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COMUNICAÇÃO OFICIAL 
 
 
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Comunicação Oficial 
A Comunicação Oficial estabeleceu-se como forma de registrar, analisar, avaliar, controlar e dinamizar 
diferentes processos e procedimentos da Administração Pública, permitindo que diversos segmentos 
atuem de forma harmoniosa, dando continuidade a planos e projetos e mantendo a memória da 
organização. 
Apresenta, como único emissor, o Serviço Público, representado por diferentes setores, e, como 
receptor, o próprio Serviço Público (quando as informações são dirigidas de um órgão a outro) ou o 
conjunto de cidadãos ou instituições (o público). 
Abrange tanto a produção escrita (atos administrativos, comunicações oficiais e atos normativos), 
divulgada ou publicada em meio competente, quanto a produção oral (palestras, reuniões, congressos, 
entrevistas e videoconferências), a cada dia mais valorizada em função dos princípios da moderna 
Administração Pública. 
Quanto ao direcionamento e fluxo da informação, pode ocorrer a comunicação horizontal, transmitida 
por pessoas ou unidades de mesmo nível, a comunicação descendente, do nível superior para o 
inferior, e a comunicação ascendente, do nível inferior para o superior. Veiculada, interna ou 
externamente, a Comunicação Oficial precisa adequar-se, ainda, a critérios e normas de documentação 
e publicação, com o objetivo de padronizar a produção textual no âmbito do Serviço Público. 
Como decorrência do contexto da Administração Pública, deve caracterizar-se pela impessoalidade, 
clareza, concisão, correção, formalidade e uniformidade que garantem a compreensão da mensagem 
oficial. 
O respeito a esses critérios visa a construir uma imagem institucional, identificável na formatação dos 
documentos e no tratamento criterioso da informação. 
A padronização não se deve ser confundida, no entanto, com modelos fixos de mensagens que acabam 
limitando o processo de elaboração textual e enrijecendo a expressão. 
Como o assunto é de interesse institucional, existe, ainda, um natural restrição do universo temático 
das Comunicações Oficiais. A neutralidade surge, assim, como conseqüência, já que as mensagens 
são emitidas em nome do Serviço Público, por seus legítimos representantes. Mesmo quando as 
informações dependem de uma avaliação técnica ou jurídica, as opiniões devem ser fundamentadas 
criteriosamente, com base no conhecimento específico aplicado ao contexto público, observando-se os 
princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência, apontados no art. 37 da 
Constituição Federal. 
Apesar de a formalidade e a padronização constituírem requisitos indispensáveis à uniformização dos 
atos oficiais, facilitando a comunicação administrativa, ao estabelecerem parâmetros de formatação, 
critérios de hierarquia e definição de canais adequados à expressão de fatos circunstanciados em que 
se baseiam os agentes públicos no desempenho de suas funções, a Comunicação Oficial não se 
restringe a esses conceitos. 
Como o texto no contexto público é destinado a informar, acompanhar, controlar e dinamizar as funções 
administrativas, é fundamental programar-se para um exercício consciente e apropriado, em que 
formatos e padrões constituem, apenas, um dos lados da questão. Diante dos desafios apresentados 
na atualidade, cumpre desenvolver, paralelamente, uma visão crítica, capaz de expor idéias, propor 
soluções e atingir resultados. 
A redação oficial é a forma como o Poder Público redige atos normativos e comunicações. 
 
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Na última postagem do Comunicação e Tendências, Maria Alana Brinker falou sobre concursos 
públicos (clique aqui e confira o post). Logo comecei a pensar na minha coluna aqui no blog. Afinal, 
todos os concursos avaliam a Língua Portuguesa. Só que, mais que isso, alguns concursos avaliam 
conhecimentos específicos que exigem habilidades com o idioma. E não estou falando das redações, 
que ocorrem em milhares de processos seletivos. 
Em alguns casos, os conhecimentos específicos versam sobre teorias já estudadas nas cadeiras de 
Comunicação, mesmo quando as vagas são para graduados em qualquer curso superior. E aí? Será 
que temos alguma vantagem nisso? Depende da sua memória… Você ainda lembra com facilidade 
dos ensinamentos da sala de aula, lá das disciplinas de Língua Portuguesa, de Linguagem Jornalística, 
ou de Comunicação Empresarial? O lado negativo é que o conhecimento do idioma exige esforço, e 
não bastam algumas aulas na graduação ou na pós. O lado positivo é que, invariavelmente, se você já 
viu o conteúdo antes e se dedicou a estudar durante o curso, a matéria será menos complicada para 
você. Vejamos um exemplo… 
No início de 2013, houve concurso para o Ministério da Cultura. As vagas eram para graduados em 
Ciências Humanas ou Sociais. Entre os assuntos sobre Língua Portuguesa listados no edital, além de 
todos aqueles que estão na gramática (formação de palavras, sintaxe, pontuação, etc.), havia o assunto 
“redação oficial”. Sobre redação oficial, a Presidência da República disponibiliza um manual em PDF de 
138 páginas. É muita coisa para absorver diante de tantos outros assuntos para estudar, então é melhor 
nem comentar os itens do edital que falavam sobre Direito. Já dá para imaginar que não eram poucos, 
e o nosso assunto aqui é Língua Portuguesa… 
A redação oficial é a forma como o Poder Público redige atos normativos e comunicações. Possui suas 
regras específicas, entretanto, muitas delas já são do nosso conhecimento, adquiridas nos tempos de 
estudante. Vejam que ela deve ser redigida com impessoalidade, uso do padrão culto da língua, 
clareza, concisão, formalidade e uniformidade. Quanta coisa! Mas vejam que esses assuntos nós já 
estudamos antes, então é mais fácil. Lembrem-se dos professores que ensinaram a redigir releases; o 
que eles disseram mesmo? Objetividade, norma culta, concisão, etc. 
Além disso, o manual fala sobre “comunicador”, “receptor”, “conjunto dos cidadãos”, expressões que a 
gente já conhece das aulas de Teorias da Comunicação. E, finalmente, uma conclusão interessante: a 
finalidade básica da redação oficial é comunicar. Assim, qualquer forma particular ou pessoal de redigir 
não é admitida. 
O segundo capítulo do Manual de Redação da Presidência da República versa sobre as comunicações 
oficiais. Fala dos pronomes de tratamento relacionados a cada cargo público. Em seguida, trata das 
correspondências. Sim, são as mesmas correspondências que a professora Cleuza Cesca explica no 
seu livro Comunicação Dirigida Escrita na Empresa, especificamente o ofício. Vejam o que Cesca diz 
no livro sobre o ofício: “É quase que exclusivamente utilizado no serviço público, na comunicação entre 
chefias e com o público externo. Na empresa privada, só é usado quando for dirigir-se ao serviço 
público”. Cesca faz a ressalva de que como o texto do ofício é geralmente dirigido a autoridades, é 
necessário observar os pronomes de tratamento adequados a cada cargo. 
A estrutura do ofício é semelhante à de qualquer correspondência, com as suas peculiaridades: 
Tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede. Exemplo: Of.123/2002-MME; 
Local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita. Exemplo: Salvador, 10 de 
junho de 2013; 
Assunto: resumo do teor do documento. Exemplo: Necessidade de aquisição de novos computadores; 
Destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação; 
Texto: composto de introdução, desenvolvimento e conclusão; 
Fecho: tem a finalidade de saudar o destinatário. Exemplo: Respeitosamente, (para autoridades 
superiores) ou atenciosamente, (para autoridades de mesma hierarquia ou hierarquia inferior); 
Assinatura do autor da comunicação; 
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Identificação do signatário: exibe o nome e o cargo da autoridade que expede o ofício. 
Tratando em minúcias, o exemplo que trouxe é apenas um itemde um assunto do edital de um concurso 
específico. E é verdade que qualquer concurso público exige do candidato um conhecimento quase 
enciclopédico. É verdade também que, na maioria das vezes, a avaliação aprova aquele que decorou 
mais, como vimos no último texto do Comunicação e Tendências. Ou seja, a aprovação em um 
concurso público exige muitas e muitas horas de estudo e decoreba. 
Primeiro, a utilidade de entender sobre as comunicações oficiais é teórica, uma necessidade para 
aumentar as chances de acertar as questões da prova. Depois, prática, para aqueles que precisarão 
dominar os macetes da redação para o exercício da função no cargo público. Não havendo aprovação, 
por sua vez, é reconfortante pensar que o conhecimento adquirido não se perde. Mesmo que você não 
passe no primeiro, no segundo, ou no terceiro concurso, alguma coisa você aprenderá nesta trajetória. 
Até que, se não desistir de estudar e continuar tentando, você conseguirá uma vaga e a sonhada 
estabilidade. O bom é saber que, quando isso acontecer, será por merecimento. E, afinal, conhecimento 
nunca é demais. Bons estudos! 
Espécies de Documentos 
Ata - modalidade de documento oficial em que um resumo é feito em um livro específico, sobre os fatos 
mais importantes ocorridos em uma assembleia, reunião ou sessão. 
Atestado - modalidade de documento oficial em que uma pessoa atesta algo em favor de outra, firmado 
veracidade acerca de algum fato. 
Aviso - modalidade de comunicação oficial expedida exclusivamente por Ministros de Estados para 
autoridades da mesma hierarquia. 
Carta - modalidade de comunicação oficial de órgãos públicos para outrem em situações não-
cerimoniosas. Tem sido substituída pelo Ofício. 
Certidão - modalidade de documento oficial emanado de autoridade pública fornecida ao interessado 
atestando fatos verificados de acordo com registros em livros, processos ou documentos das 
repartições públicas. 
Circular - modalidade de comunicação oficial multidirecional, ou seja, vários destinatários, escrita 
muitas vezes por ofício, carta ou memorando, sendo identificadas como ofício-circular, carta-circular ou 
memorando-circular. 
Decreto - atos administrativos expedido por um dos três poderes, competência exclusiva do Chefes do 
Executivo, Legislativo ou Judiciário, destinados a prover situações gerais ou individuais, abstratamente 
previstas, de modo expresso ou implícito na lei. Quando pelo Executivo, é assinado pelo Presidente da 
República, Governadores dos Estados ou Prefeitos. Quando pelo Legislativo, está sujeito à 
promulgação do Presidente do Senado Federal na regulação de matérias de competência exclusiva 
Congresso Nacional. Se pelo Judiciário, pelos magistrados e juízes no caso das sentenças judiciais. 
Decreto-Lei - norma administrativa com efeito de lei, expedido pelo poder executivo quando o 
legislativo estiver com poder suspenso. 
Despachos - modalidade de comunicação oficial de autoridades sobre assuntos de competência, 
submetidos a sua apreciação em autos ou papéis administrativos. 
Edital - modalidade de documento de acesso público de ordem oficial. Exemplo: edital de um concurso 
público contém todas as regras e normativos do certame. 
Exposição de Motivos - modalidade de comunicação oficial em que o Vice-Presidente da República, 
Ministros de Estados ou dirigentes de órgãos se dirige ao Presidente da República, expondo fatos que 
justifiquem necessidades de medidas ou providências para a solução de problemas. Por exemplo, 
proposição de projeto de ato normativo, medidas ou comunicação de determinado assunto. 
Lei - norma ou conjunto de normas jurídicas, emanada pelas autoridades competentes, com efeito de 
obrigatoriedade onde se cria, extingue ou modifica direito. 
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Memorando - modalidade de comunicação oficial interna entre unidades administrativas de um órgão. 
Possui agilidade em sua tramitação e simplicidade em procedimentos burocráticos. 
Mensagem - modalidade de comunicação oficial trocada entre os Chefes dos Três Poderes (Executivo, 
Legislativo e Judiciário). 
Notas - modalidade de comunicação oficial entre o Ministério das Relações Exteriores e as 
Representações Diplomáticas. 
Ofício - modalidade de comunicação oficial trocada entre autoridades. 
Ordem de Serviço - modalidade de documento oficial autorizando a execução de algum serviço por 
órgãos públicos subordinados ou servidores dos mesmos. 
Portaria - ato administrativo expedido por autoridade pública por meio do qual instruções são dadas 
para a execução de um serviço, uma lei, regulamento, nomeação, demissão ou medida disciplinar. 
Regimento - conjunto de princípios ou normas que estabelecem o funcionamento interno de um órgão 
público ou repartição. 
Regulamento - conjunto de normas ou regras estabelecidas de forma organizada para a execução de 
uma lei. 
Relatório - modalidade de comunicação oficial contendo um conjunto de informações expondo o 
desenvolvimento de algum serviço à autoridades superiores. 
Requerimento - modalidade de comunicação oficial em que solicitações ou pedidos são feitos a órgãos 
públicos ou autoridades competentes. 
 
O que é Gestão Documental? 
Gestão Documental é um conjunto de normas, procedimentos e métodos de trabalho que permitem a 
tramitação, produção, avaliação, uso e arquivamento de documentos oficiais. Suas principais funções 
são: fornecer evidências, condução transparente das atividades e controle de informações. 
Relativa à Gestão Documental, a Constituição Federal prevê, em seu Artigo 216, Parágrafo 2º: 
§ 2º - Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as 
providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. 
Origem e Objetivos da Gestão Documental 
Considerando-se as exigências do amplo acesso às informações do governo, e com a prioridade de se 
racionalizar e simplificar esse procedimento, algumas normas foram estabelecidas para que garantisse 
agilidade e precisão na recuperação de documentos e eliminação daqueles cujos valores estivessem 
esgotados. 
Para isso, parâmetros técnicos de gestão documental foram determinados para a produção, tramitação, 
avaliação, uso e arquivamento de documentos. Essa medida contribuiu para o atendimento eficaz às 
demandas da sociedade, no que diz respeito à transparência e acesso rápido e facilitado às 
informações do governo. 
Segundo o livro “Gestão Documental Aplicada”, de Ieda Pimenta e Hilda Delatorre, a Gestão 
Documental tem por objetivos: 
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Assegurar o pleno exercício da cidadania; 
Agilizar o acesso aos arquivos e às informações; 
Promover a transparência das ações administrativas; 
Garantir economia, eficiência e eficácia na administração pública ou privada; 
Agilizar o processo decisório; 
Incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe; 
Controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos; 
Racionalizar a produção dos documentos; 
Normalizar os procedimentos para avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de 
documentos; 
Preservar o patrimônio documental considerado de guarda permanente. 
Princípios Arquivísticos 
Conhecidos por serem um marco principal que diferencia a arquivística de outras ciências 
documentárias, os princípios arquivísticos são divididos em: 
Princípio da Proveniência 
De acordo com esse princípio, os arquivos devem ser organizados de acordo com as atividades 
exercidas pela instituição, fixando a identidade do documento ao seu produtor ou ao profissional 
responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. Os arquivos não devem ser 
misturados aos outros de origem distinta, respeitando-se a sua individualidade dentro de um contexto 
orgânico de produção. 
Princípio da Organicidade 
Os conjuntos documentais são um reflexo do que representam as relações administrativas orgânicas; 
portanto, o princípio da organicidade diz respeito ao espelhoda estrutura, funções e relações internas 
e externas de uma entidade, gerados pelos arquivos. 
Princípio da Unicidade 
Em função do contexto em que foram produzidos e independente de sua forma, gênero, tipo ou suporte, 
os documentos de arquivo são caracterizados pela propriedade de conservar um caráter único. 
Princípio da Indivisibilidade ou Integridade 
Destruição não autorizada ou qualquer forma de dispersão indevida devem ser evitados, de acordo 
com o princípio de integridade, que defende que os fundos de arquivo devem ser preservados. 
Princípio da Cumulatividade 
De acordo com esse princípio, o arquivo possui três características em sua formação, como ser 
progressivo, natural e orgânico. 
Fases da Gestão 
A gestão de documentos se divide em três fases básicas, são elas: 
Produção de documentos (1ª Fase) 
Esta fase trata da elaboração de documentos, de acordo com atividades específicas executadas por 
um órgão ou setor. 
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Prioriza-se a criação de documentos úteis e descarta-se a produção dos que não são essenciais, 
diminuindo a quantidade a ser manuseada, armazenada, controlada ou eliminada, possibilitando o uso 
adequado de alguns recursos como a automação e a reprografia. 
Utilização de documentos (2ª Fase) 
O fluxo percorrido pelos documentos é um exemplo desta fase, pois esse processo é fundamental para 
que a sua função administrativa seja cumprida. A guarda desses documentos, logos após cessar seu 
trâmite, também é um exemplo desta fase. 
Destinação de documentos (3ª Fase) 
Nesta fase se decide quais documentos devem ser eliminados e quais serão preservados, baseando-
se em análise, seleção e fixação de um prazo de guarda. 
Níveis de Aplicação 
São quatro os níveis em que a aplicação de um programa de gestão de documentos pode ser 
desenvolvida. São eles: 
Nível mínimo 
Nesse nível, é estabelecido que o órgão deve, como base em procedimentos, reter e eliminar 
documentos, assim como recolher aqueles que possuem valor permanente, de acordo com a instituição 
arquivística pública. 
Nível mínimo ampliado 
Serve de complemento ao nível mínimo, existindo de um a mais centros de arquivamento intermediário. 
Nível intermediário 
Nível mínimo e ampliado estão juntos nesta categoria que adota programas básicos para elaboração e 
gestão de formulários, além de correspondência e implantação de sistemas de arquivos. 
Nível máximo 
Todas as atividades acima descritas estão inclusas nesse nível, que é complementado por gestão de 
telecomunicações, diretrizes administrativas e utilização de recursos da automação. 
Modelos de Gestão Documental 
Existem alguns modelos de arquivos estabelecidos para a realização de atividades pertinentes à 
instituição, por exemplo: formulário de proposta de atualização da tabela de temporalidade e/ou plano 
de classificação documental; modelo de espelho que acompanha documentos para arquivo; termo de 
transferência de documentos; relação de eliminação de documentos; termo de eliminação de 
documentos; edital de ciência de eliminação de documentos e termo de retirada de documentos. 
Gestão de Arquivos Correntes 
O desenvolvimento de atividades internas rotineiras de uma instituição requer a existência de 
documentos correntes. Consequentemente, a classificação, o registro, autuação, controle da 
tramitação, expedição e o arquivamento facilitam o acesso às informações que se encontram contidas 
neles. Tais operações técnicas caracterizam o que se pode chamar de serviços de gestão de 
documentos correntes. 
Definições e Conceitos Básicos da Gestão Documental 
Documento 
Qualquer informação registrada, independente do formato ou suporte, é conhecida como documento. 
Há dois tipos: O Documento eletrônico – registro no meio eletrônico e que existe apenas no mundo 
virtual – e o Documento físico – informações geralmente registradas no papel. 
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Processo 
Quando um documento avulso ou o conjunto deles são autuados e implica responsabilidade 
administrativa, técnica, ou financeira, com o objetivo de esclarecer um determinado assunto. É instruído 
por despachos ou inserção de outros documentos de análise, informações e decisões, durante a sua 
tramitação. 
Recebimento de documentos 
Quando o documento ou processo passa pela primeira etapa de tratamento, dá-se o nome de recepção. 
Trâmite 
O Trâmite é definido por toda a movimentação realizada por um processo ou documento, de uma 
unidade para outra, interna ou externamente. 
Autuação 
A partir do momento em que um processo é criado, ocorre a autuação. Essa ação geralmente decorre 
de um documento avulso. 
Juntada 
União de um processo a outro, ou a um documento avulso com NUP. 
Arquivamento 
Nome que se dá ao conjunto de documentos que são produzidos e recebidos, de acordo com o 
exercício de atividades por instituições públicas ou privadas, independente da natureza ou suporte 
deles, sendo mantidos em um local apropriado. 
Grau de Sigilo 
Os documentos são classificados em relação ao grau de acesso ao seu conteúdo em dois níveis: 
Ostensivos: 
Acesso livre, não possuem restrição. 
Sigilosos: 
Possuem alguma restrição ao acesso. 
Com base na lei de acesso à informação (12.527/11), os documentos classificados como sigilosos 
também subdividem-se em: 
Ultrassecreto: prazo de duração até 25 anos, prorrogável uma vez por igual período; 
Secreto: prazo de duração até15 anos; 
Reservado: prazo de duração até 5 anos. 
Conceito 
Redação oficial é o meio utilizado para o estabelecimento de relações de serviço na administração 
pública e corresponde ao modo uniforme de redigir atos normativos e comunicações oficiais. Para que 
se alcance a efetividade dessas relações, são traçadas normas de linguagem e padronização no uso 
de fórmulas e estética para as comunicações escritas, as quais são revestidas de certas peculiaridades 
restritas ao meio. 
As comunicações oficiais devem primar pela objetividade, transparência, clareza, simplicidade e 
impessoalidade. Nesse sentido, a redação oficial, da qual se deve extrair uma única interpretação, há 
de procurar ser compreensível por todo e qualquer cidadão brasileiro. 
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Com esses cuidados, é possível aprimorar um item fundamental na profissionalização do servidor, na 
racionalização do trabalho e na redução dos custos. 
Características gerais 
Impessoalidade 
O tratamento que deve ser dado aos assuntos próprios das comunicações oficiais decorre: 
a) da necessária ausência de impressões individuais de quem comunica: é sempre em nome do Serviço 
Pú- blico que é feita a comunicação; 
b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação: o destinatário deve ser tratado de forma 
homogênea e impessoal; e 
c) do caráter impessoal do assunto tratado: o tema das comunicações oficiais é, basicamente, assunto 
relativo às competências do órgão de onde parte a comunica- ção. 
Clareza 
A clareza deve ser a qualidade básica de todo o texto oficial, buscando possibilitar imediata 
compreensão pelo leitor. Um texto claro depende da organização do pensamento e do processo de 
redação. O autor deve, conseqüentemente, expressar a totalidade de sua idéia a partir da mensagem 
central do documento e de forma que o texto apresente coerência e evidência. 
Como a mensagem central conduz o conteúdo e, portanto, a ordem da informação, ela determina a 
direção do documento. Além disso, fornece subsídios ao redator para definir sobre o que deverá ser 
expresso no papel. 
O documento a ser escrito deve obedecer aos pré-requisitos básicos: 
a) abertura: frase direta sobre o assunto, de forma que o leitor, após ler o primeiro parágrafo, tenha o 
conhecimento do assunto; 
b) estrutura: desenvolve a abertura e traz os detalhes necessários, disponibilizados pela ordem de 
importância, magnitude, interesse ou urgência; e 
c) encaminhamento: a aparência do documento é de fundamentalimportância na exposição de uma 
mensagem. Portanto, devem-se usar parágrafos e frases curtas com uma só idéia central e palavras 
de uso corrente com verbos na ativa. 
Concisão 
A concisão é a característica de transmitir o máximo de informações com um mínimo de palavras, 
fazendo desaparecer do texto os excessos lingüísticos que nada acrescentam a essas informações. 
Para se produzir um texto conciso é necessário: 
a) conhecer o assunto sobre o qual se escreve; 
b) eliminar palavras inúteis, redundâncias e passagens que nada acrescentam ao que foi dito; 
c) manter o emprego cuidadoso de adjetivos, sem exageros; 
d) articular a linguagem, técnica ou comum, de modo que enseje perfeita compreensão do objetivo do 
texto; 
e) expressar a idéia, quando repetida no texto, por meio das mesmas palavras, evitando o emprego de 
sinonímia com propósito meramente estilístico; 
f) evitar o emprego de expressão ou palavra que confira duplo sentido ao texto; 
g) construir as orações na ordem direta, evitando preciosismo, neologismo e adjetivações dispensáveis; 
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h) buscar a uniformidade do tempo verbal em todo o texto das normas legais, dando preferência ao 
presente ou futuro simples do presente; 
i) usar os recursos de pontuação e as regras gramaticais e ortográficas de forma correta e sensata, 
evitando os abusos de caráter estilístico; e 
j) disciplinar o uso de expressões e fórmulas, desaconselhando-se a utilização de alguns fechos 
prolixos tais como: 
• para os devidos fins; 
• de ordem superior; 
• chamo a atenção de V. Sa.; 
• reporto-me ao seu ofício em referência; e 
• o assunto em epígrafe. 
Deve-se evitar o uso de linguagem restrita a determinados grupos, com a utilização de regionalismos 
vocabulares ou jargão técnico. A linguagem técnica deve ser empregada apenas em situações 
pertinentes ao texto de natureza técnica. 
Elementos para a estrutura da redação oficial 
Pronomes de tratamento 
Os pronomes de tratamento representam a forma de tratar as pessoas com quem se fala ou a quem 
se dirige a comunicação. 
Os pronomes de tratamento podem apresentar três formas diferentes: 
a) quando constitui um chamado à pessoa: Excelência, aqui venho, cumprindo a sua ordem; 
b) quando estabelece o diálogo com a pessoa: Vim falar a Vossa Excelência; e 
c) quando indica a pessoa de quem se fala: Estou chegando de uma conversa com Sua Excelência. 
Os pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa: “Vossa Senhoria nomeará seu 
substituto”;” Vossa Excelência conhece o assunto”. 
Quando se refere à terceira pessoa, o pronome de tratamento é precedido de Sua: “Sua Excelência, o 
Presidente da República houve por bem vetar...”. 
Quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero gramatical deve coincidir com o sexo da 
pessoa a que se refere, e não com o substantivo que compõe a locução. Assim, se o interlocutor for 
homem, o correto é “Vossa Excelência está atarefado”; se for mulher, “Vossa Excelência está 
atarefada”. 
A boa norma evita abreviar os pronomes de tratamento em correspondências dirigidas às principais 
autoridades: Presidente e Vice-Presidente da República, Ministros de Estado, Ministros do Supremo 
Tribunal Federal e Superior Tribunal de Justiça, Governadores de Estado, Prefeitos Municipais e 
autoridades eclesiásticas de maior hierarquia. Nesses casos, aconselha-se o uso por extenso dos 
pronomes de tratamento. 
Notas: 
• Foi abolido o uso do tratamento Digníssimo e Ilustríssimo, sendo suficiente o uso do tratamento 
Senhor, para as autoridades que recebem tratamento de Vossa Senhoria; 
• Os títulos Doutor e Professor são sempre relativos à pessoa e, por isso, não devem se referir a um 
cargo ou uma função; e 
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• Doutor, que é um título adquirido mediante cursos de doutorado, não deve ser utilizado como forma 
de tratamento. 
Fechos para as comunicações oficiais 
O fecho para as comunicações oficiais possui a finalidade de marcar o fim do texto e de saudar o 
destinatário. 
Com o intuito de simplificar e padronizar os fechos de comunicações oficiais foi estabelecido o emprego 
de somente dois fechos para todas as modalidades: 
para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: 
Respeitosamente, 
para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: 
Atenciosamente, 
Nota: Ficam excluídas dessas fórmulas as comunicações dirigidas às autoridades estrangeiras, que 
atendem a rito e tradição próprios. 
Identificação do signatário 
Toda comunicação oficial deve apresentar: 
a) em caixa alta e baixa o nome da autoridade que a expede; 
b) em caixa alta e baixa o cargo (por extenso, sem o uso de abreviaturas), logo abaixo do local 
reservado para assinatura, exceto as assinadas pelo Presidente da República. 
Forma de identificação: (assinatura) (Nome) (Cargo do signatário) 
Exemplo: João Carlos Magalhães Diretor do Departamento de Suporte 
Havendo necessidade de duas assinaturas, fica à esquerda a da autoridade responsável (no uso das 
atribuições) e à direita a do co-responsável (que fornece apoio técnico e logístico). 
A autoridade responsável é aquela que responde diretamente pelas competências e pelas atribuições 
da unidade e o co-responsável é a autoridade da unidade que fornecerá o apoio técnico e/ou logístico 
para o desempenho da atividade. 
Na maioria dos casos, o próprio documento define quem é o responsável direto e o responsável indireto. 
Forma de identificação: (assinatura) (assinatura) (Nome do responsável) (Nome do co-responsável) 
(Cargo do signatário) Cargo do signatário) 
Nota: Recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do documento. Sugere-se transferir 
para a última página ao menos o último parágrafo do documento. 
Endereçamento 
O endereçamento é feito com a transcrição do nome completo do destinatário e seu endereço (rua, 
número, Código de Endereçamento Postal (CEP), cidade e sigla do estado, (UF), iniciando-se a partir 
da metade inferior do anverso do envelope, à esquerda, a fim de deixar espaço suficiente para selagem 
na metade superior direita. No verso do envelope deve constar o nome completo do remetente e seu 
endereço. 
Quando se tratar de destinatários residentes fora do Brasil, devem ser obedecidas as normas de 
endereçamento do país de destino, incluindo-se, após o código da cidade, o nome do país, em 
português. O restante do endereço é escrito na língua estrangeira correspondente. 
Siglas 
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a) escreva as siglas que são pronunciáveis, no mesmo corpo do texto e somente com a inicial 
maiúscula. Exemplo: Aisan, Opas, Depin, Ascom, Desai. (Exceções: CNEN e EMFA); 
b) não use pontos intermediários ou pontos finais. Exemplo: SUS; 
c) nas siglas consagradas pelo uso, observe o princípio de que a primeira referência no texto seja 
acompanhada de explicitação de seu significado. Exemplo: Assessoria de Comunicação e Educação 
em Saúde (Ascom); 
d) escreva em maiúsculas todas as siglas até três letras. Exemplo: UCA, OMS, SIM, AIS; 
e) escreva em maiúsculas as siglas com quatro letras ou mais quando se pronunciar separadamente 
cada uma das letras ou parte delas. Exemplo: INSS, BNDES, IBGE; 
f) mantenha na forma original as siglas que em sua origem trazem letras maiúsculas e minúsculas na 
estrutura. Exemplo: UnB, CNPq, CBAt; 
g) use apenas as siglas já existentes, evitando criá-las apenas porque o texto exige palavras curtas; 
h) evite a profusão de siglas; 
i) as siglas dos órgãos estrangeiros que tiverem nome traduzido em português deverão seguir essa 
designação e não a original. Exemplo: Organização das Nações Unidas (ONU), Fundo Monetário 
Internacional (FMI); 
j) nos outros casos, mantém-se a sigla estrangeira, mesmo que o seu nome em português não 
corresponda perfeitamente à sigla. Exemplo: Organização das Nações Unidas para Alimentação e 
Agricultura (FAO); 
k) para o pluraldas siglas basta acrescentar o s, sem o apóstrofo. Exemplo: Assessorias de 
Comunicação (Ascoms) Departamentos Nacionais de Trânsito (Denatrans); Coordenações Regionais 
(Cores); Agentes Indígenas de Saúde (Aisans); Distritos Sanitários Indígenas (Dseis); e Organizações 
Não-Governamentais (ONGs). 
Destaques e números 
a) use itálico nas expressões estrangeiras e latinas; 
b) use negrito para destacar alguma palavra no texto. (Evite excessos); 
c) use as notas de rodapé escritas com corpo (tamanho da letra) de 8 a 10 pontos; 
d) a separação de palavras deve ser evitada. Se, entretanto, for inevitável, não separe algarismos, 
nomes próprios, valores, siglas e ditongos; 
e) o documento, quando numerado, qualquer que seja (lei, decreto, ofício, memorando, etc.), adquire 
identificação própria e, portanto, leva letra maiúscula na inicial. Quando se faz referência a qualquer 
um deles, desde que numerado, mantém-se a maiúscula. Exemplo: “Recebi o Ofício nº 125, de 
25.10.1999, que passo a responder, nos termos do Decreto nº 100, ...”; 
f) com números redondos, use sempre por extenso as medidas que exprimem distância ou 
comprimentos. Exemplo: 40 quilômetros, 12 metros. Nos títulos e tabelas, pode-se usar a abreviatura 
40 km, 12 m. As abreviaturas não têm ponto nem plural e há espaço entre o número e elas. Exemplo: 
4 m, 16 km e 50 cm; 
g) a indicação do ano não deve conter ponto entre as casas de milhar e centena. Exemplo: 1998, 1999, 
2000; 
h) a datação dos expedientes deve obedecer a duas regras básicas: começar com letra maiúscula e 
terminar com ponto. A cidade de origem é seguida de vírgula, antes da data. Sem citar a cidade, usa-
se “Em”, não seguido de vírgula. Exemplo: Brasília, 19 de julho de 1999; Em 19 de julho de 1999; 
i) não é preciso inovar, basta aplicar os fundamentos da redação. A seguir, algumas sugestões: 
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• adote como norma a ordem direta: sujeito – verbo – complementos; 
• não tenha pressa ao escrever. Gaste seu tempo para que o leitor economize o dele; 
• elimine o que é supérfluo. Seja objetivo. Ninguém tem tempo para ficar “meditando” sobre aquilo que 
você escreveu; 
• evite frases muito longas, com excesso de pontuação; 
• prefira: - o termo mais simples; 
- o sinônimo mais curto; 
- o singular ao plural; 
- o presente ao futuro; 
- o termo concreto ao abstrato; 
- o particular ao genérico; 
- o explícito ao implícito; 
- o positivo ao negativo. 
• evite: 
- verborragia: excesso de palavras; 
- enxertos desnecessários: somente citações indispensáveis; 
- nariz-de-cera: vá direto ao assunto; 
- preciosismos. 
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