Relatórios, documentos e formulários - tipos de preenchimento, formatação, arquivamento e divulgação- TST - Senac

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<p>Segurança do trabalho</p><p>Relatórios, documentos e formulários: tipos de</p><p>preenchimento, formatação, arquivamento e</p><p>divulgação</p><p>Introdução</p><p>Como você já sabe, as organizações podem implantar um ou mais sistemas de</p><p>gestão, conforme a necessidade delas. Essa implantação exigirá vários documentos,</p><p>formulários e relatórios que demonstrarão o atendimento aos requisitos das normas.</p><p>Sendo assim, neste material, você verá mais detalhes sobre documentos</p><p>referentes ao tema e abrangência deles, dados de preenchimento, formatação,</p><p>arquivamento e divulgação de arquivos.</p><p>O Anexo SL é uma diretriz para elaboração de normas. Ele fornece uma base</p><p>comum que facilita muito o processo de compatibilização de requisitos. As seguintes</p><p>normas foram construídas com base nessa estrutura:</p><p>ABNT NBR ISO 9001 – Sistema de gestão de qualidade</p><p>ABNT NBR ISO 14001 – Sistema de gestão ambiental</p><p>ISO 45001 – Sistema de gestão de saúde e segurança ocupacional</p><p>Todas as normas citadas anteriormente abordam, na cláusula 7.5, a</p><p>informação documentada (a cláusula trata de informações que precisam ser</p><p>controladas e mantidas pela organização). Para o sistema de gestão, a evidência</p><p>01/09/2024, 17:46 Versão para impressão</p><p>about:blank 1/17</p><p>dos resultados alcançados é dada por meio de registros.</p><p>Por que é importante documentar?</p><p>Informações são dados que auxiliam as organizações a tomarem decisões. Por meio</p><p>das informações, podem ser realizadas ações para planejar, desenvolver e crescer.</p><p>Ainda que a empresa execute ações, caso não haja registro que comprove que elas</p><p>foram realizadas, haverá não conformidade com relação à cláusula em questão da</p><p>norma. As normas deixam claro que todos os documentos devem estar atualizados,</p><p>disponíveis e adequados para uso, onde e quando forem necessários. A falta de</p><p>documentos resultará em não conformidades em auditorias.</p><p>Falaremos com mais detalhes sobre a parte que se refere à segurança do</p><p>trabalho, visto que é o foco do nosso curso.</p><p>Os documentos, os formulários e os relatórios a serem apresentados neste</p><p>material são sugestões para atender plenamente aos requisitos das normas. É</p><p>importante frisar que pode haver pequenas variações de organização para</p><p>organização.</p><p>Manual do sistema de gestão de segurança do</p><p>trabalho e saúde ocupacional (lista de locais)</p><p>O manual tem por função identificar o escopo e os principais elementos do</p><p>sistema de gestão integrado (SGI), bem como as interações deste. Tal manual</p><p>deve estar disponível para qualquer pessoa da organização, pois é um documento</p><p>que poderá orientar os trabalhadores no desenvolvimento das atividades laborais.</p><p>O manual deve apresentar e contextualizar de forma geral o sistema, para</p><p>fazer referência a algumas diretrizes básicas da norma, quais sejam:</p><p>01/09/2024, 17:46 Versão para impressão</p><p>about:blank 2/17</p><p>Política da organização</p><p>Planejamento do sistema de gestão</p><p>Implementação e operação – Funções, autoridades, responsabilidades,</p><p>recursos e matriz de autoridades e responsabilidades do SGI</p><p>Competência, treinamento e conscientização</p><p>Verificação</p><p>Análise crítica</p><p>O controle do manual ocorre por meio da lista mestra. Dados como versão e</p><p>vigência do documento auxiliam no rastreio, para poder identificar se o documento</p><p>está atualizado ou não.</p><p>Antes da apresentação dos relatórios, dos formulários e dos documentos do</p><p>SGI, é importante salientar que estes devem estar sempre vinculados a</p><p>procedimentos operacionais ou a instruções de trabalho, para assim caracterizar um</p><p>sistema de gestão. Isso garante o controle, para que sempre seja utilizada a versão</p><p>mais atual.</p><p>Formulário lista mestra</p><p>Para evidenciar que o sistema de gestão está sendo executado</p><p>adequadamente, são necessários registros. A lista mestra é um documento que</p><p>surge com a finalidade de reunir tais evidências, demonstrando os documentos que</p><p>estão em vigor, a versão deles e quando foram atualizados.</p><p>A lista mestra não é uma obrigação para as empresas, mas é uma sugestão</p><p>importante. Ela consolida uma forma já difundida para conseguir controlar os demais</p><p>documentos do SGI.</p><p>As áreas responsáveis pelos processos do SGI a qualquer momento podem</p><p>detectar a necessidade de inclusão ou de alteração da documentação (manual,</p><p>processo operacional, instrução de trabalho ou formulário). Isto pode decorrer de</p><p>01/09/2024, 17:46 Versão para impressão</p><p>about:blank 3/17</p><p>diferentes circunstâncias, como:</p><p>Novos processos</p><p>Recomendações de auditorias</p><p>Mudanças na legislação</p><p>Relatórios de não conformidades</p><p>Desatualização de documentos</p><p>Necessidade de melhorias no processo</p><p>A lista mestra referencia cada documento do sistema de gestão e apresenta os</p><p>seguintes campos de cada um deles: tipo, código, título, versão e data. Também</p><p>pode ser inserido um campo que referencia a qual item da ISO o tal documento</p><p>atenderá.</p><p>Veja a figura 1. Ela apresenta um exemplo de lista mestra.</p><p>Figura 1 – Lista mestra de documentos</p><p>Figura 1 – Lista mestra de documentos (doc/Figura_1.xlsx)</p><p>Na lista anterior, o plano de resposta à emergência está na versão 5. Quando</p><p>ocorre a revisão de documentos, a nova versão deve ser distribuída nos setores da</p><p>empresa e as versões antigas devem ser tiradas de circulação e destruídas ou</p><p>arquivadas, conforme o procedimento da empresa.</p><p>01/09/2024, 17:46 Versão para impressão</p><p>about:blank 4/17</p><p>https://alt-638e5f8fa10ff.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11645802-dt-content-rid-229332075_1/institution/Senac%20RS/_cursos_tecnicos/TST/UC12/conteudo/10_relatorios_documentos/doc/Figura_1.xlsx</p><p>Os documentos em meio eletrônico também requerem atenção. Quando</p><p>obsoletos, devem ser removidos para que não sejam mais utilizados. Uma dica é ter</p><p>uma pasta específica de armazenamento, indicando que eles já estão fora de uso</p><p>(por exemplo: pasta “Docs. obsoletos”).</p><p>Dessa forma, a lista mestra torna-se uma forma de controle eficiente dos</p><p>documentos relacionados ao sistema de gestão. Assim como os demais</p><p>documentos, ela pode ser rastreada por meio de versão e vigência.</p><p>Formulário lista de registros</p><p>Os registros do sistema de gestão são evidências para demonstrar a</p><p>conformidade com os requisitos especificados e as efetivas implementação e</p><p>manutenção do SGI. Os documentos devem estar armazenados em condições</p><p>ambientais adequadas, longe de umidade e da exposição ao sol. Devem também ser</p><p>protegidos contra danos, deterioração ou perda.</p><p>Os registros devem ser mantidos de tal forma que sejam prontamente</p><p>recuperáveis, mesmo que em meios eletrônicos. Seu arquivamento deve</p><p>seguir orientações predeterminadas, como mostra a figura 2.</p><p>A lista de registros apresenta os seguintes campos: código e título do</p><p>documento a que o registro está vinculado, tipo de acesso ao documento (com ou</p><p>sem restrição), local e forma de armazenamento, responsável pelo preenchimento,</p><p>tempo de arquivamento e forma de disposição final.</p><p>Veja, na figura 2, um exemplo de lista de registros.</p><p>01/09/2024, 17:46 Versão para impressão</p><p>about:blank 5/17</p><p>Figura 2 – Lista de registros</p><p>Figura 2 – Lista de registros (doc/Figura_2.xlsx)</p><p>Os documentos apenas poderão ser deletados ou destruídos após terem seu</p><p>tempo de arquivamento esgotado. Por isso, o armazenamento deles deve ser</p><p>realizado adequadamente.</p><p>Formulário de identificação de perigos e de</p><p>avaliação de riscos e identificação de aspectos e</p><p>impactos</p><p>Toda empresa deve identificar os riscos presentes nela e definir medidas de</p><p>controle para evitar acidentes. Após a identificação do risco, a empresa deve</p><p>construir uma matriz de riscos na qual analise probabilidade versus severidade.</p><p>Assim, tem-se uma avaliação quanto ao grau de risco da atividade.</p><p>A ISO 45001 traz, na cláusula 6.1 (ações para abordar riscos e oportunidades)</p><p>e na cláusula 6.1.2, a necessidade da identificação de perigos e da avaliação de</p><p>riscos e oportunidades.</p><p>Na figura 3, há um formulário de identificação de perigos e avaliação de riscos.</p><p>Ele conta com os seguintes campos: possível perigo da atividade; dano que possa</p><p>ser causado por ela; medida de controle possível de ser estabelecida;</p><p>probabilidade</p><p>e severidade de o evento ocorrer; e uma avaliação final do risco, que pode inclusive</p><p>ser inaceitável.</p><p>01/09/2024, 17:46 Versão para impressão</p><p>about:blank 6/17</p><p>https://alt-638e5f8fa10ff.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11645802-dt-content-rid-229332075_1/institution/Senac%20RS/_cursos_tecnicos/TST/UC12/conteudo/10_relatorios_documentos/doc/Figura_2.xlsx</p><p>Figura 3 – Identificação de perigos e avaliação de riscos</p><p>Figura 3 – Identificação de perigos e avaliação de riscos (doc/Figura_3.xlsx)</p><p>Para o sistema de gestão ambiental, a tabela utilizada é a mesma. A diferença</p><p>é a sua nomenclatura: planilha de aspectos e impactos ambientais. Já para o</p><p>sistema de gestão da qualidade, utiliza-se normalmente a análise SWOT, ou, em</p><p>português, FOFA (forças, oportunidades, fraquezas e ameaças), que é um pouco</p><p>diferente.</p><p>Esses documentos devem ser divulgados para toda a organização, para que</p><p>sejam de conhecimento geral.</p><p>Formulário de objetivos e metas</p><p>A organização deve estabelecer, implementar e manter programa(s) de gestão</p><p>de segurança e saúde ocupacional, qualidade e meio ambiente para atingir seus</p><p>objetivos. A necessidade de estabelecer objetivos é abordada na cláusula 6.2 da ISO</p><p>45001. Ele(s) deve(m) incluir, no mínimo:</p><p>a) A atribuição de responsabilidade e autoridade em cada função e nível</p><p>pertinente da organização, para que os objetivos sejam atingidos</p><p>b) Os meios para atingir os objetivos e o prazo para isso</p><p>01/09/2024, 17:46 Versão para impressão</p><p>about:blank 7/17</p><p>https://alt-638e5f8fa10ff.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11645802-dt-content-rid-229332075_1/institution/Senac%20RS/_cursos_tecnicos/TST/UC12/conteudo/10_relatorios_documentos/doc/Figura_3.xlsx</p><p>Os objetivos, portanto, devem ser documentados para que seja possível</p><p>compreender o que foi atendido. Na figura 4, há um exemplo de formulário de</p><p>objetivos e metas preenchido. Ele conta com os seguintes campos: objetivo</p><p>estabelecido, meta estabelecida, responsável e indicador que será utilizado para</p><p>acompanhamento.</p><p>Figura 4 – Objetivos e metas</p><p>Figura 4 – Objetivos e metas (doc/Figura_4.xlsx)</p><p>Os objetivos e as metas devem ser divulgados para todos os colaboradores da</p><p>organização.</p><p>Formulário programa anual de treinamentos</p><p>A organização precisa garantir que todos os seus colaboradores estejam</p><p>cientes dos riscos de suas atividades e que estejam devidamente treinados para</p><p>trabalhar de forma segura e de acordo com as leis ambientais. Esse ponto é</p><p>abordado na cláusula 7.2, de competência, da ISO 45001. Os colaboradores devem</p><p>receber treinamento também para que tenham consciência de suas funções, de suas</p><p>responsabilidades e da importância de atingir a conformidade com a política e os</p><p>procedimentos de segurança, saúde ocupacional e meio ambiente. Esse</p><p>planejamento deve ocorrer, ao menos, anualmente.</p><p>O plano de treinamentos pode ser realizado de acordo com a figura 5. Ele deve</p><p>apresentar os seguintes campos: nome do curso, carga horária, público-alvo,</p><p>formato do curso, período de previsão de realização e período em que de fato o</p><p>curso foi realizado.</p><p>01/09/2024, 17:46 Versão para impressão</p><p>about:blank 8/17</p><p>https://alt-638e5f8fa10ff.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11645802-dt-content-rid-229332075_1/institution/Senac%20RS/_cursos_tecnicos/TST/UC12/conteudo/10_relatorios_documentos/doc/Figura_4.xlsx</p><p>Figura 5 – Programa anual de treinamentos</p><p>Figura 5 – Programa anual de treinamentos (doc/Figura_5.xlsx)</p><p>Todos os treinamentos realizados devem ser registrados com lista de presença.</p><p>Veja, na figura 6, um exemplo de lista a ser utilizada. Treinamentos que forem</p><p>realizados e não tiverem listas de presença como evidência ficam invalidados, pois,</p><p>quando se trata de sistema de gestão, deve haver evidências para todas as ações</p><p>realizadas. Essa situação gera não conformidade para a empresa.</p><p>Como mostra a figura 6, a lista de presença conta com os seguintes campos:</p><p>treinamento, local e data; monitores que realizaram o treinamento; carga horária</p><p>estabelecida e horário em que foi realizado o evento. Cada aluno deverá preencher</p><p>sua matrícula, nome e área de atuação e assinar.</p><p>Figura 6 – Lista de presença de treinamento</p><p>Figura 6 – Lista de presença de treinamento (doc/Figura_6.xlsx)</p><p>01/09/2024, 17:46 Versão para impressão</p><p>about:blank 9/17</p><p>https://alt-638e5f8fa10ff.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11645802-dt-content-rid-229332075_1/institution/Senac%20RS/_cursos_tecnicos/TST/UC12/conteudo/10_relatorios_documentos/doc/Figura_5.xlsx</p><p>https://alt-638e5f8fa10ff.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11645802-dt-content-rid-229332075_1/institution/Senac%20RS/_cursos_tecnicos/TST/UC12/conteudo/10_relatorios_documentos/doc/Figura_6.xlsx</p><p>Formulário de controle de comunicação externa</p><p>A organização deve garantir que a comunicação flua de forma assertiva e sem</p><p>nenhuma interferência. É necessário garantir:</p><p>a) A comunicação interna entre os vários níveis e funções da organização</p><p>b) A comunicação com contratados e outros visitantes do local de trabalho</p><p>c) Recebimento e documentação de comunicações relevantes de partes</p><p>interessadas externas e resposta a elas</p><p>O formulário para controle da comunicação com partes externas pode ser</p><p>elaborado conforme o modelo da figura 7. Ele contém os seguintes campos para os</p><p>documentos recebidos: data de recebimento, emissor, número do documento e</p><p>assunto. Sempre deve haver sinalização para a necessidade de retorno.</p><p>Já os documentos emitidos podem ser elaborados com os seguintes campos:</p><p>número do documento, data de emissão, data de protocolo e responsável pela</p><p>emissão.</p><p>Figura 7 – Controle de comunicação externa</p><p>Figura 7 – Controle de comunicação externa (doc/Figura_7.xlsx)</p><p>01/09/2024, 17:46 Versão para impressão</p><p>about:blank 10/17</p><p>https://alt-638e5f8fa10ff.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11645802-dt-content-rid-229332075_1/institution/Senac%20RS/_cursos_tecnicos/TST/UC12/conteudo/10_relatorios_documentos/doc/Figura_7.xlsx</p><p>Formulário de plano de monitoramento e medição</p><p>Quando tratamos deste item, precisamos ter consciência de que existem</p><p>muitas formas de atendê-lo. Quando se traçam os objetivos e as metas de uma</p><p>organização, deve-se estabelecer a maneira como serão acompanhados os</p><p>indicadores estabelecidos.</p><p>Reuniões periódicas com dashboards são maneiras usuais de acompanhar</p><p>esses pontos. É necessário que a organização mantenha evidências de que está</p><p>efetivamente monitorando e medindo seus indicadores.</p><p>Relatório de investigação de acidente e quase</p><p>acidente</p><p>Todos os acidentes e quase acidentes devem ser registrados e investigados. O</p><p>respectivo relatório deve apresentar os dados do acidentado, comissão de</p><p>investigação, informações e descrição do acidente, consequências, fatos relevantes,</p><p>análise de causa (existem vários métodos), registro fotográfico, um plano de ação</p><p>com prazos e responsáveis e, por fim, uma conclusão.</p><p>Abaixo, a figura 8 apresenta um modelo de relatório.</p><p>01/09/2024, 17:46 Versão para impressão</p><p>about:blank 11/17</p><p>01/09/2024, 17:46 Versão para impressão</p><p>about:blank 12/17</p><p>Figura 8 – Relatório de análise de acidentes e quase acidentes</p><p>Formulário de planejamento de auditoria interna</p><p>Toda organização certificada (ou que queira se certificar nas normas de</p><p>sistema de gestão) deve realizar auditorias internas em intervalos planejados, que</p><p>devem ocorrer no mínimo uma vez ao ano.</p><p>A ISO 45001 trata, na cláusula 9.2, da necessidade de execução de auditoria.</p><p>As organizações precisam planejar, estabelecer, implantar e manter os programas</p><p>de auditoria – o que inclui frequência, métodos utilizados, responsabilidades,</p><p>01/09/2024, 17:46 Versão para impressão</p><p>about:blank 13/17</p><p>consultas, requisitos de planejamento e relatórios, considerando os processos</p><p>envolvidos e os resultados obtidos em auditorias realizadas anteriormente.</p><p>A figura 9 apresenta um plano de auditorias com exemplos de possíveis</p><p>requisitos a serem auditados.</p><p>Figura 9 – Plano de auditoria interna do SGI</p><p>Figura 9 – Plano de auditoria interna do SGI (doc/Figura_9.xlsx)</p><p>Relatório de auditoria</p><p>interna</p><p>A auditoria interna do SGI deve ser registrada em relatório-padrão, o qual deve</p><p>conter algumas informações básicas, como objetivo, escopo, identificação dos</p><p>auditores, elementos auditados e nomes dos entrevistados. Por fim, deve apresentar</p><p>as não conformidades ou oportunidades de melhoria detectadas e sempre vincular</p><p>estes pontos aos itens das normas que estiverem sendo auditadas.</p><p>A figura 10 apresenta um exemplo.</p><p>01/09/2024, 17:46 Versão para impressão</p><p>about:blank 14/17</p><p>https://alt-638e5f8fa10ff.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11645802-dt-content-rid-229332075_1/institution/Senac%20RS/_cursos_tecnicos/TST/UC12/conteudo/10_relatorios_documentos/doc/Figura_9.xlsx</p><p>Figura 10 – Relatório de auditoria interna</p><p>A organização também deve manter disponível para consulta a qualquer</p><p>momento a lista de auditores internos capacitados.</p><p>Formulário lista de presença de auditoria interna</p><p>Todas as pessoas envolvidas no processo de auditoria interna devem ser</p><p>devidamente registradas em lista de presença, conforme o exemplo a seguir.</p><p>01/09/2024, 17:46 Versão para impressão</p><p>about:blank 15/17</p><p>A lista de presença deve, no mínimo, conter os campos de identificação dos</p><p>auditados e assinatura, além de identificar auditores, local, dia e horário da auditoria.</p><p>Veja um exemplo de lista de presença na figura 11.</p><p>Figura 11 – Lista de presença de auditoria</p><p>Figura 11 – Lista de presença (doc/Figura_11.xlsx)</p><p>Formulário ata de reunião de análise crítica</p><p>Os representantes da alta administração da organização devem analisar o</p><p>sistema da gestão de segurança e saúde ocupacional periodicamente em intervalos</p><p>planejados, para assegurar que ele esteja efetivamente caminhando em direção à</p><p>melhoria contínua de forma consistente. Devem ser avaliadas oportunidades de</p><p>melhorias e quaisquer necessidades de alterações no SGI.</p><p>Na ISO 45001, por exemplo, a análise pela administração é tratada na cláusula</p><p>9.3. Os resultados que forem relevantes oriundos da análise crítica devem ser</p><p>divulgados aos trabalhadores.</p><p>É indispensável que se registrem todos os pontos abordados nas</p><p>reuniões em ata específica, conforme a figura 12.</p><p>01/09/2024, 17:46 Versão para impressão</p><p>about:blank 16/17</p><p>https://alt-638e5f8fa10ff.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11645802-dt-content-rid-229332075_1/institution/Senac%20RS/_cursos_tecnicos/TST/UC12/conteudo/10_relatorios_documentos/doc/Figura_11.xlsx</p><p>Figura 12 – Ata de reunião de análise crítica</p><p>Figura 12 – Ata de reunião de análise crítica (doc/Figura_12.xlsx)</p><p>Apresentados todos os formulários, documentos e relatórios obrigatórios para o</p><p>sistema de gestão, é fundamental considerar o seu preenchimento e sua</p><p>rastreabilidade. O não preenchimento de um dos documentos estabelecidos (quando</p><p>estabelecidos) é configurado como não conformidade em auditoria; e, quando são</p><p>detectadas falhas em mais de um ponto, organizações que já têm certificação</p><p>podem vir a perdê-la.</p><p>Uma organização que queira ter um sistema implementado e mantido precisa</p><p>ter muita atenção com o que foi apresentado neste material.</p><p>01/09/2024, 17:46 Versão para impressão</p><p>about:blank 17/17</p><p>https://alt-638e5f8fa10ff.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11645802-dt-content-rid-229332075_1/institution/Senac%20RS/_cursos_tecnicos/TST/UC12/conteudo/10_relatorios_documentos/doc/Figura_12.xlsx</p>