Importância da Gestão de Compras

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GESTÃO DE COMPRAS
Trata-se do processo para aquisição de bens e serviços de modo mais vantajoso para as empresas. Isto é, com bons fornecedores que suprem a demanda e ainda com preços dentro do orçamento, geralmente vindo da diretoria.
Apesar de parecer simples, é um trabalho constante de análise de qualidade e negociação financeira. Um fornecedor escolhido hoje, por exemplo, pode não ser a melhor escolha daqui um mês se a qualidade do produto cair ou o preço ficar acima do valor disponível para a compra.
Portanto, a gestão de compras envolve as etapas básicas de: entender a necessidade interna, pesquisar as opções no mercado, selecionar fornecedor e negociar a compra, efetuar a compra e, por fim, avaliar o resultado. Claro, desconsiderando riscos como atrasos de entrega, cobranças abusivas e outras lidas que fogem a este processo padrão e recaem sobre o setor.
Qual a diferença entre gestão de compras e suprimentos/suply?
Geralmente a área de compras atende às duas demandas: compras gerais e suprimentos mas, algumas empresas separam esses operações já que compras está sempre lidando com fornecedores novos enquanto suprimentos tem um trabalho maior na gestão de fornecedores recorrentes.
Compras irá cuidar da aquisição de bens e serviços pontuais tal qual um bufê para um evento de final de ano. Enquanto suprimentos adquire os recursos necessários para empresa operar desde itens tangíveis como plástico ou papel até os intangíveis como um software de contratos.
Nem toda empresa separa as duas demandas. Assim, pode ser que no negócio que você atua, compras também cuide de suprimentos. A separação será mais conceitual.
No processo de gerir as compras, a operação de suprimentos exige um relacionamento mais próximo com os fornecedores e a possibilidade renovações e análise de contratos frequentes. Deste modo, o setor também deve ter um processo padrão para a gestão dos contratos de compra, ainda que elaborados pelas empresas vendedoras.
Qual a importância da gestão de compras?
O primeiro e principal aspecto importante é garantir os recursos materiais tangíveis e intangíveis para operação do negócio. Nenhum empresa produz 100% do que consome, portanto sempre irá fazer compras tanto recorrentes como pontuais.
Além disso, pensando em um processo otimizado de gestão de compras, isto é: com análise de fornecedores, cotação de preços, atenção à qualidade e outros, buscando fazer a melhor compra e não apenas comprar os benefícios vão além.
Listamos abaixo alguns deles:
1. Redução de Custos:
· Negociação com fornecedores:
· Obter melhores preços e condições de pagamento;
· Buscar alternativas mais vantajosas no mercado;
· Criar um relacionamento estratégico com fornecedores confiáveis.
· Otimização do estoque:
· Níveis adequados de estoque para evitar desperdícios e rupturas;
· Redução de custos de armazenagem e capital de giro.
· Compra estratégica:
· Analisar o histórico de compras e identificar oportunidades de economia;
· Centralizar as compras para obter maior poder de negociação;
· Utilizar ferramentas de análise de dados para identificar padrões e tomar decisões mais inteligentes.
2. Aumento da Qualidade:
· Definição de critérios de qualidade para os produtos e serviços a serem adquiridos;
· Busca por fornecedores que ofereçam produtos de alta qualidade e confiabilidade;
· Implementação de um processo de controle de qualidade para garantir que os produtos recebidos atendam às especificações da empresa;
· Monitoramento do desempenho dos fornecedores e avaliação contínua da qualidade dos produtos.
3. Melhoria da Eficiência Operacional:
· Otimização do processo de compras:
· Automatização de tarefas repetitivas;
· Implementação de um sistema de gestão de compras;
· Redução do tempo e dos recursos gastos no processo de compras.
· Melhoria da comunicação entre os departamentos envolvidos no processo de compras.
· Redução de erros e falhas no processo de compras.
4. Aumento da Lucratividade:
· Redução dos custos de compra.
· Aumento da qualidade dos produtos e serviços.
· Maior competitividade no mercado.
· Aumento da margem de lucro.
5. Vantagens Competitivas:
· Negociação de preços e prazos de entrega mais vantajosos.
· Maior capacidade de adaptação às mudanças do mercado.
4 erros comuns na hora de fazer a gestão de compras da empresa.
Como abordamos no tópico anterior, a gestão de compras é responsável por preços mais competitivos no mercado, aumento da margem de lucro, aquisição de produtos e serviços de maior qualidade entre outros benefícios. Contudo, só será benéfica se bem feita. Alguns erros no processo de gestão de compras podem estar aumentando os custos da empresa e gerando retrabalho ao setor.
Primeiro erro comum: desatenção na gestão de estoque.
Excesso de estoque e matéria prima parada significa dinheiro parado que poderia estar sendo investido em outras áreas com retorno mais imediato. A empresa precisa encontrar um equilíbrio entre ter estoque para manter a operação semanal sem depender diariamente do fornecedor mas, ao mesmo tempo não comprar excessos.
Em algumas indústrias como de alimentos e farmacêutica o estoque pode inclusive vencer e ter uma perda financeira real.
Para fazer este calculo, indicamos que você analise o histórico de vendas do período, se há alguma data sazonal que aumenta ou reduz as vendas considere-a. Com base nisso calcule quanto de matéria prima será necessária, o capital disponível para compra e também o espaço disponível para estocagem.
Apoiado nessas informações determine a frequência e quantidades das compras de estoque. Seu caso pode ser: tenho muito espaço, uso matéria prima não perecível e tenho dinheiro disponível para compra de suprimentos do mês inteiro de acordo com as vendas previstas. Neste caso faz sentido a estocagem de maior volume.
Entretanto, pode ser que todos estes fatores se apliquem ao seu negócio menos a parte financeira pois o capital de giro é pequeno, então estocar significaria tirar dinheiro de outras áreas.
Segundo erro: Não refazer orçamentos.
Pela alta demanda de atividades, os gestores de compras estão suscetíveis ao erro de não revisitar os orçamentos de fornecedores de longa data ou orçar com poucos fornecedores a compra de novos itens.
Quando encontramos uma empresa confiável, com valor dentro do ticket esperado e com entrega de qualidade é normal manter compras recorrentes com este fornecedor.
O erro aqui é não olhar o que há de novo neste mercado, depender apenas de um fornecedor torna a sua empresa suscetível a falta de insumos caso este parceiro tenha problemas internos.
Para ter uma segunda alternativa a mão, a cada 6 meses cote com novas empresas e refaça orçamentos antigos. Talvez o orçamento de uma empresa excelente que era inacessível agora esteja dentro do seu ticket.
Na compra no novos itens a dica é: não feche com o primeiro fornecedor, cote ao menos três opções para comparar custo-benefício.
Dica extra: se você cotou um software a alguns meses e ele não tinha todas as funcionalidades que você precisava mas o preço e atendimento foram atrativos revisite esta empresa. Negócios SaaS renovam o produto semanalmente e a demanda que não podiam atender antes, agora será possível.
Por exemplo, o Projuris contratos agora conta com assistente IA para agilizar a elaboração e gestão de contratos ativos.
Terceiro erro: olhar apenas para preços e ignorar qualidade.
A escolha do fornecedor deve levar em conta custo-benefício e não custo isoladamente. O orçamento mais barato pode não oferecer a qualidade buscada.
Portanto, escolher apenas pelo preço e ignorar a qualidade do serviço ou produto a ser adquirido é uma chave para o fracasso. A chance de não suprir a necessidade interna que demandou a compra é maior do que quando a escolha é baseada em qualidade.