Prévia do material em texto
Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial Curso Técnico em Logistica Programa PSG Unidade Curricular 01 Realizar procedimentos de conferência de equipamentos, materiais e produtos no processo logístico. Aluna: Monique Camargo Urbano Tutor (a): Daniel Urbim São Paulo – SP 2024 SOLUÇÕES PARA ARQUIVOS FÍSICOS ENTRE SETORES ▪ Para facilitar seu arquivamento é importante separar os documentos por gênero, setor, tipo, finalidade, entre outros, para que assim facilite para uma procura futura no arquivo morto caso necessário; ▪ O fluxo de arquivos físicos ocorre da mesma maneira que o digital, porém de forma física; ▪ Recomenda-se que o documento ao ser destinado entre setores haja um controle de entrada neste respectivo setor e quando seu uso acabar, haja um controle de saída/encaminhamento, seja anotando em um caderno de protocolo, planilha, ERP, entre outros, para evitar extravios; ▪ Podem ser utilizadas caixas arquivo (aquelas de papelão) e identificar com etiquetas, pode ser colocada em estantes identificadas, outra opção é os armários arquivos com pastas; ▪ Para que o fluxo seja realizado de maneira correta também é importante a realização de treinamentos com os funcionários, entregar um Procedimento Operacional Padrão (POP) para arquivamento de documentos. ▪ Verificar o prazo de arquivamento dos documentos tanto para sua preservação qaunto para analisar o espaço fisico ocupado; Atividade 3 Contexto: O recebimento de mercadorias e os procedimentos daí resultantes, como o lançamento dos itens no sistema, encaminhamento para o financeiro lhe deixaram com a posse das notas fiscais e das ordens de compra, observando uma quantidade de outros documentos do tipo no setor de recebimento. Eles estão relacionados à entrada e à saída de mercadorias. Ao tentar organizar estas informações, você percebeu que a empresa não possuía um procedimento para arquivá-los. Atividade: Para garantir que notas não se extraviem, boletos não cheguem ao financeiro e outros problemas, proponha um fluxo para a destinação dos documentos. Considere para isso os conhecimentos adquiridos sobre o assunto. FLUXOGRAMA PARA A DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS (Nota Fiscal Eletrônica – NF-e) ARQUIVO CORRENTE (arquivo em movimento) NF é emitida pelo fornecedor NF é encaminhada juntamente com a mercadoria para a entrega Na entrega, a NF é conferida se está autorizada e correta conforme a OC, dados, prazos, n° do pedido As NF não conformes são rejeitadas e os motivos são colocados no verso As NF são encaminhadas com seus respectivos boletos para o setor financeiro para efetuar o pagamento ARQUIVO INTERMEDIÁRIO (deixou de ser usado com frequência) Na sequência, as NF do arquivo corrente são arquivadas e caso necessite utilizar, estão a disposição ARQUIVO MORTO (arquivos desatualizados e de uso esporádico) NF é arquivada