Caderno Revisão -Gestão por Processos e Ciclo PDCA

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Assuntos abordados
Gestão por Processos (BPM CBOK, Ciclo PDCA, 6 Sigma etc.)
CICLO PDCA OU CICLO DA MELHORIA CONTÍNUA:
Também pode ser chamado de ciclo Shewhart ou Deming
É um método ITERATIVO utilizado para controle e melhoria contínua de processos
e produtos.
Objetivos:
É uma forma de agir que serve tanto para implantar novas ideais como para solução
de problemas
Padronizar: aumentar previsibilidade nos processos e a chance de sucesso
Simplificar o processo de melhoria
Aplicação em todos os níveis de gestão (Estratégico, tático e operacional)
Girar o PDCA significa obter previsibilidade nos processos pela conformidade com
os padrões.
Planejar:
Identificar o problema e suas causas;
Definir metas e objetivos;
Definir métodos e caminhos;
Do/ Fazer: executar
Educar e treinar
Executar e bloquear as causas do problema;
Coletar dados
Seminário de divulgação do estabelecimento da ferramenta PDCA
Checar:
Foco nos resultados;
Comparar resultados, metas e indicadores.
Verificar se o trabalho está conforme o padrão;
Aplicar ferramentas de controle e acompanhamento.
Ação:
Corrigir, previnir e melhorar: quando resultados desfavoráveis
Padronização: quando os resultados forem positivos
GESTÃO DE PROCESSOS:
Conceito:
O Processo é uma agregação de atividades e comportamentos executados por
humanos ou máquinas para alcançar um ou mais resultados. (Guia BPM CBOK);
Não confunda com projeto: temporário, com datas e resultados previamente es-
tabelecidos;
Processo é perene/ constante;
Estrutura de um processo:
Insumos - Matéria-prima, o que será processado;
Processamento - Máquinas, equipamentos e técnicas que transformam as entradas
(insumos, matéria-prima) em saídas (produtos);
Produtos/Saídas - Resultado, insumo acrescido de valor agregado;
Elementos dos processos:
Entradas (inputs), fluxo, saídas (outputs), rotas, custo, valor agregado, clientes (in-
ternos e externos), fornecedores (internos e externos);
Atividades (conjunto de tarefas e ações),
Tarefas (conjunto de trabalhos a serem executados), recursos, atores; Regras
do negócio, eventos, eficácia, tempos, tempo de clico e metas.
Tipos de processo
- Processos PRIMÁRIOS:
Entregam valor ao cliente;
Atividades essenciais para cumprir a missão da organização;
- Processos SECUNDÁRIOS (de suporte):
Apoiam a execução de processos primários, de outros processos de apoio ou de
gestão;
Não entregam valor diretamente aos clientes;
Processos internas da organização;
Voltados à infraestrutura e à administração de recursos.
- Processos DE GESTÃO (gerenciais):
Planejam, monitoram e controlam as atividades e demais processos do
negócio;
Não agregam valor diretamente aos clientes;
Garantir que os processos atinjam suas metas operacionais, financeiras,
regulatórias e legais;
Níveis ou hierarquia de um processo
A Macroprocesso - Visão mais geral, envolve, em regra, mais de uma função e
processo da empresa;
B Processo - Conjunto racionalmente sequenciado de atividades interrelacio-
nadas;
C Subprocesso - Decomposição de um processo por objetivo, resultado, afinida-
de, etc;
D Atividade - Conjunto de tarefas realizadas com o objetivo de produzir um re-
sultado específico;
E Tarefa - Parte específica de uma atividade, maior nível de detalhamento;
Gestão de processos
Gerenciamento de Processos de Negócio é uma disciplina gerencial que
integra estratégias e objetivos de uma organização com expectativas e necessidades
de clientes, por meio do foco em processos ponta a ponta.
BPM engloba estratégias, objetivos, cultura, estruturas organizacionais, papéis,
políticas, métodos e tecnologias para analisar, desenhar, implementar, gerenciar
desempenho, transformar e estabelecer a governança de processos. (Guia BPM
CBOK);
Características:
I Foco na dinâmica do fluxo de trabalho;
II Atividades realizadas de forma interfuncional;
III Estrutura organizacional horizontalizada;
IV Redução da supervisão hierárquica funcional (maior autonomia)
Gestão por processos:
Termo mais abrangente;
Foco no cliente externo: o atendimento e satisfação.
Ciclo de vida de um processo
O ciclo de vida dos processos é composto por um conjunto de atividades realizadas
com a finalidade de assegurar o alinhamento dos processos à estratégia organi-
zacional e ao foco do cliente;
1º Planejamento:
Alinhamento estratégico;
identificar processos de trabalho;
2º Análise
Mapear os processos de trabalho;
Descreve a situação atual;
Identifica os processos, sistemas,e struturas e cultura organizacional existente;
Entender os atuais processos (AS-IS): conhecimento e análise dos processos;
Envolve avaliar as eficiência e eficácia, bem como os pontos fortes e fracos
3º Modelagem
Desenho (modelo futuro, "TO-BE"), modelagem, redesenho e documenta-
ção dos processos de trabalho;
Criação de um modelo futuro
Identifica objetivos, metas e resultados esperados;
Permite que a organização desenvolva estratégias para alcançar seus objetivos
4º Implementação
5º Monitoramento
Medir e avaliar;
6º Melhorias/ refinamento/ transformação.
Três níveis de representação de processos
1º Diagrama:
Retrata os principais elementos de um fluxo de processos, omitindo detalhes
menores;
É mais simples;
2º Mapa:
Visão mais abrangente dos principais componentes do processo;
Maior precisão, são adicionados detalhes e informações;
FEPSC: Fornecedor, Entrada, Processo, Saída e Cliente;
Mapeamento é a primeira etapa a ser realizada para implementação da gestão
de processos;
3º Modelo:
Alto nível de informações técnicas e operacionais;
Desenhar ou redesenhar o processo;
Mapeamento de processos
Mapear processos consiste basicamente em construir o passo a passo de um
processo, detalhando os fluxos de entrada (insumos) e saídas (produtos), estabelecen-
do, ainda, o relacionamento com outros processos.
As principais ferramentas utilizadas para esse mapeamento são:
Fluxograma - Blueprinting - SIPOC
Fluxograma -Representação gráfica do fluxo de atividades;
Quatro grandes grupos de símbolos do fluxograma:
Atividades
Eventos
Gateways
Conectores
 Imagem extraída do site: https://www.heflo.com/pt-br/bpm/notacao-bpmn/
Blueprinting - Mapa de transações integrantes do processo de prestação de
serviço. Foco na experiência do cliente;
SIPOC - Estilo de documentação de processo usada para enfatizar fontes de
entrada e saída;
Papéis na organização por processos:
Dono do processo:
Responsabilidade geral pelo processo
Prestação de contas pelo desenho, execução e desempenho de um ou mais processos;
Última instância por assegurar que o processo atenda às expectativas
Gerente de processo:
Atua no nível tático;
Mede o desempenho do processo no dia a dia e auxilia gestores funcionais;
Gerente do projeto de análise:
Decide com as partes interessas a profundidade e o escopo da análise;
Comunica o plano de ação e papéis dos membros da equipe;
Analista de processos:
Cria modelo de estado atual (AS-IS);
Realiza a análise e avaliação de processos;
Sugere melhorias e alternativas;
Técnicas de aprimoramento do processo
a Melhoria - Aprimoramento incremental;
b Redesenho - Repensa o processo ponta a ponta;
c Reengenharia - Mudança radical, começa do zero;
d Mudança de paradigma - Busca lacunas no mercado, muda toda a organiza-
ção;
Fases da Melhoria de Processos
0º Mapeamento do processo: Determinar a sequência de atividades;
1º Elaboração do fluxograma;
2º Monitoramento do processo;
3º Identificando problemas;
4º Priorizando problemas;
5º Identificando as causas dos problemas;
6º Priorizando as causas dos problemas;
7º Identificando alternativas de solução;
8º Elabora plano de ação com as soluções
Normatização do processo
definição das normas, a descrição da rotina e a elaboração dos fluxos e de-
mais documentos de apoio propiciarão a operacionalidade dos processos.
Maturidade dos processos
Classificação SDPS (já foi cobrado pela FCC):
Nível 1: Processos MODELADOS:
Processos são identificados a partir de seus valores, impactos, característi-
cas, papéis, efeitos, etc.
Nível 2: Processos SIMULADOS
Introdução dedados estimados para criar cenários distintos;
Nível 3: Processos EMULADOS
coexistência de dados reais com estimados, aumentando o refinamento.
Nível 4: Processos ENCENADOS
Processos são realizados conforme os modelos desenhados, simulados e
emulados;
Observação das novas condições induz a permanentes adequações dos requi-
sitos de processo.
Nível 5: Processos INTEROPERADOS
Processos executados e geridos além das fronteiras organizacionais;
Cadeias de valor entre instituições.
Classificação BPM CBOK - 4.0 (Já foi cobrado pela FGV):
Nível 1 - inicial: processos ad-hoc
Nível 2 - repetível: processos estáveis
Nível 3 - definido ou padronizado: processos padronizados
Nível 4 - gerenciado: processos medidos
Nível 5 - otimizado: processos eficazes;
Nível 6 - integrado: processos coordenados
Sobre o seu caderno de questões, destacamos:
 Questão #1923865: a FGV aumentando o nível em uma questão sobre PDCA.
Tente escrever ao lado de cada alternativa a que fase está se referindo. 
A alternativa “a” está correta pois a terceira etapa (check) possui o foco nos re-
sultados (verifica e compara os resultados obtidos com o planejado), é funda-
mental para determinar os ajustes que serão realizados na fase Act e depende
dos indicadores estabelecidos na Plan.
Uma alternativa que pegou muitos alunos foi a “d”. A incorreção está ao afirmar
que o foco nos processos é determinante para os indicadores de resultado, pois não
necessariamente há essa relação direta. Os indicadores são definidos na etapa de
planejamento, anterior ao foco no projeto da segunda etapa (Do).
https://www.tecconcursos.com.br/questoes/1923865
Você precisa dominar as diferenças entre processos primários (centrais), secundá-
rios e gerenciais. Questão #1937301: veja que a Cebraspe cobrou esse assunto
em uma prova para Auditor. Aproveite a Questão #2208373 para rever as caracte-
rísticas dos processos de gerenciamento e a Questão #1704580 para rever as
dos processos de suporte.
 Questão #1718349: como a mudança de uma palavra pode derrubar muita gente.
Mas agora você está calejado e alerta. A mistura de conceitos de projeto e projeto é
uma pegadinha básica das bancas! Saiba que programa serve apenas para projetos,
não processos. As ferramentas são diferentes. Um conjunto de processos podem ser
agregados em um macroprocesso.
 Questão #972192: para aprofundar um pouco nos três tipos de modelagem. 
1° - modelagem descritiva (alto nível): ignora as exceções. Fácil entendimento e
com funcionalidades gerais;
2°- Analítica: mais detalhado, incluindo exceções e erros para melhorar a performan-
ce do processo e subsidiar o desenho do sistema
3° - executável: sistema informatizado baseado em definições gráficas e modelos;
 Questão #758707: faça uma revisão dos níveis de maturidade dos processos se-
gundo a SDPS. O entendimento de cada nível poderá te auxiliar a internalizar o
conteúdo. Observe que a FCC já cobrou essa classificação na Ques-
tão #790863
Classificação SDPS:
Nível 1: Processos MODELADOS:
Processos são identificados a partir de seus valores, impactos, características,
papéis, efeitos, etc.
Nível 2: Processos SIMULADOS
Introdução de dados estimados para criar cenários distintos;
Nível 3: Processos EMULADOS
coexistência de dados reais com estimados, aumentando o refinamento.
Nível 4: Processos ENCENADOS
Processos são realizados conforme os modelos desenhados, simulados e
emulados;
Observação das novas condições induz a permanentes adequações dos requi-
sitos de processo.
https://www.tecconcursos.com.br/questoes/1937301
https://www.tecconcursos.com.br/questoes/2208373
https://www.tecconcursos.com.br/questoes/1704580
https://www.tecconcursos.com.br/questoes/1718349
https://www.tecconcursos.com.br/questoes/972192
https://www.tecconcursos.com.br/questoes/758707
https://www.tecconcursos.com.br/questoes/790863
Nível 5: Processos INTEROPERADOS
Processos executados e geridos além das fronteiras organizacionais;
Cadeias de valor entre instituições.
	Assuntos abordados
	Gestão por Processos (BPM CBOK, Ciclo PDCA, 6 Sigma etc.)