Prévia do material em texto
Gerenciamento de crise O processo de formação da Imagem Corporativa – Antes de pensar, planejar ou se antecipar para uma crise de Imagem, é importante entender o que é atingido, em profundidade, quando uma crise acontece. – Para isso é importante entender como uma Imagem Corporativa é construída e gerida. – Um trabalho de construção de Imagem vem após o trabalho de construção da Identidade Corporativa. A identidade corporativa diz respeito à: Personalidade, valores,crenças e amanifestação da organização por meio da comunicação Esses atributos da organização são percebidos pelos públicos internos, após longo trabalho de comunicação. A identidade corporativa é: A coleção de atributos vistos como específicos daquela organização por seus membros. A identidade não pode ser vista como algo homogêneo, não é necessariamente comum a todos os membros da organização, mas sim mantida por grupos específicos. A identidade é única por se tratar de uma organização, mas é vista, vivida e praticada por indivíduos com percepções, visões e perspectivas distintas que vão construindo e rescontruindo seus significados. Ela pode e precisa sofrer adaptabilidade para sobreviver no ambiente empresarial. Como formar a identidade corporativa? Sua formação e consolidação envolve três fatores: O que a empresa diz por meio de sua comunicação. O que ela realmente faz, em termos de comportamento institucional e de qualidade dos seus produtos e serviço. E o que seus públicos dizem e acham dela, mediante os meios de comunicação, as manifestações, os rumores, etc. Mix que compõe uma identidade corporativa Comunicação compõe a forma, conteúdo e distribuição das mensagens da organização Símbolos: consiste das imagens – fotografias, ilustrações, material gráfico, marcas, logotipos – que de certa forma apoiam as ações e o processo de comunicação. Comportamento o comportamento dos membros da empresa é o meio mais efetivo por intermédio do qual a identidade corporativa é criada, pois é partir dele que acontece os julgamentos. O RP DEVE SER UM GUARDIÃO DA IDENTIDADE CORPORATIVA Para construir a Identidade Corporativa, é preciso alinhar: É possível mudar uma identidade corporativa depois de consolidada? Reescrever os princípios organizacionais Redefinir Logomarcas Atualizar a visão corporativa Processo de formação e construção da imagem Não basta ter uma boa imagem, é importante que, além de ser positiva, também seja competitiva. Ela se torna competitiva quando: ✔ Constrói relações que sejam parâmetros que gerem valor para os stakeholders. ✔ A construção da imagem nada mais é do que fazer uma análise dos gaps que a empresa gera por meio da sua comunicação em seus diversos públicos. ✔ Consegue influenciar o consumidor na decisão de compra; ✔ Atrai acionistas e investidores; ✔ Atrai bons profissionais para trabalhar; ✔ Tem tolerância da opinião pública; ✔ Tem boa vontade com os formadores de opinião; ✔ Diferencia uma organização. A comunicação Administrativa A comunicação Interna. A comunicação Mercadológica A comunicação Corporativa Imagem Corporativa diz respeito como a empresa é percebida pelos seus públicos de relacionamento. pode não ser a mesma que a empresa acredita ter. Muitas empresas acreditam ter uma imagem, mas seus públicos não correspondem ao que a empresa imagina. A imagem é importante para uma organização por duas razões: E a manifestação de respostas afetivas dos membros e não membros da organização. Ela informa características da organização. Atributos que uma empresa precisa para ter credibilidade e, consequentemente, uma boa Imagem Corporativa Ter bons produtos e serviços. Ser bem administrada. Ser um bom lugar para se trabalhar. Ter valor agregado para a sociedade. Trabalhar com os princípios da Governança Corporativa. Processo subjetivo, único, relacionando à experiência individual e, ao mesmo tempo, somatório de sensações, percepções e A imagem é resultado de uma impressão vivida, de um processo de construção de sentido, resultado de um processo de comunicação, formal ou Processo de comunicação estratégico e alinhado as características da empresa; Somatória de atributos que posicionam a empresa. Na coerência com a identidade organizacional. Neves(2002) para ter imagem competitiva precisa ter credibilidade. Ex. Clinton x Nixon. Ter bons produtos e serviços; Ser bem administrada Ser um bom lugar para trabalhar Como trabalhar o processo de manutenção da imagem ▪ Alguns públicos mudam a percepção de imagem depois que interagem com a organização. Essa interação tanto pode ser positiva como negativa. ▪ Para isso, é necessário ter a identidade muito bem definida e alinhada aos propósitos da empresa e compartilhada, principalmente, com o público interno. ▪ Benefícios da gestão da imagem corporativa ▪ Motiva os empregados ▪ Inspira confiança entre os grupos externos da organização. ▪ Reconhece o propósito dos clientes. ▪ Reconhece o papel essencial dos investidores financeiros. Reputação - Num ambiente em que as organizações utilizam-se de recursos similares para competir entre si, a reputação pode ser o decisor num processo de escolha. É um recurso intangível e de alto e raro valor. De difícil imitação e substituições imperfeitas. A Rep Trak, pesquisa desenvolvida pela Reputation Institute, avalia a reputação por 7 drivers: ✔ Produtos e serviços; ✔ Inovação; ✔ Liderança; ✔ Cidadania; ✔ Desempenho financeiro, ✔ Governança ✔ Ambiente de trabalho. Prevenção de Crise “Indicadores de antecedência são para os negócios como faróis que iluminam.” Deve detectar e avaliar a vulnerabilidade da empresa e tomar medidas possíveis para resolvê-la. A identidade é a manifestação visual de sua realidade, transmitida através do nome, logomarca, lema, produtos, serviços, instalações, folder, uniformes e todas as outras peças que são exibidas e criadas pela organização e comunicadas a uma grande variedade de públicos. Os públicos, a partir dessa manifestação visual, formam portanto a imagem da organização. Se as imagens refletirem com precisão a realidade significa que a definição da identidade teve êxito e que o trabalho de relações públicas tem sido eficaz e eficiente A prevenção é uma forma de desenhar cenários e evitar surpresas. Castro Neves(2002 p.73) Planejamento estratégico de imagem Avalição e acompanhamento dos ambientes. - construção de cenários Levantamento, identificação, analise, e diagnostico das questões publicas. Issue managemt Como administrar tudo. Comunicação programada. Identificação das Questões Públicas - São assuntos que acontecem diariamente e que podem influenciar – negativamente ou positivamente – uma empresa. Esses assuntos circulam nos veículos de imprensa e redes sociais. – É importante que o Comitê de Crise, faça um levantamento dessas questões. Normalmente incidem sobre: • Planos da organização. Ex.: em relação à expansão dos negócios ou de projetos. • Resultados operacionais. Ex.: impactos sobre vendas, despesas e lucros. • A atividade, a indústria ou o serviço. Ex.: alguma lei que restringe a comercialização de um determinado produto. • Politicas da empresa. Ex.: o governo exige uma atitude da empresa que é contra a política geral da organização. “Issue é uma condição ou pressão, interna ou externa, que, se continuada, poderá afetar o funcionamento da organização”. ● Esse processo nada mais é do que avaliar as questões públicas que devem passar a ser monitoradas, uma vez que representam a possibilidade de crise para a empresa. ● Esses assuntos devem ser levados em um relatório,junto a uma análise que justifica a motivo de uma atenção maior, e entregue ao lider da empresa, para que este, decida sobre a necessidade, ou não, de agir. Como construir diagnósticos de prevenção de crise Após identificar tendências e extrapolação é preciso identificar cenários para a empresa diante da nova realidade detectada. Esses cenários são como mapas que mostrarão para a empresa como seria sua situação no caso de confirmação dos cenários desenhados. Após esses cenários, é recomendado que se planeje planos de contingência. Esses planos auxiliam na tomada de decisão da empresa e na agilidade num possível gerenciamento de crise. Prognóstico: desenho de Cenário mais provável Cenário Alternativo Cenário menos provável Diagnóstico: identificação de Tendências Extrapolação Id en ti fi ca r Te n d ên ci as : São indicadores que afetam o negócio da empresa e observadas por um longo período. O gerúndio é a forma de verbo que denuncia o processo. Esse indicadores precisam ser identificados e após isso, analisados. natureza dos indicadores; políticos, economicos, sociais, tecnologicos/cientific os e domesticos. Id en ti fi ca r Ex tr ap o la çã o : Os aspectos de extrapolação são a inversão da tendência; São os pontos de inflexão da curva; Quando a tendência se consolidou e não há mais, por ora, como reverter a situação. É importante que se desenhe ao menos três cenários: Cenário mais provável: é aquele que está recebendo o maior número de apostas. Cenário alternativo: é o segundo na escala de possibilidades. Tem chances de acontecer se não funcionarem algumas premissas do cenário anterior. Cenário menos provável: é o terceiro na escola, só acontece se todas as premissas dos cenários anteriores não se confirmarem. Principais vantagens de trabalhar com desenho de cenários Ajuda na validação e depuração de premissas que influenciam o planejamento estratégico da organização e, conseqüentemente, da comunicação. Ajuda na compreensão do ambiente global. Mantém a organização atenta aos fenômenos extra-negócios. Incentiva a ocorrência de insights. Dá elementos para revisão de projetos existentes ou programados. Organiza o pensamento estratégico da função de comunicação. Auxilia no estabelecimento das estratégias de comunicação e na elaboração de pesquisas dirigidas e planos de ação. Apesar de existir diferentes tipos e origens de crise em todos os casos, os públicos esperarão respostas da organização. Avaliar constantemente o ambiente interno e externo da organização e levantar os riscos e os pontos que podem ou não gerar a crise. Criar um plano tático emergencial, para cada caso diagnosticado e deixar uma nota reativa pronta. Não esquecer de avaliar cuidadosamente o efeito da crise sobre os diversos públicos que a organização interage. Avaliar cuidadosamente cada estratégia adotada. Comitê de crise Os integrantes têm a responsabilidade de analisar o macro e micro ambiente da organização trabalhando tanto para alertar sobre uma possível crise como devem, durante a crise, pensar em propostas para todas as ações que forem implantadas. Muitas vezes essas análises culminam numa reorganização da empresa e essas reorganização que pode ser tanto interna quanto externa. Essa análise deve ser feita com muito tato e cuidado, já que podem oferecer grandes prejuízos para as empresas e devem ser repassadas à cúpula da organização relacionadas ao macro e micro ambiente da organização. A gestão pré-crise o Apesar de existir diferentes tipos e origens de crise em todos os casos, os públicos esperarão respostas da organização. o Avaliar constantemente o ambiente interno e externo da organização e levantar os riscos e os pontos que podem ou não gerar a crise. o Criar um plano tático emergencial, para cada caso diagnosticado e deixar uma nota reativa pronta. o Não esquecer de avaliar cuidadosamente o efeito da crise sobre os diversos públicos que a organização interage e avaliar cuidadosamente cada estratégia adotada. Planos de Contingência - O plano de contingência não pode se resumir numa nota oficial. O planejamento de crise precisa ser pensando utilizando-se de inovação, criatividade, comprometimento e entrega. A estrutura dos comitês é composta por pessoas estratégicas de áreas diversas da organização. Profissionais que devem estar num comitê: Relações Públicas Agências de Publicidade Social Media Porta-Voz Advogados Especialista no assunto objeto da crise RH Atribuições do comitê de crise Realizar reuniões, avaliações, simulações e treinamentos esporádicos; Determinar participantes; Elaborar materiais de apoio, consulta, procedimentos; Definir a dimensão da crise, estratégia, mensagens, metas e ações dos membros do comitê; Decidir sobre as ações para a normalidade das demais operações não afetadas; Notificar orgãos/autoridades necessárias; Garantir o fluxo, atualidade e agilidade de informações sobre a empresa (para dentro e fora dela). Manter os principais executivos de fora do comitê informados; Executar o plano de ações/de gestão de crises; Realizar reunião diária de abertura e fechamento do dia, com pauta e ata; Monitorar a mídia e avaliar resultados parciais (financeiros, de imagem...) Fazer pesquisas/avaliações, realizar revisões e melhorias no plano de crise. Passo a Passo para criar um plano de contingência Condições para o sucesso do gerenciamento de crise AGILIDADE - TRANSPARÊNCIA - ESFORÇO PLANIFICADO - SINCRONIA NAS ESTRATÉGIAS DE COMUNICAÇÃO Administração da Crise Identifique o time que estará envolvido no plano. Estabeleça quem será o responsável por avaliar as situações e tomar as decisões. Quais as respostas para cada uma das situações levantadas. Quais os possíveis boatos podem surgir desta crise? Crie, antecipadamente, uma nota reativa. Identifique os porta-vozes. Cargos e áreas. Convoque um advogado para ler seu plano. Defina se para o caso haverá ou não coletiva de imprensa. Defina quais públicos serão comunicados e os respectivos meios de comunicação e as ações que serão tomada. Informe a previsão de resolução do caso com justificativas. O que é uma crise? Qualquer situação que escape do controle da organização e que ganhe visibilidade pública pode ser considerada uma crise. Exemplos: Alteração da rotina organizacional; Situação que afeta a credibilidade/imagem e traz prejuízos aos negócios da organização; Quando a empresa passa a ser o foco da atenção do público que questionam a competência administrativa e impõem a necessidade de comunicação rápida, precisa e eficiente. Tipos de crises: Tempestivas imprevisíveis, inesperadas. Crônicas se prolongam ao longo do tempo e as consequências são observadas nos atributos da credibilidade. Ciclotímica aparece e desaparece de maneira cíclica. Existe uma taxa de previsibilidade. Impactos da crise Patrimônio tangível composto pela estrutura física, equipamentos. É atingido por crises ambientais. Patrimônio intangível composto pela identidade e imagem e marca. Defesa: apresentação de contra-argumentos aos pontos. Ataque: revide aos dados. Busca de consenso/equilíbrio: procura de harmonia nas relações entre os atores envolvidos nos acontecimentos. Estática: deixar os fatos/informações fluírem sem dar satisfação às críticas. Definição de Postura O que devemos dizer? Roteirização das abordagens. A quem dizer? Públicos-alvo e suas especificidades. Como dizer? Escolha dos canais. Definição do posicionamento do discurso Buscar a via do diálogoexpor argumentos. Começar a responder pelo argumentos mais fortes. Usar todas as formas de defesa. Responder pela mídia, fazer articulações, dialogar com parceiros. Agir de maneira proativa e mostrar todos os lados das questões. Evitar lentidão ou passividade. É necessário responder a TUDO Estudar os mapas das denúncias e escolher o caminho que propicie a melhor e mais completa resposta. Sempre se colocar na posição do lado do ataque. Ex.: se colocar na posição de um jornalista. Há assuntos que não precisam ser debatidos exaustivamente. Saber identificar e minimizar. As respostas devem evitar debates, assuntos polêmicos. Princípios, Táticas e Estratégias Produzir textos simples de explicação e interpretação. Quanto mais conciso o argumento, menor será a polêmica. A mensagem deve contar um ponto chave muito forte de modo a funcionar como chamariz. Plano de Mensagem Convocar a mídia e mostrar disposição para esclarecer os fatos. Montar um esquema de informação que evite boatos. Não ser brincalhão. Evitar trapaças. Cuidado com a imagem de arrogância. Não exagerar na tentativa de diminuir o tamanho dos fatos. Plano Tático e comportamental Quando a crise acontecer Nunca cair na tentação de: • Mentir; • Esperar para agir só quando a situação ficar de fato relevante; • Envolver-se com esquema de corrupção. Suborno ou atividades ilícitas não são a saída; • Optar pelo silêncio; • Desqualificar um público insatisfeito; • Relatar aos poucos as informações. Se for possível, o melhor é contar tudo e depressa (assumir o controle da situação); • Falar sem antes saber de fato o que aconteceu. Se for o caso, declare à imprensa que você vai se informar e logo voltará a falar; • Comunicar as investigações e os dados hipotéticos. Diga apenas o que pode ser confirmado; • Cuidado com termos técnicos e evasivos. Assegure-se de estar sendo compreendido ao falar com a imprensa. • Não especule, não brinque, não subestime; • Nunca deixe a imprensa sem retorno; • Não se irrite ou tente desqualificar o jornalista ou qualquer outro público; Comunicar os membros do comitê e reuni-los. Definir a sala de crise, local que será definido todas as ações. Montar a equipe de atendimento. Garantir que a empresa mantenha sua rotina, a paralisação geral pode causar pânico; Designar uma pessoa para ser o porta-voz da empresa na situação; Avisar e manter contato direto com autoridades e órgãos vinculados à crise; Retirar espontaneamente os produtos e serviços com problemas. Suspender toda a propaganda da companhia, em respeito ao público. Definir a mensagem- chave de todo o plano. Ativar o plano de crise. Definir os canais de comunicação oficiais Quando a crise acontece – Viabilizar canais de comunicação para divulgação de comunicados e informações oficiais: Funcionários o mais comum é a intranet e os líderes. Acionistas é a extranet. Imprensa é a sala de imprensa virtual.(Maxpress ou Comunique-se) Vítimas e familiares. Deve-se disponibilizar um 0800 para prestar informações a parentes, vítimas, clientes etc. Demais públicos usar ponto de venda (se existir) as redes sociais (?) e pop up no site. Recomendação de ações Divulgar a lista de envolvidos em acidente em primeiro lugar para os parentes e só depois disso, para os demais públicos (se necessário). Caso haja vítimas, sobretudo fatais, dedicar toda atenção às famílias. Concentrá-las em um único local para evitar dispersão, exposição e informações distorcidas: Fornecer transporte, hospedagem, alimentação, assistência médica e psicológica especializada aos parentes; Garantir assistência religiosa e funeral às vítimas. Convocar uma coletiva de imprensa com o porta-voz e, dependendo das circunstâncias, ter a presença do presidente da empresa, bem como vice- presidentes ou diretores, a fim de esclarecer dúvidas sobre a situação; Se for o caso, assumir o erro, pedir desculpas e comprometer-se a sanar as falhas e prejuízos O Manual de Crise ◻ Material/instrumento prático, com o objetivo de padronizar procedimentos e ações previstas em relação a crises, e estabelecer direcionamento aos envolvidos com medidas preventivas, emergenciais e corretivas, em todas as etapas da crise. ◻ Apresentar o conceito de crise didaticamente; ◻ Conter dados dos membros do comitê de crise (nome completo, cargo, endereço físico e de e-mails, números de telefones para contato etc.); ◻ Contatos de públicos de interesse (governo, bombeiros, polícia, sindicatos, fornecedores, clientes, associações civis e possíveis apoios (hotéis, médicos etc.); ◻ Detalhar, o máximo possível, as variáveis de risco com seus respectivos fluxos de atuação/planos de ação; ◻ Fornecer modelos de documentos: cartas, e-mail, comunicados de imprensa, telegrama etc.; ◻ Outros dados considerados relevantes. Fato Relevante • Toda a empresa de capital aberto tem como função divulgar notas que são conhecidas como fato relevante. • Esses textos trazem informações, oficiais, que podem influenciar a decisão de acionistas e investidores como: grandes investimentos, novas aquisições, fusões, mudanças estratégicas que possam impactar os negócios e, consequentemente, os acionistas da empresa. • Fato Relevante é um instrumento de transparência e obrigatório para empresas de capital aberto. • Ele serve como um orientador, aos acionistas, sobre as decisões da empresa. • O assessor de comunicação, durante a crise, pode ter que escrever ou divulgar um fato relevante, caso haja a necessidade. O papel do AI na crise O assessor deve saber que uma crise altera a rotina de seu setor e as atividades rotineiras podem ficar em 2º plano; A comunicação com a mídia passa a ser controlada por instâncias de decisão superiores; Se a crise ocorrer fora da empresa provavelmente a imprensa chegará antes do assessor; O assessor não deve confirmar informações policiais ou de socorro; deve informar que a empresa ou órgão público irá apurar os fatos e confirmar o mais breve possível. Preparar press-releases, notas oficiais, comunicados, listas de perguntas e respostas, nomes das vítimas etc.; Agendar entrevistas e atender a imprensa; Monitorar a mídia, corrigir erros e acompanhar o andamento da assistência aos envolvidos (vítimas e familiares) ; Participar das reuniões do comitê de crise. O papel do porta-voz Não é recomendado que seja muito jovem. Deve ser capaz de enfrentar a situação desde o ponto de vista de físico, emocional e técnico, e deve inclusive estar preparado para o pior cenário possível; Deve saber expressar-se, ouvir, manter o foco, passar credibilidade ao falar, conhecer profundamente a empresa, manter-se calmo mesmo sob forte pressão e ter sido treinado para lidar com a imprensa; O ideal é que todas as informações sobre o problema sejam transmitidas à imprensa por uma única pessoa evitando que informações incorretas ou desencontradas sejam repassadas para a mídia; O papel do social media Monitore as redes e passe relatórios para a equipe de crise; Estar alinhado com as estratégias off line; Suspender os posts e conteúdo que estavam programados; Criar um espaço de perguntas e respostas e direcionar os usuários para este espaço; Nunca apagar posts. A gestão pós crise É necessário avaliar se a crise realmente passou. Para isso, os profissionais envolvidos devem responder diariamente, durante a crise, as seguintes perguntas: • Há questões ainda não respondidas? • Qual será a evolução do caso? • Há novas peças que poderão se juntar ao quebra-cabeça? Respondendo essas perguntas os profissionais saberão avaliar constantemente as ações implantadas e seus impactos, possibilitando uma avaliação sobre o fim ou não docaso. será que o Público esqueceu? Como lidar com o público após uma crise? – Promover as mudanças necessárias na empresa referentes a crise pela qual a empresa passou. – Fiscalizar os negócios constantemente para que o problema não aconteça novamente. – Envolver-se com conceitos de governança corporativa. – Divulgar as decisões judiciais, se houver, com transparência e veracidade. Preparar os funcionários para responder sobre a crise e seu andamento – Retomar as ações de comunicação e marketing. Para isso é necessário uma auditoria de opinião que identifique se a empresa superou a crise. • Caso os negócios tenham se enfraquecido, nunca promover uma mega liquidação. – Compartilhar com acionistas e investidores as decisões da empresa a fim de reconquistar a confiança e credibilidade. – Reflexões sobre Gerenciamento de Crise ◻ É necessário que a Comunicação seja integrada e que as ações de Publicidade e Propaganda e do Marketing não se sobreponham sobre o processo global da marca; ◻ Não pode haver equívocos ou tentativas é necessário agir com a verdade e transparência; ◻ Evitar o fake; ◻ Sempre envolver o jurídico e dividir com eles o comando da situação; ◻ Uma empresa hoje precisa ter atitude de marca, se posicionar diante de casos que são discutidos e parar de valorizar estigmas preconceituosos.