Resumão de Arquivologia

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RESUMO DE ARQUIVOLOGIA – PROFESSOR LINO MADUREIRA 
 
1 - CONCEITOS E CARACTERÍSTICAS 
 
Arquivo: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa (física ou jurídica) 
em decorrência de suas atividades, e acumulados para uso futuro. 
 
Documento: Registro da informação em um suporte (de qualquer natureza: papel, filme, disco 
magnético,...). 
 
Documento de Arquivo tem objetivo funcional. 
 
Acumulação (formação do acervo arquivístico) ≠ Seleção (formação do acervo da biblioteca). 
 
A Série Documental é o conjunto de documentos do mesmo tipo (ex: folha de pagamento; 
cartão de ponto;...) serve como elemento para a descrição e avaliação. 
 
Os documentos de arquivo que não são tratados como séries formam os dossiês, que são 
“conjuntos de documentos de tipos diferentes reunidos entorno de um assunto”, exemplo 
Dossiê do Funcionário (contém: RG, CPF, Ficha de Registro, Exame Médico Periódico,...). 
 
Documento Especial: registrado em um suporte que requer critérios especiais para sua 
guarda, preservação e consulta, devido a sua fragilidade, dimensão, e/ou necessidade de 
equipamentos para poder ser consultado (documentos eletrônicos, microfilmes). 
 
Documento Especializado: reflete a experiência humana, é aquele que apresenta o ponto de 
vista de quem elaborou, por exemplo, um projeto pode ser elaborado de formas diversas 
dependendo de quem vá elaborar. 
 
Características 
 
 
DEFINIÇÃO TÉCNICA EXEMPLOS 
 
SUPORTE 
“Material sobre o qual as informações 
são registradas” 
- Acetato; Papel; Fita Magnética; 
Disco Óptico 
 
FORMA 
“Estágio de preparação e de 
transmissão de documentos” 
- Original; Cópia; 
Rascunho/Minuta 
 
FORMATO 
“Configuração física de um suporte, de 
acordo com a natureza e o modo como 
foi confeccionado” 
- Cartaz; Livro; Planta; Folhas 
avulsas 
 
GÊNERO 
“Configuração que assume o 
documento de acordo com o sistema 
de signos utilizado na comunicação de 
seu conteúdo” 
- Audiovisual; Sonoro; 
Iconográfico; Textual; 
Cartográfico; Informático; 
Micrográfico 
 
ESPÉCIE 
“Configuração que assume um 
documento de acordo com a disposição 
e a natureza das informações nele 
contidas” 
- Boletim; Certidão; Declaração; 
Relatório 
 
TIPO 
“Configuração que assume uma 
espécie documental, de acordo com a 
atividade que a gerou” 
- Boletim de Ocorrência 
- Certidão de Nascimento 
 
 
 
O Documento pode ser classificado de acordo com o seu assunto em “ostensivo/ordinário” ou 
“sigiloso”. Quando for sigiloso o documento deverá ser classificado como: 
 
Ultra Secreto – 30 Anos 
Secreto – 20 Anos 
Confidencial – 10 Anos 
Reservado – 5 Anos 
 
* o documento pode ser reclassificado mais uma vez por igual período. 
** a autoridade que tem competência para classificar também pode desclassificar antes da 
conclusão do prazo, se for necessário. 
 
Entendendo o ciclo vital dos documentos e sua relação com outros conceitos 
 
 
 
 
Frequencia de Uso Ciclo Vital Avaliação 
 
 
 Prazo de 
Vigência 
 
 
Uso administrativo, documentos 
frequentemente utilizado pelos 
setores que produziram ou 
receberam, ficam nos setores ou 
bem próximos. 
 
Corrente 
 
1ª Idade 
 
 
 
 
 
 
Prazo de 
Prescrição 
 
 
Va
lo
r 
 
Pr
im
ár
io
 
Ainda utilizados com impactos 
administrativos, mas com um uso 
reduzido, não precisam ficar no 
setor que os produziu ou recebeu. 
 
Intermediário 
 
2ª Idade 
 
 Prazo de 
Precaução 
 
 
 Destinação Final 
 
 
 
 
Va
lo
r 
Se
cu
n
dá
ri
o
 
Sem uso administrativo, 
guardados em função do potencial 
informativo, probatório, ou 
histórico. Não podem ser 
descartados. 
 
Permanente 
 
3ª Idade 
 
Descarte 
 
 
 
 
2 - GESTÃO 
 
Os três momentos da gestão 
 - Produção 
 - Manutenção e uso 
 - Destinação Final 
 
A avaliação de documentos tem como finalidade a preservação documental, ao avaliar 
estabelecemos prazos e locais para guarda dos documentos, bem como identificamos a s 
possibilidades de mudança de suporte. 
 
Comissões de Avaliação equipe multidisciplinar que deverá avaliar os documentos, deverá ter 
legitimidade para atuar na instituição. Deve ser formada por profissional responsável da área 
específica relacionada a documentação (ex: documentos contábeis – Contador), profissional da 
área jurídica, e profissional da área da gestão documental (arquivista). 
 
A Comissão de Avaliação atua em dois níveis: Comissão Central, e Comissão Setorial. 
 
Comissão Central: avalia, aprova, coordena, orienta, supervisiona. 
 
Comissão Setorial: levanta produção documental, propõe temporalidade, propõe amostragens 
para documentos que serão descartados. 
 
A Tabela de Temporalidade Documental é o instrumento que sistematiza o ciclo vital dos 
documentos, nela devemos ter os seguintes campos de informação. 
 
Item Documental 
Prazo de guardo no Arquivo Corrente 
Prazo de Guarda no Arquivo Intermediário 
Destinação Final 
Observações 
 
Para ser aplicada a TTD precisa ser aprovada por autoridade competente. 
 
 
3 - TECNOLOGIAS 
 
Tecnologias para mudança de suporte = microfilmagem e/ou digitalização. 
 
Microfilmagem � Preservação 
Digitalização � Acesso 
 
Requisitos para aplicação de uma tecnologia: 
 
Avaliação 
 - Gestão (no contexto das atividades de destinação) 
 - Legislação em Vigor (valor legal e/ou fiscal do documento em outro suporte) 
 - Relação Custo/Benefício 
 
Preparação Técnica dos Documentos 
 - Classificação 
 - Ordenação 
 - Remover clipes e grampos 
 - Desamassar 
 
 
4 - CLASSIFICAÇÃO E ORDENAÇÃO 
 
Classificação: esquema de classes criado a partir da análise da estrutura, e das atividades da 
instituição para organizar a documentação. 
 
Plano de Classificação – Arquivo Corrente 
Quadro de Arranjo – Arquivo Permanente 
 
* Não confundir Quadro de Arranjo com Arranjo. ARRANJO é distribuição física dos 
documentos seguindo critérios pré-estabelecidos onde cada documento deve ocupar um único 
lugar no arquivo. 
 
 
Principais Métodos de Classificação e Ordenação 
 
Método Alfabético 
 
1º) Nas pessoas físicas considera-se o último sobrenome e depois o prenome. 
Ex: José Antunes Andrade � Andrade, José Antunes 
 
2º) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado, ou ligados por hífen, não se separam. 
Ex: Marcelo Costa Montes Claros � Montes Claros, Marcelo Costa 
 
3º) Sobrenomes formados por Santo, Santa, São, não se separam. 
Ex: Luis Carlos da Silva São Bento � São Bento, Luis Carlos da Silva 
 
4º) As indicações de grau de parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas 
partes integrantes do último sobrenome e não são separadas. 
Ex: Wilson de Almeida Filho � Almeida Filho, Wilson de 
 
5º) Os títulos são colocados no final do nome entre parênteses. 
Ex: Dra. Paula Brito � Brito, Paula (Dra.) 
 
6º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome, que corresponde ao 
sobrenome paterno. 
Ex: Jose Oviedo y Baños � Oviedo y Baños, Jose 
 
7º) Os nomes orientais (japonês, chinês e árabe) são registrados como se apresentam, sem 
inversão. 
Ex: Li Yutang � Li Yutang 
 
8º) Nomes de empresas e instituições devem ser transcritos como se apresentam, porém, os 
artigos iniciais não devem ser considerados para alfabetação, e aparecem no fim entre 
parênteses. 
Ex: A Colegial Ltda. � Colegial Ltda. (A) 
 
9º) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, os números arábicos, romanos, ou 
escrito por extenso deverão aparecer no final entre parênteses. 
Ex: 3º Congresso de Direito Penal � Congresso de Direito Penal (3º) 
 
 
MétodoGeográfico 
 
Existem três formas de arquivamento 
 
1ª FORMA: ESTADO – CIDADE 
 
• Os documentos são agrupados por Estados 
• Dentro das divisões estaduais seguem as divisões por Cidades, FICANDO A 
PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA A CAPITAL 
 
Ex: PERNAMBUCO 
 Pernambuco – Recife 
 Pernambuco – Caruaru 
 Pernambuco – Limoeiro 
 Pernambuco – Olinda 
 
2ª FORMA: CIDADE – ESTADO 
 
• Os documentos são agrupados por Cidade 
• Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a que pertence. 
 
Ex: Caicó – Rio Grande do Norte 
Limoeiro - Pernambuco 
Mossoró – Rio Grande do Norte 
Natal – Rio Grande do Norte 
Olinda - Pernambuco 
Recife - Pernambuco 
 
3ª FORMA: PAÍS – CIDADE 
 
• Os documentos são agrupados por País 
• Dentro das divisões de País seguem as divisões por Cidades, FICANDO A PRIMEIRA 
SUBDIVISÃO PARA CAPITAL 
 
Ex: FRANÇA 
 França – Paris 
 França – Lorena 
 
 
Método Numérico Simples 
Utiliza um número inerente (já existente) ou atribuído ao documento para estabelecer a 
ordenação. Necessita de um índice alfabético para auxiliar na localização dos documentos. 
 
 
Método Dígito-Terminal 
Os documentos são numerados seqüencialmente, com os números decompostos em pares 
formados da Direita para a esquerda. 
Ex: Decompondo o número 829319 ���� Teremos: 82-93-19 
 
Método Numérico Cronológico 
Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação. No momento da 
ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo, e se forem 
pastas as pastas mais recentes vem na frente das mais antigas. 
 
Assunto (Ideográfico) – Alfabético - Dicionário 
Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética. 
EX: ATESTADO MÉDICO 
 CONTA DE ÁGUA 
 CONTA DE LUZ 
 CONTRATO DE TRABALHO 
 FOLHA DE PAGAMENTO 
 NOTA FISCAL DE ENTRADA 
 NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO 
 NOTA FISCAL DE SAÍDA 
 TESTE DE ADMISSÃO 
 
Assunto (Ideográfico) - Alfabético - Enciclopédico 
Assuntos CORRELATOS são agrupados sob um TÍTULO GERAL. 
EX: CONTABILIDADE 
 Conta de Água 
 Conta de Luz 
 Notas Fiscais 
 nota fiscal de entrada 
 nota fiscal de imobilizado 
 nota fiscal de saída 
 PESSOAL 
 Atestado Médico 
 Contrato de Trabalho 
 Folha de Pagamento 
 Teste de Admissão 
 
 
 
Assunto (Ideográfico) – Numérico - Duplex 
 
Os assuntos são divididos em classes e sub-classes. O método permite a criação ilimitada de 
classes, o que exige cuidado para que não sejam criadas pastas com assuntos já incluídos em 
sub-pastas. 
• para cada assunto principal é atribuído um número 
Ex: CONTABILIDADE 1 
• Dentro dos assuntos principais podem ocorrer subdivisões 
Ex: CONTABILIDADE 1 
 CONTAS DE CONSUMO 1-1 
 NOTAS FISCAIS 1-2 
• Dentro das subdivisões podem ocorrer novas subdivisões. 
Ex: CONTABILIDADE 1 
 CONTAS DE CONSUMO 1-1 
 Conta de Água 1-1-1 
 Conta de Luz 1-1-2 
 
 
PRESERVAÇÃO 
 
Três conceitos importantes são: 
Preservação: Consiste em adotar medidas e procedimentos para garantir a integridade dos 
documentos, não permitindo que estes venham a se deteriorar. 
Conservação: Consiste em adotar medidas e procedimentos com a finalidade de parar um 
processo de deterioração já iniciado. 
Restauração: Consiste em medidas e procedimentos adotados com a finalidade de recuperar 
documentos que já sofreram um processo de deterioração e perderam informações de forma 
parcial ou total. 
 
Fatores ambientais que precisam ser controlados: 
Temperatura e Umidade Relativa do AR 
Luminosidade 
Qualidade do Ar 
 
Outros elementos que contribuem para os danos aos documentos: 
Presença de agentes biológicos (insetos, fungos) 
Intervenção humana inadequada por negligência ou vandalismo.