E-bookFluxograma

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<p>Fluxograma</p><p>Andressa Magnago Fontes</p><p>Master Black Belt | Gerente de processos</p><p>Co-fundadora da Academia da Gestão</p><p>Sumário</p><p>Fluxograma ................................................................................................................................. 1</p><p>Introdução ...................................................................................................................................... 3</p><p>Fluxograma de processo ................................................................................................................. 4</p><p>Tipos de fluxograma ....................................................................................................................... 5</p><p>Fluxograma Linear ou Diagrama de blocos ................................................................................. 5</p><p>Fluxograma Funcional ................................................................................................................. 7</p><p>Fluxograma Vertical .................................................................................................................... 8</p><p>Como fazer um fluxograma .......................................................................................................... 10</p><p>1. Definir o processo que será mapeado .................................................................................. 10</p><p>2. Mapear o estado atual do processo ..................................................................................... 11</p><p>3. Levantar as oportunidades de melhoria ............................................................................... 12</p><p>4. Construir um plano de ação .................................................................................................. 12</p><p>5. Mapear o estado futuro do processo ................................................................................... 12</p><p>6. Padronizar o processo ........................................................................................................... 13</p><p>Fluxograma no Lean Six Sigma ...................................................................................................... 14</p><p>Dicas de Softwares de mapeamento de processos ...................................................................... 15</p><p>Conclusão ...................................................................................................................................... 16</p><p>Introdução</p><p>Existem dois grandes problemas crônicos sofridos pelas grandes empresas.</p><p>O primeiro é a falta de gestão de processos. A gestão de processos se inicia com a cultura</p><p>de visão por processo.</p><p>Setores cuidando dos seus processos sem sinergia com as demais áreas da Organização.</p><p>Sem a preocupação se estão atendendo a seus clientes internos e até mesmo sem a visão clara</p><p>de quem são seus clientes no processo.</p><p>O segundo problema crônico é a perda do capital intelectual da empresa juntamente com</p><p>a perda de funcionários, seja ela escolhida ou não. Mas o que isso significa?</p><p>Significa que as pessoas saem da organização e levam com ela todo conhecimento e</p><p>expertise sobre os processos antes geridos por ela.</p><p>Empresas líderes de mercado, por incrível que isso pareça ser ainda sofrem com essa</p><p>falha.</p><p>Isso ocorre, pois a empresa apesar de ser focada em seus resultados, e por vezes</p><p>realmente possui bom desempenho, não se preocupa com o que muitos chamam de “parte</p><p>burocrática”.</p><p>Porém o que não percebem é que essa burocracia, ou seja, documentar todos os processos</p><p>e seus respectivos manuais, é o que garante que seus resultados se manterão perenes</p><p>independentemente dos funcionários que hoje fazem parte do seu quadro de pessoal.</p><p>A gestão de processos sólida em padronização garante que seus processos e</p><p>consequentemente a perenidade de seus resultados não dependam de pessoas.</p><p>Como assim não dependem?</p><p>É claro que os resultados são reflexos da entrega dos funcionários envolvidos nesse</p><p>processo. Mas uma vez que um funcionário sai da empresa, se afaste, ou seja, desligado, a</p><p>documentação atualizada sobre o padrão operacional desse processo garante que um novo</p><p>funcionário consiga exercer a mesma função, gerando o mesmo resultado.</p><p>Isso faz com que processos não dependam de pessoas.</p><p>O Fluxograma é um diagrama que demonstra de forma simples e visual, a sequência de</p><p>atividades, tomadas de decisão e outras características que compõem um processo.</p><p>Por meio de símbolos padronizados, o fluxo de atividades é descrito do início ao fim,</p><p>clarificando a forma como elas se relacionam.</p><p>O objetivo é visualizar de forma simples e objetiva, como o processo de fato é realizado e</p><p>mesmo propor ou formalizar como deve ser realizado.</p><p>O fluxograma é uma ferramenta de mapeamento de processo muito indicada para:</p><p> Padronização de processos;</p><p> Projetos de melhoria contínua visando o mapeamento de oportunidades de melhoria no</p><p>processo;</p><p>Essa ferramenta é conhecida como uma das 7 ferramentas da qualidade. Um conjunto de</p><p>ferramentas que utilizadas de forma simultânea pode gerar resultados de melhoria contínua de</p><p>processos muito representativos.</p><p>Fluxograma de processo</p><p>O fluxograma é uma ferramenta de mapeamento de processos mais conhecida e mais</p><p>utilizada no mercado.</p><p>Isso ocorre pois ela apresenta uma série de vantagens frente às demais, a exemplo do</p><p>SIPOC (S-Suppliers, I–Inputs; P-Process; O-Outputs; C-Customers) e do VSM (Value Stream</p><p>Mapping - Mapeamento de Fluxo de Valor).</p><p>O fluxograma é fácil de utilizar, pois não é necessário o entendimento técnico específico,</p><p>apenas um padrão simples de diagramas. Além disso, não possui nenhum custo de</p><p>implantação.</p><p>Outro fator relevante é que o fluxograma possui diversas formas de se apresentar.</p><p>Ele pode ser customizado, dentro dos limites do entendimento gráfico é claro. Cada</p><p>empresa ou cada demanda pode gerar algum tipo de personalização na sua construção, sem</p><p>comprometimento algum do entendimento.</p><p>Tipos de fluxograma</p><p>Existem dois tipos principais de fluxogramas, os LINEARES e os FUNCIONAIS.</p><p>Além deles podemos observar também o fluxograma VERTICAL, menos comum, mas</p><p>utilizado em alguns casos.</p><p>Mas qual utilizar? Tudo depende do seu objetivo.</p><p>Fluxograma Linear ou Diagrama de blocos</p><p>É um modelo mais simples, que demonstra a sequência de atividades em um passo a</p><p>passo, normalmente sem muito detalhamento.</p><p>Este modelo é muito utilizado para mapear processos internos cujas atividades são de</p><p>responsabilidade de uma única área.</p><p>Sendo assim, são muito utilizados para facilitar o entendimento do processo nas instruções</p><p>ou manuais de trabalho.</p><p>Neste modelo normalmente não existe a preocupação em se detalhar a área responsável</p><p>pela atividade. A proposta é clarificar um processo independente de quem o realiza.</p><p>Caso seja necessário demonstrar as atividades que são realizadas por cada área dentro do</p><p>fluxograma linear, uma boa prática é utilizar cores para fazer essa distinção.</p><p>Fluxograma Funcional</p><p>O fluxograma FUNCIONAL nada mais é do que uma evolução do fluxograma linear, pois</p><p>dividem em raias as áreas participantes do processo.</p><p>Desta forma, clarifica a participação de cada uma das áreas relacionadas nas etapas do</p><p>processo.</p><p>O fluxograma linear e funcional apresenta de forma muito visual as chamadas tomadas de</p><p>decisão. Elas demonstram facilmente possíveis gargalos no processo.</p><p>Antes mesmo de ler, se visualizarmos um fluxograma com muitas tomadas de decisão, seja</p><p>ele linear ou funcional, o primeiro diagnóstico é: o fluxo não é contínuo. Se me perguntasse,</p><p>por onde começar a analisar um processo mapeado através de um fluxograma? Certamente eu</p><p>diria: pelas tomadas de decisão. Vamos mergulhar no passo a passo para realizar esta análise.</p><p>Fluxograma Vertical</p><p>O fluxograma vertical possui um formato pouco convencional e, portanto menos conhecido</p><p>no mercado.</p><p>Esse modelo tem como principal característica,</p><p>identificar quais símbolos mais aparecem</p><p>no mapeamento do processo.</p><p>O exemplo das esperas ou movimentações desnecessárias, que no fluxograma linear ou</p><p>funcional, apesar de ser visual, não necessariamente pode estar claro como no formato</p><p>vertical.</p><p>Isso ocorre porque esse modelo possui uma proposta de mapeamento de processos</p><p>operacionais, ou seja, que envolvem a produção ou operacionalização de algo físico, um</p><p>produto ou material.</p><p>Seus símbolos remetem a etapas e informações relevantes para um processo operacional.</p><p>Normalmente o fluxograma não é utilizado com o objetivo de mensurar esperas no</p><p>processo, mas sim de verificar gargalos e handoffs, ou seja, etapas de processamento</p><p>desnecessárias ou sem valor agregado para o cliente.</p><p>Os símbolos do fluxograma ficam dispostos nas colunas no topo de um formulário e cada</p><p>linha apresenta o passo do processo, classificados de acordo com cada símbolo.</p><p>Existem algumas variações, mas normalmente as colunas possuem a informação de</p><p>distância e tempo de execução além do setor responsável por cada etapa do processo antes da</p><p>definição do símbolo relacionado a cada etapa.</p><p>Os símbolos mais comuns para classificar os tipos de atividades são os de operação ou</p><p>análise, transporte, inspeção ou execução, espera e estoque:</p><p> Operação: utilizado para demarcar as principais etapas de um processo, ou seja, aonde</p><p>o produto é modificado ao longo do processo;</p><p> Transporte: todos os tipos de movimento sejam de funcionários, equipamentos de</p><p>movimentação e/ou materiais;</p><p> Inspeção: inspeção para controle de qualidade ou validação de alguma etapa do</p><p>processo;</p><p> Espera: tempo de processo parado;</p><p> Estoque: materiais ou produtos armazenados, sem movimentação.</p><p>Por fim, na última coluna do formulário é realizada a descrição do passo a passo do</p><p>processo. Este campo promove uma riqueza de detalhes sobre cada etapa que os demais</p><p>modelos, linear e funcional, não proporcionam.</p><p>https://www.voitto.com.br/blog/artigo/controle-de-estoque-no-excel</p><p>Como fazer um fluxograma</p><p>Antes mesmo de construir um fluxograma é importante definir qual é o seu objetivo.</p><p>Se o seu objetivo é simplesmente padronizar o processo, podemos simplificar as etapas</p><p>em apenas 3:</p><p>1. Definir o processo que será mapeado</p><p>2. Mapear o estado atual do processo</p><p>3. Padronizar o processo.</p><p>Em contrapartida, se o seu objetivo é melhorar o seu processo, devemos cumprir pelo</p><p>menos as 6 etapas descritas abaixo.</p><p>1. Definir o processo que será mapeado</p><p>A escolha do processo a ser mapeado, se não está, deveria estar relacionado a um</p><p>problema identificado.</p><p>Problema, por definição, é um resultado indesejado.</p><p>Na gestão de processos, um problema normalmente é identificado por um indicador fora</p><p>da meta.</p><p>O primeiro passo, portanto, para definição do processo a ser mapeado, é realizar a análise</p><p>da lacuna a qual o indicador apontou como problema.</p><p>Estamos falando das duas primeiras etapas da fase de planejamento da metodologia PDCA</p><p>de resolução de problemas.</p><p>Antes mesmo de mergulhar no detalhamento do processo através do fluxograma, é</p><p>imprescindível entender como se comporta o problema através da análise dos dados históricos</p><p>coletados.</p><p>Feito isso, devemos fazer uma estratificação do problema utilizando ferramentas como o</p><p>histograma e o gráfico de Pareto para identificar os maiores ofensores que por fim vão se</p><p>direcionar em qual escopo deve focar.</p><p>Exemplo: Os gestores de uma fábrica foram notificados pelo serviço de atendimento ao</p><p>cliente que o índice de reclamações de atendimento no prazo aumentou. analisando os seus</p><p>indicadores, perceberam que o tempo total de processamento dos pedidos não estavam</p><p>batendo a meta.</p><p>É nesse momento que devemos utilizar da estratificação dos dados para determinar onde</p><p>direcionamos nosso esforço, definindo o escopo do processo a ser mapeado.</p><p>Este processo Fabril possui quatro etapas, o Recebimento, o Armazenamento, o</p><p>Abastecimento, a Fabricação e a Expedição.</p><p>Ao analisarmos a estratificação de dados através do gráfico de Pareto percebemos que</p><p>80% do tempo de processamento estão concentrados nas etapas de fabricação e</p><p>expedição. Dessa forma os contos escolhidos para o mapeamento do processo através do</p><p>fluxograma será apenas essas duas áreas e não o processo Fabril inteiro.</p><p>2. Mapear o estado atual do processo</p><p>O estado atual do processo é a forma como ele acontece hoje. Também podemos chamar</p><p>de mapeamento do “AS IS”, ou seja, “COMO É” atualmente o processo.</p><p>Para iniciar um fluxograma linear ou funcional, o início do processo é representado por um</p><p>círculo, normalmente colorido na cor verde. Juntamente com esse símbolo, é descrita a</p><p>primeira entrada do processo e, portanto, o que vai iniciá-lo.</p><p>Na sequência inserimos as atividades em retângulos, sempre com o verbo conjugado no</p><p>infinitivo, e eventuais tomadas de decisão através dos losangos.</p><p>O fim do processo é representado também por um círculo, que da mesma forma poderá</p><p>conter a descrição da saída ou entregável do processo e estar colorido na cor vermelha.</p><p>Existem diversos outros símbolos também muito utilizados na construção de um</p><p>fluxograma, porém os mais tradicionais e que proporcionam o entendimento mais simples são</p><p>os descritos acima.</p><p>Estes símbolos normalmente são utilizados quando o objetivo principal do fluxograma é</p><p>documentar a padronização de um processo e não necessariamente melhorá-los neste</p><p>momento.</p><p>Tanto o fluxograma linear, quanto o funcional, vão lhe proporcionar uma visão clara do</p><p>processo. Contudo o formato funcional promove uma visualização melhor da divisão de</p><p>atividades por setor ou área responsável que certamente enriqueceram a sua análise.</p><p>Caso opte pelo fluxograma linear, não deixe de usar as cores para promover a visualização</p><p>das áreas responsáveis por atividade.</p><p>3. Levantar as oportunidades de melhoria.</p><p>Nesse momento iniciamos a análise do processo em busca de oportunidades de melhorias</p><p>que envolvam a eliminação de desperdícios como: esperas, retrabalhos e atividades que não</p><p>agregam valor ao cliente.</p><p>A melhor forma de utilizar esse levantamento é reunir um grupo de trabalho e realizar um</p><p>Brainstorming em torno do fluxograma construído.</p><p>Identifique com o grupo os problemas para cada etapa do processo.</p><p>Classifique-as conforme o parâmetro 6M’s (Método, Mão de obra, Material, Medida,</p><p>Máquina e Meio Ambiente) por meio do Diagrama de Ishikawa para facilitar na visualização e</p><p>investigação das causas fundamentais.</p><p>Uma vez identificadas as causas fundamentais, para encontrar as causas raízes do</p><p>problema, relacione-as através da ferramenta de investigação 5 Porquês. Ela te possibilitará</p><p>chegar aos motivos reais pelos quais o problema ocorre.</p><p>Pois bem, identificadas às causas raízes dos problemas, é o momento de priorizá-las, antes</p><p>de traçar as ações para melhoria desse processo.</p><p>Uma forma simples e eficaz de priorizar as causas a serem atacadas é utilizando a matriz de</p><p>esforço x impacto. Sua classificação possibilitará determinar em quais causas devemos focar</p><p>para gerar um maior resultado assim como definir de forma mais assertiva os prazos das</p><p>contramedidas relacionadas.</p><p>4. Construir um plano de ação</p><p>O plano de ação só deverá ser construído a partir do momento em que as causas raízes</p><p>foram devidamente identificadas e se possível comprovadas.</p><p>A descrição do plano de ação definirá o passo a passo para que as oportunidades de</p><p>melhorias levantadas sejam realizadas e um novo processo seja estruturado. É o que</p><p>chamamos de “TO BE”.</p><p>Para estruturar um plano de ação, a melhor ferramenta é o 5W2H [O que (what) - Por que</p><p>(why) - Onde (where) - Quando (when) - Quem (who) - Como (how) - Quanto Custa (how</p><p>much)].</p><p>5. Mapear o estado futuro do processo</p><p>A definição do “TO BE” ou Estado futuro do processo é a visualização do novo processo a</p><p>partir de todas as melhorias realizadas.</p><p>O “TO BE” é o grande objetivo deste trabalho. Portanto, para que</p><p>ele aconteça é</p><p>imprescindível que as ações do plano de ação definido sejam devidamente realizadas.</p><p>Será realizada a análise de todas as oportunidades de melhoria levantadas e transcritas na</p><p>construção de um novo fluxograma de processo.</p><p>Mudanças importantes no processo que poderão ser observadas:</p><p> Eliminação de tomadas de decisão, promovendo fluidez ao processo pois elimina uma</p><p>possível interrupção;</p><p> Eliminação de etapas do processo que não agregam valor;</p><p> Eliminação de etapas devido a optimização de duas ou mais tarefas;</p><p> Alteração de responsável pela atividade para aumentar a produtividade e reduzir o lead</p><p>time, ou seja, o tempo total do processo;</p><p> Reorganização das etapas;</p><p> Criação de etapas em parelho para ganhar tempo de processo;</p><p>6. Padronizar o processo.</p><p>Dentre as várias ações levantadas, as que em hipótese alguma poderão faltar, serão as</p><p>ações de padronização de processo e treinamento.</p><p>Será a execução dessas ações que garantirão que o estado futuro se torne o novo estado</p><p>atual.</p><p>Ou seja, as mudanças aconteceram, foram entendidas como melhorias, toda a equipe foi</p><p>devidamente treinada, e hoje realiza o processo conforme o que foi proposto.</p><p>A padronização garantirá que o novo processo e o treinamento estejam documentados,</p><p>garantindo o conhecimento e domínio de todos em relação às mudanças realizadas.</p><p>O escopo de padronização abrange desde a formalização do fluxograma construído até a</p><p>construção de instruções de trabalho, manuais, procedimentos e check-lists, por exemplo.</p><p>Será uma forma de garantir que todos executarão as atividades conforme o que foi</p><p>proposto e perenizar a gestão do conhecimento dessa organização.</p><p>Além disso, uma vez padronizado o processo, conseguimos controlá-lo de forma a confiar</p><p>nos dados gerados.</p><p>Definiremos indicadores de resultados e processo para monitorar esse processo e garantir</p><p>que as melhorias definidas se mantenham e que novas oportunidades de melhorias possam ser</p><p>identificadas como necessárias.</p><p>Fluxograma no Lean Six Sigma</p><p>Nos Projetos Lean Six Sigma o detalhamento do processo é realizado na fase no final da</p><p>fase de medição, no Measure, ou no início da fase de Análise, o Analyse. Isso depende do</p><p>referencial teórico, mas o resultado é o mesmo.</p><p>Nesta fase, também dependendo do referencial, utilizamos um "Mapa de processo", um</p><p>fluxograma ou um VSM, mas o mais usual ainda é o Mapa de processo que nada mais é do que</p><p>um fluxograma.</p><p>Para esta utilização temos algumas adaptações. Uma das características fortes dessa</p><p>ferramenta é a possibilidade de flexibilizar e utilizar da melhor forma para que atenda ao seu</p><p>objetivo.</p><p>Neste modelo, conforme a metodologia propõe, deixamos claro os X's (entradas) e os Y's</p><p>(saídas) do processo.</p><p>Esta é uma das poucas formatações de fluxograma onde as entradas e saídas ficam claras.</p><p>Diferentemente do SIPOC, por exemplo, o Fluxograma não tem como característica clarificar</p><p>entradas e saídas, mas sim focar no detalhamento das etapas dos processos.</p><p>Dicas de Softwares de mapeamento de processos</p><p>Existem muitas possibilidades de softwares para mapeamento de processo por meio de</p><p>fluxogramas.</p><p>Dentre eles, posso elencar como os mais fáceis e mais utilizados: o Microsoft Visio, o Bizagi</p><p>e o Camunda.</p><p>Dos três citados acima, o Bizagi e o Camunda são gratuitos. A diferença entre eles são bem</p><p>singelas.</p><p>Em minha opinião o Bizagi é mais completo, mas a simplicidade do Camunda facilita a</p><p>utilização.</p><p>O Bizagi possui o mapa como padrão em cores, já o Camunda por padrão possui um layout</p><p>em preto e branco, mais aderente a possibilidade de documentação do mapa como um</p><p>padrão.</p><p>Ambos atendem muito bem e são muito simples de utilizar. Além disso, possui outras</p><p>versões de atualização, pagas, que podem disponibilizar ferramentas como de simulação por</p><p>exemplo.</p><p>Conclusão</p><p>O fluxograma é uma ferramenta de gestão muito importante para a melhoria dos seus</p><p>processos e consequentemente alcance dos seus resultados.</p><p>Além de trazer a visualização clara das tomadas de decisão do processo, através dele</p><p>conseguimos perceber onde está concentrada a maior parte das etapas.</p><p>Da mesma forma, verificar áreas ou figuras que participam em apenas uma tomada de</p><p>decisão, e mais importante que isso, perceber o quanto as informações transitam de uma área</p><p>para a outra.</p><p>Como falamos, o fluxograma é a melhor ferramenta para detalhar atividades, sendo assim</p><p>uma das formas mais fáceis e assertivas de documentar um processo.</p><p>A melhor forma de iniciar uma frente de padronização de processos é mapeando-os, e</p><p>nesse sentido sem dúvidas o fluxograma é a melhor opção.</p><p>Um dos problemas crônicos do mundo corporativo é a perda do conhecimento, ou seja, o</p><p>conhecimento sobre os processos se vai juntamente com seus profissionais, pelo simples fato</p><p>de não termos documentado.</p><p>A melhor opção para sanar esta deficiência é documentar o fluxograma, uma ferramenta</p><p>simples e fácil tanto de aplicar quanto de entender.</p>