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ORGANIZAÇÃO SISTEMAS E MÉTODOS Profª Vaniura Barros Centro Universitário UNA 1º SEM/2016 • Divisão do Trabalho. • Especialização • Hierarquia • Amplitude Administrativa Princípios Básicos da Organização Divisão do Trabalho • Surgiu com a Revolução Industrial e significa a decomposição de processos complexos de trabalho; • É a base para a eficiência; • Tem como conseqüências a maior produtividade e a redução de custos; • A administração também pode ser dividida em níveis: ... Níveis: Institucional Intermediário Operacional Administração de Cúpula Definição de objetivos Planejamento, Organização, Direção e Controle Administração das Operações Supervisão da execução das tarefas e operações da empresa Presidente Diretores Gerentes Supervisores Funcionários e Operários Execução das tarefas e operações Os Níveis da Organização Especialização • Com a divisão do trabalho surge a especialização; • Cada órgão ou cargo passa a ter funções específicas; • A separação do planejamento da execução proposta por Taylor é uma consequência do princípio da especialização. ESPECIALIZAÇÃO • Determinar as atividades específicas necessárias ao alcance dos objetivos planejados; • É o grau em que as tarefas são dividas dentro da empresa; • Quando é exagerada as tarefas ficam simples, repetitivas e cansativas – causando acomodação/falta motivação. • Baseada na divisão das tarefas. Hierarquia • Hierarquia representa a distribuição da autoridade e responsabilidade entre os níveis; • Autoridade é o direito de mandar. Quanto maior a autoridade, maior a responsabilidade; • Responsabilidade é o dever de responder pela sua autoridade; • Delegação de poder é o processo de transferir autoridade e responsabilidade para subordinados. AMPLITUDE DE CONTROLE ou Amplitude Administrativa • Significa o nº de subordinados que um administrador pode supervisionar; • Uma amplitude estreita conduz a uma estrutura organizacional alta, e vice-versa; • Esse número depende de diversos fatores como tecnologia, qualificação do trabalhador, tipo de trabalho, etc. •A tendência atual é achatar as estruturas. • As pequenas amplitudes de controle se caracterizam pela rigidez de comando do gestor (supervisor) sobre seus subordinados. De modo geral, se dá em razão da baixa qualificação do empregado, que necessita maior supervisão. AMPLITUDE DE CONTROLE ou Amplitude Administrativa AMPLITUDE DE CONTROLE ou Amplitude Administrativa • Nas grandes há maior delegação de poder aos subordinados, em geral por possuírem maior qualificação e experiência para agir e tomar de cisões. Necessitam, portanto, de pouca supervi são. CADEIA DE COMANDO • Linha continua de autoridade que liga todos os membros da empresa; • Mostra quem se subordina a quem; • Baseada na unidade de comando e no principio escalar. Organização Alongada e Achatada Organização “Alta” Organização “Achatada” Organização Centralizada x Descentralizada Organização Centralizada Organização Descentralizada CENTRALIZAÇÃO •Ocorre quando uma organização decide que a maioria das decisões devem ser tomada pelo ocupantes dos cargos do topo. •As ordens são emanadas de um só lugar ou de uma só pessoa; • Decisões são do tipo top-down (informação começa de cima para baixo); • Os níveis intermediário e operacional são meros repetidores de ordens; • Os níveis inferiores não possuem autonomia para decisões, tampouco inovação. Fluxo de Decisão Pirâmide Hierárquica Vantagens Desvantagens As decisões são tomadas por administradores que possuem visão global da empresa. As decisões são tomadas nos níveis hierárquicos superiores, sem conhecimento prático das situações As pessoas que se encontram num nível hierárquico superior estão melhor preparadas para tomar as decisões Quem toma as decisões tem pouco contacto com as pessoas e situações. As decisões são tomadas de acordo com os objectivos da empresa. Atrasos e custos operacionais elevados Elimina esforços duplicados e reduz custos operacionais. As decisões passam pela cadeia hierárquica, envolvendo pessoas intermediárias e possibilitando distorções e erros pessoais no processo de comunicação das decisões Funções como compras promovem maior especialização e aumento de habilidades. Centralização DESCENTRALIZAÇÃO • Ocorre quando o contrário ocorre, quando autoridade das decisões estão dispersas pela empresa, por diversos setores. •O processo decisório é delegado aos níveis intermediários e operacional, dentro de suas áreas de atuação; Ex: Empowerment (delegação de poderes de decisão, autonomia e participação dos funcionários; • Estimula a iniciativa dos participantes nos níveis inferiores; • É um meio de treinar e avaliar gestores por dar-lhes espaço para atuar e decidir. Descentralização Vantagens Desvantagens Gerentes mais próximos do ponto onde as decisões devem ser tomadas Baixa uniformidade das decisões Melhor qualidade das decisões Baixo aproveitamento dos especialistas, locados nas matrizes e não nas filiais Menor nível de documentos Falta de equipe apropriada para as atividades. Formação de executivos regionais melhor preparados Maior eficiência e motivação O Processo Administrativo Planejamento Organização Direção Controle • Definir a missão • Formular objetivos • Definir os planos para alcançar os objetivos • Programar as atividades • Dividir o trabalho • Designar as atividades • Agrupar as atividades em órgãos e cargos • Alocar recursos • Definir autoridade e responsabilidade • Designar as pessoas • Coordenar os esforços • Comunicar • Motivar • Liderar • Orientar • Definir os padrões • Monitorar o desempenho • Avaliar o desempenho • Ação corretiva Resultados • Desempenho • Objetivos • Produtos • Serviços • Eficiência • Eficácia Direção Designar pessoas, dirigir seus esforços, motivá-las, liderá-las e comunicar As quatro funções administrativas Planejamento Formular objetivos e os meios para alcançá-los Controle Monitorar as atividades e corrigir os desvios Organização Modelar o trabalho, alocar recursos e coordenar atividades Recursos • Humanos • Financeiros • Materiais • Tecnológicos • Informação AS PREMISSAS DO PLANEJAMENTO Presente Futuro Onde estamos agora Situação atual Planejamento Planos Onde pretendemos chegar Objetivos pretendidos Planeja- mento Conteúdo Extensão de Tempo Amplitude Estratégico Genérico, sintético e abrangente Longo prazo Macroorientado. Aborda a empresa como uma totalidade. Tático Menos genérico e mais detalhado Médio prazo Aborda cada unidade da empresa separadamente.Operacional Detalhado, específico e analítico Curto prazo Microorientado. Aborda cada tarefa ou operação apenas. Os três níveis de planejamento Estabelecimento de padrões Ação corretiva Observação do desempenho Comparação do desempenho com o padrão estabelecido AS QUATRO FASES DO CONTROLE A FUNÇÃO DE ORGANIZAR DENTRO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO Planejar Controlar Dirigir Organizar • Dividir o trabalho • Agrupar as atividades em uma estrutura lógica •Designar as pessoas para sua execução • Alocar os recursos •Coordenar os esforços dos responsáveis Organização • Organizar é o processo de estabelecer o uso ordenado de todos os recursos do sistema administrativo. • Organizar é a alocar/distribuição dos recursos organizacionais para alcançar os objetivos estratégicos. • É um sistema de recursos que procura realizar objetivos. Elementos do Processo Organização PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO DEPARTAMENTALIZAÇÃO FORMALIZAÇÃO CADEIA DE COMANDO ESPECIALIZAÇÃO CENTRALIZAÇÃO E DESCENTRALIZAÇÃO AMPLITUDE DE CONTROLE Componentes da Estrutura Organizacional São três componentes da estrutura organizacional: 1) Sistema de responsabilidade Departamentalização Linha e Assessoria Especialização do trabalho Componentes da Estrutura Organizacional 2) Sistema de autoridade Amplitude administrativa ou de controle Níveis hierárquicos Delegação e Centralização ou descentralização Componentes da Estrutura Organizacional 3) Sistema de comunicações O que, como, quando, de quem e para quem comunicar. DEPARTAMENTALIZAÇÃO DEPARTAMENTALIZAÇÃO O QUE É? • É a forma de juntar e integrar pessoas, tarefas e atividades em unidades, tendo como objetivo facilitar a coordenação; • Departamento designa uma área, setor, divisão, etc. que concentra atividades e recursos para o desem- penho de tarefas, cuja autoridade está delimitada aos seus domínios; • É uma forma de agrupar as atividades em áreas deli- mitadas com atributos, recursos, responsabilidades e objetivos específicos. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR QUE DEPARTAMENTALIZAR? • Diferenciação - Divisão do trabalho em áreas ou departamentos; • Especialização das áreas • Surge pela necessidade de organização; • À medida que a organização cresce e fica mais complexa necessita mais organização; • A especialização de atividades e a divisão do trabalho se tornam essenciais para a organização. INTEGRAÇÃO • Processo de facilitar o encadeamento de tarefas, equipes, etc. • Procura recompor os processos e pontos de contato entre equipes e áreas que podem sofrer dispersão pela diferenciação; • Promove a concentração de esforços e recursos na busca de objetivos específicos; • A integração em excesso pode diminuir a iniciativa e a inovação. ORGANOGRAMA • É a representação gráfica da estrutura empresa; • Como a organização está distribuída; • Nele você identifica: Divisão de trabalho Relação de Supervisão Canais de Comunicação; Níveis hierárquicos. DESENHO ORGANIZACIONAL ou Estruturas Organizacionais Tipos LINEAR • A mais simples; • Baseada na hierarquia de autoridade; • Linhas diretas, únicas e rígidas de autoridade. DESENHO ORGANIZACIONAL ou Estruturas Organizacionais Tipos FUNCIONAL • Comunicação entre os níveis e cargos se dá pela especialização de tarefas; • Atuação simultânea dos supervisores sobre os operários (autoridade funcional); • Os supervisores são especialistas. DESENHO ORGANIZACIONAL ou Estruturas Organizacionais Tipos LINHA-STAFF • Modelo mais utilizado; • Combina os tipos linear e funcional; • Staff são órgãos de assessoria com funções de planejamento, estratégia, consultoria, outplacement, suporte, etc. • Não está ligado diretamente ao processo da empresa, apenas fornecerá um suporte, não estando na linha de autoridade; • A autoridade do staff é exercida com base no expertise do profissional e/ou empresa. DIRETOR GER. FINANCEIRA GER. ADM AUDITORIA RESTAURANTE FUNCIONAL • Retrata a configuração dos órgãos da organização, sua interdependência e funcionamento; • É a atividade organizadora dos recursos da organiza- ção e suas interações; • Emprega todos os recursos disponíveis a fim de alcan çar os objetivos determinados. DESENHO ORGANIZACIONAL ou Estruturas Organizacionais DESENHO ORGANIZACIONAL ou Estruturas Organizacionais Tipos MATRICIAL OU DE MATRIZ • É mais flexível, o que facilita enfrentar a complexidade dos ambiente mutáveis; • Combina a forma funcional, onde as atividades são agrupadas de acordo com as funções exercidas, e a por projeto onde as atividades são agrupadas de acordo com o resultado desejado. Gerente de Produção Gerente de Vendas Gerente Financeiro Gerente de RH Gerente de Produto A Gerente de Produto B Gerente de Produto C Produção Produto A Produção Produto B Produção Produto C Finanças Produto A Finanças Produto B Finanças Produto C RH Produto A RH Produto B RH Produto C Vendas Produto A Vendas Produto B Vendas Produto C Gerentes Funcionais G e re n te s d e P ro d u to s EXEMPLO DE MODELO MATRICIAL OU DE MATRIZ DESENHO ORGANIZACIONAL ou Estruturas Organizacionais Tipos EM REDE OU NETWORK • Ainda mais flexíveis e ágeis que a matricial por ser constituída de equipes menores e com múltiplas es- pecializações; • Troca hierarquia pela parceria fora da organização; • Possuem autonomia de decisão para cumprir objeti- vos e missões; • A rede é, em geral, virtual e se utiliza intensamente de recursos tecnológicos. DESENHO ORGANIZACIONAL ou Estruturas Organizacionais Tipos EM REDE OU NETWORK • Vantagem deste tipo de organização é sua flexibilidade e competitividade em escala global; • Operando por contratos, pode se adaptar as mudanças no ambiente externo muito mais rapidamente e aproveitar as oportunidades de mercado que apareçam. EXEMPLO DE ESTRUTURA EM REDE DESENHO ORGANIZACIONAL ADHOCRACIA • Adhocracia é um tipo de estrutura organizacional que se opõe ao modelo burocrático, mais rígido e lento. A Adho- cracia é um modelo mais flexível e mutável que tem mais facilidade de responder às mudanças do ambiente. • É uma forma de descentralização que permite a participação dos em pregados nas decisões.
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