AULA 12 - CONTROLE

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26/04/2018
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PROCESSOS DE CONTROLE
ADMINISTRAÇÃO GERAL
PROF. FABIO S. BONACHELA
E-mail: fbonachela@fatecbt.edu.br
OBJETIVOS
 Já estudamos o que é planejar e organizar.
 Agora teremos contato com o princípio da Administração quecomplementa os princípios estudados.
 De nada adianta planejar, se deixarmos de analisar se os resultadosencontrados estão de acordo com as metas almejadas.
 Controlar processos demonstra a importância dos SistemasGerenciais de Informações, que são as bases para a atividade decontrole.
VISÃO GERAL
 A empresa é um sistema que transforma recursos emresultados e para conseguir isto precisa do processoadministrativo (ou gerencial).
 O administrador (ou gerente) é o responsável peloprocesso administrativo que consiste em planejar,organizar, dirigir e controlar.
 Mas: Controlar não é fazer “pressão”. Não é ficar em cimadas pessoas advertindo.
 ENTÃO, O QUE É CONTROLAR?
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VISÃO GERAL
 Controlar é algo que todo gerente aprende depressa:somente no céu tudo é perfeito!
 Essa é mais uma atividade do gerente e existe paramanter o planejamento, a organização e a direção noscaminhos corretos para a realização dos resultadospretendidos.
 No cotidiano de uma organização, um fornecedor podefalhar, maquinas podem quebrar, pessoas podem seesquecer ou se enganar... Por isso existe o controle!
DEFINIÇÃO DE CONTROLE
Maximiano (2007) explica que para entender o processo decontrole, é importante começar pelos princípios da cibernética. Sãoeles:
 1. Todo sistema tem pelo menos um objetivo.
 2. O sistema deve avaliar constantemente se a situação não estáfugindo do objetivo.
 3. A informação sobre a situação e o objetivo deve ser garantida.
 4. Dentro do sistema deve haver outro sistema que é o controle.
DEFINIÇÃO DE CONTROLE
Souza e Ferreira (2006) definem controle da seguinte maneira:
 Controle é um conjunto sistemático de atividades voltadas para averificação do grau de sucesso obtido por uma determinada açãoou programa.
 Um bom exemplo está naquele aluno que confere as avaliações deprovas e trabalhos com o intuito de verificar se obterá a notamínima para ser aprovado. Outro exemplo está no controlador devoo observando no radar a aproximação de várias aeronaves.
 O padrão no primeiro caso é a obtenção da nota de aprovação e nosegundo é a aterrissagem das aeronaves na sequência e no tempocorretos.
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DEFINIÇÃO DE CONTROLE
Souza e Ferreira (2006) definem controle da seguinte maneira:
 Controle é um conjunto sistemático de atividades voltadas para averificação do grau de sucesso obtido por uma determinada açãoou programa.
 Um bom exemplo está naquele aluno que confere as avaliações deprovas e trabalhos com o intuito de verificar se obterá a notamínima para ser aprovado. Outro exemplo está no controlador devoo observando no radar a aproximação de várias aeronaves.
 O padrão no primeiro caso é a obtenção da nota de aprovação e nosegundo é a aterrissagem das aeronaves na sequência e no tempocorretos.
DEFINIÇÃO DE CONTROLE
Ainda Souza e Ferreira (2006) advertem:
As organizações burocráticas são aquelas que aodesconhecer seus principais processos,desperdiçam recursos ao controlar processos demenor importância estratégica e esquecem-sedaqueles que resultam em satisfação dos clientese/ou melhoria de desempenho.
CONCEITO
CONTOLAR É MANTER O SISTEMAORGANIZACIONAL DENTRO DE UM PADRÃOCOM BASE EM INFORMÇÕES CONTÍNUAS EPADRÃO DE COMPORTAMENTO DO PRÓPRIOSISTEMA. SENDO QUE O PADRÃO,REPRESENTA O CRITÉRIO DE AVALIAÇÃO DODESEMPENHO DO SISTEMA. (MAXIMIANO, 2007)
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CONCEITO
CONTROLAR NÃO É FAZER “PRESSÃO”.CONTROLAR COMPREENDE:
 DEFINIR UM PADRÃO DE RESULTADOS QUESATISFAÇAM OS OBJETIVOS;
 BUSCAR INFORMAÇÕES SOBRE ODESEMPENHO;
 E AGIR CASO O DESEMPENHO NÃO ATENDAAO PADRÃO ESTABELECIDO.
ELEMENTOS DO PROCESSO DE CONTROLE
 O controle é uma atividade rotineira de todas aspessoas apesar de que muitas vezes nempercebemos.
 Ao consultar um relógio ou um mapa ou umextrato bancário, estamos buscando informaçõespara decidir sobre como agir. Esses procedimentossão muito semelhantes ao que acontece nasorganizações e obedecem às mesmas etapas.
ELEMENTOS DO PROCESSO DE CONTROLE
As etapas do processo de controle são: (MAXIMIANO 2007)
1. DEFINIÇÃO DE PADRÕES DE CONTROLE
2. AQUISIÇÃO DE INFORMAÇÕES
3. COMPARAÇÃO
4. AÇÃO CORRETIVA
5. RECOMEÇO DO CICLO DE PLANEJAMENTO
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ELEMENTOS DO PROCESSO DE CONTROLE
1. Definição de padrões de controle
 A primeira etapa do processo é saber o que deve ser controlado.Então, de posse dos objetivos planejados, o gerente decide qualdeve ser o padrão de comportamento do resultado a ser avaliado eque contribui para o alcance dos objetivos e a partir de qual pontoo objetivo não será satisfeito.
 Por exemplo: Considere que o objetivo seja aumentar a produçãoem 10% por mês nos próximos três meses. Resultados como 9,5% e11% não prejudica o objetivo. Mas, um resultado como 7% (valormuito baixo) pode frustrar a realização do objetivo planejado.
ELEMENTOS DO PROCESSO DE CONTROLE
2. Aquisição de informações
 Conhecidos os padrões de controle, a segunda etapa consiste em obter informações sobre o comportamento do sistema.
 A qualidade do controle depende do quanto são precisas as informações. Para isso é necessário definir algumas variáveis:
Qual informação deve ser controlada?
 A resposta a essa questão permite a tomada de decisão no processo de controle. Exemplo: ao controlar a produção, o gerente precisa saber qual a quantidade planejada de produção e a quantidade realizada.
ELEMENTOS DO PROCESSO DE CONTROLE
2. Aquisição de informações
Como adquirir as informações?
 As maneiras de obter informações são: pela inspeção visual; dispositivosautomáticos; questionários ou sistemas automatizados.
Quando as informações devem ser adquiridas?
 Há três possibilidades de escolha do momento de obter informações:antes, durante ou depois da execução das atividades.
 Escolher o controle prévio quase sempre significa uma prevenção deerros. Exemplo, quando se faz testes com a matéria-prima antes deaceitar o lote trazido pelo fornecedor. O controle durante o processo serealiza durante a execução da atividade.
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ELEMENTOS DO PROCESSO DE CONTROLE
2. Aquisição de informações
 O controle é preventivo porque se for observado umvalor fora destes limites, o gerente pode parar aprodução para verificar o que deu errado e evitar quea produção continue fora do padrão.
 O controle no final da atividade é muitas vezesescolhido porque não há como medir antes oudurante. Este é o caso do controle financeiro dosrelatórios de Contabilidade Gerencial.
ELEMENTOS DO PROCESSO DE CONTROLE
2. Aquisição de informações
 A empresa só pode saber se teve lucro ou prejuízo quandofecha as contas e contabiliza todo o movimento financeiro.Apesar de ser no final de um mês, de um semestre, oumesmo um ano, essa informação é ainda muito útil para ogerente tomar decisões.
 No setor produtivo da empresa este tipo de controle estásendo substituído pelos controles prévios e durante oprocesso, pois a qualidade do produto e a produtividade sãobeneficiadas pela ação preventiva.
ELEMENTOS DO PROCESSO DE CONTROLE
3. Comparação
 Neste momento a informação sobre o desempenho real é comparada com osobjetivos ou padrões. Essa comparação pode resultar em três situações:
 O desempenho real é igual ao esperado, então o gerente só precisa reforçar oresultado;
 O desempenho real está abaixo do esperado, aí o gerente precisa realizar umaação corretiva. Por exemplo, se a produção foi abaixo do necessário, érecomendável convocar funcionários a fazer hora extra de trabalho;
 O desempenho real está acima do esperado. Se o resultado for algo positivo,como um volume de vendas maior do que esperado, basta ajustar a produção.Mas, se houve um aumento da produção sem o correspondente aumento dasvendas, o desempenho acima pode significar prejuízo pelos estoques acumulados.
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ELEMENTOS DO PROCESSO DE CONTROLE
4. Ação corretiva
 Consiste naimplementação das soluções encontradas diante dosdesvios entre o desempenho real e o desempenho esperado.
 Esta etapa torna o controle uma atividade flexível e permite que aorganização se adapte às mudanças muitas vezes bruscas einesperadas do ambiente.
 Quanto melhor forem realizadas as etapas anteriores, melhor seráa chance de uma ação corretiva ser eficiente para fazer com que odesempenho retorne ao curso esperado.
ELEMENTOS DO PROCESSO DE CONTROLE
4. Ação corretiva
 Mesmo que as informações sejam ótimas, a ação corretiva eficazdepende de uma correta avaliação. A ação corretiva pode deixar ogerente num dilema entre buscar um melhor desempenho que igualeo planejado ou rever os padrões adotados, também aqui uma corretaavaliação é necessária.
5. Recomeço do ciclo de planejamento
 Um bom planejamento começa com uma boa avaliação do processo decontrole. Este é um círculo virtuoso. As informações obtidas são o pontoinicial para a definição de novas metas e padrões.
A eficácia dos sistemas de controle
Controlar consome muito tempo do gerente e recursos daorganização, contudo abaixo algumas características quetornam os sistemas de controle eficazes (Maximiano 2007):
a) Foco nos pontos estratégicos: Em todas as organizações háprocessos que precisam ser bem acompanhados sob penade perda de eficácia e, consequentemente, abalar suasobrevivência.
b) Economia: Os benefícios de controle devem ser maioresdo que os custos para implantá-lo e mantê-lo. Um casocomum é a compra de um sistema informatizado caro esuperdimensionado para as necessidades da empresa.
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A eficácia dos sistemas de controle
c) Precisão da informação: permite uma tomada de decisão correta.Imagine que um contador chegue a um resultado errado comolucro líquido positivo quando o correto é prejuízo. A organizaçãopode gastar mais do que tem e não enxergar um problema queprecisa ser resolvido.
d) Rapidez na produção da informação: Quanto mais rápido ogerente fica sabendo dos problemas ou oportunidades, mais rápidoele pode resolver o problema e não desperdiça as oportunidades.
e) Objetividade: As informações devem ser claras e fáceis deinterpretar. O gerente não pode ter dúvidas ao decidir ou tomarações corretivas.
A eficácia dos sistemas de controle
f) Aceitação: O controle precisa ser aceitável para as pessoascontroladas, pois elas podem resistir ou mesmo sabotar ossistemas de controle. No caso de um sistema informatizado éaconselhável que as pessoas que irão utilizá-lo participem do seudesenvolvimento.
g) Ênfase na exceção: Pelo simples fato de que é impossível controlartudo, a ênfase dos sistemas de controle deve estar nas exceções oudesvios do desempenho esperado.
h) Critérios múltiplos de avaliação de desempenho: Sempre quepossível, o gerente deve utilizar critérios múltiplos ao avaliar osdesvios. Isso contribui para a obtenção de informações amplas deaspectos importantes do processo a ser controlado.
O que os gerentes controlam?
1. Comportamento humano
Desde a sua contratação ao desempenho do cargo,o funcionário é constantemente avaliado. Aavaliação do desempenho no cargo é umaferramenta de Gestão de Pessoas que consiste naanálise do profissional em função das atividadesque realiza, das metas estabelecidas, dosresultados alcançados e do seu potencial dedesenvolvimento.
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O que os gerentes controlam?
2. Finanças
A área financeira da empresa é a mais crítica etambém aquela que utiliza os mais antigos tipos decontrole, como por exemplo, o orçamento. Oorçamento responde à questão: as receitas sãosuficientes para cobrir as despesas? Orçamento éum planejamento e controle financeiro paradeterminado exercício.
O que os gerentes controlam?
3. Produção ou Operações
A empresa deve honrar seus compromissos, porisso elas programam suas atividades. Aprogramação mostra quais atividades devem serrealizadas em quanto tempo ou até qual datapreestabelecida Muitas vezes um gráfico ou umcronograma é utilizado.
O que os gerentes controlam?
4. Informações
Hoje a informação é o mais importante recurso daempresa. Gerentes bem informados tomam decisõesde maior qualidade. As empresas utilizam Sistemas deInformações Gerenciais (SIG) cada dia mais completose precisos a fim de atender a essa necessidade. Comoo controle necessita de informações claras e precisas,um bom SIG é imprescindível para o trabalho dogerente. Este é um assunto muito relevante naatividade de controle.
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Sistemas de Informações gerenciais
 A informação é um dos recursos mais importantes daorganização nos últimos anos. Mais uma vez isso é porcausa do surgimento da economia global, da crescentecompetição do ambiente das empresas e,consequentemente, da transformação da própriaorganização.
 A nova organização é enxuta, com menos níveishierárquicos, descentralizada e flexível, no entantonecessita de informação quase imediata para fornecerprodutos e serviços personalizados para mercados eclientes específicos.
Sistemas de Informações gerenciais
 Nesse contexto, um sistema de informação é um conjuntode componentes inter-relacionados que coleta, processa,armazena e distribui informações para dar suporte àtomada de decisão.
 Os sistemas de informação contêm informações sobrepessoas, lugares e coisas de interesse da organização ou doambiente que a cerca.
 Em uma perspectiva empresarial, um sistema deinformação é uma solução organizacional e administrativa,baseada na Tecnologia de Informação (TI), para um desafioimposto pelo ambiente.
Sistemas de Informações gerenciais
 Sistemas de informação são mais do quecomputadores, como alguns podem pensar. Ossistemas de informação contêm soluções para osdesafios apresentados pelo ambiente.
 Sistemas de informação formais tanto podem serbaseados em computador quanto manuais.
 Exemplo: Sabe aquele papelzinho que você recebe napadaria para pagar a conta no caixa? Ele compreendeo sistema de informação formal da padaria!
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Sistemas de Informações gerenciais
 Na atualidade há uma interdependência crescente entre aestratégia empresarial e os sistemas de informação. O que umaempresa gostaria de fazer no longo prazo depende do que seussistemas serão capazes de fazer. Se ela pretende aumentar suaparticipação no mercado, melhorar a qualidade de produtos eprocessos ou desenvolver novos produtos dependem cada vez maisdos tipos e da qualidade dos sistemas de informação.
 Com a Internet abre-se uma nova fronteira de atuação. Asorganizações podem acessar mercados no mundo inteiro ecoordenar atividades através do tempo e do espaço. A partir daInternet as empresas constroem novos produtos, serviços,estratégias e novos negócios.
REFERÊNCIAS
 CHIAVENATO, Idalberto. Iniciação à administração geral. 3. ed. São Paulo: Manole,2009.
 DIAS, Reinaldo; CASSAR, Mauricio. Introdução à administração: dacompetitividade à sustentabilidade. 2. ed. rev. São Paulo: Alinea, 2008. 252 p.
 HALL, Richard H. Organizações: estruturas, processos e resultados. 8. ed. SãoPaulo: Prentice Hall, 2004.
 MAXIMIANO, A. C. A. Teoria Geral da Administração. 2ª ed. São Paulo: Atlas,2007.
 MOTTA, Fernando C. P., VASCONCELOS, Isabella F. G. Teoria Geral daAdministração, Thomson, 2ª ed., 2006.
 OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças. Teoria geral da administração: ediçãocompacta. São Paulo: Atlas, 2009.
 SILVA, R.O. Teorias da Administração. São Paulo: Pioneira Thomson Learning,2001.