ATIVIDADE 1 UC 2

Prévia do material em texto

Academia Saúde e Vida
Elaborar, organizar e controlar os Documentos da Organização 
Nome do Estudante: Letícia Aparecida
Data:19/04/2024 
Contexto: A academia Saúde e Vida está presente há 20 anos no mercado e conta com mais de dez filiais em todo o estado. Essa academia tem se destacado no mercado devido à sua administração. Há nela diversos setores, entre eles o de RH. Este é um dos que mais utilizam documentos nas suas operações. Sabendo que atualmente nas empresas não é mais suficiente apenas organizar, é necessário gerenciar e controlar os fluxos de documentos empresariais, a academia Saúde e vida solicitou seu auxílio para gerenciar e controlar o fluxo de tais documentos.
Atividade: Escolha um método de arquivamento para organizar e controlar cada tipo de documento do setor de RH da empresa e determine os tipos de arquivos que serão utilizados. Além disso, justifique sua resposta quanto aos métodos de arquivamentos e os tipos de arquivos escolhidos para a organização dos documentos da academia.
DOCUMENTOS:
1. Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente da empresa.
· Método de Arquivamento: Alfabético numérico e um sistema é fácil e prático,os documentos separados por ano e mês e colocados em ordem alfabética conforme o nome de cada
colaborador.
· Tipo de Arquivo: Ativo/Temporário e Inativo/Intermediário,sera usado essas
planilhas quase todos os dias, mas serão mantidas um padrão onde as mais
recentes (menos de 3 meses) estarão no arquivo ativo, e os arquivos de menos uso se classificado como arquivo inativo
· Justificativa: Facilitaria o acesso e não teria perca de nenhum documento.
· Controle de distribuição de EPIs e uniformes da empresa.
· Método de Arquivamento: Específico ou por assunto, usarei esse método separando por pasta, uma para EPIs e outra para Uniformes, facilitando na separação de ambos..
· Tipo de Arquivo: Inativo
· Justificativa: Não será um documento de uso constante após sua utilização na distribuição dos EPI’s.
2. Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias.
· Método de Arquivamento: Alfabético, é o sistema mais simples e fácil ajuda na organização dos documentos, não apresentará dificuldades no manuseio e terá agilidade na recuperação de informações.
· Tipo de arquivamento: Ativo, porque contém documentos que usamos todos os meses e arquivo morto, porque contém os documentos de frequência praticamente nulo
· Justificativa: Auxiliar os responsáveis de RH em suas pesquisas para levantamento de benefícios como férias, décimo terceiro e férias.
3. Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos pessoais
· Método Utilizado: Alfabético numérico, estarão organizadas em pastas e em ordem alfabética desta forma fica mais eficaz e conseguimos manusear tudo com rapidez.
· Tipo de arquivamento: Inativo, por ter alguns itens que tem menos frequência de uso e Arquivo Ativo, porque caso algum setor precise de algum dado dos colaboradores.
· Justificativa: Organizaria de forma alfabética e em pastas estes arquivos como, atestados médicos, comprovantes e documentos pessoais requeridos pelo RH.