Novo Formato de Arquivamento

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Academia Saúde e Vida
Prezados colaboradores,
Nós da Academia Saúde e Vida gostaríamos de comunicar que pensando na maior agilidade, conforto e praticidade de vocês tivemos algumas alterações no formato de arquivamento de alguns documentos. 
Com a ideia de gerenciar o fluxo de documento e não apenas organizar pensamos neste novo formato. 
Seguem os documentos que houveram alteração no formato de arquivamento, deixaremos mais detalhado nos slides a seguir:
Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente da empresa;
Controle de distribuição de equipamentos de proteção individual (EPIs) e uniformes da empresa;
Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias;
Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos pessoais.
Planilhas de controle de entrada e saída do expediente da empresa
Método de Arquivamento: Método numérico simples
Tipos de Arquivos: Arquivos ativos (temporários)
Justificativa: O método numérico simples permite a ordenação sequencial das planilhas de controle de entrada e saída do expediente por número de identificação única dos funcionários. Utilizar arquivos ativos facilita a rápida identificação e acesso durante o período em que são usados diariamente.
01
Controle de distribuição de EPIs e uniformes da empresa
Método de Arquivamento: Método específico ou por assunto
Tipos de Arquivos: Arquivos de prosseguimento (para controle ativo) / Arquivo inativo (intermediário)
Justificativa: A organização por assunto permite categorizar os documentos conforme os diferentes tipos de EPIs e uniformes. Arquivos de prosseguimento são úteis para o controle ativo, enquanto os arquivos inativos mantêm registros para referência futura ou auditoria.
02
Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias
Método de Arquivamento: Método alfabético numérico
Tipos de Arquivos: Arquivos inativos (intermediários)
Justificativa: A combinação alfabética numérica pode organizar esses documentos em ordem alfabética e, dentro de cada letra, sequencialmente por número de identificação de funcionário ou de documento. Arquivos inativos garantem acesso organizado para fins históricos e de referência.
03
Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos pessoais
Método de Arquivamento: Método simplificado
Tipos de Arquivos: Arquivo morto (permanente)
Justificativa: Um método simplificado oferece uma abordagem direta e fácil para a organização das pastas dos colaboradores. Os arquivos mortos mantêm documentos permanentes, como contratos e registros históricos.
04
Conto com a colaboração de todos os envolvidos para que a nova forma de arquivamento seja aderida com sucesso.
Em caso de dúvidas estamos a disposição.
—Diretoria, Academia Saúde e Vida
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