Estudo de caso Como usar ferramentas de gerenciamento de risco

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Estudo de caso Como usar ferramentas de gerenciamento de risco 1
Estudo de caso Como usar 
ferramentas de gerenciamento 
de risco
O projeto: Petiscos para cachorros Paw Snacks
A Paw Snacks é uma loja on-line de petiscos saborosos e nutritivos para 
animais de estimação. Ao longo de três anos, a empresa cresceu de uma 
pequena startup para uma organização com 350 pessoas. A Paw Snacks quer 
expandir ainda mais os produtos da empresa incluindo uma nova linha de 
petiscos para filhotes.
O problema
Seis semanas antes da estreia da nova linha de produtos, Naja, gerente de 
projeto que lidera o lançamento, recebe um telefonema agitado de um gerente 
da padaria comercial contratada para produzir os petiscos. O gerente da 
padaria informa Naja que os cortadores de biscoitos em forma de osso, 
necessários para moldar os petiscos, ainda não chegaram. Naja sabe que a 
panificação precisa começar no dia seguinte para cumprir o cronograma do 
lançamento.
Naja agradece ao gerente da padaria pelo aviso e pede que um colega de 
equipe, Abe, ligue para o fabricante do cortador de biscoitos para verificar o 
status do pedido. Abe descobre que o pedido está atrasado por causa de falta 
de produtos e que os cortadores de biscoitos vão chegar à padaria dois dias 
após a data de entrega prevista original.
Naja reconhece que esse atraso ameaça a capacidade da equipe de lançar o 
produto no prazo. Pior ainda, a equipe dela não tem a opção de adiar a data de 
lançamento, já que a equipe de marketing da Paw Snacks já comprou 
veiculações de publicidade não reembolsáveis para o dia do lançamento. 
Felizmente, Naja e a equipe já estão preparadas para um problema como este.
Como planejar os riscos com antecedência
Meses antes, muito antes de começarem a trabalhar no projeto, Naja e a 
equipe discutiram ideias sobre riscos potenciais que poderiam afetar o projeto. 
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Eles criaram um registro de riscos, uma tabela ou um gráfico que contém uma 
lista de riscos e que muitas vezes é combinado com uma matriz de 
probabilidade e impacto. Durante o processo, a equipe determinou que um 
atraso no pedido do cortador de biscoitos tinha uma probabilidade média de 
ocorrer e que causaria um impacto alto no projeto. Naja incluiu o risco ao 
registro de riscos e designou Abe para criar um plano de atenuação, que 
descreve as etapas para diminuir as chances de ocorrência de um risco ou 
diminuir o impacto dele, caso ocorra. Esse plano indicaria como a equipe lidaria 
com um problema se ele acontecesse. O plano de atenuação foi então 
aprovado pelo patrocinador do projeto e por outras partes interessadas.
Como gerenciar o problema
Agora que o problema do cortador de biscoitos ocorreu, Naja e Abe consultam 
o plano de atenuação desse risco específico. Nesse caso, Abe identificou duas 
opções para lidar com o risco: A primeira é trabalhar com a padaria para 
reduzir um pouco o número de petiscos produzidas para compensar os dois 
dias perdidos pelo atraso do cortador de biscoitos. A segunda opção é fazer 
um pedido para uma segunda padaria com o objetivo de ajudar a acelerar o 
ritmo da produção. Naja e Abe conversam sobre os dois planos e decidem a 
primeira opção para evitar o trabalho de ter uma segunda padaria.
Antes de avançar com o plano, Naja e Abe se reúnem para debater os riscos 
potenciais associados ao plano novo. Juntos, eles determinam que um pedido 
menor de petiscos para cães provavelmente terá um impacto menor, mas 
gerenciável, no crescimento projetado da organização para 2021. Eles 
determinam que a melhor providência é aceitar o risco para evitar atrasar ainda 
mais o projeto. Para garantir que as partes interessadas do projeto estejam 
cientes e à vontade com essa mudança, Naja solicita uma reunião com o 
patrocinador do projeto para informar o plano, descrever o risco menor para o 
crescimento projetado e recomendar a aceitação do risco. O patrocinador 
concorda e aprova o plano novo de Naja.
Naja encarrega Abe de informar o plano ajustado ao gerente da padaria. A 
fabricação dos petiscos vai começar com dois dias de atraso, mas o plano 
novo de Naja ajuda a garantir que a equipe esteja preparada para lançar a linha 
nova a tempo.
Principal conclusão
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Neste estudo de caso, o planejamento antecipado do gerenciamento de riscos 
permitiu que Naja agisse rapidamente quando um problema se apresentou em 
um momento crucial durante a fase de execução do projeto.
Ao consultar um plano de atenuação atual e ponderar duas opções para 
avançar, Naja e Abe puderam tomar uma decisão informada sobre o melhor 
caminho a seguir. Naja também informou em tempo hábil ao patrocinador do 
projeto os riscos relacionados ao crescimento associados ao plano.
Problemas surgem sempre que você gerencia seus próprios projetos. Quando 
você faz o trabalho pesado do planejamento do gerenciamento de riscos antes 
de começar a trabalhar no projeto, tem uma preparação melhor para responder 
aos problemas com rapidez.