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AULA 3 DESENVOLVIMENTO DE CENÁRIOS E TENDÊNCIAS CONVERSA INICIAL No contexto empresarial, é preciso planejar-se para reduzir as incertezas e os riscos inerentes associados à esta atividade. O planejamento compreende uma série de atividades estruturadas e organizadas que são realizadas de forma conjunta e integrada pela direção e o staff, visando, sobretudo, a identificação de estratégias, de cenários, oportunidades e tendências mercadológicas, e como se preparar para elas. Ao planejar-se, são definidos planos de trabalho aplicados a áreas específicas do negócio, que atuam como vetores direcionadores das ações individuais e coletivas. As áreas beneficiadas com estes planos incluem o Marketing, Recursos Humanos, Vendas, Finanças e Logística, por exemplo. Já os cenários construídos e partilhados visam indicar tendências, resultados da combinação de atores e variáveis que têm potencial para impactar nos negócios, no curto, médio ou longo prazo. A metodologia do planejamento permite e proporciona à organização um modo de preparar-se de forma mais assertiva para um futuro incerto e arriscado. CONTEXTUALIZANDO Os estudos indicam que o planejamento melhora a capacidade de a organização tomar melhores decisões ao longo do tempo, pois por meio da combinação de estudos, levantamento de dados e informações, conciliando com os recursos internos, pode-se decidir de forma mais assertiva sobre o dia a dia e o futuro da organização. Quando se decide sobre o futuro, determina- se uma trilha, um caminho a ser seguido como resultado da visão que se tem no momento. Ciente ou não deste processo, as organizações combinam informações e as consolidam para decidir. Levando em conta as informações geradas no processo de construção das empresas: • 1) Como a técnica de planejamento pode reduzir as incertezas e os riscos inerentes ao negócio? • 2) De que forma as empresas podem beneficiar-se do planejamento para construir os cenários que indiquem os caminhos a serem seguidos ou evitados? • 3) Como obter uma vantagem competitiva com o planejamento estratégico de cenários? 2 TEMA 1 – A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO EMPRESARIAL NO CONTEXTO DOS CENÁRIOS Tomamos decisões todos os dias que afetam nossa existência, nossas ações, relações e nosso futuro. Quanto mais dedicamos tempo no processo decisório e criamos múltiplas opções, mais desenvolvemos nossa capacidade de estar preparado e dar o direcionamento que gostaríamos em nossas vidas. A elaboração do planejamento é um ponto de partida para este direcionamento, e reforça o entendimento de que podemos exercer uma influência significativa no controle de nossas vidas. O Planejamento – quer seja o rotineiro ou estratégico, constitui-se numa das principais ferramentas do campo da gestão ou administração, e é amplamente empregado em qualquer empresa ou setor. Quando se planeja determinadas atividades, eventos ou projetos, busca-se aumentar as chances de que o objeto do planejamento seja realizado e entregue com êxito dentro das expectativas iniciais, que podem incluir algumas especificações, como prazo, preço e responsáveis. Para Cunha (2017) planejar não é prever o futuro, mas antecipar o que pode acontecer, pois é o processo inicial preparando-nos para agir com consciência e de forma adequada, impactando numa significativa mudança de atitude. Segundo Chiavenato (2004), o processo de planejamento consiste na tomada antecipada de decisões sobre o que fazer, antes da ação ser necessária. Esta tomada de decisão inclui a análise de alternativas ou opções que se tem a respeito dos possíveis caminhos que a organização pode seguir, visando resultados desejados. Neste sentido, o planejamento inclui um processo de reflexão e avaliação contínuo entre os envolvidos, antecipando-se o que pode acontecer por meio do levantamento de informações que possam ser analisadas e criem um cenário para a tomada de decisão. Para Mueller (2003), o planejamento deve vislumbrar caminhos que possam ser percorridos e que levem ao sucesso, incluindo enxergar onde a empresa precisa chegar e selecionar alternativas viáveis para o desenvolvimento das ações necessárias para que de fato se chegue lá. A seleção de alternativas inclui a projeção das vantagens e desvantagens de cada uma em relação aos resultados que a organização visualiza. Em termos pessoais, a capacidade de planejar nos torna únicos, nos distingue uns dos outros, reforça nossa vantagem com um certo apelo de diferencial competitivo. Entende-se, no mundo empresarial, como uma 3 necessidade vital para as organizações planejarem seu futuro. Esta necessidade está diretamente relacionada com as incertezas naturais do mundo dos negócios. Castejon (2016) explica que o resultado final de um planejamento, bem-sucedido, está relacionado à capacidade de assumir riscos maiores, acreditando-se na melhora do desempenho empresarial, tornando-se necessário compreender os riscos assumidos para escolher racionalmente entre os diversos caminhos, sem embrenhar-se no ambiente de incerteza. Para Souza e Qualharini (2007), o grande benefício do planejamento é a tendência à redução dos efeitos de uma série de incertezas em um processo qualquer a ser considerado, pois trata-se de um delineamento, uma percepção provável do cenário esperado e os meios para alcançá-lo. Já Oliveira (2010) caracteriza a técnica de planejamento estratégico como um processo vital nas organizações, independente do porte, pois gera múltiplos benefícios, como a ordenação dos esforços individuais e coletivos, haja visto que o planejamento é um processo de suma importância dentro das empresas de todos os portes e setores. Neste contexto, a criação de cenários – como uma etapa do planejamento – auxilia sensivelmente a definição das variáveis e atores que impactam no dia a dia, na rotina e no futuro da empresa. No entanto, o que devemos e como devemos planejar visando ter um maior controle sobre os cenários e tendências que nos afetam? A resposta para esta indagação inclui o conhecimento das variáveis e atores que impactam no negócio para que se possa planejar assertivamente as metas, objetivos e ações. TEMA 2 – PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO O planejamento visa proporcionar um maior grau de interação entre as empresas e o entorno que a circunda, proporcionando um controle mais efetivo do direcionamento e das ações desejadas. O planejamento estratégico pode ser aplicado e executado em qualquer empresa, independente do porte, faturamento ou tamanho. A sua implantação pode ser realizada em toda a empresa ou parte Saiba mais Para compreender melhor este assunto, leia o artigo “A pertinência do planejamento estratégico para os gestores”, de Rosana Castejon, que aborda o tema do planejamento e sua importância administrativa para as empresas. http://legacy.unifacef.com.br/rea/edicao06/ed06_art02.pdf 4 dela, incluindo todos os elementos do planejamento ou também apenas parte dele. O professor e pesquisador Martinho Almeida (2001), em sua tese de doutorado sobre a importância do Desenvolvimento de um modelo de planejamento para grupos de pequenas empresas, explica que o “Planejamento Estratégico é uma técnica administrativa que procura ordenar as ideias das pessoas, de forma que se possa criar uma visão do caminho que se deve seguir (estratégia)”. Souza e Qualharini (2007) explicam que, em linhas gerais, o Planejamento Estratégico pode ser didaticamente simplificado para aplicação, em quatro passos ou etapas básicas: 1. Definir e alinhar os objetivos e os resultados esperados; 2. Levantamento das informações; 3. Tomada de decisões e planos de ações pertinentes a cada ato estratégico; 4. Buscar total respaldo dos funcionários envolvendo-os no processo decisório e participando- os por uma comunicação formal. Esta definição dos objetivos, seguida da elaboração das metas e das ações a serem desdobradas, tem maior chance de gerar resultados sem que os funcionáriosfossem efetivamente envolvidos no processo de criação do futuro desejado. A professora Neusa Maria dos Santos (2017), no trabalho sobre o Planejamento Estratégico com foco na Gestão Hospitalar, propõe uma metodologia para se pensar no construção do futuro da organização: Figura 1 – Metodologia para o Planejamento Estratégico 5 Esta metodologia leva em conta a capacidade da organização de diagnosticar-se de forma imparcial, identificando seus pontos fortes, suas fraquezas, oportunidades e ameaças, e a partir destes quatro elementos avançar na construção do futuro desejado, planejando os demais elementos e alocando- os em um documento específico. TEMA 3 – NÍVEIS DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO As empresas, normalmente, são organizadas em níveis ou camadas, na qual as pessoas são alocadas em setores ou departamentos que, em conjunto, contribuem para o atingimento dos resultados. Independentemente da posição hierárquica ou estratégica, as pessoas se organizam nestes níveis e contribuem com as atividades inerentes. Em alguns casos, em função da maior organização, conhecimento de estratégias e planejamento, ou até amadurecimento profissional, as pessoas não estão conscientes destes níveis. Quanto aos níveis do planejamento estratégico, incluindo os prazos e o foco das atividades, Andreuzza (2012), explica que: O Planejamento estratégico relaciona-se com objetivos de longo prazo e com estratégias e ações para alcançá-los que afetam a empresa como um todo, enquanto o planejamento tático relaciona-se aos objetivos de mais curto prazo e com estratégias e ações que, geralmente, afetam somente parte da empresa. Já o planejamento operacional pode ser considerado como partes homogêneas do planejamento tático, sendo a formalização, principalmente através de documentos escritos, das metodologias de desenvolvimento e implantação estabelecidos. Tem 6 foco nas atividades do dia-a-dia. De uma maneira geral, o planejamento estratégico é responsabilidade dos níveis hierárquicos mais elevados da empresa/organização, o planejamento tático é desenvolvido pelos níveis intermediários, tendo como principal finalidade a utilização eficiente dos recursos disponíveis e o planejamento operacional é elaborado pelos níveis mais baixos da organização. Figura 2 – Níveis decisórios nas organizações Decisões estratégicas Decisões táticas Decisões operacionais Fonte: Adaptado de Andreuzza, 2012. Planejamento estratégico Planejamento tático Planejamento operacional A definição dos níveis hierárquicos leva em conta principalmente a aplicação das estratégias ao longo da estrutura hierárquica da organização, partindo do pressuposto que a empresa adotará o planejamento de forma sistemática em todas as suas áreas, subáreas e departamentos internos. Para Juliana Lima (2017), escritora do Portal dos Administradores, o administrador deve possuir equilíbrio e pulso firme na hora de planejar, mostrando confiabilidade a seus colaboradores. Ainda segundo a escritora, os 3 níveis possuem o seguinte delineamento: � No nível estratégico, deve-se definir o que se deseja alcançar num prazo estabelecido e empregar as ações para realizar. Também deve-se definir o cenário, ou seja, prever a situação interna e externa da organização para o futuro, formulando um planejamento estratégico, definindo as decisões que serão tomadas e os rumos a seguir. � No nível tático, as pessoas envolvidas têm o objetivo do desdobramento da estratégia, por meio da definição de metas e buscando condições adequadas para que elas sejam realizadas. Aqui, são envolvidos os coordenadores, supervisores, gerentes e eles buscam cuidar dos 7 processos dos recursos, das pessoas envolvidas, alinhando as decisões estratégicas. � No nível operacional, é uma função gerencial que busca especificar e alocar os recursos que devem estar disponíveis para cada processo ou produto e fornece os respectivos cronogramas de implantação. Esse planejamento pode ser anual, bienal, mensal, semanal ou trimestral, especificando quais recursos estão disponíveis para os serviços ou produtos, e utilizando esses cronogramas. O planejamento operacional está ligado à eficiência. A adequação do planejamento ao longo dos níveis decisórios deve levar em conta a estrutura hierárquica existente ou ainda a ser desenvolvida, pois, uma vez que a estratégia é concebida e os cenários são delimitados, a comunicação entre estes níveis tem a capacidade de disseminar as informações, permitindo e proporcionando um maior engajamento dos atores neste processo. TEMA 4 – ELABORAÇÃO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO A construção do planejamento deve levar em conta todas as informações disponíveis no entorno organizacional. Diversos critérios e técnicas podem ser empregadas neste processo, o qual deve-se privilegiar, sobretudo, a melhoria da capacidade da empresa combinar seus recursos, otimizar seus processos e preparar-se ou construir um futuro desejado. A Fundação Nacional da Qualidade (FNQ), em um estudo prospectivo, apresenta oito passos para a elaboração do planejamento estratégico: 1. Análise dos ambientes externo e interno: Conhecer os fatores ambientais que estão no entorno da organização: o macroambiente, que inclui os cenários político, legal, econômico, social e tecnológico em que a empresa está inserida; o ambiente operacional ou setor de atuação, que envolve os comportamentos dos clientes, fornecedores, concorrentes e mercado-alvo; e, por fim, o ambiente interno, que determina as forças e fraquezas da organização. 2. Definir e disseminar a visão da empresa: Deixar claro o que se espera da empresa, para onde ela deseja ir, determinando seu posicionamento. A comunicação da visão para todos os envolvidos e afetados contribui para que todos compartilhem e persigam os mesmos ideais, potencializando a colaboração de cada um dentro da organização. 8 3. Estabelecer as estratégias para alcançar a visão: Ao se definir a visão, a empresa deve estabelecer as ações para direcionar esforços a fim de alcançar seus objetivos elencados, pois isso contribuirá para o posicionamento da organização, sua competitividade e uma contribuição em sua continuidade e legado. 4. Criar indicadores e metas: Indicadores visam avaliar e mensurar, por meio de resultados quantitativos, o atingimento dos resultados anunciados nas metas e nos objetivos. As metas permitem a definição dos níveis de resultados esperados, possibilitando uma análise global do desempenho do negócio. 5. Desenvolver planos de ação: O desdobramento das estratégias deve ser feito em metas e ações, que indicam o que a empresa precisa realizar para lograr os resultados. Planos de ação bem-elaborados explicitam os responsáveis, prazos, recursos e demais componentes administráveis no processo. 6. Divulgar as estratégias, as metas e os planos: A comunicação interna das estratégias, das metas e dos seus indicadores e planos de ação é vital para o engajamento das pessoas na causa comum. Quando for pertinente, outras partes interessadas devem ser comunicadas para alinhar interesses e prevenir problemas de relacionamento comercial e institucional. A informação pode ser transmitida em quadros de aviso, folders, intranet, boletins informativos, memorandos internos, apresentações da direção da empresa, eventos de conscientização e, até, canais informais. 7. Monitorar as ações: Ao dar início à prática das ações planejadas, é preciso acompanhar, por meio de reuniões periódicas, todas as etapas para garantir que seja seguido o planejamento previsto, a fim de atingir o sucesso almejado. Os sistemas de informação devem apoiar o monitoramento da implementação dos planos de ação. 8. Fazer revisões das estratégias: Novos cenários e mudanças nos ambientes externos e internos surgem constantemente no mercado. A promoção de revisões periódicas das estratégias ajuda a organização a se antecipar a possíveis riscos do planejamento,que pode se inviabilizar por conta de alterações inesperadas ou imprevistas no ambiente ao redor da organização. 9 Figura 3 – Oito passos para a elaboração do planejamento estratégico Análise dos ambientes externo e interno Definir e disseminar a visão da empresa Estabelecer as estratégias para alcançar a visão Criar indicadores e metas Desenvolver planos de ação Divulgar as estratégias, as metas e os planos Monitorar as ações O caminho da construção do planejamento exige uma postura rigorosa da organização para que, uma vez identificados os passos, se dedique o tempo pertinente entre os envolvidos para que se gere um planejamento consistente com a realidade, necessidades e expectativas. O estudo sobre Planejamento Estratégico da FNQ (2014) permite um aprofundamento da técnica de se construir os planos organizacionais e se compreender o ambiente da organização. TEMA 5 – PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO COMO DIFERENCIAL COMPETITIVO Algumas empresas realizam suas atividades sem ter um foco claro para onde estão indo em termos de visão de negócio, e acabam não desenvolvendo um plano que as permita chegar lá, com objetivos claros e consistentes. Essas empresas acabam sendo vistas pelo mercado como organizações “comoditizadas” – padronizadas, comuns ou simplistas –, que prestam serviços e entregam produtos sem foco no cliente, na qualidade ou no processo. Neste Fazer revisões das estratégias 10 sentido, algumas ferramentas permitem uma diferenciação, uma melhoria na capacidade de fazer as coisas de forma diferente e mais eficiente, como o planejamento estratégico. Organizações que investem na elaboração e manutenção de um Planejamento Estratégico têm como benefícios a ordenação dos esforços, a estruturação de metas claras, o reconhecimento do ambiente e o estabelecimento de objetivos de longo prazo (Oliveira, 2010). Rodrigues (2010) afirma que objetivos coerentes e a compreensão do negócio são fundamentos importantes para uma estratégia adequada, tendo em vista o desejo de se alcançar um diferencial em um determinado mercado, pois, deste modo, uma vantagem competitiva é conquistada por meio de uma ótima estratégia estabelecida, baseadas em dois fatores: compreensão do negócio e objetivos coerentes. O planejamento estratégico auxilia as empresas em seu processo de diferenciação no mercado, porque incorpora em sua metodologia tanto a atividade de formulação dos objetivos e metas, a definição das ações a serem adotadas para a sua execução e os desmembramento em indicadores de performance. Essas etapas são conduzidas com a finalidade de melhorar a capacidade da empresa de ter um desempenho diferente e, como consequência, diferenciar-se competitivamente no mercado, posicionando-se como única no mercado. Existem três fatores que podem ajudar a definir o posicionamento de uma empresa segundo sua estratégia, tendo em vista a vantagem competitiva: (Rodrigues, 2010): Sinergia: A organização segundo sua estratégia, deve criar harmonia entre suas atividades e seus praticantes. Posicionamento: As atividades envolventes devem ser consideradas posição exclusiva para a criação de uma estratégia bem elaborada. Posições excludentes (trade-off): Nesta ocasião, deve-se optar pelo o que não deve ser feito, ou seja, as escolhas dentro de uma empresa devem ser feitas com muita cautela. Isto porque o alinhamento entre a empresa e o ambiente geralmente está em constante mudança, forçando muitas vezes as organizações a mudarem suas características. A combinação desses fatores, aliados à uma estratégia eficaz, impulsionam a capacidade da organização de atingir um posicionamento diferenciado, utilizando seus atributos como uma vantagem mercadológica. 11 Saiba mais Observe o artigo sobre a “Excelência no atendimento: diferencial competitivo”, de Fernando Topanotti Rodrigues, para compreender melhor este assunto. https://docplayer.com.br/12772921-Excelencia-no-atendimento-diferencial- competitivo.html FINALIZANDO No início desta aula foi proposta uma reflexão: Levando em conta as informações geradas no processo de construção das empresas: • 1) Como a técnica de planejamento pode reduzir as incertezas e os riscos inerentes ao negócio? • 2) De que forma as empresas podem beneficiar-se do planejamento para construir os cenários que indiquem os caminhos a serem seguidos ou evitados? • 3) Como obter uma vantagem competitiva com o planejamento estratégico de cenários? A questão para reflexão proposta – resposta – é: • 1) O Planejamento contribui na redução das incertezas, pois permite à organização antecipar-se interna e externamente, obtendo informações sobre o mercado. • 2) As empresas conseguem beneficiar-se com o planejamento em relação aos cenários, definindo os fatores ambientais, incluindo os atores e variáveis que impactam no negócio e têm potencial de afetá-la. • 3) A vantagem competitiva com o planejamento estratégico de cenários vem da possibilidade de diferenciar-se no mercado, antecipando-se aos concorrentes. 12 REFERÊNCIAS ANDREUZZA, M. G. S. B. Planejamento Estratégico. Revista Sagres: Política e gestão estratégica aplicadas. Universidade Federal do Paraná, 2012. Disponível em: <http://www.madeira.ufpr.br/disciplinasgarzel/12.pdf>. Acesso em: 10 jan. 2018. CHIAVENATO, I. Gestão de pessoas. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004. CUNHA, M. H. Curso de Formação de Agentes Públicos e Gestores Culturais: Planejamento Estratégico e Plano de Ação. Disponível em: <http://www.cultura.rj.gov.br/curso-gestores-agentes/textos/ planejplanacao.pdf>. Acesso em: 10 jan. 2018. FNQ – Fundação Nacional da Qualidade. Planejamento Estratégico. Caderno 11, 2014. Disponível em: <http://www.fnq.org.br/informe-se/ publicacoes/e- books>. Acesso em: 10 jan. 2018. MUELLER, C. J. Modelo de gestão integrando planejamento estratégico, sistemas de avaliação de desempenho, e gerenciamento de processos. Programa de Doutorado em Engenharia na Universidade Federal do Rio Grande do Sul. 2003. Disponível em: <http://www.producao.ufrgs.br/arquivos/ publicacoes/claudio_muller_tese.pdf>. Acesso em: 10 jan. 2018. OLIVEIRA, D. D. Planejamento estratégico: conceitos, metodologia e práticas. 28. ed. São Paulo: Atlas S.A., 2010. SANTOS, N. M. dos. Planejamento Estratégico: como foco na Gestão Hospitalar. VII Convibra Administração – Congresso Virtual Brasileiro de Administração. Disponível em: <http://www.convibra.com.br/upload/paper/ adm/adm_822.pdf>. Acesso em: 10 jan. 2018. SOUZA, W.; QUALHARINI, E. O planejamento estratégico nas micro e pequenas empresas. III Workshop Gestão Integrada: Riscos e Desafios São Paulo, 2007. Centro Universitário Senac. Disponível em: <http:// www.sp.senac.br/pdf/24848.pdf>. Acesso em: 10 jan. 2018. CASTEJON, R. A pertinência do planejamento estratégico para os gestores. Revista Eletrônica de Administração. Uni-Facef. v. 15, n. 2 (2016). Disponível em: <http://legacy.unifacef.com.br/REA/edicao06/ ed06_art02.pdf>. Acesso em: 10 jan. 2018. 13
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