Curso Técnico em Secretaria Escolar

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CURSO: TÉCNICO EM 
SECRETARIA ESCOLAR
Eixo Tecnológico: 
Desenvolvimento Educacional 
e Social
Escrituração
Escolar
 Escola CETEB de Jovens e Adultos
Brasília, DF.
Elaboração e Compilação de Textos:
Ana Paula Porfírio de Souza
Flávio Barros de Oliveira Melo
Magda Maria de Freitas Querino
Maria Teresa Caballero Brügger
Coordenação e Avaliação:
Maria Teresa Caballero Brügger
Colaboração e Revisão Linguística:
Ana Paula Porfírio de Souza
Magda Maria de Freitas Querino
Maria Teresa Caballero Brügger
Editoração Eletrônica:
Alinne Paula da Silva
Divaneia Paula do Nascimento
Jorim Caetano Ferreira
Rui Carlos de Oliveira
Desenho Educacional:
Jorim Caetano Ferreira
Ilustração/Tratamento de Imagens:
Jorim Caetano Ferreira
Design editorial:
Jorim Caetano Ferreira
Rui Carlos de Oliveira
Realização:
EQUIPE TÉCNICA DO CETEB
DOCUMENTO DE PROPRIEDADE DO CETEB
TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
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parcial deste documento, por qualquer forma ou meio – eletrônico ou mecânico, 
inclusive por processos xerográficos de fotocópia e de gravação – sem a permissão 
expressa e por escrito do CETEB.
APRESENTAÇÃO
A oferta de uma Educação Profissional Técnica de Nível Médio de qualidade contribui, efetivamente, 
para a melhoria social do nosso País. Acreditamos que, se a aprendizagem é uma jornada, este 
Caderno servirá de mapa, de condutor, um meio para auxiliá-lo no seu percurso particular.
Você encontrará aqui um material inovador que orientará seu trabalho no desenvolvimento das 
atividades propostas. Participe realmente deste Curso, que prioriza as habilidades e as competências 
necessárias para que você se torne um profissional de sucesso.
Organize-se em seus estudos:
• reserve um tempo livre do seu dia para dedicar-se ao curso;
• leia todo o material de ensino;
• realize todas as atividades propostas.
Direção da Escola CETEB
SUMÁRIO
UNIDADE 1 – A ORGANIZAÇÃO ESCOLAR, A SECRETARIA
E O PAPEL DO SECRETÁRIO ESCOLAR ___________________________________________ 5
• INSTITUIÇÃO EDUCACIONAL___________________________________________________ 5
• SECRETARIA ESCOLAR _______________________________________________________ 9
• SECRETÁRIO ESCOLAR _______________________________________________________ 11
UNIDADE 2 – ELEMENTOS QUE COMPÕEM A ESCRITURAÇÃO ESCOLAR _____________ 18
• ESCRITURAÇÃO ESCOLAR ____________________________________________________ 18
• MATRÍCULA ________________________________________________________________ 19
• REGISTRO DE AVALIAÇÃO E DE FREQUÊNCIA ____________________________________ 23
UNIDADE 3 – PROCEDIMENTOS ESCOLARES: ATOS E REGISTROS ___________________ 34
• TRANSFERÊNCIA ____________________________________________________________ 34
• APROVEITAMENTO DE ESTUDOS _______________________________________________ 35
• ADAPTAÇÃO DE ESTUDOS ____________________________________________________ 36
• ATAS ______________________________________________________________________ 
37
UNIDADE 4 – CERTIFICAÇÃO, REGIMES ESPECIAIS E ARQUIVO ESCOLAR ____________ 50
• EXPEDIÇÃO E REGISTRO DE DIPLOMAS E DE CERTIFICADOS _______________________ 50
• ARQUIVO ESCOLAR __________________________________________________________ 52
• ATENDIMENTO EM REGIME DE EXERCÍCIOS DOMICILIARES ________________________ 55
• DISPENSA DE EDUCAÇÃO FÍSICA ______________________________________________ 56
REFERÊNCIAS ________________________________________________________________ 60
Técnico em Secretaria Escolar
A Organização Escolar, a Secretaria 
e o Papel do Secretário Escolar
Unidade 1
Objetivos: 
• Compreender a Escola e a sua função social.
• Reconhecer a Secretaria Escolar como 
importante setor da Escola.
• Reconhecer a relevância da função do 
Secretário Escolar.
INSTITUIÇÃO EDUCACIONAL
A escola, organização que, como muitas outras, 
lida com pessoas, possui como peculiaridade o 
fato de ser a primeira instituição que os cidadãos, 
ainda crianças, conhecem depois da instituição 
chamada família. A escola complementa a ação 
da família e da comunidade, possui a missão de 
cuidar e de educar as crianças. As experiências 
na instituição escolar contribuem positivamente 
para desenvolver os sentimentos de confiança e 
satisfação de pertencer a um grupo social e por 
exercer a cidadania.
Respeitadas as normas comuns e as do sistema 
de ensino ao qual está integrada, a escola, como 
instituição educacional, tem, de acordo com a 
Lei de Diretrizes e Bases da Educação – LDB, a 
incumbência de:
• elaborar e executar a Proposta Pedagógica;
• administrar o pessoal e os recursos materiais 
e financeiros;
• assegurar o cumprimento dos dias letivos e 
das horas-aula estabelecidas;
• velar pelo cumprimento do plano de trabalho 
de cada docente;
• prover meios para recuperação dos alunos de 
menor rendimento;
• articular-se com as famílias e com a 
comunidade, criando processos de integração 
da sociedade com a escola;
• informar os pais e os responsáveis sobre a 
frequência e o rendimento dos alunos, bem 
como sobre a execução de sua Proposta 
Pedagógica;
• notificar ao Conselho Tutelar do Município, ao 
Juiz competente da Comarca e ao respectivo 
representante do Ministério Público a relação 
dos alunos que apresentem quantitativo 
de faltas acima de cinquenta por cento do 
percentual permitido em lei. 
Aos dirigentes de instituições educacionais de 
Ensino Fundamental cabe, ainda, comunicar ao 
Conselho Tutelar os casos de:
• maus-tratos envolvendo o aluno;
• reiteração de faltas injustificadas e de evasão 
escolar, esgotados os recursos escolares;
• elevados níveis de repetência.
As instituições de ensino que oferecem diferentes 
níveis se classificam nas seguintes categorias 
administrativas:
• públicas – constituem as criadas ou 
incorporadas, mantidas e administradas pelo 
Poder Público;
• privadas – correspondem às mantidas e 
administradas por pessoas físicas ou jurídicas 
de direito privado.
As instituições privadas de ensino enquadram-se 
nas seguintes categorias:
• particulares em sentido estrito – 
compreendem as que são instituídas e 
mantidas por uma ou mais pessoas físicas 
ou jurídicas de direito privado que não 
apresentem as características dos itens;
6 Unidade 1
• comunitárias – correspondem às que são 
instituídas por grupos de pessoas físicas ou 
por uma ou mais pessoas jurídicas, inclusive 
cooperativas de pais, professores e alunos, 
que incluam em sua entidade mantenedora 
representantes da comunidade;
• confessionais – compreendem as que são 
instituídas por grupos de pessoas físicas 
ou por uma ou mais pessoas jurídicas 
que atendem a orientação confessional e 
ideologia específicas e ao disposto no item 
anterior;
• filantrópicas, na forma da lei. 
As instituições educacionais obedecem às 
disposições da legislação federal, local e às 
normas do sistema de ensino, respeitadas a 
hierarquia e a competência de sua expedição.
As instituições educacionais são entes distintos 
de suas entidades mantenedoras, com direitos, 
obrigações e denominações diferenciadas. A 
sua denominação é proposta à Secretaria da 
Educação por sua mantenedora, devendo guardar 
coerência com os níveis, etapas e modalidades 
de educação e ensino a serem oferecidos.
Para que uma escola possa funcionar, oferecendo 
a Educação Básica em suas diferentes etapas e 
modalidades de educação e ensino, deve estar 
devidamente credenciada e autorizada para esse 
fim. A solicitação para obter o credenciamento 
e o recredenciamento de uma instituição 
educacional, bem como, a autorização para a 
oferta da Educação Básica, em suas etapas e 
modalidades de educação e ensino, deve ser 
dirigida à Secretaria da Educação, mediante 
processo próprio, observando-se atentamente o 
que dispõe a legislação vigente, sobretudo, no 
que se refere ao prazo.
Os documentos escolares expedidos por 
instituição educacional não credenciada por 
ato próprio para a oferta dos níveis,etapas e 
modalidades de educação e ensino oferecidos não 
possuem validade legal.
Os documentos escolares referentes aos 
estudos realizados em instituições educacionais 
posteriormente extintas, por ato legal, com o 
recolhimento do acervo escolar pela Secretaria 
da Educação, só terão validade se forem por 
ela expedidos, ressalvados os casos especiais 
autorizados pelo mesmo órgão.
Entre os documentos que instruirão as 
solicitações de credenciamento e autorização, são 
indispensáveis os documentos organizacionais 
de uma instituição educacional: o Regimento 
Escolar e a Proposta Pedagógica que devem 
ser elaborados de acordo com o que dispõem 
as normas estabelecidas para cada sistema de 
ensino, em observância às disposições da LDB.
O Regimento Escolar constitui-se em documento 
normativo da instituição educacional que 
disciplina a sua prática educativa. Não possuem 
validade as normas regimentais que contrariem 
os dispositivos legais e normativos vigentes.
O Regimento Escolar deve estar disponível 
na instituição educacional e ser amplamente 
divulgado à sua comunidade escolar após 
submetido à análise e aprovação da Secretaria 
da Educação.
O Regimento Escolar deve contemplar, entre 
outros intens:
• identificação da instituição ou rede 
educacional e de sua mantenedora;
• fins e objetivos da instituição ou rede 
educacional;
• organização administrativo-pedagógica;
• organização e atuação dos professores, dos 
serviços especializados e de apoio;
• processo de avaliação institucional e do 
estudante;
• direitos e deveres dos estudantes.
É importante lembrar que todos os procedimentos 
adotados pela Secretaria Escolar, bem como 
pela instituição educacional como um todo, 
devem estar, rigorosamente, em conformidade 
com as normas regimentais, que por sua vez 
devem estar em consonância com os dispositivos 
legais vigentes.
É imprescindível, portanto, que a Secretaria 
Escolar disponha de uma cópia do Regimento 
Escolar, guardada em local de fácil acesso, 
também para os seus auxiliares, possibilitando 
a pesquisa e a consulta sempre que se fizerem 
necessárias. É preciso fazer uma leitura cuidadosa 
do documento, para que se possa assegurar o 
cumprimento dos seus dispositivos, observando, 
principalmente, o que diz respeito às atribuições 
7Unidade 1
do Secretário Escolar, bem como, à organização 
da Secretaria Escolar e ao funcionamento da 
instituição.
A Proposta Pedagógica define a organização 
do trabalho pedagógico na sua globalidade 
educacional e orienta a prática educativa da 
instituição educacional. Na sua elaboração 
devem ser observados os princípios e diretrizes da 
educação nacional e de cada sistema de ensino. 
É de responsabilidade da instituição educacional 
a sua elaboração, devendo ser realizada com 
a participação dos docentes e, sempre que 
possível, dos demais membros da comunidade 
escolar.
A Proposta Pedagógica deve contemplar, entre 
outros itens:
• origem histórica, natureza e contexto da 
instituição;
• fundamentos norteadores da prática 
educativa;
• missão e objetivos institucionais;
• organização pedagógica da educação e do 
ensino oferecidos;
• organização curricular e respectivas matrizes, 
quando for o caso;
• objetivos da educação, do ensino e da 
metodologia adotada;
• processos de avaliação da aprendizagem e 
de sua execução;
• infraestrutura, contendo as instalações 
físicas, equipamentos, materiais didático-
pedagógicos, biblioteca ou sala de leitura, 
laboratórios, pessoal docente, de serviços 
especializados e de apoio;
• gestão administrativa e pedagógica;
• bibliografia consultada.
A Proposta Pedagógica deve ser elaborada 
e apresentada, seguindo as normas técnicas 
da – Associação Brasileira de Normas Técnicas 
– ABNT.
Cada Matriz Curricular que compõe a Proposta 
Pedagógica refere-se a um curso que a instituição 
pretende oferecer, contendo os componentes 
curriculares, a carga horária semanal e semestral 
ou anual, de acordo com a forma de organização, 
bem como, as observações pertinentes. A 
Matriz Curricular só pode ser implantada após 
a sua aprovação, juntamente com a Proposta 
Pedagógica. 
Para a oferta de Cursos de Educação Profissional 
Técnica de Nível Médio é necessário apresentar 
também o Plano de Curso, por habilitação 
ou especialização, coerente com a Proposta 
Pedagógica, contemplando:
• justificativa e objetivos fundamentados em 
pesquisa de mercado de trabalho e de oferta 
de curso da ocupação em referência;
• requisitos de acesso;
• perfil profissional de conclusão;
• organização curricular e matriz;
• critérios de aproveitamento de conhecimentos 
e de experiências anteriores;
• critérios de avaliação;
• especificação de instalações e equipamentos 
adequados ao curso a ser oferecido;
• indicação do pessoal docente, técnico e 
administrativo habilitado, contratado ou a ser 
contratado antes do início de funcionamento 
do curso;
• critérios de certificação e diplomação.
Para oferta de Educação Básica, a instituição 
educacional deve cumprir, independente do ano 
civil, no mínimo, 200 (duzentos) dias de efetivo 
trabalho escolar para cada ano letivo e 100 
(cem) dias para cada semestre letivo, se for o 
caso, excluídos os dias reservados à recuperação 
e aos exames finais. E, para assegurar o 
cumprimento dos dias letivos, a instituição deve 
elaborar o Calendário Escolar que, a critério 
de cada Sistema de Ensino, deve adequar-se 
às peculiaridades locais, inclusive climáticas e 
econômicas, sem com isso reduzir o número de 
horas letivas previsto na LDB.
A carga horária mínima anual a ser cumprida no 
Ensino Fundamental e Ensino Médio é de 800 
(oitocentas) horas de sessenta minutos, e de 
400 (quatrocentas) horas, quando se tratar de 
organização semestral.
O cumprimento de horas e de dias de efetivo 
trabalho pedagógico deve ser observado por 
turma, separadamente.
A jornada escolar no Ensino Fundamental e 
Médio será de, no mínimo, 4 (quatro) horas 
diárias de efetivo trabalho pedagógico, excluído 
o tempo destinado ao intervalo, excetuando-se 
os cursos noturnos e outras formas alternativas 
de atendimento, desde que se cumpra a carga 
horária total anual ou semestral. 
8 Unidade 1
A duração da aula é fixada pela instituição 
educacional , desde que assegurado o 
cumprimento de oitocentas horas anuais ou 
quatrocentas horas semestrais.
Compõem a Educação Básica as etapas: 
Educação Infantil, Ensino Fundamental e 
Ensino Médio e como modalidade da Educação 
encontram-se Educação de Jovens e Adultos, 
Educação Especial, Educação Profissional e 
Educação a Distância.
• A Educação de Jovens e Adultos – EJA, 
modalidade de ensino nas etapas dos Ensinos 
Fundamental e Médio para atender os jovens 
e os adultos que não completaram os anos 
da Educação Básica em idade apropriada 
por qualquer motivo, principalmente, pela 
necessidade de trabalho e participação 
na renda familiar desde a infância. Para a 
efetivação da matrícula e para a conclusão 
de cursos da EJA devem ser observadas as 
idades mínimas de 15 anos completos para o 
Ensino Fundamental e de 18 anos completos 
para o Ensino Médio.
• Educação a Distância – EAD, modalidade 
de ensino que permite ao aluno não estar 
fisicamente presente em um ambiente formal 
de ensino e de aprendizagem, assim como, 
fazer seu autoestudo em tempo distinto. Diz 
respeito também à separação temporal ou 
espacial entre o professor e o aprendiz. A 
interação entre professor e aluno ocorre por 
meio das diversas tecnologias da informação.
Devem estar explicitados nos Calendários 
Escolares, além da identificação completa da 
instituição e o ano a que se refere, no mínimo, 
as datas ou períodos de:
• apresentação dos professores;
• número de dias letivos por mês, semestre 
e ano, podendo, ainda, ser por bimestre 
ou trimestre, de acordo com a forma de 
organização; 
• matrículas;
• recuperação de estudos; 
• férias dos professores; 
• feriados;
• recessos escolares;
• semana pedagógica, jornada pedagógicae/
ou outros períodos destinados à atualização 
e ao aperfeiçoamento dos profissionais da 
educação; 
• recuperação final e de exames finais, quando 
houver;
• reunião de pais e professores;
• sábados letivos;
• formatura;
• demais datas e períodos que se fizerem 
necessários, conforme a peculiaridade de 
cada instituição. 
As instituições educacionais privadas devem 
submeter os seus respectivos calendários 
escolares para o período subsequente à 
apreciação da Secretaria da Educação, no prazo 
por ela estabelecido. O calendário escolar das 
instituições da rede pública de ensino é definido 
pela Secretaria da Educação. 
O horário de funcionamento de cada instituição 
educacional é estabelecido por ela própria de 
modo que seja cumprida a carga horária prevista 
para cada nível, etapa e modalidade de educação 
e de ensino e que atenda às necessidades e 
interesses de sua comunidade escolar. 
O exercício de funções inerentes aos profissionais 
da educação requer habilitação específica. 
O Gestor/Diretor escolar deve ter habilitação 
específica em administração ou gestão escolar, 
obtida em nível de graduação ou pós-graduação, 
devidamente comprovada por meio de Diploma 
ou Certificado de curso reconhecido, expedido 
por instituições de educação superior.
Quando comprovadamente houver falta de 
profissionais habilitados na forma da lei, a 
Secretaria da Educação pode, em caráter 
suplementar e a título precário, conceder 
autorização para o exercício da docência, para 
a rede privada de ensino, bem como, para o 
exercício da função de Secretário Escolar, para 
as redes pública e privada, sendo os critérios 
para tais concessões definidos em normas 
próprias.
Cabe às entidades mantenedoras promover a 
valorização dos profissionais da educação e 
sua formação continuada, visando à melhoria 
qualitativa do ensino ofertado.
SECRETARIA ESCOLAR
A Secretaria Escolar é a porta de entrada 
da escola para a comunidade externa. Ela 
9Unidade 1
é a produtora e guardiã da memória e da 
documentação escolar, de seus alunos e 
professores, garantindo o controle de toda a 
situação escolar: atendimento, qualidade dos 
serviços, funcionamento.
A Secretaria Escolar constitui serviço auxiliar da 
Direção, à qual está diretamente subordinada. É 
um braço executivo da equipe administrativa e 
pedagógica. Compete a ela a execução das tarefas 
de expediente, arquivo, fichário, correspondência, 
escrituração escolar e processos referentes 
à vida da instituição e à vida escolar de seus 
alunos, trabalhando coletivamente para a gestão 
administrativa e pedagógica.
Não se pode imaginar uma escola organizada 
sem que se pense, em primeiro lugar, no perfeito 
funcionamento de sua Secretaria. Dela depende 
o bom funcionamento da organização escolar.
Sob sua responsabilidade está a preservação 
dos direitos adquiridos pelo aluno, por meio dos 
estudos desenvolvidos na instituição educacional.
A Secretaria de uma instituição educacional é seu 
ponto vital. Costuma-se dizer que ela é a alma 
da instituição e, também, o seu cartão de visitas.
Para que a Secretaria Escolar funcione 
perfeitamente, exige-se, antes de mais nada, 
a presença de profissionais capacitados e de 
condições físicas suficientes para garantir a 
realização dos serviços específicos que lhes 
cabem.
Ilustre-se a importância do Setor por meio do 
poema:
A TODOS QUE LIDAM COM DOCUMENTAÇÃO 
ESCOLAR
Márcia Holzmann
Quando mexo com documentos escolares
Não estou lidando apenas com papéis frios e sem vida ...
Estou mexendo com vidas humanas!
Com pessoas que têm sonhos e aspirações ...
Que lutam, que brigam, que choram e que correm
Em busca de uma vida melhor.
Quando mexo nesse papel
Mexo com a vida do João
Mexo com a vida da Maria 
As minhas mãos podem destruir
As minhas mãos podem edificar
A vida do João e a vida da Maria.
Quão importante é esse papel que está em minhas mãos!
Será que o João vai subir na vida?
Será que o João vai ter um novo futuro através de minhas 
mãos?
E a Maria? Será que p’ra ela raiará um novo dia?
Como será o amanhã de Maria?
Esse papel parece uma coisa tão fria ...
Será que a vida do João e a da Maria é uma coisa fria, 
vazia?
E a minha vida, Senhor?
Será que a minha vida é fria e vazia?
Não! A minha vida é cheia de amor!
Eu sonho, eu choro, eu luto como Maria ...
Eu brigo, eu corro, eu canto como João ...
O papel, em minhas mãos, está ficando colorido
Com as cores dos sonhos de Maria.
E João, que estuda à noite e trabalha de dia?
Que correria!
O papel de João está vivo em minhas mãos!
Prometo, João, que tua vida não será vazia.
Prometo, Maria, que serás feliz um dia.
E com o maior cuidado e com a maior atenção,
Carimbo o papel do João e assino o papel da Maria.
Eles nunca saberão que seu destino esteve em minhas 
mãos!
Recursos Humanos
Os recursos humanos da Secretaria Escolar 
compõem-se de um Secretário Escolar, 
responsável pelo setor, e do corpo de funcionários 
(auxiliares) que executem as tarefas e permitam 
manter a escrituração escolar e o arquivo de 
documentos permanentemente organizados e 
atualizados.
O Secretário Escolar, juntamente com o 
Diretor da instituição educacional, responde 
administrativa e legalmente pela documentação 
escolar.
Ao corpo de funcionários que atuam na Secretaria 
Escolar, incluindo o Secretário, são imprescindíveis 
os seguintes requisitos:
• conhecimentos técnicos específicos sobre o 
serviço;
• conhecimentos sobre legislação de ensino;
• caligrafia legível;
• informática;
• respeito à ética profissional;
• responsabilidade;
• bom-senso;
• honestidade;
• boa vontade;
• lealdade à filosofia da instituição;
• capacidade de organização;
• iniciativa;
10 Unidade 1
• dinamismo;
• criatividade, entre outros.
As noções sobre os serviços de Secretaria 
Escolar ampliam-se com o decorrer do tempo, 
principalmente, se reforçadas com estudos da 
legislação de ensino, observando-se os métodos 
e técnicas específicos.
O Secretário Escolar deve transmitir aos seus 
subordinados, as técnicas de escrituração 
e de organização, mantendo-os informados 
e atualizados a respeito das inovações 
surgidas. Procederá de modo idêntico com 
relação à legislação de ensino, para efeito de 
aperfeiçoamento profissional e de embasamento 
legal dos trabalhos a executar.
Entretanto, apesar do preparo e das aptidões 
do pessoal l igado à Secretaria Escolar, 
frequentemente surgirão inúmeras situações 
novas, reclamando soluções corretas e 
imediatas. Os recursos a serem utilizados são 
o bom-senso e a legalidade, resolvendo-se 
o problema da maneira mais clara possível e 
ouvindo-se as pessoas que possuem maiores 
conhecimentos do assunto, principalmente os 
membros da Direção.
O Secretário Escolar não é uma enciclopédia 
ambulante. Além de consultar a legislação 
vigente, aconselhar-se com pessoas mais 
esclarecidas e experientes sempre será o melhor 
meio para se evitar ou sanar males, que, de 
outro modo, poderiam acarretar graves prejuízos, 
não somente para o aluno, como para o próprio 
Secretário Escolar e Diretor da instituição.
Se as dúvidas não forem sanadas no âmbito da 
própria escola, cabe ao Secretário Escolar, com 
a aquiescência da Direção, buscar soluções junto 
ao órgão próprio do sistema de ensino local.
Recursos Físicos e Materiais
A instalação da Secretaria Escolar exige a 
observação de alguns requisitos, necessários 
para alcançar um padrão de funcionamento 
perfeito.
Os recursos físicos e materiais compreendem: 
a localização, o ambiente, o mobiliário e os 
equipamentos.
A localização deverá atender a três exigências 
fundamentais:
• proximidade da sala da Direção, para que 
possa lhe prestar assessoramento, com 
rapidez e eficiência;
• facilidade de atendimento aos alunos, aos 
professores e ao público em geral;
• distanciamento de ruídos, na medida do 
possível.
O ambiente da sala da Secretaria Escolar pode 
se resumir em uma só palavra: agradável. Para 
alcançar essa situação são pontos a considerar:
• boa iluminação artificiale natural;
• limpeza e higiene;
• número racional de móveis bem-distribuídos;
• renovação de ar; 
• espaço físico.
Quanto ao mobiliário, a Secretaria Escolar deverá 
conter, no mínimo, os seguintes móveis:
• balcão de atendimento;
• arquivos;
• mesas e cadeiras;
• fichários; 
• armários;
• quadro de avisos.
O fichário, o arquivo e o armário devem ser, 
preferencialmente, de aço e dotados de tranca. 
Sempre que possível, é aconselhável que o 
Secretário Escolar tenha à sua disposição 
computador, impressora, máquina fotocopiadora 
e calculadora, possibilitando-lhe a execução mais 
rápida e eficiente de suas atribuições. 
Segurança
A Secretaria Escolar deve estar instalada em 
sala que permita segurança ao seu acervo 
inviolável e com entrada privativa ao Diretor, 
ao Secretário Escolar, aos funcionários que ali 
trabalham, incluindo-se os de limpeza.
A proteção à documentação escolar contra a 
destruição e roubo tornou-se a principal norma 
a orientar a instalação e a organização da 
Secretaria Escolar.
Recomendam-se, portanto, as seguintes medidas:
• instalação de fechaduras reforçadas;
11Unidade 1
• instalação de janelas e portas dotadas de 
grades;
• provisão de mobiliários em aço;
• colocação de extintor de incêndios.
SECRETÁRIO ESCOLAR
Os serviços de Secretaria Escolar devem 
processar-se sob a responsabilidade de um 
profissional devidamente habilitado ou autorizado. 
O Secretário Escolar deve ser portador 
de registro profissional de Técnico em Nível 
Médio, expedido pela instituição educacional 
devidamente credenciada e o curso autorizado, 
ou, de autorização, a título precário, com 
fim específico, concedida pela Secretaria da 
Educação. 
Seu relacionamento com o Corpo Docente, 
Direção, pais, alunos e Órgãos Superiores, 
deve ser de alto nível de modo que inspire 
a todos respeito e confiança. O domínio dos 
conhecimentos específicos e a exatidão de 
procedimentos da Secretaria Escolar possibilitam 
poupar tempo, dar segurança à administração da 
instituição e diminuir gastos, como por exemplo, 
com impressos mal-elaborados.
Entre as qualidades que o Secretário Escolar deve 
possuir, destacam-se: 
• senso de responsabilidade, de 
honestidade e de lealdade – sua função 
caracteriza-se como de confiança do Diretor 
que deposita sob sua responsabilidade o 
prestígio e o renome da Escola;
• dignidade – o desempenho da profissão 
de Secretário Escolar requer honra e 
dignidade, devendo abster-se de qualquer 
comportamento que pressuponha infração 
ou implique descrédito para a instituição;
• integridade – o Secretário Escolar deve 
procurar ser sempre íntegro nas suas atitudes, 
buscando não infringir as normas e leis que 
regem a sua profissão, respeitando as regras 
sociais e morais de boa convivência;
• discrição – é qualidade exigida para se 
salvaguardar o sigilo profissional sobre 
assuntos confidenciais relacionados à 
instituição e às pessoas que dela fazem parte, 
exigindo a observância rigorosa do princípio 
da confidencialidade e da responsabilidade;
• capacidade de organização – deixar a 
mesa sempre em ordem, sem excesso 
de papéis, pois, a eficiência do Secretário 
Escolar facilita o trabalho não só dele como 
o da Direção, inclusive, selecionando e 
encaminhando a ela somente as obrigações 
que lhe são pertinentes;
• espírito empreendedor – capacidade 
de fazer as ideias transformarem-se em 
realidade, agindo com entusiasmo e 
dinamismo, sem perder o foco, acreditando 
na sua capacidade de vencer;
• controle emocional – não perder a calma 
diante de situações difíceis, buscando sempre 
uma solução justa e correta, pacificamente;
• presteza – oferecer sua colaboração a todos 
os seus colegas de trabalho, quando a sua 
intervenção for necessária para agilizar o 
trabalho e o funcionamento da instituição;
• atualização – buscar sempre manter-se 
bem-informado, cultivando os conhecimentos 
pertinentes à área para que seu trabalho 
atinja o rendimento máximo;
• espírito de equipe e liderança – o 
profissional alcançará maior produtividade 
e obterá melhores resultados se sua equipe 
souber claramente o que se espera dela, 
se forem traçadas metas, se houver um 
ambiente agradável e saudável, e trabalhar 
sob a coordenação de um líder.
Um profissional sério deve opor-se aos que 
atentarem contra sua dignidade, com propostas 
desonestas que, além de repelidas, devem ser 
denunciadas, salvaguardando sua pessoa contra 
qualquer irregularidade. 
O Secretário Escolar não deve concordar com a 
saída de documentos do recinto da Secretaria, 
seja qual for o motivo alegado, a não ser que 
lhe seja possível acompanhá-lo durante todo o 
tempo, ou que tenha sido autorizado/determinado 
pelo Diretor.
Seu cuidado com o serviço deve levá-lo 
a conferir todo o trabalho realizado pelos 
auxiliares, evitando, com isso, a expedição de 
documentos contendo erros, principalmente nos 
casos de transferência, que ele assinará com o 
Diretor, após esse exame preventivo, evitando 
incorreções e rasuras. Os espaços em branco 
devem ser totalmente inutilizados, para que 
nada seja acrescentado pelo aluno ou outras 
12 Unidade 1
pessoas, e providenciar uma cópia de igual teor 
e forma para ficar guardada na pasta individual 
do aluno.
Os trabalhos inerentes à Secretaria Escolar 
devem ser equitativamente distribuídos entre os 
auxiliares.
Atribuições
O Secretário Escolar é responsável pela 
organização da Secretaria, pela documentação 
escolar e sua preservação no tempo e no espaço 
e pelo aspecto legal da vida escolar na sua forma 
global. Todos os atos praticados pelo Secretário 
Escolar devem estar sempre fundamentados nos 
princípios legais pertinentes.
Cada instituição educacional define as atribuições 
do seu Secretário Escolar, fazendo-as constar 
do seu Regimento Escolar, zelando pelo seu pleno 
cumprimento.
Basicamente, as atribuições de um Secretário 
Escolar são:
• planejar, coordenar, controlar e 
supervisionar as atividades da Secretaria 
Escolar;
• assistir ao Diretor da instituição educacional 
em serviços técnicos, relacionados à 
Secretaria Escolar;
• prestar atendimento ao público interno e 
externo;
• representar a instituição de ensino nas 
suas relações com a comunidade escolar;
• articular a comunicação interna e divulgar 
as informações pertinentes recebidas;
• manter atualizados os registros dos 
prontuários/dossiês dos alunos, professores, 
funcionários;
• organizar e atualizar arquivos, coletâneas 
de leis, regulamentos e demais normas 
relativas a assuntos da instituição;
• zelar pela guarda e sigilo dos documentos 
escolares;
• realizar levantamentos relacionados à 
movimentação e à vida escolar do aluno;
• redigir requerimentos, memorandos, 
circulares, ofícios, atas e executar serviços 
de digitação/datilografia e de gestão de 
correspondências em geral;
• instruir processos que devam ser 
encaminhados às autoridades superiores, 
desde que relacionados à Secretaria Escolar;
• manter atualizados todos os livros de 
escrituração escolar;
• dar atendimento a pedidos de informações 
das partes interessadas, respeitando o sigilo 
profissional, no que se refere aos documentos 
sob sua guarda;
• prestar informações e atender a 
comunidade escolar em assuntos pertinentes 
ao serviço;
• manter-se atualizado quanto às normas 
legais vigentes;
• orientar os professores quanto ao 
preenchimento correto do Diário de Classe e 
acompanhar lançamentos periódicos de 
resultados da avaliação, da frequência, e da 
carga horária/dias letivos;
• assinar documentos emanados da 
Secretaria Escolar, juntamente com o Diretor;
• executar demais tarefas usuais e correlatas 
à sua função.
Ética Profissional
A principal preocupação com regras de conduta 
para orientar a ação daqueles que exercem 
uma determinada profissão consiste em que 
nenhum grupo humano, desde as pequenas 
tribos primitivas até as grandes sociedades, pode 
manter-se sem regras ou leis. 
Sendo o homem um ser que trabalha, é 
necessárioprepará-lo para que trabalhe e 
produza nas melhores condições éticas.
É preciso, portanto, que os indiv íduos 
compreendam a importância dos fatores éticos, 
considerando que deles decorrem princípios 
norteadores de sua vida pessoal e profissional. 
Cada indivíduo tem valores próprios, os quais 
distribui em uma escala e procura realizar ao 
longo de sua existência.
“Ética Profissional é o prolongamento e o 
complemento do direito profissional: é a sua 
cúpula. (...) A ética vai ao encontro deste 
problema e procura levar o ser humano a 
dignificar e a sublimar o seu comportamento 
em relação à experiência própria e à experiência 
alheia; acrescenta a possibi l idade de 
aprendizagem voluntária. Por um lado, formula 
teorias, estabelece doutrinas, fixa princípios 
13Unidade 1
e classifica ideias; por outro lado, educa a 
sensibilidade e estrutura, no indivíduo, hábitos 
morais sólidos.” 
(Mário Gonçalves Viana)
Por estar presente em todos os momentos da 
vida humana, a ética pode ser considerada sob 
os mais variados aspectos: individual, social e 
profissional.
Cada profissão oferece direitos e regalias e 
impõe deveres e obrigações. Esses deveres e 
obrigações são impostos pelo Estado e pela 
própria profissão, em relação jurídico-ética.
A Ética Profissional, no caso do Secretário 
Escolar, refere-se às obrigações diretas e 
diversificadas com relação à instituição que 
representa, ao Diretor, à equipe técnico-
pedagógica e administrativa, aos professores, 
aos alunos, aos pais, à comunidade e à própria 
função.
O Secretário Escolar, participante da obra 
educacional, aceitando a responsabilidade 
de exercer a função, deve reconhecer seus 
compromissos e tudo fazer para dar o melhor de 
si no desempenho de suas tarefas profissionais. 
Ele deve ser capaz, não só de aplicar seus 
conhecimentos, mas também de aplicá-los 
de modo ético, o que constitui uma de suas 
atribuições difíceis.
No desempenho de suas funções, o Secretário 
Escolar deverá observar os seguintes princípios 
éticos:
• respeitar e lutar pelo progresso da profissão;
• combater o exercício ilegal da profissão;
• manter sigilo profissional, ou seja, guardar 
sigilo absoluto sobre os assuntos e 
documentos que lhe forem confiados, de 
natureza profissional ou particular, relativos 
aos alunos, aos professores e a todas as 
pessoas envolvidas no processo educativo, 
não devendo, portanto, fornecer qualquer 
tipo de informe pessoal ou profissional, sem 
a permissão da parte interessada;
• cumprir suas obrigações de forma honrada e 
correta;
• atuar sempre à luz da verdade;
• dar atendimento a todos, sem distinção de 
raça, credo ou nacionalidade;
• respeitar, cumprir e fazer cumprir as 
determinações superiores;
• respeitar e zelar pelo melhor relacionamento 
da instituição educacional com a comunidade;
• não se valer de seu cargo/função para tirar 
vantagens pessoais;
• cumprir horário e executar com esmero, 
pontualidade e zelo as tarefas que lhe forem 
confiadas;
• manter uma atitude de estímulo e de exemplo 
em todos os momentos;
• agir com um elevado senso de 
responsabilidade, discrição e discernimento 
no trato com seus superiores e colaboradores;
• manter em alto nível o relacionamento com 
os professores e todas as pessoas que 
compõem a comunidade escolar;
• capacitar-se para o melhor desempenho de 
suas funções;
• atualizar-se permanentemente, buscando o 
aperfeiçoamento;
• reconhecer suas limitações e esforçar-se 
para superá-las.
Além da ética, algumas Regras de Etiqueta 
norteiam o comportamento no ambiente de 
trabalho, onde as pessoas se relacionam com 
superiores, colegas, subordinados, público em 
geral, e, principalmente, com os alunos perante 
os quais todos os profissionais da educação 
devem se apresentar como exemplos na sua 
conduta:
• manter postura e apresentação adequadas 
à profissão, cultivando a comunicação 
correta, a aparência pessoal (vestir-se de 
forma discreta), a cortesia, o respeito, a 
autodisciplina;
• cumprimentar cordialmente e com 
naturalidade a todos;
• agir com polidez, devendo abster-se de 
comentários desrespeitosos, jocosos para 
com alunos, colegas de profissão e superiores 
ou duvidar da qualidade técnica das chefias/
superiores ou criticar a administração do 
sistema;
• falar em tom de voz agradável, evitando rir ou 
falar alto e de forma escandalosa ou ríspida;
• tratar sempre os seus auxiliares e os outros 
funcionários com o mesmo respeito que 
deseja de seus superiores;
• evitar debruçar-se sobre as mesas ou sentar-
se nas suas extremidades;
14 Unidade 1
• manter espaço reservado para lanches e 
cafezinhos, evitando consumir alimentos no 
local de trabalho;
• não se pentear, maquilar ou lixar as unhas no 
local de trabalho;
• não fumar;
• evitar o mau hábito de reclamar por tudo e 
por nada;
• tratar a todos com cortesia, ao telefone, 
prestando informações com clareza e sem 
demora;
• evitar demorar ao telefone no local de 
trabalho, tratando de assuntos pessoais;
• evitar falar dos seus problemas pessoais e de 
outros assuntos intermináveis;
• procurar ser sempre pontual, assíduo, 
atencioso e cordial;
• usar sempre, nas relações interpessoais, 
as expressões: por favor, por gentileza, com 
licença e obrigado;
• manter o foco no trabalho, com discrição e 
eficiência.
Exercícios
 1. Tente recordar quais as incumbências de uma 
instituição educacional, de acordo com a Lei 
de Diretrizes e Bases da Educação Nacional – 
LDB, e cite no mínimo cinco delas.
 2. Descreva sucintamente os documentos 
organizacionais de uma instituição educacional: 
Regimento Escolar e Proposta Pedagógica, 
destacando as partes/dados que compõem 
tais documentos.
 3. As instituições educacionais privadas devem 
submeter à apreciação da Secretaria da 
Educação, no prazo por ela estabelecido, o 
seu Calendário Escolar para o período letivo 
subsequente. Tendo em mente um ano 
letivo, relacione os eventos/informações que 
o Calendário Escolar deve conter, além da 
identificação completa da instituição e o ano 
a que se refere.
 4. A Secretaria Escolar constitui serviço 
auxiliar da Direção, à qual está diretamente 
subordinada, competindo-lhe a execução 
das tarefas de expediente, arquivo, fichário, 
correspondência, escrituração escolar, 
atendimento ao público interno e externo, 
bem como, processos referentes à vida da 
instituição e à vida escolar de seus alunos. 
Quais são os requisitos básicos necessários 
para você atuar na Secretaria Escolar como 
funcionário ou como Secretário? 
 5. Os recursos físicos e materiais de uma 
Secretaria Escolar compreendem: a localização, 
o ambiente, o mobiliário e os equipamentos.
 a. Cite as exigências fundamentais quanto à 
sua localização.
 b. Quais os requisitos quanto ao ambiente da 
sala da Secretaria Escolar para que ela se 
torne funcional e agradável?
 c. Quanto ao mobiliário, quais são os móveis 
indispensáveis à Secretaria Escolar? 
 d. Quais são os equipamentos essenciais 
para o funcionamento de uma Secretaria 
Escolar?
 6. Comente a importância da segurança na 
Secretaria Escolar, citando também as 
medidas recomendadas para esse fim.
 7. O Secretário Escolar deve ser portador de 
registro profissional de técnico em nível 
médio, expedido pela instituição educacional 
devidamente credenciada e o curso autorizado, 
ou, de autorização, a título precário, com 
fim específico, concedida pela Secretaria da 
Educação. Com fundamento nas qualidades 
e habilidades que o Secretário Escolar deve 
possuir, relacionadas no texto “Secretário 
Escolar”, faça, criticamente, uma autoavaliação 
para analisar se você está apto para candidatar-
se ao exercício de tal função, refletindo sobre 
aspectos a serem melhorados e justificando 
adequadamente as afirmativas.
 8. Cada instituição educacional define as 
atribuições do seu Secretário Escolar, fazendo-
as constar do seu Regimento Escolar, porém, 
algumas são imprescindíveis. Cite todas as 
atribuições que você conseguirlembrar e que 
considere importantes, tendo em vista o bom 
funcionamento da instituição educacional.
 9. A ética deve estar presente em todos os 
momentos da vida humana, nos aspectos: 
individual, social e profissional. Cada profissão 
oferece direitos e regalias e impõe deveres 
e obrigações ao indivíduo que a exerce. A 
ética profissional, no caso do Secretário 
Escolar, refere-se às obrigações diretas e 
diversificadas com relação à instituição que 
representa, ao Diretor, à equipe técnico-
pedagógica e administrativa, aos professores, 
aos alunos, aos pais, à comunidade e à 
própria função, devendo ser capaz de aplicar 
seus conhecimentos de modo ético. Cite os 
princípios éticos que devem ser observados 
pelo Secretário Escolar no desempenho de 
suas funções.
 10. Juntamente com a ética, algumas regras de 
etiqueta norteiam o comportamento no 
ambiente de trabalho, onde as pessoas 
se relacionam com superiores, colegas, 
subord inados, púb l ico em gera l , e , 
principalmente, com os alunos a quem 
15Unidade 1
todos os profissionais da educação devem 
apresentar-se como exemplos na sua 
conduta. Relacione algumas dessas regras 
de etiqueta.
Chave de correção
 1. Respeitadas as normas comuns e as do sistema 
de ensino ao qual está integrada, a escola, uma 
instituição educacional, tem, de acordo com a 
LDB, a incumbência de:
• elaborar e executar sua proposta pedagógica;
• administrar seu pessoal e seus recursos 
materiais e financeiros;
• assegurar o cumprimento dos dias letivos e 
horas-aula estabelecidas;
• velar pelo cumprimento do plano de trabalho 
de cada docente;
• prover meios para recuperação dos alunos 
de menor rendimento;
• articular-se com as famílias e a comunidade, 
criando processos de integração da 
sociedade com a escola;
• informar os pais e responsáveis sobre a 
frequência e o rendimento dos alunos, bem 
como sobre a execução de sua proposta 
pedagógica;
• notificar ao Conselho Tutelar do Município, ao 
juiz competente da Comarca e ao respectivo 
representante do Ministério Público a relação 
dos alunos que apresentem quantidade 
de faltas acima de cinquenta por cento do 
percentual permitido em lei;
• comunicar ao Conselho Tutelar os casos de:
 – maus-tratos envolvendo seus alunos;
 – reiteração de faltas injustificadas e de 
evasão escolar, esgotados os recursos 
escolares;
 – elevados níveis de repetência.
 2. O Regimento Escolar é o documento normativo 
da instituição educacional que disciplina a sua 
prática educativa e as normas nele contidas 
devem estar de acordo com os dispositivos 
legais vigentes, devendo conter os seguintes 
dados:
• identificação da instituição ou rede 
educacional e de sua mantenedora;
• fins e objetivos da instituição ou rede 
educacional;
• organização administrativa pedagógica;
• organização e atuação dos professores, dos 
serviços especializados e de apoio;
• processo de avaliação institucional e do 
estudante;
• direitos e deveres dos estudantes.
 A Proposta Pedagógica é o documento que 
define a organização do trabalho pedagógico na 
sua globalidade educacional e orienta a prática 
educativa da instituição educacional, elaborada 
observando-se os princípios e diretrizes da 
educação nacional e de cada sistema de ensino, 
com a participação dos docentes e, sempre que 
possível, dos demais membros da comunidade 
escolar, sob a responsabilidade da Direção. A 
Proposta Pedagógica deve conter informações 
sobre:
• origem histórica, natureza e contexto da 
instituição;
• fundamentos norteadores da prática 
educativa;
• missão e objetivos institucionais;
• organização pedagógica da educação e do 
ensino oferecidos;
• organização curricular e respectivas 
matrizes, quando for o caso;
• objetivos da educação e ensino e 
metodologia adotada;
• processos de avaliação da aprendizagem e 
de sua execução;
• infraestrutura contendo as instalações 
físicas, equipamentos, materiais didático-
pedagógicos, biblioteca ou sala de leitura, 
laboratórios, pessoal docente, de serviços 
especializados e de apoio;
• gestão administrativa e pedagógica;
• bibliografia consultada.
 3. O Calendário Escolar das instituições educacionais 
privadas devem conter, além da identificação 
completa da instituição e o ano a que se refere, 
no mínimo, as datas ou períodos de:
• apresentação dos professores;
• número de dias letivos por mês, semestre 
e ano, podendo ser também por bimestre, 
trimestre ou outra forma de organização; 
• matrículas;
• recuperação de estudos; 
• férias dos professores; 
• feriados;
• recessos escolares;
• semana pedagógica, jornada pedagógica e/
ou outros períodos destinados à atualização 
e aperfeiçoamento dos profissionais da 
educação; 
• recuperação final e de exames finais, 
quando houver;
• reunião de pais e professores;
• sábados letivos;
• formatura, se for o caso;
• demais datas e períodos que se fizerem 
necessários, conforme a peculiaridade de 
cada instituição. 
 4. Requisitos básicos ao corpo de funcionários 
que atuam na Secretaria Escolar, incluindo o 
Secretário são:
• conhecimentos técnicos específicos sobre o 
serviço;
• conhecimentos sobre legislação de ensino;
16 Unidade 1
• caligrafia legível;
• informática;
• respeito à ética profissional;
• responsabilidade;
• bom-senso;
• honestidade;
• boa vontade;
• lealdade à filosofia da instituição;
• capacidade de organização;
• iniciativa;
• dinamismo;
• criatividade, dentre outros.
 5. a. Exigências fundamentais quanto à localização:
 – proximidade da sala da Direção, para 
que possa prestar-lhe assessoramento, 
com rapidez e eficiência;
 – facilidade de atendimento aos alunos, 
aos professores e ao público em geral;
 – distanciamento de ruídos, na medida do 
possível.
 b. Requisitos quanto ao ambiente da sala da 
Secretaria Escolar para que ela se torne 
funcional e agradável:
 – boa iluminação artificial e natural;
 – limpeza e higiene;
 – número racional de móveis e bem-
distribuídos;
 – renovação de ar; e
 – espaço físico.
 c. Os móveis indispensáveis:
 – balcão de atendimento;
 – arquivos;
 – mesas e cadeiras;
 – fichários; 
 – armários; e
 – quadro de avisos.
 d. Os equ ipamentos essenc ia i s pa ra o 
funcionamento de uma Secretaria Escolar 
são computador, impressora e máquina 
fotocopiadora. 
 6. A proteção à documentação escolar contra a 
destruição e roubo é a principal norma a orientar 
a instalação e a organização da Secretaria 
Escolar, garantindo a segurança ao seu acervo 
inviolável, sendo recomendadas as seguintes 
medidas:
• entrada privativa ao Diretor, Secretário 
Escolar, funcionários que ali trabalham, 
inclusive os de limpeza;
• fechaduras reforçadas;
• janelas e portas dotadas de grades;
• mobiliários em aço; e
• colocação de extintor de incêndios.
 7. Resposta pessoal , porém, deve estar 
fundamentada nas qualidades relacionadas no 
texto “Secretário Escolar”.
 8. Principais atribuições do Secretário Escolar: 
• planejar, coordenar, controlar e supervisionar 
as atividades da Secretaria Escolar;
• assistir ao Diretor da instituição educacional 
em serviços técnicos, relacionados à 
Secretaria Escolar;
• prestar atendimento ao público interno e 
externo;
• representar a instituição de ensino nas suas 
relações com a comunidade escolar;
• articular a comunicação interna e divulgar 
as informações pertinentes recebidas;
• manter atualizados os registros dos 
prontuários/dossiês dos alunos, professores, 
funcionários;
• organizar e atualizar arquivos, coletâneas 
de leis, regulamentos e demais normas 
relativas a assuntos da instituição;
• zelar pela guarda e sigilo dos documentos 
escolares;
• realizar levantamentos relacionados a 
movimentação e vida escolar do aluno;
• redigir requerimentos, memorandos, 
circulares, ofícios, atas e executar serviços de 
digitação e de gestão de correspondências 
em geral;
• instruir processos que devam ser 
encaminhados às autoridades superiores,desde que relacionados à Secretaria Escolar;
• manter atualizados todos os livros de 
escrituração escolar;
• dar atendimento a pedidos de informações 
das partes interessadas, respeitando o 
sigilo profissional, no que se refere aos 
documentos sob sua guarda;
• prestar informações e atender a comunidade 
escolar em assuntos pertinentes ao serviço;
• manter-se atualizado quanto às normas 
legais vigentes;
• orientar os professores quanto ao 
preenchimento correto do Diário de Classe 
e acompanhar lançamentos periódicos 
de resultados da avaliação, de frequência, 
carga horária/dias letivos;
• assinar documentos emanados da Secretaria 
Escolar, juntamente com o Diretor;
• executar demais tarefas usuais e correlatas 
à sua função.
 9. Princípios éticos a serem observados pelo 
Secretário Escolar no exercício de sua função:
• respeitar e lutar pelo progresso da profissão;
• combater o exercício ilegal da profissão;
• manter sigilo profissional, ou seja, guardar 
sigilo absoluto sobre os assuntos e 
documentos que lhe forem confiados, de 
natureza profissional ou particular, relativos 
aos alunos, aos professores e a todas as 
pessoas envolvidas no processo educativo, 
não devendo, portanto, fornecer qualquer 
tipo de informe pessoal ou profissional, sem 
a permissão da parte interessada;
17Unidade 1
• cumprir suas obrigações de forma honrada 
e correta;
• atuar sempre à luz da verdade;
• dar atendimento a todos, sem distinção de 
raça, credo ou nacionalidade;
• respeitar, cumprir e fazer cumprir as 
determinações superiores;
• respeitar e zelar pelo melhor relacionamento 
da instituição educacional com a 
comunidade;
• não se valer de seu cargo/função para tirar 
vantagens pessoais;
• cumprir horário e executar com esmero, 
pontualidade e zelo as tarefas que lhe forem 
confiadas;
• manter uma atitude de estímulo e de 
exemplo em todos os momentos;
• agir com um elevado senso de 
responsabilidade, discrição e discernimento 
no trato com seus superiores e 
colaboradores;
• manter em alto nível o relacionamento com 
os professores e todas as pessoas que 
compõem a comunidade escolar;
• capacitar-se para o melhor desempenho de 
suas funções;
• atualizar-se permanentemente, buscando o 
aperfeiçoamento;
• reconhecer suas limitações e esforçar-se 
para superá-las.
 10. Regras de etiqueta que, juntamente com os 
princípios éticos, norteiam o comportamento no 
ambiente de trabalho:
• manter postura e apresentação adequadas 
à profissão, cultivando a comunicação 
correta, a aparência pessoal (vestir-se de 
forma discreta), a cortesia, o respeito, a 
autodisciplina;
• cumprimentar cordialmente e com 
naturalidade a todos;
• agir com polidez, devendo abster-se de 
comentários desrespeitosos, jocosos 
para com alunos, colegas de profissão 
e superiores ou duvidar da qualidade 
técnica das chefias/superiores ou criticar a 
administração do sistema;
• falar em tom de voz agradável, evitando rir 
ou falar alto e de forma escandalosa ou 
ríspida;
• tratar sempre os seus auxiliares e os outros 
funcionários com o mesmo respeito que 
você deseja de seus superiores;
• evitar debruçar-se sobre as mesas ou sentar-
se nas suas extremidades;
• manter espaço reservado para lanches e 
cafezinhos, evitando consumir alimentos no 
local de trabalho;
• não se pentear, maquilar ou lixar as unhas 
no local de trabalho;
• não fumar;
• evitar o mau hábito de reclamar por tudo e 
por nada;
• ao telefone, tratar a todos com cortesia, 
prestando informações com clareza e sem 
demora;
• evitar demorar ao telefone no local de 
trabalho, tratando de assuntos pessoais;
• evitar falar dos seus problemas pessoais e 
de outros assuntos intermináveis;
• procurar ser sempre pontual, assíduo, 
atencioso e cordial;
• nas relações interpessoais, usar sempre as 
expressões: por favor, por gentileza, com 
licença e obrigado;
• manter o foco no trabalho, com discrição e 
eficiência.
Técnico em Secretaria Escolar
Elementos que Compõem a Escrituração Escolar
Unidade 2
Objetivos:
• Compreender cada elemento que constitui a 
Escrituração Escolar.
• Reconhecer as caracterísiticas de cada 
instrumento da Escrituração Escolar.
ESCRITURAÇÃO ESCOLAR
Escrituração Escolar constitui o registro 
sistemático dos fatos e dos dados relativos à vida 
escolar do aluno e da instituição educacional, 
que assegure, em qualquer época, a verificação 
da/do:
• identidade de cada aluno;
• regularidade de seus estudos; 
• autenticidade de sua vida escolar; 
• funcionamento da instituição educacional.
A escrituração escolar é de suma importância 
para a escola, devendo ser completa, fidedigna, 
simples, racional e funcional e estar sempre 
organizada e com os registros atualizados. Ao 
efetivar os registros, o Secretário Escolar deve, 
ainda, observar os princípios como objetividade, 
autenticidade e legibilidade.
A escrituração escolar compõe-se de registros 
sobre:
• Abertura e encerramento do semestre/ano 
letivo.
• Investidura e exoneração do Diretor e do 
Secretário Escolar.
• Ocorrências – fatos relevantes, fora da rotina, 
ocorridos no dia a dia.
• Guarda e eliminação de documentos 
escolares.
• Aprovação e reprovação.
• Processos especiais de avaliação:
 – adaptação de estudos;
 – aproveitamento de estudos;
 – avanço de estudos;
 – classificação e reclassificação; 
 – progressão parcial com dependência;
 – equivalência de estudos.
• Resultados parciais e finais de avaliação, de 
recuperação e a frequência dos alunos.
• Alunos matriculados por ano, turma, turno, 
curso, níveis, etapas e modalidades de 
educação e ensino.
• Transferências expedidas e recebidas e 
cancelamento de matrículas.
• Decisões do Conselho de Classe e/ou da 
Comissão de Professores.
• Expedição e registro de diplomas e 
certificados.
• Relação de livros didáticos adotados.
• Concessão de gratuidade e/ou redução da 
anuidade escolar.
• Relatório de visita de técnicos do órgão de 
inspeção de ensino.
• Outros registros considerados necessários e 
importantes pela instituição.
Os fatos relativos à vida escolar do aluno e à 
instituição educacional devem ser registrados em 
instrumentos próprios, tais como: requerimentos, 
livros, diários de classe, fichas, atas, relatórios, 
boletins, históricos escolares, certificados, 
diplomas, declarações e outros, a critério da 
instituição de ensino, levando-se em conta a 
natureza do fato.
19Unidade 2
Todos os registros efetuados e documentos 
escolares expedidos devem conter a data da 
ocorrência e a assinatura do Secretário Escolar 
e do Diretor, com os nomes sotopostos, como 
responsáveis solidários pela legitimidade dos dados 
neles contidos, bem como, a respectiva função, 
número e ano do registro do diploma que os habilita 
especificamente para esse fim e instituição ou 
órgão expedidor.
Todos os livros de escrituração escolar devem 
conter, na folha de rosto, o Termo de Abertura, 
devidamente datado e assinado pelo Secretário 
Escolar e Diretor da instituição educacional, com 
a indicação do número de páginas, rubricadas 
pelo Diretor, e a finalidade a que se destina cada 
livro.
Ao encerrar o livro de escrituração escolar, é 
necessário lavrar o Termo de Encerramento, 
após os espaços em branco anulados, devendo 
conter a assinatura do Secretário Escolar e do 
Diretor, com o respectivo nome, função e número 
do registro do diploma igualmente sotopostos. 
MATRÍCULA
A matrícula, processo pelo qual o aluno ingressa 
na escola e ato próprio da instituição educacional, 
deverá ser formalizada mediante preenchimento 
da ficha/requerimento de matrícula e de acordo 
com o disposto no Regimento Escolar. Pode 
ocorrer por transferência de outra instituição 
ou por ingresso de aluno que nunca tenha 
frequentado uma escola.
O processo de matrícula e os documentos 
apresentados são de suma importância, pois, 
deles se originam todos os dados e a regularidade 
da vida escolar do aluno e representam 
o compromisso entreeste e a instituição 
educacional.
Compete ao Secretário Escolar divulgar, com 
antecedência, o Cronograma para Matrículas, 
conforme previsto no Calendário Escolar, 
insistindo na ampla divulgação dos prazos, sobre 
eles orientando os alunos e seus responsáveis, 
principalmente, quando se tratar de renovação 
de matrículas, alertando para o risco da perda do 
direito à vaga em decorrência de efetivação de 
matrículas novas. A divulgação se faz por meio de 
cartazes, circulares e agenda escolar, incluindo-
se o período para a solicitação de transferências. 
A solicitação de matrícula far-se-á pelo 
interessado, quando maior, ou pelo pai/
responsável, quando menor, fazendo-se 
acompanhar de:
• documentos pessoais de identificação;
• fotografias 3x4;
• documentos escolares de transferência, 
quando for o caso:
 – Histórico Escolar;
 – Certificado de conclusão de curso anterior;
 – Ficha Individual, no caso de matrícula no 
decorrer do ano letivo;
• cartão de controle de vacinação, para 
matrícula na Educação Infantil e nos Anos 
Iniciais do Ensino Fundamental;
• comprovante de quitação com o Serviço 
Militar, para os alunos do sexo masculino, 
maiores de 18 (dezoito) anos;
• Título de Eleitor, para os alunos maiores de 18 
(dezoito) anos e, em caráter facultativo, para 
os alunos de 16 (dezesseis) a 18 (dezoito) 
anos;
• Carteira de Identidade, a partir de 16 
(dezesseis) anos;
• outros, conforme exigências expressas no 
Regimento Escolar ou em outro documento 
legal.
• Requerimento para nome social, caso 
necessário, feito pelo aluno maior de idade 
e/ou pais ou responsáveis.
Também a solicitação de renovação de 
matrícula far-se-á pelo interessado, quando 
maior, ou pelo pai/responsável, quando menor, 
dispensando-se a apresentação de documentos 
escolares exigidos no ato da matrícula nova.
O aluno menor de 18 (dezoito) anos de idade não 
poderá assinar o requerimento e responsabilizar-
se sozinho pela sua matrícula ou renovação, 
mesmo sendo portador da Carteira de Identidade, 
devendo a sua matrícula ser solicitada pelos pais 
ou responsáveis.
A matrícula inicial da criança no Ensino 
Fundamental far-se-á aos 6 (seis) anos de 
idade completos ou a completar até o dia 31 
de março do ano em curso, de acordo com a 
20 Unidade 2
legislação vigente. As crianças que completarem 
6 (seis) anos de idade após esta data deverão ser 
matriculadas na Pré-Escola – Educação Infantil.
No entanto, à criança que, comprovadamente, 
tenha conc lu ído a Educação In fant i l , 
independentemente da idade, é assegurado o 
direito de matrícula no Ensino Fundamental, 
com acompanhamento didático pedagógico, 
adequado ao seu desenvolvimento.
A falta da Certidão de Nascimento não constitui 
impedimento para efetivar a matrícula inicial 
no Ensino Fundamental. Compete, nesse caso, 
à instituição educacional orientar quanto à 
obtenção do documento ou providenciá-lo por 
sua conta.
Casos em que o candidato não disponha 
de comprovante da escolarização anterior, 
o aluno pode ser matriculado em qualquer 
ano/etapa/modalidade ou outra forma de 
organização da Educação Básica em que melhor 
se adequar, com base na classificação, de 
acordo com o disposto no Regimento Escolar. 
O exame de classificação deve ser solicitado 
à Direção da instituição pelo aluno ou seu 
responsável, quando menor de idade, mediante 
um requerimento, com justificativa, contendo 
informações sobre ano/etapa/modalidade já 
cursado. Após deferido o pedido, a classificação 
é feita mediante aprovação em avaliação, 
realizada por uma comissão designada pela 
Direção da instituição educacional, composta 
por professores legalmente habilitados. Essa 
classificação suprirá, para todos os efeitos 
escolares, a ausência da comprovação de vida 
escolar pregressa, devendo o fato ser registrado 
em ata, na Ficha Individual e no Histórico Escolar. 
Após a conclusão do processo, o requerimento, 
os instrumentos de avaliação e a cópia da ata 
com o resultado do exame, contendo ciência 
do aluno ou do seu responsável, se menor 
de idade, devem ser arquivados no dossiê 
individual do aluno. No Histórico Escolar do 
aluno submetido ao exame de classificação deve 
constar a observação: “O aluno foi submetido 
a exame de classificação e obteve aprovação 
para cursar o ......, ano ou semestre do ..... (do 
Ensino Fundamental, do Ensino Médio ou da 
Educação de Jovens e Adultos) ....., conforme 
a Lei de Diretrizes e Bases da Educação – LDB 
e as regulamentações locais.”
Vale ressaltar que todas as atas citadas no 
decorrer deste caderno constituir-se-ão em 
objeto de estudo na Unidade 3 do presente 
material pedagógico.
De acordo com as normas regimentais, é 
permitida à instituição educacional a matrícula 
para o ano subsequente por meio da progressão 
parcial: do 6o ano para o7o ano, do 7o ano 
para o 8o ano e 8o ano para o 9o ano do Ensino 
Fundamental e do 1o para 2o ano e do 2o para 3o 
ano do Ensino Médio, com dependência em até 
dois componentes curriculares.
Para matrícula na Educação de Jovens e Adultos 
devem ser observadas as idades mínimas de:
• 15 (quinze) anos para matrícula e conclusão 
no curso equivalente ao Ensino Fundamental;
• 18 (dezoito) anos para matrícula e conclusão 
no curso equivalente ao Ensino Médio.
O direito dos menores emancipados para os atos 
da vida civil não se aplica para matrícula na EJA 
ou prestação de exames supletivos.
Ao aluno que completou 18 (dezoito) anos no 
decorrer do ano letivo, solicitar-se-á no ato da 
renovação de matrícula a apresentação, para 
transcrição de dados, de documentos que 
comprovem:
• quitação com o Serviço Militar, se for do sexo 
masculino;
• estar em dia com a Justiça Eleitoral, para 
alunos de ambos os sexos.
Ao aluno que completou 16 (dezesseis) anos de 
idade no decorrer do ano letivo, solicitar-se-á a 
apresentação da Carteira de Identidade, para 
transcrição de dados – número, órgão expedidor/
UF e data de expedição – nos seus documentos 
escolares.
A etapa da preparação para a realização 
de matrículas compreende basicamente os 
seguintes passos:
• planejamento, com antecedência;
• escolha dos funcionários que atuarão na 
recepção/realização de matrículas;
• rápido e intensivo treinamento com o pessoal 
sobre como preencher os formulários, conferir 
e receber os documentos e instruir os alunos 
e responsáveis;
21Unidade 2
• definição da relação de documentos a serem 
exigidos no ato da matrícula;
• aquisição e confecção de material necessário 
como requerimentos, fichas, calendários, 
cartazes, informativos, senhas para 
atendimento e outros;
• divulgação do período e horário de 
atendimento;
• divulgação de anos, turnos, cursos, níveis, 
etapas e modalidades de educação e ensino 
que a instituição oferece, especificando a 
existência ou não de vagas em cada situação;
• preparação da ficha/quadro de controle de 
vagas existentes, por situação;
• definição e preparação do local para o 
atendimento, prevendo o espaço para a 
formação de filas, com conforto, colocando 
bancos ou cadeiras, se for o caso.
Casos a Secretaria Escolar não disponha de uma 
antessala com espaço suficiente, a realização 
de matrículas em salas de aula ou em outros 
recintos espaçosos, que servirão de postos, 
poderá trazer algumas vantagens como:
• o aluno e/ou o seu responsável, ao entrar na 
sala, recebe o requerimento, preenchendo-o 
com conforto, acomodado em uma carteira;
• no quadro estarão expressas as instruções 
necessárias, além da presença de funcionário 
para orientar, sanar dúvidas e coordenar o 
andamento do trabalho;
• em cada sala, realiza-se a matrícula por 
ano/período ou por nível/etapa/modalidade/
curso, extinguindo-se as filas e possíveis 
contrariedades delas decorrentes.
No ato da matrícula, o funcionário encarregado 
deverá verificar:
• se o candidato apresenta a documentação 
pessoal e escolar completa e correta;
• o ano, nível, etapa ou modalidade de 
educação e ensino, curso em que poderá 
efetuar a matrícula, medianteanálise 
cuidadosa de sua documentação escolar.
Preenchidos os formulários necessários, o 
funcionário deverá:
• conferir os documentos pessoais cujos dados 
foram transcritos;
• verificar a quitação junto à Tesouraria, 
quando tratar-se de instituição de ensino 
particular, e outras informações que se 
fizerem necessárias;
• organizar a documentação, grampeando-a 
ao requerimento.
O requerimento de matrícula e respectiva 
documentação recebida deve ser, minuciosamente, 
examinado pelo Secretário Escolar, com a maior 
brevidade possível, verificando a identidade do 
aluno e a autenticidade da sua vida escolar 
nela retratada, encaminhando à Direção, 
imediatamente, os casos duvidosos, para que 
sejam tomadas as providências cabíveis com a 
maior brevidade.
É importante verificar, cuidadosamente, as 
observações constantes dos históricos escolares 
e/ou fichas individuais sobre processos especiais 
de avaliação, dispensa de Educação Física e 
outros. Em caso de dúvidas, solicitar maiores 
esclarecimentos à instituição de origem e, ainda 
persistindo a dúvida, solicitar esclarecimento 
e orientação ao órgão próprio de inspeção do 
ensino.
A matrícula de cada aluno deverá ser deferida, 
ou indeferida, se for o caso, pelo Diretor da 
instituição educacional.
O indeferimento deve ser expresso, por escrito, 
arrazoado e dando-se ao responsável pelo aluno, 
ciência do fato, para que tome providências que 
julgar necessárias. Por isso, o processo deve 
caracterizar-se pela rapidez.
Após deferida a matrícula, os documentos 
escolares que comprovem a sua escolaridade 
anterior, bem como, os demais documentos que 
instruírem a matrícula passarão a integrar o dossiê 
escolar, devendo ser arquivados definitivamente 
na pasta individual do aluno.
Em seguida, o próprio Secretário Escolar ou o 
funcionário por ele designado deve:
• preparar a pasta individual do aluno com a 
documentação de forma organizada e/ou 
atualizar os dados na ficha de matrícula na 
pasta já existente, se se tratar de renovação 
de matrícula;
• efetuar o registro no controle do número de 
vagas, se for o caso;
• separar as pastas individuais por nível, 
etapa e modalidade de educação e ensino, 
22 Unidade 2
classificando ainda por curso, ano, turno e 
turma;
• elaborar a relação de alunos, conforme as 
turmas já organizadas e arquivar as pastas 
em local próprio, preferencialmente, em 
gavetas de arquivo de aço, devidamente 
identificadas;
• lançar os nomes nos Diários de Classe 
provisórios e, posteriormente, nos Diários de 
Classe definitivos;
• preparar as fichas individuais e os boletins 
escolares, caso estes últimos sejam 
adotados.
Toda e qualquer retificação de dados no 
dossiê do aluno somente pode ser efetuada 
com a apresentação, para transcrição, de 
outro documento que substitua de fato aquele 
apresentado anteriormente. 
Excepcionalmente, a matrícula poderá ser 
feita com declaração provisória de expedição de 
transferência, com validade de não mais de 30 
(trinta) dias para a entrega dos documentos 
definitivos, devendo nesse caso o interessado 
assinar um termo de compromisso. A Secretaria 
Escolar deve manter rigoroso controle sobre esses 
casos, relacionando-os à parte para cobrança 
em tempo hábil, visando evitar problemas 
futuros advindos por falta de documentos 
comprobatórios.
A Secretaria Escolar, sempre que se defrontar 
com dúvidas, poderá exigir em qualquer época, 
a apresentação de novos documentos ao aluno 
matriculado. E sempre que for apresentada a 
fotocópia de um documento, deve-se solicitar a 
apresentação do seu original para um confronto. 
A documentação apresentada que contiver 
rasuras ou incorreções de qualquer natureza não 
tem validade.
Consideram-se incorreções:
• divergências entre nomes, datas e locais 
lançados nos documentos escolares e os 
constantes em documentos de identificação 
civil;
• o não preenchimento ou inutilização dos 
espaços em claro existentes nos formulários, 
a falta de assinatura, número de registro ou 
autorização e nome por extenso do Diretor e 
Secretário Escolar da instituição de origem;
• a falta de data de expedição do documento;
• a abreviação de nomes;
• o lançamento de notas/conceitos/menções 
nas entrelinhas ou fora do enquadramento 
dos modelos previstos;
• ausência ou dúvidas quanto ao resultado 
final de cada ano letivo.
Todos os formulários de matrícula deverão ser 
preenchidos com muita clareza, limpeza, precisão 
e letra bem legível, para que seja entendida em 
qualquer época, por qualquer pessoa.
Em caso de quaisquer dúvidas, não efetivar a 
matrícula sem solicitar esclarecimentos ao Diretor 
da instituição e, se necessário, ao órgão próprio 
de Inspeção do Ensino.
A matrícula do aluno procedente do exterior 
merece tratamento especial:
• verificar inicialmente se a documentação 
escolar está devidamente traduzida, 
contendo visto do Consulado Brasileiro, com 
sede no país onde funciona a instituição 
educacional que a expediu, respeitados 
acordos diplomáticos;
• a análise da documentação para continuidade 
de estudos compete à instituição educacional 
que recebe o aluno, devendo a Direção 
efetuar a equivalência de estudos e, caso 
encontre dificuldades tanto na análise como 
na definição de procedimentos a serem 
adotados, consultar o órgão próprio de 
Inspeção do Ensino;
• efetivar a matrícula somente quando tudo 
estiver em ordem.
A equivalência de estudos refere-se ao processo 
pelo qual se estabelece a correspondência entre 
estudos realizados no exterior e os previstos na 
estrutura educacional local, podendo, ainda, 
ocorrer a necessidade de promover a equivalência 
entre os estudos realizados no próprio país.
A equivalência de estudos deve ser feita antes 
de efetivar a matrícula, após exame criterioso 
da documentação, visando certificar-se de sua 
autenticidade e regularidade, com base na 
análise dos seguintes documentos: Histórico 
Escolar, boletim escolar, currículo, matriz 
curricular, certificado ou documento equivalente, 
com visto do Consulado Brasileiro no país de 
origem e tradução oficial realizada por tradutor 
público juramentado. A tradução pode, ainda, 
ser realizada por embaixadas, consulados, 
23Unidade 2
repartições públicas, escolas de línguas ou por 
particulares, desde que não sejam parentes 
do interessado, fazendo constar o nome do 
tradutor, a sua assinatura, número da Carteira 
de identidade e do CPF. Caso não contenha o 
visto do Consulado Brasileiro, a instituição deve 
efetuar a matrícula, estabelecendo um prazo para 
que o aluno ou o seu responsável, se menor, 
possa providenciar e apresentar a documentação 
exigida. Caso o aluno tenha realizado parte de 
seus estudos no Brasil, deve apresentar também 
o respectivo Histórico Escolar e/ou a Ficha 
Individual. A documentação escolar deve estar 
acompanhada de documentos pessoais como 
Certidão de Nascimento ou de Casamento ou 
Carteira de Identidade. 
A análise dos casos de equivalência de estudos 
será feita pela comissão de professores, 
designada pela Direção da instituição, que 
deverá:
• verificar a faixa etária do aluno;
• compatibilizar os estudos realizados, 
considerando as etapas/modalidades de 
educação e ensino cursadas no exterior com 
a estrutura educacional brasileira, tendo em 
vista a faixa etária do aluno e os aspectos 
pedagógicos, conforme as estruturas 
educacionais do país onde o aluno estudou;
• definir o ano/etapa/modalidade em que o 
aluno deve ser matriculado;
• lavrar a ata constando os procedimentos 
adotados;
• efetivar a matrícula conforme indicação da 
comissão, informando na ficha de matrícula 
sobre as adaptações de estudos que devem 
ser cumpridas;
• arquivar na pasta individual do aluno as cópias 
dos documentos escolares apresentados, 
juntamente com a ata de equivalência;
• o fato deve constar no Histórico Escolar, em 
forma de observação: ”O aluno cursou os 
estudos correspondentes aos anos do Ensino 
Fundamental (ou do Ensino Médio, conforme 
o caso)na instituição educacional “X”, em 
...... (cidade/estado) ......., ........ (país) ......., 
no(s) ano(s) de ... .”
A responsabilidade para realizar a equivalência 
de estudos cabe à Direção da instituição, porém, 
caso encontre dificuldade, o órgão próprio de 
Inspeção do Ensino deve ser consultado, visando 
assegurar ao aluno o direito à continuidade de 
estudos.
A deliberação sobre documentos escolares do 
aluno que concluiu o Ensino Médio no exterior, 
para prosseguimento de estudos em nível 
superior, compete ao Conselho de Educação.
REGISTRO DE AVALIAÇÃO E DE 
FREQUÊNCIA
O registro da avaliação do rendimento escolar 
e da frequência realiza-se nos instrumentos 
próprios, documentos destinados às anotações 
relativas à vida escolar do aluno, tais como: Diário 
de Classe, Ficha Individual e Boletim Escolar, no 
decorrer do período letivo; na Ata de Resultados 
Finais, ao final do período letivo; e no Histórico 
Escolar, após a conclusão da etapa de ensino, ou 
no ato de sua transferência. Os instrumentos de 
registro elaborados pela instituição educacional 
devem ser submetidos à apreciação do órgão 
próprio da Secretaria da Educação, antes de sua 
utilização, para assegurar que atenda a todos os 
requisitos necessários, garantindo a sua validade, 
sobretudo o Diário de Classe e o Histórico Escolar.
Diário de Classe
O Diário de Classe é um instrumento coletivo de 
escrituração escolar em que o professor registra 
as atividades desenvolvidas com a turma, o 
resultado do desempenho e a frequência dos 
alunos.
A adoção do Diário de Classe tem como 
objetivos:
• comprovar a veracidade e a regularidade dos 
atos praticados pela instituição educacional;
• registrar:
 – a frequência do aluno;
 – os resultados da avaliação do desempenho 
escolar;
 – o número de aulas previstas e dadas e 
total de dias letivos, a carga horária, as 
datas de recuperação e das avaliações ou 
dos exames finais, se for o caso;
24 Unidade 2
 – a execução do currículo, por meio do 
registro dos procedimentos pedagógicos 
adotados pelo professor.
Elementos integrantes do Diário de Classe:
• Quanto à identificação:
 – nome da instituição educacional;
 – nome da entidade mantenedora;
 – endereço completo da instituição 
educacional;
 – nome do documento: DIÁRIO DE CLASSE;
 – semestre ou ano letivo;
 – nível, etapa e modalidade de educação e 
ensino a que se refere o documento;
 – ano/ciclo/fase, turma e turno;
 – componente curricular, se for o caso;
 – nome do professor;
• Quanto ao conteúdo:
 – nome Social, se houver;
 – relação nominal dos alunos;
 – bimestre/trimestre/semestre, meses que 
compõem cada período, dias letivos e 
frequência diária dos alunos;
 – resultado das avaliações;
 – total de faltas por período;
 – atividades realizadas com as respectivas 
competências e habilidades (diárias);
 – total de dias e aulas previstas e trabalhadas;
 – data e assinatura do professor;
 – parte destacável a ser entregue na 
Secretaria Escolar – síntese do bimestre/
trimestre/semestre.
A responsabilidade sobre o Diário de Classe cabe 
ao:
• Secretário Escolar:
 – preencher os dados de identificação 
na capa e no cabeçalho de cada parte 
referente aos períodos letivos (bimestre, 
trimestre, semestre, ano);
 – elaborar a relação nominal dos alunos por 
turma em ordem alfabética, no início do 
ano letivo e mantê-la atualizada, ao longo 
do período, registrando e comunicando 
aos professores as transferências, 
desistências, cancelamento/trancamento 
de matrículas, matrículas novas e as 
respectivas datas;
 – controlar a entrega das partes que 
contêm os resultados do desempenho 
e a frequência dos alunos, o número de 
dias letivos ou de aulas previstas e dadas, 
conferindo cuidadosamente os registros 
da parte fixa com os da parte destacável, 
a fim de assegurar a exatidão dos dados 
transcritos pelo professor;
 – controlar o registro sobre substituição de 
professor, caso ocorra, discriminando o 
nome do professor substituto e o período 
da substituição;
 – transcrever do Diário de Classe para a Ficha 
Individual os resultados das avaliações 
de desempenho, do desenvolvimento de 
competências e habilidades, frequência, 
carga horária e aulas/dias letivos previstos 
e trabalhados.
• Diretor:
 – orientar os professores quanto à 
necessidade e à importância do 
preenchimento correto e contínuo do 
Diário de Classe, com observância do 
disposto no Regimento Escolar;
 – Acompanhar sistematicamente o 
preenchimento do Diário de Classe;
 – Fazer cumprir as normas e disposições 
legais sobre o assunto, inclusive os prazos 
estabelecidos para o registro sistemático 
dos fatos e dados da vida escolar do 
estudante;
 – Tomar providências quando não houver o 
cumprimento dos prazos.
• Professor:
 – registrar, exclusivamente, com caneta, 
de tinta preta ou azul, não se admitindo 
registros a lápis:
•• a identificação do período letivo em 
curso (bimestre, trimestre, semestre 
e/ou ano letivo);
•• a frequência diária dos alunos, 
identificando a data nas respectivas 
quadrículas, sequencialmente, sem 
intervalos, nem mesmo de um mês 
para outro, no mesmo período letivo;
•• at iv idades rea l i zadas, com as 
respectivas competências e habilidades 
desenvolvidas;
•• o resultado das aval iações do 
desempenho dos alunos, expresso 
25Unidade 2
em notas, menções ou conceitos, 
conforme disposto no Regimento 
Escolar;
•• total de faltas em cada período letivo;
•• recuperações oferecidas, especificando 
as a t i v i dades desenvo l v i das , 
procedimentos adotados, avaliações 
e frequência;
•• adaptações de estudo, quando for o 
caso;
•• carga horária e/ou número de aulas e/ou 
de dias letivos previstos e trabalhados;
•• observações, quando houver;
 – datar e assinar ao final de cada período 
letivo, após todos os campos devidamente 
preenchidos e espaços em branco 
inutilizados;
 – transcrever os dados necessários para a 
parte a ser entregue na Secretaria Escolar, 
de acordo com o modelo adotado na 
instituição educacional, e entregá-la em 
tempo hábil.
Recomendações importantes quanto ao 
preenchimento e utilização do Diário de 
Classe:
1. Os Diários de Classe devem permanecer 
na instituição educacional, conservados em 
local apropriado, que lhes assegure a sua 
inviolabilidade.
2. A escrituração do Diário de Classe é de 
exclusiva competência e responsabilidade do 
professor, que deverá mantê-lo organizado 
e atualizado, exceto ao que se refere à sua 
identificação (capa) e ao nome dos alunos. 
Cabe ao Diretor, fazer cumprir, no âmbito 
da instituição sob sua responsabilidade, as 
normas e disposições legais sobre o assunto.
3. O nome do aluno matriculado no decorrer do 
período letivo deve ser acrescentado no final 
da relação nominal, organizada no início do 
semestre/ano letivo em ordem alfabética.
4. Os registros referentes aos alunos matriculados 
no decorrer do ano letivo deverão ser feitos a 
partir da data de sua matrícula, anulando-se 
as quadrículas referentes ao período anterior.
5. Ao aluno que apresentar atestado médico 
devem ser atribuídos exercícios domiciliares, 
de acordo com a legislação em vigor, 
registrando-se as faltas e, no campo próprio, 
constar as observações sobre o período 
e o motivo do afastamento, com data e 
assinatura do professor (ver Unidade 4).
6. A infrequência do aluno deve ser comunicada 
à Secretaria Escolar, registrando-se as faltas 
até a definição sobre a sua situação escolar.
7. Na ocorrência de rasuras ou emendas, o 
Diário de Classe deve ser passado a limpo, 
ou, excepcionalmente, fazer a ressalva no 
campo destinado às observações, indicando 
a informação correta.
8. As legendas das convenções e siglas 
utilizadas no Diário de Classe devem 
manter a uniformidade, em cada instituição 
educacional.
9. As observações devem ser sempre datadas e 
assinadas pelo professor.
10. Os registros no Diário de Classe devem ser 
realizados, de fato, diariamente, como 
determina a própria denominação.11. As aulas duplas devem ser registradas com 
cuidado, seja em quadrículas sequenciadas, 
seja com dois sinais em uma só quadrícula, 
não as computando como dois dias letivos.
12. Para a Educação Infantil e Anos Iniciais do 
Ensino Fundamental, adota-se um Diário 
de Classe por turma e nos demais anos, 
etapas de educação e ensino e cursos, o 
Diário de Classe deve ser por componente 
curricular, de acordo com a matriz curricular 
aprovada.
13. As observações referentes aos alunos 
transferidos, matriculados no decorrer do 
período letivo e matrículas canceladas/
trancadas devem ser apostiladas ao lado 
do seu nome. Exemplos: Transferido em 
...../...../.....; Matriculado em ...../...../..... .
14. Durante os primeiros dias de aula a 
instituição educacional registra uma 
movimentação natural de acomodação de 
alunos que se transferem de turma ou de 
turno. Nesse período, é conveniente que 
se adote um Diário de Classe provisório. A 
substituição pelo Diário de Classe definitivo 
deve ser efetivada no menor prazo possível, 
evitando o acúmulo de dados a serem 
transcritos.
15. Para que sejam resguardados o sigilo e a 
autenticidade, jamais o aluno terá acesso 
ao Diário de Classe, não podendo, nem o 
professor, nem a Secretaria Escolar, fazê-lo 
portador desse documento.
16. Todas as oportunidades de recuperação 
oferecidas ao aluno deverão ser registradas 
26 Unidade 2
nos campos específicos para que se possa 
comprovar a sua oferta.
17. Nos casos de ausência e/ou carência de 
professor ou eventuais paralisações, não 
deverá ser realizado nenhum registro de 
frequência e atividades, para que fique 
caracterizado o défice de dias letivos e/ou 
de aulas. Quando houver a reposição dos 
dias letivos e/ou de aulas, o registro da 
frequência será efetuado, preenchendo-se 
as quadrículas, a partir do ponto em que o 
registro foi interrompido. Tanto a interrupção 
quanto a reposição devem constar no 
campo destinado às observações.
18. O professor deve entregar o Diário de 
Classe na Secretaria Escolar nos prazos 
determinados pela Direção.
19. Os Diários de Classe devem ser arquivados 
após o encerramento do período letivo e 
a devida transcrição dos dados, podendo 
posteriormente ser eliminados, decorrido 
prazo mínimo de 10 (dez) anos (ver Unidade 
3 – Item 3.).
20. Não há amparo legal para que o défice de 
dias letivos e/ou de horas seja reposto com 
atividades extraclasses. 
Ficha Individual do Aluno
A Ficha Individual tem por finalidade registrar 
informações sobre o rendimento escolar e 
frequência do aluno, referentes a um determinado 
período: semestre ou ano letivo.
O cabeçalho da Ficha Individual deve conter a 
identificação da instituição educacional e, em 
seguida, a do aluno: nome, ano, no de chamada 
e/ou de matrícula, sexo, data (dia/mês/ano) e 
local (cidade/UF) de nascimento e informação 
se repetente ou novo no ano. 
A nomenclatura dos componentes curriculares na 
Ficha Individual, assim como em todos os demais 
instrumentos de escrituração escolar, deve estar 
rigorosamente de acordo com a matriz curricular 
aprovada.
Abreviações devem ser evitadas, mas, se 
necessárias, serão feitas com suficiente clareza 
para que se possa identificar perfeitamente o 
nome do componente curricular que se quer 
representar. Do contrário, observar-se-á em local 
próprio o significado, por extenso, da abreviação 
realizada, em legenda.
Tão logo os professores entreguem os resultados 
relativos às avaliações – bimestrais, trimestrais, 
semestrais, finais e de recuperação – essas 
deverão ser lançadas, possibilitando à Secretaria 
Escolar, rápido e preciso fornecimento dos 
resultados aos alunos e/ou aos seus responsáveis. 
Os resultados obt idos na recuperação 
preponderarão sobre os anteriores, para todos 
os efeitos, se maior.
Compete ao Secretário Escolar, exigir que os 
funcionários não se atrasem nas tarefas de 
transcrição dos resultados da avaliação, mantendo 
o constante controle sobre os serviços. No 
espaço destinado a resultados finais, escreve-se 
de acordo com as médias/notas finais, menções 
e/ou conceitos e a frequência alcançados pelo 
aluno, no final de cada período letivo, o termo: 
Aprovado ou Reprovado, observando-se a 
condição mínima para aprovação, conforme o 
disposto no Regimento Escolar.
Caso a instituição educacional adote a matrícula 
por progressão parcial, prevista em Regimento 
Escolar, o resultado nesse caso será: “aprovado 
por progressão parcial com dependência”, 
citando os componentes curriculares.
O aluno que, devidamente notificado sobre 
a situação, não comparecer às atividades de 
recuperação final nem à respectiva avaliação, 
terá em sua Ficha Individual, assim como no 
Diário de Classe, o registro do fato, e o resultado 
final levará o termo: Reprovado.
Será considerado também Reprovado o aluno 
que não alcançar a frequência mínima de 75% 
(setenta e cinco por cento) do total de horas 
letivas, para promoção, computados os exercícios 
domiciliares amparados por lei. Os estudantes 
com ausências/faltas justificadas, na forma da lei, 
terão tratamento didático-pedagógico especial, 
cujos procedimentos devem estar definidos pela 
instituição educacional em seus documentos 
organizacionais. (ver Unidade 4)
Excepcionalmente, quando assim indicarem a 
potencialidade do estudante, seu progresso nos 
estudos e suas condições de ajustamento a 
períodos mais adiantados, mediante verificação 
da aprendizagem, o estudante pode ser 
promovido por avanço para ano subsequente, 
tanto no Ensino Fundamental como no Ensino 
Médio, na mesma etapa de ensino. O avanço é 
27Unidade 2
efetuado a partir da indicação por um professor 
da turma do estudante, devendo essa indicação 
ser aprovada pelo Conselho de Classe ou por 
Comissão de Professores. Nesse caso, o registro 
na Ficha Individual do ano em curso, quanto 
ao número de dias letivos e/ou aulas dadas 
e frequência/faltas, refere-se aos resultados 
alcançados pelo aluno até aquela data, incluindo-
se os resultados obtidos após a verificação da 
aprendizagem quanto às competências e às 
habilidades construídas por meio de conteúdos 
programáticos ainda não cursados no ano. Os 
resultados alcançados a partir daquela data, no 
ano ao qual for promovido, serão registrados na 
nova Ficha Individual a ser preparada, tão logo 
o avanço seja efetuado. 
Durante o período letivo – semestre ou ano – as 
fichas ou os relatórios individuais dos alunos 
devem estar organizados e arquivados em 
conjunto por turma/período/ano, em uma pasta/
envelope, para facilitar o manuseio, na transcrição 
dos resultados da avaliação do desenvolvimento 
e do rendimento escolar dos alunos, dos diários 
de classe. Serão, ao final do período letivo, 
após efetuados todos os registros necessários, 
arquivados nas pastas individuais dos alunos, com 
a assinatura do Secretário Escolar e do Diretor da 
instituição educacional. 
Em caso de transferência no decorrer do período 
letivo, a ficha ou o relatório individual do aluno 
deve ser preparado em duas vias. Uma via será 
entregue à parte interessada juntamente com o 
Histórico Escolar e a outra via deverá permanecer 
arquivada no dossiê do aluno. 
Ao final do semestre/ano letivo, transcritos 
todos os dados necessários, principalmente o 
resultado final, e conferido o seu preenchimento 
correto e completo, data-se a Ficha Individual 
e colhe-se a assinatura do Secretário Escolar 
e do Diretor da instituição educacional. Sem 
esse procedimento, o documento não pode ser 
considerado válido.
A Ficha Individual é arquivada no dossiê do aluno, 
após a conclusão de cada semestre ou ano letivo, 
organizada sequencialmente considerando-se o 
ano, até a sua conclusão na etapa de educação 
ou ensino, ou até a sua transferência para outra 
instituição educacional, momento em que os 
dados dos períodos – semestres/anos letivos – 
serão transcritos para o seu Histórico Escolar. 
Boletim Escolar
O Boletim Escolar tem por finalidade informar, ao 
aluno e aos seus pais/responsáveis, a frequênciae o resultado do aproveitamento escolar, por ele 
obtidos, durante e ao final do período letivo.
Na Educação Infantil, adota-se o Relatório 
Individual, com a mesma finalidade, nele 
registrando descritivamente as habilidades e 
as competências desenvolvidas pela criança. É 
importante lembrar que a avaliação do aluno da 
Educação Infantil não tem o objetivo de promoção, 
sendo feita mediante acompanhamento e registro 
do seu desenvolvimento. A promoção se faz, 
automaticamente, ao final do ano letivo.
Para melhor controle, nos casos de alunos 
menores de idade, a instituição deve colher 
assinatura do pai ou do responsável no próprio 
Boletim Escolar/Relatório Individual ou em 
outro instrumento apropriado, dando ciência 
dos resultados obtidos pelo aluno ao longo do 
processo, bem como, do número de faltas, 
salvaguardando a responsabilidade da instituição 
e, garantindo a participação da família, quanto 
ao desempenho escolar. Tal procedimento 
ajuda no controle dos contatos que a instituição 
deve manter com a família a respeito do 
desenvolvimento e do aproveitamento escolar 
do aluno.
A Secretaria Escolar, tão logo tenha em mãos 
os resultados das avaliações e a frequência 
relativa ao bimestre imediatamente anterior, 
fará a entrega dos boletins escolares/relatórios 
individuais, devidamente preenchidos para o 
conhecimento dos alunos e de seus responsáveis, 
sobre o desenvolvimento/aproveitamento 
escolar.
Caso adote o sistema de devolução do boletim 
à Secretaria Escolar, deve se estipular um prazo 
para tal. No decorrer do bimestre, se for o caso, 
os boletins devem ficar guardados, em local 
próprio, acondicionados em envelopes ou pastas, 
por turma. Findo o período letivo, serão entregues 
definitivamente aos interessados.
A transcrição dos resultados da avaliação e 
da frequência, tanto para a Ficha Individual 
como para o Boletim Escolar, pode ser feita em 
manuscrito, tomando-se o devido cuidado para 
evitar erros e rasuras. Quaisquer alterações 
28 Unidade 2
quanto aos dados já registrados, só poderão 
ser efetuadas com a devida autorização da 
Direção.
É importante que o número de chamada e/ou de 
matrícula do aluno, constante da Ficha Individual 
e do Boletim Escolar, seja o mesmo constante 
do Diário de Classe, de onde se originam os 
dados principais: frequência e resultados do 
desenvolvimento e do rendimento escolar.
Assim como na ficha e/ou requerimento de 
matrícula, na Ficha Individual e no Boletim 
Escolar também deverá constar o sexo do aluno 
para evitar dúvidas em caso de nomes comuns 
aos dois sexos ou nomes estrangeiros e para fins 
estatísticos.
Ata de Resultados Finais
Ao final do período letivo, seja semestre seja ano, o 
resultado final do aproveitamento alcançado pelos 
alunos, após conclusão de todo o processo de 
avaliação, incluindo-se a recuperação final, deve 
ser registrado em ata própria, denominada Ata 
de Resultados Finais. (no Item 3, da Unidade 
3 será fornecido exemplo de Ata de Resultados 
Finais). O registro nessa ata se faz listando todos 
os componentes curriculares, exatamente como 
constam na Matriz Curricular aprovada, com 
as respectivas notas, conceitos ou menções, 
conforme critérios de avaliação previstos em 
Regimento Escolar, destacando a sua aprovação 
ou reprovação, em conjunto, no ano/módulo. 
Caso o curso esteja organizado em matrícula por 
componente curricular, naturalmente, o resultado 
final também será definido por componente 
curricular. 
Todos os alunos matriculados, sem exceção, 
constarão do registro, mesmo os transferidos ou 
desistentes/evadidos durante o período letivo, 
adotando-se os seguintes procedimentos:
• para o aluno que frequentou, regularmente, 
até o final do período letivo, anotar no 
espaço destinado ao resultado final o termo: 
Aprovado ou Reprovado;
• para o aluno transferido, anotar o termo: 
Transferido(a) em ___/___/___;
• para o aluno que deixou de frequentar 
sem nenhuma justificativa, anotar o termo: 
Desistente, ou Matrícula Cancelada, caso o 
aluno ou o seu responsável tenha solicitado 
cancelamento, nos termos do Regimento 
Escolar.
A ordem de lançamento dos nomes dos alunos 
deve ser a mesma seguida nos Diários de Classe. 
Registrando-se os resultados finais com base 
no Diário de Classe, assegura-se a inclusão de 
todos os alunos, mantém-se o mesmo número 
de chamada e determina-se, de antemão, os 
transferidos e os desistentes/evadidos.
Os resultados finais serão transcritos do Diário 
de Classe para o livro próprio ou para as fichas 
em folhas avulsas. O registro em livro será feito 
em manuscrito e, em folhas avulsas, digitadas.
No caso da utilização de folhas avulsas, a mais 
recomendada, é obrigatória a encadernação, 
organizando-as por semestre/ano letivo. 
Se ocorrer uma rasura na transcrição, em 
manuscrito, para o livro, a folha toda é invalidada, 
devendo, nesse caso, repetir todo o trabalho em 
outra folha, fazendo-se a seguinte anotação: “Em 
virtude de rasura, esta folha deixa de possuir 
validade, sendo substituída pela folha de número 
..... .” Daí a preferência pelo registro em folhas 
avulsas, posteriormente, encadernadas.
Histórico Escolar
O Histórico Escolar é o documento de escrituração 
escolar de registro individual, expedido pela 
instituição educacional, contendo os resultados 
oficiais, obtidos pelo aluno em diferentes 
componentes curriculares, nos períodos letivos 
cursados.
O Histórico Escolar tem como objetivos:
• comprovar a escolaridade;
• retratar, em um só documento, a vida escolar 
do aluno;
• permitir ao aluno o prosseguimento de 
estudos, constituindo-se em documento 
oficial para matrícula em outra instituição 
educacional, seja do mesmo nível e etapa de 
educação e ensino ou não.
O Histórico Escolar deve conter os seguintes 
elementos:
• nome, por extenso, da entidade mantenedora;
• nome, por extenso, da instituição educacional;
29Unidade 2
• endereço completo, com telefone e e-mail;
• ato, número, data e órgão do poder público 
que credenciou/recredenciou a instituição 
educacional e autorizou o funcionamento de 
determinados níveis, etapas e modalidades 
de educação e ensino; 
• identificação do aluno (dados pessoais): 
nome completo, nacionalidade, data e local 
(cidade/UF) de nascimento, conforme a 
Certidão de Nascimento ou, a partir de 16 
(dezesseis) anos, a Carteira de Identidade;
• filiação; 
• tratando-se de alunos maiores de 16 
(dezesseis) anos, consignar-se-á também o 
número da Carteira de Identidade; 
• dados referentes aos estudos anteriormente 
realizados: nível/etapa/modalidade de 
educação e de ensino, nome da instituição 
educacional, local (cidade/UF) e ano de 
conclusão;
• grade curricular, indicando nível, etapa 
e modalidade de educação e de ensino, 
contendo a ordenação e a sequência dos 
anos, fases, períodos, ciclos, ano/semestre, 
matriz curricular aprovada – componentes 
curriculares da base nacional comum e da 
parte diversificada, de acordo com a Proposta 
Pedagógica da instituição educacional; 
• resultados do rendimento escolar, expresso 
em notas, conceitos ou menções, conforme 
Regimento Escolar;
• carga horária semestral ou anual ministrada, 
que deve ser igual ou superior ao que consta 
da matriz curricular aprovada, dias letivos e 
frequência;
• espaço destinado às observações, para 
consignar outras informações relevantes; 
• local/UF e data de expedição (dia, mês e 
ano);
• assinatura do Secretário Escolar e do Diretor, 
com os nomes e funções sotopostos, 
impressos ou carimbados, bem como, 
número/ano/órgão expedidor dos respectivos 
registros profissionais ou autorizações.
O modelo do Histórico Escolar é de livre 
escolha da instituição educacional e/ou da 
entidade mantenedora, desde que contenha os 
elementos exigidos por lei.
O Secretário Escolar poderá estabelecer prazo 
para a entrega da documentação.
Segundo princípios legais, a falta de documentação 
não constitui impedimento para a aceitação da 
matrícula. Portanto, cabe ao Secretário Escolar/Chefe de Secretaria dar ao estudante maior ou 
ao seu pai/responsável legal pela matrícula, nova 
oportunidade para a entrega dos documentos, 
em caso de impossibilidade absoluta de entrega 
da documentação que comprove a escolaridade 
anterior, classificar o estudante nos termos do 
Regimento Escolar, com o amparo no instituto 
Exame de Classificação”.
A expedição do Histórico Escolar deve ser 
feita em 2 (duas) vias, sendo a primeira entregue 
ao aluno ou ao seu responsável e a segunda 
arquivada no dossiê do aluno na instituição 
educacional.
Caso haja dificuldade na emissão imediata do 
Histórico Escolar, a instituição pode expedir uma 
declaração provisória, com validade de até 30 
(trinta) dias, contendo os dados necessários 
para orientar a instituição de destino na 
matrícula do aluno.
No caso da expedição de transferência ao final 
do período letivo, para aluno REPROVADO, o fato 
deverá ser registrado, claramente, em espaço 
próprio para resultado final.
Os espaços não ocupados no Histórico Escolar 
devem ser inutilizados.
No espaço destinado a OBSERVAÇÕES, anotar-
se-á o que julgar necessário levar ao conhecimento 
da instituição de destino do aluno, tais como:
• critério de apuração de rendimento escolar, 
citando claramente qual a condição mínima 
para aprovação por componente curricular;
• adaptação curricular;
• créditos concedidos por aproveitamento de 
estudos;
• procedimentos adotados na regularização de 
vida escolar tais como: classificação, avanço 
de estudos, entre outros;
• regime letivo diverso;
• outros que se fizerem necessários.
Não há necessidade de colocar observações do 
tipo:
• documento válido para qualquer instituição 
educacional congênere do país;
• documento expedido de acordo com a 
legislação em vigor;
30 Unidade 2
• cópia fiel extraída de nossos arquivos;
• o aluno teve boa conduta.
Essas informações e outras semelhantes estão 
implícitas e decorrem da própria natureza do 
Histórico Escolar, sendo, portanto, inúteis e 
desnecessárias.
No espaço destinado aos resultados finais, deve 
vir expressa a situação alcançada pelo aluno:
• Aprovado;
• Reprovado.
O requerimento de transferência e uma cópia do 
Histórico Escolar são arquivados no dossiê do 
aluno. Ao receber a documentação, o interessado 
dará recibo no próprio requerimento, no espaço 
reservado para esse fim ou na cópia do próprio 
Histórico Escolar.
Exercícios
 I – Complete as lacunas:
 1. Escrituração escolar é o registro sistemático 
dos fatos e dados relativos à vida escolar 
do aluno e da instituição educacional, que 
assegure, em qualquer época, a verificação 
do(a):
 a. _________________________________ ;
 b. _________________________________ ; 
 c. autenticidade de sua vida escolar;
 d. _________________________________ .
 2. A escrituração escolar compõe-se de registros 
sobre:
 a. _________________________________ ;
 b. investidura e exoneração do Diretor e 
Secretário Escolar;
 c. _________________________________ ;
 d. _________________________________ ;
 e. aprovação e reprovação;
 f. _________________________________ ;
 g. _________________________________ ;
 h. alunos matriculados por ano, turma, turno, 
curso, níveis, etapas e modalidades de 
educação e ensino;
 i. _________________________________ ;
 j. decisões do Conselho de Classe e/ou da 
Comissão de Professores;
 k. _________________________________ ;
 l. relação de livros didáticos adotados;
 m. _________________________________ ;
 n. relatório de visita de técnicos do órgão de 
Inspeção de Ensino.
 3. Constituem processos especiais de avaliação:
 a. _________________________________ ;
 b. _________________________________ ;
 c. avanço de estudos;
 d. _________________________________ ;
 e. _________________________________ ;
 f. equivalência de estudos.
 4. Os fatos relativos à vida escolar do aluno e à 
instituição educacional devem ser registrados 
em instrumentos próprios, tais como:
 a. requerimentos;
 b. livros;
 c, diários de classe;
 d. fichas;
 e. atas;
 f. _________________________________ ;
 g. boletins;
 h. _________________________________ ;
 i _________________________________ ;
 j. _________________________________ ;
 k. declarações. 
 5. O Secretário Escolar e o Diretor da instituição 
educacional são corresponsáveis pela 
legitimidade dos dados contidos em todos os 
registros efetuados e documentos escolares 
expedidos, assinando-os solidariamente, 
devendo constar juntamente com a respectiva 
assinatura o (a):
 a. _________________________________ ;
 b. _________________________________ ;
 c. _________________________________ .
 6. Todos os livros de escrituração escolar 
devem conter na sua folha de rosto o 
___________________________, especificando 
a finalidade do livro, o número de páginas, 
data, com a assinatura do Secretário Escolar 
e do Diretor e, na folha que se contrapõe à 
folha de rosto, deve conter o _____________
____________________, após a utilização de 
todas as páginas do livro.
31Unidade 2
 II – Assinale com (V) as afirmativas verdadeiras e 
com (F) as falsas:
 1. ( ) A matrícula é o processo pelo qual o aluno 
ingressa na escola e que representa o 
compromisso entre as partes, devendo 
ser formalizada mediante preenchimento 
da ficha/requerimento, de acordo com o 
disposto no Regimento Escolar.
 2. ( ) Ao candidato à matrícula com dezoito 
anos de idade ou mais devem ser 
solicitados: comprovante de quitação com 
o Serviço Militar (sexo masculino) e Título 
de Eleitor (ambos os sexos), dentre outros 
documentos previstos em Regimento 
Escolar.
 3. ( ) A Carteira de Identidade deve ser 
solicitada aos candidatos à matrícula a 
partir de dezesseis anos de idade.
 4. ( ) A matrícula inicial da criança no Ensino 
Fundamental está assegurada a partir de 
seis anos de idade, completos, de acordo 
com a legislação em vigor.
 5. ( ) O aluno menor de dezoito anos de 
idade poderá assinar o requerimento 
e responsabilizar-se sozinho pela sua 
matrícula ou renovação, desde que tenha 
dezesseis anos de idade e seja portador 
da Carteira de Identidade.
 6. ( ) É permitido à instituição educacional 
promover aluno por meio da progressão 
parcial nos anos finais do Ensino 
Fundamental, do 6o ano ao 7o ano e, 
assim, sucessivamente e, no Ensino 
Médio, do 1o para 2o ano e do 2o para 
3o ano, com dependência em até dois 
componentes curriculares, na mesma 
etapa de ensino, desde que prevista em 
Regimento Escolar.
 7. ( ) Para matrícula e conclusão na Educação de 
Jovens e Adultos, devem ser observadas 
as idades mínimas de quinze anos para o 
curso equivalente ao Ensino Fundamental 
e de dezoito anos para o curso equivalente 
ao Ensino Médio.
 8. ( ) O mesmo d i r e i t o aos meno res 
emancipados para os atos da vida civil 
aplica-se para matrícula na Educação de 
Jovens e Adultos ou prestação de exames 
supletivos.
 9. ( ) Cada matrícula deve ser deferida, ou 
indeferida se for o caso, pelo Diretor da 
instituição educacional, devendo, em 
caso de indeferimento, ser expresso, por 
escrito, arrazoado e dada ciência ao aluno 
ou seu responsável, quando tratar-se de 
aluno menor de dezoito anos. 
 10. ( ) Após deferida a matrícula, os documentos 
escolares que comprovem a sua 
escolaridade anterior, bem como os 
demais documentos que instruírem 
a matrícula, passarão a integrar o 
dossiê escolar, devendo ser arquivados 
definitivamente na pasta individual do 
aluno.
 11. ( ) A documentação apresentada que contiver 
rasuras ou incorreções como divergência 
de dados, nomes abreviados, ausência 
de informações imprescindíveis sobre 
avaliação, não tem validade.
 12. ( ) A matrícula do aluno procedente do 
exterior merece tratamento especial, de 
acordo com a legislação vigente.
 13. ( ) A equivalência de estudos refere-se 
ao processo pelo qual se estabelece a 
correspondência entre estudos realizados 
no exterior e os previstos na estrutura 
educacionallocal, podendo, ainda, 
ocorrer a necessidade de promover a 
equivalência entre os estudos realizados 
no próprio país.
 14. ( ) O Secretário Escolar deve zelar pela 
ampla divulgação dos prazos e horários 
de atendimento, documentos necessários 
para matrícula, anos/períodos das etapas 
de educação e de ensino/modalidades 
ofertadas pela instituição educacional.
 15. ( ) Caso o candidato à matricula não disponha 
de comprovante da escolarização anterior, 
pode ser matriculado em qualquer ano/
etapa/modalidade ou outra forma de 
organização da Educação Básica em 
que melhor se adequar, com base na 
classificação, de acordo com o disposto 
no Regimento Escolar.
 16. ( ) O Diário de Classe é um instrumento 
coletivo de escrituração escolar onde são 
registradas as atividades desenvolvidas 
com a turma, o resultado do desempenho 
escolar e a frequência dos alunos.
 17. ( ) O nome do aluno matriculado no decorrer 
do período letivo deve ser incluído na 
relação nominal, respeitando-se a ordem 
alfabética.
 18. ( ) A nomenclatura dos componentes 
curriculares em todos os instrumentos de 
registro de escrituração escolar deve estar 
rigorosamente de acordo com a matriz 
curricular aprovada.
 19. ( ) O aluno que não alcançar a frequência 
mínima de 75 % (setenta e cinco 
por cento) do total de horas letivas, 
32 Unidade 2
computados os exercícios domiciliares 
amparados por lei, será considerado 
reprovado mesmo alcançando a nota/
conceito/menção mínima para aprovação.
 20. ( ) O número de chamada e/ou de matrícula 
do aluno constante da Ficha Individual 
e do Boletim Escolar deve ser o mesmo 
constante do Diário de Classe, de onde se 
originam os dados principais: frequência 
e resultados do desenvolvimento e 
rendimento escolar.
 21. ( ) A transcrição dos resultados da avaliação e 
da frequência, tanto para a Ficha Individual 
como para o Boletim Escolar, pode ser 
feita em manuscrito, tomando-se devido 
cuidado para evitar erros e rasuras.
 22. ( ) No espaço destinado aos resultados finais 
no Histórico Escolar, expedido ao final do 
período letivo, seja semestral seja anual, 
deve vir expressa claramente a situação 
alcançada pelo aluno: Aprovado ou 
Reprovado.
 III – Numere a 2a coluna de acordo com a 1a, quanto 
à responsabilidade sobre o Diário de Classe:
(A) Diretor
(B) Secretário Escolar
(C) Professor
 1. ( ) elaborar a relação nominal dos alunos;
 2. ( ) registrar a frequência diária dos alunos, 
bem como o total de dias letivos e/ou de 
aulas dadas e de faltas;
 3. ( ) or ientar os professores quanto à 
necessidade e à importância do 
preenchimento correto e contínuo do 
Diário de Classe;
 4. ( ) registrar o resultado das avaliações do 
desempenho dos alunos;
 5. ( ) datar e assinar ao final de cada período 
letivo, após todos os campos preenchidos 
e os espaços em banco inutilizados;
 6. ( ) preencher os dados de identificação na 
capa;
 7. ( ) registrar, a cada dia, as atividades 
realizadas e as respectivas competências 
e habilidades desenvolvidas;
 8. ( ) transcrever do Diário de Classe para 
a Ficha Individual os resultados das 
avaliações de desempenho escolar dos 
alunos.
 IV – Assinale a alternativa correta para cada 
afirmativa:
 1. Comprovar a veracidade e a regularidade 
dos atos prat icados pela inst i tu ição 
educacional; registrar, acompanhar e controlar 
a frequência do aluno, a execução do 
currículo, o cumprimento da carga horária e 
os resultados da avaliação do desempenho 
escolar constituem objetivos do(a):
 ( ) Ficha Individual do Aluno
 ( ) Histórico Escolar 
 ( ) Diário de Classe 
 ( ) Boletim Escolar
 ( ) Ata de Resultados Finais
 2. Relação nominal dos alunos; período letivo; 
frequência dos alunos e total de faltas por 
período; resultado das avaliações; atividades 
realizadas com as respectivas competências 
e habilidades; total de dias e aulas previstas 
e trabalhadas; data e assinatura do professor 
são elementos que, em seu conjunto, 
compõem o(a):
 ( ) Ficha Individual do Aluno
 ( ) Histórico Escolar 
 ( ) Diário de Classe 
 ( ) Boletim Escolar
 ( ) Ata de Resultados Finais
 3. O instrumento de escrituração escolar que 
tem por finalidade registrar informações sobre 
o rendimento escolar e frequência do aluno, 
no decorrer de um determinado período: 
semestre ou ano letivo, sob a responsabilidade 
da Secretaria Escolar é denominado:
 ( ) Ficha Individual do Aluno
 ( ) Histórico Escolar 
 ( ) Diário de Classe 
 ( ) Boletim Escolar
 ( ) Ata de Resultados Finais
 4. Ao final de cada período letivo a Secretaria 
Escolar deve informar, ao aluno e/ou aos seus 
pais/responsáveis, a frequência e o resultado 
do aproveitamento escolar, por ele obtidos, por 
meio de:
 ( ) Ficha Individual do Aluno
 ( ) Histórico Escolar 
 ( ) Diário de Classe 
 ( ) Boletim Escolar
 ( ) Ata de Resultados Finais
 5. Concluído o período letivo, seja semestre 
seja ano, os resultados de aproveitamento 
alcançados pelos alunos, após conclusão de 
todo o processo de avaliação, incluindo-se a 
recuperação final, devem ser registrados por 
turma em:
 ( ) Ficha Individual do Aluno
 ( ) Histórico Escolar 
33Unidade 2
 h. históricos escolares;
 i. certificado;
 j. diploma;
 k. declarações. 
 5. a. nome completo do titular;
 b. respectiva função: Secretário Escolar ou 
Diretor; 
 c. número e ano do registro do diploma que 
os habilita especificamente para esse fim e 
instituição ou órgão expedidor.
 6. Termo de Abertura; Termo de Encerramento.
 II – 1. (V)
 2. (V)
 3. (V)
 4. (V)
 5. (F)
 6. (V)
 7. (V)
 8. (F)
 9. (V)
 10. (V)
 11. (V)
 12. (V)
 13. (V)
 14. (V)
 15. (V)
 16. (V)
 17. (F)
 18. (V)
 19. (V)
 20. (V)
 21. (V)
 22. (V)
 (Releia os textos para averiguar por que as 
afirmativas 5, 8 e 18 são falsas.)
 III – 1. (B)
 2. (C)
 3. (A)
 4. (C)
 5. (C)
 6. (B)
 7. (C)
 8. (B)
 IV – 1. Diário de Classe
 2. Diário de Classe
 3. Ficha Individual do Aluno
 4. Boletim Escolar
 5. Ata de Resultados Finais
 6. Histórico Escolar.
 ( ) Diário de Classe 
 ( ) Boletim Escolar
 ( ) Ata de Resultados Finais
 6. O documento expedido pela instituição 
educacional, de registro individual, contendo 
os resultados do rendimento obtidos pelo aluno 
em diferentes componentes curriculares, e que 
tem por objetivo comprovar a escolaridade, 
retratando, em um só documento, a sua vida 
escolar, permitindo-lhe o prosseguimento de 
estudos é denominado:
 ( ) Ficha Individual do Aluno
 ( ) Histórico Escolar 
 ( ) Diário de Classe 
 ( ) Boletim Escolar
 ( ) Ata de Resultados Finais
Chave de correção
 I – 1. a. identidade de cada aluno;
 b. regularidade de seus estudos; 
 c. autenticidade de sua vida escolar;
 d. funcionamento da instituição educacional.
 2. a. abertura e encerramento do semestre/ano 
letivo;
 b. investidura e exoneração do Diretor e Secretário 
Escolar;
 c. ocorrências – fatos relevantes, fora da rotina, 
ocorridos no dia a dia;
 d. guarda e eliminação de documentos escolares;
 e. aprovação e reprovação;
 f. processos especiais de avaliação;
 g. resultados parciais e finais de avaliação, de 
recuperação e a frequência dos alunos;
 h. alunos matriculados por ano, turma, turno, 
curso, níveis, etapas e modalidades de 
educação e ensino;
 i. transferências expedidas e recebidas e 
cancelamento de matrículas;
 j. decisões do Conselho de Classe e/ou da 
Comissão de Professores;
 k. expedição e registro de diplomas e certificados;
 l. relação de livros didáticos adotados;
 m. concessão de gratuidade e/ou redução 
da anuidade escolar;
 n. relatório de visita de técnicos do órgão de 
Inspeção de Ensino.
 3. a. adaptação de estudos;
 b. aproveitamento de estudos;
 c. avanço de estudos;
 d. classificação; 
 e. progressão parcial com dependência;
 f. equivalência de estudos.
 4. a. requerimentos;
 b. livros;
 c. diários de classe;
 d. fichas;
 e. atas;
 f. relatórios;
 g. boletins;
Técnicoem Secretaria Escolar
Procedimentos Escolares: Atos e Registros
Unidade 3
Objetivos:
• Conhecer os principais atos realizados pela 
Escola.
• Analisar os modelos de registro desses atos.
TRANSFERÊNCIA
Trata-se do deslocamento do aluno de uma 
instituição educacional para outra, na mesma 
etapa e modalidade de educação e de ensino, 
ou da circulação de estudos entre etapas e 
modalidades, por solicitação dele, quando maior, 
ou dos pais/responsáveis, se menor, observadas 
as formalidades legais.
A transferência pode ser realizada:
• de uma para outra instituição educacional 
congênere;
• de uma para outra modalidade de ensino;
• de uma para outra Unidade da Federação;
• de um país para outro.
O primeiro passo após a solicitação da 
transferência, caso essa ocorra durante o ano 
letivo, é notificar o professor ou os professores 
da turma sobre o fato, devendo, no Diário de 
Classe, em frente ao nome do aluno, constar em 
que data ele foi transferido e anular, a partir de 
então, os campos destinados aos registros de 
frequência e das avaliações. 
A transferência do aluno constituir-se-á de 
Histórico Escolar, Ficha Individual e/ou Relatório 
Individual, se ocorrer durante o período letivo, 
e informações sobre programas, livros e outros 
materiais de ensino adotados, sempre que 
solicitados pela instituição educacional de 
destino. 
Todos os documentos a serem expedidos devem 
ser preparados em duas vias, devendo uma cópia 
ficar arquivada no dossiê do aluno. Quando a 
transferência ocorrer durante o período letivo, 
no espaço destinado ao resultado final deverá 
constar CURSANDO.
Se a instituição educacional não puder 
fornecer a transferência definitiva, de imediato, 
excepcionalmente, poderá expedir uma 
declaração provisória com validade não superior 
a 30 (trinta) dias, contendo todos os dados 
necessários para que a instituição educacional 
de destino possa efetuar a matrícula do aluno.
A transferência do aluno de uma instituição 
para outra dependerá da existência de vaga 
e deverá ocorrer, preferencialmente, nos 
períodos de férias e recessos (entre períodos), 
sendo desaconselhável em determinados 
períodos letivos, havendo risco de prejuízos de 
aproveitamento escolar, sob o ponto de vista 
pedagógico. Nessas ocasiões cabe à Direção e 
suas assessorias, inclusive à Secretaria Escolar, 
alertar os interessados, esclarecendo sobre 
as desvantagens que a transferência poderá 
acarretar. Mas, é importante lembrar que, 
respeitadas as disposições legais e normativas, 
é vedado às instituições educacionais deter os 
documentos de transferência, contra a vontade 
do aluno e/ou dos pais/responsáveis.
Em caso de transferência do aluno para outra 
unidade da federação, os procedimentos serão os 
mesmos adotados em casos de transferência para 
outra instituição educacional, devendo, porém, 
redobrar os cuidados quanto ao preenchimento 
e à expedição, considerando as dificuldades 
35Unidade 3
que poderão acarretar à parte interessada em 
decorrência da provável distância. Não significa, 
no entanto, que em outros casos não haja 
necessidade de dedicar a mesma atenção.
Quanto à transferência para outro país, os 
interessados devem ser orientados, sempre 
que demonstrarem dúvidas, a procurarem 
a embaixada ou o consulado do país de 
destino para receberem orientações quanto 
aos procedimentos a serem adotados até 
que possam efetuar a matrícula na instituição 
educacional pretendida.
A aceitação de transferência se faz pelo processo 
que rege a matrícula e deve ser observada a 
possibilidade de o aluno prosseguir seus estudos 
normalmente sem prejuízo da regularidade da 
sua vida escolar. 
No caso do recebimento de transferência, a 
exatidão dos dados de identificação pessoal do 
aluno e dos demais dados inerentes ao caso é 
da responsabilidade da instituição de origem, 
contudo, a instituição destinatária deve observar, 
no ato, toda a documentação, cuidadosa e 
rigorosamente e, exigir, em casos de dúvidas, 
a apresentação dos demais documentos 
comprobatórios.
Havendo dúvidas quanto à interpretação dos 
documentos constantes da transferência, a 
instituição de destino deverá solicitar à de origem, 
os elementos indispensáveis para tornar possível 
a matrícula. Caso encontre dificuldades para 
sanar as dúvidas diretamente com a instituição 
de origem, deverá fazê-lo por meio do órgão 
próprio de Inspeção do Ensino.
No Diário de Classe, o nome de um aluno não pode 
substituir o de outro que já se transferiu ou que 
deixou de frequentar, devendo ser acrescentado 
após o último nome, seguindo a ordem dos que já 
se encontram matriculados.
A transferência deve conter, no campo apropriado, 
todas as informações necessárias para esclarecer 
a vida escolar do aluno, tais como: processos 
especiais de avaliação, dispensa de Educação 
Física, classificação, progressão parcial, 
adaptação curricular, aproveitamento de estudos, 
equivalência de estudos e outras.
A instituição educacional não poderá adotar 
o procedimento de anexar documentos ao 
Histórico Escolar, quando houver dificuldades na 
transcrição de dados. Deve utilizar-se do espaço 
destinado a “Observações” para transcrever 
todos os dados relativos à vida escolar pregressa 
do aluno, datando e assinando as observações 
feitas.
Ao expedir os documentos relativos à transferência, 
o Secretário Escolar deverá verificar se os 
mesmos estão devidamente preenchidos, os 
espaços em branco inutilizados, sem rasuras, 
datados e assinados por ele e pelo Diretor.
Ao entregar a transferência ao interessado, deve-
se colher o recibo do mesmo (data e assinatura) 
na 2a (segunda) via de cada documento, no 
próprio requerimento ou no livro de controle de 
expedição de transferências e fazer constar a 
observação no registro coletivo de alunos. Ao 
mesmo tempo, deve-se comunicar o fato aos 
professores da respectiva turma e em seguida 
remanejar a pasta individual do aluno para o 
arquivo permanente.
APROVEITAMENTO DE ESTUDOS
Aproveitamento de estudos corresponde ao 
recurso pedagógico que permite à instituição 
de ensino, por sua inteira responsabilidade e 
autonomia, creditar estudos realizados com êxito 
pelo aluno, de igual ou equivalente valor formativo, 
considerando-se ainda as competências e 
as habilidades, a carga horária dos estudos 
realizados e a experiência profissional que o 
tenha capacitado em determinados componentes 
curriculares, para fins de continuidade de 
estudos. 
O aproveitamento é concedido de forma direta, 
mediante apresentação de documento que 
comprove a autenticidade e regularidade dos 
estudos, quando o componente curricular já 
concluído tiver duração idêntica, equivalente 
ou superior aos dos estudos pretendidos, 
bem como, a aquisição de conhecimentos e o 
desenvolvimento de habilidades e competências 
previstas para o componente em questão. 
36 Unidade 3
Na impossibilidade de se fazer o aproveitamento 
pelo exame da documentação apresentada, 
poderá ser realizado por meio do exame de 
capacitação ou de competência profissional 
ou por meio de entrevistas e testes, quando 
os conhecimentos e capacidade adquiridos em 
determinadas áreas de conhecimento, pela 
experiência profissional ou vivência prática, 
possibilitarem o aproveitamento de estudos em 
componentes curriculares correlacionados.
No entanto, não se pode conceder dispensa parcial 
ou total das horas do estágio supervisionado 
com o aproveitamento de atividades profissionais 
pregressas.
O aproveitamento de estudos deve ser solicitado 
pelo aluno ou seu responsável, mediante 
requerimento dirigido ao Diretor da instituição, 
acompanhado de respectiva documentação 
escolar: Histórico Escolar e documento que 
comprove as competências e as habilidades 
desenvolvidas pelo aluno.
Certificadas a autenticidade e a regularidade dos 
estudos realizados pelo aluno, cabe à Direção 
da instituição de ensino designar equipe de 
professores da área de conhecimento ou de áreas 
afins para analisar os casos de aproveitamento 
de estudos e sobreeles decidir.
 A equipe responsável pela análise e decisão dos 
casos de aproveitamento de estudos examina 
e analisa, criteriosamente, a documentação 
apresentada, considerando:
• o currículo cursado pelo aluno e o do curso 
por ele pretendido, compatibilizando-os; 
• a carga horária dos estudos realizados;
• o valor formativo dos componentes 
curriculares em questão;
• os conhecimentos adquiridos, as 
competências e as habilidades desenvolvidas;
• a necessidade dos conhecimentos, das 
competências e das habilidades para 
prosseguimento de estudos;
• a experiência profissional do aluno, quando 
for o caso;
• a necessidade e a possibilidade de 
atendimento especial ao aluno, para 
recuperação de estudos, quando for o caso. 
O aproveitamento de conhecimentos e de 
experiências profissionais do estudante, adquiridos 
em qualificação ou habilitação profissional e 
tecnológica, inclusive no trabalho, é feito por 
meio de entrevistas e de testes, além da análise 
da documentação apresentada, ou, ainda, por 
meio de “exame de capacitação”, mediante 
avaliação, tendo em vista as competências 
profissionais requeridas no perfil profissional de 
conclusão do curso em epígrafe.
A decisão sobre o aproveitamento de estudos 
deve ser registrada em ata própria, lavrada pelo 
Secretário Escolar e assinada por ele e pelo 
Diretor da instituição. O fato deve ser registrado 
também na Ficha Individual do aluno, bem como 
no seu Histórico Escolar, citando o componente 
curricular, conforme a matriz curricular aprovada 
e adotada e informando sobre a carga horária, 
conforme Histórico Escolar da instituição de 
origem. 
Como já foi citado anteriormente, todas as atas 
mencionadas no decorrer do desenvolvimento 
deste componente curricular serão objeto de 
estudo, com exemplos, na Unidade 3.
ADAPTAÇÃO DE ESTUDOS
Trata-se de procedimento pedagógico adotado 
para o caso de o aluno, procedente de outra 
instituição de ensino, de acordo com o disposto 
no Regimento Escolar, demonstrar necessidade 
de adaptações com vistas ao ajustamento à 
nova matriz curricular e ao acompanhamento do 
novo currículo, sob a orientação e a assistência 
adequadas da instituição que o recebe. 
Certificadas a autenticidade e a regularidade 
dos estudos realizados pelo aluno, mediante 
exame cuidadoso da documentação apresentada 
para matrícula, cabe à Direção da instituição de 
ensino, assim como nos casos de aproveitamento 
de estudos, designar equipe de professores da 
área de conhecimento ou de áreas afins para 
analisar os casos, definindo os componentes 
curriculares em que se verifique a necessidade 
de adaptação. 
Deve compor a equipe responsável pela análise 
da documentação escolar do aluno, visando à 
definição das adaptações, além dos professores, 
o Diretor, o Supervisor ou e o Secretário Escolar.
37Unidade 3
Verificada a ausência de componente curricular, 
será exigida a complementação de estudos, 
dando ciência ao aluno e/ou ao seu responsável, 
conforme o caso, quanto às adaptações de 
estudos a serem realizadas.
O resultado da análise e a decisão quanto à 
necessidade de adaptação serão registrados em 
ata própria, lavrada pelo Secretário Escolar e 
assinada por ele e pelo Diretor da instituição. O 
componente curricular ou os componentes serão 
relacionados na ficha de matrícula, no campo 
próprio, a título de informação.
Os alunos em processo de adaptação curricular 
serão encaminhados aos professores para o 
seu cumprimento, devendo, estes, entregar 
à Secretaria Escolar os registros referentes 
ao cumprimento das adaptações, contendo: 
habilidades e competências relativas ao 
respectivo componente curricular, resultado 
da avaliação e carga horária correspondente. 
O resultado deve ser transcrito para a Ficha 
Individual do aluno e posteriormente para o 
documento de transferência, Histórico Escolar 
ou equivalente. 
Após o cumprimento das adaptações, o Secretário 
Escolar deve registrar em ata própria os resultados 
obtidos pelos alunos no processo, considerando 
a carga horária estabelecida para o componente 
curricular, na organização curricular vigente.
A instituição é responsável pela adoção de 
programação especial para a realização das 
adaptações de estudos, no sentido de permitir 
ao aluno a continuidade de estudos, com a 
conclusão dos componentes curriculares em 
questão no mesmo período letivo.
É preciso lembrar que os componentes curriculares 
da parte diversificada não constituem objeto de 
adaptação ao novo currículo, de retenção escolar 
ou de recuperação de aluno transferido, com 
exceção do componente Língua Estrangeira 
Moderna. 
Considerando que a adaptação não visa à 
igualdade curricular, o aluno transferido pode 
concluir o curso com currículo diferente dos 
demais alunos de sua turma, desde que cumpra, 
até o final do curso, os mínimos exigidos pela 
legislação vigente, tendo em vista as diretrizes 
curriculares nacionais para cada etapa e 
modalidade de educação e de ensino.
Não é exagero ressaltar mais uma vez a 
importância de verificar, no Regimento Escolar, as 
disposições relativas à aceitação de transferência, 
ao aproveitamento de estudos e à adaptação 
curricular.
ATAS
Ata consiste em documento que registra, por 
escrito, resumidamente, porém, com clareza 
e fidelidade, as ocorrências, deliberações, 
resoluções e decisões de uma reunião, convenção, 
assembleia, congresso ou outros eventos. É o 
documento que prova a realização do evento 
e do que nele foi tratado, discutido, aprovado, 
resolvido, votado e/ou decidido. 
A função do Secretário Escolar em tais eventos 
é secretariar o Diretor, anotando tudo que for 
considerado relevante e redigir a ata, valendo-se 
dessas anotações.
O registro de atas deve ser feito em um livro 
próprio: o livro-ata. O livro-ata equivale a um 
caderno de capa dura, em geral de cor preta, tipo 
brochurão, de tamanho A4, não podendo ser de 
encadernação em espiral, e as páginas devem 
estar sequencial e tipograficamente numeradas. 
Esse livro, devidamente identificado na capa, 
deve conter o termo de abertura, na folha de 
rosto, especificando a sua finalidade.
Exemplo de Termo de Abertura de um livro-ata:
Termo de Abertura
Este livro contém 100 (cem) folhas, tipograficamente numeradas e rubricadas por mim e pelo Diretor, e servirá para registro de Atas das 
Reuniões de Conselho de Classe, .................................................................... .
........................., ..... de .................. de ...... .
(nome e assinatura do Secretário Escolar)
(no do registro profissional)
(nome e assinatura Diretor)
(no do registro profissional)
38 Unidade 3
A lavratura de atas exige o cumprimento de 
algumas normas específicas:
• o documento é redigido em um único 
parágrafo, sem espaço inicial;
• não deixar nenhum espaço em branco, em 
nenhuma parte da ata, para impossibilitar 
que, mais tarde, se possam acrescentar ou 
suprimir palavras, alterando o registro inicial;
• ao final da ata, o espaço restante na linha 
deve ser completado/inutilizado com um 
traço;
• os números são sempre grafados por extenso, 
o que não impede que constem também em 
algarismos;
• sem abreviaturas de nomes, palavras ou 
expressões;
• sem rasuras, incorreções ou emendas e sem 
uso de corretivos;
• utilização do verbo no tempo pretérito perfeito 
do indicativo;
• verbo de elocução para registrar as diferentes 
opiniões/informações, zelando pela descrição 
exata do fato;
• erros devem ser evitados, porém, se acontecer 
no decorrer da redação, as ressalvas na ata 
se fazem pela partícula “digo”, efetuando-se, 
em seguida, a correção necessária;
• se o erro só for percebido após o término 
da lavratura, fazer a ressalva ao final da ata 
a que se refere, escrevendo: “Em tempo: 
onde se lê ..., leia-se ...”.
Não é redundância salientar que a ata deve ser 
redigida de tal maneira que não seja possível 
qualquer modificação posterior, devendo, 
portanto, ser lavrada sem parágrafos ou alíneas, 
ocupando todo o espaçoda página para 
impossibilitar acréscimos indevidos.
Em geral, as informações registradas na ata 
apresentam-se na seguinte ordem:
• Título – identificando a ata com a 
denominação da reunião ou do fato ocorrido;
• Abertura – com a indicação, por extenso, 
de dia, mês, ano, hora, local (nome da 
instituição e sala) e finalidade da reunião ou 
outro evento; 
• Desenvolvimento – descrição das 
deliberações, isto é, decisões tomadas na 
reunião e/ou resultados alcançados pelos 
alunos, quando for o caso;
• Encerramento – texto de encerramento, 
seguido de local (cidade/UF), data e assinatura 
do Secretário Escolar, Diretor e, em alguns 
casos, também de outros participantes. O 
texto de encerramento segue um padrão, 
como por exemplo:
 – “Nada mais havendo a tratar, deu-se 
por encerrada a reunião e eu, ...(nome 
completo) ..., Secretário Escolar, lavrei 
a presente ata, que será devidamente 
assinada por todos os participantes.” 
ou,
 – “Nada mais havendo a relatar, eu ...(nome 
completo) ..., Secretário Escolar, lavrei a 
presente ata que, lida e achada conforme, 
vai assinada por mim e por todos os 
demais presentes.” ou,
 – “Nada mais havendo a tratar, eu ... (nome 
completo) ..., Secretário Escolar, lavrei a 
presente ata que será assinada por mim e 
pelo Diretor.” ou, ainda,
 – “Para constar, eu, ... (nome completo) ..., 
Secretário Escolar, lavrei a presente ata, 
assinada por mim e pelo Diretor desta 
instituição de ensino.”
Na lavratura de atas que compõem a escrituração 
escolar, é imprescindível fazer constar, além 
dos dados já citados, a fundamentação legal, 
a data em que ocorreu o fato, a identificação 
do(s) aluno(s) em pauta, a descrição do caso de 
maneira sucinta sem, contudo, omitir nenhum 
dado importante e com bastante clareza, com 
a respectiva solução ou resultado, conforme o 
caso.
As principais atas que compõem a escrituração 
escolar são: 
• Atas de Abertura e de Encerramento do 
Semestre/Ano Letivo;
39Unidade 3
• Ata de Aproveitamento de Estudos;
• Ata de Adaptação de Estudos;
• Ata de Equivalência de Estudos;
• Ata de Classificação;
• Ata de Avanço de Estudos.
• Ata de Resultados Finais;
• Ata de Eliminação de Documentos Escolares;
• Ata do Conselho de Classe/Comissão de 
Professores.
Além das atas acima relacionadas, compõem, 
ainda, a escrituração escolar, os termos 
de “Investidura e de Exoneração do Diretor 
e do Secretário Escolar” e de “Concessão 
de Gratuidade e/ou Redução de Anuidade 
Escolar”. 
As atas que se seguem tratam-se de “EXEMPLOS” 
para a lavratura de atas em diferentes situações 
do cotidiano escolar, contendo dados fictícios, 
devendo ser adequadas à realidade de cada 
instituição educacional e a cada caso, observando 
atentamente os mínimos detalhes. Esses 
exemplos, em sua maioria, foram elaborados 
tendo como base os modelos constantes do 
Manual de Secretaria Escolar, editado em 
2018, pela Secretaria de Estado de Educação 
do Distrito Federal. É aconselhável que se 
elabore, inicialmente, um rascunho da ata que 
se pretende registrar no livro, evitando assim 
incorreções ou omissão de dados, conferindo 
com muita atenção antes do registro definitivo. 
1. Atas de Abertura e de Encerramento do 
Semestre/Ano Letivo
As atas de abertura e de encerramento do 
semestre ou do ano letivo devem ser lavradas 
na data em que ocorrer respectivamente, o 
início e o término das atividades escolares – 
aulas – conforme previstos no Calendário Escolar 
aprovado pela Secretaria da Educação, no 
caso de instituição de ensino da rede pública, 
ou apreciado pela Secretaria da Educação, no 
caso de instituição de ensino da rede particular. 
Exemplos:
a. Ata de Abertura do Ano Letivo:
ATA DE ABERTURA DO ANO LETIVO DE ........ 
(Data da Abertura da Ata), deu-se início às atividades escolares, 
de acordo com o Calendário Escolar apreciado pela Secretaria da 
Educação, que prevê a oferta de duzentos e dois dias letivos, com a 
adoção da Proposta Pedagógica e respectiva Matriz Curricular aprovada 
pelo Parecer no .../..... – ..... . A instituição educacional oferecerá o 
Ensino Fundamental – Anos Iniciais, funcionando nos turnos: matutino 
e vespertino, com o total de 85 (oitenta e cinco) alunos matriculados, 
de 1o (primeiro) ao 3o (terceiro) Ano, distribuídos em 6 (seis) turmas. 
Nada mais havendo a tratar, eu, ... (nome completo) ..., Secretário 
Escolar, lavrei a presente ata que será assinada por mim e pelo Diretor 
desta instituição educacional.
........................., ..... de .................... de ...... .
(assinatura e carimbo do 
Secretário Escolar)
 (assinatura e carimbo do 
Diretor)
Observações:
• As datas de início e de encerramento das 
atividades escolares (ano letivo) devem ser 
rigorosamente de acordo com o previsto no 
Calendário Escolar, citando o no do ato legal 
que o aprovou, no caso da rede pública de 
ensino, ou a data em que foi apreciado pela 
Secretaria da Educação, no caso da rede 
particular de ensino.
• É importante lembrar que o número de dias 
letivos para cada ano letivo ou semestre 
letivo, quando se tratar de curso em regime 
semestral, deve ser de, no mínimo, 200 
(duzentos) e 100 (cem), respectivamente.
• Devem ser citadas, na ata, todas as etapas, 
modalidades de educação e ensino da 
Educação Básica e nome dos cursos da 
Educação Profissional que a instituição 
oferece, com o respectivo número de alunos 
e de turmas, fundamentação legal que 
aprovou a Proposta Pedagógica, as Matrizes 
Curriculares e/ou o Plano de Curso, e turnos 
em que oferece.
• Os carimbos do Secretário Escolar e do Diretor 
devem conter o nome completo do titular, a 
função, o no do registro profissional seguido 
de ano de expedição e órgão ou instituição 
responsável pelo registro.
40 Unidade 3
b. Ata de Encerramento do Ano Letivo:
ATA DE ENCERRAMENTO ANO LETIVO DE .......
(Data da Abertura da Ata), encerrou-se o ano letivo, tendo sido 
cumpridos 202 (duzentos e dois) dias letivos, conforme o previsto 
no Calendário Escolar apreciado pela Secretaria da Educação, e 
executadas a Proposta Pedagógica e respectiva Matriz Curricular, 
aprovada pelo Parecer no ... /..... – ..... . A instituição educacional 
ofereceu o Ensino Fundamental – Anos Iniciais – de 1o (primeiro) 
ao 3o (terceiro) Ano, nos turnos: matutino e vespertino. Nada mais 
havendo a tratar, eu, ... (nome completo) ..., Secretário Escolar, 
lavrei a presente ata que será assinada por mim e pelo Diretor desta 
instituição educacional.
........................., ..... de .................... de ...... .
(assinatura e carimbo do 
Secretário Escolar)
 (assinatura e carimbo do 
Diretor)
2. Ata de Processos Especiais de Avaliação
Toda avaliação a que o aluno for submetido em 
situações especiais deve ser registrada em ata 
própria, no livro de Ata de Processos Especiais de 
Avaliação, seguindo as normas já citadas.
Poderão ocorrer casos de regularização de 
vida escolar de aluno, exigindo, em cada caso, 
a lavratura de ata em livro próprio, fazendo 
constar a fundamentação legal. Qualquer que 
seja a ocorrência é conveniente averiguar e 
certificar-se da legislação que ampara cada caso 
e, se necessário, consultar o órgão próprio de 
Inspeção de Ensino que orientará quanto aos 
procedimentos a serem adotados em cada caso 
e/ou encaminhará ao Conselho de Educação do 
Distrito Federal, para a devida solução, se for 
necessário.
São considerados processos especiais de 
avaliação:
• Aproveitamento de estudos;
• Adaptação de estudos;
• Classificação;
• Equivalência de estudos;
• Avanço de estudos.
a. Ata de Aproveitamento de Estudos
ATA DE APROVEITAMENTO DE ESTUDOS
(Data da Abertura da Ata), foi concedido aproveitamento de estudos 
ao aluno ... (nome completo) ... do Curso Técnico em Secretaria 
Escolar – Eixo Tecnológico: Apoio Educacional – da Educação 
Profissional, nos componentes curriculares: Relações Interpessoais 
e Ética Profissional e Gestão Educacional, mediante análise da 
documentação apresentada, de acordo como disposto no Regimento 
Escolar. E, para constar, eu, ... (nome completo) ..., Secretário 
Escolar, lavrei a presente ata que será assinada por mim e pelo Diretor 
desta instituição educacional, bem como, pelos professores: ... (nome 
completo de todos os professores que tenham participado da análise 
da documentação e da decisão sobre o aproveitamento de estudos).
........................., ..... de .................... de ...... .
(assinatura e carimbo do 
Secretário Escolar)
(assinatura e carimbo do 
Diretor)
(assinatura e nome completo 
do professor)
(assinatura e nome completo 
do professor)
(assinatura e nome completo 
do professor)
(assinatura e nome completo 
do professor)
b. Ata de Adaptação de Estudos
ATA DE APROVEITAMENTO DE ESTUDOS
(Data da Abertura da Ata), foi concedido aproveitamento de estudos 
ao aluno ... (nome completo) ... do Curso Técnico em Secretaria 
Escolar – Eixo Tecnológico: Apoio Educacional – da Educação 
Profissional, nos componentes curriculares: Relações Interpessoais 
e Ética Profissional e Gestão Educacional, mediante análise da 
documentação apresentada, de acordo com o disposto no Regimento 
Escolar. E, para constar, eu, ... (nome completo) ..., Secretário 
Escolar, lavrei a presente ata que será assinada por mim e pelo Diretor 
desta instituição educacional, bem como, pelos professores: ... (nome 
completo de todos os professores que tenham participado da análise 
da documentação e da decisão sobre o aproveitamento de estudos).
........................., ..... de .................... de ...... .
(assinatura e carimbo do 
Secretário Escolar)
(assinatura e carimbo do 
Diretor)
(assinatura e nome completo 
do professor)
(assinatura e nome completo 
do professor)
(assinatura e nome completo 
do professor)
(assinatura e nome completo 
do professor)
41Unidade 3
ATA DE ADAPTAÇÃO DE ESTUDOS
(Data da Abertura da Ata), foi realizada a análise da documentação 
escolar do aluno ... (nome completo) ..., matriculado no 2o (segundo) 
Ano do Ensino Médio, tendo sido constatada a necessidade de 
adaptação de estudos nos componentes curriculares Sociologia e 
Filosofia, tendo em vista a ausência de tais componentes no seu 
Histórico Escolar expedido pela instituição educacional de origem, 
devendo o aluno cumprir 40 (quarenta) horas em cada componente 
curricular, carga horária referente ao 1o (primeiro) Ano da mesma 
etapa de ensino, de acordo com o disposto no Regimento Escolar. 
E, para constar, eu ... (nome completo) ..., Secretário Escolar, lavrei 
a presente ata que será assinada por mim e pelo Diretor desta 
instituição educacional, bem como, pelos professores: .... (nome 
completo de todos os professores que tenham participado da análise 
da documentação e da decisão sobre a adaptação de estudos).
........................., ..... de .................... de ...... .
(assinatura e carimbo do 
Secretário Escolar)
(assinatura e carimbo do 
Diretor)
(assinatura e nome completo 
do professor)
(assinatura e nome completo 
do professor)
(assinatura e nome completo 
do professor)
(assinatura e nome completo 
do professor)
ATA DE RESULTADOS FINAIS DE ADAPTAÇÃO DE ESTUDOS
(Data da Abertura da Ata), o aluno ... (nome completo) ..., do 2o 
(segundo) Ano do Ensino Médio, concluiu as adaptações de estudos 
nos componentes curriculares: Filosofia e Sociologia, tendo obtido 
as notas 7,0 (sete) e 8,0 (oito), respectivamente, cumprindo a carga 
horária de 40 (quarenta) horas em cada um dos componentes, 
referentes ao 1o Ano da mesma etapa de ensino, de acordo com o 
disposto no Regimento Escolar. E, para constar, eu, ... (nome completo) 
..., Secretário Escolar, lavrei a presente ata que será assinada por 
mim e pelo Diretor desta instituição educacional, bem como, pelos 
professores: ... (nome completo de todos os professores que tenham 
participado da oferta dos componentes curriculares em questão e da 
respectiva avaliação).
........................., ..... de .................... de ...... .
(assinatura e carimbo do 
Secretário Escolar)
(assinatura e carimbo do 
Diretor)
(assinatura e nome completo 
do professor)
(assinatura e nome completo 
do professor)
c. Ata de Equivalência de Estudos
ATA DE EQUIVALÊNCIA DE ESTUDOS
(Data da Abertura da Ata), reuniu-se a comissão designada pela 
Direção, composta de professores do Ensino Médio para analisar, 
para fins de prosseguimento de estudos, o caso de equivalência 
de estudos realizados por ... (nome completo) ..., na ...................
(nome da instituição)........, concluídos no ano de dois mil e nove, em 
............ (cidade, estado e pais).........., que, após, análise cuidadosa 
dos documentos apresentados, contendo o visto do consulado 
brasileiro no país de origem, devidamente traduzidos para a língua 
portuguesa, considerou os estudos concluídos correspondentes 
ao 2o (segundo) ano do Ensino Médio, devendo o candidato ser 
matriculado no 3o (terceiro) ano da mesma etapa de ensino. E, 
para constar, eu, ... (nome completo) ..., Secretário Escolar, lavrei 
a presente ata que será assinada por mim, pelo Diretor desta 
instituição de ensino e pelos professores: ... (nome completo de 
todos os professores que compõem a comissão) ... .
........................., ..... de .................... de ...... .
(assinatura e carimbo do 
Secretário Escolar)
(assinatura e carimbo do 
Diretor)
(assinatura e nome completo 
do professor)
(assinatura e nome completo 
do professor)
(assinatura e nome completo 
do professor)
(assinatura e nome completo 
do professor)
(assinatura e nome completo 
do professor)
(assinatura e nome completo 
do professor)
(assinatura e nome completo 
do professor)
(assinatura e nome completo 
do professor)
d. Ata de Classificação
ATA DE CLASSIFICAÇÃO
(Data da Abertura da Ata), o aluno ... (nome completo) ... foi 
submetido ao exame de classificação, de acordo com a Resolução 
no ... / ..... – ..... e o Regimento Escolar, tendo em vista a ausência 
de documentação que comprove escolarização anterior. O referido 
aluno, com 8 (oito) anos de idade, obteve aprovação no exame, 
tendo sido considerado apto para cursar o 3o (terceiro) Ano do Ensino 
Fundamental de 9 anos de duração, Ano em que foi efetivada a sua 
matrícula. E, para constar, eu, ... (nome completo) ..., Secretário 
Escolar, lavrei a presente ata que será assinada por mim e pelo 
Diretor desta instituição educacional, bem como, pelos Professores: 
... (nome completo de todos os professores que tenham participado 
da comissão examinadora designada pela Direção para aplicar a 
avaliação).
........................., ..... de .................... de ...... .
(assinatura e carimbo do 
Secretário Escolar)
(assinatura e carimbo do 
Diretor)
(assinatura e nome completo 
do professor)
(assinatura e nome completo 
do professor)
(assinatura e nome completo 
do professor)
(assinatura e nome completo 
do professor)
Ciente:
 Em (data).
Assinatura
(Nome Completo do Responsável pelo Aluno)
42 Unidade 3
e. Ata de Avanço de Estudos
ATA DE AVANÇO DE ESTUDOS
(Data da Abertura da Ata), o aluno ... (nome completo) ..., do 4o (quarto) Ano do Ensino Fundamental de 9 anos de duração, foi promovido 
ao 5o (quinto) Ano da mesma etapa de ensino, conforme disposto no Regimento Escolar aprovado pela Ordem de Serviço no ... /..... – 
........... e demais normas legais em vigor. O referido aluno frequentou, até a presente data, o 4o (quarto) Ano, perfazendo um total de 
59 (cinquenta e nove) dias letivos, submetido à avaliação em todos os componentes curriculares do Ano em curso, obteve os seguintes 
resultados: Língua Portuguesa – 8,5 (oito e meio); Educação Física – 9,0 (nove); Arte – 9,0 (nove); Matemática – 8,0 (oito); Ciências – 
8,0 (oito); Geografia – 8,5 (oito e meio); História – 8,5 (oito e meio); Produção de Textos – 8,5 (oito e meio). Para constar, eu ... (nome 
completo) ..., Secretário Escolar, lavrei a presente ata que será assinada por mim e pelo Diretor desta instituição educacional, bem como, 
pelos componentesda Comissão de Professores: ... (nome completo de todos que participaram da Comissão que avaliou e decidiu pelo 
avanço de estudos) ... .
........................., ..... de .................... de ...... .
(assinatura e carimbo do Secretário Escolar) (assinatura e carimbo do Diretor)
(assinatura e nome completo do Coordenador Pedagógico) (assinatura e nome completo do Orientador Educacional)
(assinatura e nome completo do professor) (assinatura e nome completo do professor)
(assinatura e nome completo do professor) (assinatura e nome completo do professor)
ATA DE RESULTADOS FINAIS – ANO LETIVO: .........
(Data da Abertura da Ata), encerrou-se o processo de avaliação do aproveitamento escolar dos alunos do 3o (terceiro) Ano do Ensino Fundamental de 9 (nove) anos 
de duração, de acordo com o disposto no Regimento Escolar, tendo cumprido 202 (duzentos e dois) dias letivos e a Matriz Curricular aprovada pelo Parecer no ... / 
..... - .........., os quais obtiveram os seguintes resultados:
No Nome do Aluno Língua 
Portuguesa
Educação 
Física Arte Matemática Ciências Geografia História Produção 
de Textos
Resultado Final
TF AP/RP
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
Legenda: TF = Total de Faltas; AP = Aprovado; RP = Reprovado
E, para constar, eu, ... (nome completo) ..., Secretário Escolar, lavrei a presente ata que será assinada por mim e pelo Diretor da instituição educacional.
(assinatura e carimbo do Secretário Escolar) (assinatura e carimbo do Diretor)
3. Ata de Resultados Finais
Caso haja necessidade de utilizar abreviaturas, 
embora não seja aconselhável na lavratura de 
atas, é importante acrescentar em legenda a 
expressão/nomenclatura correta e completa, 
principalmente, quando se tratar de componentes 
curriculares.
4. Ata de Eliminação de Documentos 
Escolares
Considera-se documento escolar aquele que 
apresenta, total ou parcialmente, o extrato da vida 
escolar dos alunos e da instituição educacional. O 
documento escolar pode ser de registro individual 
do aluno – aquele que apresenta o extrato de 
sua vida escolar e, de registro coletivo – aquele 
que apresenta, de forma conjunta, dados da vida 
escolar de um grupo de alunos.
43Unidade 3
Após decorrido o prazo mínimo de 10 (dez) anos, 
poderão ser eliminados os seguintes documentos:
• Diários de Classe;
• Termos de visitas;
• Ocorrências diárias;
• Atas do Conselho de Classe.
Por seu valor probatório e informativo alguns 
documentos não podem ser eliminados, devendo 
ser permanentemente guardados no arquivo 
escolar, tais como:
• Livro de registro de Termo de Investidura e 
de Exoneração do Diretor (e Vice-Diretor se 
houver) e do Secretário Escolar;
• Ficha de matrícula;
• Registros de exames e de processos especiais 
de avaliação;
• Registros de resultados finais de avaliação;
• Fichas individuais ou relatórios individuais, 
cujos dados não possam ser transcritos para 
os históricos escolares;
• Cópias dos históricos escolares;
• Cópias de diplomas e de certificados;
• Livros de registros de diplomas e de 
certificados;
• Planta de construção e de reformas da 
edificação onde está instalada a instituição 
de ensino;
• Registro de eliminação de documentos 
escolares.
A eliminação de documentos escolares que, após 
avaliação minuciosa, foram considerados sem 
valor para guarda permanente implica na sua 
destruição, que deve ser feita de modo a assegurar 
sua total descaracterização. O procedimento 
mais adequado é a fragmentação manual ou 
mecânica do papel, visando à reciclagem e 
nunca a incineração, tendo em vista o prejuízo 
ao meio ambiente, podendo os responsáveis, em 
decorrência de tal procedimento, sofrer sanções 
penais e administrativas derivadas de condutas 
e de atividades lesivas ao meio ambiente, nos 
termos da Lei no 9.605/98. A eliminação de 
documentos escolares deve ser precedida de 
lavratura de ata própria, digitada em formulário 
próprio ou manuscrito de modo legível, em livro 
próprio, conforme exemplo:
Por medida de segurança, o documento de registro 
individual do aluno deverá ser arquivado em local 
diverso daquele detentor do documento de registro 
coletivo, evitando que ambos sejam danificados/
destruídos ao mesmo tempo. De qualquer 
forma, todos os documentos escolares devem 
ser mantidos em local próprio, em segurança, 
sob a responsabilidade da comissão de guarda 
e eliminação de documentos escolares, da qual 
fazem parte o Diretor e o Secretário Escolar.
De acordo com a orientação da Secretaria 
da Educação do Distrito Federal “a direção 
da instituição educacional deverá constituir 
uma comissão para tratar dos procedimentos 
relativos à guarda e à eliminação de documentos 
escolares. Essa comissão será composta por, 
no mínimo, quatro membros, e, desses, serão 
permanentes o Diretor e o Secretário Escolar. 
A comissão deverá reunir-se, sempre que 
necessário, tendo como objetivo proceder à:
• análise de documentos escolares em relação 
aos seus valores probatórios, informativos ou 
históricos;
• eliminação de documentos escolares;
• prorrogação dos prazos de guarda e de 
eliminação de documentos escolares;
• elaboração de registros pertinentes às 
decisões tomadas.”
De acordo com o disposto no Parecer no 342/78 
– Conselho Federal de Educação, hoje, Conselho 
Nacional de Educação, os documentos escolares 
devem ser arquivados, por um prazo de 10 
(dez) a 20 (vinte) anos, a contar da data de sua 
expedição.
Após exame e decisão da Comissão de Guarda 
e Eliminação de Documentos Escolares 
poderão ser eliminados os documentos que:
• tenham sido dispensados por lei e/ou normas 
específicas;
• perderam a validade, em virtude do tempo 
decorrido;
• constituam duplicidade, ressalvada a 
existência dos documentos de registro 
individual do aluno e documentos de registro 
coletivo;
• tornaram-se dispensáveis, vencidos os prazos 
de guarda estabelecidos pela comissão 
própria;
• tenham sido reconstituídos.
44 Unidade 3
ATA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS ESCOLARES
(Data da Abertura da Ata), reuniu-se a Comissão de Eliminação de Documentos Escolares para análise e eliminação de documentos 
escolares que foram considerados sem valor para guarda permanente, conforme a seguir especificados:
No de 
Ordem
Especificação dos 
Documentos Eliminados Quantidade
Nível/Etapa/Modalidade 
de Educação e Ensino
Ciclo/Ano/Semestre/
Segmento/Período/Módulo
Ano/Semestre
Letivo Observações
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
Nada mais havendo a constar, eu, ... (nome completo) ..., Secretário Escolar, lavrei a presente ata que será assinada por mim, pelo 
Diretor desta instituição de ensino e pelos demais membros da Comissão de Eliminação de Documentos Escolares.
........................., ..... de .................... de ...... .
5. Ata do Conselho de Classe/Comissão de 
Professores
O Conselho de Classe constitui o colegiado dos 
professores de um mesmo grupo de alunos que 
tem por objetivo principal o acompanhamento 
e a avaliação do processo de educação, de 
ensino e da aprendizagem dos estudantes, 
com a participação do Diretor da instituição, 
do Orientador Educacional, do Coordenador 
Pedagógico ou do Supervisor Pedagógico e do 
representante dos alunos. Havendo necessidade, 
outros membros podem ser convidados para 
participar da reunião, tais como: pai de aluno, 
especialistas, entre outros. No caso dos Anos 
Iniciais do Ensino Fundamental pode adotar-se 
a Comissão de Professores com os mesmos 
objetivos do Conselho de Classe.
A reunião do Conselho de Classe/Comissão de 
Professor deve ser presidida, preferencialmente, 
pelo Professor Conselheiro da turma, se houver, 
ou pelo Diretor, ou ainda, pelo membro por ele 
designado ou escolhido pelo grupo.
Não sendo de responsabilidade do Secretário 
Escolar, a ata do Conselho de Classe deve ser 
lavrada por um dos participantes, designado no 
ato de cada reunião e assinada por todos os 
membros presentes, exceto se a participação do 
Secretário Escolar for obrigatória pelas normas 
da instituição.Considerando a frequência (bimestral/semestral/
final) com que a ata do Conselho de Classe é 
lavrada, é aconselhável que se providencie um 
formulário impresso, prevendo espaço para 
todos os dados a serem analisados e discutidos, 
conforme a necessidade de cada instituição 
educacional, podendo inclusive, relacionar 
previamente os alunos de cada turma na 
respectiva ata. 
Segue, portanto, um exemplo de ata do Conselho 
de Classe, devendo ser adaptada, incluindo ou 
excluindo informações, conforme a proposta de 
trabalho educativo da instituição:
Exemplo de Ata do Conselho de Classe:
45Unidade 3
ATA DO CONSELHO DE CLASSE 
(Data da Abertura da Ata), reuniu-se o Conselho de Classe, do 5o (quinto) ano – turma “C” – matutino, do Ensino Fundamental 
de 9 (nove) anos de duração, para proceder à avaliação da turma de alunos referente ao 1o (primeiro) bimestre do corrente 
ano letivo, com a participação de todos os professores da turma, Coordenador Pedagógico, Orientador Educacional, Diretor e 
representante da turma: ... (nome completo do aluno) ... . (Aqui serão narrados e descritos todos os assuntos tratados e decisões 
tomadas, tais como: avaliação, incluindo índice de frequência, de cada aluno e da turma como um todo; alunos que necessitem 
de acompanhamento do SOE, por apresentar problemas de relacionamento com a turma e/ou com professores; alunos que 
apresentem dificuldades de aprendizagem, citando nome do aluno e componentes curriculares em que demonstra dificuldades; 
decisões tomadas quanto ao atendimento a ser oferecido para sanar as dificuldades, tendo em vista os problemas, as possíveis 
causas, as providências; reivindicações, elogios, agradecimentos da turma sobre assuntos pedagógicos ou administrativos; elogios 
e incentivos dos professores em relação à turma por desempenho escolar; e todos os demais assuntos que o Conselho julgar 
importante e necessário citar, discutir e registrar.)
Nada mais havendo a tratar, eu, ... (nome completo), Secretário ad hoc, lavrei a presente ata que após lida será assinada 
por mim e pelos demais membros do Conselho: ...(nome completo de todos os participantes) ....
........................., ..... de .................... de ...... .
(assinatura do Secretário ad hoc) (assinatura do Diretor)
(assinatura do Coordenador Pedagógico) (assinatura do Orientador Educacional)
(assinatura do Professor Conselheiro) (assinatura do Diretor)
(assinatura do Coordenador Pedagógico) (assinatura do professor)
(assinatura do professor) (assinatura do professor)
(assinatura do professor conselheiro) (assinatura do representante dos alunos)
(assinatura do professor) (assinatura do professor)
6. Termo de Investidura e de Exoneração 
do Diretor e do Secretário Escolar
Exemplo de Termo de Investidura do Diretor:
TERMO DE INVESTIDURA DO DIRETOR
(Data da Abertura da Ata), o Sr. ... (nome completo) ..., natural de ... 
(cidade/UF) ..., portador do registro (ou autorização) profissional no ..../ano/
órgão expedidor e da carteira de identidade no/órgão expedidor/UF, assume a 
função de Diretor do Instituto Educacional Alexander Fleming, para a qual foi 
nomeado, por meio do Contrato de Trabalho de ... (data da contratação) ....
........................., ..... de .................... de ...... .
assinatura do investido com o 
nome sotoposto
assinatura do mantenedor com o 
nome sotoposto
Exemplo de Termo de Exoneração do Secretário 
Escolar:
TERMO DE EXONERAÇÃO DO SECRETÁRIO ESCOLAR
(Data da Abertura da Ata), foi exonerado o Sr. ... (nome completo) ... da 
função de Secretário Escolar, do Instituto Educacional Alexander Fleming, 
por meio da rescisão do Contrato de Trabalho de ...(data da rescisão) ....
........................., ..... de .................... de ...... .
assinatura do exonerado com 
o nome sotoposto
assinatura do mantenedor 
com o nome sotoposto
Quando se tratar de instituição educacional da 
rede pública de ensino, deve constar, no lugar 
de Contrato de Trabalho, o ato de designação e 
o número e a data do Diário Oficial em que foi 
publicado o ato ou o ato de exoneração/dispensa 
e o número e data do Diário Oficial em que foi 
publicado o ato, no lugar de rescisão de contrato 
de trabalho. Ainda, nesse caso, deve constar, além 
da assinatura e nome sotoposto do investido ou 
exonerado, a assinatura e nome sotoposto da 
autoridade competente.
7. Termo de Gratuidade e de Contribuições 
Reduzidas
Exemplo do Termo de Gratuidade e de 
Contribuições Reduzidas:
Relação de alunos beneficiados com 
bolsas de estudo, mediante gratuidade ou 
contribuições reduzidas no ano letivo de 
.......:
46 Unidade 3
No de 
Ordem
Nome do(a) Aluno(a) Ano/Turma Redução % Motivo da Redução ou da Gratuidade Ciente do Aluno/Pai/Responsável
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
........................., ..... de .................... de ...... . 
(assinatura e carimbo do Secretário Escolar) (assinatura e carimbo do Diretor)
Quando o livro de ata estiver completo, ou seja, 
quando não houver mais folhas para registro 
de novas atas, deve ser feito o “Termo de 
Encerramento” na folha que se contrapõe à 
folha de rosto, e aberto um novo livro, com a 
identificação na capa, acrescido de número, 
indicando tratar-se de segundo livro, ou mais, 
com a mesma finalidade.
Exemplo de Termo de Encerramento de um livro-
ata:
TERMO DE ENCERRAMENTO
Este livro contém 100 (cem) folhas, tipograficamente numeradas 
e rubricadas por mim e pelo Diretor, e serviu para registro de Atas 
das Reuniões de Conselho de Classe, ....................................
......................... .
........................., ..... de .................... de ...... .
(assinatura e nome do 
Secretário Escolar no do 
registro profissional)
(assinatura e nome do 
Diretor no do registro 
profissional)
Exercícios
 I – Assinale com (V) as afirmativas verdadeiras e 
com (F) as falsas:
 1. ( ) Transferência é o deslocamento do aluno 
de uma instituição educacional para 
outra, na mesma etapa e modalidade de 
educação e de ensino, ou circulação de 
estudos entre etapas e modalidades, por 
solicitação dele, quando maior, ou dos 
pais/responsáveis, se menor, observadas 
as formalidades legais.
 2. ( ) Todos os documentos a serem expedidos 
devem ser preparados em duas vias, 
devendo uma cópia ficar arquivada no 
dossiê do aluno. 
 3. ( ) Quando a instituição educacional 
não puder fornecer a transferência 
definitiva, de imediato, poderá expedir 
uma declaração provisória com validade 
de até três meses, contendo todos os 
dados necessários para que a instituição 
educacional de destino possa efetuar a 
matrícula do aluno.
 4. ( ) Quando se tratar de transferência do aluno 
para outro país, os interessados devem 
ser orientados pelo Secretário Escolar, 
sempre que demonstrarem dúvidas, a 
procurarem a embaixada ou o consulado 
do país de destino para receberem 
orientações quanto aos procedimentos a 
serem adotados até que possam efetuar 
a matrícula na instituição educacional 
pretendida.
 5. ( ) A aceitação de transferência se faz pelo 
processo que rege a matrícula e deve 
ser observada a possibilidade de o aluno 
prosseguir seus estudos normalmente 
sem prejuízo da regularidade da sua vida 
escolar.
 6. ( ) No caso do recebimento de transferência, 
a exatidão dos dados de identificação 
pessoal do aluno e dos demais dados 
inerentes ao caso, é da responsabilidade 
da instituição de origem, contudo, a 
instituição destinatária deve observar no 
ato, toda a documentação, cuidadosa 
e rigorosamente e, exigir, em casos de 
dúvidas, a apresentação dos demais 
documentos comprobatórios.
 7. ( ) No Diário de Classe, o nome de um aluno 
não pode substituir o de outro que foi 
transferido ou que deixou de frequentar, 
devendo ser acrescentado após o último 
nome, seguindo a ordem dos que já se 
encontram matriculados.
47Unidade 3
 8. ( ) A transferência deve conter, no campo 
próprio, todas as informações necessárias 
para esclarecer a vida escolar do aluno, 
tais como: processosespeciais de 
aval iação, dispensa de Educação 
Física, classificação, progressão parcial, 
adaptação curricular, aproveitamento 
de estudos, equivalência de estudos e 
outras.
 9. ( ) Quando houver dificuldades na transcrição 
de dados, a instituição educacional 
poderá adotar o procedimento de 
anexar ao Histórico Escolar que ora 
expede documentos expedidos pela 
instituição onde o aluno tenha estudado 
anteriormente.
 10. ( ) Ao expedir os documentos relativos 
à transferência, o Secretário Escolar 
deverá verificar se os mesmos estão 
devidamente preenchidos, contendo 
todas as informações necessárias, os 
espaços em branco inutilizados, sem 
rasuras, datados e, finalmente, assinados 
por ele e pelo Diretor.
 11. ( ) Ao entregar a transferência ao interessado, 
deve-se colher o recibo do mesmo (data 
e assinatura) na 2a (segunda) via de cada 
documento, no próprio requerimento 
ou no livro de controle de expedição 
de transferências, fazendo constar a 
observação no registro coletivo de alunos. 
 12. ( ) O aproveitamento de estudos trata-se 
de recurso pedagógico que permite à 
instituição de ensino creditar estudos 
realizados com êxito pelo aluno, de igual 
ou equivalente valor formativo. 
 13. ( ) O aproveitamento é concedido de 
forma direta, mediante apresentação de 
documento que comprove a autenticidade 
e regularidade dos estudos, quando 
o componente curricular já concluído 
tiver duração idêntica, equivalente ou 
superior aos dos estudos pretendidos, 
bem como, a aquisição de conhecimentos 
e desenvolvimento de habilidades e 
competênc ias p rev i s tas pa ra o 
componente em questão. 
 14. ( ) Quando não for possível fazer pelo 
exame da documentação apresentada, o 
aproveitamento poderá ser realizado por 
meio do exame de capacitação ou de 
competência profissional ou, ainda, por 
meio de entrevistas e testes, desde que os 
conhecimentos e capacidade adquiridos 
em determinadas áreas de conhecimento, 
pela experiência profissional ou vivência 
prática, possibilitem o aproveitamento 
de estudos em componentes curriculares 
correlacionados.
 15. ( ) Pode ser concedida dispensa parcial ou 
total das horas do estágio supervisionado 
com o aproveitamento de atividades 
profissionais pregressas.
 16. ( ) A solicitação do aproveitamento de 
estudos deve ser feita pelo aluno 
ou seu responsável, por meio de 
requerimento dirigido ao Diretor da 
instituição, acompanhado de Histórico 
Escolar e do documento que comprove 
as competências e as habilidades 
desenvolvidas pelo aluno.
 17. ( ) O aproveitamento de conhecimentos e 
experiências profissionais do estudante, 
adquiridos em qualificação ou habilitação 
profissional e tecnológica, inclusive no 
trabalho, é feito por meio de entrevistas 
e de testes, além da anál ise da 
documentação apresentada, ou, ainda, 
por meio de “exame de capacitação”, 
mediante avaliação, tendo em vista as 
competências profissionais requeridas no 
perfil profissional de conclusão do curso 
em epígrafe.
 18. ( ) A decisão sobre o aproveitamento 
e a adaptação de estudos deve ser 
registrada, separadamente, em atas 
próprias, lavradas pelo Secretário Escolar 
e assinada por ele e pelo Diretor da 
instituição, bem como, na Ficha Individual 
do aluno e no seu Histórico Escolar.
 19. ( ) Após certificadas a autenticidade e a 
regularidade dos estudos realizados pelo 
aluno, a equipe de professores da área 
de conhecimento e/ou de áreas afins 
designada pela Direção analisa e decide 
sobre os casos de aproveitamento de 
estudos, levando-se em consideração 
o currículo cursado pelo aluno e o do 
curso por ele pretendido; a carga horária 
e o valor formativo dos componentes 
curriculares; os conhecimentos adquiridos 
e as competências e as habilidades 
desenvolvidas; a experiência profissional 
do aluno, quando for o caso; a necessidade 
e a possibilidade de atendimento especial 
ao aluno, para recuperação de estudos, 
quando for o caso.
 20. ( ) A adaptação de estudos trata-se de 
procedimento pedagógico adotado para 
o caso de o aluno, procedente de outra 
instituição de ensino, de acordo com o 
disposto no Regimento Escolar, demonstrar 
necessidade, com vistas ao ajustamento à 
nova matriz curricular e ao acompanhamento 
do novo currículo.
48 Unidade 3
 21. ( ) Verificada a ausência de componente 
curricular, será exigida a complementação 
de estudos, dando ciência ao aluno e/ou 
ao seu responsável, conforme o caso, 
quanto à necessidade da adaptação de 
estudos.
 22. ( ) Após o cumprimento das adaptações, 
o Secretário Escolar deve registrar em 
ata própria os resultados obtidos pelos 
alunos no processo, considerando a carga 
horária estabelecida para o componente 
curricular, na organização curricular 
vigente.
 23. ( ) Com exceção do componente Língua 
Estrangeira Moderna, os componentes 
curriculares da parte diversificada não 
constituem objeto de adaptação ao novo 
currículo, de retenção escolar ou de 
recuperação de aluno transferido.
 24. ( ) O processo de adaptação de estudos 
visa à igualdade curricular, devendo 
todos os alunos de uma mesma turma 
concluir o curso com currículo idêntico, 
perfazendo a mesma carga horária, tendo 
ou não realizado parte do curso em outra 
instituição de ensino, ou ainda, em outra 
modalidade de educação/ensino.
 II – Ao lavrar atas é preciso respeitar normas 
específicas. Tente lembrar o maior número 
possível dessas normas e complete as lacunas 
a seguir, sem se preocupar com a ordem em 
que elas sejam relacionadas:
a. o documento é redigido em um único parágrafo, 
sem espaço inicial;
b. ______________________________________;
c. ao final da ata, o espaço restante na linha deve 
ser completado/inutilizado com um traço;
d. _______________________________________;
e. _______________________________________;
f. _______________________________________;
g. utilização do verbo no tempo pretérito perfeito do 
indicativo;
h. _______________________________________;
i. erros devem ser evitados, porém, se acontecer 
no decorrer da redação, as ressalvas na ata se 
fazem pela partícula “digo”, efetuando-se, em 
seguida, a correção necessária;
j. _______________________________________.
 III – Responda e justifique:
O processo de destruição de documentos que 
se tornaram sem valor para guarda permanente, 
anteriormente denominado “incineração de 
documentos escolares”, passou a denominar-se 
“eliminação de documentos escolares”.
( ) Certo ou ( ) Errado? Por quê?
 __________________________________________
 __________________________________________
 __________________________________________
 IV – Tomando-se por base os exemplos de atas e 
de termos citados no presente Caderno de 
Estudos, de acordo com as normas específicas 
para esse fim, e utilizando dados fictícios, 
procurando manter coerência e adequação de 
dados e informações, tente lavrar:
 1. Uma “Ata de Abertura do Ano Letivo”, referente 
ao ano em curso, consultando um calendário 
para definir a data de início do ano letivo.
 2. Uma “Ata de Avanço de Estudos”, para o caso 
de um aluno do 3o ano do Ensino Fundamental, 
do “Colégio Washington Luis”, cujo Regimento 
Escolar, em seu Art. 53, prevê a adoção de tal 
procedimento. Lembre-se de que os dados são 
fictícios, porém, a ata deve ser lavrada com 
a devida seriedade, contemplando todos os 
dados necessários em um documento dessa 
natureza.
 3. Um “Termo de Investidura do Secretário 
Escolar”, utilizando os seus dados reais e/
ou fictícios como se fosse um profissional 
devidamente habilitado.
 4. A seu critério, continue exercitando, tentando 
lavrar os demais tipos de atas e de termos, 
seguindo os exemplos, buscando ambientar-
se com a linguagem, os termos técnicos e 
com as situações que podem ocorrer em uma 
instituição educacional.
Chave de correção
 I – 1. (V)
 2. (V)
 3. (F)
 4. (V)
 5. (V)
 6. (V)
 7. (V)
 8. (V)
 9. (F)
 10. (V)
 11. (V)
 12. (V)
 13. (V)
49Unidade 3
 14. (V)
 15. (F)
 16. (V)
 17. (V)
 18. (V)
 19. (V)
 20. (V)21. (V)
 22. (V)
 23. (V)
 24. (F)
 (Releia os textos para averiguar por que as 
afirmativas 3, 9, 15 e 24 são falsas).
 II – a. o documento é redigido em um único parágrafo, 
sem espaço inicial;
 b. não deixar nenhum espaço em branco, em 
nenhuma parte da ata, para impossibilitar que, 
mais tarde, se possam acrescentar ou suprimir 
palavras, alterando o registro inicial;
 c. ao final da ata, o espaço restante na linha deve 
ser completado/inutilizado com um traço;
 d. os números são sempre grafados por extenso, 
o que não impede que conste também em 
algarismos;
 e. sem abreviaturas de nomes, palavras ou 
expressões;
 f. sem rasuras, incorreções ou emendas e sem uso 
de corretivos;
 g. utilização do verbo no tempo pretérito perfeito 
do indicativo;
 h. verbo de elocução para registrar as diferentes 
opiniões/informações, zelando pela descrição 
exata do fato;
 i. erros devem ser evitados, porém, se acontecer 
no decorrer da redação, as ressalvas na ata se 
fazem pela partícula “digo”, efetuando-se, em 
seguida, a correção necessária;
 j. se o erro só for percebido após o término da 
lavratura, fazer a ressalva ao final da ata a que 
se refere, escrevendo: “Em tempo: onde se lê ..., 
leia-se ...”.
 III – Certo. O procedimento mais adequado para 
destruição de documentos é a fragmentação manual 
ou mecânica do papel, visando à reciclagem, daí 
o termo eliminação e nunca a incineração, tendo 
em vista o prejuízo ao meio ambiente, podendo o 
responsável, em decorrência de tal procedimento, 
sofrer sanções penais e administrativas derivadas de 
condutas e de atividades lesivas ao meio ambiente 
(Lei no 9.605/98).
 IV – Resposta pessoal, devendo, porém, estar embasada 
nos exemplos de atas e termos citados no presente 
Caderno de Estudos e de acordo com as normas 
especificadas para esse fim, mantendo coerência e 
adequação de dados e informações. 
Técnico em Secretaria Escolar
Certificação, Regimes Especiais e Arquivo Escolar
Unidade 4
Objetivos:
• Conhecer o processo e os documentos de 
certificação escolar.
• Compreender o funcionamento dos Regimes 
Especiais na Escola.
• Reconhecer a relevância do Arquivo Escolar.
EXPEDIÇÃO E REGISTRO DE 
DIPLOMAS E DE CERTIFICADOS
Cabe a cada instituição educacional a 
responsabilidade de expedir históricos escolares, 
declarações de conclusão de ano e diplomas 
ou certificados de conclusão de cursos, níveis, 
etapas e modalidades de educação e ensino, 
com as especificações cabíveis, nos termos da 
LDB.
O diploma e o certificado ou declaração de 
conclusão de nível, etapa e modalidade, ano, 
componente curricular, conjunto de componentes, 
fase ou de outra forma de organização, compõem 
os documentos escolares que atestam os estudos 
efetuados pelos alunos, com os direitos que deles 
decorrem, nos termos da legislação em vigor.
O diploma é expedido quando um aluno conclui 
a habilitação da Educação Profissional Técnica de 
Nível Médio, conferindo-lhe o direito ao exercício 
de uma profissão. Quando a conclusão se dá 
no Ensino Médio ou cursos de capacitação, 
de aperfeiçoamento, de especialização, de 
atualização e outros de caráter geral, expede-
se o certificado. Há ainda a possibilidade 
de certificação parcial, expedida quando a 
conclusão se refere a um componente curricular 
ou conjunto de componentes curriculares, 
em caráter obrigatório, no caso dos exames 
supletivos, ou, em caráter optativo, nos cursos 
de educação profissional. 
No ato da expedição e registro de diplomas 
e cert i f icados, é importante pesquisar, 
cuidadosamente, as normas vigentes acerca 
do assunto e adotar procedimentos adequados. 
Os diplomas e os certificados são expedidos e 
registrados em conformidade com Portaria da 
Secretaria da Educação. 
Vale aqui reforçar a importância e a necessidade 
de o Secretário Escolar permanecer em constante 
vigilância quanto às alterações na legislação de 
ensino, não só em relação ao diploma e ao 
certificado, mas, sobre todos os procedimentos 
a serem adotados na escrituração escolar de 
modo geral, que exigem a fiel observância da 
legislação vigente.
Os diplomas e os certificados de conclusão do 
Ensino Médio e de cursos da Educação Profissional 
devem conter as seguintes especificações:
• No anverso:
 – Selo Nacional e Brasão das Armas da 
Unidade da Federação – UF.
 – Inscrições: “República Federativa do 
Brasil” e Unidade da Federação – UF.
 – Nome e endereço completos da instituição 
educacional.
 – Nome da entidade mantenedora da 
instituição, quando se tratar de instituição 
da rede particular de ensino.
 – Ato legal, número, data e órgão expedidor 
de credenciamento/recredenciamento da 
instituição educacional.
 – Fundamentação legal (leis e seus artigos, 
resoluções, portarias e pareceres) que 
51Unidade 4
aprovaram o curso e a organização 
curricular.
 – Especificação do documento: certificado 
ou diploma.
 – Eixo tecnológico, habilitação e data de 
conclusão do curso, quando se tratar de 
diploma.
 – Nome do titulado, data de nascimento, 
nacionalidade e naturalidade (cidade e 
UF).
 – Número da carteira de identidade, órgão 
expedidor e data de expedição.
 – Localidade (cidade e UF) e data de 
expedição do documento.
 – Assinatura do Diretor e do Secretário 
Escolar da instituição educacional, com os 
nomes sotopostos, seguidos do número 
dos respectivos registros profissionais.
 – Assinatura do titulado.
• No verso:
 – Especificação de registros e de dados, de 
acordo com as normas vigentes.
 – Nome da instituição de ensino e data de 
conclusão do Ensino Médio, quando se 
tratar de diploma.
 – Número de identificação do Curso no 
Sistema Nacional de Informações da 
Educação Profissional Tecnológica – 
SISTEC (com exceção do Extinto Curso 
Normal de Nível Médio, na emissão de 2a 
via).
 – Assinatura do Diretor e do Secretário 
Escolar da instituição educacional, com os 
nomes sotopostos, seguidos do número 
dos respectivos registros profissionais.
 – Observações e apostilamentos, quando 
houver, deverão ser visados pela autoridade 
competente.
• No Distrito Federal, a impressão e a 
diagramação do diploma e do certificado 
são de responsabilidade da instituição 
educacional ou da entidade mantenedora, 
observadas as normas legais e as seguintes 
especificações:
 – papel de primeira qualidade, de cor clara, 
com impressão de marca d’água;
 – formato não superior ao tamanho ofício, 
recomendando-se as dimensões 297 mm 
x 210 mm;
 – preenchimento por meio de processamento 
eletrônico;
 – ausência total de quaisquer emendas ou 
rasuras, assim como em todos os outros 
instrumentos de registro de escrituração 
escolar. 
• Quando se tratar de instituições extintas 
será expedida a certidão de escolaridade, 
em substituição aos históricos escolares, 
diplomas ou certificados de conclusão de 
cursos, pelo setor próprio da Secretaria da 
Educação, ou instituições que assumirem a 
guarda dos documentos.
Após devidamente preenchidos, conferidos, 
carimbados e assinados, os diplomas da 
Educação Profissional Técnica de Nível Médio, os 
certificados de Ensino Médio e de qualificação 
e especialização profissional, emitidos por 
instituições de ensino da rede pública e particular 
devem ser registrados em livro próprio, pelas 
respectivas instituições, de acordo com as 
normas legais vigentes. 
O registro de diploma e de certificado é um ato 
praticado pela instituição de ensino com o fim de 
consignar validade legal aos documentos escolares 
por ela emitidos.
Em alguns Estados, a relação nominal dos 
concluintes do Ensino Médio, da Educação 
Profissional de Nível Técnico, concluintes dos 
cursos e exames supletivos de Ensino Médio – 
presencial, semipresencial e a distância, após 
os devidos registros dos diplomas e certificados, 
deve ser encaminhada ao órgão próprio do 
sistema de ensino, para fins de publicação no 
Diário Oficial.
O livro de registro de diplomas e de certificados 
deve, como todos os livros de escrituração 
escolar, contertermo de abertura e, após o 
livro totalmente preenchido, conter também o 
termo de encerramento, datados e assinados 
pelo Diretor da instituição, bem como, as folhas 
numeradas e rubricadas.
52 Unidade 4
O registro no livro deve conter: 
• número do registro;
• eixo tecnológico e habilitação profissional 
(título de técnico), no caso da Educação 
Profissional;
• data de conclusão do curso;
• identificação do titulado:
 – nome, por extenso;
 – data e local de nascimento;
 – número da cédula de identidade, órgão 
expedidor e data;
• data de expedição do diploma ou certificado;
• assinatura e carimbo do Diretor e do Secretário 
Escolar, com o devido registro profissional.
O número do registro permanecerá inalterável, 
com a numeração sequenciada, de um livro para 
outro, portanto, independentemente do término 
do livro ou do ano letivo. 
Os dados do registro do diploma ou do certificado 
no livro próprio devem ser transcritos para o verso 
do documento, contendo:
• número do registro, folha e livro;
• data de efetivação do registro;
• assinatura e carimbo do Diretor e do Secretário 
Escolar, com o devido registro profissional;
Nos certificados de qualificação e de especialização 
profissional, deverá constar o título da ocupação 
certificada.
Para a SEEDF, a publicação da relação nominal 
dos concluintes no Diário Oficial se dá mediante 
o requerimento da instituição educacional 
ao órgão próprio do sistema de ensino, após 
devidamente registrados os documentos, 
devendo o encaminhamento ocorrer no prazo 
de até 90 (noventa) dias a partir da data de 
conclusão do curso.
O requerimento assinado pelo Diretor e Secretário 
Escolar deve conter:
• a identificação da instituição educacional;
• o ato de credenciamento / recredenciamento;
• o código de identificação do INEP – Censo 
Escolar;
• a declaração expressa da fidelidade da relação 
constante no meio magnético em relação aos 
registros, informando o número do registro 
inicial e final da relação encaminhada e o 
quantitativo de concluintes constantes da 
relação.
A relação de concluintes a ser publicada no 
Diário Oficial deve conter: cabeçalho (nome da 
instituição e ato de credenciamento), nome do 
curso, número do livro, nome do concluinte (sem 
abreviaturas), número do registro e número da 
página, nome e registro profissional do Diretor e 
do Secretário Escolar e digitada na ferramenta 
Word Microsoft Office, obedecendo às normas 
legais vigentes.
A relação de concluintes não deve conter erros 
ou omissões, porém, caso isso venha acontecer, 
deve ser feita a solicitação de retificação ou 
de cancelamento, devidamente justificada e 
assinada pelo Diretor.
Os dados da publicação devem ser transcritos 
para o verso do diploma ou certificado, no 
campo próprio, da seguinte forma: “Registro 
publicado no Diário Oficial no ___, de dia/mês/
ano.”, seguido da assinatura do Secretário 
Escolar ou do Diretor. 
No prazo máximo de 120 (cento e vinte) dias 
da data de conclusão do curso ou da realização 
do exame, o certificado ou o diploma deve estar 
disponível para o interessado, com todos os 
registros efetuados e exigências legais cumpridas.
Atente-se às exigências de sua localidade.
ARQUIVO ESCOLAR
Toda instituição educacional deve manter 
arquivados os instrumentos de escrituração 
escolar com o registro dos fatos relativos à sua 
organização e funcionamento e à vida escolar dos 
alunos. Os registros devem garantir a verificação 
da identidade e regularidade da vida escolar de 
cada aluno e a autenticidade dos documentos 
expedidos.
Denomina-se arquivo escolar o conjunto 
ordenado desses documentos que comprovam 
o registro sistemático dos fatos relativos à vida 
53Unidade 4
escolar do aluno, bem como, do funcionamento 
da instituição educacional.
A organização adequada do arquivo escolar tem 
como objetivo assegurar a verificação da vida 
escolar dos alunos e da instituição educacional, 
em qualquer época, bem como a racionalização 
do espaço físico.
Os documentos escolares no arquivo devem estar 
em condições tais de segurança que garantam 
a sua inviolabilidade e classificados e ordenados 
de tal maneira que possibilite a localização fácil 
e rápida, visando à consulta aos dados neles 
contidos sempre que se fizer necessária.
O arquivo escolar pode ser classificado em dois 
tipos:
• corrente: trata-se do arquivo dinâmico, onde 
são guardados os documentos escolares 
relativos ao semestre/ano em curso e 
frequentemente consultados;
• permanente: é o arquivo onde são guardados 
os documentos escolares que devem ser 
conservados pelo seu valor probatório e 
informativo e esporadicamente consultados.
Os documentos que devem compor as pastas 
individuais dos alunos em curso, ou seja, no 
arquivo corrente são:
• requerimento/ficha de matrícula;
• Histórico Escolar – por meio do qual se 
efetivou a matrícula, quando se tratar de aluno 
proveniente de outra instituição educacional;
• cópia do diploma ou do certificado do curso 
anteriormente concluído, quando for o caso; 
• Ficha Individual do aluno ou Relatório 
Individual do aluno:
 – daquele proveniente de outra instituição 
educacional no decorrer do semestre/ano 
letivo;
 – daquele que teve a sua matrícula renovada;
• documento de identificação (cópia):
 – carteira de identidade – para maiores de 
16 (dezesseis) anos; ou
 – certidão de nascimento ou de casamento; 
e/ou
 – carteira de estrangeiro;
• atestados e laudos médicos, quando for o 
caso;
• requerimento para processo de classificação 
(sondagem), feito pelo aluno maior de idade 
e/ou responsável;
• outros documentos considerados relevantes.
Na organização do arquivo corrente são adotados 
os seguintes procedimentos:
• reunir a documentação do aluno e guardar 
em ordem, na pasta individual, formando um 
dossiê;
• identificar as pastas com o nome, número de 
chamada e turma;
• agrupar as pastas por turma, ano, curso, 
turno, etapa/modalidade;
• arquivar as pastas já agrupadas, 
preferencialmente em gavetas, em ordem 
crescente de número de chamada ou de 
acordo com outra forma adotada pela 
instituição, desde que assegure a organização 
e a fácil localização dos dossiês;
• identificar as gavetas, conforme as pastas 
das turmas nelas arquivadas;
• após o registro dos resultados finais, ao 
final do semestre/ano letivo, distribuir as 
fichas ou relatórios individuais dos alunos 
nas respectivas pastas, com a assinatura do 
Secretário Escolar e do Diretor;
• no início do próximo semestre/ano letivo, 
reorganizar as pastas individuais dos alunos 
que permaneceram na instituição, agrupando 
de acordo com a nova situação, reiniciando 
todo o processo. 
No arquivo permanente, as pastas individuais 
dos alunos que deixaram de pertencer ao corpo 
discente da instituição, por transferência ou 
por conclusão de curso/etapa/modalidade de 
educação ou ensino, devem conter toda a 
documentação do arquivo corrente, devidamente 
selecionada, acrescida de ficha ou relatório 
individual do aluno e cópia do Histórico Escolar. 
Na pasta do aluno concluinte, deve-se guardar 
também a cópia do diploma ou certificado.
Para a preparação do arquivo permanente, 
algumas providências devem ser tomadas, 
orientando-se pelos seguintes passos:
54 Unidade 4
• identificar a pasta com os dados de 
identificação do aluno, o número de ordem da 
pasta na caixa arquivo ou gaveta, o número 
da caixa, gaveta ou equivalente;
• confeccionar a ficha (do fichário) com os 
dados do aluno: nome, filiação, data de 
nascimento, respectivo número de ordem 
(das pastas na caixa-arquivo, gaveta ou 
equivalente), número da caixa-arquivo, 
gaveta ou equivalente; ou
• acrescentar o nome com os respectivos 
dados na relação denominada “acesso ao 
arquivo permanente;
• rotular a caixa-arquivo com o nome da 
instituição educacional, identificar como 
“Arquivo Permanente” e o intervalo da 
numeração, ou seja, número da primeira e da 
última das pastas nela arquivadas, adotando 
a mesmamedida para identificar a gaveta ou 
equivalente, se for o caso;
• guardar as caixas-arquivo ou equivalentes 
em local de fácil acesso e, ao mesmo tempo, 
seguro, bem como o fichário ou a relação 
de acesso ao arquivo permanente, para as 
consultas que se fizerem necessárias. 
No caso de retorno de ex-aluno à instituição 
educacional, deve retirar a sua pasta individual 
do arquivo permanente, registrando, na folha de 
controle da caixa-arquivo ou equivalente, o ano/
fase/período, a etapa/modalidade, a turma e 
turno onde o aluno se encontra estudando. 
Os arquivos dos registros individuais e coletivos 
dos alunos e da instituição educacional, por 
medida de segurança, devem ser mantidos em 
local próprio, sob a responsabilidade da Comissão 
de Guarda e Eliminação de Documentos 
Escolares, da qual fazem parte, obrigatoriamente, 
o Secretário Escolar e o Diretor.
Por seu valor probatório e informativo, devem ser 
guardados, no arquivo da instituição educacional, 
além das pastas individuais dos alunos, contendo 
todos os documentos anteriormente citados, 
basicamente, os seguintes documentos:
• Coletânea de todos os atos legais emanados 
dos órgãos próprios do sistema de ensino 
e que fundamentam a existência e o 
funcionamento da instituição educacional – 
Portarias, Pareceres e Ordens de Serviço;
• Registro de controle de matrículas – relação 
de alunos matriculados, semestral ou 
anualmente;
• Ata de Abertura e de Encerramento do 
semestre/ano letivo;
• Ata de Exames e de Processos Especiais de 
Avaliação;
• Ata de Conselho de Classe/Comissão de 
Professores;
• Ata de Reuniões Administrativas e 
Pedagógicas;
• Ata do Conselho Escolar, quando for o caso;
• Ata de Eliminação de Documentos Escolares;
• Ata de Resultados Finais de Avaliação;
• Termos de Investidura e de Exoneração do 
Diretor e do Secretário Escolar;
• Termos de Ocorrências e de Visitas;
• Termos ou Relatórios de Visita de Inspeção 
do Ensino;
• Termos de gratuidade e/ou redução de 
mensalidade/anuidade escolar;
• Diários de Classe;
• Registro de Diplomas e/ou Certificados;
• Documentos organizacionais da instituição 
educacional:
 – Regimento Escolar;
 – Proposta Pedagógica, incluindo-se as 
respectivas Matrizes Curriculares;
 – Planos de Curso se for o caso;
 – Calendário Escolar, apreciado pelo órgão 
próprio do sistema de ensino;
• Dossiê do Pessoal Técnico-Administrativo 
e Docente, contendo ficha cadastral com 
dados pessoais, documentais (cópias 
anexas), escolaridade e outros pertinentes, 
acompanhada da cópia de registro profissional 
que os habilita para a função que exercem;
• Documento que comprove a existência 
legal da entidade que mantém a instituição 
educacional;
55Unidade 4
• Comprovante das condições legais de 
ocupação do imóvel;
• Carta de habite-se;
• Alvará de Funcionamento atualizado;
• Planta baixa de construção e de reformas 
efetuadas no prédio escolar;
• Outros que forem julgados necessários 
e importantes para cada instituição 
educacional.
Com o avanço da tecnologia, tornou-se possível 
o arquivamento por meio do processo de 
informatização, tendo como finalidade, no âmbito 
educacional, agilizar, racionalizar e controlar a 
vida acadêmica do aluno, integrar as informações 
entre os diversos níveis administrativos, ampliando 
e facilitando seu acesso, e, ainda, guardar 
com segurança os documentos escolares. O 
que não dispensa a necessidade de manter 
os documentos escolares usuais impressos, 
devendo sempre seguir as normas emanadas 
dos órgãos próprios do sistema de ensino, 
consultando, inclusive, sobre a possibilidade, 
ou não, de arquivar determinado documento 
somente por meios informatizados.
Ao optar pela informatização da Secretaria 
Escolar, é importante adotar os seguintes 
cuidados:
• análise da atual estrutura da Secretaria 
Escolar, identificando rotinas, volume de 
dados, fluxos e equipamentos;
• planejamento criterioso das modificações 
que deverão ser efetuadas na estrutura 
organizacional da instituição, com base nas 
possíveis disfunções e nas necessidades 
detectadas;
• implantação de sistema próprio, mediante 
contratação de firma ou de pessoa de 
reconhecida idoneidade, após testes e 
treinamento do pessoal que atuará na área, 
efetuando as devidas correções e adaptações 
durante o processo;
• adoção de medidas que assegurem 
a inviolabilidade das informações ali 
armazenadas e que garantam a manutenção 
e conservação permanente dos seus dados, 
mediante cópia de segurança dos arquivos 
digitais.
Há também a possibilidade da guarda de 
documentos escolares por meio dos processos 
de microfilmagem – técnica de tiragem de cópias 
fotográficas, reduzidas de tal maneira que só 
podem ser visíveis mediante ampliação. É um 
meio que possibilita preservar documentos 
originais, reduz o volume, garante a segurança 
e a durabilidade de documentos, agiliza a 
recuperação de informações, porém, passíveis 
de destruição pelo manuseio. Ao optar pelo 
processo de microfilmagem, é necessário 
seguir cuidadosamente o que dispõe a Lei no 
5.433/68, que regulamenta a microfilmagem 
de documentos oficiais e determina outras 
providências. Os documentos microfilmados 
podem ser eliminados, exceto os de valor 
probatório e histórico, sendo indispensável, a 
lavratura de ata em livro próprio, pela Comissão 
de Guarda e de Eliminação de Documentos 
Escolares.
Métodos de Arquivamento
Arquivamento é o conjunto das operações 
dest inadas ao acondic ionamento e ao 
armazenamento de documentos. O método de 
arquivamento corresponderá à forma em que os 
documentos serão armazenados, visando sua 
localização futura.
Pode-se dividir os métodos de arquivamento em 
dois grandes sistemas: direto e indireto.
• Sistema Direto é aquele em que a busca do 
documento é realizada diretamente no local 
onde se achem organizados.
• Sistema Indireto é aquele em que, para se 
localizar o documento, necessita-se antes 
consultar um índice ou um código. É o caso 
da utilização de fichários.
Identifica-se como os métodos mais 
comumente utilizados para organizar arquivos 
ou fichários os seguintes:
a. método alfabético simples (organiza-se a partir 
de nomes);
b. método numérico, que se divide em:
 – numérico simples (organiza-se por um 
número relativo ao documento);
 – numérico cronológico (organiza-se por 
data);
56 Unidade 4
 – numérico dígito-decimal (organiza-se 
pelos dois últimos algarismos);
c. método geográfico (organiza-se pelo local de 
produção);
d. método ideográfico (organiza-se pelo assunto 
do documento em níveis hierarquizados).
ATENDIMENTO EM REGIME DE 
EXERCÍCIOS DOMICILIARES
1. Aos alunos amparados por Decreto-Lei 
no 1.044, de 21 de outubro de 1969: 
O Decreto-Lei no 1.044/69 dispõe sobre tratamento 
excepcional para os alunos portadores de afecções 
congênitas ou adquiridas, infecções, traumatismo 
ou outras condições mórbidas, determinando 
distúrbios agudos ou agudizados, caracterizados 
por:
• incapacidade física relativa, incompatível 
com a frequência aos trabalhos escolares, 
desde que se verifique a conservação 
das condições intelectuais e emocionais 
necessárias para o prosseguimento da 
atividade escolar em novos moldes, 
portanto, em condições de aprendizagem;
• ocorrência isolada ou esporádica;
• duração que não ultrapasse o máximo 
ainda admissível, em cada caso, para 
a continuidade do processo pedagógico 
de aprendizado, atendendo a que tais 
características se verificam, entre outros, em 
casos de síndromes hemorrágicos (tais como 
a hemofilia), asma cardite, pericardites, 
afecções osteoarticulares submetidas a 
correções ortopédicas, nefropatias agudas 
ou subagudas, afecções reumáticas etc.
A esses estudantes serão atribuídos, como 
compensação da ausência às aulas, exercícios 
domiciliares com acompanhamento da escola, 
sempre que compatíveis com o seu estado 
de saúde e as possibilidades da instituição 
educacional.
Para que o benefício seja concedido é necessário 
que o aluno ou o seuresponsável, quando 
for menor, apresente a solicitação, mediante 
requerimento acompanhado de atestado 
médico. Sendo o requerimento deferido, deve-
se estabelecer um acerto entre o aluno ou 
seu responsável e representante da equipe 
pedagógica da instituição educacional, no 
sentido de indicar pessoa para manter contato, 
estabelecer a forma para encaminhamento e 
entrega dos exercícios domiciliares, desde que 
compatíveis com o estado de saúde do aluno e 
com as possibilidades da instituição.
2. Às alunas amparadas pela Lei no 6.202, 
de 17 de abril de 1975:
De acordo com a Lei no 6.202/75, a partir do 
oitavo mês de gestação e durante três meses, 
a estudante em estado de gravidez ficará 
assistida pelo regime de exercícios domiciliares 
instituído pelo Decreto-Lei no 1.044, de 21 de 
outubro de 1969. O início e o fim do período 
em que é permitido o afastamento serão 
determinados por atestado médico a ser 
apresentado pela interessada à Direção da 
instituição educacional, anexado ao requerimento 
solicitando tal assistência. Em casos excepcionais 
devidamente comprovados mediante atestado 
médico, poderá ser aumentado o período de 
repouso, antes e depois do parto. Em qualquer 
caso, é assegurado às estudantes em estado de 
gravidez o direito à prestação dos exames finais, 
se for o caso.
Os procedimentos para obter a assistência pelo 
regime de exercícios domiciliares, portanto, são 
os mesmos adotados nos casos amparados pelo 
Decreto-Lei no 1.044/69.
DISPENSA DE EDUCAÇÃO FÍSICA
De acordo com o disposto no § 3o do Art. 26 da 
Lei no 9.394/96, com a redação dada pela Lei 
no 10.793/2003, a Educação Física, integrada 
à proposta pedagógica da escola, é componente 
curricular obrigatório da Educação Básica, sendo 
sua prática facultativa ao aluno:
• que cumpra jornada de trabalho igual ou 
superior a seis horas;
• maior de trinta anos de idade;
57Unidade 4
• que estiver prestando serviço militar inicial ou 
que, em situação similar, estiver obrigado à 
prática de Educação Física;
• amparado pelo Decreto-Lei no 1.044/69 e 
pela Lei no 6.202/75;
• que tenha prole, ou seja, que tenha filho(s).
A dispensa poderá ser concedida ao aluno 
em todas as etapas e modalidades de ensino, 
desde que solicitada, mediante requerimento 
acompanhado de documento comprobatório, 
conforme a justificativa. Vale, portanto, ressaltar 
que a dispensa não é compulsória, devendo os 
alunos e seus responsáveis, quando o aluno for 
menor, serem orientados quanto à necessidade 
da solicitação. Tão logo a solicitação seja deferida 
e a dispensa concedida, o professor de Educação 
Física deve ser informado sobre o fato e a data 
da dispensa.
O fato deve ser registrado na Ficha Individual 
do aluno, no documento de transferência, no 
Histórico Escolar, no diploma ou no certificado, 
citando o motivo e o amparo legal da dispensa. 
O documento comprobatório que justifique a 
dispensa deve ser arquivado no dossiê do aluno. 
Se, em decorrência da dispensa de Educação 
Física, a carga horária mínima prevista por lei 
não puder ser cumprida, deve ser compensada 
com outras atividades pedagógicas de igual valor 
formativo de modo a sanar o défice causado pela 
dispensa.
Exercícios
 I – Assinale com (V) as afirmativas verdadeiras e 
com (F) as falsas:
 1. ( ) A responsabilidade de expedir históricos 
escolares, declarações de conclusão 
de ano e diplomas ou certificados de 
conclusão de cursos, níveis, etapas e 
modalidades de educação e de ensino, 
com as especificações cabíveis, nos 
termos da LDB, cabe a cada instituição 
educacional.
 2. ( ) Os documentos escolares que atestam os 
estudos efetuados pelos alunos, com os 
direitos que deles decorrem, nos termos 
da legislação em vigor, compõem-se de 
diploma e de certificado ou declaração de 
conclusão de nível, etapa e modalidade, 
ano, componente curricular, conjunto de 
componentes, fase ou de outra forma de 
organização.
 3. ( ) No ato da expedição e do registro de 
diplomas e certificados, é importante 
pesquisar, cuidadosamente, sobre as 
normas vigentes acerca do assunto 
e adotar procedimentos adequados, 
devendo o Secretário Escolar permanecer 
em constante vigilância quanto às 
alterações na legislação de ensino.
 4. ( ) Após preenchidos, conferidos, carimbados 
e assinados, os diplomas e os certificados 
emitidos por instituições de ensino 
da rede pública e particular devem 
ser registrados em livro próprio, pelas 
respectivas instituições, de acordo com as 
normas legais vigentes, consignando-lhes 
validade legal.
 5. ( ) Após os devidos registros dos diplomas e 
dos certificados, a relação nominal dos 
concluintes do Ensino Médio, da Educação 
Profissional de Nível Técnico, concluintes 
dos cursos e exames supletivos de ensino 
médio – presencial, semipresencial e a 
distância, deve ser encaminhada ao órgão 
próprio do sistema de ensino, para fins de 
publicação no Diário Oficial.
 6. ( ) A publicação da relação nominal dos 
concluintes no Diário Oficial deve ocorrer 
em geral no prazo de até 150 (cento 
e cinquenta) dias a partir da data de 
conclusão do curso.
 7. ( ) Os dados da publicação devem ser 
transcritos para o verso do diploma ou 
certificado, no campo próprio, da seguinte 
forma: “Registro publicado no DO no 
_____, de dia/mês/ano.”, seguido da 
assinatura do Secretário Escolar ou do 
Diretor. 
 8. ( ) O certificado ou o diploma deve estar 
disponível para o interessado, com todos 
os registros efetuados e exigências legais 
cumpridas, no prazo máximo de 120 
(cento e vinte) dias da data de conclusão 
do curso ou da realização do exame.
 9. ( ) Toda instituição educacional deve 
manter arquivados os instrumentos 
de escrituração escolar com o registro 
dos fatos relativos à sua organização e 
funcionamento e à vida escolar dos alunos, 
adequadamente organizados, tendo 
como objetivo assegurar a verificação da 
vida escolar dos alunos e da instituição 
educacional, em qualquer época, bem 
como a racionalização do espaço físico.
 10. ( ) Os documentos escolares no arquivo devem 
estar em condições tais de segurança 
que garantam a sua inviolabilidade e 
classificados e ordenados de tal maneira 
que possibilite a localização fácil e rápida, 
visando à consulta aos dados neles 
contidos sempre que se fizer necessária.
58 Unidade 4
 11. ( ) A observação sobre a dispensa da prática 
de Educação Física deve ser registrada na 
Ficha Individual do aluno, no documento 
de transferência, no Histórico Escolar, 
no diploma ou no certificado, citando o 
motivo e o amparo legal da dispensa, 
devendo o documento comprobatório 
que justifique a dispensa ser arquivado 
no dossiê do aluno.
 12. ( ) Caso em decorrência da dispensa de 
Educação Física, a carga horária mínima 
prevista por lei não puder ser cumprida, 
não há necessidade de ser compensada 
com outras atividades pedagógicas para 
sanar o défice, pois, a dispensa está 
também amparada por lei.
 II – Complete as lacunas:
 1. O arquivo escolar pode ser classificado em dois 
tipos:
 a. corrente: __________________________
 _________________________________;
 b. permanente: _______________________
 _________________________________. 
 2. De acordo com o disposto no § 3o do Art. 26 
da Lei no 9.394/96, com a redação dada 
pela Lei no 10.793/2003, a Educação Física, 
integrada à proposta pedagógica da escola, é 
componente curricular obrigatório da Educação 
Básica, sendo sua prática facultativa ao aluno:
 a. _________________________________
 _________________________________;
 b. _________________________________
 _________________________________;
 c. _________________________________
 _________________________________;
 d. amparado pelo Decreto-Lei no 1.044/69 e 
pela Lei no 6.202/75;
 e. _________________________________
 _________________________________.
 III – Responda ao que se pede:
 1. Quais são os documentos que devem compor 
a pasta individual do aluno, por exemplo, do 
Ensino Fundamental, no arquivo corrente?2. Além das pastas individuais do aluno, quais 
documentos que, por seu valor probatório e 
informativo, devem ser guardados no arquivo 
da instituição educacional?
 IV – Explique sucintamente quando o aluno tem 
direito a um certificado de conclusão ou a um 
diploma, estabelecendo diferença entre os dois 
documentos.
 V – Faça uma análise comparativa entre o seu 
certificado de conclusão do Ensino Médio ou 
equivalente, ou ainda, diploma de curso técnico 
– nível médio – que tenha concluído e o disposto 
no texto “Expedição e Registro de Diplomas e 
Certificados”, fazendo anotações sobre eventuais 
divergências ou dúvidas. Atente bem para as 
especificações constantes do verso e do anverso, 
inclusive sobre a diagramação e a impressão. 
Caso tenha encontrado alguma divergência 
ou dúvida e não encontre resposta mediante 
pesquisa e reflexão, busque esclarecimentos 
junto ao seu Tutor no Curso. É importante 
deixar bem claro que esta atividade não tem 
o objetivo, de forma alguma, questionar a 
validade ou a procedência do seu comprovante 
de escolaridade. Trata-se apenas de um exercício 
prático.
 VI – Feita a análise, tente preencher o quadro, no 
que couber, com os dados constantes do seu 
certificado ou diploma:
Nota: Habilitação, eixo tecnológico e no do NIC só 
se aplicam aos cursos de Educação Profissional.
 VII – Descreva, fundamentando-se no Decreto-Lei 
no 1.044/69 e na Lei no 6.202/75, em que casos 
o aluno tem direito ao atendimento por meio de 
exercícios domiciliares, como compensação da 
ausência às aulas e quais os procedimentos a 
serem adotados nesses casos.
Chave de correção
 I – 1. (V)
 2. (V)
 3. (V)
 4. (V)
 5. (V)
 6. (F)
 7. (V)
 8. (V)
 9. (V)
 10. (V)
 11. (V)
 12. (F)
 (Releia os textos para averiguar por que as 
afirmativas 6 e 12 são falsas.)
 II – 1. corrente: trata-se do arquivo dinâmico, onde são 
guardados os documentos escolares relativos 
ao semestre/ano em curso e frequentemente 
consultados;
 permanente: é o arquivo onde são guardados 
os documentos escolares que devem ser 
conservados pelo seu valor probatório e 
informativo e esporadicamente consultados.
59Unidade 4
 2. a. que cumpra jornada de trabalho igual ou 
superior a seis horas;
 b. maior de trinta anos de idade;
 c. que estiver prestando serviço militar inicial ou 
que, em situação similar, estiver obrigado à 
prática de Educação Física;
 d. amparado pelo Decreto-Lei no 1.044/69 e pela 
Lei no 6.202/75;
 e. que tenha prole, ou seja, que tenha filho(s).
 III – 1. requerimento/ficha de matrícula; Histórico 
Escolar – por meio do qual efetivou-se a 
matrícula, quando se tratar de aluno proveniente 
de outra instituição educacional; Ficha Individual 
do aluno ou Relatório Individual do aluno daquele 
proveniente de outra instituição educacional no 
decorrer do semestre/ano letivo ou daquele que 
teve a sua matrícula renovada; documento de 
identificação (cópia) como carteira de identidade 
– para maiores de 16 (dezesseis) anos ou 
certidão de nascimento; atestados e laudos 
médicos, quando for o caso; declaração assinada 
por duas pessoas, sendo uma delas a mãe, o pai 
ou o responsável, no caso de aluno matriculado 
mediante o processo de classificação, de acordo 
com o Regimento Escolar; outros documentos 
considerados relevantes.
 2. Coletânea de todos os atos legais que 
fundamentam o funcionamento da instituição 
educacional – Portarias, Pareceres e Ordens de 
Serviço; Registro de controle de matrículas; Ata 
de Abertura e Encerramento do semestre/ano 
letivo; Ata de Exames e Processos Especiais de 
Avaliação; Ata de Conselho de Classe/Comissão 
de Professores; Ata de Reuniões Administrativas 
e Pedagógicas; Ata do Conselho Escolar, quando 
for o caso; Ata de Eliminação de Documentos 
Escolares; Ata de Resultados Finais de Avaliação; 
Termos de Investidura e de Exoneração do Diretor 
e do Secretário Escolar; Termos de Ocorrências 
e Visitas; Termos ou Relatórios de Visita de 
Inspeção do Ensino; Termos de gratuidade e/
ou redução de mensalidade/anuidade escolar; 
Diários de Classe; Registro de Diplomas e/ou 
Certificados; Documentos organizacionais da 
instituição educacional: Regimento Escolar; 
Proposta Pedagógica, incluindo-se as respectivas 
Matrizes Curriculares; Planos de Curso se for 
o caso; Calendário Escolar, apreciado pelo 
órgão próprio do sistema de ensino; Dossiê 
do Pessoal Técnico-Administrativo e Docente, 
contendo ficha cadastral com dados pessoais, 
documentais (cópias anexas), escolaridade 
e outros pertinentes, acompanhada da cópia 
de registro profissional que os habilita para a 
função que exerce; Documento que comprove 
a existência legal da entidade que mantém 
a instituição educacional; Comprovante das 
condições legais de ocupação do imóvel; 
Carta de habite-se; Alvará de Funcionamento 
atualizado; Planta baixa de construção e de 
reformas efetuadas no prédio escolar; Outros 
que forem julgados necessários e importantes 
para cada instituição educacional.
 IV – O certificado é expedido quando a conclusão se 
dá no Ensino Médio ou cursos de capacitação, de 
aperfeiçoamento, de especialização, de atualização 
e outros de caráter geral. Há também a possibilidade 
de certificação parcial, expedida quando a conclusão 
se refere a um componente curricular ou conjunto de 
componentes curriculares, em caráter obrigatório, no 
caso dos exames supletivos, ou, em caráter optativo, 
nos cursos de educação profissional. E, o diploma 
é expedido quando um aluno conclui a habilitação 
da Educação Profissional Técnica de Nível Médio, 
conferindo-lhe o direito ao exercício de uma profissão. 
 V – Resposta pessoal. É importante deixar bem claro 
que esta atividade não tem o objetivo, de forma 
alguma, questionar a validade ou a procedência do 
seu comprovante de escolaridade. Trata-se apenas 
de um exercício prático.
 VI – Resposta pessoal.
 VII – Aos estudantes portadores de problemas de saúde 
serão atribuídos, como compensação da ausência às 
aulas, exercício domiciliares com acompanhamento 
da escola, sempre que compatíveis com o seu 
estado de saúde, verificando-se a conservação das 
condições intelectuais e emocionais necessárias para 
o prosseguimento da atividade escolar em novos 
moldes, portanto, em condições de aprendizagem, 
conforme as possibilidades da instituição educacional, 
em casos de ocorrência isolada ou esporádica, 
com duração que não ultrapasse o máximo ainda 
admissível, em cada caso, para a continuidade do 
processo pedagógico de aprendizado. E, a partir 
do oitavo mês de gestação e durante três meses, 
a estudante em estado de gravidez ficará também 
assistida pelo regime de exercícios domiciliares. 
O início e o fim do período em que é permitido 
o afastamento serão determinados por atestado 
médico a ser apresentado pela interessada à 
Direção da instituição educacional, anexado ao 
requerimento solicitando tal assistência. Em casos 
excepcionais devidamente comprovados mediante 
atestado médico, poderá ser aumentado o período de 
repouso, antes e depois do parto. Em qualquer caso, 
é assegurado às estudantes em estado de gravidez o 
direito à prestação dos exames finais, se for o caso.
Em ambos os casos, para que o benefício seja 
concedido é necessário que o aluno ou o seu 
responsável, quando for menor, apresente a 
solicitação, mediante requerimento acompanhado 
de atestado médico. Sendo o requerimento deferido, 
deve-se estabelecer um acerto entre o aluno ou seu 
responsável e representante da equipe pedagógica 
da instituição educacional, no sentido de indicar 
pessoa para manter contato, estabelecer a forma 
para encaminhamento e entrega dos exercícios 
domiciliares, desde que compatíveis com o estado 
de saúde do aluno e as possibilidades da instituição.
REFERÊNCIAS
BARATO, Jarbas Novelino. Educação profissional. São Paulo: Senac, 2004.
BRASIL. Lei no 5.553, de 06 de dezembro de 1968. Dispõe sobre a apresentação e uso de documentos 
de identificação pessoal. Brasília: DOU de 7 dez. 1968.______. Lei no 6.202, de 17 de abril de 1975. Atribui à estudante em estado de gestação o regime 
de exercícios domiciliares, instituído pelo Decreto-Lei no 1022/69 e dá outras providências. Brasília: 
DOU de 17 abr. 1975.
______. Lei no 6.236, de 18 de setembro de 1975. Determina providências para cumprimento da 
obrigatoriedade do alistamento eleitoral. Brasília: DOU de 19 set. 1975.
______. Lei no 7.088, de 23 de março de 1983. Estabelece normas para a expedição de documentos 
escolares. Brasília: DOU de 24 mar. 1983.
______. Lei no 9.394, de 20 de dezembro de 1996. Estabelece as diretrizes e bases da educação 
nacional. Brasília: DOU de 23 dez. 1996.
CONSELHO DE EDUCAÇÃO DO DISTRITO FEDERAL. Resolução no 01, de 16 de junho de 2009. 
Brasília: DODF no 123, de 29 jun. 2009.
CONSELHO NACIONAL DE EDUCAÇÃO. Resolução no 1, de 14 de janeiro de 2010. Define diretrizes 
operacionais para implantação do ensino fundamental de 9 (nove) anos. Brasília: DOU de 15 jan. 2010.
______. Resolução no 3, de 15 de junho de 2010. Institui Diretrizes Operacionais para a Educação 
de Jovens e Adultos nos aspectos relativos à duração dos cursos e idade mínima para ingresso nos 
cursos de EJA; idade mínima e certificação nos exames de EJA; e Educação de Jovens e Adultos 
desenvolvida por meio da Educação a Distância. Brasília: DOU de 16 jun. 2010.
DELFINO, Fátima Beatriz. A educação profissional. São Paulo: Ícone, 2010.
GARCIA, Gabriela Almeida. Noções de arquivologia. Brasília: Fortium, 2008.
GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL. Secretaria de Estado de Educação. Coordenação de Supervisão 
Institucional e Normas de Ensino. Manual da Secretaria Escolar. Brasília: Convênio SEDF/RITLA, 
2010.
HAMMES, Valéria Sucena. Construção da proposta Pedagógica. Rio de Janeiro: Globo, 2004.
MARQUES, Mário Osório. A formação do profissional da Educação. Ijuí: Unijui, s/d.
MENDES, Gilmar Ferreira; FORSTER JR., Nestor José. Manual de redação da Presidência da 
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REIS, Leonardo; SANTOS, João Tiago. Arquivologia facilitada. Rio de Janeiro: Campus, 2010.