Gestão de Documentos na Mobilcom

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carlos ernesto leon cornivell
 
FLUXOGRAMA PROCESO DE diagnóstico 
gestão de documentos e arquivos
EMPRESA MOBILCOM
Disciplina: ORGANIZAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS
Professor: Elias Rocha
LONDRINA
2021
1 INTRODUÇÃO
O presente trabalho tem como objetivo dar continuidade ao Roteiro já apresentado na Situação de Aprendizagem 1 a través de uma representação gráfica do processo usando a metodologia do Fluxograma de Processos. 
A partir da situação problema hipotética da MOBILCOM. Se apresenta o fluxograma orientativo do processo diagnóstico inicial para melhorar seus processos documentares e de arquivo.
 
2 DESENVOLVIMENTO
	Seguindo o estabelecido no livro Organização e Controle de Documentos (SENAI, 2013) para a realização de FLUXOGRAMAS se apresenta a seguinte proposta de diagrama de fluxo para o processo diagnóstico na MOBILCOM :
DIAGNÓSTICO INICIAL SISTEMA GESTÃO DOCUMENTAL
inicio
Sim
Sim
Sim
Não
Não
Não
1
Identificar, classificar e higienizar os documentos
A empresa tem um Protocolo para a gestão documental?
Elaborar Libro ou Planilha de Protocolo Documental
Constatar a existência de algum sistema de gestão documental
Propor Tabela de Temporalidade com politicas e tempos de transferência entre arquivos
Organizar e higienizar documentos
Existe uma Tabela de Temporalidade?
Arquivos arrumados, limpos e organizados?
1
Tem sistema de recebimento, registro, controle e expedição de documentos? sistematizado
Não
Propor um sistema de gestão documental para cada etapa no processo documental
Sim
Organizar o acervo documental seguindo algum critério
Existe algum plano de classificação documental?
Classificar com pastas separadas, ordenadas por cores ou alfabeticamente, tanto em formato físico quanto em formato digital
Não
Sim
Não
Sim
Tem algum instrumento ou organização para a pesquisa de documentos?
Colocar ficheiros, etiquetas em gavetas, pastas, caixas que permitam uma pesquisa mais eficiente
Padronizar os documentos produzidos na empresa
2
2
Sim
Não
Formular um sistema que implique uma estrutura predefinida do cabeçalho de todos os documentos 
Existe um sistema de padronização dos documentos?
Reavaliar o acervo documental existente
Sim
Eliminar, arquivar ou atualizar documento 
Documento duplicado, sem valor atual ou já sem uso?
Não
Imprimir listagens dos documentos, identificando sua localização em caso de problemas com o sistema.
A empresa dispõe de Sistema de automação eletrônica de
documentos?
Sim
Não
Avaliar o espaço físico utilizado para conservação e guarda da documentação
3
3
As condições físicas (temperatura, humidade relativa) iluminação são apropriadas?
Não
Propor modificações na iluminação, climatização ou humidade.
Sim
Verificar a existência de material e mobiliário apropriado
Existem matérias amontoados ou bagunçados que atrapalhem o sistema de gestão documental?
Organizar espaço físico e verificar existência de caixas para armazenar, pastas, pastas suspensas, estantes fixos e deslizantes, etc.
Sim
Não
Determinar as pessoas responsáveis do Sistema de Gestão Documental
Fim
3 CONCLUSOES 
A representação gráfica do Roteiro Inicial para o diagnóstico da gestão documental na MOBILCOM a través da técnica do Fluxograma do Processos, permite uma visão sequencial e bem organizada das etapas que vão ser o baseamento de uma futura proposta para melhora na gestão do acervo documental na empresa. 
 
REFERÊNCIAS
Serviço Nacional de Aprendizagem Industria. (SENAI) – ORGANIZAÇAO E CONTROLE DE DOCUMENTOS. Departamento Regional de Santa Catarina. Brasília, Serie Gestão, 2013.
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