2 - Funções Administrativas

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O TRABALHO TÉCNICO E O TRABALHO ADMINISTRATIVO 
 
DEFINIÇÃO 
 
O trabalho humano é a aplicação de esforço de uma pessoa para alcançar objetivos. Em outras palavras: o objetivo do 
trabalho humano é conseguir resultados, pela aplicação do esforço mental e físico. 
Os seres humanos garantem os resultados por dois meios: 
 
a. diretamente - por meio de seus próprios esforços; 
b. indiretamente - através dos esforços dos outros. 
 
O Trabalho Técnico 
 
O trabalho técnico, aplicação direta do esforço físico e mental a fim assegurar resultados através da pessoa que o está 
realizando. Pode ser executado com ou sem ajuda direta de máquinas, equipamentos ou quaisquer outros instrumentos. 
 
O Trabalho Administrativo 
 
O trabalho administrativo é a aplicação do esforço físico e mental por uma pessoa, em uma função de gerência, com o 
propósito de garantir os resultados por meios de outras pessoas (seus gerenciados). 
Assim, deve-se desde já fazer uma distinção importante: na terminologia vulgar, confunde-se trabalho administrativo com 
trabalho burocrático. Na verdade, trabalho burocrático é de natureza técnica (embora sua utilidade possa ser contestada), 
desde que a pessoa que o executa obtém o resultado diretamente, através de seu esforço. 
 
AS FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS 
 
De uma forma geral identifica-se quatro funções administrativas: PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO, DIREÇÃO e CONTROLE. 
Certos autores discutem se a função de ORGANIZAÇÃO que, embora não seja menos importante em relação às outras, não 
poderia ser considerada como parte da função de PLANEJAMENTO, desde que o resultado de seu trabalho são planos 
permanentes da Organização, na forma de organogramas, definições de relações hierárquicas e funcionais, descrições de 
cargos e funções etc. 
É através da função de ORGANIZAÇÃO que se estabelece a divisão e subdivisão do trabalho. Isto se materializa no 
Organograma e descrições de Funções das diversas unidades orgânicas do SISTEMA-EMPRESA. Em toda e qualquer 
organização humana, são desempenhadas funções técnicas e administrativas. 
O sub-sistema administrativo, ou gerencial atua sobre o sub-sistema técnico, ou operacional, visando a melhor combinação 
dos recursos disponíveis, na busca por resultados. 
 
O Sub-Sitema Gerencial 
 
As funções administrativas, estão relacionadas com o sub-sistema de Gerência das Organizações, também denominado sub-
sistema gerencial. Basicamente esse sub-sistema tem como objetivo conseguir a cooperação permanente das pessoas, nas 
diversas áreas de especialização, para alcançar os objetivos organizacionais. 
Ao contrário das funções técnicas, que são diferentes conforme as particularidades de cada empresa, as funções 
administrativas se aplicam sem exceção a qualquer tipo de organização. 
Na definição das funções administrativas, identifica-se inicialmente a de Planejamento que por definição, precede a ação. De 
fato, no princípio de grande parte das ações humanas, individuais ou coletivas, está algum tipo de planejamento. 
O planejamento pode ser sistemático ou assistemático, externalizado ou internalizado e a curto, médio ou longo prazo. 
Planejamento sistemático é aquele que se realiza através de técnicas apropriadas e em prazos regulares. Ele é externalizado 
quando participam de sua elaboração as pessoas envolvidas no processo e seu prazo depende do horizonte de tempo que a 
organização pretende ter algum tipo de controle. 
Em seguida, identifica-se a função de Organização, que decorre de algum tipo de Planejamento. De fato, ao se planejar uma 
ação através de uma coletividade de pessoas, cooperando de forma permanente, define-se também a forma como as pessoas 
estarão agrupadas e a forma como irão trabalhar. 
A forma de organizar depende em grande parte dos pressupostos que o organizador tem sobre o comportamento das pessoas, 
sua capacidade de se envolver com o trabalho, de assumir responsabilidades, motivação etc. 
Definidos o plano e a estrutura, vem a função de Direção, ou seja: fazer com que as coisas se façam. É a função que conduz a 
ação. 
Finalmente, identifica-se a função de Contrôle, que tem como objetivo garantir que o trabalho executado corresponda ao que 
foi planejado. 
 
Planejamento 
 
Dentro desta função, totalmente voltada para o futuro ter-se algum tipo de controle sobre o futuro, colocam-se atividades 
como a elaboração de previsões, fixação de objetivos, programação, orçamentação e a definição de políticas e procedimentos. 
 
Organização 
 
Dentro desta função, estão as atividades de definição da estrutura: unidades orgânicas a serem criadas, para desempenhar as 
diversas finalidades; a definição das responsabilidades a serem atribuídas a cada uma dessas unidades; as relações 
hieráquicas e funcionais entre as mesmas. 
 
Direção 
 
Esta função engloba atividades como a tomada de decisão, a comunicação com os subordinados, superiores e pares, a 
obtenção, motivação e desenvolvimento de pessoal. 
 
Controle 
 
Esta função está intimamente associada com o Planejamento. Ao planejamento define objetivos a se alcançar; ao Controle 
cabem as atividades de estabelecer os padrões de desempenho, manter registros de processos e resultados alcançados 
(pontos de controle), avaliar resultados e estabelecer as medidas corretivas necessárias. 
 
TRABALHO ADMINISTRATIVO 
FUNÇÕES E ATIVIDADES 
 
Elaboração de Previsões 
Determinação de Objetivos 
Programação 
Cronogramação 
Orçamentação 
Definição de Políticas 
PLANEJAMENTO 
Determinação de Procedimentos 
Definição de Estrutura 
Delegação ORGANIZAÇÃO 
Estabelecimento de Relações 
Tomada de Decisão 
Comunicação 
Obtenção de Pessoal 
Motivação de Pessoal 
DIREÇÃO 
Desenvolvimento de Pessoal 
Definição de Padrões de 
Desempenho 
Medição de Resultados 
Avaliação de Resultados 
FUNÇÕES DO TRABALHO 
ADMINISTRATIVO 
CONTROLE 
Correção de Desempenho 
 
FONTE: Administração Profissional - Louis A.Allen. 
 
OS NÍVEIS GERENCIAIS 
Qualquer cargo ou função em uma organização que tenha como responsabilidade a chefia de pessoas é entendido como de 
natureza gerencial. 
No processo de divisão e sub-divisão do trabalho estabelece-se vários níveis intermediários de chefia desde o mais alto até o 
mais baixo. 
Pela nomenclatura recomendada pela ABNT, tem-se cinco níveis gerenciais, a saber: diretoria, departamento, divisão, seção e 
setor. As denominações para os titulares dos cargos varia muito: diretor, gerente, superintendente, supervisor, encarregado, 
chefe e assim por diante. 
 
O GAP ADMINISTRATIVO 
Quanto mais alto o nível gerencial, maior a 
responsabilidade administrativa do detentor do cargo. Assim, 
tem-se como princípio que quanto mais alto o nível gerencial, 
mais tempo a pessoa dispende com trabalho 
administrativo e menos com trabalho de execução. 
Assim, a nível de diretoria, por exemplo, os titulares dos cargos 
deveriam usar uma pequena fração do seu tempo em trabalhos 
de execução e a maior parte do mesmo desenvolvendo trabalho 
administrativo, dada a amplitude de seu cargo. Por outro 
lado, um chefe de turno dentro de uma fábrica, deve usar a 
maior parte do seu tempo realizando trabalho técnico, como os 
demais membros de sua equipe e uma fração de seu tempo 
desempenhando trabalho administrativo. 
Na prática ocorre que as pessoas tendem a executar mais que administrar, absorvendo tarefas técnicas, muitas vezes por sua 
própria competência profissional, muitas vezes por não achar que os subordinados possam executá-las bem ou simplesmente 
por falta de confiança. 
Ocorre então o que se denomina o gap administrativo, responsável pela sobrecarga de trabalho nas funções de chefia e pela 
diminuição da eficiência do sistema como um todo.