraude e erros precisa ser criteriosa, referente a todo sistema contábil, incluindo o controle interno, tanto em termos de concepção quanto de funcionamento efetivo, mantendo atenção especial a possíveis eventualidades que possam ocasionar erro e fraude. Mediante a evolução nas transações entre organizações, principalmente, pelo processo de globalização e pelos recorrentes escândalos de grandes empresas motivados por fraudes contábeis em seus registros, documentos e demonstrações contábeis; tornou-se indispensável o trabalho da auditoria como instrumento no combate e prevenção de irregularidades, dando as empresas um maior grau de confiabilidade e seguridade em suas transações. A Contabilidade é ferramenta de suma relevância para coleta de informações, que tem por obrigação coincidir com a realidade da empresa, proporcionando assim, a tomada de decisões pelos usuários de tais informações. As organizações podem não atingir seus objetivos em caso de erros ou fraudes em suas atividades, assim entra a auditoria proporcionando esclarecimentos dos fatos e podendo até evitar crimes. Estando de acordo com a NBC T 11, do site Portal de Contabilidade (2021) para os fins desta norma define-se fraude e erro como: O termo fraude refere-se a ato intencional de omissão ou manipulação de transações, adulteração de documentos, registros e demonstrações contábeis. 8 ...O termo erro refere-se a ato não-intencional na elaboração de registros e demonstrações contábeis, que resulte em incorreções deles... NBC T11 - IT – 03, trata da fraude e do erro, a fraude pode ser caracterizada por: a) manipulação, falsificação ou alteração de registros ou documentos, de modo a modificar os registros de ativos, de passivos e de resultados; b) apropriação indébita de ativos; c) supressão ou omissão de transações nos registros contábeis; d) registro de transações sem comprovação; e e) aplicação de práticas contábeis indevidas (CFC, 1999, p. 3). Em relação à diferenciação do erro e da fraude, em contabilidade, muito bem esclarece SERPA (2002, p. 57): É preciso fazer distinção entre fraude e erro, em contabilidade. Fraude é uma ação premeditada para lesar alguém. O erro é uma ação involuntária, sem o intuito de causar dano. Embora possam ocorrer sobre os mesmos fatos e documentos (balanços, balancetes, livros comerciais etc.) são de características diferentes. Observa-se que não se podem confundir os conceitos de fraude e erro, visto que são conceitos bem distintos, uma vez que na fraude há uma predisposição a causar uma lesão a alguém ou alguma coisa, e ao contrário, o erro é involuntário, independe do ato de lesionar e decorre da própria condição humana, sujeita às falhas e enganos. Os exemplos mais comuns de fraudes e erros são: omissão de receitas – caixa dois; transações superfaturadas ou subfaturadas, realizadas no interesse exclusivo do acionista majoritário; uso de documentos fiscais não idôneos; contabilização de operações fictícias. “Muitos erros e fraudes são dissimulados na escrituração enquanto outras irregularidades, praticadas contra o patrimônio, não são contabilizadas, somente podendo ser apurados por ocasião da conferencia física dos valores patrimoniais” (FRANCO e MARRA, 2001, p. 215). Erros contábeis, manipulação de dados por funcionários podem gerar fraudes financeiras. Além disso, a falta de procedimentos adequados, supervisionados e confiáveis nas operações pode propiciar atitudes lícitas que posteriormente acarretará em uma fraude. É necessário que seja desenvolvido um procedimento de prevenção e combate à fraude, como também desenvolver atividades preventivas para a ocorrência de erros. De acordo com LOURENÇO (2008), as fraudes e erros não são culpa da ciência contábil, mas de alguns contadores que abandonam seus princípios éticos profissionais e quando estouram os escândalos, a profissão contábil (contadores e auditores) é a mais criticada pela mídia. Ainda em conformidade ao mesmo autor, a maioria das fraudes é realizada no ativo circulante, porém encontram-se fraudes no permanente, no passivo circulante, no patrimônio líquido e também nos custos e despesas, conforme mostra abaixo: 9 CAIXA: compras com notas “frias” (existe a nota, mas a mercadoria não entrou); duplo lançamento no caixa de um pagamento; vendas de bens por valores muito maiores nas primeiras vias das notas, e nas vias fixas registradas por valor mais baixo, comissões pagas sobre vendas não realizadas; DUPLICATAS A RECEBER: recebimento de duplicata sem a baixa; emissão de duplicata sem venda real; emissão de duplicata por valor inferior ou superior ao da venda; ESTOQUES: subfaturamento; superfaturamento; subavaliação traduzida por alterações nas quantidades ou nos valores; ATIVO PERMANENTE: compra fictícia de bens imobilizados; depreciação de bens inexistentes; bens obsoletos que constam como se em plena utilidade fosse; DÍVIDAS: duplicatas a pagar porem baixadas na contabilidade; duplicatas classificadas no balanço no Exigível à Longo Prazo quando são de curto prazo (Passivo Circulante); PATRIMÔNIO LÍQUIDO: falsas constituições de capital e formação de reservas, que por reavaliações fantasiosas, quer por se inserir valores no ativo; CUSTOS: aquisição de mercadorias mediante documentos falsos; baixa de materiais que não foram empregados na produção; incidência de altos fretes no transporte; valores irreais nos gastos com mão-de-obra, energia; DESPESAS: aquisição de notas “frias” de serviços sem que eles tenham sido realizados; pagamento de salários a pessoas inexistentes; registro em dobro de gastos; gastos pessoais de dirigentes em nome da empresa. A responsabilidade primária na prevenção e identificação de fraudes e erros é da administração da entidade, através da implementação, manutenção e supervisão de adequado sistema contábil e de controle interno. SÁ (2002, p. 51) afirma que “o auditor localiza, relata a correção dos erros, mas não é sua responsabilidade a execução da correção”. Não é a principal função da auditoria a detecção de fraudes e erros, mas sim de emitir uma opinião quanto à confiabilidade das demonstrações; no entanto, em sua execução poderá ser detectado erros e fraudes cabendo ao auditor a comunicação a administração da empresa, bem como sugerir possíveis correções. Ainda conforme SÁ (2002, p. 52) os erros por fraudes ou intencionais podem ser cometidos para: subtrair mercadorias, matérias-primas, produtos e resíduos; subtrais dinheiro; subtrair títulos; iludir o fisco, evitando o pagamento de impostos; dissimular atos sujeitos apenalidades; encobrir faltas de terceiros; alterar resultados para usufruir maiores percentagens em lucros; simular ocorrências; iludir a opinião de acionistas e autoridades monetárias. 10 Diante de uma exposição de erros e fraudes, pode-se afirmar que alguns setores dentro da empresa são mais provenientes e merecem uma atenção especial do auditor, a que se referem à avaliação do controle interno e possíveis indícios de fraudes. Sendo assim a auditoria precisa ser muito cautelosa e cuidadosa, possuir vasto conhecimento do negócio do cliente e da legislação para se certificar se os procedimentos contábeis utilizados estão em conformidade com os princípios fundamentais de contabilidade e a legislação vigente. 2.4. Patrimônio da empresa O patrimônio das empresas é constituído por máquinas e equipamentos, imóveis, matérias-primas, estoques e outros, ou seja, o patrimônio se entende como todos os bens, direitos e obrigações de uma empresa (pessoa jurídica) ou pessoa (pessoa física), portanto, BIANCHI e CREPALDI (2015, p. 3) relatam sobre auditoria: A auditoria possui uma ampla visão do patrimônio, passando uma segurança precisa e garantia aos administradores, proprietários, fisco e financiadores no aspecto administrativo, contribuindo para a redução de ineficiência. Na questão patrimonial possibilita melhor controle de bens e direitos, para o fisco, rigor no cumprimento das obrigações fiscais, e na esfera técnica, mais eficiência dos serviços contábeis e ainda economicamente, assegurando maior exatidão nos custos. Com o auxílio da auditoria a empresa dispõe de maior segurança em seu controle patrimonial, levando a organização a estar em dia com todas as suas obrigações, visando assim, uma melhoria nos processos de gestão e controle referente ao patrimônio. Sobre o controle patrimonial, ADAIL (2013, p. 05), esclarece que um bom controle patrimonial, além de prover informações para a tomada de decisão, também é transparente o suficiente para atender a outros interessados como auditores internos, auditores independentes, bancos, exigências licitatórias, entre outros. Em um processo de auditoria, por exemplo, costuma-se realizar diversas análises, conferências para certificar se o saldo constante no balanço realmente confere com a posição patrimonial da empresa. Como, geralmente, a conta de ativo imobilizado é bem expressiva em termos de valores e importância operacional, um grande esforço é enviado para certificar a coesão do controle patrimonial. Sendo assim, o bom controle patrimonial da empresa é essencial para o bom funcionamento da organização e transparência no mercado. A organização que está de acordo com as normas, procedimentos, possui fluidez nos seus controles só transmite e referencia pontos positivos. De acordo com CASTRO (2010, p. 90), o objetivo da Contabilidade, desde seu nascedouro foi o de “fornecer informações a seus usuários sobre o Patrimônio da entidade em 11 estudo, por meio da identificação, da mensuração e da explicitação dos atos e fatos praticados e/ou ocorridos e que modificaram a posição patrimonial anteriormente conhecida”. Sendo assim, são inúmeras as possibilidades de mensuração através dos dados obtidos pela contabilidade, que transformados em informação trazem o sucesso empresarial. Assim, a contabilidade trabalha com o registro de acontecimentos que interferem no patrimônio de uma empresa, logo, a auditoria, inserida no contexto contábil, examina e certifica a veracidade dos registros feitos pela contabilidade. A auditoria também é utilizada na conferência de todos os fatos e operações que acontecem na empresa e que convergem na contabilidade. Em termos práticos, cabe a auditoria analisar e avaliar se os procedimentos estão de acordo com as práticas aceitas e, assim, identificar caminhos para que os responsáveis tenham como intervir. A auditoria interna, como citado anteriormente, é um conjunto de procedimentos técnicos, que examina e verifica os documentos para fins de confrontar as informações contábeis, que tem como objetivo assessorar a administração e manter a integridade do patrimônio da empresa. A auditoria interna se vale dos controles internos que são métodos e processos adotados como plano de desempenho criado para prevenir erros que possa afetar diretamente ou indiretamente a organização é de suma importância esses dois mecanismos para que haja uma boa gestão empresarial e a confiabilidade nos dados contábeis. Conforme SANTOS e REZENDE (2006, p. 88), o grupo de processos que caracteriza o objetivo de proteção de ativos e produção de dados contábeis confiáveis, representa os controles contábeis e auxilio a administração na condução ordenada dos negócios da empresa configurando se em controle administrativo. Os controles internos são métodos e procedimentos adotados na empresa, com a missão de garantir a integridade patrimonial, verificando a fidedignidade das demonstrações contábeis. Através da elaboração de manuais, que compreendem a relação das rotinas internas que devem ser adotadas para execução do trabalho na empresa. Dessa forma, não existe a possibilidade de garantir um bom controle patrimonial, se não estiver munido das informações claras e fidedignas de como está todo o processo da organização. Nesse caso, a auditoria interna é a grande aliada dos gestores, principalmente na tomada de decisões, por trazer informações transparentes, coesas e confiáveis, permitindo uma ampla visão dos aspectos e transmitindo confiança e garantia da real situação do patrimônio da empresa. 2.5. Gestão eficaz 12 Devido ao grande avanço tecnológico e a globalização, as organizações se viram obrigadas a aperfeiçoar sua maneira de administrar, com o intuito de obter mais controle e a sobreviver nesse mercado cada vez mais competitivo, buscando sempre por maiores lucros e redução nos custos, tornado a contabilidade uma área de extrema importância, auxiliando os gestores nas tomadas de decisão e na busca de suas metas. A auditoria interna tornou-se uma grande ferramenta de gestão, e isto é possível graças as suas informações que ao serem reunidas criam uma base sólida que permite avaliar as situações sobre diversos ângulos, identificando os prós e contras de cada ação e possibilitando uma análise mais ampla antes da tomada de decisão por determinada estratégia. O acompanhamento das rotinas e a possibilidade de eliminar os pontos fracos com soluções permanentes, a avaliação e o uso das informações apresentadas pela auditoria, a evidenciação dos pontos fortes da organização, tudo isso possibilita uma visão mais ampla e garante que a tomada de decisão do gestor seja feita com mais consciência e de maneira eficiente e eficaz para o processo. Diante de um futuro incerto, num mundo em constante mudança e com ritmo muito acelerado, as organizações têm de analisar a evolução dos mercados e identificar ameaças e oportunidades, diagnosticando a sua situação interna, definindo os seus objetivos estratégicos, políticas globais e analisando sistematicamente os resultados que virão. REGO (2001, p. 19) “considera que a auditoria interna se preocupa, também, com a melhor rentabilização dos recursos disponíveis assim como com o cumprimento dos objetivos previamente fixados, servindo as organizações na sua globalidade e não apenas os seus gestores”. Considerando que para conseguirem uma posição competitiva e vantajosa, para serem rentáveis e até mesmo para sobreviverem, as organizações precisam ser geridas com eficiência, eficácia, e muita cautela quando se trata de informações contábeis, de modo que, os objetivos propostos sejam alcançados e, para isso, a auditoria interna desempenha um papel importante. Segundo BRAGA (2009, p. 6), a contabilidade é como um instrumento para as funções de controle e planejamento da administração, “é projetada no sentido de fornecer dadossuplementares de maneira sistemática e oportuna, para facilitar a avaliação, seleção e subsequente análise dos planos”. Desta forma o que se verifica é a importância da contabilidade como fator de auxílio à tomada de decisão, pois são vários os relatórios que podem ser obtidos, afinal, decidir é a tarefa mais complexa de um gestor, pois, em sua maioria, as tomadas de decisão atendem diversos objetivos. As decisões são importantes e necessárias para se planejar, controlar e organizar, “O tomador de decisão está inserido em uma situação, pretende alcançar objetivos, tem 13 preferências pessoais e segue estratégias (curso de ação) para alcançar resultados”. (CHIAVENATO, 2004, p. 348). O processo decisório de uma empresa são análises, ações que levarão o gestor a uma escolha para o bem da organização. Sendo assim, o auditor é um grande parceiro nesse processo, pois analisa e conhece cada área da empresa, auxiliando cada setor na implantação de melhorias, que devem ser realizadas de modo cauteloso, avaliando toda a empresa com técnicas específicas para cada área, a fim de auxiliar os tomadores de decisões a escolherem por uma alternativa confiável em determinado momento. A informação gerada pela auditoria interna quando bem elaborada, tem grande importância e contribuição para a entidade atingir seus objetivos. Atuando como um instrumento eficaz para agregar valor às decisões da organização, como também para identificar e potencializar os resultados desejados. Quando estas geradas pela auditoria interna se tornam tempestivas, necessárias, fidedignas e relevantes, para que os resultados elaborados pelos gestores sejam alcançados, visto que a informação é hoje uma ferramenta essencial para o processo de tomada de decisão das organizações. Sendo assim, as atividades de auditoria interna deverão ser planejadas, programadas e desenvolvidas buscando resolver as preocupações e prioridades da gestão e em consonância com os objetivos, estratégias definidas pela organização, contribuindo para uma gestão eficaz. 3. ESTUDO DE CASO Neste tópico, será apresentada a metodologia aplicada à pesquisa, o embasamento teórico e bibliográfico, normas e leis complementares, sites e também a entrevista realizada a fim de coletar informações inerentes sobre o tema abordado no referido artigo para a elaboração deste estudo de caso, também há apresentação dos resultados obtidos e as discussões acerca dos mesmos. 3.1. Metodologia da pesquisa De maneira que pudesse contextualizar e exemplificar o tema abordado, foi utilizado como embasamento teórico e bibliográfico JUNIOR (2004), CREPALDI (2019), ATTIE (2018) e, FRANCO e MARRA (2001), contribuíram para a pesquisa na medida em que trazem o conceito de auditoria e possibilitaram a compreensão e apontaram as diferenças entre auditoria interna e auditoria externa. ASSI (2019), PEREIRA (2009), CASTRO (2018) e, 14 ALMEIDA (2017), que abordaram os conceitos valiosos sobre controle interno, SÁ (2002), LOURENÇO (2008) e, SERPA (2002), conceituaram e viabilizou o entendimento sobre fraudes e erros, BIANCHI e CREPALDI (2015), ADAIL (2013) e, SANTOS e REZENDE (2006), apontaram vertentes acerca do patrimônio da empresa, e por fim, REGO (2001), BRAGA (2009) e, CHIAVENATO (2004), abrangeram o tema e fundamentos de uma gestão eficaz, além dos autores já citados, utilizou-se sites e artigos para agregar a pesquisa. Foram feitas também, consultas às Normas Brasileiras de Contabilidade (NBC), em seus pronunciamentos sobre auditoria, NBC T11 – “Normas de Auditoria Independente das Demonstrações Contábeis”, aprovada pela Resolução CFC n° 820/97, NBC TI 01 (antiga NBC T12) – “Da Auditoria Interna”, que dispõe a Resolução CFC n° 2003/000986, NBC TA 200 – “Objetivos Gerais do Auditor Independente e a Condução da Auditoria em Conformidade com as Normas de Auditoria”, Resolução CFC n° 2016 (R1), NBC PA 01 – “Controle de Qualidade para Firmas (Pessoas Jurídicas e Físicas) de Auditores Independentes”, Resolução n° 1.201/09, e NBC PI 01 – “Normas Profissionais do Auditor Interno”, Resolução CFC n° 781/95. Com o objetivo de coletar informações para o estudo de caso e para conhecer os conceitos e suas funcionalidades de maneira prática possibilitou a realização de uma entrevista em outubro de 2021, com uma responsável da gestão de qualidade de um dos laboratórios de análises clínicas da cidade de Catalão – GO, a fim de conhecer a rotina e os procedimentos realizados pela auditoria interna, quais pontos são auditados e quais recursos são adotados quando encontrado os erros nos processos. 3.2. Apresentação dos resultados O objetivo da pesquisa foi conhecer o processo utilizado pelo setor de auditoria interna no laboratório e entender como a prática da mesma contribui para a qualidade do serviço prestado, quais pontos são auditados e como são realizados os processos quando encontrado alguma falha ou erro nas atividades e como isto influência na rotina de trabalho, portanto, foi realizada uma entrevista com a pessoa responsável pelo setor de auditoria, para obter os conhecimentos necessários acerca do assunto abordado. As informações coletadas na entrevista foram cedidas pela gestora de qualidade do laboratório. A entrevista iniciou-se com a gestora contando uma breve história da empresa: “O Laboratório foi fundado em setembro de 2003 e é dirigido, desde a fundação por uma farmacêutica bioquímica e especialista em Cito patologia Esfoliativa. Em 2007, em 15 virtude da necessidade de ampliar nossos serviços, foi feita uma parceria com uma biomédica onde foi incluída as análises clínicas. No ano de 2014 a farmacêutica desfez a sociedade e ficou como Responsável Técnica e Diretora do Laboratório, que atualmente tem sede própria, na qual estão distribuídos todos os seus setores técnicos e administrativos”. A entrevista partiu de uma pergunta norteadora que possibilitou colher as informações necessárias e relevantes. Perguntou-se a 1ª pergunta: “Como se dá o processo de Auditoria Interna do laboratório, como é o procedimento de trabalho e quais são os pontos auditados?”. Resposta: “O Laboratório participa do Programa Nacional de Controle de Qualidade – PNCQ, patrocinado pela SBAC, sob o n° 6171 desde setembro de 2011, do qual já recebeu os certificados nas categorias Bronze e Prata, este último pelos anos consecutivos de Excelência no PRO-EX. Em março de 2018 o Laboratório participou do Curso Preparação do Laboratório para Implantação de um Sistema de Gestão de Qualidade – PNCQ Gestor e Formação de Auditores Internos, realizado por Assessores Científicos do PNCQ na cidade de Goiânia – GO e desde então vem adequando-se aos requisitos do Manual para Acreditação do Sistema de Gestão da Qualidade de Laboratórios Clínicos do DICQ, versão vigente. Atualmente, o setor de auditoria interna do laboratório possui uma equipe de trabalho formada pelo gestor de qualidade e diretor da empresa, juntamente com seus colaboradores. A nossa missão é oferecer serviços de análises clínicas com qualidade, responsabilidade e eficiência. O processo de trabalho realizado pelo laboratório começa com a solicitação de testes e coleta de materiais biológicos, seguido de rotulagem, armazenamento e testes adequados do material do paciente. Os resultados são revisados pelo laboratório para assim liberarmos os laudos. Todo o fluxo de trabalho realizado pelo laboratório deve ser executado de maneira que possa garantir total segurança, precisão nos resultados e melhor atendimento ao cliente. É importante que todo o processo de trabalho seja meticuloso, começando da coleta de materiais biológicos, armazenamento e rotulagem dos mesmos até a entrega dos relatórios dos resultados clínicos. Partindo daí os pontos auditados aqui no laboratório são a organização, as estruturas físicas, equipamentos, reagentes, processos, comissão internade qualidade, controle estatístico de qualidade, coleta e atendimento ao cliente, realização de exames, documentação, arquivamento, biossegurança, medição, e principalmente área financeira e análise e melhoria do Sistema de Gestão da Qualidade. O principal foco da auditoria interna aqui no laboratório é verificar se esse Sistema de Gestão da Qualidade está apresentando alguma falha, buscando sempre implantar melhorias”. 2ª pergunta: “A empresa possui normas internas para controle financeiro e contábil?” Resposta: “A empresa possui critérios/procedimentos para um bom 16 funcionamento das partes financeiras e contábeis, alguns deles são, organização por data de vencimento de boletos para pagamento; organização de notas fiscais e documentos relacionados a pagamentos e gestão de pessoas para serem enviados ao contador; relatório de pacientes a serem enviados para o setor de cobrança; compra de produtos somente com nota fiscal e os que são necessários registro na ANVISA; pesquisa de preços em fornecedores já qualificados pela empresa e que atendem os requisitos de qualidade”. 3ª pergunta: “Quando verificado algum erro no processo, qual o procedimento adotado pela empresa?”. Resposta: “Quando é verificado algum erro é aberto um RNC (Registro de Não Conformidade) onde é feito o tratamento do mesmo tomando as medidas cabíveis. A relevância dos riscos nas operações realizadas pelo laboratório é definida através de um mapa de riscos que consta em nosso PCMSO”. Para compreender o processo realizado quando é encontrado algum erro no Sistema de Gestão de Qualidade da empresa, foi elaborado um fluxograma que mostra desde que se localiza o erro até a sua resolução. Figura 1. Fluxograma do Processo realizado quando encontrado erro no SGQ Fonte: Autores, baseado na entrevista do estudo de caso (2021) NÃO Passível de abertura de RNC? ERRO NO SGQ SIM Um formulário é preenchido com dados do erro, se houve impacto nos resultados, qual medida terá que ser tomada para sanar a não conformidade e os responsáveis por ela. Não conformidade resolvida? SIM NÃO Arquiva. Abrir uma nova RNC e fazer o tratamento da mesma. 17 4ª pergunta: “Como é realizada a Auditoria do laboratório e quão importante ela é para uma gestão eficaz?”. Resposta: “Fazemos dois tipos de auditoria, a interna que são feitas por funcionários que fizeram o curso para serem auditores e conhecem bem o processo de SGQ e tem conhecimento da parte técnica do laboratório e a auditoria externa que contratamos um órgão/empresa que faz a auditoria e nos fornece o selo de qualidade. Atualmente trabalhamos com o DICQ, mas estamos em busca de novos selos. Essas auditorias, em especial a interna, tem um impacto bastante positivo na tomada de decisão da empresa, faz com que todos os setores se padronize e esteja sempre em busca de melhorias, seja na parte de equipamentos, atendimento ao cliente, insumos para a realização de exames, treinamento dos colaboradores, área administrativa, etc. A empresa se conscientiza na relação e importância de manter um tipo de controle interno e realizar as auditorias com determinada frequência, afim de preservar toda a qualidade e acompanhar os procedimentos de trabalho para que possa se manter os critérios que o Sistema de Gestão de Qualidade exige. Prezamos sempre por lançar e documentar todos os juros e abatimentos das contas a pagar, manter uma política de cobrança de contas em atraso, manter os lançamentos de baixa no sistema financeiro com base em documentos fiscais e comprobatórios e assegurar que as contas a receber e a pagar sejam reais e confiáveis”. 3.3. Discussão dos resultados obtidos De acordo com LOURENÇO (2008), afirma que as principais fraudes e erros acontecem principalmente no ativo circulante e também estudo realizado por BUNCE e SCHARRER (2004), é possível observar que além das áreas mais suscetíveis de fraudes e erros normalmente se localizarem nos ativos da empresa, os maiores responsáveis por essas fraudes sãos os próprios funcionários, prestadores de serviço e fornecedores. As adições desses dados nesse estudo de caso complementam os resultados obtidos na pesquisa feita, podendo até ser realizada uma comparabilidade que enriquece ainda mais o presente trabalho. 18 Gráfico 1. Áreas/Departamentos Mais Afetados Fonte: BUNCE e SCHARRER (2004) Gráfico 2. A Origem dos Atos Fraudulentos Fonte: BUNCE e SCHARRER (2004) Quanto aos pontos auditados na empresa e as normas internas de controle financeiro e contábil, verificou-se a importância de manter contato com todo o processo de trabalho afim de que seja possível obter resultados positivos e manter a qualidade do Sistema de Gestão (SG), verificar possíveis erros e falhas, para assim poder solucioná-los de maneira rápida e que não prejudique outros processos. O Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ) e a área financeira foram apontados como grande importância na análise de auditoria, a fim de manter a qualidade nos serviços prestados e a área financeira por ser um ponto suscetível a erros. ATTIE (2006) explica que, a auditoria interna serve para a administração como meio de identificação de que todos os procedimentos internos e políticas definidas pela empresa sistemas contábeis estão sendo efetivamente seguidos, e todas as transações realizadas estão refletidas contabilmente de acordo com os critérios previamente estabelecidos. CREPALDI (2019) diz que, o controle interno de uma empresa é formado a partir da organização e todos os métodos aderidos internamente que visa proteger seus ativos, validar os 19 dados contábeis fornecidos, aumentar a eficácia dos procedimentos e assegurar que os funcionários estão seguindo fielmente todas as instruções dadas pela direção. Ainda complementa que, o processo da auditoria ao longo dos tempos foi se transformando, ao invés de focar somente na observação e contabilização dos dados, a auditoria passou também a focar nos controles internos e como tornar os processos cada vez mais eficazes. SILVA e VIEIRA (2015) dispuseram sobre a importância do auditor e da auditoria interna nas empresas: O processo decisório de uma empresa são atos e pensamentos que levarão o gestor a uma escolha. Por isso, o auditor é um grande parceiro do processo decisório, pois conhece cada área detalhadamente, auxiliando a gerência na implantação de melhorias. A auditoria interna deve ser realizada de modo cauteloso pelo auditor, avaliando toda a empresa, com técnicas específicas para cada área, a fim de auxiliar os tomadores de decisões a escolherem por uma alternativa confiável em determinado momento. Portanto as informações apresentadas corroboram com os resultados obtidos através do depoimento coletado em entrevista. O que se pode afirmar é que o papel da auditoria é fundamental para uma boa gestão porque é possível observar e chegar às conclusões e tomadas de decisão a partir da análise dos dados obtidos na auditoria interna sendo padronizado todo o processo de trabalho da empresa, mantendo o controle interno, buscando melhorias, evitando fraudes e tornando o processo de trabalho mais eficaz. 4. CONSIDERAÇÕES FINAIS O presente artigo foi elaborado com o intuito de demonstrar a importância da Auditoria Interna juntamente com o controle interno para as empresas no auxílio de uma gestão eficaz. Apesar de toda empresa estar sujeita a riscos e fraudes, principalmente quando se delegam funções e não se tem o acompanhamento correto das mesmas, minimizar esses riscos é de extrema importância, e a auditoria interna como ferramenta de gestão vem cada vez mais se destacando. Com caráter preventivo, o controle interno também estabelece esse papel e deveser realizado de maneira permanente afim de prevenir eventuais erros que possam acontecer na empresa. Verificou-se através deste estudo, que as atividades realizadas pelo Laboratório de Análises Clínicas seguem um plano estabelecido pelo Sistema de Gestão de Qualidade, que nada mais é que um controle interno existente. Foi possível observar que a qualidade e a estrutura dos padrões pré-estabelecidos pelo controle interno são seguidas à risca por todos os colaboradores. 20 Notou-se que mesmo possuindo um sistema de qualidade e realizando as auditorias frequentemente, ainda podem haver erros e falhas nos procedimentos, como demonstra os dados coletados no estudo. Contudo, pôde-se constatar que, se não existisse normas de controle interno e não houvesse auditoria interna, esses erros não poderiam ser identificados de maneira rápida e solucionados de modo que não interferissem em todo o processo do Laboratório. Consequentemente, a Auditoria Interna e o controle interno juntos contribuem com a gestão administrativa, contábil e organizacional da empresa, dando maior confiabilidade aos gestores nas tomadas de decisões, oferecendo-lhes segurança em quaisquer informação necessária para realizar uma gestão eficaz. Este estudo apresenta grande relevância, pois contribui com a ampliação do conhecimento e também do entendimento dos acadêmicos e profissionais quanto a importância da Auditoria Interna e do Controle Interno no que condiz com a excelência e qualidade dos procedimentos da empresa, tomada de decisão e contribuindo com uma gestão eficaz. É importante destacar que apesar das contribuições, este estudo apresenta limitações por utilizar como objeto de pesquisa uma única empresa, não contendo abordagens a respeito da auditoria interna e também do controle interno de outras organizações, que propiciariam comparações dos resultados. Sugere-se, portanto, para futuros estudos uma análise que contemple empresas do mesmo segmento, e/ou diferentes. 5. REFERÊNCIAS ADAIL, Willians. A importância do controle patrimonial em grandes empresas. 2013. ALMEIDA, M. C. Auditoria - Abordagem Moderna e Completa. 9. ed. São Paulo: Grupo GEN, 2017. ASSI, Marcos. Controles Internos E Cultura Organizacional - Como Consolidar A Confiança Na Gestão Dos Negócios - 3º edição 2019 - edição comemorativa 10 anos - Lançamento. São Paulo: Saint Paul Publishing (Brasil), 2019. ATTIE, William. Auditoria: Conceitos e Aplicações. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2006. ATTIE, William. Auditoria Conceitos e Aplicações, 7. ed. São Paulo: Grupo GEN, 2018. BIANCHI, Vinícius Rafael; CREPALDI, Michelle Rossini. A IMPORTÂNCIA DA AUDITORIA INTERNA. Comunicação & Mercado/UNIGRAN – Dourados – MS, vol. 04, n. 10, p. 96-104, ISSN: 2316-3992. Dourados – MS, Jul-Dez 2015. BRAGA, Hugo Rocha. DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS: ESTRUTURA, ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO. 6. Ed. 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