Comunicação interna

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14/02/2024, 16:21 Comunicação interna
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A comunicação interna é indispensável para o bom andamento dos projetos dentro das
organizações, e também para o aumento da produtividade, já que é uma forma de unir os
colaboradores para transmitir as informações e dessa forma evitar erros e mal-entendidos.
É de fundamental importância para qualquer negócio, principalmente em um momento de
crise, pois é no momento de crise que a organização precisa ter seus colaboradores do seu lado.
A área de comunicação interna tem o apoio do técnico em recursos humanos para garantir a
transparência nas informações, permitindo que os colaboradores estejam cientes da situação que a
organização está enfrentando, para se posicionar frente aos fatos e certezas, e não dar espaço a
rumores.
Planejamento de comunicação
É fundamental a toda organização a cada ano rever o seu planejamento estratégico, pois é quando são
analisados os seus pontos fortes e fracos, é quando se verifica como a organização está naquele momento, bem
como o que não foi realizado e o que precisará ser alinhado para o próximo ano.
O técnico em recursos humanos tem o papel de auxiliar a área de comunicação interna, que é parte
fundamental e que integra o planejamento estratégico, já que contribui diretamente para que a organização cresça
de forma sustentável.
Seguem alguns passos para a organização criar um plano de comunicação interna, e assim verificar os
resultados do engajamento dos seus colaboradores e mais produtividade no ambiente organizacional.
São eles:
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Análise da situação atual
Para iniciar, é necessário analisar em que estágio a organização se encontra. Para isso, analise as
áreas da organização e verifique como foi o crescimento de cada uma em comparação a análise anterior.
Quanto à comunicação interna, verifique quais os meios utilizados nas ações direcionadas para o
público interno, que ocorreram durante o ano todo, para se comunicar com os colaboradores.
É fundamental não esquecer de nenhum dos meios utilizados na comunicação interna para analisar
quais foram os que mais alcançaram o público interno, quais entregaram a mensagem com menos ruídos e
os formatos que mais chamaram atenção.
É importante, ainda, verificar se no decorrer do ano ocorreram conflitos internos por conta da
comunicação entre colaboradores e departamentos. A comunicação interna é uma área que não deve ser
negligenciada, já que tem efeito direto no engajamento e na produtividade dentro da organização.
Identificar falhas
Identificadas quais foram as falhas na área de comunicação interna, é chegada a hora de repensar
sobre os meios utilizados e, se necessário, verificar qual é a melhor maneira de reverter essa situação.
Se o meio de comunicação utilizado foi um mural de avisos e não teve muito sucesso em fazer com que
todos os colaboradores ficassem sabendo dos avisos, então é o momento de identificar os motivos, por
exemplo.
Alguns questionamentos devem ser levantados, tais como: o local onde o mural está localizado é de
fácil acesso? Fica em um local movimentado? Ou o problema está na linguagem ou no material utilizado
como meio?
Se a organização utiliza a TV corporativa e percebe que os colaboradores estão alinhados com a cultura
da organização e principalmente bem informados sobre o que acontece, este é o melhor meio.
É preciso definir o que será deixado para trás e o que será aperfeiçoado para ter um ano com a
comunicação interna alinhada e eficaz.
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Conhecer o público alvo
Para se obter o sucesso na comunicação interna, é preciso saber com quem estamos falando. Da
mesma forma, a equipe de marketing trabalha para alcançar um público-alvo, que representa o seu cliente
ideal. A equipe que atua na comunicação interna também deve ter seu público-alvo bem definido para que o
receptor da mensagem consiga se identificar e entendê-la de forma clara.
É fundamental analisar os perfis, as necessidades de cada um, suas práticas de consumo. Se os
colaboradores se caracterizam como não tendo o costume habitual da leitura, já se sabe então que elaborar
textos extensos não resultará em bons resultados na comunicação.
É preciso também compreender também como os colaboradores enxergam a organização e a forma
como a organização se comunica com os seus colaboradores, além de identificar como a cultura da
organização é percebida por esse público-alvo.
Essas informações direcionarão os responsáveis pela comunicação interna, no caso, o departamento de
recursos humanos, a adotarem práticas cada vez mais assertivas.
Alinhar os objetivos
Após analisar o ano que passou, é possível identificar os resultados e os gargalos, e saber com quem
se deseja falar. O que a organização espera alcançar por meio da comunicação interna?
Surgem então diversas questões como: é preciso engajar colaboradores? Alinhar os colaboradores com
a cultura da organização? Manter a equipe informada sobre tudo o que acontece? Diminuir retrabalhos e
aumentar a produtividade?
Sem um objetivo bem claro e definido de onde a organização deseja chegar, fica ainda mais difícil
alcançar o resultado. Mas pela definição do objetivo é possível traçar um caminho a ser seguido, com as
ações corretas a serem feitas para alcançá-lo.
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Planos de ação
Se a organização já sabe onde deseja chegar ao se dedicar melhor à comunicação para o seu público
interno, é o momento de pontuar as ações para alcançar os objetivos.
Novamente surgem questões como: quais práticas os responsáveis pela comunicação interna deverão
assumir no próximo ano? Será necessário o apoio de outros departamentos? Produção de materiais?
Eventos?
Atenção! Suas ações devem:
Ser realistas, para que sejam de fato executadas
Ter prazo determinado
Ser mensuráveis, para que os gestores possam mensurar os resultados, seja durante e/ou no
final do processo
Além disso, é preciso destacar e direcionar as ações aos seus respectivos responsáveis diretos e às
equipes envolvidas em sua execução, visando ao que poderá ser alcançado ao concluir cada uma das ações
e percebendo como isso irá auxiliar a organização a alcançar seu objetivo maior.
Cronograma
Destaca-se a importância de montar um cronograma com todas as ações detalhadas para que os
envolvidos estejam informados sobre período de cada uma dessas ações.
É importante divulgar o cronograma a todos, e utilizar um gerenciador de tarefas para criar um projeto e
delegar cada uma das ações ao seu responsável, e ainda estipular prazo e acompanhar o andamento.
O cronograma é parte fundamental da organização do plano de comunicação interna para que tudo
ocorra como planejado e para que o time à frente do planejamento permaneça alinhado.
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Mas você sabe qual é a importância de
planejar a comunicação interna?
A organização pode alcançar resultados importantes que façam
com que ela cresça mais, por meio de um plano de comunicação
interna bem-estruturado e seguido fielmente.
O planejamento da comunicação interna foca nos colaboradores,em como proporcionar uma comunicação alinhada e um ambiente
organizacional agradável, em que todos tenham voz.
Com isso, a organização ganha colaboradores engajados com a
cultura da organização, já que se sentem valorizados e com senso de
pertencimento. Uma equipe engajada trabalha junto, colaborando uns
com os outros com ideias inovadoras e criativas, oportunizando a
organização insights e melhorias constantes.
Estas são apenas algumas formas de obter indicadores, mas cada organização deve procurar apurar os
dados baseando-se em sua cultura e realidade. Estes métodos servirão ainda para medir o nível de assertividade
que a comunicação interna está apresentando.
Selecionar os indicadores
Para saber se o que foi planejado está gerando resultados positivos, é importante selecionar
indicadores que comprovarão sua eficácia.
Assim, é possível identificar possíveis falhas ainda em tempo de corrigi-las para encontrar as melhores
formas de alcançar os objetivos.
Para extrair indicadores, pode-se utilizar:
Pesquisas internas – por meio de formulários, por exemplo
Softwares que forneçam indicadores da equipe, tais como níveis de produtividade, retrabalhos
– que podem ocorrer por uma comunicação interna fraca e desalinhada, em que os colegas
não entendem bem uns aos outros
Participação dos colaboradores em eventos e processos da organização
Fidelização de clientes – já que eles possuem um relacionamento com parte dos colaboradores
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Alinhar a comunicação por meio de um plano de comunicação
interna diminui os problemas de falta de compreensão e
consequentemente retrabalhos. Diminuindo os retrabalhos, a
produtividade aumenta e resulta em trabalhos finalizados com mais
qualidade.
Tipos de linguagem
O profissional responsável pela comunicação interna tem uma preocupação que faz pare do seu dia a dia
que está relacionada ao estilo de linguagem utilizada nos canais de comunicação direcionados aos
colaboradores.
É fundamental que todos os colaboradores entendam com clareza as mensagens transmitidas, diminuindo
os possíveis ruídos na comunicação. Inicialmente, pode parecer fácil e óbvio, mas muitas organizações ainda
pecam nessa questão.
A seguir, veremos alguns aspectos a serem considerados na elaboração das mensagens para o público
interno.
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Comunicação da organização
Algumas organizações ainda têm a tradição como valor forte, que determina as nuances do discurso
organizacional.
Essas organizações utilizam a linguagem formal em qualquer circunstância. Porém, outras organizações
acreditam na modernidade, o que permite uma comunicação formal com espaço para o uso de figuras de
linguagem, com um texto mais livre, ou seja, informal.
Isso não quer dizer que sejam utilizadas palavras excessivamente coloquiais ou de desrespeito à norma
culta da língua portuguesa, significa apenas que as organizações podem utilizar termos do cotidiano para se
aproximar de seus colaboradores em sua comunicação interna.
É importante ressaltar que não existe certo ou errado, há somente uma identidade a ser respeitada.
Teor da mensagem
É necessário levar em consideração o que está sendo comunicado para determinar o estilo de escrita.
No caso de assuntos delicados, como um grande número de demissões (em diversas áreas da organização)
ou venda da organização, é preciso que seja adotada uma postura séria, que precisa ser reflatida no
discurso.
Multiplicidade de públicos
Esta é uma questão bem complicada, principalmente no caso de uma organização que tenha
colaboradores de diferentes níveis de formação.
Os colaboradores com alto nível educacional irão exigir muito da comunicação, ao mesmo tempo que
palavras não corriqueiras podem interferir no entendimento dos colaboradores com um menor nível
educacional.
É incorreto afirmar que o colaborador com menor nível educacional é incapaz de entender uma
mensagem. Porém, é necessário tomar alguns cuidados, principalmente se o assunto for complexo, como,
por exemplo, a explicação dos cálculos que incidem sobre as férias, ou ainda sobre os indicadores de
participação nos lucros da organização.
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A comunicação interna ideal é aquela que melhor se encaixa nas necessidades dos
colaboradores, por isso não há uma fórmula única para isso.
Estes aspectos que foram detalhados acima são percebidos no contexto organizacional. A pratica diária, em
conjunto com o feedback dos colaboradores sobre os canais de comunicação interna, auxilia na construção de
uma comunicação ideal para a organização.
Formas de abordagem
Os canais de comunicação interna servem para facilitar a compreensão da mensagem enviada aos
colaboradores pela organização.
Vamos conhecer os canais de comunicação mais utilizados pelas organizações e entender as vantagens e a
forma de abordagem de cada um deles.
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Mural de avisos
Uma das formas mais tradicional utilizada pelas organizações para se comunicar com o público interno
são os murais de avisos. Os murais são utilizados com panfletos e cartazes fixados periodicamente.
Mesmo tendo um baixo custo, os murais têm perdido espaço para outros canais de comunicação na
medida em que não são atrativos e exigem um grande esforço de atualização.
A dica é colocá-los em locais de grande circulação, como um refeitório ou espaço comum e ainda
nomear um colaborador em cada área para ficar responsável por sua atualização periódica.
Figura 1 – Mural de avisos
Fonte: <https://endomarketin g.tv/wp-content/upload s/2017/03/jornal-mur al.jpg>.
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E-mail
Os e-mails são muito utilizados nas organizações para a comunicação interna, por meio de grupos que
podem englobar toda a organização ou apenas as áreas específicas. Dessa forma as mensagens enviadas
serão acessadas pelos colaboradores e efetivamente transmitidas.
É importante destacar que os e-mails já são bem comuns nas organizações e que ao utilizar esse canal
se corre o risco de ter as mensagens ignoradas, principalmente se os colaboradores têm dificuldade de se
interessar pelos conteúdos da organização.
Por isso, se for para investir nos e-mails como forma de comunicação interna, é fundamental dedicar
uma atenção maior aos títulos para garantir sua abertura e elaborar o conteúdo de maneira clara e atrativa,
para que a mensagem seja compreendida da melhor forma.
Figura 2 – Caixa de e-mail
Fonte: <http://www.oficinade sistemas.com.br/s ite/01AdvCorpSystem /03OQueOferece/03EMail/Images /EnviandoEmail.jpg>.
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TV corporativa
Uma forma de deixar a comunicação interna mais dinâmica e efetiva é a utilização da TV corporativa,
com notícias e informações exibidas em aparelhos de TV posicionados estrategicamente na organização.
Desta forma, os colaboradores ficam a par de tudo que acontece na organização e também podem
receber treinamentos e capacitações a distância.
O ideal é que cada área tenha um espaço para postar suas novidades e que o formato de vídeo seja
utilizado com frequência.
Figura 3 – TV corporativa
Fonte:<https://www.suatv.com.b r/wp-content/uplo ads/2016/03/s olucao1.jpg>.
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Canal de vídeos interno
Atualmente, o conceito de TV corporativa se expandiu para além dos aparelhos de TV, sendo possível
utilizar computadores, smartphones e tablets dos colaboradores, utilizando-se de um canal de vídeos interno,
que tem as mesmas funções da TV corporativa, porém de forma muito mais acessível e simples. Cada área
poderá ter seu espaço para divulgar notícias e novidades e todos poderão acompanhar por seus próprios
aparelhos.
O canal de vídeos interno pode servir, ainda, como meio para que a organização ofereça treinamentos e
capacitações de forma simples.
Mas é importante garantir a segurança dos conteúdos postados no canal, porque podem conter
informações sigilosas e estratégicas da organização.
Tanto para a TV quanto para o canal de vídeos interno é se tenha uma plataforma estável e segura para
gerenciar os conteúdos e mantê-los privados.
Figura 4 – Canal de vídeos interno
Fonte: <http://blog.screen corp.com.br/wp-conte nt/uploads/2015/07/ McAfee.jpg>.
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Intranet
A intranet é muito utilizada quando se trata de comunicação interna. É por meio dessas redes privadas
que os colaboradores podem compartilhar arquivos e informações confidenciais e se manterem conectadas a
toda a organização.
Porém, a intranet é limitada em termos de comunicação e assim como os e-mails pode perder sua
efetividade em determinados contextos.
Figura 6 – Jornal interno
Fonte: material interno Senac
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Jornal interno
O jornal interno é outro canal possível para realizar a comunicação interna, pois é organizado de forma
a destacar as notícias mais importantes e também tem um espaço para cada área da organização. Mas este
meio de divulgação de notícias tem perdido espaço dentro das organizações, que querem economizar tempo
e dinheiro, já que se trata de um material difícil e caro de ser produzido por questões como edição e
impressão.
Figura 5 – Intranet
Fonte: <http://www.santodigital.com.br /wp-content/uploads /2017/03/lumapps-1 .png>.
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Investir no relacionamento com o público interno por meio de uma boa comunicação interna é tão importante
quanto construir uma imagem de confiança e admiração de clientes, fornecedores e sociedade. Ou seja, o que a
organização apresenta para o mundo deve ser totalmente alinhado com o que ela faz internamente, já que os
colaboradores representam o negócio e poderão engrandecer ou minar sua credibilidade.
É por isso que a comunicação empresarial precisa ser trabalhada de forma abrangente para que os
colaboradores estejam alinhados ao discurso oficial da organização, com seus valores e crenças.
E isso é um diferencial que auxiliará a fortalecer o negócio tanto nos bons quanto nos maus momentos, para
desfazer mal-entendidos e boatos.