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CURRÍCULO DO CONTEUDISTA O professor Tito Costa é engenheiro eletricista formado pela Universidade Federal do Ceará – UFC (2004), com especialização em Controladoria Finanças de Empresas pela FIPECAFI/USP (2007), mestre em Engenharia Elétrica pela Universidade de Brasília – UnB (2013) e doutor em Engenharia Florestal pela UnB (2021). Profissional atuante na área de energia elétrica, com ênfase em regulação do setor elétrico e sistemas de transmissão de energia. Atualmente vinculado à Agência Nacional de Energia Elétrica – ANEEL, ocupando o cargo de Assessor de Gestão da Superintendência de Regulação dos Serviços de Transmissão e Distribuição, e professor da Universidade de Brasília - UnB. http://lattes.cnpq.br/1068744176859901 http://lattes.cnpq.br/1068744176859901 Apresentação da disciplina Bem-vinda, bem-vindo à disciplina SISTEMAS GERENCIAIS DE INFORMAÇÃO Esta disciplina foi desenvolvida na modalidade EaD (autoinstrucional), buscando viabilizar os conhecimentos a respeito dos sistemas gerenciais de informação. Para atingir a meta da ação educacional, a disciplina foi organizada em 3 (três) capítulos: ● Capítulo I – Sistemas Gerenciais de Informação ● Capítulo II – Conceito, evolução histórica, funções, importância e tipos ● Capítulo III – Programas aplicativos de bancos de dados A disciplina também apresenta um estudo de caso para reforçar os conhecimentos apresentados. Bons estudos! Capítulo I – Sistemas Gerenciais de Informação Sistema é um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam certa função. O sistema também pode ser considerado como o núcleo central ou o foco de estudo dentro de um processo administrativo. Figura 1 – Representação de um sistema genérico (OLIVEIRA, 2018) Os gestores adotam uma abordagem sistêmica para analisar uma organização. Nesse contexto, a organização pode ser vista como um conjunto complexo de canais pelos quais fluem produtos, serviços, recursos e informações, tanto internamente, de ponta a ponta da empresa, quanto externamente, entre a organização e seu ambiente, em que existem fatores não controláveis. Portanto, é essencial fazer a distinção entre dados e informações. A diferença entre dados – ou um conjunto de dados – e informações, que auxiliam no processo de tomada de decisões, é o conhecimento que elas proporcionam ao tomador de decisões. Dados são elementos identificados em sua forma bruta, que, por si só, não levam à compreensão de um fato ou de uma situação específica. Portanto, os executivos devem obter o conhecimento necessário para o processo decisório a partir dos dados transformados, que fornecem um elemento de ação dinâmico. Essa situação dinâmica permite que o executivo se posicione diante de um problema ou de uma situação específica. Assim, a informação é o dado trabalhado que permite ao executivo tomar decisões (OLIVEIRA, 2018). Dados são elementos identificados em sua forma bruta, que, por si só, não levam à compreensão de um fato ou de uma situação específica. Informação é o dado trabalhado que permite ao executivo tomar decisões (OLIVEIRA, 2018). Com as informações disponíveis, o gestor pode realizar o planejamento, a organização, o monitoramento e a direção da organização. Portanto, o aspecto gerencial envolve o desenvolvimento e a consolidação do processo administrativo, representado pelas funções de planejamento, organização, direção, gestão de pessoas e avaliação, com o objetivo de otimizar os resultados da empresa. É importante apresentar o conceito gerencial de forma intrínseca ao processo administrativo, pois muitas vezes os executivos negligenciam todos os aspectos envolvidos e apenas dirigem a empresa sem uma base administrativa sólida. Ou seja, eles não planejam a situação desejada e nem os meios para alcançá-la; não organizam os recursos para facilitar a conquista dos resultados delineados pelo planejamento e, consequentemente, não podem controlar e avaliar nada, pois não estabeleceram antecipadamente os resultados a serem alcançados (OLIVEIRA, 2018). Dessa forma, os Sistemas Gerencias de Informações (SIG) são compostos por pessoas, equipamentos, procedimentos, documentos e comunicações que coletam, validam, executam operações, transformam, armazenam, recuperam e apresentam dados para uso no planejamento, no orçamento, na contabilidade, no controle e em outros processos gerenciais, com diversos propósitos administrativos. Os sistemas de processamento de informações se tornam Sistemas Gerencias de Informações quando sua finalidade vai além da mera orientação para o processamento de transações, passando a ter foco na tomada de decisões gerenciais. Agora para ampliar o seu conhecimento a respeito do conteúdo abordado até aqui, acesse o vídeo: • por meio do endereço eletrônico: <https://www.youtube.com/watch?v=xBJlHnpzDoo> • ou por meio do Leitor QR Code a seguir. https://www.youtube.com/watch?v=xBJlHnpzDoo Capítulo II - Conceito, evolução histórica, funções, importância e tipos Oliveira (2018) comenta que o século XX é considerado o século da era da informação e que, a partir dele, a informação começou a fluir a uma velocidade impressionante por meio dos mais variados canais. Os acontecimentos, desde a Revolução Industrial até o surgimento da internet, fizeram o ser humano aprender a lidar todos os dias com um número muito grande de informações. A informação é considerada uma fonte de poder, uma vez que, por meio da análise dos acontecimentos passados, é possível compreender o presente e tentar antever o futuro. É na informação que se baseiam os Sistemas de Informação – SI, que, antes mesmo da popularização dos computadores, já existiam. Em sua origem, os SI restringiam-se a técnicas de arquivamento e pesquisa de informação em grandes arquivos. Era normal existir uma pessoa encarregada de registrar os dados, organizá-los, catalogá-los e, quando necessário, recuperá-los. O desenvolvimento de aplicações foi, durante muito tempo, a principal preocupação dos SI, mas, hoje em dia, foca-se na gestão de Tecnologia da Informação – TI como um todo, sendo as próprias estratégias de desenvolvimento de SI cada vez mais variadas e complexas, incluindo métodos orientados a objetos, sistemas empresariais integrados e outsourcing, para além do tradicional autodesenvolvimento e da compra de pacotes de software. O Quadro 1 apresenta uma evolução histórica dos SI, desde os sistemas de processamento de dados até os sistemas de informação interconectados pela internet. Fase Período Característica Processamento de dados 1950-1960 Sistemas de processamento eletrônicos de dados; processamento de transações, manutenção de registros e aplicações contábeis tradicionais. Relatórios administrativos 1960-1970 SI gerencial; relatórios administrativos de informações pré-estipuladas para apoiar a tomada de decisões. Apoio à decisão 1970-1980 SAD: apoio interativo e ad hoc ao processo de tomada de decisões gerenciais. Apoio estratégico ao usuário final 1980-1990 Sistemas de computação do usuário final: apoio direto à computação para produtividade do usuário final e colaboração de grupos de trabalho. Sistemas de suporte a executivos: informações críticas para a alta gerência. Sistemas especialistas: conselho especializado baseado em conhecimento para usuários finais. Sistemas de informação estratégica. Produtos e serviços estratégicos para obtenção de vantagem competitiva. Empresa e conexão em rede global A partir de 1990 SI interconectados: sistemas direcionados ao usuário final, à empresa, à computação, às comunicações e à colaboração intraorganizacionais, incluindo operações e administração globais nainternet, nas intranets, nas extranets e em outras redes empresariais e mundiais. Quadro 1 – Evolução histórica dos SI (OLIVEIRA, 2018; com adaptações) 2.1 Tipos de sistemas de informação As três principais categorias de sistemas são: 1. operacional; 2. tático (gerencial); e 3. estratégico (alta administração). 1. Nível operacional SI operacionais, também conhecidos como STP — ou Transaction Processing System (TPS) —, são sistemas de apoio às operações empresariais ou sistemas de controle que (SILVA; BARBOSA; JR., 2019): • atuam no processamento de operações e transações rotineiras cotidianas, no seu detalhe, incluindo os respectivos procedimentos; • controlam os dados detalhados das operações das funções empresariais imprescindíveis ao funcionamento da empresa, auxiliando a tomada de decisões do corpo técnico das unidades departamentais; e • possuem como usuários o corpo técnico (engenheiros, assistentes), dividido em setores ou subunidades departamentais. As características desses sistemas são: • foco – transações rotineiras; • função básica – registrar transações; • origem dos dados – operações internas no contexto empresarial; • nível de agregação – dados analíticos precisos; • volume de dados gerados – grande (devem ser tratados rapidamente); • pessoal – pouca ou nenhuma responsabilidade gerencial; e • operadores – exigência de pouca decisão. Exemplos: transações bancárias, emissão de contas telefônicas mensais, folha de pagamento com emissão de contracheque. 2. Nível tático Sistemas Gerencias de Informações ou Sistemas de Informações Gerenciais - SIG, ou Manage Information System (MIS), também são conhecidos como sistemas de apoio à gestão empresarial ou sistemas gerenciais. São definidos como o estudo dos SI nas empresas e na administração. Atendem gerentes do nível médio, resumem e relatam as operações básicas da empresa. Os dados básicos de transações obtidos dos SPT são comprimidos e comumente apresentados em relatórios. Produzidos segundo uma programação periódica, eles (SILVA; BARBOSA; JR., 2019): • executam o processamento de grupo de dados das operações e transações operacionais, transformando-os em informações para gestão; • trabalham com dados agrupados (ou sintetizados), auxiliando a tomada de decisões do corpo gestor ou gerencial, em sinergia com outros setores; e • utilizam as informações produzidas para otimizar determinada área ou função, e não a empresa inteira. Possuem como usuários os técnicos com funções de supervisão e gerência organizacional. As características desses sistemas são (SILVA; BARBOSA; JR., 2019): • foco – informações para decisões gerenciais; • função básica – consulta a informações; • nível de agregação – dados agregados; • origem dos dados – operações internas e fontes externas; • volume dos dados – dados agregados. Exemplos: orçamento anual, sistemas de planejamento, controle de produção. 3. Nível estratégico Os Sistemas de Apoio à Decisão – SAD têm como objetivo auxiliar os gerentes de nível médio na tomada de decisões que não são comuns. Eles lidam com problemas específicos e em constante mudança, para os quais não há um procedimento de resolução totalmente definido. Embora os SAD façam uso de informações internas provenientes de Sistemas de Apoio à Decisão – SPT e Sistemas de Informação Gerenciais – SIG, eles frequentemente recorrem a informações de outros sistemas e fontes externas. Esses sistemas utilizam uma variedade de modelos para analisar os dados ou resumir grandes quantidades de dados em um formato que possa ser compreendido pelos tomadores de decisões. Eles são projetados para permitir que os usuários trabalhem diretamente com eles, utilizando software de fácil interação. Os SAD apoiam decisões relacionadas à determinação de preços, à utilização de recursos, ao gerenciamento da cadeia de suprimentos e ao gerenciamento do relacionamento com o cliente. Além disso, eles podem ser utilizados para criar cenários de negócios alternativos. Existem também SAD disponíveis na web, voltados para consumidores e gerentes. O sistema de software do SAD contém ferramentas utilizadas para a análise de dados. Ele pode incluir várias ferramentas de Processamento Analítico On-line – OLAP, ferramentas de mineração de dados ou um conjunto de modelos matemáticos e analíticos que podem ser disponibilizados para o usuário do SAD (SILVA; BARBOSA; JR., 2019). Agora para ampliar o seu conhecimento a respeito do conteúdo abordado até aqui, acesse o vídeo: • por meio do endereço eletrônico: <https://www.youtube.com/watch?v=yHHB44sjpU0> • ou por meio do Leitor QR Code a seguir. 2.2 Tipos de relatórios e vantagens A Figura 2 mostra um formulário característico de lançamento de dados, e a Figura 3 apresenta um relatório típico. Os formulários de lançamento de dados são usados para ler, inserir, modificar e apagar dados. Os relatórios exibem os dados em um contexto estruturado. Figura 2 – Exemplo de um formulário eletrônico https://www.youtube.com/watch?v=yHHB44sjpU0 Alguns relatórios, como o da Figura 3, computam também valores à medida que apresentam os dados. Um exemplo disso é a computação do Total da Avaliação de Meio de Período na Figura 3. Uma possível definição de informação é “dados apresentados em um contexto significativo”. A estrutura desse relatório gera informação porque mostra os dados do aluno em um contexto que será ́significativo para o professor. Figura 3 – Ilustração de um relatório (KROENKE, 2012) Os programas de DBMS1 oferecem recursos sólidos e abrangentes para a consulta de dados em um banco de dados. Por exemplo, suponhamos que o professor que utilize o banco de dados do aluno lembre-se de que um deles tenha feito referência ao tópico “barreiras para ingresso no mercado” por ocasião de uma visita à secretaria, mas não se recorde do aluno ou de quando isso aconteceu. Se houver centenas de alunos e visitas registradas no banco de dados, o professor terá́ de dedicar algum esforço e tempo para procurar esse evento em todos os registros de visitas à secretaria. O DBMS, no entanto, é capaz de encontrar qualquer registro rapidamente. 1 O DBMS – Database Management System – é um sistema que ajuda no gerenciamento, na segurança e na manipulação das informações dentro do banco de dados, de forma centralizada e organizada, para que toda a empresa tenha acesso de modo ágil, confiável e compartilhado. Capítulo III - Programas aplicativos de bancos de dados Embora formulários, relatórios e consultas sejam eficientes para funções padronizadas, muitos aplicativos exigem requisitos específicos que não podem ser atendidos por meio deles. Por exemplo, consideremos o aplicativo de lançamento de dados ilustrado na Figura 4. O que fazer quando apenas uma parte da solicitação do cliente pode ser atendida? Se um cliente solicitar dez dispositivos, mas houver apenas três em estoque, deveria ser gerado automaticamente um pedido pendente para os outros sete dispositivos? Ou seriam necessárias outras ações? Figura 4 – Uso diverso de aplicativo de banco de dados (KROENKE, 2012) Os programas aplicativos processam a lógica específica para determinada necessidade de trabalho. No banco de dados do Aluno, um exemplo de aplicação é a atribuição de notas ao final do período. Se o professor lançar as notas em uma curva, o aplicativo lê os pontos de interrupção para cada nota a partir de um formulário e depois processa cada linha na tabela do Aluno, atribuindo uma nota com base nos pontos de interrupção e no número total de pontos recebidos. Outra forma de uso importante dos programas aplicativos consiste em permitir o processamento por meio da internet. Para esse uso, o programaaplicativo serve como um intermediário entre o servidor de internet e o banco de dados. O programa aplicativo usuário aperta um botão “enviar”, além de ler, inserir, modificar e apagar dados contidos no banco de dados (KROENKE, 2012). A Figura 5 mostra quatro programas aplicativos diferentes para banco de dados rodando em um servidor de internet. Os usuários que utilizam um navegador conectam-se ao servidor de internet pela rede. O servidor de internet direciona as solicitações do usuário ao programa aplicativo adequado. Cada programa, então, processa o banco de dados conforme necessário, gerando relatórios específicos. Figura 5 – Quatro programas aplicativos em um computador servidor de internet (KROENKE, 2012) Agora para ampliar o seu conhecimento a respeito do conteúdo abordado até aqui, acesse o vídeo: • por meio do endereço eletrônico: <https://www.youtube.com/watch?v=kMznyI7r2Tc> • ou por meio do Leitor QR Code a seguir. https://www.youtube.com/watch?v=kMznyI7r2Tc 3.1 Principais aspectos da ferramenta Os Sistemas de Informação Gerencial – SIG desempenham um papel fundamental no gerenciamento eficaz das organizações, fornecendo os dados necessários. Os SIG consistem em sistemas ou processos que geram produtos de informação para apoiar as decisões administrativas. Esses produtos resultam da colaboração entre pessoas, tecnologias e procedimentos, visando ao alcance dos objetivos da organização. A principal função dos SIG é facilitar o processo de tomada de decisões. Eles automatizam processos, melhoram a eficiência e a produtividade, além de reduzirem erros e custos operacionais. Além disso, os SIG oferecem uma ampla gama de benefícios às organizações. Eles permitem a coleta, o armazenamento e a análise de dados relevantes, disponibilizando informações atualizadas e precisas para apoiar a tomada de decisões estratégicas. Essas informações podem incluir dados financeiros, de vendas, de estoque, de recursos humanos e outros indicadores-chave de desempenho. Ao automatizar processos, os SIG reduzem a dependência de tarefas manuais e repetitivas, liberando tempo e recursos para atividades de maior valor agregado. Isso resulta em um aumento da eficiência operacional e na otimização dos recursos disponíveis. Além disso, a padronização dos procedimentos por meio dos SIG ajuda a garantir a consistência e a confiabilidade das informações utilizadas no processo de tomada de decisões. Outro aspecto importante dos SIG é a capacidade de fornecer relatórios e análises detalhadas. Essas ferramentas permitem que os gestores obtenham uma visão abrangente do desempenho da organização, identificando tendências, padrões e oportunidades de melhoria. Com base nessas informações, é possível tomar decisões embasadas e estratégicas, maximizando o desempenho geral da empresa. Em resumo, os SIG desempenham um papel fundamental no suporte ao gerenciamento eficaz das organizações. Eles automatizam processos, melhoram a eficiência, reduzem erros e custos, além de fornecer informações relevantes para a tomada de decisões estratégicas. Ao utilizar essas ferramentas de forma adequada, as organizações podem obter uma vantagem competitiva significativa em um ambiente de negócios cada vez mais complexo e dinâmico. Estudo de caso A contribuição do Sistema de Informação Gerencial (SIG) para a obtenção de vantagem competitiva A competição entre empresas faz com que haja uma melhoria de processos e produtos entre os competidores. Para que isso ocorra, muitos gestores trabalham objetivando a diferenciação e a inovação, visto que contribuem para o desempenho e, até mesmo, para a obtenção de vantagem competitiva, e isso tende a ocorrer de melhor forma se houver um SIG. Esse cenário também ocorre em indústrias alimentícias, já que a competição neste segmento é acirrada em âmbito nacional. Portanto, é importante verificar como o SIG pode contribuir para a vantagem competitiva de uma indústria alimentícia. Para tanto, realizou-se um estudo de caso por meio de uma entrevista exploratória em profundidade com um gerente geral e a análise de relatórios de uma grande indústria nacional. Verificou-se que, de fato, um sistema gerencial exerce vital importância para a vantagem competitiva, contribuindo, ainda, para a inovação e a diferenciação da empresa. Agora para ampliar o seu conhecimento a respeito do conteúdo abordado no estudo de caso, acesso o artigo abaixo • por meio do endereço eletrônico: <https://periodicos.furg.br/sinergia/article/view/4785> • Ou por meio do Leitor QR Code a seguir. https://periodicos.furg.br/sinergia/article/view/4785 Encerramento Parabéns, você concluiu a disciplina de Sistemas de Informações Gerenciais! Vimos, nesta disciplina, que sistema é um conjunto de partes interagentes e interdependentes. Os Sistemas de Informações Gerenciais processam dados para uso nos processos administrativos diversos. Observamos que, desde 1950 até os dias atuais, houve uma grande evolução dos sistemas de informação, tanto em nível operacional quanto tático e estratégico. Também discutimos acerca dos relatórios gerenciais produzidos por sistemas de informações e suas diversas possibilidades de uso. Por fim, vimos que a principal função dos Sistemas de Informações Gerenciais é facilitar o processo de tomada de decisões. Continue estudando e, em caso de dúvidas, releia o conteúdo desta disciplina ou poste suas dúvidas no fórum de dúvidas. Referências KROENKE, David M. Sistemas de Informações Gerenciais. 1. ed. São Paulo: Editora Saraiva, 2012. OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças. Sistemas de Informações Gerenciais-Estratégias-Táticas- Operacionais. 17. ed. São Paulo: Grupo GEN, 2018. SILVA, Katia C. N.; BARBOSA, Cristiano; JR., Ramiro S. C. Sistemas de Informações Gerenciais. 1. ed. São Paulo: Grupo GEN, 2019. E-book.