396855468-Modelo-de-Projeto-Para-Organizacao-de-Evento

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[Modelo de projeto para organização de conferência] 
 
Nome da reunião: [nome da conferência] 
Planejamento 
Relação dos principais pontos a serem observados na preparação da conferência: 
 
1. Projeto Básico 
•Data: [dia] de [mês] de [ano] 
• Horário: [das XX às XX] 
• Local: [nome do local]. 
• Perfil do Público e número de pessoas aguardadas: [descrever o público que irá participar da 
conferência] 
• Quantidade de pessoas: [XX participantes] 
• Justificativa e objetivos: [descrever os objetivos da conferência] 
• Conteúdo da comunicação: [descrever conteúdos de comunicação social] 
• Conteúdo da comunicação visual: [descrever conteúdos de comunicação visual] [ ] fundo de 
palco, [ ] banner; [ ] folder; [ ] publicações, [ ] pasta 
• Cronograma de Execução: 
Ação Responsável Andamento Data 
[descrever ações] [responsável pela ação] [andamento da atividade] [data] 
 
 
 
2. Proposta de roteiro 
Apresentar uma proposta para a realização da conferência, destacando: 
• Previsão de duração [XX horas de duração]; [XX dias de duração] 
1º Dia 
Manhã – [das XX às XX] 
• apresentar a agenda/programação da 
conferência 
Tarde – [das XX às XX] 
2º Dia 
Manhã – [das XX às XX] 
• apresentar a agenda/programação da 
conferência 
Tarde – [das XX às XX] 
 
3. Convites 
• lista de convidados: [XX] 
• quantidade de convites a serem enviados: [XX convites]. 
• responsável pelo conteúdo do texto: [nome do órgão/organizador] 
 
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• responsável pela criação e produção dos convites: [nome do órgão/organizador] 
• data para envio: [data] 
• Se será impresso ou eletrônico e a partir daí definir como será a distribuição: [fax, e-mail, 
remessa ou entrega] 
• Responsável pelo envio dos convites e pelo recebimento das confirmações: [nome do 
órgão/organizador] 
• Responsável pela impressão das listas de convidados para a recepção da conferência: [nome do 
órgão/organizador] 
4. Local de realização 
Visita ao espaço escolhido para a conferência: [visita ao local para identificar as reais 
necessidades] 
• Número de pessoas que o espaço comporta: [descrever a montagem da conferência] 
Ex.: [auditório para XX pessoas, mesa montada na entrada da sala para secretaria da reunião, com 
computador e uma impressora com papel]. 
• Estacionamento: [informar se há estacionamento disponível e quantidade de vagas, se tem 
custo] 
• Toaletes: [informar a disponibilidade e locais] 
• Ar condicionado: [informar a disponibilidade] 
• Possibilidades de disposição para as peças de ambientação e peças publicitárias, considerando o 
fluxo do público.[Verificar o posicionamento] 
• Alimentação: [descrever serviços de alimentação contemplados para a conferência] 
Ex.: água e café permanente, para XX pessoas, durante todo o período da reunião; servir água e 
café na mesa diretora; 
Horários: almoço (XXh) no próprio local da conferência; 
coffee break às XXhXX; 
welcome coffee XXhXX; 
cocktail XXhXX; 
 
5. Montagem do Palco 
[descrição se haverá palco e tamanho e disposição]. 
 
6. Equipamentos e Materiais Audiovisuais 
• Sonorização: [sonorização para XX pessoas]; [pelo menos 1(um) microfone para cada 3 pessoas 
da mesa microfones da mesa diretora devem ser individuais]. (sugestão de microfone: microfone 
Goosneck, com fio, sem fio, etc). 
• Iluminação: [descrever tipo de iluminação]; 
• Registro: [XX] fotografia, [XX] filmagem, [XX] gravação de áudio, 
 
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• Equipamentos: [XX] telão, [XX] projetor, [XX] computador com internet, [XX]ponteira laser, 
passador de slides e [XX] impressora. 
• Materiais audiovisuais: [XX] computador para apresentação em Powerpoint. 
 
7. Recursos Humanos 
• [XX] operador de som, [XX] operador de projeção, [XX] cinegrafista, [XX] fotógrafo, [XX] 
recepcionistas, [XX] mestre de cerimônias, [XX] motorista, [XX] carregador, [XX] garçon, [XX] 
taquigráfo, [XX] estenotipista, [XX] intérprete, [XX] outros 
 
8. Distribuição de Material 
• Pasta de trabalho: [XX] material a ser confeccionado, além de blocos de anotações e canetas. 
 
9. Distribuição de Material 
• [XX] degravação, [XX] filmagem editada, [XX] ata, [XX] resumo executivo, 
 
10. Lista de Hospedes 
• organizar lista de hóspedes, se ficam em aptos duplos, single, Twin, suítes; 
 
11. Lista de passageiros para transfer-in/transfer-out 
• organizar lista de passageiros com nomes, horários de chegadas dos vôos no local e horários de 
partidas para organização de carros e motoristas; 
 
 
 
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Aqui apresentamos os itens básicos que devem ser providenciados para que a conferência 
transcorra adequadamente: 
 
Material para a organização lista de presenças; 
ficha de inscrição de delegados; 
cédulas para eleição de delegados; 
cédulas ou etiquetas adesivas para priorização; 
painéis identificadores das salas; 
certificados de participação. 
Kit do participante crachá; 
pasta; 
programação da Conferência; 
regulamento da Conferência; 
caderno de Propostas (Estadual); 
texto de Referência; 
regimento Interno Nacional; 
material institucional (quando houver); 
bloco de anotações ou folhas em branco; 
caneta. 
Equipamentos computadores com acesso à internet; 
linha telefônica; 
impressora multifuncional; 
sonorização; 
microfones com fio e sem fio; 
projetor de multimídia; 
telão; 
porta-banner. 
Material de consumo resmas de papel; 
canetas de cores variadas; 
etiquetas adesivas 
marca-textos; 
réguas; 
lápis; 
borracha; 
grampeadores; 
clipes; 
tesouras; 
cola; 
fita adesiva; 
fitas dupla--‐face; 
flip chart; 
pincéis atômicos de várias cores; 
copos para água e café; 
água.