Aniversário Infantil

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PROJETO “ANIVERSÁRIO INFANTIL”
PLANO DE GESTÃO DO PROJETO
	
	Cliente:
	Maria das Graças
	Documento:
	1
	Versão/Data:
	14.05.2013
	Classificação:
	NÃO CONFIDENCIAL
Aprovações:
	Função no Projeto / Cargo
	Nome
	Data
	Assinatura
	Cliente – Diretoria Usuária
	Maria das Graças
	14/05/2013
	
	Gerente do Projeto
	Israel Francisco
	14/05/2013
	
	Equipe do Projeto:
	Arla Sousa
Rogério Rodrigues
	14/05/2013
	
Histórico de Atualizações:
	Versão
	Data
	Responsável
	Descrição
	1.1
	14/05/2013
	Israel
	Elaboração do Projeto
	1.2
	17/05/2013
	Arla Sousa
	Conclusão do Projeto
�
SUMÁRIO
31.	Introdução	�
32.	Escopo do Projeto	�
3Motivações	�
3Objetivo Geral	�
3Produto do Projeto	�
3Entregas do Projeto	�
3Premissas e Restrições	�
4Work Breakdown Structure – WBS	�
53.	Cronograma	�
64.	Plano Orçamentário	�
85.	Plano de Gerenciamento da Qualidade	�
106.	Organização do Projeto	�
10Estrutura Organizacional do Projeto	�
1Papéis e Responsabilidades	�0
1Diretório de Participantes	1�
1Partes Interessadas	�1
17.	Análise Inicial de Riscos	�2
18.	Plano de Aquisição	�3
149.	Plano de Comunicação	�
1Matriz de Comunicação	�5
�
Introdução
Uma cliente com recursos disponíveis pretende realizar uma festa de aniversário infantil para seu filho, em ambiente agradável, com música, brinquedos e outros entretenimentos. Para tal, buscou ajuda de consultores especializados em organização de festas. Com o projeto devidamente iniciado e com as partes envolvidas (consultores e cliente) cientes dos requisitos do projeto, a equipe de coordenação, elaborou um plano de gerenciamento do projeto de organização e realização do evento para aprovação por parte do cliente.
 Escopo do Projeto
Motivações
Proporcionar diversão aos convidados;
Promover encontro social;
Gerar satisfação ao cliente.
Objetivo Geral
O projeto tem como objetivo promover a socialização dos convidados, proporcionando-lhes lazer, diversão e satisfação.
Produto do Projeto
Aniversário infantil.
Entregas do Projeto (objetivos específicos)
Locação de espaço destinado à realização do evento.
Contratação de equipamentos de som.
Contratação de animadores.
Locação de brinquedos (cama elástica, autorama, piscina inflável e touro mecânico).
Contratação de buffet.
Locação de decoração “fazendinha”.
Contratação de recepcionista.
Premissas 
Necessário o uso de mão-de-obra especializada.
Necessária a presença de um organizador de eventos.
Deverá haver um profissional de segurança na portaria.
Confecção dos convites.
Necessidade de duas monitoras.
Restrições
A disponibilidade financeira da cliente é de R$ 8.000,00.
Local do evento deverá possuir cobertura.
Work Breakdown Structure – WBS (EAP)
	
�
Cronograma
	
	1ª semana
	2ª semana
	3ª semana
	4ª 
semana
	5ª 
semana
	Atividades
	
	
	
	
	
	
Busca do espaço
	
x
	
	
	
	
	Orçamentos 
de buffet
			x
	
	
	
	
	Orçamento 
da decoração
	x
	
x
	
	
	
	
Elaboração do convite 
	
	x
	
	
	
	
Orçamento dos brinquedos
	
	x
	
	
	
	Orçamento de equipamentos de som
	
	x
	
	
	
	Assinatura dos contratos
	
	
	
	
	
	
Local do evento
 
	
	x
	
	
	
	
Buffet
	
	x
	
	
	
	
Brinquedos
	
	
	x
	
	
	
Som
	
	
	x
	
	
	
Decoração Temática
	
	
	x
	
	
	Serviços 
	
	
	
	
	
	
Contratação segurança
	
	
	x
	x
	
	
Contratação de recepcionistas
	
	
	x
	x
	
	
Contratação de
Monitoras
	
	
	x
	x
	
	
Contratação de animadores
	
	
	x
	x
	
	
Contratação de
Organizador de eventos
	
	
	
	x
	
	
Realização do Evento
	
	
	
	
	x
Plano Orçamentário
	Elemento de Despesa
	Descrição
	Quantidade
	Valor Unitário
	Valor Total
	
Locação do Espaço
	
Imóvel
	
01
	
R$ 1.000,00
	
R$ 1.000,00
	
Buffet
	
Bebidas, doces e salgados
	
30 pessoas
	
R$ 75,00 / cabeça
	
R$ 2.250,00
	
Decoração Temática
	
Fazendinha
	
01
	
R$ 1.500,00
	
R$ 1.500,00
	
Convites
	
	
30
	
R$ 4,50
	
R$ 135,00
	
Brinquedos
	Cama elástica
Autorama
Piscina Inflável
Touro mecânico
	01
01
01
01
	R$ 110,00
R$ 350,00
R$ 250,00
R$ 150,00
	
R$ 860,00
	
Equipamentos 
de som
	
Cd player e caixa acústica
	
01
	
R$ 70,00
	
R$ 70,00
	
Contratação 
de seguranças
	
Segurança / Portaria
	
01
	
R$ 100,00
	
R$ 100,00
	
Contratação de recepcionista
	
Serviços de recepção
	
01
	
R$ 70,00
	
R$ 70,00
	
Contratação de monitoras
	
Monitoria infantil
	
02
	
R$ 80,00
	
R$ 160,00
	
Contratação de animadores
	
Palhaço
Mágico
	
01
01
	
R$ 150,00
R$ 150,00
	
R$ 300,00
	
Organizador do evento
	
Assessoria completa
	
01
	
R$ 800,00
	
R$ 800,00
	
	
	
	
	
	TOTAL GERAL
	R$ 7.245,00
CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO
	Elemento de Despesa
	Semana 1
	Semana 2
	Semana 3
	Semana 4
	Semana 5
	
Locação do Espaço
	
	X
	
	
	
	
Buffet
	
	x
	
	
	
	
Decoração Temática
	
	
	x
	
	 
	
Convites
	
	x
	
	
	
	
Brinquedos
	
	
	x
	
	
	
Equipamentos de som
	
	
	x
	
	
	
Segurança
	
	
	
	
	x
	
Recepcionista
	
	
	
	
	x
	
Monitoras
	
	
	
	
	x
	
Animadores
	
	
	
	
	x
	
Organizador de eventos
	
	
	
	x
	
	TOTAIS
	
	R$ 3.385,00
	R$ 2.430,00
	R$ 800,00
	R$ 630,00
						
�
Plano de Gerenciamento da Qualidade
	Pacote de Trabalho
	Entregas
	Indicadores de Qualidade
	Critérios de Aceite
	Cliente Validador
	1.1 Gerenciamento do Projeto
	1.1.1. Iniciação
	Termo de Abertura do Projeto
	Clareza
	Definição clara produto do evento
Indicação do Gerente do Projeto
Aprovação da Diretoria
	Gestor do Projeto
	1.1.2. Planejamento do Projeto
	Declaração de Escopo e Plano Geral do Projeto
	Confiabilidade
Clareza
	Conformidade com as solicitações do cliente
Aprovação do cliente
	Gestor do Projeto
	1.1.3. Acompanhamento e Controle
	Relatórios de Situação do Projeto
	Confiabilidade
Clareza
	Conformidade com o plano do projeto
	Gestor do Projeto
	1.1.4. Encerramento
	Contratos encerrados e Termo de Encerramento do Projeto
	Confiabilidade
Clareza
	Homologação do cliente
	Gerente do Projeto
	1.2 Realização de Projeto 
	1.2.1. Definição do espaço
	Contrato 
	Confiabilidade
Conformidade com o orçamento
Clareza.
	Em conformidade com o orçamento proposto.
	Coordenador Administrativo
	1.2.2. Definição do Buffet
	Contrato
	Cardápio
Doces
Salgados
Bebidas
	Em conformidade com o orçamento
	Coordenadora de Eventos
	1.2.3. Apresentação e aprovação de projeto de programação visual
	
Elaboração do convite
	Especificações
Confiabilidade
Clareza
Credibilidade
	Em conformidade com o padrão do evento
	Maria das Graças
	1.2.4. Seleção e Contratação de equipamento de som para o evento
	Contratos
	Especificações
Confiabilidade
Credibilidade
Repertório
	Conformidade com os orçamentos aprovados
	Coordenadora de Eventos
	1.2.5. Seleção e Contratação de pessoa especializada em organização de eventos.
	Contratos
	Especificações
Confiabilidade
Credibilidade
	Conformidade com a política de aquisição da empresa
	Coordenadora de Eventos
	1.2.6. Seleção e Contratação de Brinquedos
	Contratos
	Especificações
Confiabilidade
Credibilidade
	Conformidade com os orçamentos
	Coordenadora de Eventos
	1.3 Implementação do Evento
	
1.3.1. Decoração do Espaço
			
	
Contrato e pagamento
	
Temática da festa
	
Conforme solicitação do cliente
	
Coordenadora de Eventos
	1.3.2. Contratação de RecepcionistaAssinatura do contrato
	Confiabilidade
Credibilidade
Especialização
	Capacitação para o cargo
	Coordenador Administrativo
	1.3.3. Contratação de Segurança
	Assinatura do contrato
	Credibilidade
Confiabilidade
Especialização
	Capacitação para o cargo
	Coordenador Administrativo 
	1.3.4 Contratação de Monitores
	Assinatura do contrato
	Confiabilidade
Credibilidade
Especialização
	Capacitação para o cargo
	Coordenador Administrativo
	1.3.5 Contratação de Animadores
	Assinatura de contrato
	Confiabilidade
Credibilidade
	Capacitação para o cargo
	Coordenadora de Eventos
�
Organização do Projeto
Estrutura Organizacional do Projeto
Papéis e Responsabilidades
 
Gerente do Projeto
Garantir os recursos necessários à equipe do projeto;
Assegurar que os objetivos do projeto sejam atingidos dentro do prazo, custo e escopo/qualidade estabelecidos.
Assegurar a integração do projeto;
Manter o projeto dentro do escopo definido;
Assegurar o desempenho e a interação da equipe do projeto.
Coordenador de eventos
Orientar e acompanhar o planejamento e a execução da implantação do evento.
Acompanhar e coordenar toda a montagem do evento.
Levantar possíveis riscos ou itens que possam interferir de maneira negativa na realização do evento.
Coordenador Administrativo
Apoio de todas as áreas do projeto
Acompanhar diariamente o check list de ações
Responsável pela realização de contratos
Orientar e acompanhar a legalização do projeto
Resolver possíveis problemas operacionais que o espaço possa ter
Diretório de Participantes
	Nome
	Empresa
	Telefone/Ramal
	E-Mail
	Israel Francisco
	AIR
	(63) 0000-0001
	
	Arla Sousa
	AIR
	(63)0000-0002
	
	Rogério Rodrigues
	AIR
	(63) 0000-0003
	
Partes Interessadas
	Parte Interessada
	Contado
	Telefone/Ramal
	E-Mail
	Maria das Graças
	------
	------ 
	
�
Análise Inicial de Riscos
	
#
	Descrição
	R/P
	Classificação
	Situação Inicial
	Situação
Atual
	Estratégia
	Ação Proposta
	Identificação
	Resolução
	Status
	
	
	
	
	P
	I
	C
	P
	I
	C
	
	
	Responsável
	Data
	Responsável
	Data
	
	1
	Local inadequado.
	R
	GP
	 
	 
	 
	 
	 
	 
	Mitigar
	Avaliar as instalações na semana que antecede o evento.
Consultar pessoas que já fizeram uso do local.
	Rogério Rodrigues Coordenador de Administração
	 
	Arla Sousa Coordenadora de eventos
	 
	Aberto
	2
	Falha no Serviço de Buffet 
	R
	GPl
	 
	
	 
	 
	 
	 
	Mitigar
	Consultar pessoas que já utilizaram serviços do buffet selecionado.
Se possível, fazer degustação.
	Arla Sousa
Coordenadora de Eventos
	 
	Arla Sousa
Coordenadora de Eventos
	 
	Aberto
	3
	Falhas na qualidade do Projeto
	 R
	 GP
	 
	 
	 
	 
	 
	 
	Mitigar
	Fazer acompanhamento de todas as etapas do projeto 
	Rogério Rodrigues Coordenador de Administração
	 
	Israel Francisco 
Gerente do Projeto
	 
	Aberto
	4
	Mau funcionamento dos brinquedos
	 R
	 GP
	 
	 
	 
	 
	 
	 
	Mitigar
	Inspecionar a qualidade dos brinquedos.
Realizar testes de funcionamento
	Israel Francisco
Gerente do Projeto
	 
	Arla Sousa
Coordenadora de Eventos
	 
	Aberto
	
	Lengenda
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	R/P
	Risco/Problema
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	P
	Probabilidade
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	I
	Impacto
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	C
	Criticidade
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	 
	Baixo
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	 
	Médio
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	 
	Alto
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
�
 Plano de Aquisição
	Pacote de Trabalho
	Elemento de despesa (*)
	Contrato
	Recurso
	Data Limite Aquisição
	Data Limite Disp. Projeto
	1.1 Gerenciamento do Projeto
	1.1.1. Planejamento do Projeto
	Papel / internet / telefone / caneta
	Empresa Organizadora do evento
	Equipe, despesas gerais
	
1ª semana
	
2ª semana
	1.1.2. Acompanhamento e Controle
	Papel / internet / telefone / caneta / ordenado equipe
	Empresa Organizadora do evento
	Equipe, despesas gerais
	
1ª semana
	
2ª semana
	1.2 Realização de Evento
	1.2.1. Definição da Localização
	Locação do espaço
	Empresa Organizadora do evento
	Orçamento 
	
2ª semana
	
3ª semana
	1.2.3. Contratação do buffet
	Doces, salgados e bebidas
	Empresa Organizadora do evento
	Orçamento 
	
2ª semana
	
3ª semana
	1.2.4. Seleção e Contratação de empresa de Decoração
	
Objetos e tecidos com o tema fazendinha
	Empresa Organizadora do evento
	Orçamento 
	
3ª semana
	
5ª semana
	1.2.5 Confecção de Convites
	Convites
	Empresa Organizadora do evento
	Orçamento
	2ª semana
	3ª semana
	1.2.6 Contratação de Brinquedos
	Cama elástica
Autorama
Piscina inflável
Touro mecânico
	Empresa Organizadora do evento
	Orçamento
	3ª semana
	4ª semana
	1.2.7 Contratação de Equipamento de Som 
	Cd player
Caixa acústica
	Empresa Organizadora do evento
	Orçamento
	3ª semana
	4ª semana
	1.2.8. Seleção e Contratação de seguranças
	Uniformes e crachás
	Empresa Organizadora do evento
	Orçamento
	
4ª semana
	
5ª semana
	1.2.9. Seleção e contratação de recepcionistas, monitores, animadores e organizadora de evento.
	Serviços prestados
	Empresa Organizadora do evento
	Orçamento
	
4ª semana
	
5ª semana
	
	
	
	
	
	
Plano de Comunicação
	Grupo de Audiência
	Componentes
	Gerente do Projeto
	Israel Francisco
	Equipe do Projeto
	Arla Sousa – Coordfenadora de Eventos
Rogério Rodrigues – Coordenador Administrativo
	Canais de Comunicação 
	Descrição
	
Convite
	
Informações sobre o evento.
	E-mail e telefone
	Canais utilizados para contatar fornecedores e prestadores de serviço
	Reuniões
	Canal utilizado para: acompanhamento do projeto; apresentação de fornecedores do projeto; viabilizar discussões relativas ao desenvolvimento do projeto.
O instrumento formal para registro das decisões tomadas nas reuniões é a Ata de Reunião
�
Matriz de Comunicação	
				
	Canal / Evento
	Objetivo / Conteúdo da Mensagem
	Grupos de Audiência
	Periodicidade
	Responsa-bilidade
	Materiais Relacionados
	Meio de Acesso
	Reunião de Kick-off
	- Iniciar as atividades do Projeto
- Apresentar informações gerais (justificativas, objetivos, importância para o Programa / Empresa, prazos, custos, principais entregas, WBS etc)
	
- Todos os envolvidos com o projeto
	
- Uma única vez, no início do Projeto
	
- Gerente do Projeto
	
- Todas as informações pertinentes
	
- Ata de Reunião encaminhada a Equipe do Projeto e ao Cliente
	Reuniões de Status do Projeto
	- Fornecer informações sobre o andamento de todas as frentes de trabalho do Projeto;
- Identificar problemas e riscos das Frentes do Projeto;
- Identificar necessidade de mudanças;
- Definir Próximos Passos
	- Gerente do Projeto
- Equipe do Projeto
	
 3 vezes por semana
	
- Gerente do Projeto
	- Relatórios de Status de cada Frente
- Planilha de problemas e riscos atualizada
- Relação de Próximos Passos de cada Frente
	
- Ata de Reunião encaminhada a Equipe do Projeto e ao Cliente
	Relatório de Consolidação de Status do Projeto
	- Consolidar as informações obtidas nas Reuniões de Status do Projeto;
- Fornecer visão macro do andamento das Frentes de Trabalho (principais atividades e marcos)
- Relacionar principais problemas e riscos do Projeto e necessidade de mudanças
- Apresentar quadro geral de progressos e Próximos Passos (ações necessárias).
	
- Gerente do Projeto
- Equipe do Projeto
	
- 2 vezes por semana
	
 - Gerente do Projeto
	
- Materiais da Reunião de Status
- Cronograma
- Orçamento
	
- Ata de Reuniao 
	Reuniões de Homologação e Aceitede Produto e Serviço
	
- Apresentar a estrutura do evento
	- Gerente do Projeto
- Equipe do Projeto
	
- Conforme Plano de entregas (cronograma)
	
- Gerente do Projeto
	
- Documentação relativa ao produto
- Plano de Qualidade
	
- Ata de Reunião encaminhada a Equipe do Projeto e ao Cliente
	
Reunião de Encerramento do Projeto
	
- Realizar avaliação do projeto (lições aprendidas etc)
	
-Todos os envolvidos com o Projeto
	
- Uma única vez, no término do projeto
	
- Gerente do Projeto
	
- Todas as informações pertinentes
	
 - Ata de Reunião encaminhada a Equipe do Projeto e ao Cliente
	Termo de Encerramento do Projeto
	- Finalizar, formalmente, as atividades do Projeto
	- Todos os envolvidos com o Projeto
	- Uma única vez, no término do projeto
	- Gerente do Projeto
	- Resultados registrados na Reunião de Encerramento do Projeto
	- Ata de Reunião encaminhada a Equipe do Projeto e ao Cliente
1
Aniversário Infantil
1.5
Serviços 
1.4
Assinatura dos contratos
1.3
Planejamento do evento
1.2
Estudo de mercado
1.1
Gerenciamento do Projeto
1.1.1
Iniciação do Projeto
1.2.1
Busca do espaço
1.3.1
Elaboração do convite 
1.5.1
Contratação segurança
1.4.1
Local do evento 
1.1.2
Planejamento
Das atividades
1.2.2
Orçamentos buffet
1.5.2
Contratação de recepcionistas
1.4.2
Buffet 
1.5.3
Contratação de monitoras
1.1.3
Acompanhamento e Controle
1.2.3
Orçamento
decoração
1.4.3
Equipamento de som
1.2.4
Orçamento brinquedos
1.1.4
Encerramento
1.5.4
Contratação de animadores
1.2.5
Orçamento equip. de som
1.5.5
Contratação organizador de eventos
 Gerente do Projeto
1.1 Responsável por locação do espaço
1.7 Responsável pela confecção dos convites
Responsável por Contratos
1.6 Responsável pela contratação do Buffet
1.2 Responsável por contratação de equipamento de som
1.5 Responsável pela contratação de brinquedos
1.4 Responsável pela seleção e contratação de pessoal
1.3 Responsável pela decoração
Plano Geral do Projeto – Pág. � PAGE �11�