A1 GESTÃO DAS ORGANIZAÇÕES

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A1 – GESTÃO DAS ORGANIZAÇÕES
O INSS é conhecido por seu alto grau de burocracia, evidenciado por processos que envolvem múltiplas etapas e requerem a apresentação de diversos documentos, além de um fluxo formal de aprovações e validações. Esse grau de burocracia muitas vezes compromete a eficiência e a agilidade dos atendimentos aos cidadãos, resultando em filas de espera e atrasos na concessão de benefícios.
Análise de Burocracia
Seguindo a teoria de Chiavenato, a burocracia no INSS visa organizar de forma racional e padronizada os processos para garantir a adequação aos objetivos de conceder benefícios de maneira correta e justa. No entanto, a complexidade e o excesso de controle acabam tornando o sistema mais lento, o que gera insatisfação tanto para os usuários quanto para os funcionários que precisam lidar com processos repetitivos e altamente regulamentados.
Sugestões de Melhoria
Para melhorar a eficiência do INSS, uma abordagem adequada seria implementar práticas da Teoria da Contingência, que defende que não existe uma única forma ideal de organização, mas sim a adaptação da estrutura organizacional ao contexto. O INSS poderia, por exemplo, adotar processos diferenciados para cada tipo de benefício, simplificando os menos complexos e mantendo um controle mais rigoroso para os casos específicos e que demandam mais atenção.
Outra abordagem relevante seria o uso da Gestão por Processos (Business Process Management, BPM), que permite mapear e otimizar as etapas necessárias para a concessão de benefícios, identificando gargalos e automatizando partes do processo. A digitalização dos processos, como já vem sendo aplicada em algumas áreas, poderia ser expandida, promovendo a redução de papelada e de procedimentos repetitivos, com uma análise constante para melhorias contínuas, além de preparar os colaboradores para manusear ferramentas digitais, pois temos um alto número de pessoas que não possuem facilidade com novas tecnologias. 
Exemplo Prático
Um exemplo recente de mudança nesse sentido foi o uso de sistemas de inteligência artificial para triagem de pedidos de benefícios, que permite a análise automatizada de solicitações menos complexas. Além disso, o INSS tem investido em plataformas de autoatendimento online, que facilitam o acesso aos serviços sem a necessidade de deslocamento até agências, o que já reduz parte da burocracia.
Essas medidas, inspiradas nas abordagens da Teoria da Contingência e da Gestão por Processos, demonstram como o INSS pode adaptar sua estrutura burocrática para um modelo mais flexível e eficiente, sem comprometer a integridade e a transparência dos processos, facilitando assim um fluxo maior de cada etapa dentro do processo até sua conclusão.