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1 UNIP INTERATIVA Projeto Integrado Multidisciplinar Cursos Superiores de Tecnologia Proposta de Implementação de Sistemas de Informação para a Rede de Restaurantes Lampião Food Polo Rio Claro 2016 2 UNIP INTERATIVA Projeto Integrado Multidisciplinar Cursos Superiores de Tecnologia Proposta de Implementação de Sistemas de Informação para a Rede de Restaurantes Lampião Food Nome: Fabiana Marques Costa RA: 1620190 Curso: Tecnologia em Análise e Desenvolvimento de Sistemas Semestre: 1 Polo Rio Claro 2016 3 “Nunca é tarde demais para ser aquilo que sempre se desejou ser.” George Eliot 4 Resumo Com o crescimento e desenvolvimento das empresas em seus diversos ramos de atividades, bem como uma alta competitividade, muitas delas tiveram que passar por grandes transformações nos conceitos gerenciais, especialmente no que tange à função de operações com o apoio das tecnologias e dos sistemas de informação. Em razão das dificuldades ocasionadas pelo rápido crescimento da rede de restaurantes “Lampião Food”, se faz necessário o desenvolvimento de um sistema de controle integrado e total das informações da empresa para oferecer apoio estratégico à tomada de decisão de forma que as informações gerem conhecimento e ajudem a empresa a crescer de forma sólida e estruturada. Portanto, o presente trabalho visa apresentar um projeto focado na sustentabilidade do negócio da cadeia de restaurantes, cujo foco principal é o atendimento ao cliente na diminuição do tempo de espera do pedido e o controle de estoque dos ingredientes diários do cardápio além da divulgação de campanhas promocionais para a arrecadação de fundos para 2 projetos sociais por meio de um website. Palavras-chave: Sistemas de Informação. ERP. Website. 5 Abstract With the growth and development of companies in their various fields of activities, as well as a highly competitive, many of them had to undergo major changes in management concepts, especially regarding the role of operations with the support of technology and information systems. Because of the difficulties caused by the rapid growth of the network of restaurants "Lampião Food", it is necessary to develop an integrated control system and the company's total information to provide strategic support to decision-making so that the information to generate knowledge and help the company grow in a solid and structured way. Therefore, this study aims to present a project focused on business sustainability of the chain restaurants, whose main focus is customer service to decrease the request waiting time and inventory control of the daily ingredients of the menu in addition to awareness campaigns discount for fundraising for two social projects through a website. Keywords: Information Systems. ERP. Web site. 6 Sumário 1. Introdução .................................................................................................................... 7 1.1. Justificativa ............................................................................................................ 8 1.2. Problematização .................................................................................................... 9 1.3. Objetivos ................................................................................................................ 9 2. Fundamentação Teórica ............................................................................................ 11 3. Materiais e Métodos ................................................................................................... 15 4. Resultados esperados ............................................................................................... 15 5. Considerações Finais ................................................................................................ 22 6. Bibliografia ................................................................................................................. 23 7 1. Introdução Com o crescimento e desenvolvimento das empresas em seus diversos ramos de atividades, bem como uma alta competitividade, muitas delas tiveram que passar por grandes transformações nos conceitos gerenciais, especialmente no que tange à função de operações com o apoio das tecnologias e dos sistemas de informação. A cadeia logística consiste nos fornecedores, centros de fabricação, armazéns e centros de distribuição, assim como matérias primas, produtos no processo de fabricação, e produtos finais que circulam entre as fábricas e empresas, ou seja, basicamente a logística é a ciência dos detalhes. Assim a gestão da cadeia logística consiste numa série de aproximações utilizadas para integrar eficazmente fornecedores, fabricantes e estabelecimentos comerciais, para que a mercadoria seja produzida e distribuída nas quantidades ideais, na localização certa e no tempo correto, com o objetivo de satisfazer o nível de serviço e diminuir os custos ao longo do sistema (FLEURY, 2006). O controle de estoques é parte vital do composto logístico, pois estes podem absorver de 25% a 40% dos custos totais, representando uma porção substancial do capital da empresa (FLEURY, 2006). Portanto, é importante a correta compreensão do seu papel na logística e de como devem ser gerenciados os alimentos do restaurante, bem como trabalhar com fornecedores que ofereçam alguns vantagens a rede de restaurantes A gestão ou gerenciamento da Cadeia de Suprimentos (SCM) pode ser definida como uma integração dos processos chave de negócios desde o usuário final até os fornecedores originais que provém produtos, serviços e informações que agregam o valor para os consumidores e demais interessados no negócio. O SCM é um tema atual que as empresas estão começando entender e dar a devida importância (FLEURY, 2006). O enorme interesse pelo SCM se dá com base nos casos de sucesso que já existem e também pela necessidade de tornar a cadeia produtiva mais eficiente, 8 organizada e coordenada, aumentando o lucro e agregando valor ao cliente (FLEURY, 2006). Com base no SCM e nos Sistemas de informação, além da comunicação aplicada que dão apoio a este projeto, é importante destacar a atenção na implementação de 2 protótipos para a melhoria de processos como apoio ao crescimento da rede de restaurantes “Lampião Food”, com relação ao atendimento aos pedidos dos clientes e com a campanha de arrecadação de fundos para os projetos sociais que os sócios desenvolvem. 1.1. Justificativa Em razão das dificuldades ocasionadas pelo rápido crescimento da rede de restaurantes “Lampião Food”, se faz necessário o desenvolvimento de um sistema de controle integrado e total das informações da empresa para oferecer apoio estratégico à tomada de decisão de forma que as informações gerem conhecimento e ajudem a empresa a crescer de forma sólida e estruturada. O desenvolvimento desse sistema poderá beneficiar tanto os sócios quanto todos os envolvidos no processo até o cliente final, reduzindo nesse processo o tempo de espera do pedido e os investimentos dos empresários no estoque de alimentos. O sistema de ERP para a rede de restaurantes garante a organização da informação, além de controle de estoques entre outros procedimentos de todas as plantas da rede, bem como o acompanhamento e controle dos dados em tempo real. Além disso, os proprietários desejam desenvolver projetos em sua rede de restaurantes no que tangea colaboração dos clientes em suas atividades de apoio social sobre direitos humanos das populações mais carentes do nordeste brasileiro e a discriminação das minorias afro-brasileiras. Esse projeto se destina a duas prototipações piloto. O primeiro protótipo se dará na implementação de novo processo de trabalho com o apoio de um sistema de informação integrado e o segundo protótipo se dará no desenvolvimento de campanhas de marketing para viabilizar a divulgação de sua rede, bem como o 9 desenvolvimento de campanhas para os projetos sociais no qual os proprietários desejam encampar. 1.2. Problematização O Restaurante Lampião Food obteve um grande desenvolvimento em seus negócios e hoje é composto por uma rede de mais de 10 restaurantes alocados em algumas regiões nobres do Brasil como São Paulo, Rio de Janeiro, Belo Horizonte, Curitiba e Brasília. O crescimento gerou uma série de problemas tais como gestão das informações acarretando grandes insatisfações por parte dos clientes como demora nos pedidos, gestão inadequada nos níveis dos ingredientes e descontrole e desencontro de informações. Apoiado no sucesso do restaurante e no histórico e nas preocupações sociais dos sócios, trabalhou-se a criação de uma campanha entre os clientes do “Lampião Food” para arrecadação de fundos que auxiliarão os trabalhos das duas ONGs: uma que trabalha questões voltadas para os direitos humanos das populações mais carentes do sertão nordestino; outra que trabalha combate à discriminação para com as minorias afro-brasileiras. 1.3. Objetivos O presente trabalho visa apresentar um projeto focado na sustentabilidade do negócio da cadeia de restaurantes, cujo foco principal é: ● Atendimento ao cliente no quesito diminuição do tempo de espera do pedido; ● Divulgação das campanhas sociais que os sócios desenvolvem. Os objetivos específicos são: ● Sistema de Informação ERP para pedidos e controle de estoque; ● Relacionamento com os clientes por meio de mídias digitais; 10 ● Campanha de marketing para a arrecadação de fundos para 2 projetos sociais. 11 2. Fundamentação Teórica O presente projeto apresenta os conceitos essenciais para o desenvolvimento dos protótipos piloto no que tange a distribuição e cadeia de suprimentos, nos sistemas de informação e dispositivos que apoiam a informatização dos processos da rede de restaurantes, bem como a comunicação social apropriada no desenvolvimento da campanha de marketing dessa rede. Para tanto, este capítulo trata dos conceitos essenciais que apoiam o desenvolvimento dos protótipos. Apresenta-se portanto a seguir alguns conceitos básicos das disciplinas contributivas. Conforme podemos observar no mapa mental da Figura 1, são apresentados os principais conceitos das disciplinas que contribuem para o desenvolvimento do projeto. Figura 1. Mapa Mental representando alguns conceitos das disciplinas que contribuem com o desenvolvimento do projeto. Fonte: Desenvolvido pela autora. Os sistemas de informação podem ser definidos levando-se em conta diferentes perspectivas, aspectos e enfoque. Baseados em um enfoque empresarial, destacando a interação da empresa ambiente, Laudon e Laudon 12 (2004 apud VALENTE, 2004) definem sistemas de informação como “(...) uma solução organizacional e gerencial, baseada em tecnologia da informação, em resposta a um desafio apresentado pelo meio ambiente”. Baseando-se num enfoque técnicos, os autores definem sistemas de informação como: Um conjunto de componentes inter-relacionados que coletam (ou recuperam), processam, armazenam e distribuem informação com a finalidade de dar suporte à tomada de decisões e controle em uma organização. Segundo Oliveira (2011 apud O’BRIEN, 2004), Um sistema de informação é um conjunto organizado de pessoas, hardwares, softwares, redes de comunicações e recursos de dados que coletam, transformam e disseminam informações em uma organização. Trata-se de um sistema complexo que além de coletar, processar/transformar e apresentar resultado, também realimenta informações de saída à entrada de forma que o sistema atinja objetivos desejados. Riccio (1989) afirma que o ERP é um sistema de informação concebido para operar de forma sincronizada e integrada, pois considera a empresa como um único sistema. Segundo Vieira (2006), esse sistema visa resolver problemas de integração de todas as informações das empresas, possibilitando que elas façam uma revisão em seus processos, eliminando atividades que não agregam valor. Sistemas ERP são pacotes de softwares de gestão empresarial integrados com outros recursos de automação e informatização, que abrangem todos os processos da empresa, utilizando o conceito de base de dados única, pois todos os seus módulos de acesso ou subsistemas estão num único software. Permite que por exemplo compradores, equipe de marketing, produção, contadores, etc, trabalhem com um mesmo plano, usando os mesmos números e estratégias, proporcionando um controle maior de todo o negócio (VIEIRA, 2006). Os custos de aquisição e implementação de um ERP variam de acordo com o tamanho da empresa e de sua operação, existindo pacotes de todos os tamanhos, uma vez que o sistema ERP é desenvolvido em módulos. Possui aplicativos individualizados, específicos para cada departamento da empresa, 13 permitindo que se possa adquirir somente os módulos que forem necessários. Esta característica modular permite que cada empresa utilize somente os módulos que necessite e possibilita que módulos adicionais sejam agregados com o tempo. Todos os dados utilizados por um módulo são armazenados na base de dados central, podendo assim ser manipulados por outros módulos. Esses sistemas podem ser desenvolvidos ou customizados por empresas de consultoria ou ainda adquiridos como softwares de prateleira, ou seja, sistemas prontos sem customização. As principais vantagens de um ERP são: ● agilidade nos negócios; ● base de dados única; ● controle e gestão; ● eficiência; ● obtenção da informação em tempo real; ● integração das áreas da empresa; ● documentação de processos. A comunicação aplicada também traz um suporte com relação a este projeto o que tange a comunicação empresarial interna e externa, no aprimoramento do fluxo de informações entre os gestores e seus funcionários, entre os clientes consumidores e a empresa, e entre a empresa e seus fornecedores. No Quadro 1 é possível observar os sistemas e ferramentas mais importantes elencados neste projeto. 14 Quadro 1. As formas de utilização das mídias digitais. Mídia digital Descrição Website é um dos instrumentos de comunicação e publicidade mais eficientes que existem. Serve de apoio a campanhas de publicidade e institucionais de outros meios de comunicação, como rádio, televisão, jornal, placas, folhetos, etc, pode constituir um empreendimento completo ou parcial presentando serviços, vendendo produtos ou simplesmente informando com custos reduzidos em relação ao negócio “não virtual”. Hotsite ou Microssite é um site planejado para apresentar e destacar uma ação de comunicação e marketing pontual. Usualmente os hotsites possuem tempo de vida útil determinado, ligado à duração da ação mercadológica ou de comunicação, como lançamento de produtos, eventos, novas edições de produtos ou serviços, ações CRM (Costumer Relationship Management), entre outras. Banner é uma forma publicitária mais comum na internet, muito usado em propagandas para divulgação de sites na internet (paga). É criado para atrair um usuário a um site através de um link. e-mail marketing pode ser usado na oferta de produtos e serviços, na promoção de itens adicionais e de interesse específico, bem como em campanhas de fidelização, pesquisas de satisfação, cartões comemorativos e de aniversário. Também é usadopara envio de informativos periódicos, notícias, artigos e comunicados internos. Fonte: Adaptado de Torres (2011). Com a comunicação aplicada é possível apoiar o projeto de marketing de divulgação e fidelização do cliente, bem como usar as mídias digitais para as devidas comunicações, tal como o website ou ainda um hotsite para as campanhas promocionais, além de banner e o e-mail marketing, e as redes sociais para divulgação do restaurante, que são os recursos práticos e viáveis para os investimentos. 15 3. Materiais e Métodos O projeto conta com a pesquisa bibliográfica para o levantamento de requisitos dos protótipos com o estudo de softwares de prateleira que darão apoio a implementação do projeto piloto, bem como estudos de websites institucionais entre outros recursos. O projeto contará com uso dos seguintes recursos: ● Website; ● Hotsite; ● e-mail marketing; ● banner; ● Redes sociais; ● ERP. Cabe também ressaltar que vários materiais serão considerados para a implementação do piloto, como: 01- computadores ou notebooks 02- tablets; 03- smartphones; 04- impressoras; 05- datacenter e servidores na concepção de TI verde. Tais materiais, técnicas e sistemas serão utilizados na construção de estratégias de ampliação da gestão da rede de restaurantes Lampião Food e na campanha dos projetos sociais dos sócios proprietários. 4. Resultados esperados Espera-se com esse projeto atender a rede de restaurantes Lampição Food, gerando uma gestão adequada de pessoas, processos, produtos e serviços para as respectivas regiões nas quais a rede atua, além de arrecadar fundos para os projetos sociais que os sócios atuam. Seguem exemplos da representação visual dos sistemas como protótipos de implementação. 16 A ideia é utililizar um website para a divulgação institucional para a divulgação da rede, bem como seu cardápio, seu horário de funcionamento, entre outras informações como por exemplo, a cultura nordestina e os banners promocionais no site que leva ao hotsite. Figura 2 - Exemplo de um website institucional com banner rotativo promocional. Cabeçalho Corpo Rodapé Usar um hotsite que se acessaria via banner rotativo do site principal, para divulgar promoções da rede e as campanhas das ONGs dos sócios proprietários do Lampião Food, bem como relacionar um serviço da rede ou um produto à adesão dos clientes à campanha de doação de recursos a esses projetos sociais. LOGO Lampião Food 17 O email marketing para a divulgação de boletins mensais sobre as promoções e a cultura nordestina, modos, culinária, etc. E para tanto será importante desenvolver uma landing page para o cadastramento dos clientes que desejem receber tais informações. O Sistema ERP pesquisado como exemplo para a implementação do protótipo piloto é um programa de prateleira para bares e restaurantes denominado Costumer. Figura 3. Exemplo de Frontend do Sistema ERP nos dispositivos como Computador, Notebook, Tablet e Smartphone. Este permite administrar o restaurante com grande facilidade e inteligência. Realiza a impressão dos itens de consumo diretamente na cozinha, dando agilidade aos processos internos do seu estabelecimento, eliminando erros e reduzindo gastos, além de controlar os pedidos com simplicidade, estoque e financeiro, acompanhando o ranking de atendimento e muitos outros relatórios para aumentar o faturamento. Na Figura 4 é possível visualizar o lançamento de pedidos por mesas e comandas. 18 Figura 4. Exemplo de Frontend de Pedidos das Mesas/Comandas Na Figura 5 é possível visualizar os pedidos para entrega no módulo delivery, integrado ao Google Maps. Figura 5. Exemplo de Frontend de Delivery/Entregas Na Figura 6 é possível visualizar o faturamento, estimulando e acompanhando o desempenho da equipe. 19 Figura 6. Exemplo de Frontend de Relatório de Atendimentos Na Figura 7 é possível visualizar de forma gráfica os indicadores de desempenho do negócio no mês. Figura 7. Exemplo de Frontend de Indicadores do Negócio As Funcionalidades do protótipo ERP sobre as tarefas que o sistema apoiaria são: 1. Abrir / Fechar Meu Caixa - Controle dos recebimentos com a abertura e o fechamento do caixa. 20 2. Histórico do Caixa - Consulta da movimentação de todos os caixas abertos por período. 3. Mesas / Comandas - Lançamento de pedidos por mesas e comandas com grande facilidade. 4. Pedidos para Delivery - Pedidos para entrega no módulo delivery, integrado ao Google Maps. 5. Pedidos no Caixa/ PDV - Lançamento dos pedidos diretamente no caixa com agilidade e organização. 6. Cadastro de Produtos - Cadastramento de Produtos e controle de estoque, Pizzas, Observações e Complementos. 7. Cadastro de Clientes - Controle dos pedidos por clientes e seus fiados com facilidade com o Consumer. 8. Produtos Mais Vendidos - Visualização dos produtos mais vendidos para um determinado período. 9. Ranking de Atendimentos - Aumento do faturamento, estimulando e acompanhando o desempenho da equipe. 10. Fornecedores - Cadastramento dos fornecedores, obtendo os dados sempre a mão e controle o contas a pagar. 11. Contas a Pagar - Controle das contas a pagar e tenha o controle completo sobre o seu negócio. 12. Conta Corrente (Fiado) - Definição do limite dos clientes, controle dos fiados, gerando relatórios com inteligência. 13. Relatório Meu Negócio - Acesso fácil de forma gráfica ao desempenho do negócio no mês. 14. Resumo Financeiro - Acesso ao resumo financeiro de entradas e saídas organizados por dia ou por mês. 15. Recebimentos - Visualização em uma única tela todos os recebimentos para o restaurante. 16. Identificador de Chamadas - Visualização do histórico de todas ligações recebidas pelo módulo de bina. 17. Configurações - Visualização de todas as configurações e personalizações do programa a seu negócio. 18. Impressoras - Configuração das impressoras que irão trabalhar integradas ao Protótipo. 21 19. Colaboradores - Cadastramento dos colaboradores que terão acesso ao sistema. 20. Alterar Minha Senha - Alteração de senha de acesso ao Programa a qualquer momento. 21. Opções de Backup - Realização de backup de seus dados com segurança ou importação de um backup existente. 22. Chave de Licença - Ativação ou alteração a qualquer momento da chave de licença do Programa. 23. Ajuda e Suporte - Vídeos de treinamentos, abertura de chamado ou fale com nossa equipe. 24. Ideias e Sugestões - Tem uma sugestão? Compartilhe com nosso time. 25. Rede (recurso adicional) - Versão exclusiva para uso em rede local de computadores Windows, sem limite de estações (Desktops, Notebooks). 26. Bina (recurso adicional) - Licença do módulo bina, que deve ser utilizado com hardware (Comprado separadamente) para identificar chamadas. 27. Comanda Mobile (recurso adicional) - Pedidos por Tablets e Celulares. 1 garçom que vale por uma equipe e um atendimento inesquecível para seus clientes. 28. Fiscal NFC-e/SAT - Módulo fiscal para geração de NFC-e/SAT, backup na nuvem, tudo integrado ao Programa. 29. Painel de Senha - Utilize um painel de senha em um segundo monitor, integrado ao Programa. A proposta deste protótipo perfaz uma importante ferramenta de gestão dos processos, melhoria de atendimento ao cliente na diminuição do tempo de entrega dos pedidos e com o site permitirá incorporar às mídias digitais nas campanhas de marketing, através da melhoria nos seus processos, materiais, tecnologias, formas de utilização, bem como a otimização de recursos de investimento do empreendimento para a rede do Lampião Food. 22 5. Considerações Finais Entende-se como uma possível solução prática e viável a sugestão da implementação dos protótipos piloto, o ERPe o Website, como recursos principais e algumas ferramentas para melhorar a organização e eficiência no atendimento dos pedidos dos clientes e organização do estoque de ingredientes do cardápio diário dos restaurantes da rede. Porém será um desafio, pois será necessário uma capacitação de toda a equipe para a utilização dos sistemas de informação para o uso pleno do ERP sugerido. O investimento inicial para a implantação do Website será em torno de R$6.000,00 para o desenvolvimento dos sistemas: Website, Landing page, templates dos e-mail marketing, 2 Hotsites das campanhas sociais. Com relação as ferramentas e equipamentos é necessário em cada unidade com 6 garçons, 1 PC, 2 monitores, 1 Notebook, 1 Impressora e 7 Tablets com o investimento em torno de R$ 12.000,00. Com relação ao sistema ERP um investimento mensal de R$ 399,00 ao ano que já está incluso a hospedagem no datacenter e servidores. Os passos seguintes a implementação será em torno de R$ 2.000,00 a contratação de uma consultoria de capacitação e treinamento para o uso dos recursos a cada perfil que será o operador de cada interface dos sistemas. 23 6. Bibliografia CONSUMER. Programa para Bares e Restaurantes. Disponível em: . Acesso em: 25 maio 2016. FLEURY, P. F.; FIGUEIREDO, P. W. Logística Empresarial: A Perspectiva Brasileira. Ed. Atlas, 2006. LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de informação gerenciais: administrando a empresa digital. 5 ed.. São Paulo: Pearson, Prentice Hall, 2004. OLIVEIRA, L. R. M. de. Princípios de Sistemas de Informação. São Paulo: Sol, 2011. O’BRIEN, J. A. Sistemas de Informação e as decisões gerenciais na era da Internet. 9 ed. São Paulo: Saraiva, 2004. PADILHA, T. C. C.; COSTA, A. F. B.; CONTADOR, J. L.; MARINS, F. A. S. Tempo de implantação de sistemas ERP: análise da influência de fatores e aplicação de técnicas de gerenciamento de projetos. Gestão e Produção, v. 11, n. 1, p. 6574, jan/abr. 2004. PALAZZO, V. B.; YOO, S. T.; GOZZI, S.; FEDICHINA, M. A. H. Sistemas ERP: análise das vantagens e desvantagens para a decisão de implementação. In: SEMINÁRIOS EM ADMINISTRAÇÃO, 9., 2006. Anais... São Paulo: USP, 2006. PINHEIRO, A. L. S. O sistema ERP e as organizações. 2009. Disponível em: . Acesso em: 28 set. 2009. RICCIO, E. L. Uma contribuição ao estudo da contabilidade como sistema de informação. 1989. Tese (Doutorado em Administração) – Curso de PósGraduação em Administração. Universidade de São Paulo, São Paulo. TORRES, A. S. Comunicação Aplicada. São Paulo: Sol, 2011.