CHECK LIST Completo de pré, trans e pos evento

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CHECK-LIST – PLANEJAMENTO DO PRÉ E TRANS EVENTO - “..........”.
	Nome do Evento:
	Data:
	horário
	Local:
	PRÉ EVENTO
	ATIVIDADES
	PRAZO
	RESPONSÁVEL
	STATUS
Realizado não realizado
	OBSERVAÇÃO
	Criação do tema e logo do evento
	
	
	
	
	
	Convidar e confirmar palestrante
	
	
	
	
	
	Palestrante: informar com antecedência o tempo da palestra e verificar o momento das perguntas e como serão feitas as perguntas (no microfone ou por escrito)
	
	
	
	
	
	Fechar a programação 
	
	
	
	
	
	Divulgar internamente o evento
	
	
	
	
	
	Sistema de inscrição (site)- Lista de presença
	
	
	
	
	No site do evento
	Criação do Site do evento
	
	
	
	
	
	Abrir as inscrições
	
	
	
	
	
	Cartaz (para afixar em local estratégico da escola)
	
	
	
	
	
	Folderes (distribuir no dia do evento com a programação)
	
	
	
	
	
	Faixa (para ser afixada na frente da mesa principal no dia do evento)
	
	
	
	
	
	Elaborar o banner com a programação geral
	
	
	
	
	
	Fundo do palco (video de apresentação do evento com música)
	
	
	
	
	
	Crachas para recepcionistas e staff
	
	
	
	
	
	Video e sonorização
	
	
	
	
	
	Solicitação de oficios para a busca de patrocinadores
	
	
	
	
	
	Solicitar oficios para a formalização do convite ao palestrante
	
	
	
	
	
	
ATIVIDADES
	
PRAZO
	
RESPONSÁVEL
	
STATUS
Realizado Não realizado
	
OBSERVAÇÃO
	Levantamento de todo o material necessário para a realização do evento, inclusive para o coffe
	
	
	
	
	
	Elaboração do convite do evento (para os palestrantes, professores, coordenadores e direção da ETEC)
	
	
	
	
	
	Logos dos patrocinadores e apoiadores para inserir nos cartazes, folderes, programação, banners, faixa e site do evento( em todo o material de evento)
	
	
	
	
	
	Emails para palestrantes confirmação e verificação das necessidades para a realização da palestra.
	
	
	
	
	
	Separar pastas, canetas, materiais que serão distribuidos no dia do evento aos convidados.
	
	
	
	
	
	Definir material promocionaldos nossos palestrantes e patrocinadores para distribuição no dia do evento aos convidados
	
	
	
	
	
	Solicitar a apresentação e curriculo do palestrante.
	
	
	
	
	
	Agua para palestrante e mestre de cerimônia
	
	
	
	
	
	Definição do Mestre de Cerimonia.
	
	
	
	
	
	Organização da mesa diretora (centro do palco)
	
	
	
	
	
	Organização sala vip – coffee-break (elaboração do cardápio do coffee)
	
	
	
	
	
	Definir equipe de trabalho no dia: recepcionistas; staff; montagem e desmontagem do evento.
	
	
	
	
	
	Definir uniformes e crachas para a equipe (patronizado)
	
	
	
	
	
	ATIVIDADES
	PRAZO
	RESPONSÁVEL
	STATUS
Realizado não realizado
	OBSERVAÇÃO
	Certificados para os participantes e palestrantes
	
	
	
	
	
	Elaborar a pesquisa de avaliação do evento para ser resondida pelos participantes e recolhida pela equipe.
	
	
	
	
	
	Elaborar formulário de perguntas aos palestrantes (caso as perguntas sejam feitas por escrito, definir com o palestrante como)
	
	
	
	
	
	Montar pastas para os participantes contendo: avaliação do evento; formulário de perguntas; programação; material promocional; caneta; bloco de notas, etc
	
	
	
	
	
	Acompanhar no site o número de inscritos para impressão da lista de presença e elaboração do certificados.
	
	
	
	
	
	Definição de presente para o palestrante
	
	
	
	
	
	Busca de brinde junto ao comércio para sorteio
	
	
	
	
	
	Definição de apresentação artistica e cultural no evento (estratégia)
	
	
	
	
	
	Verificar com o palestrante os equipamentos a serem utilizados por ele no dia da palestra com antecedência.
	
	
	
	
	
	Registro do evento: fotos filamgens
	
	
	
	
	
	Outros:
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	TRANS EVENTO (NO DIA) – preparar com antecedência de pelo menos 1h30 antes de inciar o evento
	Sonorização e projeção
	ATIVIDADES
	PRAZO
	RESPONSÁVEL
	STATUS
Realizado não realizado
	OBSERVAÇÃO
	Testar todos os equipamentos, slides, videos, som 1h antes do evento.
	
	
	
	
	
	Verificar os uniformes, crachas e vestimenta adequada do pessoal da organização (limpo, desamassado etc)
	
	
	
	
	
	Cuidar do acabamento dos fios (usar fita 
adesiva para fixar no chão)
	
	
	
	
	
	Video intitucional da ETEc e do Evento instalados e testados.
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	local
	ATIVIDADES
	PRAZO
	RESPONSÁVEL
	STATUS
Realizado não realizado
	OBSERVAÇÃO
	Verificar se o local está limpo
	
	
	
	
	
	Lixeiras no local de facil acesso
	
	
	
	
	
	Sinalizar os toaletes
	
	
	
	
	
	Reposição dos alimentos no coffe e outras providencias em relação aos cuidados com a alimentação.
	
	
	
	
	O pessoal responsável em montar o coffe e repor os alimentos deverão estar munidos de toca e luvas, para o manuseio dos alimentos, providenciando a proteção dos mesmos com papel filme.
	
	
	
	
	Organização da sala vip
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	Montagem
	ATIVIDADES
	PRAZO
	RESPONSÁVEL
	STATUS
Realizado não realizado
	
	OBSERVAÇÃO
	Organização das Cadeiras
	
	
	
	
	
	Pulpito
	
	
	
	
	
	Colocação do Banner com a programação do evento, na entrada do mesmo.
	
	
	
	
	
	Posicionar os microfones
	
	
	
	
	
	Verificar os computadores necessários para apresentação das palestras.
	
	
	
	
	
	Data shwo
	
	
	
	
	
	Toalhas (não amassadas trazer ferro)
	
	
	
	
	
	Flores para a decoração
	
	
	
	
	
	Som ambiente com a apresentaçao do video do evento
	
	
	
	
	
	Taças, xicaras e outras louças para o coffee e na mesa do centro do palco
	
	
	
	
	
	Materiais descartáveis (copos, pratos, guardanapos etc.)
	
	
	
	
	
	Louças finas para o coffee (sala vip): taças, xicaras; pratinhos de vidro para pates, espatulas, colher, faca etc
	
	
	
	
	
	Reservar e sinalizar a primeira fileira para os professores e demais autoridades
	
	
	
	
	
	Organizar a mesa das autoridades e cadeiras; toalha para a mesa, decoração e afixar a faixa do evento na frente da mesa
	
	
	
	
	
	Providenciar CD/pen-drive com o Hino Nacional
	
	
	
	
	Afixar o banner na entrada do evento e faixas do evento na mesa do palco
	
	
	
	
	Redigir protocolo de abertura da cerimônia para o Mestre de Cerimônia (conferir quem irá se pronunciar)
	
	
	
	
	Verificar infraestrutura (ar condicionado, energia elétrica, verificação de banheiros, saídas de emergências etc)
	
	
	
	
	Definição das recepcionistas: 01 para acompanhar e dar suporte ao palestrante; 01 para entregar-lhe uma lembrança no final da palestra.
	
	
	
	
	Definição de recepcionistas: 01 no palco; 02 de cada lado do auditório; 02 na entrada recepcionando os convidados e colhendo assinatura da presença.
	
	
	
	
	
Outras providencias:
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	Na hora do evento
	Disponibilizar água e taças para a mesa no centro do palco (palestrante, mestre de cerimonia e convidados que irão compor a mesa no centro do palco)
	
	
	
	
	Listar e confirmar a presença de autoridades convidadas
	
	
	
	
	Distribuir a pesquisa de avaliação do evento e recolher no final
	
	
	
	
	Recepcionistas: 01 para acompanhar e dar suporte ao palestrante; 01 para entregar-lhe uma lembrança no final da palestra.
	
	
	
	
	Recepcionistas: 01 no palco; 02 de cada lado do auditório; 02 na entrada recepcionando os convidados e colhendo assinatura da presença.
	
	
	
	
	
CREDENCIAMENTO DOS CONVIDADOS
	
	
	
	
	
Outras providencias:
	
	
	
	
	
Aplicação de questionário de avaliação do evento
	
	
	
	
	PÓS EVENTO
	Recolhimento do questionário de avaliação para apuração dos resultados
	
	
	
	
	Organização do ambiente, devolução dos materiais emprestados; desmontagem etc.
	
	
	
	
	Organização de todas as informações para a montagem de um portifolio
	
	
	
	
	Oficios de agradecimentos.