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COMPRAS, ESTOQUE E LOGÍSTICA AULA 4 Profª Rosinda Angela da Silva 2 CONVERSA INICIAL Em conteúdos anteriores conhecemos alguns princípios elementares sobre estoques, como sua importância, tipos, vantagens e desvantagens, entre outros conceitos. Estamos então prontos para prosseguir e acessar mais informações sobre estoques. Para isso, os seguintes objetivos foram determinados para esta etapa: estudar o planejamento de estoques; compreender a determinação do volume de estoques; conhecer os principais custos decorrentes dos estoques; conhecer a classificação ABC de estoques; e, por fim, alguns indicadores dos estoques. São assuntos que certamente auxiliarão na construção de seu conhecimento sobre esse tema, que é um desafio para grande parte das empresas que utilizam os estoques como base para seu negócio. CONTEXTUALIZANDO Os temas centrais desta etapa são gestão e controle de estoques, os quais são imprescindíveis para as organizações que utilizam estoques em seus negócios. A gestão dos estoques é realizada por meio de ações e decisões tomadas diariamente com o intuito de buscar um equilíbrio entre não ter estoques e não deixar faltar produtos para entregar ao cliente! Para realizar tal gestão, será necessário conhecer os estoques da empresa, os custos que a empresa tem em decorrência de mantê-los, além das necessidades de infraestrutura como armazenagem, pessoas e sistemas de controle. Com isso, é possível compreender que a gestão de estoques é mais ampla que apenas comparar as entradas (compras de matérias-primas ou mercadorias) com as saídas (vendas dos produtos). Uma gestão de estoque eficiente ajudará a melhorar o desempenho da organização porque atuará desde o planejamento dos volumes dos estoques a serem mantidos até como e porque monitorá-los. Isso trará como benefícios redução de custos, racionalização dos itens armazenados, oferta de nível de serviço ao cliente condizente com o que o mercado exige, entre outras possibilidades. É claro que para isso será necessário controle dos processos, o que será obtido por meio do uso de técnicas, ferramentas, monitoramento por indicadores e sistemas informatizados robustos e condizentes com as necessidades da organização. 3 TEMA 1 – PLANEJAMENTO DE ESTOQUES Para que seja possível realizar a gestão e o controle dos estoques de forma adequada é necessário planejar, atividade considerada imprescindível para a maximização do valor financeiro investido nos estoques, pois, segundo Viana (2011), os materiais representam cerca de 50% do custo do produto vendido em uma indústria ou comércio. Essa importância justifica-se também pela quantidade de elementos envolvidos com a gestão, conforme mostra a Figura 1. Figura 1 – Principais atividades de gestão de estoques Fonte: Elaborado com base em Viana, 2011, p. 109. As variáveis apresentadas na Figura 1 indicam que para planejar o volume dos estoques é necessário avaliar cada uma delas e outras que sejam particulares do negócio, como, por exemplo, se a empresa é uma importadora de itens para revenda. Assim, entendemos que planejar o volume de estoque ultrapassa a simples verificação das entradas e saídas em determinado período e envolve buscar a resposta para o dilema “não ter produto em estoque e não deixar faltar o produto que o cliente deseja comprar”. Tal situação é vivenciada Gestão de estoques Classifica- ção ABC Custos Parâme- tros de ressupri- mento Reposição Métodos de controle Indicado- res gerenciais Contabili- zação Sanea- mento Inventário físico Compor- tamento da demanda 4 por inúmeros profissionais da área, que são pressionados diariamente para buscar esse equilíbrio, por isso planejar é o primeiro passo. O planejamento pode ser realizado de diversas formas. Vejamos algumas ações facilitadoras. • Determinar os níveis de estoques para cada item; a análise ABC auxilia nesse aspecto. Tal análise será apresentada mais adiante. • Determinar e parametrizar, no sistema, o ponto de pedido dos itens, principalmente dos críticos. • Organizar o espaço que acomoda os estoques, armazém ou almoxarifado, pois a gestão visual também ajuda a planejar os volumes. • Determinar o tipo de técnica de armazenagem mais apropriada para o seu tipo de estoque: aleatória – em qualquer, lugar conforme os produtos chegam – ou fixa – sempre no mesmo lugar no depósito. • Atentar para o modelo de previsão de demanda que a empresa utiliza. Além dessas ações, Viana (2011) contribui sugerindo outros elementos conforme mostra o Quadro 1. Quadro 1 – Elementos do planejamento de estoques Impedir entrada de materiais desnecessários, mantendo em estoque somente os de real necessidade da empresa. Desenvolver e implantar política de padronização de materiais. Centralizar as informações que possibilitem o permanente acompanhamento e planejamento das atividades de gestão. Decidir sobre a regularização ou não de materiais entregues além da quantidade permitida, portanto, em excesso. Definir os parâmetros de cada material incorporado ao sistema de gestão de estoques, determinando níveis de estoque respectivos (máximo, mínimo e segurança). Ativar o setor de compras para que as encomendas referentes a materiais com variação nos consumos tenham suas entregas aceleradas, ou para reprogramar encomendas em andamento, em face das necessidades da empresa. Determinar, para cada material, as quantidades a comprar, por meio dos respectivos lotes econômicos e intervalos de parcelamento. Realizar frequentemente estudos propondo alienação, para que os materiais obsoletos e inservíveis sejam retirados do estoque. Analisar e acompanhar a evolução dos estoques da empresa, desenvolvendo estudos estatísticos a respeito. Desenvolver, juntamente com os gestores dos estoques, análise crítica frequente do ciclo de vida do produto (CVP). Fonte: Elaborado com base em Viana, 2011, p. 117. As ações apresentadas podem até não reduzir o estoque ao volume zero, porém certamente ajudarão o gestor a não permitir que o volume de estoque já armazenado aumente. 5 1.1 Passos para planejar o estoque O planejamento de estoques não é uma atividade a ser realizada somente por um setor, como o planejamento, programação e controle da produção ou vendas, por exemplo, tampouco somente pelo marketing ou pela área comercial. É preciso contribuição e envolvimento dos demais departamentos para que se busque o equilíbrio entre volume de estoque, comprometimento financeiro e espaço para armazenagem. É possível iniciar um planejamento com base nos passos a seguir. • Controle as entradas e saídas de materiais em sistemas informatizados. • Faça projeção de pedidos dos clientes frequentes e planeje a produção com base nesses itens. • Conheça os custos dos estoques (em todas as categorias, como matérias- primas, em processo, produto acabado, entre outras). • Gerencie os itens de estoque, preferencialmente por ordem de criticidade ou custo. • Construa e cultive boa relação com fornecedores confiáveis, os quais apoiarão a empresa em momentos de crise também. • Realize inventários frequentes para compreender o comportamento do item. • Registre o movimento dos estoques e utilize os dados para transformá-los em informações que sejam úteis nas tomadas de decisões. • Invista em um sistema informatizado robusto, mas não complexo, no qual os colaboradores farão os registros. Além desses itens, capacite as pessoas, pois profissionais qualificados tendem a compreender melhor os impactos das situações internas e externas na gestão dos estoques. TEMA 2 – DETERMINAÇÃO DO VOLUME DOS ESTOQUES (JIT, JIC E LEC) Para determinar o volume de estoques é preciso identificar o modelo de gestão que a organização utiliza. Nesse caso, pode ser JIT (Just intime) ou JIC (Just in case), geralmente com o lote econômico de compras (LEC). Em ambos os casos será necessário levantar informações para o planejamento, por isso é importante conhecermos os princípios dessas modalidades. 6 2.1 Just in time (JIT) O modelo JIT é mais comumente observado nas cadeias de suprimentos organizadas e maduras, nas quais temos bem claros o papel da empresa dona da cadeia, também conhecida como focal, e a relação com seus fornecedores de 1º nível. A Figura 2 traz o modelo conceitual e simplificado da organização de uma cadeia de suprimentos (com os sentidos dos fluxos montante e jusante), em que a empresa focal gerencia diretamente o fornecedor e o cliente de 1º nível. Os demais são gerenciados por este e assim por diante, ou seja, se ocorrer algum problema a empresa focal negociará diretamente com os fornecedores e clientes que estão próximos dela e não com todos, o que inviabilizaria o modelo. Figura 2 – Empresa focal e seus aliados Podemos perceber, no centro da cadeia, a empresa focal, que pode ser uma indústria automobilística, uma indústria de móveis, de confecções, de calçados, entre outros tipos de negócios. Também é possível observar esse arranjo no varejo, quando a empresa focal é um grande varejista, hipermercado, atacadista, distribuidor, atacarejo, entre outras configurações. No modelo de gestão de estoque JIT, a empresa focal não mantém estoque de matérias-primas, componentes, partes e peças em sua planta; ela repassa as informações aos seus fornecedores de 1º nível, os quais se organizam ao longo da cadeia para entregar os materiais necessários somente quando a empresa focal realmente tiver necessidade. Na prática, o que vemos é que os fornecedores responsabilizam-se pela gestão dos estoques da empresa focal. Aparentemente, parece ser algo simples a fazer, mas não é. Esse “repassar as informações” da empresa focal para seus fornecedores nem sempre ocorre conforme o previsto, por isso o relacionamento entre as empresas cliente e fornecedora (lembrando que a empresa cliente é a focal) precisa ser bem alinhado pelos gestores dos processos. ... Fornecedor 2º nível Fornecedor 1º nível Empresa focal Cliente 1º nível Cliente 2º nível ... Montante Jusante 7 A implementação do JIT leva tempo e exige mudança de cultura, pois será necessário alinhar a programação de produção com a entrega dos materiais no tempo certo. O desafio é que “ter estoque em casa” traz segurança para os gestores dos processos produtivos ou de vendas, então fazer com que eles confiem nos fornecedores é uma quebra de paradigma. A gestão dos estoques por meio da filosofia JIT exige confiança plena entre as empresas envolvidas e planejamento conjunto, o que demanda tempo e energia dos setores, por isso não é prática comum trabalhar JIT com todos os fornecedores e sim com os fornecedores de 1º nível. Um longo trabalho de desenvolvimento, homologação e aprovação de material é realizado para que o fornecedor esteja apto a atender a demanda da empresa focal, pois no JIT subentende-se que o material já está aprovado e, ao chegar à empresa, seguirá direto para a linha de produção ou para a área de vendas, sem ficar parado aguardando liberação do controle de qualidade. Os principais elementos que fazem o JIT funcionar em uma organização são a eliminação de desperdícios, o correto aproveitamento dos recursos disponíveis, a capacitação das equipes e, claro, planejamento. E isso se obtém com esforço e dedicação das equipes envolvidas, pois é um investimento de longo prazo, mas que vale muito a pena. Após a implementação do JIT, a empresa focal se beneficia em diversos aspectos, tais como: • aumento da qualidade; • a própria eliminação de desperdícios; • estoque zero ou quantidades mínimas; • relacionamento estreito com fornecedores; • não necessidade de espaço para armazenagem; • redução de custos com estoques, equipamentos e pessoas. Como os benefícios que as empresas alcançam com a implementação da filosofia JIT são bem mensuráveis, é comum que um dos primeiros questionamentos em uma discussão sobre gestão dos estoques seja: Por que não usar o JIT? 2.2 Just in case (JIC) Just in case, em tradução livre, significa “no caso de” ou “caso se”. Para a gestão de estoques significa: caso o cliente solicite uma antecipação, caso o 8 cliente aumente o pedido, caso a linha de produção sofra uma interrupção, caso a máquina necessite de manutenção corretiva, caso o fornecedor atrase, entre outras possibilidades. Caso isso ou aquilo aconteça, como manter as entregas em dia? A solução que as empresas utilizam são os estoques! Por isso o JIC é um modelo muito mais utilizado que o JIT, embora, é claro, tenha seus pontos positivos e negativos. Os pontos positivos resumem-se a proteger a empresa das dúvidas mencionadas, além de permitir atender prontamente o cliente, permitir promoções de marketing e um controle mais rigoroso do CQ, assuntos que já discutimos em conteúdos anteriores. Isso também é verdadeiro quanto aos pontos negativos: custos dos estoques com armazenagem, seguros, mão de obra, sistemas, riscos, entre outros. Em relação ao volume do estoque mantido para evitar os riscos de ruptura, dependerá muito da política adotada pela organização. Além disso, é preciso ter claro que um volume de estoque que parece alto para uma organização pode não ser tão alto para outra. 2.2.1 Lote econômico de compras (LEC) Outro elemento que impacta o volume do estoque que se forma na organização é o lote econômico de compras (LEC), a quantidade adequada de materiais a ser adquirida por uma organização. O que ocorre é que essa “quantidade adequada a ser comprada” nem sempre é a mesma quantidade adequada a ser fabricada pelo fornecedor, que nesse caso se chama lote econômico de fabricação (LEF). Por isso é importante conhecermos o LEC e compreendermos como ele pode ser útil na gestão dos volumes de estoques. O LEC é uma equação simples de ser aplicada e geralmente os sistemas informatizados de gestão de estoques já o trazem como padrão. No entanto, para o gestor desse processo é importante conhecer quais parâmetros o sistema utiliza para realizar o cálculo e determinar a quantidade adequada a ser adquirida em cada pedido de compras. O Quadro 2 traz essas informações. 9 Quadro 2 – Equação do LEC Equação Elementos OU Q = Quantidade do lote Cp = Custo de preparação (obtenção) D = Demanda CA = Custo de armazenagem i = Taxa de juros correntes P = Preço que será pago ao fornecedor Atenção! Perceba que, na segunda opção, a expressão (CA + i x P), que representa o custo de carregamento (Cc), já vem calculada. No exemplo aplicado, isso ficará mais claro. Fonte: Elaborado com base em Martins; Alt, 2006, p. 229. Martins e Alt (2006) propõem um exemplo para facilitar a compreensão de como aplicar o LEC. Com base nos dados da empresa Vende Mais, calcule o LEC para o produto. D = Demanda: 40.000 unidades/ano Cp = Custo de preparação (obtenção, aquisição): R$ 30,00/pedido Cc = Custo de carregamento (CA + i x P): R$ 0,30/unidade/ano Ci = Custo independente (custo fixo): R$ 50,00/ano P = Preço pago ao fornecedor: R$ 0,18 a unidade 10 Quadro 3 – Passos da resolução Passo 1 Passo 3 Passo 2 Passo 4 QLEC = 2.828,43 unidades/pedido Arredonda-se para 2.830 peças. Fonte: Elaborado com base em Martins; Alt, 2006, p. 230. A quantidade encontrada por meio do cálculo do LEC é um parâmetro para comparação com a quantidade mínima que o fornecedor ofertará para o comprador. Ao calcular o custo total dos estoques, utiliza-se também a quantidade de LEC para análise. TEMA 3 – CUSTOS DOS ESTOQUES Pelos estudos que fizemos até este momento já percebemos que estoque tem custo, não é mesmo? Pois bem, mas vocêjá pensou quais são os elementos reais envolvido nesses custos? Conheceremos agora os custos mais recorrentes. 3.1 Custos de carregamento Como custos de carregamento entendemos aqueles que ocorrem somente se a empresa tiver estoque; são diretamente proporcionais à quantidade estocada. Assim, se a empresa mantém alto volume de estoque, esse custo é alto; se mantém pouco volume, esse valor diminui. Os principais elementos estão dispostos no Quadro 4. 11 Quadro 4 – Custos de carregamento dos estoques Elementos de custo Justificativa Quanto mais estoque... Armazenagem ... mais área necessária, mais custo de aluguel. Manuseio ... mais pessoas e equipamentos necessários para manusear os estoques, mais custo de mão de obra e equipamentos. Perdas ... maiores as chances de perdas, mais custos decorrente de perdas. Obsolescência ... maiores as chances de materiais tornarem-se obsoletos, mais custos decorrentes de materiais que não mais serão utilizados. Furtos e roubos ... maiores as chances de materiais serem furtados e/ou roubados, mais custos decorrentes. Fonte: Elaborado com base em Martins; Alt, 2006, p. 178. Para conhecermos o custo de carregamento (Cc) de um item em estoque temos que seguir os seguintes passos: somamos os custos apresentados no Quadro 4, que chamaremos de custos de armazenagem (Ca), pois ocorrem dentro do armazém; acrescentamos a taxa de juros correntes (i) e o valor P (preço) que pagamos pelo produto para o fornecedor. Assim, formaremos a seguinte equação: Cc = Ca + i x P Exemplo: Certa empresa tem um item com custo de armazenagem estimado em R$ 0,44 por unidade e paga R$ 8,00 pelo produto ao fornecedor. Com uma taxa de juros correntes ao ano de 12%, podemos concluir que o custo de carregamento desse item é: Cc = Ca + i x P = 0,44 + 0,12 x 8,00 Cc = Ca + i x P = 0,44 + 0,96 Cc = Ca + i x P = 1,40 por unidade por ano Ao encontrarmos o valor de R$ 1,40 de custo de carregamento para uma unidade de produto, não parece muito, não é mesmo? Mas, e se a empresa tiver 10 mil peças desse item em estoque? Conhecer quanto custa manter um item em estoque por um ano certamente fará o gestor refletir sobre os custos. 3.2 Custo de obtenção (de fazer o pedido) ou preparação Outro elemento que impacta o custo do estoque de uma empresa é o valor despendido para obtê-lo, ou seja, para fazer um pedido de compras ou o custo 12 de preparação para produzir o item internamente. Por convenção, esse custo chama-se Cp. Para calcular o Cp, utilizamos dois fatores: 1. o custo de emissão do pedido de compras e seu follow-up; 2. o custo do transporte do pedido. No fator 1 estão os valores do setor de compras, como mão de obra, custo do espaço, energia, internet, sistema informatizado, entre outros. Já no fator 2 temos o valor do frete com os tributos, pago ao transportador. A expressão é simples e obtida por meio de: Cp = custo de preparação ou obtenção + custo do transporte Exemplo aplicado: A empresa do item anterior tem um custo de pedido de compras de R$ 35,00 por pedido e paga um frete de R$ 180,00 por entrega. Assim, podemos dizer que o Cp para um pedido é igual a: Cp = R$ 35,00 + R$ 180,00 Cp = R$ 215,00 Analisando esse custo já sabemos que, cada vez que o comprador adquirir esse item do fornecedor, terá um custo de R$ 215,00. Até aí tudo bem. Mas, e se extrapolarmos essa análise para a seguinte situação: o comprador repete esse pedido todos os meses? Em um ano, então, a empresa terá esse custo 12 vezes, logo R$ 215,00 x 12 = R$ 2.580,00 somente para obter esse item. Um comprador inexperiente pode pensar na alternativa de fazer um pedido só e comprar para o ano inteiro e, nesse caso, a empresa só gastaria R$ 215,00 ao ano com esse produto. Parece uma boa solução, no entanto ele precisa lembrar que esse item parado o ano todo aumentará o custo de carregamento (Cc) que vimos no tópico anterior. Além disso, a empresa terá recurso financeiro investido nesse item o ano todo também, entre outras variáveis a serem consideradas. Assim, o ponto de reflexão é: será que compensa manter um estoque o ano todo só pelo custo do frete? Ou pagar o frete todos os meses e ter um estoque menor no depósito é mais vantajoso? Esse cálculo precisa ser feito com detalhes para que se encontre a resposta. No entanto, se porventura a empresa importa produtos, certamente que quanto mais a cubagem do contêiner for 13 aproveitada, melhor para ela, já que os custos dos fretes são muito mais altos e o lead time é muito maior. 3.3 Custo independente A análise dos custos dos estoques envolve também considerar o custo do espaço físico onde o estoque está guardado, além do próprio custo da armazenagem que já conhecemos no Cc. O custo do espaço físico inclui o aluguel do armazém, o seguro e outros que podem decorrer da manutenção da estrutura física. Esse custo é chamado de custo independente (Ci) porque, independentemente, de o espaço estar vazio ou cheio de estoque, ele ocorrerá todos os meses. Você também poderá encontrar as nomenclaturas custo invariável e custo fixo do espaço. Nesse caso, não há necessidade de criar uma equação para ele, no entanto ele precisa fazer parte do custo total do estoque (CT). 3.4 Custo do material comprado Por fim, para identificarmos corretamente o custo total do estoque, ainda temos que considerar o valor pago ao fornecedor, pois o capital financeiro saiu do caixa da empresa, não é mesmo? Então, tem que ser considerado! Nesse caso chamamos esse custo de P (preço) e o obtemos quando multiplicamos a demanda pelo preço (D x P). Com isso, conhecemos as quatro variáveis principais que compõem o custo total (CT) do estoque. Outras variáveis que são utilizadas para o cálculo são o tamanho do lote de compras, que é obtido por meio da divisão da demanda pela quantidade do lote (D/Q), e o estoque médio (EM). Quando temos todos esses elementos em mãos, podemos calcular o CT. Para se ter uma ideia do tamanho da equação, ela será apresentada a seguir. Mas não se preocupe, os sistemas informatizados de gestão e controle de estoque já a trazem como padrão também! CT = (Ca + i x P) x (Q/2) + Cp x D/Q + Ci + D x P Observe o exemplo aplicado do CT proposto por Martins e Alt (2006) e você compreenderá que não é tão difícil quanto parece! 14 Determinar o custo total (CT) de estoque do item WJ-2530, fornecido por terceiros, sabendo-se que: D = 25.000 peças/ano i = 15% a.a. = 0,15 P = R$ 0,15 a unidade Cp = 60,00/pedido Ca = R$ 0,08 a unidade/ano Ci = R$ 150,00/ano Q (quantidade do lote) = 5.000 unidade/lote Quadro 5 – Resolução do CT CT = (Ca + i x P) x (Q/2) + Cp x D/Q + Ci + D x P Passo 1 (Ca + i x P) x (Q/2) (0,08 + 0,15 x 0,15) x 5.000/2 = (0,1025) x 2.500 = 256,25 + Passo 3 Ci 150,00 + Passo 2 Cp x D/Q 60,00 x 25.000/5.000 = 60,00 x 5 = 300,00 + Passo 4 D x P 25.000 x 0,15 = 3.750,00 Custo total: 256,25 + 300,00 + 150,00 + 3.750,00 = CT = 256,25 + 300,00 + 150,00 + 3,750,00 CT = 4.456,25 Fonte: Elaborado com base em Martins; Alt, 2006, p. 185. Conforme já comentamos, esse cálculo é realizado pelos sistemas informatizados, mas também pode ser feito em planilhas eletrônicas, pois o importante é identificar corretamente os dados. Além disso, o comprador ou o gestor dos estoques podem aplicar esse cálculo considerando o LEC como a quantidade do lote (Q). Com isso, é possível comparar o CT para o LEC com o CT do tamanho do lote que o fornecedor entrega hoje, que pode ser uma imposição do LEF dele. TEMA 4 – CONTROLE DE ESTOQUE (ANÁLISE ABC) Depois de conhecer os custos de estoques podemos concluir que é preciso controlá-los, pois, caso contrário, a empresa pode perder competitividade se não souber o que acontece com esse valioso recurso. No entanto, para controlar é preciso conhecer. Assim,apresentaremos um método muito útil para iniciar o processo: a análise ABC. 15 4.1 Análise ABC A análise ABC é também conhecida como classificação ABC, curva ABC, curva de Pareto, regra de Pareto, regra 80-20, entre outras denominações. Embora seja utilizada em diferentes contextos na gestão de estoques, foi traduzida como a classificação dos itens por grau de importância, que pode ser financeira ou de criticidade para o processo. Esse grau de importância tem três faixas: A, B e C (Quadro 6). Quadro 6 – Sugestão de classificação ABC Classificação Quantidade do item em estoque Valor acumulado do item em estoque A 10% 70% B 20% 20% C 70% 10% O Quadro 6 é um modelo conceitual que pode ser adaptado para a realidade das organizações. Essa classificação é útil para que o gestor possa analisar criticamente por faixa e não necessariamente dispensar o mesmo controle para todos os itens. Ainda que os gestores queiram priorizar sempre um item de alto valor em estoque, um item de baixo valor de aquisição, mas que interrompe o processo, caso falte, receberá um atendimento diferenciado. Como o mais corriqueiro é análise pelo valor financeiro, conheceremos um exemplo com base nessa premissa. Primeiramente, será necessário identificar os itens, verificar o estoque médio deles, o valor que foi pago por cada um deles e o total. Depois, esses itens serão organizados por ordem decrescente de valor e, finalmente, serão calculados os valores acumulados e os percentuais, permitindo, assim, classificar os itens em A, B ou C. Os Quadros 7, 8 e 9 trazem a construção passo a passo da classificação ABC. Quadro 7 – Valor total por item Item Estoque médio (q) Preço unitário (R$) Valor total AI1J 110 R$ 2,50 R$ 275,00 BS9E 60 R$ 25,00 R$ 1.500,00 CF8T 2.000 R$ 6,50 R$ 13.000,00 DN6G 50 R$ 20,00 R$ 1.000,00 FL5P 250 R$ 5,00 R$ 1.250,00 MK2H 140 R$ 50,00 R$ 7.000,00 OQ3U 75 R$ 3,00 R$ 225,00 TE0G 25 R$ 7,00 R$ 175,00 VY4W 50 R$ 4,00 R$ 200,00 ZR7X 50 R$ 7,50 R$ 375,00 Fonte: Elaborado com base em Morais, 2015, p. 181. 16 Quadro 8 – Itens em ordem decrescente de valor total Item Estoque médio (q) Preço unitário (R$) Valor total CF8T 2.000 R$ 6,50 R$ 13.000,00 MK2H 140 R$ 50,00 R$ 7.000,00 BS9E 60 R$ 25,00 R$ 1.500,00 FL5P 250 R$ 5,00 R$ 1.250,00 DN6G 50 R$ 20,00 R$ 1.000,00 ZR7X 50 R$ 7,50 R$ 375,00 AI1J 110 R$ 2,50 R$ 275,00 OQ3U 75 R$ 3,00 R$ 225,00 VY4W 50 R$ 4,00 R$ 200,00 TE0G 25 R$ 7,00 R$ 175,00 Fonte: Elaborado com base em Morais, 2015, p. 182. Quadro 9 – Cálculo dos valores acumulados e classificação ABC Item Total Valor acumulado % acumulado de itens % valor acumulado Classificação CF8T R$ 13.000,00 R$ 13.000,00 10% 52% A MK2H R$ 7.000,00 R$ 20.000,00 20% 80% BS9E R$ 1.500,00 R$ 21.500,00 30% 86% B FL5P R$ 1.250,00 R$ 22.750,00 40% 91% DN6G R$ 1.000,00 R$ 23.750,00 50% 95% ZR7X R$ 375,00 R$ 24.125,00 60% 96,5% C AI1J R$ 275,00 R$ 24.400,00 70% 97,6% OQ3U R$ 225,00 R$ 24.625,00 80% 98,5% VY4W R$ 200,00 R$ 24.825,00 90% 99,3% TE0G R$ 175,00 R$ 25.000,00 100% 100% Fonte: Elaborado com base em Morais, 2015, p. 182-183. A classificação ABC apresentada no Quadro 9 demonstrou que somente dois tipos de itens (CF8T e MK2H) são responsáveis por 80% do capital financeiro em estoque, sendo considerados classe A. Na classe B, outros três itens consomem 15% do capital e os demais itens, que representam 50% da quantidade de itens, consomem somente 5% do capital. Com base nessa informação, o gestor consegue identificar os itens que precisam de maior atenção, para que se evitem desperdício de recursos financeiros e falta de itens. Os demais itens (classes B e C) também serão controlados, mas geralmente por sistemas automatizados de emissão de pedido automático ou por meio de contratos de reposição automática com fornecedores. 4.2 Acurácia do controle com o uso da classificação ABC A classificação ABC também é utilizada na realização dos inventários dos estoques. As empresas podem optar por fazer um inventário geral (contagem 17 física de itens), no final do ano fiscal, e contar todos os itens do estoque de uma única vez ou contar com frequência esses itens, no chamado inventário rotativo. O inventário rotativo possibilita que o gestor do estoque identifique mais rapidamente o comportamento dos itens, até reduzindo os riscos de ocorrer algo com os itens que não seja identificado. Lembra-se do conceito de custo de estoque, que trata dos riscos de perda, furtos, roubo e obsolescência? Se os estoques forem contados somente uma vez ao ano, uma falha dessas pode não ser identificada, porém se os itens forem conferidos com frequência, certamente esse risco reduz. Para facilitar a realização do inventário, a classificação ABC é um recurso que ajuda a indicar quais itens serão contados e conferidos, o que considera sua representatividade, seja de valor ou criticidade. O exemplo a seguir demonstrará como a classificação ABC foi utilizada na realização de um inventário rotativo e na verificação da acuracidade do controle. A acuracidade do controle é um indicador que demonstra quão correto estão os controles dos estoques. Embora iremos estudar os indicadores de estoque no tema a seguir, já aproveitaremos para compreender a acuracidade devido a sua aplicação juntamente com a classificação ABC. Segundo Martins e Alt (2006, p. 201), a acuracidade pode ser obtida por meio das seguintes equações: Acurácia = número de itens com registros ÷ número total de itens contados Acurácia = valor de itens com registros corretos ÷ valor total dos itens O exemplo a seguir facilitará o entendimento. Determinada empresa realiza inventário rotativo a cada três meses. Para isso, utiliza a classificação ABC para determinar quais quantidades dos itens de cada classe serão contados. No inventário do último trimestre, foram encontradas as seguintes divergências entre o número de unidades contadas por item e o número indicado pelo controle. 18 Quadro 10 – Exemplo aplicado de acurácia Classe Número de itens contados Número de itens contados (%) Número de itens com divergências Acurácia A 4.910 4.910/16.915 = 0,2903% 268 (4.910 – 268) / 4.910 = 0,9454% B 9.125 9.125/16.915 = 0,5395% 438 (9.125 – 438) / 9.125 = 0,9520% C 2.880 2.880/16.915 = 0,1702% 55 (2.880 – 55) / 2.880 = 0,9809% Total 16.915 Fonte: Elaborado com base em Martins; Alt, 2006, p. 202. Solução do exemplo: Acurácia = (0,2903) x (0,9454) + (0,5395) x (0,9520) + (0,1702) x (0,9809) Acurácia = 0,9550% (x 100) = 95,50% Considerando que a acurácia significa que o estoque físico (está no depósito) está de acordo com o estoque que está registrado no sistema informatizado, 95,50% parece um bom índice, pois quase chega a 100%. No entanto, é indicado que o gestor analise esse percentual por outra perspectiva, a que demonstra que 4,5% do estoque está em desacordo. E ainda que reflita: 4,5% de um mil reais em estoque pode não representar tanto, mas se forem 4,5% de dez, vinte, cem, quinhentos mil reais? Lembre-se de que grandes empresas podem manter estoques na casa dos milhões de reais; aí, sim, 4,5% é um resultado inaceitável. Diante da aplicação simplista da classificação ABC e da análise da acurácia, foi possível entender a importância de controlar o estoque de uma organização. TEMA 5 – INDICADORES DE ESTOQUE (GIRO, COBERTURA E RUPTURA) Na gestão dos estoques, os indicadores são recursos úteis para que os gestores possam entender como está o comportamento dos estoques. Na prática, os indicadores mostram uma foto de determinado período, a qual serve para que o gestor possa avaliar se a estratégia que está implementada está surtindo o efeito desejado ou se são necessários alguns ajustes. 19 Segundo Pavani e Scucuglia (2011, p. 209),o estabelecimento de indicadores é importante devido a dois motivos: 1. permite o gerenciamento quantitativo do desempenho de cada processo; 2. permite o estabelecimento de metas de melhoria que mensurem de forma objetiva a eficácia de ações de melhorias nos processos. Em se tratando de estoques, isso pode ser verificado pelos volumes de produtos nos armazéns, após a aplicação dos indicadores mais utilizados na gestão e no controle de estoques, que são: giro de estoque (GE), cobertura de estoque (CE) e ruptura de estoque, os quais serão apresentados a seguir. 5.1 Giro de estoque (GE) Esse indicador tem como função mostrar ao gestor quantas vezes o estoque se renovou (girou) em um período analisado. Esse indicador é bem simples de utilizar e traz uma informação muito importante, pois, na prática, demonstra quanto tempo o estoque ficou “parado”. O indicador de giro de estoque é geralmente utilizado para verificar o período anual, mas, dependendo do negócio, esse período é menor. O cálculo do giro de estoque é obtido pela seguinte equação: GE = valor consumido no período ÷ valor do estoque médio no período Observe o exemplo aplicado com base em dados de Martins e Alt (2006, p. 204-205). Uma organização apresentou o valor de R$ 1.667.037,59 aplicado no seu estoque no primeiro semestre de determinado ano fiscal. Seu estoque médio semestral foi de R$ 576.597,20, mas o estoque médio mensal ficou em R$ 96.099,53. Nesse semestre, o GE dessa empresa foi de: GE = valor consumido no período ÷ valor do estoque médio no período GE = R$ 1.667.037,59 ÷ R$ 96.099,53 = 17,34 vezes Esse GE significa que, em seis meses, o estoque se renovou mais de 17 vezes e, considerando que um semestre tem em média 26 semanas, podemos entender que o estoque se renovou a cada uma semana e meia. Para entender se esse GE é adequado ou não, é preciso analisar o tipo do produto, o segmento e o GE da concorrência. 20 5.2 Cobertura de estoque Ao identificar o giro de estoque é possível também calcular a cobertura de estoque, que significa para quantos dias o estoque médio será suficiente. É obtida da seguinte maneira: CE = número de dias do período em estudo ÷ giro de estoque Utilizando o exemplo do GE calculado no tema anterior, é possível observar que a cobertura de estoque foi de: CE = 180 dias (1 semestre) ÷ 17,34 vezes = 10,38 dias Imagine a seguinte situação: Certo produto vendeu um pouco mais do que estava previsto e, por isso, é preciso solicitar ao fornecedor que antecipe uma entrega. Conhecendo o tempo de cobertura real é possível checar se o fornecedor consegue a antecipação ou se outra ação terá que ser tomada. 5.3 Ruptura de estoque O indicador de ruptura de estoque aponta quais itens têm faltado no estoque; não simplesmente “faltado”, mas sim prejudicado as vendas, no caso do varejo, ou a produção, no caso da indústria. A ruptura pode ocorrer por vários motivos, entre eles: ruptura de exposição (não está exposto, mas está no estoque físico); fantasma (não se sabe onde o item está dentro do depósito); abastecimento (falha na compra de determinado tamanho ou cor); cadastro de item ou de preço (não foram cadastrados). É considerada um indicador chave do desempenho de uma organização e demonstra como a gestão do estoque está sendo guiada. Matias (2023) explica essa importância com o seguinte exemplo: se você possui 100 produtos no seu portfólio, mas 20 deles estão em falta, o ponto de ruptura do seu estoque é de 20%. Como esse indicador está relacionado à falta de itens nas prateleiras, o ideal é que esse número seja o mais baixo possível para assegurar que a sua empresa sempre dispõe dos produtos que o cliente quer comprar. A ruptura é obtida pela seguinte equação: Ruptura = itens em falta ÷ total de produtos na loja x 100 21 Exemplo aplicado: Uma loja virtual especializada em venda de produtos naturais tem 80 tipos de chás em seu catálogo. Com a chegada do inverno a venda desse produto disparou e a loja começou a ter problema de ruptura. Assim, fez um levantamento e concluiu que 16 chás sofreram ruptura no último trimestre. Nesse caso, o índice de ruptura da empresa foi de: Ruptura = 16 ÷ 80 = 0,20 x 100 = 20% Observe que nesse exemplo utilizamos somente o produto chá, assim esse índice de ruptura é somente desse item, pois é comum as empresas calcularem a ruptura total de seu estoque. TROCANDO IDEIAS Neste momento eu o convido a fazer um exercício. Vá até o armário (provavelmente na cozinha) ou até a geladeira, onde são guardados os alimentos comprados no supermercado. Analise brevemente os itens que você tem em casa e os classifique em A, B, C. A seguir, analise, por categoria, quais itens você mais tem no armário ou na geladeira: A, B ou C? Depois disso, discuta no fórum com seus colegas quais foram os critérios que você utilizou para classificar os itens de sua casa: Valor? Criticidade? Dificuldade em obter? NA PRÁTICA Leia o fragmento de texto e realize a atividade proposta. Não é novidade que a boa gestão de estoque promove às empresas lucratividade, melhor posicionamento e autoridade no mercado. Por outro lado, um estoque desorganizado e pouco planejado está sujeito a falhas de gerenciamento constantes e, consequentemente, a falta de mercadorias, influenciando diretamente nas vendas, baixa produtividade, redução da confiança e fidelidade do cliente, além, é claro, de inúmeros prejuízos financeiros. Não há uma fórmula mágica para um funcionamento inteligente do estoque, mas existem caminhos estratégicos que auxiliam na organização, redução de riscos e trazem benefícios ao armazém, entre eles estão a metodologia Just-in- time (JIT) e Just-in-case (JIC). (Delage, 2023) Após a leitura do fragmento e desse capítulo, responda as questões a seguir. a) Explique a diferença entre o JIT e o JIC. b) Sugira dois tipos de negócios em que é possível utilizar o JIT; 22 c) Cite dois tipos de negócios em que é possível utilizar o JIC. FINALIZANDO Esta etapa foi dedicada a entendermos alguns temas envolvidos na gestão e no controle de estoques, isso porque empresas que utilizam estoques em seus processos produtivos ou de vendas comprometem parte de seu capital com os materiais. Por isso, estudamos a gestão e o controle e, na sequência, conhecemos os custos dos estoques, quando aprendemos que há, no mínimo quatro categorias: custo de carregamento, de obtenção, independente e de material comprado. Estudamos ainda noções de JIT, JIC e LEC, classificação ABC dos estoques e finalizamos com alguns indicadores aplicados aos estoques. Caro(a) leitor(a), não esgotamos os assuntos sobre essa temática, mas agora é com você! Complemente seu conhecimento com suas pesquisas. Bons estudos! 23 REFERÊNCIAS DELAGE – Expertise em Supply Chain. Gestão de estoque: como equilibrar o just-in-time com o just-in-case. Disponível em: <https://delage.com.br/blog/como-equilibrar-just-in-time-e-just-in-case/>. Acesso em: 25 maio de 2023. MARTINS, P. G.; ALT, P. R. C. Administração de materiais e recursos patrimoniais. São Paulo: Saraiva, 2006. MATIAS, S. Indicadores de estoque: saiba como analisar as métricas em poucos passos. Disponível em: <https://webmaissistemas.com.br/blog/indicadores-de-estoque/>. Acesso em: 25 maio de 2023. MORAIS, R. R. Logística empresarial. Curitiba: InterSaberes, 2015. PAVANI JÚNIOR, O.; SCUCUGLIA, R. Mapeamento e gestão por processos – BPM: gestão orientada à entrega por meio de objetos: metodologia GAUSS. São Paulo: M. Books, 2011. VIANA, J. J. Administração de materiais: um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2011.