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AULA 4 ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA ESTRATÉGICA – PLANEJAMENTO, FERRAMENTAS E IMPLANTAÇÃO Profª Letícia Mirella Fischer Campos 2 TEMA 1 – IMPLANTAÇÃO DO PLANEJAMENTO Nas aulas anteriores, aprendemos sobre o planejamento e algumas das principais ferramentas utilizadas para a sua aplicação, e como realmente podemos colocar em prática o planejamento estratégico em uma organização. O segundo estágio da gestão estratégica, após a sua formulação, é a implementação – ou também chamada fase de execução. É neste momento em que todos os objetivos, a missão e a visão são colocados em prática e as táticas do plano estratégico serão transformadas em ações ou desempenho efetivo. Implementação é o processo que transforma estratégias e planos em ações para atingir objetivos e metas. O momento da implementação da estratégia é o estágio que exige participação de todos. Enquanto a formulação está principalmente nas mãos da equipe gestora, a implementação está direcionada à força de trabalho que executará o plano estratégico, com a gerência na liderança. Para que este processo ocorra de maneira satisfatória, considerando os principais fatores que envolvem o planejamento e sua gestão, algumas atitudes podem ser pensadas para a implementação da estratégia, como: • Designar uma equipe responsável: estas pessoas deverão garantir a implementação bem-sucedida de uma iniciativa específica, que pode ser um grupo de objetivos ou ações de um departamento, por exemplo. Pode ser também uma equipe responsável por supervisionar os demais colaboradores e acompanhar os prazos e realizações das atividades. Embora seja possível passar pela implementação sem criar um grupo específico e organizado para supervisionar os processos, pois gera um custo adicional à empresa, isso aumenta suas chances de sucesso. • Criar uma visão compartilhada entre todos os membros da equipe: é fundamental envolver as pessoas que implementarão a mudança desde a fase inicial de planejamento. Essa inclusão aumenta muito a adesão e o comprometimento que a equipe tem de realmente fazer o planejamento funcionar, pois faz parte dele. • Escolher um bom líder: esta pessoa deve ter o papel de motivar, capacitar e direcionar os membros da equipe ao longo do caminho. Deve incentivar a participação de todos, mas sua participação também deve ser ativa, servindo de exemplo aos demais. A comunicação aberta e honesta mantém os processos transparentes e colabora na geração de novas ideias. 3 • Criar um plano orientado à ação: independentemente do tamanho ou da duração prevista das metas e objetivos estabelecidos, a empresa deve procurar resolver um passo de cada vez. Resolver aquilo que está ao alcance no momento com foco no futuro. Se necessário, subdividir os objetivos em pequenas tarefas, designando para pessoas responsáveis, evitando estagnação e priorizando a ação. Precisamos ter em mente que a implementação é parte importante do processo de planejamento estratégico, e as organizações devem incorporar um processo específico para promover sua implantação com sucesso, prevendo políticas e comunicações claras direcionadas à força de trabalho em toda a organização. Qualquer atividade dentro dela, desde o planejamento estratégico até pequenas alterações de metas só terão condições de serem bem-sucedidas se tiverem a colaboração dos funcionários que se relacionam com os clientes, fornecedores e demais envolvidos. A falta de comunicação e envolvimento dos colaboradores no planejamento estratégico é um dos problemas que podem ocorrer na implementação, pois quando o funcionário não participou do planejamento pode não acreditar ou confiar em sua execução. Além desta falha, outras que podem acontecer são: • quando organizações não vinculam a estratégia ao orçamento – são atribuídos objetivos, mas não se sabe se existem recursos para atingi-los naquele espaço de tempo; • quando não há dedicação da alta administração na discussão e revisão da estratégia; • quando a comunicação da estratégia é falha e as pessoas não entendem o seu papel na execução. Veremos em detalhes estes problemas e outros que podem acontecer no último tema desta aula, quando abordaremos as limitações do planejamento. Para minimizarmos tais problemas, devemos estruturar alguns pontos básicos na implementação do planejamento estratégico. De acordo com Certo e Peter (1993), a implementação da estratégia deve incluir os seguintes estágios: • mensuração das alternativas para se implementar a nova estratégia; • análise das estruturas organizacionais que permeiam ou resistem à estratégia proposta; 4 • tradução da cultura e dos valores organizacionais e a forma como as pessoas afetam a organização; • seleção da abordagem mais apropriada às características da organização e avaliação dos resultados. A análise dos autores coloca em evidência a importância de se conhecer a organização, não apenas a estrutura, mas sua cultura e valores, para que se possa direcionar a implementação. Em uma organização com estrutura enxuta e flexível, com pessoas disponíveis a mudanças, é muito mais fácil implementar mudanças do que em uma estrutura rígida, verticalizada e com funcionários que não aceitam novas propostas. Por isso, é fundamental o conhecimento destes aspectos informais e de relacionamentos da organização. Colocar em prática o planejamento estratégico requer esforço de todas as esferas da organização, departamentos e colaboradores. Precisamos considerar alguns pontos fundamentais para que esta implementação tenha maiores chances de ser bem-sucedida e aconteça de acordo com o previsto no documento inicial. 1.1 Alocação de recursos Muitas empresas falham na implantação de seus planejamentos por não considerarem os recursos necessários. Já falamos sobre isso em outra aula, porém não custa repetir a importância de certificar-se de alocar recursos humanos, financeiros, tecnológicos etc. para cada etapa do planejamento. 1.2 Comunicação É fundamental comunicar claramente os requisitos do planejamento para toda a sua empresa. A empresa deve certificar-se de que todos entendam o planejamento de forma global e as contribuições e responsabilidades individuais. A comunicação deve acontecer nos dois sentidos, assim todos podem contribuir e ouvir as ideias e opiniões dos outros sobre os objetivos e conhecer diferentes perspectivas. Deve ser estimulada a participação dos funcionários sobre o plano de ação e como melhorar a implementação. 1.3 Importância das pessoas em todo o processo Falamos das pessoas como recursos humanos, mas sabemos que os funcionários de uma organização são muito mais do que isso, pois deles depende 5 todo o funcionamento, não apenas do planejamento, mas de toda a estrutura da empresa. Sem pessoas e sem equipes, podem ser investidos milhões em um planejamento que não será executado de maneira eficiente se não tiver sua adesão. Invista em lideranças, comprometa as pessoas em seu planejamento, pois somente com pessoas envolvidas e comprometidas com a realização das ações, existe grande chance de sucesso em qualquer ação. A empresa deve certificar-se de ter as pessoas certas para cada ação, ou seja, aquelas com as competências e habilidades necessárias para dar suporte e executar o planejamento. Para melhorar ainda mais estas competências, nos meses seguintes ao processo de planejamento, a empresa pode investir em capacitações e treinamentos, ou ainda externamente buscar novas contratações para incluir competências que ainda não possui e são demandadas pelo planejamento estratégico. Saiba mais Leia a respeito deste assunto no artigo disponível em: . TEMA 2 – CONTROLE E VERIFICAÇÃO Neste momento conseguimos colocar nosso planejamento em operação, utilizamos asferramentas apropriadas, alocamos recursos, nos preocupamos com a cultura, com o orçamento e com as pessoas envolvidas. Precisamos agora monitorar se tudo está ocorrendo conforme o planejado. Sabemos que isso precisa acontecer com determinada frequência, pois se a empresa deixar para verificar apenas ao final do período, muita coisa que poderia ser corrigida a tempo pode acabar virando um prejuízo agora irreparável. Como então estabelecemos este controle sem prejudicar as operações, sem deixar que as pessoas se sintam pressionadas ou ainda alocar ainda mais recursos em pessoas para esta função? Uma das maneiras de resolver isso é não tratar esta atividade como um controle, e sim como um programa de melhoria contínua. Assim, não precisará de um momento para que ele aconteça; pode ser feito frequentemente e por todas as pessoas envolvidas no processo. 6 A empresa necessita estabelecer um sistema de monitoramento de seu desempenho de forma contínua, com todos os participantes do processo realizando este acompanhamento. Esta deve ser a base para avaliar o progresso da implementação de estratégias e monitorar a realização dos resultados, se estão de acordo com o previsto em termos de prazos, recursos e efetividade. Devem ser definidos os indicadores também para medir o desempenho de cada funcionário, unidade, divisão ou departamento. Durante esta fase do planejamento, é fundamental que a empresa realize as atividades de controle e avaliação, a fim de tentar prevenir desvios, tomando medidas corretivas, caso necessárias, verificando com frequência os objetivos estabelecidos inicialmente. Segundo Oliveira (2004, p. 271), as funções de controle e avaliação do planejamento estratégico compreendem quatro fases: • estabelecimento de padrões de medida e avaliação; • medida dos desempenhos apresentados; • comparação do realizado com o esperado; • ações corretivas caso necessárias para ajustes. Ainda, Oliveira (2004, p. 276) apresenta que as revisões do planejamento estratégico, quanto à sua periodicidade, podem ser: • ocasionais: não têm programação definida, ocorrem quando alterações no ambiente e na empresa invalidam o previsto inicialmente, havendo assim a necessidade de revisão para atualização; • periódicas: são aquelas com periodicidade estabelecida no planejamento para comparar e acompanhar os indicadores de tempos em tempos e verificar se estão em conformidade com a realidade. 2.1 Ferramentas para controle e verificação Existem algumas ferramentas utilizadas na gestão de projetos e na produção que podem auxiliar no controle e verificação das atividades de implementação do planejamento estratégico, principalmente no que se refere ao prazo de suas conexões, ou seja, quais as atividades são interligadas a outras, o que poderia ocasionar um efeito cascata de algum problema, como atrasos e prejuízos. Vejamos duas ferramentas que são utilizadas com este objetivo. 7 Saiba mais Leia a respeito deste assunto no artigo disponível em: . 2.1.1 Gráfico de Gantt O gráfico ou diagrama de Gantt é um gráfico de barras que funciona como uma espécie de linha do tempo, em que à medida que a empresa inicia a execução das atividades pode auxiliar no acompanhamento do progresso das tarefas individuais, ver relacionamentos e dependências entre as tarefas e identificar tarefas críticas ou de risco. Além do MS Project da Microsoft, existem muitos programas de software que permitem criar esses gráficos online. Crédito: M.STASY/SHUTTERSTOCK 2.1.2 Gráfico PERT O gráfico PERT (Program Evaluation and Review Technique), ou Programa de Avaliação de Programa e Revisão Técnica, é utilizado para prever a duração do projeto criando também uma linha do tempo para tarefas individuais e identificando tarefas dependentes. O PERT estipula três horários separados – o mais curto possível, o mais provável e o mais longo possível. Esta definição faz com que a empresa se mantenha flexível em seu planejamento, pois considera no cronograma fatores que inevitavelmente podem ocorrer durante a implementação, levando a um adiantamento ou atraso no projeto. 8 Crédito: ASTEPHAN/SHUTTERSTOCK TEMA 3 – A EFETIVIDADE DO PLANEJAMENTO A eficácia da implementação das estratégias é refletida no desempenho da empresa, que pode ser medido em termos de lucratividade, melhores processos internos de negócios, crescimento, eficiência, satisfação do cliente, desempenho ambiental, desempenho social, satisfação dos funcionários, entre outros. Podemos monitorar o planejamento e verificar se está saindo de acordo com o previsto, mas será que esse monitoramento é eficaz para acompanharmos nosso desempenho? Muitos fatores envolvem a organização e seu planejamento, como já vimos anteriormente, então precisamos de um modelo que considere uma abordagem mais ampla para analisarmos a efetividade do planejamento estratégico. Kaplan e Norton (2001) afirmam que aproximadamente 70% das falhas na implementação da estratégia são devidas à má execução, e não à própria estratégia. Eles estabeleceram ferramentas de medição imprecisas como uma das principais causas de falhas de execução. O Modelo 7S de McKinsey é uma ferramenta que analisa sete elementos- chave internos: estratégia, estrutura, sistemas, valores compartilhados, estilo, equipe e habilidades, a fim de identificar se eles estão efetivamente alinhados e permitem que a organização atinja seus objetivos propostos no planejamento. O modelo mostra interconexões entre as variáveis e como elas facilitam a mudança e o progresso organizacional, isto é, como elas afetam a capacidade da empresa de implementar as estratégias formuladas (Kaplan, 2005). Segundo Robbins (2006), o modelo 7S resume os fatores fundamentais que os gestores organizacionais precisam considerar para a implementação de uma estratégia de sucesso. Desta maneira, o modelo pode ser usado para ajudar 9 a identificar o que precisa ser realinhado para melhorar o desempenho ou se é necessária alguma alteração ou adequação no planejamento. Qualquer que seja o tipo de mudança no planejamento inicial – reestruturação, novos processos, fusão, mudança de sistema, de liderança etc. – o modelo pode ser usado para entender como os elementos organizacionais estão inter-relacionados e, assim, considerar possíveis impactos das mudanças em outras áreas e tentar controlá-los sem afetar toda a empresa. E quais seriam estes sete elementos ou 7S? Vejamos na imagem a seguir e vamos conhecer cada um deles. Crédito: NANALINE/SHUTTERSTOCK 3.1 Estratégia Uma estratégia sólida é aquela claramente articulada, de longo prazo, que ajuda a obter vantagem competitiva e é reforçada por forte visão, missão e valores. É difícil dizer se essa estratégia está bem alinhada com outros elementos quando analisada isoladamente, então, a chave no modelo 7S não é olhar para a sua empresa para encontrar a grande estratégia, estrutura, sistemas etc., mas para verificar se ela está alinhada com os outros seis elementos. 10 3.2 Estrutura Mostra como a organização está estruturada hierarquicamente dentro de um organograma. Representa a forma como as divisões e unidades de negócios são organizadas e inclui as informações de quem são os responsáveis por cada setor. É um dos elementos mais visíveis e fáceis de alterar do modelo. 3.3 Sistemas As atividades e procedimentos diários em que os membros da equipe se envolvem para realizar o trabalho e como as decisões são tomadas. Os sistemas são a área da empresa que determina como os negócios são feitos e deve ser o foco principal dos gerentes durante a mudança organizacional. 3.4 Valores compartilhados Normas e padrões que orientam o comportamento dos funcionários e açõesda empresa, evidenciados na cultura corporativa e na ética geral do trabalho. 3.5 Estilo Representa o estilo de gerenciamento dos líderes da empresa; como eles interagem com os colaboradores, quais ações executam e sua importância na organização. Segundo Chiavenato (2012), os principais estilos de liderança são: autocrático (impõe suas ideias, sem a participação do grupo); liberal (quando o líder delega totalmente a responsabilidade aos seus liderados) e democrático (seria o estilo ideal, que orienta o grupo e incentiva a participação de todos). 3.6 Equipe Quem são os atuais funcionários e quantos são necessários para implementar o planejamento. Além da quantidade de pessoas, também é preciso decidir como serão recrutados, treinados, motivados e recompensados. 3.7 Habilidades As habilidades e competências reais dos funcionários que trabalham para a empresa. Durante a mudança organizacional, muitas vezes questiona-se quais 11 habilidades a empresa realmente precisará para reforçar sua nova estratégia ou estrutura. Saiba mais Leia a respeito deste assunto no artigo disponível em: . TEMA 4 – VANTAGENS DE SE CONSTRUIR UM BOM PLANEJAMENTO O planejamento em uma organização, seja ela pública ou privada, certamente promove maior segurança para aqueles que fazem a gestão como para os que são responsáveis pela execução das atividades. Se o planejamento estiver em sintonia com a realidade, o ambiente interno e externo, as competências da empresa, as perspectivas de mercado, as condições e recursos da organização, fica muito menos complexo o cotidiano das operações, pois se conhece o norte e quais os caminhos para chegar até ele. Um bom planejamento promove senso de direção, pois sem a construção de planos e metas realistas, alinhados com a visão e a missão, as organizações simplesmente reagem às ocorrências diárias sem considerar o que acontecerá a longo prazo. Com conhecimento, a organização pode crescer, avaliar seu sucesso, compensar seus funcionários e estabelecer limites para tomadas de decisões eficientes. O bom planejamento organiza os objetivos de maneira clara, colocando responsabilidades e divisão de tarefas e trazendo ordem, racionalidade e segurança à organização. Ele mantém as pessoas com foco nos resultados esperados e cada um sabe suas obrigações e também as dos demais, evitando favorecimentos e mal-entendidos. Além disso, manter a visão do objetivo também motiva os funcionários. Podemos também trazer como vantagem o fato de que estabelece uma base para o trabalho em equipe, pois alguns grupos somente trabalham em projetos conjuntos quando entendem esta contribuição para o todo. Sem esta visão global, algumas equipes poderiam ser rivais; quando compreendem o aspecto estratégico podem agir de maneira mais cooperativa, trazendo novas ideias e gerando motivação. 12 Quando se preveem cenários, o planejamento tem a vantagem de colaborar na antecipação de problemas e lidar com mudanças que possam acontecer no futuro. Também se destinam investimentos e recursos adequados ao que se espera de cada produto ou unidade de negócios no futuro, pois se conhece a realidade. Compreender problemas em potencial ajuda a minimizar os erros e reduzir as “surpresas” que inevitavelmente ocorrem, assim como aproveitar oportunidades antes dos demais gera vantagem competitiva. O planejamento estratégico fornece informações para avaliar riscos e estruturar estratégias para minimizá-los e investir em oportunidades de negócios seguros. As chances de cometer erros e escolher objetivos e estratégias erradas são reduzidas. E isto pode ser a diferença entre ser proativo e reativo às mudanças. A empresa pode ficar na defensiva e sempre se posicionar em segundo lugar quando percebe uma oportunidade, pois não tinha dado a importância de fazer a previsão de algum acontecimento. Ou pode colocar-se na liderança e buscar ser a pioneira em seu segmento se compreender antecipadamente quais as oportunidades nos cenários futuros. Um bom planejamento fornece diretrizes para tomadas de decisão. Um planejamento bem elaborado permite aos gestores compreender o melhor momento para implementar mudanças, desenvolver novas campanhas e lançar novos produtos. Com base nas ferramentas do planejamento, os gestores possuem subsídios para tomarem decisões com fundamentos. O planejamento permite que os gerentes e funcionários compreendam os cenários atuais e futuros e possam estabelecer prioridades e cronogramas mais alinhados com a missão e visão da empresa. Permite que a empresa reflita sobre seus pontos fortes e fracos. Muitas vezes na correria do dia a dia, as empresas normalmente percebem apenas aquilo que têm de melhor e acabam deixando suas dificuldades para outra ocasião, em que estiverem menos ocupados, mas este momento quase nunca chega, ou chega tarde demais. Quando a organização realiza a análise SWOT, ela se vê exposta em suas fraquezas internas e precisa trabalhar com elas. Pode ser desconfortável inicialmente, mas nada melhor do que eliminar de uma vez e corrigir aquilo que não está bom, pois somente assim ficará mais fortalecida para novos desafios e aproveitar as oportunidades que aparecerão. Estabelece métricas para a empresa. Com base em um bom planejamento, a empresa pode periodicamente rever seus objetivos e diretrizes e refletir se está 13 na direção certa. Assim, fica mais fácil a medição e a análise se a empresa está indo bem ou não. As métricas e o monitoramento realizado durante o planejamento medem o progresso (ou a falta dele) ao longo do percurso, permitindo acompanhamento e tomadas de decisões mais claras e assertivas. Apresenta de maneira clara o orçamento e a gestão dos recursos. Principalmente para os órgãos públicos, esta é uma vantagem que um bom planejamento fornece em termos de confiabilidade. Se um gestor apresenta seu planejamento para os próximos anos, vinculando objetivos a serem cumpridos com alocação de recursos (financeiros, humanos, tecnológicos etc.), as pessoas conseguem analisar a coerência e acompanhar sua execução e concretização. Um bom planejamento deve ser claro e coerente entre suas propostas e recursos previstos. Saiba mais Leia a respeito deste assunto no artigo disponível em: . TEMA 5 – LIMITAÇÕES DO PLANEJAMENTO Embora tenhamos visto que o planejamento traz diversas vantagens e benefícios para as organizações, ainda existem alguns aspectos limitantes em seu desenvolvimento e implementação. Isto pode acontecer desde a fase inicial, por sua organização não ter envolvido as pessoas, ou não ter envolvido as pessoas certas com medo de que pudessem prejudicar o planejamento, ou ainda por questões orçamentárias, como já vimos, quando se deixa de prever ou subestimam-se os recursos necessários para a execução. O planejamento estratégico inclui vários tipos de processos contínuos que verificam diversos fatores, como os ambientes internos e externos, objetivos de longo e curto prazo, controle dos recursos da empresa e a estrutura organizacional. Esse é um processo demorado porque uma alteração em um componente pode afetar todos os demais. É um processo que geralmente leva tempo em todas as suas etapas, desde a concepção até a implementação e exige muita dedicação, tempo, conhecimento, treinamento e experiência da administração. Os gerentes encarregados de seu desenvolvimento devem ter habilidades necessárias para esta tarefa. Não apenas competências técnicas sobre os temas presentes nos objetivos, mas também 14 competências humanas para envolver as pessoas certas e motivá-las a fazer parte da equipe. Precisam liderar e coordenar diversos fatores paraconseguir estabelecer os objetivos, metas e indicadores para o planejamento. A má comunicação interna é um grande fator de risco em qualquer atividade, inclusive no planejamento estratégico. Cabe à equipe de gestores comunicar a missão e os objetivos organizacionais a todos os membros da força de trabalho, e também fazê-los entender a estratégia e o papel específico de cada um em como ela será realizada. Se as unidades de negócios em diferentes níveis (estratégico, tático e operacional) não forem coordenadas, isso poderá criar problemas para a implementação efetiva do planejamento. Os gerentes devem continuamente desenvolver e melhorar as sinergias entre funcionários de todos os níveis para garantir a adesão e angariar apoio aos objetivos e missão da empresa. A estratégia está desconectada de aspectos cruciais do negócio, como alocação de recursos, gestão financeira e outras questões orçamentárias, e se não houver vínculo entre essas atividades e as estratégias, não há como implementá-las de maneira eficaz. Esta é uma questão que deve ser abordada no estágio de formulação da estratégia. Devido à integração de diferentes departamentos e setores em um planejamento estratégico, diferentes funções podem precisar de aprovação ou confirmação de outras funções antes de agir. O planejamento pode ser prejudicado quando recebe pouca atenção da administração. Com frequência, proprietários, gerentes e supervisores ficam muito envolvidos nas operações cotidianas da empresa e acabam negligenciando tempo para o plano estratégico. Ou ainda pode ocorrer o oposto, que também é crítico para a organização, quando os gerentes gastam muito tempo preparando, pesquisando e comunicando o planejamento estratégico, deixando de lado as operações do dia a dia e impactando negativamente os negócios. Estes fatores podem acontecer porque o planejamento estratégico acaba agregando mais despesas a uma organização e pode haver necessidade de contratação de pessoal para a elaboração do planejamento, caso os gestores atuais já estejam demasiado comprometidos com suas atividades. Também a empresa precisa investir tempo e recursos financeiros para a realização de análise de ambientes externos e internos e algumas ferramentas devem ser projetadas para implementar adequadamente o processo de planejamento estratégico. 15 O processo é muito complexo, pois consiste em várias etapas conectadas entre si e que devem ser constantemente ajustadas. Alguns fatores inesperados podem ocasionar mudanças da estratégia, o que também demanda recursos, pessoas e tempo para cada um destes ajustes e verificações. Mesmo com estes fatores considerados limitantes, as organizações não podem deixar de realizar o planejamento, pois sem ele é praticamente impossível sobreviver em um mercado competitivo e com mudanças econômicas e sociais. As entidades públicas devem se preocupar especialmente com o planejamento, e na próxima aula falaremos exclusivamente sobre este tema, pois existem planejamentos e planos específicos que devem ser atendidos pelas empresas estatais e demais órgãos públicos respeitando a legislação pertinente. Saiba mais Leia a respeito deste assunto no artigo disponível em: . 16 REFERÊNCIAS CERTO, S.; PETER, J. P. Administração estratégica: planejamento e implementação da estratégia. São Paulo: Makron Books, 1993. CHIAVENATO, I. Administração geral e pública. Barueri: Manole, 2012. KAPLAN, R.; NORTON, D. P. Organização orientada para a estratégia. Rio de Janeiro: Campus, 2001. KAPLAN, R. Show the balanced scorecard complements the McKinsey 7’s model. Strategy and leadership; 2005. Disponível em: . Acesso em: 17 abr. 2019. OLIVEIRA, D. P. R. Planejamento estratégico: conceitos, metodologia e práticas. São Paulo: Atlas, 2004. ROBBINS, S. P. Administração: mudanças e perspectivas. São Paulo: Saraiva, 2000.