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Introdução aos tipos de orçamento
No passo a passo para realizar um orçamento empresarial, é preciso saber
como organizar as finanças da sua empresa e prever os gastos de forma
planejada.
Esta análise geral, no entanto, não cobre toda a infinidade de modelos
criados por gestores e estudiosos. Por isso, é necessário aprofundar um
pouco mais o entendimento sobre o tema.
Antes de tudo, é importante sabermos que orçamento estático e orçamento
flexível não são os dois únicos tipos de orçamento empresarial praticados no
mercado.
Para ficar nos exemplos mais conhecidos, podemos citar, além destes dois, o
orçamento contínuo, o orçamento revisado ou Forecast, o orçamento Base
Zero ou OBZ, o orçamento Base Histórico, o orçamento matricial e o
orçamento colaborativo ou descentralizado.
Voltando às duas estrelas do texto de hoje, primeiro, vamos descobrir o que é
cada um. Embora o nome já dê uma boa dica, vamos abordar ambos com
mais detalhes a seguir:
O que é orçamento estático?
Nesta modalidade de orçamento empresarial, os cálculos de todos os itens
de um orçamento, tais como receitas, custos, despesas e investimentos, são
feitos a partir de estimativas pré-fixadas.
As estimativas do orçamento estático podem ser de produção, de vendas ou
de qualquer outra variável que a empresa deseje usar como direcionador.
Com esses valores definidos, a área que distribui verba para as demais
consegue prever o orçamento para cada uma. E a partir dele, é possível
entender qual será o gasto máximo com pessoal, matéria prima,
fornecedores e outros recursos.
Uma vez que este número é fixado, a empresa segue com os valores mesmo
que haja alguma alteração, seja na demanda, na produtividade ou nos
resultados.
Aos olhares mais atentos pode parecer uma má ideia esse “engessamento”.
Mesmo assim, muitas empresas, especialmente as de grande porte, preferem
o orçamento estático.
O que é orçamento flexível?
O orçamento flexível é uma modalidade de orçamento empresarial que
considera de forma mais atenta os custos variáveis de uma empresa.
Na realidade, de forma mais livre, pode-se dizer que a prática do orçamento
flexível considera quase tudo como custo variável. As peças orçamentárias
não mais são fixadas com base em uma estimativa pré-determinada de
produção ou vendas.
Agora, admite-se uma variação dos recursos disponibilizados para custos,
despesas e investimentos, conforme a variação dos resultados.
Por exemplo: É aceitável que uma empresa gaste mais em matéria prima ou
logística para vender o dobro do que vendeu no mês anterior, certo? Estes
gastos, afinal de contas, são o que chamamos de gastos variáveis.
Mas, e se a empresa tiver, por exemplo, que aumentar seu quadro de
funcionários para atingir esta meta de dobrar as vendas? No orçamento
flexível, a empresa tem a liberdade de adaptar seu orçamento empresarial
para cada mudança de cenário.
É importante lembrar que, para elaborar um orçamento flexível eficiente, a
empresa tenha clara a distinção entre custos e despesas.
O que será “flexível” são os custos, e as despesas manterão seu cálculo
estático ou tradicional. Conhecer bem sua empresa é o primeiro passo para
tomar essas decisões.
>> Leitura recomendada: Descubra como efetuar o gerenciamento de
riscos na sua empresa
Orçamento estático e orçamento flexível: qual escolher
Antes de realizar esse comparativo, é preciso reforçar: para cada empresa e
cada caso, uma solução ou abordagem diferente. Vamos listar abaixo alguns
motivos pelos quais você poderia escolher cada um dos modelos de
orçamento para sua empresa:
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Em empresas de maior porte, pequenas flutuações em cada área geralmente
acarretam impactos pequenos, que se diluem na organização e não justificam
um planejamento mais versátil.
Como não há mudanças no meio do caminho, o acompanhamento dos
planos é muito mais simples, envolve menos profissionais e muito menos
recursos.
A elaboração do orçamento é muito mais rápida, pois leva menos variáveis
em consideração. Quase não há manutenção no orçamento, seja com
revisões ou transferências orçamentárias.
Isso faz com que os gestores que elaboraram o orçamento fiquem mais
atentos às áreas onde ele não funcionou, impulsionando o monitoramento de
tendências e desvios.
Com este monitoramento, o próximo orçamento estático será mais preciso,
mantendo, no entanto, as vantagens acima.
Por que usar um orçamento flexível:
Empresas de menor porte podem aplicar o orçamento flexível de forma mais
fácil, pois os departamentos são reduzidos e as alterações de rumo são mais
ágeis.
As peças orçamentárias têm maior valor ou significado para o processo de
acompanhamento em caso de mudanças de cenário.
A empresa tem a oportunidade de aproveitar bons momentos do mercado
para maximizar lucros e aumentar as vendas de forma dinâmica e veloz.
De forma semelhante, ela tem a possibilidade de proteger-se de fases ruins
do mercado, minimizando perdas e reagindo de forma mais eficiente.
>> Leitura recomendada: Aprenda a calcular os índices de lucratividade
Por que utilizar o Runrun.it para realizar seu orçamento empresarial?
Assim como outros tópicos, a gestão de custos é um item que precisa estar
previsto no seu planejamento estratégico.
Afinal de contas, é preciso prever os recursos necessários para as atividades
da empresa, controlar despesas fixas e variáveis e definir qual será o modelo
de orçamento empresarial vigente.
E fazer isso sem uma ferramenta completa ao seu lado é bem complicado.
Com o Runrun.it, você consegue colocar na balança a relação entre orçado
x realizado.
Ou seja: avaliar as projeções de investimentos que tinha ao início do ciclo e
mensurar o que realmente foi utilizado nos projetos, aumentando a
capacidade de visualizar a rentabilidade de cada um deles.
Nos próximos parágrafos, vamos exemplificar com os recursos da nossa
ferramenta que podem ajudar você a realizar a gestão orçamentária da
melhor maneira.
Controle de custos
Seja no orçamento estático ou no flexível, o controle de custos é uma área
que precisa ser acompanhada continuamente. O diferencial é que no
Runrun.it, existem diversas formas de realizar essa atividade. Confira:
• Custo por hora do usuário: a ferramenta permite que você determine
um valor hora/homem, facilitando o entendimento do investimento por
colaborador nos projetos em andamento.