Proposta para Organização e Controle de Fluxo de Documentos no Setor de RH da Academia Saúde e Vida

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Proposta para Organização e Controle de Fluxo de Documentos no Setor de RH da Academia Saúde e Vida:
Documento 1: Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente da empresa
Método de arquivamento: Método numérico simples
Tipo de arquivo: Pastas suspensas numeradas
Justificativa: Optei pelo método numérico simples, pois as planilhas de controle de entrada e saída podem ter datas associadas, e a ordenação numérica facilita a localização cronológica. Cada funcionário ou setor pode ter um número atribuído, e as pastas suspensas numeradas serão organizadas em ordem crescente ou decrescente, dependendo da preferência da academia. Essa abordagem simplifica o acesso às informações, sendo eficaz para registros diários.
Documento 2: Controle de distribuição de equipamentos de proteção individual (EPIs) e uniformes da empresa
Método de arquivamento: Método específico ou por assunto
Tipo de arquivo: Caixas identificadas por tipo de EPI e uniforme
Justificativa: Optei pelo método específico ou por assunto, pois o controle de distribuição de EPIs e uniformes envolve diferentes categorias e itens específicos. Cada tipo de EPI (luvas, máscaras, etc.) e uniforme pode ser designado a uma caixa específica, facilitando a localização e garantindo a eficácia na gestão. Essa abordagem é ideal para situações em que é necessário recuperar informações relacionadas a um tipo específico de item.
Documento 3: Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias
Método de arquivamento: Método alfabético numérico
Tipo de arquivo: Arquivos de gaveta com divisões alfabéticas e numéricas
Justificativa: Optei pelo método alfabético numérico, pois os documentos referentes a folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias frequentemente envolvem nomes de funcionários e datas. A combinação desses dois elementos torna o método eficiente para localizar informações rapidamente. Os arquivos de gaveta com divisões alfabéticas facilitam a organização por ordem alfabética, enquanto as subdivisões numéricas podem ser usadas para categorizar por ano ou período.
Documento 4: Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos pessoais
Método de arquivamento: Método alfabético
Tipo de arquivo: Pastas individuais identificadas por nome do colaborador
Justificativa: Optei pelo método alfabético, pois as pastas dos colaboradores geralmente são identificadas pelo nome. Essa abordagem facilita a localização de informações específicas sobre um colaborador, proporcionando uma organização clara e intuitiva. Cada pasta pode conter fichas-registro e documentos pessoais, garantindo a integridade e o sigilo das informações de cada funcionário.