SLIDES 09 - GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVÍSTICA

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CURSO TÉCNICO EM 
SERVIÇOS PÚBLICOS 
GESTÃO DE DOCUMENTOS 
E ARQUIVÍSTICA 
 
Aula 09 
 
MARLENE DE OLIVEIRA 
Professora Conferencista 
 
Conhecemos os diversos sistemas de 
arquivos, suas vantagens e desvantagens 
e sua utilização para o correto 
arquivamento dos documentos 
REVENDO A AULA ANTERIOR 
3 
 
AULA 09 
 
 
Temas da aula 
 
Gerenciamento eletrônico de 
documentos 
Dicas de conservação e 
organização de documentos 
 
 
OBJETIVOS DESTA AULA 
• Conhecer a aplicação da gestão 
eletrônica de documentos 
• Estudar e conhecer os arquivos 
especiais 
• Aplicar a conversação de documentos 
para a sua manutenção 
4 
 
CONCEITO DE INFORMÁTICA 
A palavra informática surge da contração 
das palavras informação e automática. 
Logo, informática é a ciência que estuda os 
métodos e modos de processamento e 
transmissão da informação. (MONTE, 
2004). 
Os principais suportes da informação 
encontrados na atualidade são: 
• os filmes 
• os dispositivos de armazenamento 
magnético 
• os dispositivos de armazenamento 
óptico 
MICROFILMAGEM 
Imagem 01 
MICROFILMAGEM 
A microfilmagem é a técnica de produção 
de imagens fotográficas de documentos 
em tamanho altamente reduzido. 
 Ela produz microformas, que são as 
imagens fotográficas dos documentos em 
escala muito reduzida que necessitam do 
auxílio de um aparelho leitor. 
 
VANTANGENS 
Ao microfilmar livros contábeis, cujo 
período de guarda legal é de cinco anos, 
as empresas reduzem em 98% o espaço 
físico ocupado pelas encadernações, 
ganham agilidade na consulta aos dados e 
têm facilidade para duplicá-los por 
segurança ou necessidade de acesso, sem 
risco de alteração ou perda das 
informações originais. 
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE 
DOCUMENTOS 
Conhecido como GED, torna os 
documentos disponíveis extremamente 
eficientes para o usuário. Ele também 
permite a recuperação desses documentos 
através de estruturas eletrônicas como 
discos magnéticos e ópticos. (LOPES; 
MONTE, 2004). 
No GED, os documentos em papel são 
preparados para serem digitalizados em 
scanners especiais. 
Após a digitalização, os documentos 
passam por uma conferência e depois são 
gravados em meios magnéticos ou 
ópticos. 
 
Em um sistema de GED usa-se a 
Tecnologia da Informática para captar, 
armazenar, localizar e gerenciar versões 
digitais das informações, cuja finalidade 
é converter informações, normalmente 
encontradas em suportes convencionais 
(papel, fita), para a forma digital 
 
Imagem 02 
DICAS DE CONSERVAÇÃO E 
ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
• Classifique e arquive seus documentos ativos 
por assunto 
• Acondicione, de preferência em pastas 
suspensas, que facilitam a localização e o 
acesso ao material 
• Identifique o assunto principal da pasta de 
acordo com que está arquivando e coloque-as 
em ordem alfabética 
• Dentro das pastas, separe os documentos por 
sub assunto e período, utilizando divisórias de 
cartolina 
 
Preserve os seus documentos tomando alguns 
cuidados básicos durante a sua consulta 
 
• Sempre manuseie documentos com as mãos 
limpas livres de sujeira e gorduras 
• Não umedeça o dedo com a saliva para virar as 
páginas de um documento/livro 
• Ela afeta a sua saúde e pode provocar o 
desenvolvimento de micro-organismos na 
documentação 
• Não dobre o canto da folha para marcar 
páginas. Esta dobra, no futuro poderá causar o 
rompimento do papel. Utilize marcadores de 
livro em papel livre de acidez. 
Defina e implante a metodologia de 
arquivamento dos documentos da instituição 
 
• localizar os documentos no instante em que 
solicitados 
• conservar junto, em um mesmo lugar, todos os 
documentos relacionados 
• com um determinado assunto, lugar, indivíduo, 
firma ou instituição 
• proporcionar lugar seguro e permanente para 
os documentos 
RESUMO DA DISCIPLINA 
 • Gestão Documental e Arquivística: aspectos 
históricos e legais 
• Os arquivos e a Gestão Documental: 
princípios fundamentais 
• Classificação de documentos: como e porque 
classificar 
• Características de um Plano Arquivístico 
• Processos de Gestão documental: arquivos 
correntes e arquivos intermediários 
• O que são arquivos permanentes? 
• Preservação e conservação de documentos 
• Arquivos especiais: fotografias e audiovisuais 
• Arquivos especiais: recortes de jornais e 
outros materiais 
• Introdução ao Arquivo, Roteiro para 
organização do arquivo 
• Método Alfabético, Método Geográfico 
• Método Numéricos, Cronológico e Digito 
termal, Métodos por Assunto e Variadex 
• Contribuições das tecnologias da informação 
 
Estudamos sobre o uso da informática e o 
gerenciamento eletrônico de documentos 
e algumas dicas e orientações para a 
conservação dos documentos. 
RESUMO DA AULA 
REFERÊNCIAS 
 
FREIBWERGER, Zélia. Gestão de Documentos 
 e Arquivística.IFPR,2010. 
 
SANTOS, V.B. Gestão de documentos 
eletrônicos: uma visão arquivística. Brasília: ABARQ, 2002. 
 
PAES, Marilena Leite. Arquivos: teoria 
e prática. Rio de Janeiro: FGV, 2002. 228 p. 
 
 
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REFERÊNCIAS DAS IMAGENS 
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1 - https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Microform_scanner.JPG 
2 - https://pixabay.com/pt/digitaliza%C3%A7%C3%A3o-da-biblioteca-3068971/ 
 
 
CURSO TÉCNICO EM 
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GESTÃO DE DOCUMENTOS 
E ARQUIVÍSTICA 
 
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MARLENE DE OLIVEIRA 
Professora Conferencista