19 ARQUIVOLOGIA - DANILO VILANOVA

Prévia do material em texto

ARQUIVOLOGIA 
PROF. DANILO VILANOVA 
163 
WWW.PORTALCICLO.COM.BR 
Noções de arquivologia 
67% 
Gestão de documentos 
33% 
Arquivística: princípios e conceitos 
 
1. CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA 
 
1.1. Conceito de arquivo, documento e suporte 
Baseado na LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991. 
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm 
Bem, se você ainda não estudou 
esta disciplina, é importante 
começarmos por alguns 
conceitos básicos a respeito da 
matéria. Nos editais, inclusive, 
este costuma ser o primeiro 
tópico e nos livros de 
Arquivologia também. 
O primeiro conceito 
importante é justamente o 
conceito de arquivo, que 
inclusive é um dos mais cobrados em prova, como te mostrarei 
por meio de uma bateria de questões já aplicadas. 
 
A bibliografia apresenta diversas definições para a 
palavra arquivo. Ela pode designar, por exemplo, o móvel 
utilizado para a guarda dos documentos (você pode até ter um 
na sua casa). Pode designar, ainda, o setor da empresa 
responsável pela guarda dos documentos ou até mesmo a 
instituição criada para guardar e organizar documentos 
acumulados por outras entidades (como o Arquivo Nacional, 
por exemplo). 
Você encontrará questões com todas estas definições, 
mas a grande maioria trará como conceito de arquivo o 
“conjunto de documentos acumulados por uma pessoa, física 
ou jurídica, nos mais diversos suportes, ao longo de sua 
existência, que servirão de prova de suas transações ou 
atividades”. 
Esta definição varia de autor para autor, mas a ideia é 
sempre a mesma, como podemos verificar a seguir: 
 
“Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, 
em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou 
pessoa, no curso de sua atividade, e preservado para a 
consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão 
oferecer no futuro” 
Marilena Leite Paes 
 
“Dá-se o nome de arquivo não só ao lugar onde se 
guarda a documentação, como à reunião de documentos 
guardados. Portanto arquivar é guardar qualquer espécie de 
documento, visando à facilidade de encontrá-lo, quando 
procurado”. 
Heloísa Almeida Prado 
 
“Arquivo é o Conjunto de documentos produzidos e 
acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, 
pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, 
independentemente da natureza do suporte”. 
Dicionário de terminologia Arquivística. Arquivo 
Nacional 
 
Você reparou que o conceito apresenta uma palavra 
estranha àqueles que ainda não estudaram Arquivologia, que é 
a palavra suporte, e isto pode complicar a vida do candidato na 
hora da prova. Não se assuste, a coisa é mais simples do que 
parece. 
Suporte nada mais é do que o material em que a 
informação foi gravada no momento de se criar o documento, 
ou seja, é a parte física do documento. A coisa fica mais clara 
quando buscamos alguns exemplos... Sua certidão de 
nascimento foi confeccionada no suporte papel, o mesmo 
utilizado para a confecção do seu diploma de ensino médio ou 
da escritura do seu imóvel. Podemos dizer, então, que o papel 
é um suporte encontrado nos arquivos. Na prática, quando 
pensamos em arquivo, imaginamos uma sala repleta de papel 
e muitos chegam a afirmar que, quando não há papel, não há 
arquivo, o que não é verdade. 
O conjunto de documentos acumulados por um indivíduo 
ou instituição pode se apresentar nos mais diversos suportes, 
como mídias digitais, fitas de vídeo ou fitas cassete (sim, ainda 
há este tipo de coisa nos arquivos, afinal, muitos documentos 
são guardados por vários anos, como veremos na sequência do 
curso). Em arquivos históricos você poderá encontrar 
documentos em papiro, pergaminho, argila, pedra e outros. 
Perceba que, quando a bibliografia diz que o arquivo é 
formado por documentos acumulados pelas pessoas, 
independentemente do suporte, ela está afirmando que não há 
apenas papel no arquivo, e que documentos gravados em meio 
digital também fazem parte do arquivo da pessoa ou da 
instituição. Este inclusive é um tema recorrente nas provas das 
mais diversas bancas. 
Viu? Não é tão difícil como parece no primeiro momento. 
Podemos destacar ainda que os documentos de arquivo 
comprovam as atividades ou transações que a 
pessoa/instituição acumuladora realizou ao longo de sua 
existência. Esta é uma característica dos documentos de 
arquivo. Cada documento que você arquiva, serve para provar 
algo que você realizou. Sua certidão de nascimento serve, nada 
mais nada menos, para provar que você nasceu, seu diploma 
de graduação serve para provar que você concluiu aquele curso 
superior ou, por exemplo, um recibo serve para provar um 
pagamento realizado. 
Portanto, se considerarmos o conceito apresentado, 
chegamos às seguintes conclusões: 
1. Arquivo é um conjunto de documentos; 
2. Não apenas as empresas têm arquivos. As pessoas físicas 
também acumulam documento ao longo de sua vida e 
formam seus arquivos; 
3. Cada documento comprova alguma atividade realizada 
pela entidade acumuladora; 
4. Os documentos são registrados nos mais diversos suportes 
(ou materiais), e não apenas em papel. 
Normalmente, na prova, são estes os detalhes que 
costumam abordar nas questões. Muitas vezes, o examinador 
complica bastante para apresentar a afirmação, e faz com que 
http://legislacao.planalto.gov.br/legisla/legislacao.nsf/Viw_Identificacao/lei%208.159-1991?OpenDocument
 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. DANILO VILANOVA 
164 
WWW.PORTALCICLO.COM.BR 
o candidato não entenda o que está sendo cobrado, mas se 
você prestar atenção vai perceber que lá estará apresentado 
exatamente o que vimos até agora. 
 
Observe, por exemplo, a questão a seguir, cobrada em uma 
prova do Cespe: 
(Cespe/DPF/2014) A função de prova do documento de 
arquivo evidencia-se não só pelo fato de o documento poder ser 
levado a juízo para comprovar determinada informação, mas, 
também, pela capacidade desse material de testemunhar as 
atividades que lhe deram origem. 
 
O que a questão diz é simplesmente que o documento 
de arquivo serve para comprovar as atividades da entidade que 
acumulou o documento, apesar de o examinador ter utilizado 
termos que fazem com que a questão pareça mais complicada 
do que realmente é. 
 
 
 
Resumo importante: 
Suporte → o material no qual são registradas as informações. 
Pode ser chamado de carregador físico de documentos. Ex. 
Papel. 
Informação → um termo bastante amplo, para para sermos 
objetivos, fiquemos com a definição do Dicionário Brasileiro de 
Terminologia Arquivística, que chamarei agora de DBTA. 
Informação: “Elemento referencial, noção, ideia ou mensagem 
contidos em um documento.” 
Documento → Registro de uma informação 
independentemente da natureza do suporte que a contém. 
Documento → Registro de uma informação 
independentemente da natureza do material no qual são 
registradas as informações. 
 
Pedra, metal, madeira... muito antigamente as informações 
eram registradas nesses tipos de suportes. E em épocas 
antigas, contudo mais recentes que o período acima, usava-se 
o papiro, pergaminho e o nosso bom e velho papel. 
Atualmente, temos, como exemplos de suporte: 
• microfilme (imagem acima) • CD • DVD • Pen drive • HD • 
Outros 
 
1.2. Função e finalidade do arquivo 
➢ Servir de apoio à administração. 
➢ Servir de base para a história. 
Avançando mais um pouco, podemos falar da função e 
das finalidades do arquivo, sendo que arquivo aqui é entendido 
como o setor da empresa responsável pela guarda dos 
documentos. A bibliografia adotada pela maioria das bancas 
para concurso considera: 
 
“A função básica do arquivo é tornar disponível as 
informações contidas no acervo documental sob sua guarda”. 
Marilena Leite Paes 
 
“A principal finalidade do arquivo é servir à 
administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em 
base do conhecimento da história”. 
Marilena Leite Paes 
 
Não se surpreenda se encontrar uma questão 
rigorosamente idêntica a estas definições177 
WWW.PORTALCICLO.COM.BR 
QUESTÕES PARA TREINAR 
Classificação dos documentos 
1. (Cespe/SEE-DF/2017) Documentos informáticos, 
filmográficos e sonoros são modalidades de classificação quanto 
à natureza do assunto. 
 
2. (Cespe/SEE-DF/2017) As plantas arquitetônicas de um 
edifício mantidas em arquivo são consideradas documentos 
cartográficos de acordo com a classificação quanto ao gênero. 
 
3. (Cespe/DPU/2016) O gênero documental iconográfico é 
aquele que reúne documentos eletrônicos e digitais. 
 
4. (Cespe/FUB/2016) Os mapas e as plantas arquitetônicas ou 
de engenharia fazem parte do arquivo da instituição. 
 
5. (Cespe/Anatel/2014) Os mapas e plantas encontrados nos 
arquivos da ANATEL pertencem ao gênero documental 
iconográfico, sendo classificados e avaliados de forma 
diferenciada e específica, conforme esse gênero documental. 
 
6. (Cespe/MTE/2014) Os microfilmes fazem parte do gênero 
documental conhecido como filmográfico. 
 
7. (Cespe/ANP/2013) O gênero de documentos iconográficos é 
formado por documentos em suportes sintéticos, em papel 
emulsionado ou não, contendo imagens estáticas. 
 
8. (Cespe/STF/2013) Fotografias, diapositivos, desenhos e 
gravuras fazem parte do gênero documental conhecido como 
iconográfico. 
 
9. (Cespe/TJ-RR/2012) Entre os gêneros documentais 
considerados documentos de arquivo se incluem documentos 
tridimensionais, textuais, audiovisuais e cartográficos. 
 
10. (Cespe/TJ-RR/2012) Fazem parte do gênero textual os 
documentos manuscritos, datilografados ou impressos. 
 
11. (Cespe/TRE-RJ/2012) Os arquivos de uma organização 
podem conter diversos gêneros documentais, como o textual, o 
audiovisual e o cartográfico. 
 
12. (Cespe/Abin/2010) Documentos com dimensões e rotações 
variáveis caracterizam o gênero documental iconográfico. 
 
13. (Cespe/Abin/2010) Mapas e plantas fazem parte do gênero 
documental conhecido como cartográfico. 
 
14. (Cespe/MPU/2010) Os documentos do gênero iconográfico 
têm suporte sintético, em papel emulsionado ou não, e contêm 
imagens estáticas, tais como ampliações fotográficas, slides, 
diapositivos e gravuras. 
 
15. (Cespe/TRE-BA/2010) Os ofícios datilografados ou 
impressos, os mapas e as plantas fazem parte do gênero de 
documentos escritos ou textuais e são muito comuns nos 
arquivos permanentes. 
 
16. (Cespe/TRE-GO/2009) A legislação brasileira define arquivo 
como sendo o conjunto formado exclusivamente por 
documentos textuais. 
 
17. (Cespe/TRE-MA/2009) Os documentos textuais, 
audiovisuais e cartográficos são gêneros documentais 
encontrados nos arquivos. 
 
18. (Cespe/TRE-MA/2009) A documentação escrita ou textual 
apresenta inúmeras espécies documentais criadas para produzir 
determinada ação específica, tais como relatórios, convênios, 
formulários e cartas. 
 
19. (Cespe/DFTrans/2008) Ofícios impressos, plantas de 
quadras residenciais e fotografias de pistas de circulação de 
veículos são classificados, quanto ao gênero, como documentos 
textuais, cartográficos e filmográficos, respectivamente. 
 
20. (Cespe/MS/2008) O dossiê é um documento do gênero 
iconográfico. 
 
21. (Cespe/MPE-RR/2008) As fotografias em um arquivo são 
classificadas, quanto ao gênero, em documentos iconográficos. 
 
22. (Cespe/Pref. Vitória-ES/2008) Documentos do gênero 
iconográfico são aqueles que contêm imagens estáticas. 
 
23. (Cespe/Pref. Vila Velha-ES/2008) Os tapes, isto é, fitas 
magnéticas de imagem, fazem parte do gênero iconográfico. 
 
24. (Cespe/Sebrae/2008) O gênero de documentos é a 
designação dos documentos de acordo com o aspecto de sua 
representação nos diferentes suportes: textuais, audiovisuais, 
iconográficos e cartográficos. 
 
25. (Cespe/Secad-TO/2008) Papel, microfilme e papel 
fotográfico são gêneros documentais. 
 
26. (Cespe/SEE-DF/2017) Todos têm direito à informação, 
desde que ela não esteja classificada em um dos graus de sigilo: 
ultrassecreto, secreto e reservado. 
 
27. (Cespe/SEE-DF/2017) Documentos de um acervo que 
podem ser amplamente divulgados à sociedade são 
considerados ostensivos quanto à natureza do assunto. 
 
28. (Cespe/Anvisa/2016) De acordo com a Lei de Acesso à 
Informação, o acesso a dados contidos em documento 
classificado como reservado poderá ser restringido por até cinco 
anos. 
 
29. (Cespe/DPU/2016) Os documentos de arquivo, quanto à 
natureza do assunto, podem ser ostensivos ou sigilosos. 
 
GABARITO 
01. Errado 02. Certo 03. Errado 04. Certo 
05. Errado 06. Errado 07. Certo 08. Certo 
09. Errado 10. Certo 11. Certo 12. Certo 
13. Certo 14. Certo 15. Errado 16. Errado 
17. Certo 18. Certo 19. Errado 20. Errado 
21. Certo 22. Certo 23. Errado 24. Certo 
25. Errado 26. Certo 27. Certo 28. Certo 
29. Certo 
 
 
 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. DANILO VILANOVA 
178 
WWW.PORTALCICLO.COM.BR 
4. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS 
 
4.1. Teoria das três idades documentais 
 
Este é, seguramente, o assunto mais importante desta 
disciplina. É também o mais cobrado em provas de concurso. 
Você poderá confirmar isso quando for perceber 
o número de questões disponibilizadas ao final do módulo para 
você treinar. 
Primeiramente, vejamos do que trata o assunto. Você 
já deve ter percebido a importância de se manter o arquivo 
organizado permitindo que a informação esteja disponível no 
momento em que o usuário necessite dela. Ocorre que, além de 
manter os documentos organizados, o arquivo também deve 
controlar o prazo que cada documento deve ser mantido, após 
o qual ocorrerá sua eliminação. Sim, os documentos podem ser 
eliminados após um período! Isso é o que garante espaço para 
a guarda de novos documentos que irão surgir no dia a dia da 
instituição. 
Perceba que isso não é nenhuma novidade para você, 
pois tenho certeza de que você já se deparou com esta situação 
em sua própria residência, naquele momento que você tirou um 
dia para fazer uma “faxina” em seu arquivo. É comum 
identificar diversos documentos que já podem ser eliminados, o 
que é bastante saudável para o arquivo, desde que haja um 
controle do que já pode ser descartado sem trazer problemas 
futuros. 
 
Nos órgãos públicos não é diferente: o arquivo deve realizar, 
periodicamente, eliminações em seu acervo, desde que haja um 
controle rigoroso para que não sejam descartados documentos 
indevidamente. Tudo isso é controlado a partir do entendimento 
do que chamamos de ciclo vital dos documentos. 
 
Este conceito, básico na Arquivologia, define que os 
documentos cumprem, durante sua existência, um ciclo 
composto por três momentos bem distintos, que estariam assim 
distribuídos: 
 
1º momento: período em que o documento é criado até ser 
resolvido; 
2º momento: período em que o documento é guardado para 
possíveis questionamentos administrativos e jurídicos acerca do 
assunto que foi resolvido; 
3º momento: período em que o documento terá sua 
destinação final, ou seja, eliminação ou, em alguns casos, a 
guarda permanente (não poderá ser eliminado). 
 
Com base nesta lógica, foi criada, na Arquivologia, o que 
chamamos de Teoria das três idades, uma metodologia aplicada 
nos arquivos fundamentada no ciclo vital dos documentos. 
Lembra da classificação dos arquivos com relação aos estágios 
de evolução? É aqui que vamos detalhar melhor este assunto. 
 
Segundo esta metodologia, que por sinal é obrigatório nos 
órgãos públicos brasileiros (com base na Lei nº 8.159/1991), os 
arquivos são divididos em três fases ou três idades, assim 
distribuídas: corrente (1ª idade), intermediária (2ª idade) ou 
permanente (3ª idade). 
 
 
ATENÇÃO 
Os arquivos corrente, intermediário e permanente são também 
chamados de ativo, semiativo e inativo, por suas 
características. Tecnicamente, no entanto, os termos mais 
corretos são aqueles que caracterizam as idades. O termo 
arquivo morto não é bem aceito pela arquivologia e não pode 
ser considerado nas provas, embora muito adotado em algumas 
empresas. 
 
É preciso, a partir daqui,entender como esta teoria será 
implementada na instituição. 
Vamos começar então pela definição de critérios para definir 
quais documentos serão guardados e quais documentos 
poderão ser eliminados quando da seleção para descarte nos 
arquivos. 
 
4.2. Valoração dos documentos 
 
Basicamente, quando da definição do que devemos guardar ou 
eliminar, o que vale é a importância que a informação contida 
nos documentos tem para a entidade acumuladora. A coisa é 
simples: se a informação tem importância, deve ser 
preservada. Se já não tem importância, deve ser descartada. 
Tecnicamente, chamamos esta “importância” de valor dos 
documentos. 
Em resumo, o documento deve ser guardado, se tiver valor, e 
enquanto mantiver este valor. Uma vez desprovido de valor, ele 
deve ser descartado. Simples, não? 
 
Remeta isso para os seus documentos do dia a dia e você verá 
que não é diferente no seu arquivo pessoal. Quando daquela 
faxina no seu arquivo, você identifica aquilo que tem valor (tem 
importância para você) e mantém guardado. O que deixou de 
ter valor (não tem mais importância) é separado para descarte. 
A lógica é a mesma nas empresas e, no nosso caso em 
particular, nos arquivos dos órgãos públicos. É preciso ter um 
controle para identificar o que tem valor e o que não tem mais 
valor, a fim de definir o que já pode ser descartado. Para isso, 
teremos que trabalhar com dois tipos de valor que os 
documentos arquivísticos podem ter: valor primário e valor 
secundário. 
 
4.2.1 Valor primário 
Documentos com valor primário são aqueles que ainda estão 
sendo resolvidos (que são os documentos de primeira idade ou 
correntes) ou aqueles que já foram resolvidos, mas que ainda 
podem ser questionados administrativa ou juridicamente (que 
são os documentos de segunda idade ou intermediários). 
Também é chamado, na bibliografia, de valor administrativo, 
pela sua característica. 
 
Na prática, todo documento nasce com este valor e, depois de 
algum tempo, ele é perdido. Portanto, é um valor prescritível, 
que acaba com o tempo. Alguns demoram mais outros menos, 
mas todo documento prescreve, no que se refere ao valor 
primário ou administrativo. 
Vejamos alguns exemplos: as contas que você recebe, por 
exemplo, você as guarda até efetuar o pagamento (seria a 
primeira idade), guarda por um tempo, para o caso de algum 
questionamento a respeito do pagamento (seria a segunda 
idade), e depois de algum tempo (veremos como controlar isso 
mais adiante), você não poderá mais ser cobrado. Ocorreu aí a 
prescrição do valor primário deste documento. Imagino que 
você não tenha guardado em sua casa suas contas de 10, 15 
ou 20 anos atrás, certo? E isto está correto, porque tais 
documentos já prescreveram administrativamente. 
 
Muitos questionam sobre determinados documentos que eles 
não conseguem perceber a prescrição. É provável que você 
esteja pensando em algum caso deste neste momento. Os 
exemplos mais comuns que escuto são: carteira de identidade, 
diploma e escritura de imóvel. Tais documentos têm sim um 
prazo de prescrição. Sua carteira de identidade e seu diploma 
prescreverão no momento em que você vier a falecer, pois 
 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. DANILO VILANOVA 
179 
WWW.PORTALCICLO.COM.BR 
ninguém poderá utilizá-los a partir deste momento. Note que 
você os guardará por toda a vida, mas isso não significa guardá-
los para sempre. Há uma eliminação esperando por eles no 
final. 
 
A questão da escritura do imóvel parece mais complexa, mas 
na verdade é até mais simples: enquanto você é dono do 
imóvel, ele é um documento corrente para você, pois está em 
uso. Quando você vende o imóvel, é gerada uma nova escritura, 
que será um documento corrente no arquivo do novo 
proprietário. No seu arquivo, sua escritura, agora não mais em 
uso, entrará no prazo de questionamento da transação 
imobiliária. Neste momento, este documento entrou na fase 
intermediária. Após um prazo de questionamento jurídico, este 
documento irá prescrever, sendo que, neste momento, você 
provavelmente eliminará este documento. Percebe que o ciclo 
aconteceu naturalmente? Pois é, nos órgãos públicos é assim 
também. 
Uma vez prescritos administrativamente (findo o valor 
primário), é preciso, no entanto, estar atento a uma segunda 
importância: é o chamado valor secundário ou histórico dos 
documentos. 
 
4.2.2 Valor secundário 
O valor secundário (assim chamado porque é o segundo valor 
que o documento pode ter) é aquele em que o documento deve 
ser guardado pelo potencial histórico que apresenta para a 
instituição e para a sociedade em que está inserido. São 
documentos que, uma vez perdido o interesse administrativo, 
devem ser conservados para que os fatos nele narrados sejam 
preservados para a posteridade. 
Nem todo documento apresentará este valor, mas uma vez 
identificados como históricos, os documentos jamais 
prescreverão, ou seja, os documentos deverão ser guardados 
de forma permanente. É na terceira idade que estarão 
preservados estes documentos (não é à toa que a esta idade é 
chamada de permanente). 
 
Vejamos um exemplo, para fins de ilustração: o termo de posse 
do presidente da república. Ele é criado para que o presidente 
possa exercer suas funções no órgão. 
Enquanto ele estiver no cargo, é um documento arquivado 
administrativamente. Depois de sair do cargo, o documento 
ainda será guardado para garantir direitos trabalhistas (ainda o 
interesse administrativo, agora na segunda idade). Imagine 
agora o termo de posse de Juscelino Kubitschek ou de Getúlio 
Vargas. É claro que estes documentos devem ser preservados, 
não mais pelo interesse administrativo, que já tiveram um dia, 
mas pelo valor histórico que apresentam para ao país. Não há 
como imaginar tais documentos perdendo este valor. 
 
Todo documento nasce com valor primário ou 
administrativo, mas nem todo documento atingirá o 
valor secundário ou histórico. 
 
Por enquanto, o que interessa é que os documentos nascem 
com valor administrativo, são guardados na fase corrente até 
serem resolvidos, passam um tempo no arquivo intermediário 
aguardando o prazo de prescrição e possíveis questionamentos 
e, ao final, são eliminados, exceto os de documentos históricos, 
que são enviados para terceira idade a fim de serem 
preservados permanentemente. 
 
 
 
Os valores primário e secundário também são encontrados na 
bibliografia arquivística como valores imediato (primário) e 
mediato (secundário), no entanto, estes termos não são tão 
utilizados em provas que não sejam para o nível superior em 
arquivologia (o que não impede que, eventualmente, possam 
aparecer). Em alguns casos, o valor secundário também é 
encontrado como “histórico, probatório e informativo”, ou seja, 
aquele que prova e informa como fatos históricos aconteceram. 
 
4.3 Arquivo de 1° idade ou corrente 
 
“Arquivo de primeira idade ou corrente é aquele constituído de 
documentos em curso ou consultados frequentemente, 
conservados nos escritórios ou nas repartições que os 
receberam e os produziram ou em dependências próximas de 
fácil acesso.” 
Marilena Leite Paes 
 
“Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou 
que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de 
consultas frequentes”. 
Lei nº 8.159/1991 – Art. 8º 
 
É comum encontrar nas provas questões que simplesmente 
copiam estes conceitos, mas é importante entender o que está 
por trás deles, primeiro porque isso facilita bastante a 
memorização, e segundo porque, em alguns casos, a banca é 
menos preguiçosa e cria questões mais elaboradas, e aí o 
candidato que apenas “decorou” os conceitos terá mais 
dificuldades para resolver o que foi apresentado. 
 
Vejamos: a fase ou idade corrente é aquela que 
apresenta as seguintes características: 
1) É formada pelos documentos mais novos da instituição; 
2) Seus documentos estão em curso ou em andamento, ou 
seja, estão sendo resolvidos; 
3) Seus documentos têm uma frequência de uso elevada; 
4) Por serem documentosmais novos e mais utilizados, devem 
estar localizados junto às áreas onde estão sendo resolvidos, 
ou seja, nos próprios setores, ou em locais próximos e de fácil 
acesso. 
O próprio nome “corrente” dá a ideia de uma coisa nova, atual. 
Em uma escola, por exemplo, os documentos do ano letivo atual 
é a documentação corrente, ou seja, das turmas que estão em 
andamento. Em um tribunal, os processos correntes seriam os 
que estão sendo julgados e que não foram concluídos. Em um 
hospital, os documentos correntes são aqueles dos pacientes 
que estão em tratamento. Em suma, documentos correntes são 
aqueles que estão em uso e que, por isso, são bastante 
utilizados e devem estar próximos do usuário. 
 
4.4 Arquivo de 2° idade ou intermediário 
 
“Arquivo de segunda idade ou intermediário é aquele 
constituído de documentos que deixaram de ser 
frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os 
receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para 
tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema 
novamente focalizado. Não há necessidade de serem 
 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. DANILO VILANOVA 
180 
WWW.PORTALCICLO.COM.BR 
conservados próximos aos escritórios. A permanência nesses 
arquivos é transitória. Por isso, são também chamados de 
´lilmbo´ou ´purgatório´.” 
Marilena Leite Paes 
 
“Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não 
sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de 
interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente”. 
Lei nº 8.159/1991 – Art. 8º 
 
 
Depois de resolvidos, é normal que os documentos 
permaneçam um tempo guardados, a fim de que seja cumprido 
o período de questionamento administrativo, fiscal ou legal do 
assunto que foi resolvido. É aí que entra período de guarda 
intermediária. 
 
Entendemos então o arquivo intermediário como aquele 
que tem as seguintes características: 
1) Guarda documentos menos utilizados e que já foram 
resolvidos. 
2) Este arquivo, enquanto local para guarda dos documentos, 
é criado a partir da necessidade de liberar espaço nos setores 
de trabalho (que normalmente mal conseguem guardar no 
próprio ambiente a documentação corrente). 
3) Não há a necessidade de estar próximo aos usuários, em 
virtude da baixa frequência de consulta aos documentos. Em 
geral, são instalados em locais afastados da instituição, em 
áreas de baixo custo, buscando assim um espaço mais barato 
para o grande volume de documentos acumulado nesta idade. 
4) O documento permanece acessível à área que o encaminhou 
(que mantém a propriedade do documento, ou seja, só ela pode 
desarquivar o documento ou autorizar outra área a ter acesso). 
5) Os documentos nesta idade aguardam a sua destinação final, 
ou seja, sua eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente, que vai depender da existência ou não do valor 
secundário (histórico) dos documentos. 
 
No arquivo intermediário, os documentos ainda possuem valor 
primário, como tinham na idade corrente. Para fins de 
diferenciação, alguns autores afirmam que, nos arquivos 
correntes, os documentos possuem alto valor primário (com 
maior chance de uso), e, nos arquivos intermediários, os 
documentos têm baixo valor primário (menor chance de uso). 
Portanto, dentro desta lógica, os documentos são 
encaminhados para o arquivo intermediário quando o valor 
primário diminui. 
 
4.5 Arquivo de 3° idade ou permanente 
 
“Arquivo de terceira idade ou permanente é aquele constituído 
de documentos que perderam todo valor de natureza 
administrativa, que se conservam em razão de seu valor 
histórico ou documental e que constituem os meios de 
conhecer o passado e sua evolução. Esses são os arquivos 
propriamente ditos.” 
Marilena Leite Paes 
 
“Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos e 
valor histórico, probatório e informativo que devem ser 
definitivamente preservados”. 
Lei nº 8.159/1991 – Art. 8º 
 
Pelo que vimos até agora, fica até fácil deduzir o que é o 
arquivo permanente. 
Podemos entendê-lo a partir das seguintes 
características: 
1) Guarda documentos que, após perder o valor 
primário/administrativo, são conservados em virtude do valor 
secundário/histórico para a instituição; 
2) Não admite a eliminação de seus documentos, uma vez que 
o valor histórico não prescreve; 
3) Nesta fase, os documentos passam a estar abertos ao 
público em geral, em virtude de sua finalidade histórica. Seu 
público alvo são os pesquisadores. 
 
Portanto, o arquivo permanente, em função de sua 
característica, guarda documentos de valor histórico e deve ter 
como público alvo toda a sociedade (nas fases anteriores o 
acesso é restrito à área acumuladora ou outra área desde que 
autorizada por ela). 
 
Com relação aos documentos restritos (com sigilo), também 
estariam abertos ao público em geral no arquivo permanente? 
Simples, o grau de sigilo é um interesse administrativo e, 
portanto, documentos sigilosos não são encaminhados ao 
arquivo permanente até que percam completamente o sigilo 
(veremos isso quando estudarmos a Lei de acesso à 
informação). Ou seja, o arquivo permanente é formado por 
documentos que estão completamente acessíveis à sociedade 
em geral. 
 
A Lei nº 8.159/1991, em seu artigo 8º visto acima, afirma que 
os documentos permanentes são aqueles de valor histórico, 
probatório e informativo (que provam e informam como os fatos 
históricos ocorreram). 
 
Em resumo, o arquivo permanente deve organizar os 
documentos, de forma que melhor atenda ao pesquisador 
(atividade de arranjo), criar instrumentos de pesquisa, como 
guias e catálogos, para facilitar a identificação e a busca de 
documentos em seu acervo (descrição e publicação), conservar 
da melhor forma possível seu acervo, e tornar esta informação 
disponível ao usuário (referência). 
 
4.6 Avaliação do documento 
 
Cada documento deve ser analisado, a fim de definir o tempo 
que deverá ser guardado e se terá ou não importância histórica. 
Esta análise é o que chamamos de avaliação dos documentos. 
 
Avaliação é, portanto, o trabalho de análise de cada tipo de 
documento produzido/ recebido pela instituição, a fim de definir 
seus prazos de guarda e sua destinação final, com base nos 
seus valores primário (administrativo) e secundário (histórico). 
O próprio nome “avaliação” já remete ao seu significado. 
Avaliação quer dizer estabelecer valor. Você pode ter seu carro 
ou seu imóvel avaliado, ou seja, alguém terá de analisá-lo para 
atribuir seu valor. Este trabalho deve ser feito por especialista 
no assunto, para que a avaliação esteja em conformidade com 
a realidade. Nos arquivos, não é diferente. Uma vez que os 
documentos são guardados em função de seu valor, deve ser 
realizada uma avaliação que determine o tempo que cada um 
terá valor administrativo e quais terão valor histórico ao final 
de seu ciclo de vida. 
 
Mas, e então, quem realizará esta avaliação? Como a 
instituição, independentemente de sua área de atuação, 
acumula documentos de diversas áreas diferentes (financeira, 
jurídica, médica...) não há como indicar um profissional que 
conheça todas as áreas e suas particularidades, o que exige a 
necessidade de se formar uma comissão multidisciplinar 
(formada por profissionais de todas as áreas ligadas à produção 
documental na instituição) que fará esta análise. Esta comissão 
é chamada de Comissão Permanente de Análise ou Comissão 
Permanente de Avaliação de Documentos, mais conhecidas 
como CPAD´s. 
 
 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. DANILO VILANOVA 
181 
WWW.PORTALCICLO.COM.BR 
“A eliminação não pode ser feita indiscriminadamente, nem 
deve basear-se simplesmente em datas ou períodos rígidos, 
ao fim dos quais possa destruir tudo. 
Há que se proceder criteriosamente, estabelecendo prazos 
sim, mas baseados nos valores atribuídos aos diversos 
documentos, de acordo com o seu conteúdo, com as 
informações nele contidas e jamais em razão da espécie 
documental ou apresentação física. 
Assim, os estudospara determinação da caducidade dos 
documentos devem ser feitos por comissão idônea, 
usualmente denominada Comissão de Análise de 
Documentos.” 
Marilena Leite Paes 
 
Os órgãos públicos brasileiros seguem orientações emanadas 
pelo Conarq (Conselho Nacional de Arquivos), como veremos 
em módulo específico. Uma das resoluções 
do Conarq se refere ao trabalho de avaliação: 
 
“Art. 1º A eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e 
entidades integrantes do SINAR ocorrerá depois de concluído o 
processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas 
Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos - CPAD 
e será efetivada quando cumpridos os procedimentos 
estabelecidos nesta Resolução”. 
 
Parágrafo único. Os órgãos e entidades só poderão eliminar 
documentos caso possuam Comissões Permanentes de 
Avaliação de Documentos constituídas e com autorização da 
instituição arquivística pública, na sua específica esfera de 
competência. 
Resolução 30 do Conarq, de 09/12/2014 
 
Marilena Leite Paes destaca alguns critérios que devem ser 
observados pelas comissões de avaliação, a fim de determinar 
o prazo de guarda e a destinação final dos documentos: 
 
“Devem ser conservados documentos que provem como a 
instituição foi organizada e como funciona (origem, programas 
de trabalho, diretrizes, relatórios de atividades, normas, 
documentos fiscais etc.). 
 
Devem ser conservados documentos que possam responder a 
questões técnicas relativas às operações da organização 
(pesquisas, projetos, material didático ou publicações 
produzidas etc.). 
 
Em geral, devem ser eliminados: 
- documentos cujos textos estiverem reproduzidos em outros 
ou que tenham sido impressos em sua totalidade; 
- cópias cujos originais sejam conservados; 
- documentos cujos elementos essenciais se achem 
reproduzidos em outros; 
- documentos de pura formalidade, como convites, cartas de 
agradecimento e outros; 
- documentos que se tornarem obsoletos e não mais 
representarem interesse para a administração”. 
Marilena Leite Paes 
Arquivo: Teoria e Prática. Ed. FGV 
 
Uma vez realizado o trabalho de avaliação, onde todos os 
documentos são avaliados, estará criada a tabela de 
temporalidade da instituição. 
 
4.7 Tabela de temporalidade 
 
“Tabela de temporalidade é o instrumento de destinação que 
determina os prazos em que os documentos devem ser 
mantidos nos arquivos correntes e/ou intermediários, ou 
recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios 
para microfilmagem e eliminação”. 
Marilena Leite Paes 
 
A tabela de temporalidade é, portanto, o instrumento que vai 
relacionar todos os tipos de documento da instituição, 
estabelecendo, para cada um, seus prazos de guarda nas idades 
corrente e intermediária e sua destinação final (eliminação ou 
guarda permanente). Poderá também estabelecer se o 
documento será ou não microfilmado (veremos este assunto em 
momento oportuno, não se preocupe com isso agora). 
 
Segue a estrutura da tabela de temporalidade para fins de 
entendimento: 
OBS: Não é necessário memorizar os prazos, pois cada 
comissão determina um prazo diferente, conforme consideram 
necessário. 
OBS2: Os prazos estão relacionados não somente a 
documentos de papel, mas também digitais, etc.. 
 
 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. DANILO VILANOVA 
182 
WWW.PORTALCICLO.COM.BR 
 
 
O Conarq publicou, em uma de suas resoluções, uma tabela 
com a relação de documentos da área-meio (atividades 
administrativas, comuns às instituições, como recursos 
humanos, financeiro, almoxarifado...), que deve ser seguida 
pelos órgãos do Poder Executivo Federal (veremos melhor isso 
na parte de legislação arquivística), que assim não tem o 
trabalho de avaliar estes documentos, se preocupando apenas 
com os documentos da área-fim da instituição (que variam de 
órgão para órgão).
 
 
4.8 Vantagens da avaliação 
O que ganha uma instituição ao desenvolver sua tabela de 
temporalidade e passar a eliminar documentos prescritos e 
separar o que se torna histórico? 
 
Vantagens: 
1) Ganho de espaço físico nos arquivos; 
2) Maior facilidade na organização dos documentos nos 
arquivos uma vez que o volume de documentos a organizar 
diminui; 
3) Maior agilidade na localização das informações, que agora 
são mais facilmente organizadas; 
4) Economia de recursos na guarda dos documentos (pessoas, 
espaço, pastas, estantes, caixas...); 
5) Preservação da história da instituição e da sociedade, a partir 
da identificação dos documentos permanentes. 
 
Que tal aplicar estes conceitos em seu arquivo pessoal? Pode 
parecer brincadeira, mas o maior problema em nossos arquivos 
é justamente a falta de critérios para a eliminação, o que faz 
com que eliminemos documentos que ainda não deveriam ser 
eliminados e, principalmente, guardemos documentos 
desnecessariamente simplesmente porque não sabemos que 
tais documentos já prescreveram e não são mais úteis, o que 
faz com que nosso arquivo esteja sempre “abarrotado” de 
documentos inúteis, dificultando a organização e dificultando a 
busca no dia a dia. 
 
4.9 Cumprimento do ciclo vital dos documentos 
Agora que você entendeu a lógica do ciclo vital dos documentos, 
precisamos analisar como cada documento vai cumprir o seu 
prazo de permanência dos arquivos. 
Podemos afirmar que o ciclo vital é composto por três idades, 
mas NEM TODO DOCUMENTO passa pelas três idades, como 
você deve ter percebido. 
 
Na verdade, apenas a idade corrente é obrigatória, afinal, 
corresponde ao período em que o documento é criado e está 
sendo resolvido. O normal é que, após sua conclusão, o 
documento seja encaminhado ao arquivo intermediário, para 
ser guardado por um período de garantia administrativa e 
jurídica, só que, em alguns casos, isto pode não ocorrer. O fato 
é que alguns documentos podem ter seu destino final a partir 
da fase corrente. Por exemplo, alguns documentos, após serem 
resolvidos, o próprio setor pode eliminar. É o exemplo da escala 
de férias que vimos na tabela apresentada. 
 
Observe que, após 7 anos na fase corrente, este documento já 
pode ser eliminado sem passar pelo arquivo intermediário. 
 
Em alguns casos, o documento poderá ser encaminhado, a 
partir do arquivo corrente, direto para o arquivo permanente (é 
o caso das normas internas apresentadas nesta tabela). Ou 
seja, o documento não é obrigado, em algumas situações, a 
passar pela fase intermediária. Tudo isto estará prevista na 
tabela de temporalidade, definida pela Comissão de Avaliação 
de Documentos. É importante estar atento para alguns termos 
técnicos que utilizaremos neste cumprimento do ciclo vital. São 
eles: transferência e recolhimento. 
 
Transferência de documentos 
Denomina-se transferência a entrada de documentos no 
arquivo intermediário (naturalmente o ponto de partida destes 
documentos é o arquivo corrente). Ao encaminhar documentos 
para o arquivo intermediário, devemos preparar uma listagem 
desta documentação, que receberá o nome de “Termo de 
transferência”. 
Portanto, um documento transferido é aquele que foi 
encaminhado ao arquivo intermediário. 
 
Recolhimento de documentos 
Recolhimento é, por sua vez, a entrada de documentos no 
arquivo permanente (desta vez, os documentos podem estar 
vindo tanto dos arquivos correntes como do arquivo 
intermediário). Um documento recolhido é, portanto, um 
documento que já está no arquivo permanente e, portanto, 
possui valor histórico. 
A listagem contendo a relação do que irá para o arquivo 
permanente é, portanto, o “Termo de Recolhimento”. 
 
QUESTÕES PARA TREINAR 
Ciclo vital dos documentos – teoria das 3 idades. 
 
 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. DANILO VILANOVA 
183 
WWW.PORTALCICLO.COM.BR 
1. (Cespe/SEE-DF/2017) De Acordo com a teoria das três 
idades, arquivos podem ser correntes, intermediários ou 
permanentes. 
 
2. (Cespe/PCDF/2013) De acordo com a legislação arquivística 
brasileira, o conceito das três idades documentais é um meio 
de dar sentido à massadocumental 
acumulada pelas organizações. 
 
3. (Cespe/Ancine/2012) Uma maneira encontrada para resolver 
vários problemas dos arquivos é dividi-los em arquivos 
correntes, intermediários e permanentes. 
 
4. (Cespe/EBC/2011) À semelhança do que ocorre com todo 
sistema de arquivos, o sistema de arquivos da EBC é constituído 
por três fases: corrente, intermediária e permanente. 
 
5. (Cespe/STM/2011) A teoria das três idades refere-se à 
sistematização do ciclo de vida dos documentos arquivísticos. 
 
6. (Cespe/TRE-GO/2009) - A teoria das três idades é aquela que 
afirma que os documentos passam por diferentes fases, 
determinadas, por um lado, pela frequência de uso dos 
documentos pela entidade produtora ou acumuladora e, por 
outro lado, pela identificação dos valores primário e secundário 
presentes ou não nos documentos. 
 
7. (Cespe/Secad-TO/2008)Os arquivos podem ser divididos 
em: correntes, semipermanentes e permanentes. 
 
8. (Cespe/Censipam/2006) Ciclo vital dos documentos é nome 
de uma teoria segundo a qual os documentos produzidos e(ou) 
recebidos no curso das atividades de uma entidade passam por 
fases sucessivas, devendo ser reunidos em arquivos correntes 
ou permanentes de acordo com a frequência de uso, a 
proveniência e o grau de sigilo dos documentos. 
 
9. (Cespe/IPAJM/2006) Com relação à idade, os arquivos são 
chamados arquivo corrente, arquivo temporário e arquivo 
permanente. 
 
10. (Cespe/TCE-AC/2006) As fases do ciclo de vida de um 
arquivo são duas: corrente e permanente. 
 
11. (Cespe/PRG-DF/2005) Os estágios de vida dos documentos 
arquivísticos cumprem um ciclo de 3 fases. 
 
12. (Cespe/TRE-PA/2005) O ciclo documental é constituído por 
somente duas fases básicas: os arquivos correntes e os 
arquivos intermediários. 
 
13. (Cespe/TRE-TO/2005) Atualmente, com a evolução da 
arquivística, o ciclo vital dos documentos passa por 4 fases: 
arquivos setoriais, correntes, inativos e permanentes. 
 
14. (Cespe/MME-CPRM/2004) A terminologia fase mediana é 
inexistente em arquivística. 
 
15. (Cespe/CNPq/2003) A divisão do arquivo nas fases 
corrente, intermediária e permanente está vinculada à teoria 
das três idades. 
 
16. (Cespe/MMA/2003) Os arquivos podem ser divididos em 
três idades: corrente; intermediária e permanente. 
 
17. (Cespe/TRT 6ª Região/2002) As fases que compõem o ciclo 
documental, também denominadas idades, incluem a fase 
média ou mediana. 
 
18. (Cespe/TRT 6ª Região/2002) As fases que compõem o ciclo 
documental, também denominadas idades, incluem a fase 
corrente. 
 
19. (Cespe/TRT 6ª Região/2002) As fases que compõem o ciclo 
documental, também denominadas idades, incluem a fase 
intermediária. 
 
20. (Cespe/TRT 6ª Região/2002) As fases que compõem o ciclo 
documental, também denominadas idades, incluem a fase 
permanente. 
 
21. (Cespe/FEDF/1996) O ciclo vital dos documentos 
compreende 
a) arquivos correntes e permanentes. 
b) arquivos públicos e arquivos privados. 
c) arquivos correntes, intermediários e permanentes. 
d) arquivo corrente e arquivo morto. 
e) arquivo administrativo e arquivo passivo. 
 
22. (Cespe/SEE-DF/2017) Todo documento que tenha esgotado 
seu valor primário pode ser eliminado. 
 
23. (Cespe/FUB/2016) Um documento de arquivo com valor 
primário pertence ao arquivo corrente ou arquivo intermediário. 
 
24. (Cespe/Antaq/2014) Os prazos de guarda nos arquivos 
corrente e intermediário contidos na tabela de temporalidade 
resultam da identificação do valor primário 
nos documentos de arquivo. 
 
25. (Cespe/DPF/2014) Por meio do valor primário dos 
documentos, é possível identificar os prazos de guarda nos 
arquivos corrente e intermediário. 
 
26. (Cespe/TCDF/2014) O objetivo principal do processo de 
avaliação de documentos de arquivo é a preservação dos 
documentos que possuem valor para a sociedade. 
 
27. (Cespe/Fub/2013) A identificação do valor primário dos 
documentos de arquivo fornece as informações necessárias 
para a determinação dos prazos de guarda nos arquivos 
corrente e intermediário. 
 
28. (Cespe/Serpro/2013) O gênero do documento é uma 
informação relevante para a determinação dos prazos de 
guarda de documentos no arquivo. 
 
29. (Cespe/Anac/2012) Os arquivos correntes armazenam 
documentos de valor secundário. 
 
30. (Cespe/Anatel/2012) A fase corrente é definida de acordo 
com os valores históricos dos documentos. 
 
31. (Cespe/DPRF/2012) A teoria das três idades documentais 
define as fases arquivísticas de acordo com o tipo de suporte 
documental. 
 
32. (Cespe/DPRF/2012) O que justifica a criação de arquivos de 
documentos não é a sua historicidade, mas, sim, a sua 
finalidade funcional. 
 
33. (Cespe/TJRR/2012) São considerados de valor permanente 
os documentos de valor administrativo e legal. 
 
34. (Cespe/ECT/2011) A identificação do valor primário nos 
documentos implica a necessidade de mantê-los 
permanentemente. 
 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. DANILO VILANOVA 
184 
WWW.PORTALCICLO.COM.BR 
 
35. (Cespe/EBC/2011) Os documentos de arquivo são 
imprescritíveis, ou seja, não podem ser eliminados. 
 
36. (Cespe/EBC/2011) Para serem considerados permanentes, 
os documentos devem manter o valor primário. 
 
37. (Cespe/EBC/2011) A diminuição do valor primário de um 
documento em determinado setor de trabalho da organização 
indica que esse documento pode ser transferido ao arquivo 
intermediário. 
 
38. (Cespe/MPU/2010) A ênfase ao valor primário é 
característica marcante dos documentos de um arquivo 
corrente, condição não verificada nas outras idades 
documentais. 
 
39. (Cespe/TRE-BA/2010) Os documentos que não apresentam 
mais valor primário, mesmo que tenham valor secundário, 
podem ser eliminados, pois não são mais necessários como 
prova de uma atividade desenvolvida pela organização. 
 
40. (Cespe/Anac/2009) O arquivo intermediário, assim como o 
arquivo corrente, é constituído de documentos de valor 
primário. 
 
41. (Cespe/Anac/2009) A teoria das três idades considera o 
valor secundário dos documentos como principal elemento para 
a definição das idades documentais. 
 
42. (Cespe/SEE-DF/2017) Nos processos de depuração de 
massa documental arquivística, o conceito de triagem se 
confunde com o de avaliação. 
 
43. (Cespe/SEE-DF/2017) A tabela de temporalidade é um 
instrumento resultante do processo de avaliação. 
 
44. (Cespe/SEE-DF/2017) O inventário, instrumento que 
descreve a documentação a ser descartada, auxilia a realização 
do processo de avaliação para reduzir a massa documental 
produzida, é utilizado para preservar apenas a documentação 
essencial e indispensável para a entidade produtora. 
 
45. (Cespe/SEE-DF/2017) Na avaliação documental, os 
documentos fisicamente deteriorados devem ter redução do 
prazo de arquivamento. 
 
46. (Cespe/Anvisa/2016) A aplicação da tabela de 
temporalidade resulta na definição do destino final dos 
documentos de arquivo, que pode ser a guarda corrente 
ou intermediária. 
 
01. C 02. C 03. C 04. C 05. C 
06. C 07. E 08. E 09. E 10. E 
11. C 12. E 13. E 14. E 15. C 
16. C 17. E 18. C 19. C 20. C 
21. A 22. C 23. C 24. C 25. C 
26. C 27. C 28. E 29. E 30. E 
31. E 32. C 33. E 34. E 35. E 
36. E 37. C 38. E 39. E 40. C 
41. E 42. C 43. C 44. E 
45. E 46. E 
 
 
 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. DANILO VILANOVA 
185 
WWW.PORTALCICLO.COM.BR 
5. PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS 
 
ORGANICIDADE 
➢ Princípio segundo o qual os documentos de arquivo são 
acumulados naturalmente ao longo das atividades da pessoa 
(física ou jurídica), mantendo relação de dependência com a 
entidade acumuladora e com os demais documentos do 
conjunto. 
 
DOCUMENTOS: 
 ARQUIVO: Documentos orgânicos; 
 BIBLIOTECA: Documento não orgânicos. 
Observação: 
 Entende-se por coleção o conjunto dedocumentos 
acumulados aleatoriamente /artificialmente, onde os 
documentos não mantêm relação uns com os outros e com a 
entidade acumuladora. 
 
PROVENIÊNCIA OU 
RESPEITO AOS FUNDOS➢ Arquivos de entidades distintas, quando reunidos em 
um mesmo local, não devem se misturar uns aos outros. 
 
FUNDO DE ARQUIVO 
 Conjunto de documentos de uma mesma entidade em um 
arquivo permanente. 
FUNDO ABERTO 
 Fundo vinculado a entidades ativas (em funcionamento), 
sujeito a novos acréscimos de documento. 
FUNDO FECHADO 
 Fundo vinculado a entidades extintas, não sujeito a novos 
acréscimos de documentos. 
 
 
INDIVISIBILIDADE OU INTEGRIDADE 
➢ O arquivo não deve sofrer mutilação, adição ou 
eliminação indevida, que possa comprometer a sua integridade. 
“Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, 
mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição 
indevida”. 
 
RESPEITO À ORDEM ORIGINAL 
➢ Quando transferidos para outro local, o arquivo deve 
manter o arranjo (ordenação dada aos documentos) dado pela 
entidade acumuladora. 
“Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o 
arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o 
produziu.” 
 
TERRITORIALIDADE 
➢ Um arquivo permanente pertence ao patrimônio 
histórico nacional e, como tal, deve ser mantido no país ou 
nação em que foi acumulado. 
 
UNICIDADE 
➢ “Os documentos de arquivos devem conservar o seu 
caráter único, em função do seu contexto de produção, 
independente de sua forma, gênero, tipo ou suporte”. 
Dicionário de Terminologia Arquivista. Arquivo 
Nacional 
 
Neste princípio, o que se afirma é que os documentos de 
arquivo são únicos, no sentido de que nunca se cria um 
documento exatamente igual a outro já produzido 
anteriormente. Não estamos falando em vias ou cópias, que, 
naturalmente, podem ser criadas. A questão aqui é relacionada 
a cada documento novo que surge na vida da pessoa ou da 
instituição. Analise o seu arquivo, pessoal, por exemplo. Cada 
documento incorporado a ele no seu cotidiano, seja nota fiscal, 
diploma, certidão, escritura, fatura, boleto ou qualquer outro 
documento é sempre um documento inédito. Portanto, todo 
documento de arquivo é único no que se refere ao contexto em 
que foi criado. Esta característica está vinculada ao princípio da 
unicidade.apresentadas. É 
comum o examinador apenas copiar frases soltas da 
bibliografia, e estas duas frases acima já apareceram em 
provas algumas vezes, como nas questões a seguir. 
 
(Cespe/Fundac-PB/2008) Um arquivo tem como função 
principal tornar disponível as informações contidas no acervo 
documental. 
 
(Cespe/Secad-TO/2008) A principal finalidade dos arquivos 
é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do 
tempo, em base para o conhecimento da história. 
 
Veja que a função básica do arquivo, enquanto setor 
responsável pela custódia dos documentos na instituição, é 
guardar a documentação acumulada pela empresa, 
organizando esta informação da melhor forma possível, a fim 
de disponibilizar a informação contida nos documentos de 
maneira rápida e eficiente, quando necessário. Com isto, o 
arquivo auxilia o administrador na tomada de decisões, o 
funcionário na busca de soluções para as atividades do dia a 
dia e o cliente que questiona seus direitos na empresa. 
Quando se afirma que a principal finalidade do arquivo 
é servir à administração, o que está sendo afirmado é que o 
arquivo, enquanto área destinada a guardar e organizar os 
documentos, é criado pela instituição para dar suporte às suas 
atividades cotidianas, fornecendo as informações necessárias 
de forma rápida e segura. Na verdade, quando uma empresa 
monta a sua área de arquivo, normalmente ela não espera mais 
do que isso. 
O fato é que, com o passar do tempo, os documentos de 
arquivo passam a testemunhar os fatos ocorridos durante o 
período em que foram criados e acumulados, e sua manutenção 
passa a servir de base para a preservação da história não 
apenas da instituição a que estão vinculados, como também da 
sociedade a que pertencem. 
 ATENÇÃO ALUNO! 
Guarde bem estas duas situações: o arquivo serve à 
administração (em um primeiro momento) e à história (em um 
segundo momento), pois além de ser uma questão bastante 
cobrada, servirá de base para entender o ciclo de vida dos 
documentos, assunto que veremos mais adiante. 
 DICA! 
Em algumas situações, o examinador inverte as finalidades, 
dizendo que em um primeiro momento o arquivo serve à 
história ou que, em um segundo momento o arquivo serve às 
atividades administrativas, o que o torna o item incorreto. 
 
Esta parte inicial é relativamente simples e você pode 
achar que não há como aparecer na prova questões tão 
elementares. O fato é que quando este tipo de afirmação 
aparece no meio das questões, muitos acreditam que se tratam 
de pegadinhas e acabam por deixar em branco (no caso de 
provas onde uma errada anula uma certa). Não tenha medo 
deste tipo de questão. Pode considerar o item como correto e 
comemorar. 
 
1.3.1 Classificação dos arquivos – Entidades 
mantenedoras 
Entidade mantenedora 
✓ PÚBLICOS 
Mantidos por instituições públicas ou por entidades privadas 
encarregadas da gestão de serviços públicos; 
✓ PRIVADOS 
Mantidos por entidades privadas ou por pessoas físicas, no 
exercício de suas atividades. 
 
Segue lei na íntegra: 
 
Suporte de 
informação 
Dados de 
informações 
 
DOCUMENTO 
 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. DANILO VILANOVA 
165 
WWW.PORTALCICLO.COM.BR 
CAPÍTULO II 
DOS ARQUIVOS PÚBLICOS 
 
Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos 
produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por 
órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal 
e municipal em decorrência de suas funções administrativas, 
legislativas e judiciárias. 
 
§ 1º - São também públicos os conjuntos de documentos 
produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por 
entidades privadas encarregadas da gestão de serviços 
públicos no exercício de suas atividades. 
 
§ 2º - A cessação de atividades de instituições públicas e de 
caráter público implica o recolhimento de sua documentação à 
instituição arquivística pública ou a sua transferência à 
instituição sucessora. 
 
Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como 
correntes, intermediários e permanentes. 
 
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso 
ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de 
consultas freqüentes. 
 
§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, 
não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões 
de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente. 
 
§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de 
documentos de valor histórico, probatório e informativo que 
devem ser definitivamente preservados. 
 
Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por 
instituições públicas e de caráter público será realizada 
mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua 
específica esfera de competência. 
 
Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis 
e imprescritíveis. 
 
CAPÍTULO III 
DOS ARQUIVOS PRIVADOS 
 
Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de 
documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou 
jurídicas, em decorrência de suas atividades. 
 
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo 
Poder Público como de interesse público e social, desde que 
sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para 
a história e desenvolvimento científico nacional. 
 
Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse 
público e social não poderão ser alienados com dispersão ou 
perda da unidade documental, nem transferidos para o 
exterior. 
 
Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder Público 
exercerá preferência na aquisição. 
 
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados 
identificados como de interesse público e social poderá ser 
franqueado mediante autorização de seu proprietário ou 
possuidor. 
 
Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse 
público e social poderão ser depositados a título revogável, ou 
doados a instituições arquivísticas públicas. 
 
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas 
produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam 
identificados como de interesse público e social. 
 
Obs: Esta definição é apresentada por Marilena Leite 
Paes(referência pela sua obra através da FGV) por meio do 
seguinte esquema: 
- Arquivos públicos (que podem ser federais, estaduais e 
municipais); 
- Arquivos institucionais (que podem ser de instituições 
educacionais, igrejas, corporações não lucrativas, sociedades e 
associações); 
- Arquivos comerciais (que podem ser de firmas, corporações 
e companhias); 
- Arquivos familiais ou pessoais (sim, o termo utilizado na fonte 
foi familiais, e não familiares, como talvez ficasse mais 
agradável aos ouvidos). De qualquer forma, tanto um quanto 
o outro estarão corretos se aparecerem em sua prova. 
Mas, a importância do que se encontra na lei é mais presente 
em questões, por isso, guarde a ideia dos arquivos públicos e 
privados. 
 
1.3.2 Classificação dos arquivos – Natureza dos 
documentos 
✓ ESPECIAL 
Mantém sob guarda documentos de formas físicas diversas e 
que exigem tratamento diferenciado no que se refere a sua 
guarda e conservação. 
“Chama-se de arquivo especial aquele que tem sob sua 
guarda documentos de formas físicas diversas – fotografias, 
discos, fitas, clichês, microformas, slides, disquetes, CD-ROM 
– e que, por esta razão, merecem tratamento especial não 
apenas no que se refere ao seu armazenamento, como 
também ao registro, acondicionamento, controle, conservação 
etc.” 
Marilena Leite Paes 
 
O material mais comum nos arquivos ainda é o papel, e quando 
montamos um ambiente para guardar documentos, o 
mobiliário, pastas e instalações são quase sempre montados 
em função deste material. 
O problema é que muitos documentos fogem do padrão 
tradicional (texto em papel) e são produzidos em suportes 
diferenciados, como mídias digitais e fitas de vídeo, por 
exemplo. Tais materiais exigem cuidados diferenciadosem sua 
conservação, por isso são chamados de material especial. O 
local criado para esta guarda é, portanto, chamado de arquivo 
especial. 
 
✓ ESPECIALIZADOS 
Mantém sob guarda documentos de determinada área do 
conhecimento. 
 
“Arquivo especializado é o que tem sob sua custódia os 
documentos resultantes da experiência humana num campo 
específico, independentemente da forma física que 
apresentem, como, por exemplo, os arquivos médicos ou 
hospitalares, os arquivos de imprensa, os arquivos de 
engenharia e assim por diante. Esses arquivos são também 
chamados, impropriamente, de arquivos técnicos”. 
Marilena Leite Paes 
 
Traduzindo então, são arquivos que reúnem documentos de 
uma determinada área do conhecimento. É como se 
comparássemos com uma biblioteca. Se você for a uma 
biblioteca jurídica, encontrará apenas obras relacionadas a esta 
área, ou seja, é uma biblioteca especializada na área jurídica. 
 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. DANILO VILANOVA 
166 
WWW.PORTALCICLO.COM.BR 
Portanto, aqui temos o conceito de arquivo especializado 
seguinte a mesma linha de raciocínio. 
 
Um local que guarda documentos em mídias digitais é um 
arquivo especial. Um local que guarda documentos sobre 
arquitetura é um arquivo especializado. 
OBS: Não pense no documento, aqui seria o arquivo = local. 
 
1.3.3 Classificação dos arquivos – Extensão de atuação 
✓ SETORIAIS 
Instalados junto aos órgãos operacionais (setores), cumprindo 
funções de arquivos correntes. 
✓ CENTRAL OU GERAL 
Acumulam em um único local documentos correntes 
provenientes das diversas áreas da instituição, centralizando 
os documentos corrente. 
 
1.3.3 Classificação dos arquivos – Idade dos 
documentos (Estágios de evolução do doc) 
✓ CORRENTES (Administrativo - Primário) 
Arquivo de primeira idade ou correntes (aqui são 
armazenados os documentos mais novos e mais utilizados 
na instituição); 
✓ INTERMEDIÁRIOS (Administrativo - Primário) 
Arquivos de segunda idade ou intermediários; (aqui são 
armazenados os documentos que já foram resolvidos e 
aguardam um prazo de prescrição 
administrativa/jurídica); 
✓ PERMANENTES (Histórico - Secundário) 
Arquivo de terceira idade ou permanente (aqui são 
conservados os documentos que já prescreveram 
administrativamente e se conservam em razão de seu 
valor histórico para a sociedade). 
 
 
1.4. Diferenças básicas entre arquivo e biblioteca e 
museu 
 
Pelas definições e pelo nosso próprio conhecimento de vida, já 
salta aos olhos, que a finalidade de bibliotecas e museus é 
primordialmente cultural, técnica, didática 
ou científica, enquanto a dos arquivos é essencialmente 
funcional e administrativa, por mais que também possa haver 
valor cultural nos arquivos. Quando se fala nisso, você deve 
pensar no caráter orgânico dos arquivos, ou seja, ele é 
produzido por um órgão ou organismo durante sua existência, 
conforme vão ocorrendo suas atividades. Veja, isso quer dizer 
que há uma relação “umbilical” entre os arquivos e a instituição 
(Órgãos, organismos) que os criou! Essa é uma grande 
diferença entre o Arquivo e um museu que vai expor as obras 
de Salvador Dali (que não foram produzidas pelo Museu) ou em 
relação a uma biblioteca que disponibiliza os livros de um autor 
(não há relação orgânica entre a biblioteca e o autor. 
Como vimos até agora, arquivo pode ser entendido 
como o setor da empresa responsável pela guarda dos 
documentos. Ocorre que há nas instituições outra área que lida 
com a guarda de informações, e que se confunde com o 
arquivo, que é a biblioteca. Apesar de muito próximos, 
Arquivologia e Biblioteconomia são áreas distintas, daí a 
existência de cursos superiores próprios para cada um. Como 
arquivista e bibliotecário, poderia ficar por horas detalhando as 
diferenças entre as duas áreas, mas o que interessa aqui é 
saber como estas diferenças básicas são cobradas na sua 
prova, então vamos lá. 
Schellenberg, um arquivista americano muito conhecido 
na área de Arquivologia, destaca em uma de suas obras que há 
algumas diferenças básicas entre arquivo e biblioteca, e são 
justamente estas diferenças que as bancas costumam buscar 
para elaborar as questões acerca deste assunto. São elas: 
1. Enquanto o arquivo conserva documentos para fins 
funcionais, as bibliotecas conservam documentos para fins 
culturais; 
2. Enquanto no arquivo os documentos são acumulados 
organicamente (refletem as atividades da entidade 
acumuladora), na biblioteca, os documentos são 
colecionados e adquiridos por meio de compra, doação ou 
permuta; 
3. Enquanto no arquivo os documentos existem em um único 
exemplar ou limitado número de cópia, na biblioteca os 
documentos existem em numerosos exemplares; 
4. Enquanto nas bibliotecas existe uma classificação 
padronizada (toda biblioteca é organizada segundo 
parâmetros internacionais e rigorosamente padronizados), 
cada arquivo tem sua lógica própria, de acordo com a 
instituição a que está vinculado. 
 DICA! 
É muito comum o examinador montar a questão sem deixar 
claro que está comparando arquivo com biblioteca. A questão 
apresenta apenas uma característica ligada à biblioteca, 
dizendo que é uma característica do arquivo. Fique atento para 
não cair neste tipo de questão. 
 
Vamos analisar as diferenças para ficar mais 
claro? Analisemos então o primeiro item: quando se afirma 
que os documentos de arquivo são conservados para fins 
funcionais, o que estamos dizendo é que tais documentos são 
criados para provar as atividades da instituição e atender às 
suas necessidades no dia a dia enquanto repositório de 
informações relativas ao seu funcionamento. As bibliotecas, por 
sua vez, têm como foco a guarda de material de estudo e 
pesquisa. 
O segundo item é provavelmente o mais confuso, para 
aqueles que não são da área. Não se preocupe, até para 
aqueles que cursam Arquivologia ou Biblioteconomia leva um 
tempo para entender o que é informação orgânica ou não 
orgânica e isso gera discussões acaloradas entre as duas áreas 
a fim de definir o que compete a cada uma dentro das 
instituições. 
Vamos lá então. Informações orgânicas, que 
caracterizam os documentos de arquivo, são aquelas que 
nascem vinculadas à entidade que as produziu/recebeu, 
refletindo suas atividades e que não podem ser separadas da 
entidade. Ficou difícil de entender? Não é tão complicado assim. 
Pense, por exemplo, na sua carteira de identidade, sua certidão 
de nascimento ou seu diploma de graduação. Tais documentos 
foram criados em função de sua existência e estão ligados 
diretamente a você. Eles nunca farão parte do arquivo de outra 
pessoa, ou seja, estão organicamente ligados a você, ou seja, 
fazem parte do seu arquivo. Na prática, todo documento de 
arquivo tem esta característica. 
Em minha experiência em sala de aula, percebi que, 
normalmente, o aluno tende a questionar, buscando 
documentos de arquivo que, teoricamente poderiam “mudar” 
de dono ao longo de sua existência e logo aparecem alguns 
exemplos clássicos, como escritura de imóvel ou licenciamento 
de veículo. Observe: não é a escritura que muda de dono, e 
sim o imóvel. Quando há a transferência de propriedade, é 
gerada uma nova escritura, que substituirá a anterior. Ou seja, 
D
EF
IN
IÇ
Ã
O
ARQUIVO - Acumulação ordenada de 
documentos criados por uma instituição ou 
pessoas, preservados para a consecução de seus 
objetivos.
BIBLIOTECA - é o conjunto de material, em 
sua maioria impresso, disposto ordenadamente 
para estudo, pesquisa e consulta.
MUSEU - Instituição de interesse público, 
criada com a finalidade de conservar, estudar 
e colocar à disposição do público conjuntos 
de peças e objeto de valor cultural.
 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. DANILO VILANOVA 
167 
WWW.PORTALCICLO.COM.BR 
a escritura nasce e morre vinculada à mesma pessoa, como 
ocorre com todos os documentos do arquivo, o que garante a 
sua organicidade. 
Documentos ligados à biblioteca, por sua vez, são 
colecionados, ou seja, não têm característicaorgânica. São 
documentos que a entidade, pessoa física ou jurídica, acumula 
sem estarem vinculados a ela diretamente. Sua coleção de 
CD´s, livros, revistas, mapas, músicas, por exemplo, fazem 
parte da sua biblioteca, e não do seu arquivo. 
Viu como não é tão complicado? Na prática, se você 
se desfizer de um documento e puder doá-lo para outra pessoa, 
você está falando de um documento de biblioteca, e não de um 
documento de arquivo. Faça o teste quando você estiver 
fazendo uma faxina em sua documentação. Nenhum 
documento de arquivo poderá ser doado a outra pessoa, o que 
não acontece com os documentos de biblioteca, que você 
normalmente separa para doação. 
Perceba que, nas instituições, também há documentos 
adquiridos para estudo e pesquisa, como livros, manuais e 
DVDs musicais. Esta documentação formará a biblioteca da 
instituição, mesmo que não haja um espaço formalmente 
criado com este nome para guardá-los. 
 
 DICA! 
Quando a questão fala em COLEÇÃO, está se referindo à 
biblioteca, e quando fala em ACUMULAÇÃO ORGÂNICA, está 
se referindo a arquivo. Muito cuidado! É comum o examinador 
alterar os conceitos para tornar o item incorreto. 
 
(Cespe/MDIC/2014) Diferentemente da biblioteca, o arquivo 
não é uma coleção de documentos, mas uma acumulação 
natural de documentos. 
 
(Cespe/TJ-RR/2012) O arquivo caracteriza-se por ser um 
conjunto orgânico, resultado das atividades de uma pessoa 
física ou jurídica, e não uma coleção de documentos de diversas 
fontes. 
 
(Cespe/Antaq/2009) Os documentos de arquivo não são 
objeto de coleção, mas produtos e subprodutos das funções e 
das atividades de uma organização pública ou privada e das 
atividades de uma pessoa física. 
 
O terceiro item se refere ao fato de que, enquanto nos 
arquivos os documentos existem em um único exemplar ou 
limitado número de cópias, nas bibliotecas cada documento 
(livro, por exemplo), é produzido em inúmeros exemplares. 
Note, enquanto um livro, uma revista ou um DVD musical é 
produzido em milhares/milhões de exemplares, um ofício, 
memorando, relatório ou processo é único (no máximo teremos 
vias adicionais bastante limitadas), o que implicará em 
metodologias bastante distintas na guarda e conservação dos 
documentos em arquivos e bibliotecas (não se pode esperar 
que um arquivo, ao perder um documento, “compre” outro 
igual ao que foi extraviado). 
O último item se refere à forma de classificação ou 
organização da documentação. Enquanto a biblioteconomia 
criou um padrão internacional adotado em todas as bibliotecas, 
onde os livros são organizados por códigos padronizados (você 
já deve ter percebido isso ao utilizar os serviços de biblioteca), 
cada arquivo será organizado de acordo com as 
particularidades da instituição a que está vinculado. Este 
assunto será melhor abordado no tópico referente à ordenação 
dos documentos, quando entraremos nos detalhes referentes 
às técnicas utilizadas na organização da documentação. 
Enfim, o que posso sugerir mais uma vez é muito 
cuidado nas questões em que a banca atribui características ao 
arquivo, pois pode estar citando características das bibliotecas 
para tornar o item incorreto. 
 
1.5. Centro de documentação 
O Centro de Documentação nada mais é do que a instituição 
ou serviço responsável pela centralização de documentos e 
disseminação de informações. 
Ele inclui documentos de arquivo, biblioteca e museu. 
Aproveito para ressaltar algo: Biblioteconomia é diferente de 
Arquivologia. A primeira trata de documentos individuais e a 
Arquivística, de conjuntos de documentos. Também é bom 
gravar que nas bibliotecas ficam os documentos colecionados 
em numerosos exemplares enquanto que nos arquivos os 
documentos são produzidos ou recebidos num único exemplar 
ou em limitado número de cópias. 
 ATENÇÃO! Tome muito cuidado com questões que vão tentar 
associar a definição de arquivos com palavras como “coleção” 
ou “colecionados”. Os arquivos advêm da produção e 
acumulação e não como parte de uma coleção. 
 
Chegou a hora de treinar para fixar tudo aquilo que 
abordamos neste capítulo. As questões estão organizadas por 
assunto abordado. Dentro do assunto, estão ordenadas 
cronologicamente, da mais recente para a mais antiga e dentro 
do ano, organizadas por banca. Mãos à obra. 
 
 
QUESTÕES PARA TREINAR 
 
CONCEITO DE ARQUIVOS E DOCUMENTOS 
1. (Cespe/SEE-DF/2017) A capacidade de provar fatos 
ocorridos é uma das utilidades dos documentos de arquivo. 
2. (Cespe/Anvisa/2016) Em uma agência reguladora, 
como a ANVISA, por exemplo, os documentos que compõem o 
arquivo do setor de trabalho são aqueles produzidos e(ou) 
recebidos no desenvolvimento das atividades administrativas 
da agência. 
3. (Cespe/FUB/2016) Uma justificativa para se 
conservarem os documentos na unidade de trabalho ou na 
instituição é o poder de prova que eles podem apresentar. 
4. (Cespe/DPF/2014) A função de prova do documento de 
arquivo evidencia-se não só pelo fato de o documento poder ser 
levado a juízo para comprovar determinada informação, mas, 
também, pela capacidade desse material de testemunhar as 
atividades que lhe deram origem. 
5. (Cespe/DPF/2014) Ao desenvolver atividades 
regimentais, a organização produz documentos que servem 
para registrar, provar e testemunhar essas atividades, o que 
constitui, de forma natural, um arquivo. 
6. (Cespe/FUB/2014) Os documentos de arquivo servem 
de prova ou evidência das transações, rotinas e tarefas 
realizadas pela organização. 
7. (Cespe/MTE/2014) O arquivo de um órgão, como o do 
MTE, é o agrupamento de todos os documentos que tenham 
sido produzidos e(ou) recebidos por essa pessoa jurídica, 
independentemente do suporte físico, gênero documental e da 
natureza desses documentos, no desenvolvimento da missão 
institucional desse órgão. 
8. (Cespe/CNJ/2013) O arquivo do CNJ refere-se à 
acumulação ordenada dos documentos que surgem como 
resultado da realização da missão ou dos objetivos dessa 
instituição. 
 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. DANILO VILANOVA 
168 
WWW.PORTALCICLO.COM.BR 
9. (Cespe/DPF/2013) O arquivo do Departamento de 
Polícia Federal é constituído de todos os documentos produzidos 
e/ou recebidos, no cumprimento da missão institucional. 
10. (Cespe/MCTI/2012) O documento de arquivo é aquele 
acumulado, naturalmente, como resultado das atividades de 
uma organização pública ou privada. 
11. (Cespe/CNPq/2011) O documento de arquivo, 
produzido e(ou) recebido como decorrência natural do 
desenvolvimento das atividades de um órgão ou uma empresa, 
tem por função provar e testemunhar a ocorrência dessas 
atividades. 
12. (Cespe/EBC/2011) Um conjunto documental 
reconhecido como arquivo pode ser produzido por pessoa 
jurídica ou por pessoa física. 
13. (Cespe/STM/2011) Denominam-se documentos de 
arquivo os documentos produzidos por uma entidade pública ou 
privada, ou por uma família ou pessoa, no transcurso das 
funções que justificam sua existência como tal. 
14. (Cespe/Abin/2010) É desnecessário que os 
documentos de arquivo sirvam de prova das transações 
realizadas. 
15. (Cespe/AGU/2010) O arquivo de um órgão é o 
conjunto de documentos recebidos ou expedidos por esse órgão 
no exercício de suas atividades. Esse conjunto de documentos 
pode ser formado por qualquer espécie documental. 
16. (Cespe/MPS/2010) Pode-se denominar arquivo 
também a instituição ou o serviço que tem a custódia de 
documentos, com a finalidade de fazer o processamento 
técnico, garantir a conservação e promover a utilização dos 
arquivos. 
17. (Cespe/MPU/2010) Um arquivo documental tem por 
objetivo servir como prova ou testemunho da ação de pessoas 
jurídicas ou físicas. 
18. (Cespe/TRE-GO/2009) Entende-se por documento de 
arquivo qualquer documento produzido ou recebido por pessoa 
física ou jurídica, acumulado naturalmente ao longo das 
atividades e preservado como prova de tais atividades. 
19. (Cespe/TRE-MA/2009) Os documentos de arquivosão 
provas de transações realizadas nas organizações. 
20. (Cespe/TRE-MG/2009) Os documentos de arquivo se 
originam no curso das atividades de um órgão, uma empresa 
ou uma instituição. 
21. (Cespe/MS/2008) Qualquer pessoa física ou jurídica, 
isto é, um indivíduo, uma família, um organismo público ou 
privado cria, produz ou gera um arquivo. 
22. (Cespe/Sead/UEPA/2008) Arquivo é comumente 
conceituado como o conjunto de documentos produzidos ou 
recebidos por uma organização pública ou privada e 
conservados para fins de consulta. 
23. (Cespe/Secad-TO/2008) Os documentos podem servir 
de prova de transações realizadas. 
24. (Cespe/Secad-TO/2008) Os documentos de arquivo 
podem ser acumulados pelas atividades-meio e fim do órgão 
público ou instituição. 
25. (Cespe/CLDF/2006) Arquivo é o conjunto de 
documentos produzidos e recebidos por pessoa física ou 
jurídica, pública ou privada. É conservado por essas pessoas ou 
por seus sucessores, para fins de prova ou informação. 
26. (Cespe/SGA-AC/2006) Arquivo é o conjunto de 
documentos produzidos e acumulados naturalmente, ao longo 
das atividades de entidades coletivas ou de pessoas físicas ou 
jurídicas, públicas ou privadas. 
27. (Cespe/MEC/2005) Os documentos existentes nos 
arquivos são o resultado das atividades desenvolvidas pela 
instituição produtora. 
28. (Cespe/MEC/2005) Os documentos arquivísticos 
devem ser fontes de informação. 
29. (Cespe/COHAB-Bauru/2004) Arquivo é a acumulação 
não ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados 
por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e 
preservados para a consecução de seus objetivos, visando à 
utilidade que poderão oferecer no futuro. 
30. (Cespe/UnB/STM/2004) Os arquivos podem ser 
formados a partir de documentos que sejam acumulados por 
pessoas físicas e jurídicas, públicas ou privadas. 
 CONCEITO DE SUPORTE 
31. (Cespe/Antaq/2014) Ainda que tenham surgido novos 
suportes documentais, principalmente os documentos 
natodigitais, o conceito de arquivo mantém-se inalterado. 
32. (Cespe/DPF/2014) Um conjunto de documentos em 
suporte papel produzidos e(ou) recebidos por determinado 
órgão, durante o desenvolvimento de suas atividades 
específicas ou atividades de suporte, consiste em um arquivo. 
33. (Cespe/MI/2013) Nos processos de trabalho, 
independentemente da natureza do negócio, as organizações 
públicas ou privadas produzem e recebem informações que, 
registradas, tornam-se documentos de arquivo. 
34. (Cespe/Anac/2012) Nas organizações, os arquivos 
compõem-se dos documentos acumulados no desenvolvimento 
de suas atividades, independentemente de terem sido 
produzidos e(ou) recebidos pela atividade fim ou pela atividade 
meio e do suporte material da informação. 
35. (Cespe/Anatel/2012) Entre os suportes dos 
documentos de arquivo incluem-se o papel, a película 
fotográfica, o meio eletrônico e a película videográfica. 
36. (Cespe/Ibama/2012) Os arquivos de uma organização 
pública podem ser constituídos de documentos originários das 
 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. DANILO VILANOVA 
169 
WWW.PORTALCICLO.COM.BR 
atividades meio e fim e produzidos em variados suportes 
documentais, inclusive o digital. 
37. (Cespe/EBC/2011) Mesmo produzidos em suportes 
diferentes do tradicional, que é o papel, os documentos 
videográficos e fotográficos devem ser considerados como parte 
do arquivo de uma organização. 
38. (Cespe/Abin/2010) Os documentos de arquivo, em 
qualquer suporte, são produzidos ou recebidos durante o 
desenvolvimento das atividades de pessoa física ou jurídica. 
39. (Cespe/MPS/2010) Documento é toda informação 
registrada em um suporte material que pode ser consultada 
para fins de estudo e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos 
e pensamentos da humanidade nas diferentes épocas e nos 
diversos lugares. 
40. (Cespe/MPU/2010) O documento, para a disciplina 
arquivística, é a combinação do suporte com a informação nele 
registrada, utilizada como prova ou para consulta. 
41. (Cespe/MS/2010) O termo suporte é utilizado em 
arquivologia para denominar qualquer material que contém 
informações registradas. Alguns exemplos, além do mais 
comum hoje, que é o papel, são: papiro, pergaminho, filme de 
acetato, fita magnética, disco magnético, disco ótico, entre 
outros. 
42. (Cespe/TRE-GO/2009) Entende-se por documento de 
arquivo a informação textual gerada oficialmente no decurso de 
ação administrativa ou judicial de órgão público, fixada ou não 
em suporte. 
43. (Cespe/MCT/2008) Os arquivos expressam o conjunto 
das informações institucionais, quaisquer que sejam sua data 
de produção, seu suporte material e sua natureza. 
44. (Cespe/MS/2008) Os arquivos são compostos por 
documentos, independentemente de data, forma ou suporte 
material. 
45. (Cespe/TCE-AC/2006) Arquivo é o conjunto de 
documentos que, independentemente da natureza ou do 
suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades 
de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas. 
46. (Cespe/PRG-DF/2005) Os documentos produzidos no 
âmbito da instituição, mesmo que não estejam em suporte 
papel, são considerados documentos de arquivo. 
47. (Cespe/TRE-TO/2005) Os acervos arquivísticos são 
constituídos por um mesmo tipo de suporte. 
48. (Cespe/STM/2004) A composição do conceito de 
arquivo adotado pela arquivística define que seus documentos 
devem possuir um mesmo tipo de suporte físico. 
49. (Cespe/MMA/2003) Os arquivos são constituídos 
apenas por documentos em suporte papel. 
 FUNÇÃO DOS ARQUIVOS 
50. (Cespe/DPF/2012) A organização de documentos, 
atividade cada vez mais importante nas instituições, possibilita 
a tomada de decisão segura e o atendimento rápido das 
demandas dos usuários. 
51. (Cespe/Fundac-PB/2008) Um arquivo tem como 
função principal tornar disponível as informações contidas no 
acervo documental. 
52. (Cespe/INPI/2006) O arquivo tem como função básica 
tornar disponíveis as informações contidas nos documentos 
mantidos sob sua guarda. 
53. (Cespe/PRG-DF/2005) A função principal dos arquivos 
é facultar o acesso aos documentos. 
54. (Cespe/DPF/2004) A função precípua do arquivo é 
facultar o acesso. 
55. (Cespe/TRE-AL/2004) Os documentos de cunho 
arquivístico auxiliam os funcionários da instituição no processo 
decisório. 
56. (Cespe/MMA/2003) A função principal do arquivo é 
tornar disponíveis as informações contidas no acervo 
documental sob sua guarda. 
 FINALIDADES DO ARQUIVO 
57. (Cespe/Serpro/2013) Desde sua origem, os 
documentos de arquivo são tratados, armazenados e 
conservados por razões culturais e históricas. 
58. (Cespe/Anatel/2012) A conservação e a manutenção 
de documentos de arquivo ocorrem em um primeiro momento, 
para resguardar a memória da instituição. 
59. (Cespe/EBC/2011) A principal finalidade do arquivo é 
servir como fonte para pesquisa histórica. 
60. (Cespe/Abin/2010) A primeira finalidade dos arquivos 
é servir às atividades administrativas, à tomada de decisão e à 
garantia de direitos e deveres. 
61. (Cespe/Anac/2009) A função primária do arquivo é 
funcional, isto é, ser instrumento da administração. Em um 
segundo momento, considera-se o valor para a história e a 
cultura de uma sociedade. 
62. (Cespe/FUB/2009) Arquivar não significa somente 
guardar documentos para fins legais ou históricos, mas também 
para pesquisa e busca de informação racionalizada que auxilia 
na tomada de decisões que levam à eficiência administrativa. 
63. (Cespe/Hemobras/2008) A finalidade maior do arquivo 
de uma organização é o acesso à informação, que o transforma 
em instrumento de apoio à administração, permitindo tomada 
de decisão segura e garantia de direitos e deveres de seus 
servidores e da própria organização. 
64. (Cespe/ME/2008) Os arquivos funcionam como a 
memória dos produtores de documentos e da sociedade em 
 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. DANILO VILANOVA 
170 
WWW.PORTALCICLO.COM.BR 
geral e servem, em primeira instância, paraapoiar o 
gerenciamento operacional. 
65. (Cespe/MPE/AM/2008) O arquivo, cujo principal 
objetivo é ser um instrumento de apoio à administração, 
constitui com o decorrer do tempo, base do conhecimento da 
história da instituição a que pertence. 
66. (Cespe/Secad-TO/2008) A principal finalidade dos 
arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o 
decorrer do tempo, em base para o conhecimento da história. 
67. (Cespe/PRG-DF/2005) Uma das finalidades dos 
arquivos é servir de base para o conhecimento da história. A 
função básica dos arquivos é possibilitar ao usuário o acesso 
rápido e preciso às informações deixadas sob sua 
responsabilidade de guarda. 
68. (Cespe/MMA/2003) A principal finalidade dos arquivos 
é servir à administração. Eles constituem-se, com o decorrer do 
tempo, em base do conhecimento da história. 
 DIFERENÇAS BÁSICAS ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA 
69. (Cespe/FUB/2016) Os arquivos da Universidade de 
Brasília (UnB) atendem objetivos funcionais. 
70. (Cespe/FUB/2016) Os documentos textuais 
normalmente presentes nos arquivos são também encontrados 
nas bibliotecas. 
71. (Cespe/TCDF/2014) O arquivo é um órgão 
colecionador cujos conjuntos documentais estão reunidos 
segundo a sua origem e função. 
72. (Cespe/DPF/2014) Os documentos de arquivo são 
colecionados com finalidades culturais e sociais. 
73. (Cespe/FUB/2014) Os arquivos da UnB são formados, 
também, pelos livros colecionados, utilizados por professores 
da universidade na elaboração de suas aulas. 
74. (Cespe/FUB/2014) Inicialmente, os documentos de 
arquivo são mantidos e conservados pelas razões funcionais e 
administrativas que lhes deram origem. 
75. (Cespe/MDIC/2014) Diferentemente da biblioteca, o 
arquivo não é uma coleção de documentos, mas uma 
acumulação natural de documentos. 
76. (Cespe/MDIC/2014) Os documentos de interesse da 
instituição que tenham sido adquiridos por meio de compra, 
doação ou permuta devem ser considerados como arquivos. 
77. (Cespe/MTE/2014) Os documentos de arquivo são 
produzidos, originariamente, nos arquivos correntes, em 
múltiplos exemplares. 
78. (Cespe/Suframa/2014) Razões administrativas e 
funcionais motivam, originariamente, a manutenção e 
conservação dos arquivos da SUFRAMA. 
79. (Cespe/Suframa/2014) O arquivo da SUFRAMA 
constitui-se de todos os documentos utilizados para o 
desenvolvimento das atividades do órgão, o que inclui os 
documentos dos setores de trabalho, os livros e periódicos da 
biblioteca e as bases de dados não institucionais. 
80. (Cespe/Bacen/2013) Capacidade de se constituírem 
como provas e organicidade são características dos documentos 
de arquivo. 
81. (Cespe/ANP/2013) As finalidades da biblioteca e do 
museu são didáticas, culturais, técnicas ou científicas. 
82. (Cespe/CNJ/2013) Os arquivos são organizados, 
mantidos e preservados originalmente devido a sua função 
cultural. 
83. (Cespe/MI/2013) O material de referência ou 
informação não orgânica, utilizado nos setores de trabalho, é 
considerado documento de arquivo. 
84. (Cespe/Serpro/2013) Entre a diversidade de 
documentos e informações que transitam nos setores do 
SERPRO, os documentos de arquivo são aqueles que têm 
relação direta com a missão institucional desse órgão. 
85. (Cespe/Serpro/2013) Os documentos de arquivo 
podem ser elaborados em um único exemplar ou, em casos 
específicos, serem produzidos em um limitado número de 
cópias. 
86. (Cespe/Serpro/2013) Além dos documentos 
produzidos pelo SERPRO, são considerados documentos de 
arquivo aqueles colecionados por diversos motivos. 
87. (Cespe/STF/2013) A diferença entre os arquivos e as 
bibliotecas pode ser reconhecida na função administrativa que 
os arquivos têm para uma organização pública ou privada, 
diferentemente da função cultural das bibliotecas. 
88. (Cespe/Anatel/2012) A natureza da informação 
arquivística é específica, já que se trata de informação 
registrada em suporte definido e acumulada por um sujeito, 
simultaneamente, emissor e receptor. 
89. (Cespe/DPRF/2012) A finalidade principal da produção 
e conservação de documentos de um arquivo é funcional. 
90. (Cespe/DPRF/2012) O arquivo do Departamento de 
Polícia Rodoviária Federal é considerado um conjunto de peças 
e de objetos de valor cultural colocados à disposição do público. 
91. (Cespe/MCTI/2012) Os arquivos do MCTI são formados 
pelos documentos em suporte papel e em suporte eletrônico, 
pelos documentos bibliográficos e pelos documentos 
museológicos. 
92. (Cespe/MCTI/2012) Arquivística é a disciplina que tem 
como objetivo tratar as coleções de documentos produzidos 
e(ou) recebidos pelas pessoas físicas ou jurídicas. 
 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. DANILO VILANOVA 
171 
WWW.PORTALCICLO.COM.BR 
93. (Cespe/DPF/2012) O arquivo do Departamento de 
Polícia Federal compõese de documentos colecionados 
referentes a assuntos de interesse dos servidores desse órgão. 
94. (Cespe/TJ-RR/2012) Em regra, deve-se produzir mais 
de um exemplar de um documento de arquivo. 
95. (Cespe/TJ-RR/2012) O arquivo caracteriza-se por ser 
um conjunto orgânico, resultado das atividades de uma pessoa 
física ou jurídica, e não uma coleção de documentos de diversas 
fontes. 
96. (Cespe/TJ-RR/2012) A produção e a manutenção dos 
documentos de arquivo justificam-se para o atendimento de 
demandas funcionais das instituições. 
97. (Cespe/TRE-RJ/2012) Arquivos e bibliotecas, embora 
constituam diferentes órgãos de documentação, precisamente 
por tratarem de documentos com características físicas e 
funções distintas, conferem o mesmo tipo de tratamento aos 
gêneros documentais sob sua responsabilidade. 
98. (Cespe/TRE-RJ/2012) Os documentos de arquivo são 
produzidos e(ou) recebidos para o atendimento de objetivos 
culturais e históricos. 
99. (Cespe/CNPq/2011) O documento de arquivo consiste 
em um único exemplar, apesar da necessidade, em algumas 
circunstâncias, de se ter mais de uma via do documento. 
100. (Cespe/CNPq/2011) O caráter orgânico do arquivo é 
resultado da relação direta que os documentos estabelecem 
com as atividades desenvolvidas por um órgão ou uma 
empresa. 
101. (Cespe/Correios/2011) A organicidade do arquivo se 
verifica na relação que os documentos mantêm entre si em 
decorrência das atividades do sujeito acumulador, seja ele 
pessoa física ou jurídica. 
102. (Cespe/Correios/2011) O acervo de um arquivo 
permanente é constituído das preciosidades colecionadas ao 
longo do tempo por pessoas físicas ou jurídicas. 
103. (Cespe/EBC/2011) Os documentos produzidos e(ou) 
recebidos pelos setores que executam as atividades fim da EBC 
não são considerados documentos de arquivo. Esses 
documentos, considerados documentos técnicos, devem ser 
armazenados na biblioteca, onde servirão como referência. 
104. (Cespe/EBC/2011) O conceito de arquivo é 
frequentemente confundido com o conceito de biblioteca, uma 
vez que, em ambas as unidades, trabalha-se com material 
tridimensional. 
105. (Cespe/STM/2011) Entre as características dos 
documentos de arquivo, incluem-se a tridimensionalidade e a 
existência de diversos tipos, naturezas, formas e dimensões. 
106. (Cespe/STM/2011) Informações orgânicas registradas, 
produzidas durante o exercício das funções de um órgão ou 
instituição, são objetos de trabalho dos arquivos e dos estudos 
da arquivologia. 
107. (Cespe/Abin/2010) O arquivo é uma instituição de 
interesse público criada com o objetivo de conservar, estudar e 
colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de 
valor cultural. 
108. (Cespe/MPU/2010) Em regra, a inclusão de 
documentos em um arquivo, ocorre por compra ou permuta de 
fontes múltiplas. 
109. (Cespe/TRE-BA/2010) A vinculação que se estabelece 
entre os documentos de arquivo, no momento em que são 
criados ou recebidos, é chamada de orgânica. 
110. (Cespe/TRE-MT/2010) Os documentos de arquivo são 
produzidos e recebidos com finalidades históricas, culturais e 
científicas.111. (Cespe/TRE-MT/2010) De acordo com o conceito de 
arquivo, uma coleção de manuscritos históricos colecionados 
por uma pessoa física não é considerada arquivo. 
 (Cespe/TRE-MT/2010) Os documentos de arquivo são 
produzidos em exemplares múltiplos e inexiste uma 
significação orgânica entre esses documentos. 
112. (Cespe/TSE/2007) Os documentos de arquivo devem 
existir em numerosos exemplares e os de biblioteca, em um 
único exemplar ou em limitado número de cópias. 
113. (Cespe/TSE/2007) Os documentos de arquivo são 
produzidos e conservados com objetivos funcionais e os de 
biblioteca, com objetivos culturais. 
114. (Cespe/TSE/2007) Os documentos de arquivo são 
colecionados de fontes diversas e os de biblioteca, por 
atividades organizacionais. 
115. (Cespe/Igeprev/PA/2005) Um arquivo diferencia-se de 
uma biblioteca e de um museu basicamente por ser 
primordialmente funcional, enquanto o objetivo da biblioteca e 
do museu é essencialmente cultural. 
116. (Cespe/MEC/2005) As formas de ingresso dos 
documentos nos arquivos das instituições públicas são, 
preferencialmente, a compra, a doação ou a permuta. 
117. (Cespe/PRG-DF/2005) A literatura apresenta algumas 
semelhanças e diferenças entre bibliotecas e arquivos: 
bibliotecas conservam documentos para fins culturais e 
arquivos conservam documentos para fins funcionais. 
118. (Cespe/PRG-DF/2005) A permuta de documentos é 
utilizada pelas instituições arquivísticas como forma de suprir 
as lacunas existentes nos acervos. 
119. (Cespe/DPF/2004) Os acervos arquivísticos 
assemelham-se aos biblioteconômicos pelo fato de 
apresentarem exemplares múltiplos. 
 GABARITO 
 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. DANILO VILANOVA 
172 
WWW.PORTALCICLO.COM.BR 
01. C 41. C 81. C 
02. C 42. E 82. E 
03. C 43. C 83. E 
04. C 44. C 84. C 
05. C 45. C 85. C 
06. C 46. C 86. E 
07. C 47. E 87. C 
08. C 48. E 88. C 
09. C 49. E 89. C 
10. C 50. C 90. E 
11. C 51. C 91. E 
12. C 52. C 92. E 
13. C 53. C 93. E 
14. E 54. C 94. E 
15. C 55. C 95. C 
16. C 56. C 96. C 
17. C 57. E 97. E 
18. C 58. E 98. E 
19. C 59. E 99. C 
20. C 60. C 100. C 
21. C 61. C 101. C 
22. C 62. C 102. E 
23. C 63. C 103. E 
24. C 64. C 104. E 
25. C 65. C 105. E 
26. C 66. C 106. C 
27. C 67. C 107. E 
28. C 68. C 108. E 
29. E 69. C 109. C 
30. C 70. E 110. E 
31. C 71. E 111. C 
32. C 72. E 112. E 
33. C 73. E 113. C 
34. C 74. C 114. E 
35. C 75. C 115. C 
36. C 76. E 116. E 
37. C 77. E 117. C 
38. C 78. C 118. E 
39. C 79. E 119. E 
40. C 80. C 120. C 
 
QUESTÕES PARA TREINAR 
Classificação dos arquivos 
 
1. (Cespe/MCT/2008) Arquivo de primeira idade ou corrente, 
arquivo de segunda idade ou intermediário e arquivo de terceira 
idade ou permanente são estágios de evolução dos arquivos. 
 
2. (Cespe/Sebrae/2008) Os arquivos técnico e administrativo 
constituem estágios de evolução dos arquivos. 
 
3. (Cespe/EBC/2011) Arquivo de engenharia é considerado um 
tipo de arquivo especializado. 
 
4. (Cespe/EBC/2011) O arquivo de imprensa não é um arquivo 
especializado. 
 
5. (Cespe/EBC/2011) Os documentos fotográficos (ampliações, 
negativos, eslaides) são exemplos de documentos armazenados 
nos arquivos especiais. 
 
6. (Cespe/Sebrae/2008) O arquivo especializado se refere à 
existência de documentos de formas físicas diversas, como 
fotografias, discos, fitas, microfilmes e slides. 
 
7. (Cespe/TJDFT/2008) Quanto à natureza dos documentos, 
denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda 
documentos com formas físicas variadas e que necessitam de 
armazenamento, registro, acondicionamento e conservação sob 
condições especiais. 
 
8. (Cespe/Ancine/2006) Dá-se o nome de arquivo especializado 
ao conjunto de documentos mantidos sob guarda do arquivo em 
condições especiais de armazenamento, acondicionamento ou 
conservação. 
 
9. (Cespe/MDIC/2006) Quanto à natureza dos documentos, são 
classificados como especializados aqueles arquivos que têm sob 
sua responsabilidade a guarda de documentos que requerem 
tratamento diferenciado no armazenamento, no registro, no 
acondicionamento e na conservação, por causa de sua forma 
física. 
 
10. (Cespe/TJ-PA/2006) Em arquivos denominados especiais, 
são mantidos sob guarda documentos que resultam da 
experiência humana em um campo específico do saber. 
 
11. (Cespe/ANS/2005) O arquivo que tem sob sua guarda 
documentos que merecem tratamento especial de 
armazenamento, acondicionamento ou conservação é chamado 
arquivo especializado. 
 
12. (Cespe/PRG-DF/2005) Quanto à natureza dos documentos, 
a unidade que tem sob sua guarda documentos referentes às 
decisões de tribunais superiores é chamada arquivo especial. 
 
13. (Cespe/CREA-DF/2003) Arquivos médicos são considerados 
especializados. 
 
14. (Cespe/CREA-DF/2003) Arquivos de engenharia são 
considerados especializados. 
 
15. (Cespe/CREA-DF/2003) Arquivos de documentos 
audiovisuais são considerados especializados. 
 
16. (Cespe/CREA-DF/2003) Arquivos de documentos 
iconográficos são considerados especializados. 
 
17. (Cespe/Anatel/2014) Os arquivos setoriais possuem a 
função de arquivos permanentes nas organizações públicas. 
 
18. (Cespe/MDIC/2014) Os arquivos gerais são localizados nas 
unidades político-administrativas de uma organização e 
cumprem a função de arquivos correntes. 
 
19. (Cespe/EBC/2011) Os arquivos setoriais cumprem funções 
de arquivo permanente e arquivo histórico. 
 
20. (Cespe/EBC/2011) Os arquivos gerais, em um sistema de 
arquivo, recebem os documentos correntes das diversas 
unidades de uma organização. 
 
21. (Cespe/STM/2011) Os arquivos setoriais têm o mesmo 
papel dos arquivos intermediários, visto que recebem 
documentos provenientes dos diversos órgãos que integram a 
estrutura de uma organização. 
 
 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. DANILO VILANOVA 
173 
WWW.PORTALCICLO.COM.BR 
22. (Cespe/Anac/2009) Os estágios de evolução dos arquivos 
são conhecidos como arquivos setoriais e arquivos gerais ou 
centrais. 
 
23. (Cespe/SEAD-SES-FHS-SE/2009) Os arquivos setoriais são 
aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, 
cumprindo funções de arquivo permanente. 
 
24. (Cespe/TRE-MA/2009) Quanto à abrangência da atuação, 
os arquivos são classificados em correntes e intermediários. 
 
25. (Cespe/TRT 17ª Região/2009) A instalação de arquivos 
setoriais é uma forma de centralização dos arquivos correntes 
da organização como um todo. 
 
26. (Cespe/DFTrans/2008) A unidade de arquivo destinada a 
receber documentos do arquivo corrente de diversas unidades 
vinculadas à mesma instituição é classificada como arquivo 
setorial. 
 
27. (Cespe/MCT/2008) Quanto à abrangência de sua atuação, 
os arquivos setoriais são aqueles destinados a receber somente 
os processos administrativos provenientes 
dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma 
instituição. 
 
28. (Cespe/MS/2008) O arquivo setorial é aquele estabelecido 
junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo 
corrente. 
 
29. (Cespe/MPE-AM/2008) Quanto à extensão de sua atuação, 
os arquivos classificam-se como centralizados e 
descentralizados. 
 
30. (Cespe/Sebrae/2008) Quanto à abrangência de atuação, os 
arquivos podem ser correntes, intermediários ou permanentes. 
 
31. (Cespe/Sebrae/2008) O arquivo setorial é aquele 
estabelecido junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções 
de arquivo corrente. 
 
32. (Cespe/Anvisa/2007) Os arquivos podem ser setoriais e 
gerais ou centrais. 
 
33. (Cespe/CREA-DF/2003) Os arquivos setoriais devem se 
localizar junto aos órgãos produtores. 
 
GABARITO 
1. Certa 2. Errada 3. Certa 4. Errada 5. Certa 
6. Errada 7. Certa 8. Errada 9. Errada 10Errada 
11Errada 12Errada 13. Certa 14.Certa 15Errada 
16Errada 17Errada18Errada 19Errada 20. Certa 
21Errada 22Errada 23Errada 24Errada 25Errada 
26Errada 27Errada 28. Certa 29Errada 30Errada 
31. Certa 32. Certa 33. Certa 
 
 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. DANILO VILANOVA 
174 
WWW.PORTALCICLO.COM.BR 
2. CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 
 
Neste tópico, o foco será o documento de forma isolada. 
A bibliografia arquivística apresenta alguns critérios para 
classificá-lo: 
 
1) Quanto ao gênero; 
2) Quanto à forma; 
3) Quanto ao formato; 
4) Quanto à técnica de registro; 
5) Quanto à espécie; 
6) Quanto à tipologia. 
 
As questões de concurso costumam misturar os conceitos a fim 
de confundir o candidato. Por isso, é importante trabalhar cada 
critério isoladamente: 
 
3.1. Classificação quanto ao gênero 
Primeiramente, temos de entender o que vem a ser gênero dos 
documentos. Se você consultar um dicionário técnico de 
arquivologia encontrará o conceito: 
 
“Gênero documental: 
Aspecto documental relacionado ao conjunto de signos ou 
símbolos utilizados para registrar a informação”. 
 
Mas então o que quer dizer isso? Bem, para registrar uma 
informação e criar um documento, precisamos utilizar símbolos 
que permitam que a informação seja transmitida 
e lida por aqueles que a necessitem. Estes símbolos podem ser: 
letras, sons, imagens etc. 
É baseado nestes símbolos que encontraremos os gêneros nos 
arquivos. Mais uma vez, encontraremos na obra de Marilena 
Leite Paes (esta parte inicial é basicamente retirada de sua 
obra, já citada anteriormente), a relação dos gêneros 
encontrados nos arquivos: 
 
“Quanto ao gênero, os documentos podem ser: 
➢ escritos ou textuais: documentos manuscritos, 
datilografados ou impressos; 
➢ cartográficos: documentos em formatos e dimensões 
variáveis, contendo representações geográficas, 
arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis); 
➢ iconográficos: documentos em suportes sintéticos, em 
papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas 
(fotografias, diapositivos, desenhos, gravuras); 
➢ filmográficos: documentos em películas 
cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), 
conjugados ou não a trilhas sonoras, contendo imagens 
em movimento (filmes e fitas videomagnéticas); 
➢ sonoros ou fonográficos: documentos com dimensões e 
rotações variáveis, contendo registros fonográficos (discos 
e fitas audiomagnéticas); 
➢ micrográfícos: documentos em suporte fílmico 
resultantes da microrreprodução de imagens, mediante 
utilização de técnicas específicas (rolo, microficha, 
jaqueta, cartão-janela); 
➢ informáticos: documentos produzidos, tratados ou 
armazenados em computador (disquete, disco rígido - 
Winchester -, disco óptico). 
 
O nome do gênero remete ao seu significado. Documentos que 
contêm informação em forma de texto, são naturalmente, do 
gênero escrito ou textual. Este é o principal gênero encontrado 
nos arquivos e poderíamos citar inúmeros exemplos, como 
ofícios, memorandos, relatórios, requerimentos etc. 
Os documentos cartográficos são aqueles que apresentam uma 
imagem, em escala reduzida, representando uma área maior. 
São exemplos mais comuns os mapas e as plantas. 
O gênero iconográfico, por sua vez, é aquele em que a 
informação é registrada no documento em forma de imagem 
estática, sendo que o exemplo mais comum é a fotografia. 
Também encontramos na bibliografia o nome imagético para 
designar este gênero. 
 
 DICA! 
Os exemplos de documentos mais comuns em provas de 
concurso são aqueles citados na bibliografia de Marilena Leite 
Paes para os documentos iconográficos: fotografias, desenhos, 
gravuras e diapositivos. Diapositivos nada mais são do que 
slides, películas fotográficas em que são registradas imagens e 
muito comuns nas décadas de 70 e 80. 
 
O gênero filmográfico, também encontrado com o nome de 
audiovisual, na bibliografia, se refere a documentos que 
apresentam como informação imagens em movimento. Perceba 
que tais imagens podem ou não conter som vinculado a elas. 
Filmagens e vídeos seriam exemplos deste gênero. Sonoros, 
como o nome diz, são documentos cuja informação esteja 
registrada em forma de som. 
O gênero micrográfico é aquele que envolve as cópias de 
documentos obtidas por meio da microfilmagem. Para se ter 
uma ideia inicial a respeito da microfilmagem, entenda que se 
trata de uma cópia do documento, em película fotográfica, em 
tamanho extremamente reduzido. Existem várias microformas 
(aspectos que a cópia em microfilme pode se apresentar), como 
o rolo de microfilme, a microficha e jaqueta. 
O gênero informático, finalmente, engloba documentos em 
meio digital. Hoje, boa parte dos arquivos da instituição são 
registrados em sistema. A obra na qual são retiradas as 
questões é do final dos anos 80, e a autora já citava este gênero 
como presente nos arquivos. 
 
ATENÇÃO! 
O documento pode conter mais de um gênero ao mesmo tempo. 
Um relatório, por exemplo, pode conter informações textuais e 
imagens ao mesmo tempo. Um documento em meio digital 
apresentará para o usuário texto, som, imagem etc., muitas 
vezes tudo reunido em um mesmo documento. Nas questões, 
entretanto, o examinador costuma de limitar aos conceitos e 
exemplos da bibliografia. 
 
 DICA! 
Ao resolver questões referentes a este assunto, você vai 
perceber que, normalmente, são cobrados os conceitos de cada 
item ou exemplos vinculados a eles. É muito comum a mistura 
dos conceitos, como acontece nos demais assuntos, o que exige 
bastante atenção para não se complicar. 
 
O termo tridimensional é um termo relacionado a objetos em 
geral, e não a documentos de arquivo. Quem cuida de objetos 
de valor histórico é a museologia, e não a arquivologia. É um 
termo muito comum nas questões de arquivologia, como 
exemplo de item incorreto. 
 
3.2. Classificação quanto à forma 
 
Outro aspecto pelo qual podemos analisar os documentos de 
arquivo é a sua forma. A bibliografia (e desta vez não é a 
Marilena Leite Paes, e sim a autora Janice Gonçalves), define 
formo como sendo o “estágio de preparação ou transmissão do 
documento”, e eu imagino que não deve ter ficado muito claro 
pra você o que é isso a partir deste conceito. 
Então vamos tentar esclarecer. Utilizando exemplos fica mais 
claro. Quando um documento é produzido, ele passa por alguns 
estágios, que chamaremos de forma. Com exemplos práticos 
 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. DANILO VILANOVA 
175 
WWW.PORTALCICLO.COM.BR 
fica mais fácil: o primeiro estágio por que passa o documento é 
a minuta ou rascunho, ou seja, aquele estágio em que o 
documento ainda não está pronto e pode sofrer alterações. 
Neste momento, o documento está em forma de minuta ou 
rascunho. Fácil, não? 
 
Depois de pronto, o documento é assinado e passa a ter 
validade jurídica. Esta versão definitiva é chamada de original, 
e pode ser feita em uma ou mais vias. Portanto, o documento 
definitivo está em forma de original. 
 
Este original pode ser reproduzido para fins de divulgação ou 
transmissão da informação, por meio da digitalização ou mesmo 
de cópia reprográfica (a popular Xerox, como é mais 
conhecida). Neste caso, teremos a criação de uma cópia do 
documento, que também é uma das formas que ele pode se 
apresentar. 
Portanto, minuta ou rascunho, original e cópia são exemplos de 
formas do documento, ou seja, o estágio de preparação ou 
transmissão do documento. 
 
3.3. Classificação quanto à formato 
 
“Formato é a configuração física de um suporte, de acordo 
com a natureza e o modo como foi confeccionado” 
Janice Gonçalves 
 
Podemos encontrar documentos em papel em diversos 
formatos, ou seja, diversas configurações de acordo com a 
forma como ele se apresenta, como por exemplo, no formato 
de livro, caderno, ficha, apostila, cartão etc. 
 
Se você analisar bem, um formato muito como de documento 
em papel é o formato “folha”, ou seja, papel não encadernado. 
É o caso de memorandos, ofícios, requerimentos. Esta definição 
não invalida o conceito de formato para arquivos emmeio 
digital, no qual o formato é referente ao programa em que o 
documento foi gerado. 
 
Na obra citada, a autora apresenta os seguintes exemplos para 
formatos: caderno, cartaz, diapositivo (slide), folha, livro, 
mapa, planta e rolo de filme. Perceba que são aspectos físicos 
que o suporte pode se apresentar, não só o papel, mas também 
a película fotográfica, por exemplo (no caso em formato de 
diapositivo ou slide ou em rolo). 
 
3.4. Classificação quanto à técnica de registro 
A técnica de registro do documento seria, como o próprio nome 
diz, a técnica de registro utilizada para gravar a informação no 
suporte utilizado. Como assim? Bem, vamos aos exemplos 
então... Você pode gravar a informação no papel de várias 
formas, ou usando várias técnicas de registro: temos dos 
documentos manuscritos (escritos a mão), impressos 
(utilizando impressora), mimeografados (utilizando o 
mimeógrafo, lembra das provas da sua escola primária?), 
esculpido (se for em pedra...). 
Enfim, temos aí exemplos de técnicas de registro no que diz 
respeito aos documentos (eles podem ser, então, impressos, 
manuscritos, esculpidos etc.) 
 
3.5. Classificação quanto à espécie 
 
“Espécie é a configuração que assume um documento de 
acordo com a disposição e a natureza das informações nele 
contidas”. 
Janice Gonçalves 
 
A espécie é o nome que damos a um documento de acordo com 
seu aspecto formal ou modelo utilizado para confeccioná-lo. 
Não melhorou muito? Então vamos aos exemplos práticos... 
Tente descobrir o nome do documento exposto com as 
seguintes informações: 
 
-Nome das partes envolvidas; 
-Cláusulas a serem cumpridas, numeradas 
sequencialmente; 
-Sanções para a parte que não cumprir suas obrigações; 
-Local e data; 
-Assinatura das partes envolvidas. 
Claro que o documento em questão é um contrato, e você 
descobriu isso apenas analisando as informações que ele 
contém e como estas informações estão distribuídas ao longo 
do documento. Ou seja, aqueles modelos que você aprende em 
redação oficial (ofício, memorando, relatório, certidão, 
contrato, requerimento, ata...) são todos considerados espécies 
documentais, pois apresentam as informações que o 
documento deve ter e como estarão distribuídas ao longo do 
texto. 
 
Podemos simplificar da seguinte forma: espécie é o nome que 
damos ao documento de acordo com a disposição de suas 
informações (modelo utilizado para a sua confecção). 
 
3.6. Classificação quanto à tipologia documental 
 
(Cespe/MDIC/2014) O ofício e o memorando são exemplos de 
tipos documentais. 
 
(Cespe/Abin/2010) Carta, ofício, memorando, aviso, circular e 
relatório são exemplos de tipologias documentais existentes em 
órgãos públicos. 
 
(Cespe/AGU/2010) Ofício, memorando e aviso são exemplos de 
tipologias documentais. 
 
Todas erradas! As questões retratam espécies e não tipologia. 
 
Então, o que é topologia? 
“Tipologia documental é a configuração que assume uma 
espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou”. 
Janice Gonçalves 
Tipologia é a configuração que assume uma espécie 
documental, de acordo com a atividade que a gerou. Como 
assim? Vamos traduzir da seguinte forma: tipo ou tipologia é a 
junção de uma espécie documental com sua função ou 
atividade. 
 
Podemos, inclusive, criar uma fórmula para definir a tipologia: 
Tipo ou tipologia = espécie + atividade ou função. 
 
Exemplos de espécies documentais: 
- certidão 
- contrato 
- boletim 
- atestado 
- ata 
- alvará 
Para transformarmos espécies em tipologias, basta acrescentar 
a cada uma sua atividade ou função. Nos exemplos citados 
acima, poderíamos ter: 
- certidão de nascimento; 
- contrato de trabalho; 
- boletim escolar; 
- atestado médico; 
- ata de reunião; 
- alvará de construção. 
 
 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. DANILO VILANOVA 
176 
WWW.PORTALCICLO.COM.BR 
Observe que, para cada espécie, foi acrescentada a atividade 
que o documento está vinculado. A soma da espécie (aspecto 
formal do documento) com a função ou atividade que o mesmo 
desenvolve resulta na tipologia ou tipo documental. 
 
Em regra, todo documento deve apresentar no seu nome 
espécie e atividade, a fim de que possamos identificá-lo e 
avaliá-lo corretamente. Quer vê? Imagine os documentos que 
você carrega diariamente na sua carteira ou na sua bolsa: 
- carteira de identidade (espécie + atividade) 
- cadastro de pessoa física (espécie + atividade) 
- título eleitoral (espécie + atividade) 
- carteira de habilitação (espécie + atividade) 
- cartão de crédito (espécie + atividade) 
- carteira estudantil (espécie + atividade) 
- cartão de débito (espécie + atividade) 
- cartão de visita (espécie + atividade) 
 
3.7. Classificação quanto à natureza do assunto 
 
Outro aspecto que podemos analisar no documento é a 
natureza do seu assunto. 
Se considerarmos este aspecto, teremos os documentos 
ostensivos e os documentos sigilosos. 
 
Primeiramente, temos Marilena Leite Paes, que afirma: 
 
“Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser 
ostensivos ou sigilosos. 
A classificação de ostensivo é dada aos documentos cuja 
divulgação não prejudica a administração. 
Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua 
natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, 
requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua 
custódia e divulgação. Pela sua importância, é objeto de 
legislação própria”. 
 
A legislação própria de que trata a autora, é hoje a Lei nº 
12.527/2011, a chamada Lei de Acesso à Informação, que 
substituiu o Decreto nº 4.553/2002, que tratava do assunto, e 
foi revogado com a criação da nova lei. Esta lei é justamente a 
segunda opção de bibliografia para elaboração de questões 
deste assunto, e será objeto de estudo mais detalhado em outro 
módulo. 
 
Neste momento, vale a pena citar da lei o seguinte: 
 
Todo documento sigiloso em um órgão público deverá ser 
classificado em um dos três graus de sigilo possíveis: 
ultrassecreto, secreto ou reservado, que foram aqui 
apresentados do maior para o menor grau de sigilo. Quanto 
maior o grau de sigilo, mais cuidado o órgão terá que ter em 
sua custódia. 
O mais importante, entretanto, com relação ao grau de sigilo, é 
o tempo máximo que o governo poderá “segurar” esta 
informação. Pela LAI (como é conhecida a Lei de Acesso à 
Informação), nenhum documento pode permanecer sigiloso 
eternamente no país. 
 
Os prazos máximos para restrição de acesso são os seguintes: 
- ultrassecreto (máximo de 25 anos); 
- secreto (máximo de 15 anos); 
- reservado (máximo de 5 anos). 
 
De acordo com esta legislação, o grau ultrassecreto poderá, a 
critério do governo, ser renovado, apenas uma vez, por 
qualquer prazo não superior a 25 anos, ou seja, pode ser 
prorrogado por 1, 2, 5, 7 anos... Desta forma, o limite máximo 
de tempo que um documento pode permanecer sigiloso no 
Brasil é de 50 anos. Um grande exemplo é o motivo da morte 
do ex-presidente Tancredo Neves. 
 
Vale a pena ressaltar, para efeito de preparação, que Marilena 
Leite Paes ainda cita uma definição para cada grau de sigilo, 
que comumente são objeto de prova: 
“São assuntos normalmente classificados como 
ultrassecretos aqueles da política governamental de alto 
nível e segredos de Estado. 
 
Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau 
de segurança e cujo teor ou características podem ser do 
conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente 
ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles 
tomar conhecimento, funcionalmente. 
 
A classificação confidencial é dada aos assuntos que, embora 
não requeiram alto grau de segurança, seu conhecimento por 
pessoa não autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou 
criar embaraços administrativos. (Apenas na legislação de 
2002) 
 
Reservados são os assuntos que não devam ser do 
conhecimento do público, em geral”. 
Marilena Leite Paes Arquivo: Teoria e Prática 
 
 
 
 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. DANILO VILANOVA