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AULA 2 ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA ESTRATÉGICA – PLANEJAMENTO, FERRAMENTAS E IMPLANTAÇÃO Profª Letícia Mirella Fischer Campos 2 TEMA 1 – PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Na primeira aula, falamos sobre planejamento em termos gerais, sua importância para as pessoas e, principalmente, para as organizações. Nesta aula, vamos nos aprofundar um pouco neste estudo e falaremos sobre o planejamento estratégico. Para isto, começaremos entendendo qual é o papel do planejamento e onde ele se insere nas organizações. O Planejamento é considerado uma das funções da administração, que são: Organização, Direção e Controle. Essa junção forma um ciclo conhecido como PODC. Figura 1 – Ciclo PODC Fonte: elaborado pela autora. Vamos entender rapidamente cada uma destas funções, que têm origem na Teoria Clássica da Administração. No primeiro momento, o Planejamento é a etapa na qual se determinam os objetivos da organização e definem-se os recursos (sejam eles humanos, tecnológicos, físicos ou financeiros) que serão necessários para atingi-los. Na Organização, é o momento de agrupar os objetivos de maneira lógica e otimizar os recursos; delegar as responsabilidades pelas tarefas; definir prazos e políticas adequadas para a conclusão dos objetivos propostos na etapa do Planejamento. A Direção é necessária para que se tenha uma visão holística do processo, que percebe e provê coordenação, integração e motivação dos envolvidos, assim como ajustes necessários, integração entre setores, resolução de possíveis Planejamento Organização Direção Controle 3 conflitos, entre outras ações necessárias para consolidar o que vem sendo desenvolvido nas etapas anteriores. A etapa de Controle é o momento de avaliação, de comparação do que está acontecendo com aquilo que havia sido previsto inicialmente no Planejamento. Neste momento, deve-se ponderar se o desempenho dos objetivos está satisfatório e se haverá continuidade para novas etapas e fases. Caso não, é preciso retomar o processo, aplicando medidas corretivas, revendo os objetivos ou os recursos destinados para este fim. Claro que tudo isso é um ciclo contínuo e ininterrupto, mas que, infelizmente, não acontece exatamente de maneira programada para as organizações. Imprevistos acontecem a todo o tempo e, por isso, elas precisam reorganizar seus objetivos, rever seu planejamento e mudar o curso durante todas as etapas, considerando a visão de seus gestores, principalmente no que tange às organizações públicas, que apresentam alterações significativas no perfil de gestão conforme o grupo que está no poder. A adequada divisão das tarefas, organização dos recursos e distribuição das responsabilidades, principalmente na primeira etapa do planejamento, possibilita que a administração tenha mais garantias e certeza da efetivação dos objetivos traçados. Para isso, é importante compreender todas as etapas do processo e as responsabilidades de cada um dos envolvidos. Assim, veremos o desmembramento do planejamento estratégico nesta aula. Saiba mais Leia mais em: . Acesso em: 07 maio 2019. 1.1 Diferenciação entre estratégico, tático e operacional Antes de continuarmos falando sobre o planejamento estratégico, gostaríamos de apresentar um breve esclarecimento sobre a diferença entre planejamento estratégico, tático e operacional. Talvez você já tenha algum conhecimento sobre isso, mas é bom evidenciar tais definições para não haver dúvidas. Quando falamos somente em planejamento, estamos tratando de qualquer forma de organização de ideias e objetivos que você mesmo pode fazer. O planejamento do seu dia, por exemplo. Já o planejamento estratégico consiste no planejamento realizado pela alta gestão da empresa e corresponde a uma visão 4 geral da organização. Ele é responsável pelo direcionamento da empresa no mercado e seus objetivos são traçados de maneira global, evolvendo colaboradores de todos os setores e níveis, além de agentes externos, como fornecedores, clientes, bancos, governo, sociedade. Normalmente, tem uma visão de médio e longo prazo. Os planos táticos são aqueles também chamados setoriais ou departamentais. O planejamento de um setor deve ser realizado com base no planejamento estratégico, pois os objetivos nele traçados devem estar em consonância com os objetivos estratégicos, porém são mais específicos a cada área. São responsáveis pela sua elaboração os gestores da área em colaboração com os funcionários técnicos. Temos, por exemplo, planejamentos dos departamentos de marketing, finanças, compras, recursos humanos etc. Da mesma forma, o planejamento de uma Prefeitura pode ser desmembrado em suas secretarias: Secretaria de Saúde, Educação, Esporte etc. Assim, conseguimos que todos tenham conhecimento dos objetivos gerais e trabalhem diretamente com os objetivos específicos dos seus setores, buscando atingi-los, para também concretizar o planejamento estratégico. No plano operacional se definem as atividades e os recursos que serão utilizados para a operacionalização dos objetivos estabelecidos nos planejamentos estratégico e tático. São de responsabilidade de pessoas específicas ou de áreas bem delimitadas, com responsabilidades programadas para o curto prazo, objetivando prover as necessidades para a realização dos demais objetivos sem atrasos, falhas ou custos não programados. 1.2 O que deve conter em um Planejamento Estratégico Já vimos, na primeira aula, que, para um bom planejamento, devem ser elaboradas a missão, a visão, os valores e os objetivos da organização. Também falamos sobre a importância da realização das análises interna e externa (SWOT), mas, para colocar um planejamento estratégico em operação, precisamos de mais alguns elementos a serem estipulados e detalhados, para que a organização se certifique de sua efetividade e dos resultados que trará. Vejamos, então, cada um destes elementos que devem ser pensados no planejamento estratégico. 5 1.2.1 Recursos Assim como a empresa detalha seus objetivos, ela deve proceder da mesma maneira com os recursos a serem empregados. São estes alguns dos recursos que devem ser detalhados no planejamento: Humanos – quem são as pessoas envolvidas, dirigentes e executores – para que fiquem claras as responsabilidades; Financeiros – qual é o orçamento para o próximo mês, semestre, ano. Quanto cada área pode gastar em investimentos, em capital, em equipamentos etc.; Tecnológicos – se será necessário desenvolver ou adquirir novas tecnologias para alguma atividade; se a tecnologia que hoje é utilizada é compatível com a da concorrência. 1.2.2 Meios de execução Precisam ser definidos os mecanismos ou procedimentos necessários para a execução das atividades previstas no planejamento estratégico. Muitas vezes, os objetivos podem não estar claros para quem os recebe ou necessitam de algum procedimento específico para a sua execução com o intuito de evitar possíveis problemas. Isso pode acontecer, por exemplo, quando existem objetivos dependentes de mais de uma área. Há a necessidade de definir prazos semelhantes para a conclusão das etapas convergentes para que não ocorram atrasos na conclusão. Esta instrução deve estar clara nos meios de execução, para que os responsáveis das áreas envolvidas possam repassar aos seus colaboradores as instruções corretas. 1.2.3 Mecanismos de controle É fundamental que o planejamento preveja etapas para o controle das operações. Vimos que o ciclo da gestão é formado pelas atividades de planejar – organizar – dirigir – controlar, pois o controle deve estar sempre presente no planejamento estratégico. Imagine se o planejamento é pensado para um horizonte de quatroanos (um mandato de governo), e só ao final percebe-se que nada foi realizado? Seria uma catástrofe! O planejamento é pensado para os 6 quatro anos de mandato, mas ele deve ter mecanismos que controlam as ações constantemente, de maneira que, quando algo se distancia do previsto, um alerta deve ser acionado para que seja possível retornar, ver o que está dando errado e tomar ações corretivas ou até mesmo rever o planejamento. TEMA 2 – PLANO DE AÇÃO – 5W2H Para que possamos operacionalizar tudo o que vimos até então no planejamento, precisamos de um plano de ação, pois colocar tudo no papel de maneira aleatória não trará benefício algum à organização. Uma das maneiras de organizar as informações, responsabilidades, prazos, objetivos etc. é por meio da elaboração de um documento chamado plano de ação, que pode assumir formato de planilha, esquema, tabela (o que for mais fácil e operacional para cada tipo de gestão). Uma das formas de apresentar o plano de ação é a utilização de uma ferramenta conhecida como 5W2H, que consiste em sete questionamentos feitos sobre os principais pontos pensados no planejamento e que, agora, podem ser organizados neste esquema. Vamos ver como funciona? Primeiramente, vamos explicar o que são as letras que compõem esta sigla. Os 5 W são as iniciais das palavras em inglês, cuja tradução está nos parênteses: What (o que deve ser feito); Why (por que deve ser feito); Where (onde será feito); When (quando será feito); Who (por quem será feito). E os 2H, da mesma forma, significam: How (como será feito); How much (quanto vai custar). Agora, como estas letras podem ajudar a organizar o seu plano de ação para a implantação do seu planejamento estratégico? Vamos usar alguns exemplos de objetivos fictícios definidos por uma prefeitura e desmembrá-los nestas questões. Você verá como fica muito mais fácil levantar a diagnosticar as informações para acompanhamento e análise dos gestores. 7 Exemplos de objetivos da prefeitura da Cidade X: Objetivo 1: Ampliar a capacidade de atendimento dos postos de saúde do município em 15% nos próximos 2 anos. Objetivo 2: Ampliar o sistema de transporte escolar para a zona rural. Objetivo 3: Reduzir os casos de dengue confirmados em 10% ao ano. Vamos agora realizar a organização das informações, de acordo com os 5W2H: Tabela 1 – Objetivos em 5W2H Objetivo 1 Objetivo 2 Objetivo 3 What (o que) Construir 2 postos de saúde Comprar um micro-ônibus escolar Diminuir os focos da larva do mosquito da dengue Why (por quê) Faltam postos nos bairros mais afastados Atualmente, existe uma van, mas o número de crianças aumentou Mais de 300 casos confirmados no último ano Where (onde) Bairro Popular e Pinheiro Zona rural norte Em todo o município When (quando) Maio/2020 e Junho/2021 Jan/2020 Meses de dezembro/março Who (quem) Secretaria de Saúde Secretaria Educação Vigilância Sanitária How (como) Existem recursos da Secretaria Estadual já repassados para este fim. Licitação Inspeção em residências e áreas abandonadas. Coleta de lixo mais frequente. How much (quanto) R$ 700.000,00 R$ 50.000,00 Sem custo. Fonte: A autora. 8 É perceptível como a separação por este método facilita a organização das informações, além de deixar claro quem são os responsáveis, os prazos e os custos. A partir daqui, são desmembrados os planos táticos e operacionais para as áreas, neste caso, para as secretarias e os departamentos da Prefeitura da Cidade X, que já distribuiria para seus funcionários as atividades e responsabilidades. TEMA 3 – MATRIZ GUT Já vimos que o 5W2H pode ajudar a Prefeitura da Cidade X a organizar todos os objetivos previstos no seu planejamento estratégico e distribuir as responsabilidades para as secretarias e demais departamentos de maneira adequada. Mas e se a secretaria tiver muitas atividades para realizar neste planejamento e ficar sobrecarregada? Será que, quando o prefeito elaborou seu planejamento, com base em suas promessas de campanha, convocou os secretários para participarem? Será que ele conhecia o real orçamento da prefeitura? Pois é... são muitos questionamentos. Então, precisamos saber como tais secretarias e demais instituições, sejam elas públicas ou privadas, podem se organizar para não ficarem sobrecarregadas e conseguirem atender aquilo que é prioritário. Uma das maneiras de distribuir prioritariamente as atividades é a utilização da matriz GUT, sigla para Gravidade, Urgência e Tendência. A matriz GUT também é considerada uma ferramenta de gestão da qualidade para resolução de problemas. Ela é muito fácil de ser aplicada no planejamento estratégico para priorizar ações de maior relevância ou que possam gerar menor impacto negativo, caso seja esta a opção desejada no momento de priorizar a escolha das atividades. A matriz funciona com a distribuição de uma pontuação de 1 a 5 para cada um dos elementos que a compõem, de acordo com a sua relevância. A Gravidade está diretamente relacionada ao impacto que uma decisão pode gerar. Por exemplo, digamos que uma empresa precise escolher apenas um destino para determinada verba, deixando, para uma nova remessa de recursos, a consolidação das demais atividades. Vamos a um exemplo: A Secretaria de Saúde do Município X recebeu apenas um recurso e precisa escolher entre comprar vacinas ou material de higiene bucal para os consultórios odontológicos municipais. O que gerará menos impacto na população? A resposta é óbvia! Não 9 que não sejam importantes os materiais de higiene bucal, mas eles podem esperar uma nova remessa de recursos sem que isso cause riscos à população. Nesse caso, as vacinas receberiam nota 5 e o material de higiene bucal, nota 2, por exemplo. Outro impacto que pode ocorrer é no custo. Digamos que, se determinado objetivo não for realizado no prazo, pode ocasionar uma multa, assim, ele também deve ser considerado como de alta gravidade. A Urgência está relacionada ao tempo. Voltemos ao exemplo do Planejamento Estratégico do Município X. Uma das ações do planejamento de uma Secretaria da Educação é a aquisição de material escolar para as todas as escolas do município. A Secretaria pode deixar para realizar a compra no mês de abril? Não é possível, só se for para o próximo ano letivo, pois as aulas já iniciaram. Deve existir uma programação de acordo com o calendário, respeitando também o impacto do tempo. Assim, dependendo do prazo em que estiver sendo feito este planejamento, deve ser estabelecida a nota da urgência. A Tendência refere-se ao potencial de crescimento do problema, caso nada se faça para resolvê-lo. Muitas vezes, aqueles problemas que não são considerados prioritários pelas gestões, que popularmente não “atraem votos”, são muitas vezes os que têm potencial baixo, porém que acabam progressivamente aumentando, até que, em alguma gestão, se tornam prioritários. O preço de não haver um planejamento preventivo gera um custo maior por ter de fazer reativo, mas falaremos desse assunto melhor no próximo tema, na análise de cenários. A matriz é montada e os valores são colocados de acordo com o estabelecido para cada um dos objetivos conflitantes. Ao final, é feita a multiplicação (G x U x T) e definida a prioridade, sendo o maior resultado o considerado mais importante. Segue um modelo simplificado encontrado na literatura de Matriz GUT, mas adaptado às decisões de atividades conflitantes para realizações dos objetivos e não problemas, como acontece na Gestão da Qualidade. 10 Tabela 2 – Matriz GUT Matriz GUT – Gravidade x Urgência x Tendência Objetivos/ Atividades Gravidade Urgência Tendência Prioridade Atividade 1 Atividade 2 Atividade n Fonte: Adaptado de Damazio(1998). Saiba mais Leia mais sobre o assunto em: . Acesso em: 7 maio 2019. TEMA 4 – PLANEJAMENTO POR CENÁRIOS O planejamento acontece no presente, mas tem direcionamento para o futuro. E para que isso aconteça, precisa-se entender, ou pelo menos, tentar entender, como será este futuro. Falamos já algumas vezes sobre a análise SWOT, fundamental para que, em uma análise externa, a organização compreenda quais são as oportunidades e ameaças que existem ao seu entorno. Uma análise complementar que ajuda a empresa nesta tarefa é a análise de cenários para a realização do planejamento. Cenários são “previsões que se baseiam em um conjunto de hipóteses que, para fins práticos, são aceitas como dadas”. (Tachizawa; Rezende, 2000, p. 150). Ou seja, são utilizadas previsões hipotéticas de como será o futuro para que, então, sejam determinados os objetivos, como se isso realmente fosse acontecer. Dessa forma, por exemplo, considera-se que o dólar terá determinada taxa de câmbio daqui há um ano, que a inflação será de x% e que o salário mínimo terá y% de reajuste. Isto é feito com base em dados históricos, com conjuntura econômica e política e entendimento de cenários nacional e internacional. A lógica é que assim aconteça e deve-se trabalhar com essa lógica, mas ter sempre uma “carta na manga”, caso algum imprevisto ocorra no meio do caminho. O modelo de Hill e Jones (2013, p. 25) demonstra exatamente isso, pois “envolve a formulação de planos baseados em cenários hipotéticos sobre o futuro”, mas deixa uma parte separada para, em caso de necessidade, essa mudança de direcionamento seja feita no planejamento. 11 Figura 2 – Planejamento modelo de Hill e Jones (2013) Fonte: Adaptado de Hill e Jones (2013, p. 26) Existem outros métodos para estudo de construção de cenários, mas eles fogem um pouco de nosso tema de planejamento, então apenas citaremos para conhecimento de quem tiver interesse em buscar mais informações: Modelagem dinâmica; Extrapolação de tendências temporais; Método de Peter Schwartz ou Método da Global Business Network (GBN); Método de previsão de cenários de Michel Godet; Análise Pestel; Julgamento de especialistas; Método de cenários de Michel Porter. Independentemente do método utilizado pelos gestores que elaboram o planejamento estratégico das organizações, há a necessidade de fazer estudos interno e externo sobre quais são os fatores e as variáveis que podem ser utilizados para esta análise de cenários. Vamos ver, no quadro abaixo, estes elementos organizados por Torres et al. (2013, p. 72). Identificar possíveis cenários Formular planos para lidar com esses possíveis cenários Investir em um plano, mas... colocar parte de suas fichas na preparação para outros cenários... trocar de estratégia casos os sinais indicares que outros cenários se tornaram mais prováveis 12 Quadro 1 – Aspectos e Variáveis utilizáveis para a análise de cenários Aspecto Variável Sociedade Tendências populacionais Mudança de preferência de clientes Economia Taxas de juros Taxas de câmbio Mudanças na renda pessoal real Fornecedores Mudanças nos custos de entrada Mudanças em suprimentos Mudanças no número de fornecedores Mercado Novos usos dos produtos Novos mercados Obsolescência de produtos Governo Novas regulações Novas prioridades Competição Novas tecnologias Novos concorrentes Mudanças nos preços praticados Novos produtos Fonte: Torres et al., 2013, p. 72. Saiba mais Leia mais em: e . Acesso em: 7 maio 2019. TEMA 5 – MODELO DAS CINCO FORÇAS DE PORTER As organizações no seu planejamento, utilizando como base a formação de cenários para compreender melhor o que as espera no futuro e não tentar minimizar os imprevistos que possam ocorrer, pode utilizar uma metodologia desenvolvida da década de 1980 por Michael Porter e conhecida como Modelo das Cinco Forças de Porter. Este modelo acredita que uma organização, independentemente do setor de atividades, está sujeita a cinco forças competitivas. 13 Figura 3 – Cinco forças de Porter Fonte: elaborado pela autora. O estudo destas forças permite às organizações compreender o poder que cada competidor tem no ambiente em que a empresa está inserida e qual é a sua fragilidade caso ocorram mudanças no cenário. Com o conhecimento dessas possíveis ameaças externas, a empresa pode estudar suas forças e fraquezas e procurar fortalecer aquilo que julgar necessário de maneira preventiva. Saiba mais Leia mais em: . Acesso em: 7 maio 2019. 5.1 Ameaça de novos concorrentes Esta primeira força analisa a facilidade ou dificuldade de um novo concorrente entrar em determinado mercado. Quanto mais complicado for esse ingresso, maior a possibilidade de ganhos e menor a concorrência, pois demandará muitos esforços e, talvez, muitos investimentos. Rivalidade entre os concorrentes Poder de negociação dos fornecedores Ameaça de produtos substitutos Poder de negociação dos compradores Ameaça de entrada de novos concorrentes 14 Algumas barreiras identificadas por Porter que dificultam a entrada de empresas em determinado mercado são: economias de escala, diferenciação do produto, necessidade de investimento, custos de troca, facilidade de acesso a canais de distribuição, desvantagens de custo e políticas públicas. 5.2 Ameaça de produtos substitutos A empresa precisa analisar qual a facilidade de o cliente substituir o produto ou serviço fornecido por ela por um de outro concorrente. Essa substituição pode acontecer por falta ocasional, por aumento de preço, por promoção do produto similar. A empresa precisa pensar em estratégias para fidelizar seu cliente e não ficar refém de perder seu mercado a cada mudança que possa acontecer e o cliente mudar de opção na hora de escolher o que comprará. Os objetivos devem ser pensados para estabelecer um planejamento duradouro, com clientes fiéis e possibilidades de crescimento moderadamente estáveis, por isso esta ameaça deve ser considerada e pensada seriamente no planejamento. 5.3 Poder de negociação dos fornecedores Este tipo de força é muito latente quando a empresa em questão é menor do que seus fornecedores ou quando existe apenas um ou um número muito restrito de fornecedores daquele produto na região. Isso fortalece a negociação para o lado dele, que, dotado de maior poder, consegue barganhar mais com os clientes que se sentem pressionados a aceitar condições de preços, prazos e outras exigências. Para isso, a empresa deve considerar uma consulta prévia ao fornecedor antes de estabelecer os prazos do seu planejamento, mas que estejam adequados a ele. 5.4 Poder de negociação dos compradores Da mesma forma que no mercado grandes fornecedores, podemos ter grandes compradores que ditam as regras do mercado. Nesse caso, os compradores são os detentores de poder de barganha por serem clientes de grandes volumes e que, se deixarem de comprar, podem gerar prejuízo para a 15 organização. Sabendo que detêm poder, muitas vezes acabam exigindo condições de pagamentos e prazos de entrega mais facilitados que outros compradores sem esse poder. 5.5 Rivalidade entre os concorrentes Em mercados altamente competitivos e com pouca diferenciação, a rivalidade tende a ser maior entre os concorrentes, o que acaba gerando guerras de preços, necessidade de altos investimentos em publicidade e disputas de poder que normalmente não se mantêm por muito tempo. Isso acaba gerando desgaste em todas as organizações que participam deste embate.O modelo ideal é buscar diferenciação, para que possa haver um distanciamento dos concorrentes. Mesmo que isso não ocorra no curto prazo, a empresa deve prever em seu planejamento a possibilidade de, aos poucos, desenvolver características únicas em seus produtos e serviços para que seja exclusiva. Finalizamos o conteúdo desta segunda aula, que teve como objetivo apresentar os principais conceitos sobre Planejamento Estratégico e algumas metodologias de sua aplicação, como os 5W2H, a Análise de cenários e o Modelo das cinco forças de Porter. 16 REFERÊNCIAS CAMPOS, L. M. F. Administração Estratégica: planejamento, ferramentas e implantação. Curitiba: InterSaberes, 2016. DAMAZIO, M. M.; AQUILANO, N. J.; CHASE, R. B. Fundamentos da Administração. Porto Alegre: Artmed, 2001. HILL, C. W. L.; JONES, G. R. O essencial da Administração Estratégica: casos reais e aplicação prática da teoria. São Paulo: Saraiva, 2013. TORRES, M. C. et al. Estratégias de empresas. Rio de Janeiro: FGV, 2013.