arquivo teoria e pratica marilena leite paes

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A~QUIVO 
TEOMA E PRÁTICA 
1 
MARILENA LEITE PAES 
ARQUIVO 
; 
TEORIA E PRATICA 
3a EDiyÁO REVISTA E AMPLIADA 
FUNDA~O GETULIO VARGAS 
.. EDITORA 
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1 
ISBN - 85-225-0220-X 
Copyright e¡:¡ 1986 Marilena Leite Paes 
Direitos desta edic;ao reservados ~ 
EDITORAFGV 
RuaJomalista Orlando Dantas, 37 
22231-010- Rio de Janeiro, RJ- Brasil 
Tels.: 0800-021-7777 - 21-3799-4427 
Fax: 21-3799-4430 
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Impresso no Brasil 1 Printed in Brazil 
Todos os direitos reservados. A re..Produs:ao nao autorizada desta publicacrao, 
no todo ou em parte, constitui violac;ao do copyright (Lei n° 9.610/98). 
1ª edic;ao - 1986 
2ª edic;ao - 1991 
3ª edic;ao rev. e ampl.- 1997 
1ª e 2ª reimpressoes- 2002 
3ª reimpressao - 2004 
4ª e Sª reimpressoes - 2005 
6! reimpressao - 2006 
7ª e 8ª reimpressoes - 2007 
9ª e 1Q! reimpressoes - 2008 
11ª e 12ª reirnpressoes- 2009 
RE.VJS.Ao: Aleidis de Beltran e Fatim.a Caroni 
EnrroRA<;:Ao ELETRÓNICA: Fatim.a Agra 
CAPA: Trra linhas studio 
Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca 
Mario Henrique Simonsen/FGV 
Paes, Marilena Leite 
Arquivo: teoria e prática 1 Marüena Leite Paes. - 3. ed. 
rev. ampl. - Rio de Janeiro : Editora FGV, 2004. 
228p. 
Inclui bibliografia e mdice. 
l. Arquivos e arquivamento (Documentos). I. Funda~ao Getu-
lio Vargas. TI. Título. 
CDD -651.53 
CDU -651.53 
Aos meus país, 
A Maria de Lourdes da Costa e Souza, 
A Eloisa Riani, 
Aos arquivistas brasileiros 
. ''A essencia da profissao de arquivista 
é manter útil a memória da institui!<ao." 
jorge Gustavo da Costa 
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SUMÁRIO 
1 
1 Apresenta~;ao da J"- edi~;ap 11 
1 Apresenta~;ao das Fe 2!!. ;edi~;oes 13 
' Capítulo 1 - Órgaos de ~ocumenta~;ao 15 
1 
Arquivos, bibliotecas, museus 15 
Centros de docmrienta~;ao ou informa~;ao 
Paralelo entre biblioteca e arquivo 17 
1 
16 
Capítulo 2- Introdu~;ao! a o estudo dos arquivos 19 
Origem 19 i 
Conceito 1~ 
Finalidade 2o 
1 Fun~;ao 20 1 
Classifica~;ao i 20 
Terminologia arqu~vística 23 
Tipos de arquivam~nto 28 
1 Classifica~;ao dos dpcumentos 29 
Correspondencia, ~ua classifica~;iio e caracteriza~;ao 31 
a ''3 o. _1 d.;. -d . ap1tu1o - rgamza~;a9 e a ffilmstra.~;ao e arqmvos 35 
Levantamento de dados 35 
1 
Análise dos dados coletados 36 
Planejamento 1 36 
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¡ __ 
Capítulo 4- Gestao de documentos 53 
Arquivos correntes 54 
Arquivos intermediários 115 
Capítulo 5-Arquivos permanentes 121 
Atividades de arranjo 122 
Atividades de descric;ao e publicac;ao 126 
Atividades de conservac;ao 141 
Atividades de referencia 146 
Capítulo 6 -Arquivos especiais 147 
Arquivo fotográfico 148 , 
Arquivo de fita magnética, filme e disco 153 
Arquivo de recorte de jornal 154 
Arquivo de catálogo impresso 154 
Capítulo 7- As técnicas modernas a servic;o dos arquivos 155 
Microfilmagem 155 
Tecnología da informac;ao . 157 
Capítulo 8-A política nacional de arquivos: Conselho Nacional de 
Arquivos; Sistema Nacional de Arquivos 161 
Anexo 1-Exercícios 165 
Anexo 2-Respostas 183 
Bibliografia 213 
Índice analítico 221 
APRESENTACAO DA 3ª EDICAO 
A partir de 1986, quando foi publicada ~ 1.!. edic;ao deste manual, inúmeras 
inovac;óes .tecnológicas surgiram em decorrencia da evoluc;ao da humanidade, 
coro reflexos em todas as áreas da vida cotidiana do hornero. 
Tais avanc;os, porém, nao invalidam os conhecimentos aquí transmiti-
dos, por conterem eles fundamentos básicos para a utilizac;ao eficaz e adéqua-
da da moderna tecnología da informac;ao. É possível que em futuro nao muito 
longínquo se tenha que reescrever e redefinir os conceitos e principios arqui-
vísticos até aqui adotados. Mas, o fato é que, no momento presente, ainda pre-
dorninam os sistemas e metodologías convencionais. 
Apesar disso, julgou-se oportuno introduzir algumas alterac;óes no texto 
desta 3.!. edic;ao, coro o objetivo de atualizar mínimamente 'a matéria, nao só 
para atender a algumas questóes tecnológicas como para adequar a legislac;ao 
recente alguns conceitos aquí formulados. 
Assim, por exemplo, a destinac;ao de documentos, abordada no capítulo 
sobre Arquivos Permanentes das edic;óes anteriores, conforme preconizava até 
entao Schellenberg, foi incluída no capítulo dedicado a Gestao de Documen-
tos, em decorrencia da ampliac;ao do conceito de arquivos correntes, claramen-
te definido na Leí n!! 8.159, de 8-1-1991, que dispóe sobre a política nacional 
de arquivos. 
Concluindo, deixo aquí meus agradecimentos a Helena Correa Macha-
do, exemplar, competente e generosa profissional, pelas sugestóes oportunas 
que contribuíram para o aprimoramento desta edic;ao. 
Rio deJaneiro, 1997 
Marilena Leite Paes· 1 
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APRESEN~ACAO DAS. 1 ª E 2ª EDICOES 
1 
1 
. 
Com o objetivo de Lprir a falta de publicac;ao especializada em língua 
portuguesa, notadamen~e no caso de arquivos institucionais e empresariais, 
elaboramos, em 1969, o\ trabalho intitulado O papel da arquivística na docu-
mentario, editado pelq Instituto de Documentac;ao da Fundac;ao Getulio 
Vargas e impresso sob a forma de apostila, para uso dos alunos de seus cursos. 
1 
Reunindo conhe~imentos colhidos em várias fontes bibliográficas, 
aquele modesto trabalhd foi sendo enriquecido e atualizado bienalmente, com 
d ·- d ,l. . 'd b 1 d a escnc;ao e novas tecmcas, teonas e meto os, em como com o resu ta o 
da vivencia do dia-a-dia ~a busca de soluc;oes adequadas P!ll"~ os problemas do 
mundo moderno. \ 
1 
A partir de 1972 ? trabalho passou a ser publicado sob o título Arqui-
vo: teoría e prática, títulb este cuja essencia procuramos manter nestas edic;oes 
por já estar consagrado ~unto aos interessados ná matéria e· por se tratar, na 
verdade, de urna ampla r~is~o e atualizac;ao dos trabalhos anteriores. 
A transformac;ao ~a apostilá em livro surgiu da necessidade de atender 
as inúmeras solicitac;oes ~irigidas a Fundac;ao Getulio Vargas pelas universida-
des mantenedoras de. cursos de arquivologia, biblioteconomia e documenta-
c;ao, em geral, bem como\ de instituic;oes técnicas e culturais, empresas etc. 
Assim, considerando o objetivo deste livro, qual seja, o .de introduzir os 
interessados no complei,o labirinto das técnicas de arquivo, incluímos, nos 
anexos, exercícios seguidqs de suas respectivas respostas, para habilitar o leitor 
a avaliar seus conhecime~tos, após a leitura da matéria. 
Na impossibilidad~ de mencionar todos os meus parentes, amigos, cole-
gas e alunos, adotei nos bcemplos e nos exercícios os nomes de apenas alguns 
deles como forma de exp}essar minha carinhosa homenagem a tantos quantos 
me tem ensinado e ajuda#o a viver e a servir melhor. 
14 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA 
É de justic;a registrar os nomes de Maria de Lourdes da Costa e Souza, 
Maria Luiza Dannemann, Regina Alves Vieira e José Pedro Espose!, dentre ou-
tros, cujos ensinamentos e troca de experiencias inspiraram grande parte dos 
conceitos aqui emitidos. 
Cabe-me ainda registar os melhores agradecimentos ao prof. Benedicto 
Silva, idealizador e diretor do Instituto de Documentat;áo da Fundat;áo Getu-
lio Vargas desde sua criac;:áo, em 1967, até sua extin¡;:áo em 1990, pelo estímulo 
e colaborac;:áo que possibilitaram o lant;amento desta publica¡;:áo. 
A Terezinha de Jesus Santos, técnica de informat;áo, que fez a revisáo 
crítica e sugeriu urna série de alterac;:óes nas primeiras edi¡;:óes que, sem dúvi-
da, muito contribuíram para a melhoria deste trabalho, minha gratidáo toda 
especial. 
A Eloisa Helena Riani, falecida em 18 de marc;:o de 1989, em pleno vi-
gor de sua maturidade, profissionaldas mais competentes e amiga leal, que 
além de colaborar na redat;áo deste texto tomou a si a tarefa de revisá-lo, meu 
carinho fraterno e meu emocionado muito abrigada, agradecimento este que 
estendo a Crésio Furtado de Mendonc;a, excepcional datilógrafo, pelo preparo 
dos originais. 
Rio deJaneiro, 1991 
Marilena Leite Paes 
CAPÍTULO 1 
ÓRGAOS DE DOCUMENTACAO 
1. Arquivos, bibliotecas, museus 
A ·escrita é um conjunto de símbolos dos quais nos servimos para repre-
sentar e fixar a linguagem falada. 
Mas a escrita nao é somente um procedimento destinado a fixar a pala-
vra, um meio de expressao permanente; ela dá também acesso direto ao mun-
do das idéias. Nao só reproduz bem a linguagem articulada, mas permite ain-
da apreender o pensamento, e o faz atravessar o tempo e o espat;o. 
O homem primitivo, tendo necessidade de um meio de expressao per-
manente, recorreu a urna engenhosa disposit;ao de objetos simbólicos ou a si-
nais materiais (nós, entalhes, desenhos), que constituíram a base dos primeiros 
sistemas de escrita . 
. Esses sistemas, ainda rudimentares, evoluíram na medida em que os po-
vos atingiam graus elevados de cultura ou absorviam o que havia de bom nas 
civiliza¡;:oes mais adiantadas com quem mantinham relac;:oes comerciais. 
Foi um longo processo de transformac;:ao e simplificac;:ao até o homem 
atingir a perfeic;:ao da escrita fonética, isto é, a invenc;:ao do alfabeto. 
Paralelamente a evoluc;:ao da escrita, o homem aperfeic;:oou também o 
material sobre o qual gravava seus sinais convencionais, alterando, como conse-
qüencia, lenta e progressivamente, o aspecto dos "documentos", bem diferen-
tes da forma pela qual hoje os conhecemos. 
Logo que os pavos passaram a um estágio de vida social mais organiza-
do, os homens compreenderam o valor dos documentos e comec;:aram a reu-
nir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resul-
tado de suas atividades políticas, sociais, econornicas, religiosas e até mesmo 
de suas vidas particulares. Surgiram, assim, os arquivos, destinados nao só -a 
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16 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA 
guarda dos tesauros culturais da época, como também a prote~ao dos docu-
mentos que atestavam a legalidade de seus patrimonios, bem como daqueles 
que contavam a história de sua grandeza. 
Em épocas remotas, no entanto, esses arquivos eram poucos, pois o su-
porte da escrita era o mármore, o cobre, o marfrm, as tábuas, os tabletes de ar-
gila e outros materiais. Só mais tarde é que apareceram o papiro, o pergami-
nho e, finalmente, o papel, que tornou possível a reuniao de grandes arquivos. 
Durante muito tempo as no~oes de arquivo, biblioteca e museu se con-
fundiram, nao só pela finalidade e forma física dos documentos, mas também 
porque estas institui~oes tinham o mesmo objetivo. Na verdade, elas funciona-
varo como grandes depósitos de documentos, de qualquer espécie, produzidos 
pelo hornero. Entretanto, a evolu~ao histórica da humanidade, aliada a fatores 
culturais e tecnológicos como, por exemplo, o advento da imprensa, pouco a 
pouco for~ou a delimita~ao dos campos de atua~o de cada urna delas. Muito 
embora as tres tenham a fun~ao de guardar, seus objetivos sao diferentes, po-
deudo ser assim definidos: 
ARQUNO - É a acumula~ao ordenada dos documentos, em sua maioria tex-
tuais, criados por urna institui~ao ou pessoa, no curso de sua atividade, e pre-
servados para a consecu~ao de seus objetivos, visando a utilidade que poderao 
oferecer no futuro. 
BIBUOTECA - É o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto or-
denadamente para estudo, pesquisa e consulta. 
MusEU - É urna institui~ao de interesse público, criada com a finalidade de 
conservar, estudar e colocar a disposi~ao do público conjuntos de pefas e obje-
tos de valor cultural. 
Observa-se, entao, que a fmalidade das bibliotecas e dos museus é essen-
cialmente cultural, enquanto a dos arquivos é primordialmente funcional, 
muito embora o valor cultural exista, urna vez que constituem a base· funda-
mental para o conhecimento da história. 
2. Centros de documentagao ou informagáo 
O surto de progresso científico e tecnológico desencadeado a partir do 
século XIX, a rápida mudan~a dos limites de vários campos do conhecimento 
e as diversas rela~oes estabelecidas entre eles, o aparecimento de novas especia-
liza~oes e profissoes, a cria~o de vários tipos de organiza~oes, as atividades de 
pesquisa ultrapassando os muros das universidades e inúmeros outros fatores 
óRGAOS DE DOCUMENTAQAO 17 
contribuíram significativamente para o aumento da complexidade dos docu-
mentos. Tais fatos gerJram grande massa de informa~6es e novas tipos físicos 
de documentos, como ~elatórios técnicos, teses, patentes, desenhos, fotografias, 
microfilmes, microfic~as, film~, diapositivas, discos, fitas. magnéticas e, mais 
recentemente, os prod~tos dos sistemas de computador- dtsquetes, CD-ROM 
Esse constante d:escimento qualitativo e quantitativo, também chamada 
de "explosao da inforlna~ao", provocou a evolu~ao e o aperfei~oamento das 
técnicas de registro e a~álise dos documentos, "a fim de poupar ao estudioso a 
perda de tempo e o ekfor~o inútil· de, por carencia de informa~oes, resolver 
problemas já sohicionddos ou repetir experiencias que foram testadas anterior-
mente" (Centro InterJmericano de Pesquisa e Documenta~ao em Forma~o 
Profissional, 1970). 1 . . 
Tal é a fun~ao dds centros de documenta~o ou informa~o, que abrangem 
algumas atividades próJrias da biblioteconornia, da arquivística e da informática, 
senda 0 seu campo bent maior, exigindo especializa~o no aproveitamento de do-
cumentos de toda espéde. Em síntese, o centro de informa~oes tem por finalidade 
coligir, armazenar, class~car, selecionar e disseminar toda a inf~rma~o. ~ "essen~ 
cía da documenta~ao d,eixou de ser o documento, para ser a informa~ao em SI 
mesma" (Centro Inter$ericano de Pesquisa e Documenta~o em Forma~o Pro-
fissional, 1970). [ 
O órgao de dodumenta~ao varia na sua finalidade, de acordo com os 
propósitos fundamentlis de sua cria~ao. Trabalha com documentos, criando-
os ou coletando-os ciaJsificando-os, conservando-os ou divulgando-os. 
De acordo c~m ~uas características físicas e a significa~ao de seu conteú-
do, os documentos dev~m receber tratamento distinto, adequado a cada caso. 
i 
3. Paralelo entre biblioteca e arquivo 
. ¡ . . . d fi . d Schellenberg (19,59b), arqulVlsta norte-amencano, e mu os campos e 
atua~ao das biblioteca~ e dos arquivos, estabelecendo um pa,,ralelo entre esses 
distintos órgaos de dobtmenta~ao. Suas características prindpais podem ser as-
. "d 1 srm resurru as: ! 
1 
BIBLIOTEtA ARQYNO 
Documentos impressos 
Audiovisual 
Cartográfico 
1 Género de documentos 
1 
Documentos textuais 
Audiovisual 
Cartográfico 
18 ARQUJVO: TEORIA E PRÁTJCA 
continua!?o 
Origem 
Os document~s ~ao produzi?os e conser- 1 Os documentos sao produzidos e con-
vados com ob¡eovos culturrus servados com objetivos funcionais 
Aquisipo ou custódia 
Os documentos sao colecionados de fon-
tes diversas, adquiridos por compra ou 
doac;:iio 
Os documentos existem em numerosos 
exemplares 
A significac;:iio do acervo documental nao 
depende da relac;:iio que os documentos te-
nham entre si 
Os documentos nao sao objeto de cole-
c;:iio; proyem tao-só das atividades públi-
cas ou privadas, servidas pelo arquivo 
Os documentos sao produzidos num úni-
co exemplar ou em limitado número .de 
cópias 
Há uma significac;:ao organica entre os 
documentos · 
Método de avaliafáO 
Aplica-se a unidades isoladas 
o julgamento nao tem caráter irrevogável 
O julgamento envolve questiies de conve-
niencia, e nao de preservac;:ao ou perda 
total 
Preserva-se a documentac;:ao referente a 
urna atividade, como um conjunto e nao 
como unidades isoladasOs julgamentos sao finais e irrevogáveis 
A documentac;:ao nao raro existe ern via 
única 
Método de classiñcafáO 
Utiliza métodos predeterminados 
Exige conhecimento do sistema, do con-
teúdo e da significac;:iio dos documentos a 
classificar 
Estabelece classificac;:ao específica para 
cada instituic;:ao, ditada pelas suas parti-
cularidades 
Exige conhecimento da relac;:ao entre as 
unidades, a organizac;:ao e o funcionamen-
to dos órgiios 
Método descritivo 
Aplica-se a unidades discriminadas 
As séries (anuários, periódicos etc.) sao 
unidades isoladas para catalogac;:ao 
Aplica-se a conjuntos de documentos 
As séries ( órgaos e suas subdivisiies, ativi-
dades funcionais ou grupos documentais 
da mesma espécie) sao consideradas uni-
dades para fins de descric;:ao 
Concluindo, pode-se dizer que a biblioteconornia trata de documentos 
individuais e a arquivística, de conjuntos de documentos. 
CAPÍTULO 2 
INTRODUCAO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS 
1. Origem 
Há dúvidas quanto a origem do termo arquivo. Alguns afirmarn ter sur-
gido na antiga Grécia, com a denomina~ao arché, atribuída ao palácio dos 
magistrados. Da! evoluiu para archeion, local de guarda e depósito dos docu-
mentos_ 
Ramiz Galvao (1909) o considera procedente de archivum, palavra de 
origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documen-
tos e outros títulos. 
2. Conceito 
Al; defmi~oes antigas acentuavarn o aspecto legal dos arquivos, como de-
pósitos de documentos e papéis de. qualquer espécie, tendo sempre relafáO 
com os direitos das ins~tui~oes ou individuos. Os documentos serviarn ape-
,nas para estabelecer ou reivindicar direitos. Q!lando nao atendiarn mais a esta 
¡exigencia, erarn transferidos para museus e bibliotecas. Surgiu daí a idéia de 
arquivo administrativo e arquivo histórico. 
Q!¡anto a conceitua~ao moderna,· Solon Buck, ex-arquivista dos EUA-
título que corresponde ao de diretor-geral de nosso Arquivo Nacional - assim 
o definiu: '~quivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e re-
cebidos por um govemo, organiza~ao ou firma, no decorrer de suas atividades, 
arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros" (Sou-
za, 1950). 
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20 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA 
Desse conceito deduzimos tres características básicas que distinguem os 
arqu1vos: 
l. Exdusividade de criaráo e recepráo por uma repartipq ñrma ou institui-
ráo. Nao se considera arquivo urna cole~ao de manuscritos históricos, reu-
nidos por uma pessoa. 
2. Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prava 
de transa~oes realizadas. 
3. Caráter organico que liga o documento aos outros do mesmo con/unto. 
Um documento, destacado de seu conjunto, do todo a que pertence, signi-
fica muito m~nos do que quanqo em conjunto. 
O termo arquivo pode também ser usado para designar: 
o conjunto de documentos; 
o móvel para guarda de documentos; 
o local ande o acervo documental deverá ser conservado; 
o órgao govemamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e con-
servar a documenta~ao; 
o títulos de periódicos - geralmente no plural, devido a influencia inglesa e 
francesa. 
3. Finalidade 
A principal finalidade dos arquivos é servir a adrninistra~ao, constituin-
do-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história. 
4.FUn{:áO 
A fun~ao básica do arquivo é tomar disponível as informa~éies contidas 
no acervo documental sob sua guarda. 
5. Classifica{:áo 
Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos sao estudados, eles po-
dem ser classificados segundo: 
o as entidades mantenedoras; 
o os estágios de sua evolu~ao; 
o a extensao de sua atua~ao; 
o a natureza dos documentos. 
INTRODUQiiO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS 21 
5. 1 Entidades mantenedoras 
Em face das caractLísticas das organiza~éies, os arquivos por elas produ-
zidos podem ser: 1 
{ 
~ederal { ~~;:~al 
Estadual 
1 
I'flunicipal 
Públicos 
Institui~éies e ucaqonais 
{ 
1 . . d .. 
1 • 
. . . IgreJas 
Institucionais ' _ - . <forpora~oes nao-lu<;:rativas 
· ~ociedades, associa~éies 
1. . 
{ 
~Irmas 
Comerciais {j;orpora~éies 
Companhias 
1 
Farniliais ou pessoJis 
1 
í 
5.2 Estágios de sua e~olu9áo 
1 
Para que os arquivps possam desempenhar suas fun~oes, toma-se indis-
pensável que os documeb.tos estejam dispostos de forma a servir ao· usuário 
com precisao e rapidez. A metodología a ~er adotada deverá atender as necessi-
dades da institui~ao a qu~ serve, como também a cada estágio de evolu~ao por 
• 1 que passam os arqmvos. 1 
Essas fases .sao defi"midas por Jean:Jacques Valette (1973) como as tres 
idades dos arquivos: corrJnte, intermediária e permanente. 
l. Arquivo de primeira lidade ou corrente, constituído de documentos em 
curso ou consultados 1 freqüentemente, conservados nos escritórios ou nas 
reparti~éies que os rec~beram e os produziram ou em dependencias próxi-
mas de fácil acesso. i 
2. Arquivo de segunda {dade ou intermediário, constituído de documentos. 
que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgaos· que os 
receberam e os prod4iram podem ainda solicitá-los, para tratar de assun., 
22 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA 
to·s identicos ou retomar um problema novamente focalizado. Nao há ne-
cessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanencia 
dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, sao também chama-
dos de "limbo" ou "purgatório". 
3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de documentos que 
perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em ra-
zao ·de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de co-
nhecer o passado e sua evoluc;:ao. Estes sao os arquivos propriamente ditos. 
A cada urna dessas fases - que sao complementares - corresponde urna 
maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente, 
urna organizac;:áo adequada. 
5.3 Extensao de sua atua9ao 
Qpanto a abrangencia de sua atuac;:ao, os arquivos podem ser setoriais e 
gerais ou centrais. 
Os arquivos setoriais sao aqueles estabelecidos junto aos órgaos opera-
cionais, cumpt:indo func;:oes de arquivo corrente. 
Os arquivos gerais ou centrais sao os que se destinam a receber os docu-
mentos correntes provenientes dos diversos órgaos que integram a estrutura de 
urna instituic;:ao, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente. 
5.4 Natureza dos documentos 
Sentindo. que as noc;:oes dominantes de arquivo se confundiam ora com 
a forma física dos documentos, ora com sua finalidade, a cornissao especial 
constituída durante o 12 Congresso Brasileiro de Arquivología, realizado no 
Rio de Janeiro, em 1972, com a finalidade de pro por o currículo mínimo do 
Curso Superior de Arquivo, hoúve por bem estabelecer e incluir no programa 
do curso dois novos conceitos de arquivo, que refletem características peculia-
res a natureza dos documentos. Sao eles: arquivo especial e arquivo especia-
lizado. 
Chama-se de arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documen-
tos de formas físicas diversas - fotografias, discos, fitas, cliches, rnicroformas, 
slides, disquetes, CD-ROM - e que, por esta razáo, merecem tratamento espe" · 
cial nao apenas ¡;¡oque se refere ao seu armazenamento, como também ao re-¡ gistro, acondicionamento, controle, conservac;:áo etc. 
L ___ ,-
INTRODUQi\0 AO ESTUDO DOS ARQUIVOS 23 
Arquivo especializado é o que tem sob sua custódia os documentos re-
sultantes da experiencia humana num campo específico, independentemente 
da forma física que apresentem, como, por exemplo, os arquivos médicos ou 
hospitalares, os arquivos de imprensa, os arquivos de engenharia e assim por 
diante. Esses arquivos sáo também chamados, impropriamente, de arquivos 
técnicos. 
6. Terminologiaarquivística 
No vasto campo da ciencia da informac;:ao, um dos aspectos que mais 
tem preocupado os profissionais da área é, sem dúvida, o estabelecimento de 
urna terminología específica, capaz de atender a programas racionais de inter-
cambio, disserninac;:áo e recuperac;:ao da informac;:áo. 
Preocupada com o tema, a Associac;:ao dos Arquivistas Brasileiros (AAB) 
criou, em 1977, o Cornite de Terminología Arquivística, que, após concluir o 
arrolamento da terminología básica, definiu idéias e conceituou termos com o 
objetivo de dar continuidade aos estudos iniciados em 1972- ampliando a 
terminología já adotada em nosso pais - e estabelecer um vocabulário unifor-
me para a elaborac;:ao de um glossário arquivístico, multilíngüe, patrocinado 
pelo Conselho Internacional de Arquivos e pela Unesco. 
Em 1980, criou-se na Associac;:ao Brasileira de Normas Técnicas {ABNT) 
urna Comissáo de Estudos de Arquivología para tratar do assunto, juntamente 
com o grupo da AAB. A partir de entao, inúmeras outras propostas de termi-
nología arquivística vem sendo publicadas, sem, entretanto, a aprovac;:áo de 
qualquer órgao oficial. 
O Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgao vinculado ao Arqui-
vo Nacional, criou urna Comissao Especial de Terminología Arquivística para 
examinar as propostas existentes, definir e aprovar urna terminología arc¡uivística. 
brasileira. 
A seguir, sáo fornecidos Op termos cuja conceituac;:~o vem sendo, em ge-
ral, adotada pela comunidade arquivística brasileira: 
AcFJ!..VO- Conjunto dos documentos de um arquivo. 
AcESso - Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais po-
deráo variar em func;:áo de cláusulas restritivas. . 
AoMINISTRA<;AO DE ARQUIVO - Direc;:áo, supervisáo e coordenac;:áo das atividades 
administrativas e técnicas de urna instituic;:ao ou órgao arquivístico. 
AoMINISTRA<;AO DE DOCUMENTO- Metodología de programas para controlar. a 
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24 AROUIVO: TEORIA E PRÁTICA 
cria¡;:ao, o uso, a normaliza¡;:ao, a manuten~o, a guarda, a prote¡;:ao e a destina-
¡;ao de documentos. 
AR.QUNAMENTO - Opera¡;:ao que consiste na guarda de documentos nos seus de-
vidas lugares, em equipamentos que lhes forero próprios e de acordo com um 
sistema de ordena¡;:ao previamente estabelecido. 
ARQUMSTA- Profissional de arquivo, de nível superior. 
ARQU!VÍSTICA - Princípios e técnicas .a serem observados na constitui¡;:ao, orga-
niza¡;:ao, desenvolvimento e utiliza¡;:ao dos arquivos. . 
AR.QUNO - 1. Designa¡;:ao genérica de um conjunto de documentos produzrdos 
e recebidos por urna pessoa fisica ou jurídica, pública ou privada, caracteriza-
do pela natureza org3nica de sua acumula¡;:ao e conservado por essas pessoas 
ou por seus sucessores, para fins de prava ou informa¡;:ao. De acordo com a na-
tureza do suporte, o arquivo terá a qualifica¡;:ao respectiva, como, por exemplo: 
arquivo audiovisual, fotográfico, iconográfico, de microformas, informático. 
2. O prédio ou urna de suas partes, ande sao guardados os conjuntos arqui-
vísticos. 3. Unidade administrativa cuja fun¡;:ao é reunir, ordenar, guardar e 
dispar para uso conjuntos de documentos, segundo os princípios e técnicas ar-
quivísticos. 4. Móvel destinado a guarda de documentos. 
ARQYNOLOGIA - Estudo, ciencia e arte dos arquivos. 
ARQUNO CORRENTE - Conjunto de documentos em curso ou de uso freqüente. 
Também denominado arquivo de movimento. 
AR.QUNO EM DEPÓSITO - Conjunto de documentos colocados sob a guarda de 
um arquivo permanente, embora nao perten¡;:am ao seu acervo. 
ARQUNO INTERMEDIARIO - Conjunto de documentos procedentes de arquivos 
correntes, que aguardam destina¡;:ao fmal. 
ARQUNO PERMANENTE- Conjunto de documentos que sao preservados, respeita-
da a destina¡;:ao estabelecida, em decorrencia de seu valor probatório e infor-
mativo. 
ARQUNO PRNADO - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por ins-
titui¡;:oes nao-governamentais, furnílias ou pessoas fisicas, em decorrencia de 
suas atividades específicas e que possuam urna rela¡;:ao organica perceptível 
através do processo de acumula¡;:ao. 
AR.QUNO PÚBUCO - l. Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por 
institui¡;:oes govemamentais de ambito federal, estadual ou municipal, em de-
correncia de suas fun¡;:oes específicas administrativas, judiciárias ou legislati-
vas. 2. lnstitui¡;:ao arquivística franqueada ao público. 
ARRANJo - l. Processo que, na organiza¡;:ao de arquivos permanentes, consiste 
na ordena¡;:ao - estrutural ou funcional - dos documentos em fundos, na or-
INTRODUCAO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS 25 
' dena~ao das séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais 
dentro das séries. 2. PrJcesso que, na organiza¡;:ao de arquivos correntes, consis-
te em colocar ou distrihuir os documentos numa seqüencia alfabética, numéri-
ca ou alfanumérica, d~ acordo com o método de arquivamento previamente 
adotado. Também denqminado classifica¡;:ao. 
AuTóGRAFO - l. Assin~tura ou rubrica. 2. Designa¡;:ao de documento manus-
crito, do próprio punhb do autor, esteja assinado ou nao. 
AVA11AC]l.O- Processo de análise da documenta¡;:ao de arquivos, visando a esta-
belecer sua destina¡;:ao, ~e acordo com seus valores probatórios e informativos. 
CATALOGO - Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático, 
cronológico, onomásti~o ou geográfico, incluindo todos os documentos per-
tencentes a um ou m~is fundos, descrit«;JS de forma sumária ou pormeno-
. d 1 
nza a. 1 .. 
CLASSIFICACÁO -Ver Artan¡o, rtem 2. 
COLEC]l.O.- Conjunto He documentos, sem rela¡;:ao organrca, aleatoriamente 
1 
acumulados. 1 . . , 
CóPIA - l. Reprodu¡;:ad de um documento, obtrda srmultaneamente a execu-
¡;:ao do original. 2. Repi,odu¡;:ao de um documento, obtida a partir do original. 
COPIADOR - l. Livro cÓntendo páginas em papel liso ou pautado, nas quais 
1 
eram transcritas, em prdem cronológica, pelos próprios autores ou por 
copistas, cartas, oficios 1 e outros tipos de correspondencia expedida. 2. Livro 
contendo folhas "em papel de trapos", nas quais se fazia a cópia de documen-
tos expedidos, usando-s~ processo de transferencia direta da tinta do original, 
mediante umidade e prbssao. Esse processo foi muito usado no século XIX e 
come¡;:o do XX. 1¡ 
CoRRESPONDENCIA - Coinunica¡;:ao escrita, recebida (passiva) ou expedida (ati-
va), apresentada sob vJias formas (cartas, cartoes postais, oficios, memoran-
dos, bilhetes, telegramah podendo ser interna ou externa, oficial ou particu-
1 
lar, ostensiva ou sigilosaj 
DATAS-UMITES - Elemed~o de identifica¡;:ao cronológica de urna unidade de 
arquivamento, em que s~o indicadas as datas de início e término do período 
abrangido. 1 
DEPóSITO -Ato pelo qu~ arquivos ou cole¡;:oes sao colocados, fisicamente, sob 
custódia de terceiros, serh que haja transferencia da posse ou propriedade. 
DESCARTE -Ver EliminaJao. 
DESCLASSIFICAC]l.o -Ato lpelo qual a autoridade competente libera a consulta 
documentos anteriormente caracterizados como sigilosos. · 
DESCRIC]l.O - Processo i~telectual de sintetizar elementos formais e conteúdo 
26 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA 
textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesqui-
sa que se tem em vista produzir (inventário sumário ou analítico, guia etc.). 
DESTINAc;ÁO - Conjunto de opera~6es que se seguem a fase de avalia~ao de do-
cumentos destinadas a promover sua guarda temporária ou permanente, sua 
elimina~ao ou sua microfilmagem. 
DOA<;AO - Ato pelo qual urna pessoa física ou jurídica transfere a terceiros -
de livre vontade, com caráter irrevogável, sem retribui~ao pecuniária, através 
de instrumento jurídico adequa:do, do qual deverao constar as condi~oes da 
cessao - a documental):aO que fue pertence. 
DoCUMENTO - Registro de urna informal):aO independentemente da natureza 
do suporteque a contém. 
DocuMENTo DE ARQUIVO- l. Aquele que, produzido e/ou recebido por urna 
instituil):aO pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua ele-
mento de prava ou de informal):aO. 2. Aquele produzido ejou recebido por 
pessoa física no decurso de sua existencia. 
DocUMENTO OFICIAL - Aquele que, possuindo ou nao valor legal, produz efei-
tos de ordem jurídica na comproval):ao de um fato. 
DocuMENTO PÚBUCO - Aquele produzido e recebido pelos órgaos do poder pú-
blico, no desempenho de suas atividades. 
DocuMENTO SIGILOSO - Aquele que, pela natureza de seu conteúdo informati-
vo, determina medidas especiais de protel):aO quanto a sua guarda e acesso ao 
público. 
Doss!E - Unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, perti-
nentes a um determinado assunto ou pessoa. 
ELIMINA<;A.o - Destruil):ao de documentos julgados destituídos de valor para 
guarda permanente. 
ESPÉCIE DE DOCUMEmOS - Designal):aO dos· documentos segundo seu aspecto 
formal: ata, carta, certidao, decreto, edital, oficio, relatório, requerirnento, gra-
vura, diapositiva, filme, planta, mapa etc. 
FUNDO - l. A principal unidade de 3.!ranjo estrutural nos arquivos permanen-
tes, constituída dos documentos pr<Árenientes de urna mesma fonte geradora 
de arquivos. 2. A principal unidade de arranjo funcional nos arquivos perma-
nentes, constituída dos documentos provenientes de mais de urna fonte gera-
dora de arquivo reunidas pela semelhanl):a de suas atividades, mantido o prin-
cípio da proveniencia. 
GENERO DE DOCUMENTOS - Designal):ao dos documentos segundo o aspecto de 
sua representa~ao nos diferentes suportes: textuais, audiovisuais, iconográficos 
e cartográficos. 
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INTRODUyAO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS 27 
GuiA - Instrumento de pesquisa destinado a oriental):aO dos usuários no co-
nhecirnento e utilizal):ao dos fundos que integram o acervo de um arquivo per-
manente. 
ÍNDICE - Lista sistemática, pormenorizada, dos elementos do conteúdo de um 
documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para 
indicar e facilitar sua localizal):aO no texto. 
INSTRUMENTO DE PESQUISA - Meio de disseminal):aO e recuperal):aO da informa-
l):iio utilizado pelos arquivos. Sao instrumentos de pesquisa, entre outros, catá-
logos, guias, índices, inventários, repertórios, tabelas de equivalencia. 
INVENTARIO ANALÍTICO - Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arqui-
vamento de um fundo ou de urna de suas divisoes sao identificadas e porme-
norizadamente descritas. 
INVENTARIO suMARio - Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arqui-
vamento .de um fundo ou de uma de suas divisoes sao identificadas e breve-
mente descritas. 
ITEM DOCUMENTAL -A menor unidade arquivística materialmente indivisível. 
LEGADO - Doal):aO feíta por declaral):aO de última vontade. 
LISTA DE EUMINAc;ÁO - Relal):ao de documentos específicos a serem eliminados, 
devidamente aprovada pela autoridade competente. 
NOTAc;ÁO - Elemento de identifical):ao das unidades de arquivamento, consti-
tuída de números, letras, ou combinal):aO de números e letras, que permite sua 
localiza~ao. 
PROCESSO - Termo geralmente usado na administral):ao pública, para designar 
o conjunto de documentos, reunidos em capa especial, e que vao senda orga-
nicamente acumulados no decurso de uma al):aO administrativa ou judiciária. 
O número de protocolo, que registra o primeiro documento com o qual o 
processo é aberto, repetido externamente na capa,_ é o elemento de controle e 
arquivamento do processo. 
PROTOCOLO - l. Denominal):ao geralmente atribuída a setores encarregados do 
recebimento, registro, distribuil):aO e movimental):ao de documentos em curso. 
2. Denominal):aO atribuída ao próprio número de registro dado ao documento. · 
3. Livro de registro de documentos recebidos ejou expedidos. 
PROVENIENCIA - Princípio segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num 
mesmo fundo, todos os documentos provenientes de urna mesma fonte gera-
dora de arquivo. Corresponde a expressao francesa respect des fonds, e a ingle-
sa provenance. 
REcoLHIMENTO - Transferencia de documentos dos arquivos intermediários 
para os permanentes. 
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28 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTJCA 
REPERTÓRIO - Instrumento de pesquisa no qual sao descritos, pormenorizada-
mente, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fun-
dos, podendo ser elaborado segundo um critério temático, cronológico, ono-
mástico ou geográfico. 
REsPECT DES FONDS o' ARCHIVES -Ver Proveniencia. 
SELEc;AO -Ver Avalia~ao. 
SÉRIE - Designa~ao dada as subdivisoes de um fundo, que refletem a natureza 
de sua composi~ao, seja ela estrutural, funcional ou por espécie documental. 
As séries podem ser subdivididas em subséries. 
SíMBOLO- Ver Nota~ao. 
TABELA DE EQUNALÉNCIA- Instrumento de pesquisa auxiliar que dá a equivalen-
cia de antigas nota~oes para as novas que tenham sido adotadas, em decorren-
cia de altera~oes no sistema de arranjo de um arquivo. 
TABELA DE TEMPORALIDADE- Instrumento de destina~o, aprovado pela autori-
dade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser 
mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos ao~ arquivos 
permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e elimina~ao. 
TÉCNICO DE ARQUNO - Profissional de arquivo de nível médio. 
TRANSFERÉNCIA - Passagem dos documentos dos arquivos correntes para os in-
termediários. 
TRIAGEM -Ver Avalia~ao. 
UNIDADE DE ARQUNAMENTO- O menor conjunto de documentos, reunido de 
acordo coro um critério de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, 
sao denominados pastas, ma~os ou pacotilhas. 
7. Tipos de arquivamento 
A posi~ao em que sao dispostos fichas e documentos, e nao a forma dos 
móveis, distinguirá os tipos de arquivamento. Sao eles: horizontal e vertical. 
No tipo horizontal, ps documentos ou fichas sao colocados uns sobre 
os outros e arquivados· em caixas, estantes ou escaninhos. O arquivamento ho-
rizontal é "amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como 
nos arquivos permanentes. Seu uso é, entretanto, desaconselhável nos arquivos 
correntes, urna vez que para se consultar qualquer documento é necessário reti-
rar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localiza~ao da informa~ao. 
No tipo vertical, os documentos ou fichas sao dispostos uns atrás dos 
outros, permitindo sua rápida consulta, sem necessidade de manipular ou re-
mover outros documentos ou fichas. · 
INTRODUQi'\0 AO ESTUDO DOS ARQUJVOS 29 
8. Classificayao do's documentos 
1 
Conforme suas 'raracteristicas, forma e conteúdo, os documentos po-
clero ser classificados s~gundo o genero e a natureza do assunto. 
\ 
8.1 Genero 1 
\ 
1 Q!¡anto ao geneip, os documentos podem ser: 
O escritos ou textuais: ~ocumentos manuscritos, datilografados ou impressos; 
1 
O cartográficos: docun\.entos em formatos e dimens6es variáveis, contendo re-
' presenta~oes geográficas, arquitetonicas ou de engenharia {mapas, plantas, 
perfis); \ 
o iconográficos.' docUipentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado 
ou nao, contendo imagens estáticas (fotografias, diapositivas, desenhos, 
• ) 1 gravuras; 1 
o filmográficos: documentos em películas cinematográficas e fitas magnéti-
cas de imagem { tap4), conjugados ou nao a trilhas sonoras, coro bitolas e 
dimensoes variáveis,J contendo imagens em movimento (filmes e fitas 
videomagnéticas); 1 
o sonoros: documento~ com dimensoes e rota~6es variáveis, contendo regis-
tros fonográficos (disl.cos e fitas audiomagnéticas); 
O micrográficos: doc~dtentos em suporte filmico resultantes da microrrepro-
du~ao de imagens, m!ediante utiliza~ao de técnicas específicas {rolo, micro-
' ficha, jaqueta, cartao-janela); 
O infOrmáticos: docum~ntos produzidos, tratados ou armazenados em com-
putador (disquete,di~co rígido- winchester-, disco óptico). 
Ad -1. 1 ., . fi" ocumenta~ao escnta ou textua apresenta mumeros tipos s1cos ou 
espécies documentais crib.dos para produzir determinada a~ao específica, tais 
como: contratos, folhas lde pagamento, livros de contas, requisi~oes diversas, 
1 
atas, relatórios, regimentos, regulamentos, editais, certidoes, tabelas, questioná-
. d' . 1 nos, correspon enc1a e optros. 
1 
1 
1 
8.2 Natureza do assuqto 
Q!¡anto a natureza¡ do assunto os documentos podem ser ostensivos ou 
sigilosos. · 
A classilica~ao de qstensivo é dada aos documentos cuja divulga~ao nao 
prejudica a administra~ao, 
30 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA 
Considerarn-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam 
ser de conhecimento restrito e, portanto, requeirarn medidas especiais de salva-
guarda para sua custódia e divulgac;ao. Pela sua importancia, a matéria é obje-
to de legislac;ao própria. 
Segundo a necessidade do sigilo e quanto a extensao do meio em que 
pode circular, sao quatro os graus de sigilo e as suas correspondentes catego-
rías: ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado. 
A classificac;ao de ultra-secreto é dada aos assuntos que requeirarn excep-
cional grau ·de seguranc;a e cujo teor ou características só devarn ser do conhe-
cimento de pessoas íntimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. 
Sao assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da 
política governarnental de alto nivel e segredos de Estado, tais como: negocia-
c;oes para alianc;as políticas e militares, planos de guerra; descobertas e experi-
encias científicas de valor excepcional, informac;oes sobre política estrangeira 
de alto nível. 
Considerarn-se secretos os assuntos que requeirarn alto grau de seguran-
c;a e cujo teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que, 
sem estarem íntimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejarn autoriza-
das a deles tomar conhecimento, funcionalmente. 
Sao assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a pla-
nos, programas e medidas governarnentais, os assuntos extraídos de matéria 
ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria 
original, necessitam de maior difusao, tais como: planos ou detalhes de opera-
c;oes militares; planos ou detalhes de operac;oes económicas ou financeiras; 
aperfeic;oamento em técnicas ou materiais já existentes; dados de elevado inte-
resse sob aspectos fisicos, políticos, económicos, psicossociais e militares de 
países estrangeiros e meios de processos pelos quais forarn obtidos; materiais 
criptográficos importantes que nao tenham recebido classificac;ao inferior. 
A classificac;ao de confidencial é dada aos assuntos que, embora nao re-
queiram alto grau de seguranc;a, seu conhecimento por pessoa nao-al}torizada 
pode ser prejudicial a um individuo ou criar embarac;os administrativos. 
Sao assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a 
pessoal, material, fmanc;as e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse 
das partes, como por exemplo: informac;oes sobre a atividade de pessoas e enti-
dades, bem como suas respectivas fontes: radiofreqüencia de importancia espe-
cial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias aéreas e 
negativos que indiquem instalac;oes consideradas importantes para a seguranc;a 
nacional. 
INTRODUQAO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS 31 
Reservados sao os assuntos que nao devam ser do conhecimento do pú-
blico, em geral. Recebem essa classificac;ao, entre outros, partes de planos, pro-
gramas e projetos e as suas respectivas ordens de execuc;ao; cartas, fotografias 
aéreas e negativos que indiquem instalac;6es importantes. 
9. Correspondencia, sua classificagao e caracterizagao 
Dentro do genero de documentos escritos, a correspondencia merece 
tratamento especial por se constituir numa parte considerável dos acervos ar-
quivísticos, urna vez que as ac;oes administrativas sao, em geral, desencadeadas por 
seu intermédio. 
A classificac;ao e a caracterizac;ao da correspondencia sao dois fatores da 
maior importancia no desenvolvimento das tarefas de registro e protocolo. 
Mas, o que vem a ser, afina], correspondencia? 
Considera-se correspondencia toda e qualquer forma de comunicac;ao 
escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou fisicas, e vice-versa, bem 
como aquela que se processa entre órgaos e servidores de urna instituic;ao. 
Ol;tanto ao destino e procedencia pode-se classificar a correspondencia 
em extema e intema. 
Por externa entende-se aquela correspondencia trocada entre urna insti-
tuic;ao e outras entidades ejou pessoas fisicas, como oficios, cartas, telegramas. 
Intema é a correspondencia trocada entre os órgaos de urna mesma ins-
tituic;ao. Sao os memorandos, despachos, circulares. 
A correspondencia pode ser ainda oficial ou particular. 
Oficial é aquela que trata de assunto de servic;o ou de interesse específi-
co das atividades de urna instituic;ao. 
Particular é a de interesse pessoal de servidores de urna instituic;ao. 
Q];tando a correspondencia é encarninhada, em geral fechada, a urna 
instituic;ao, há que se identificá-la por suas características externas, para que, 
se oficial, possa ser aberta, devidamente registrada e remetida ao destino cor-
reto. 
Seguem-se alguns exemplos que servirao de subsidios na identificac;ao 
da correspondencia oficial. Os nomes e enderec;os utilizados sao ficticios. ¡ 
tdentificat;áo da correspond€mcia oficial i 
o Envelope dirigido a urna instituic;ao ou a qualquer de suas unidades ou 1 
~ rubu~'d"' -· y·~ '~rft~ 
-~-~""""""'"""""'"'-"'=""-~"'"--L~~- ,_ -_-'!""·-::- •;::;- "'?" ,, ""'-"'''k,. e-
¡-
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32 
A Companhia de Flores Tropicais 
Rua Violeta, 213 
23500- Rio de Janeiro- RJ 
Ao Departamento de Exporta~ao 
Companhia de Flores Tropicais 
Rua Violeta, 213 
23500- Rio de Janeiro- RJ 
ARQUJVO: TEORIA E PRÁTICA 
o Envelope dirigido a urna institui~iío ou a qualquer de suas subunidades, 
mesmo contendo, em segundo plano, o nome do servidor, sem fazer men-
~ao ao cargo que exerce: 
Ao Departamento de Exporta~ao 
Companhia de Flores Tropicais 
Dr. Joao Galvao 
Rua Violeta, 213 
23500 - Rio de J aneiro - RJ 
o Envelope dirigido a servidor de urna institui~ao, contendo, em segundo 
plano, o cargo que exerce, mesmo que o nome do servidor nao correspon-
da ao atual ou real titular do cargo: 
Dr. Hugo Figueiredo (titular atual) 
Presidente da Companhia de Flores Tropicais 
Rua Violeta, 213 
23500- Rio de Janeiro- RJ 
Dr. André Silva (titular anterior) 
Presidente da Companhia de Flores Tropicais 
Rua Violeta, 213 
23500- Rio de Janeiro- RJ 
O Envdope dirigido aos titulares dos cargos, mesmo quando, em segundo 
plano, conste um nome que nao seja o do real ou atual ocupante do cargo: 
Presidente da Companhia de Flores Tropicais 
Dr. Hugo Figueiredo (titular atual) 
Rua Violeta, 213 
23500- Rio deJaneiro- RJ 
JNTRODUQAO AO ESTUDO DOS ARQUJVOS 
Presidente da Companhia de Flores Tropicais 
Dr. André Silva (tjitular anterior) 
Rua Violeta, 213 1 
1 ' 
23500- Rio deJarjeiro- RJ 
1 
33 
É importante obs~rvar que a correspondencia oficial, mesmo quando 
enquadrada em qualquet dos itens descritos, NAO DEVERÁ. SER ABERTA 
quando o envelope conti~er as indica~oes de CONFIDENCIAL, RESERVADO, 
PARTICULAR ou equivale~te. 
\ 
' ·--~e+l 
CAPÍTULO 3 
ÜRGANIZACAO E ADMINISTRACAO 
DE ARQUIVOS 
A organizac;ao de arquivos, como de qualquer outro setor de urna insti-
tuic;ao, pressupoe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Estas fases se 
constituiriam ero: 
o levantamento de dados; 
o análise dos dados coletados; 
o planejamento; 
o implantac;ao e acompanhamento. 
1. Levantamento de dados 
Se arquivo é o conjunto de documentos recebidose produzidos por 
urna entidade, seja ela pública ou privada, no decorrer de suas atividades, cla-
ro está que, sem o conhecimento dessa entidade - sua estrutura e alterac;oes, 
seus objetivos e funcionamento - seria bastante dificil compreender e avaliar 
o verdadeiro significado de sua documentac;ao. 
O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentes, 
regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da 
instituic;ao mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de infor-
mac;oes sobre sua documentac;ao. 
Assim sendo, é preciso analisar o genero dos documentos (escritos ou 
textuais, cartográficos, iconográficos, informáticos etc.); as es_(>écies de docu-
mentos mais freqüentes (cartas, faturas, relatórios, projetos, questionários etc.);. 
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36 AROUIVO: TEORIA E PRÁTICA 
os modelos e formulários em uso; volume e estado de conserva~ao do acervo; 
arranjo e classifica~ao dos documentos (métodos de arquivamento adotados); 
existencia de registros e protocolos ( em fichas, em livro ); média de arquiva-
mentos diários; controle de empréstimo de documentos; processos adotados 
para conserva~ao e reprodu~ao de documentos; existencia de normas de arqui-
vo, manuais, códigos de classifica~ao etc. 
Além dessas informa~éies, o arquivista deve acrescentar dados e referen-
cias sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas, salários, nível 
de esmlaridade, forma~ao profissional), o equipamento (qi.Iantidade, modelos, 
estado de conserva~ao), a localiza~ao fl.sica (extensao da área ocupada, condi-
~éies de ilumina~ao, umidade, estado de conserva~ao das instala~éies, prote~ao 
contra incendio), meios de comunica~ao disponíveis (telefones, fax). 
2. Análise dos dados coletados 
De posse de todos os dados mencionados no Ítem anterior, o especialis-
ta estará habilitado a analisar objetivamente a real situa~ao dos servi~os de 
arquivo e a fazer seu diagnóstico para formular e propor as altera~éies e medi-
das mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implan-
tado. 
Ero síntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documenta~o de 
uma institui~ao correspondem :l. sua realidade operacional. O diagnóstico seria, 
portante, uma constata~ao dos pontos de atrito, de falhas ou !acunas existentes no 
complexo administrativo, enfim, das razéies que impedem o funcionamento efi-
ciente do arquivo. 
3. Planejamento 
Para que um arquivo, ero todos os estágios de sua evolu~ao (corren te, in-
termediário e permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável 
a formula~ao de um plano arquivístico que tenha em canta tanto as disposi-
~éies legais quanto as necessidades da institui~ao a que pretende servir. 
Para a elabora~ao desse plano devem ser considerados os seguintes ele-
mentos: posi~ao do arquivo na estrutura da institui~ao, centraliza~ao ou des-
centraliza~ao e coordena~ao dos servi~os de arquivo, escolha de métodos de 
arquivamento adequados, estabelecimento de normas de funcionamento, r~ 
cursos humanos, escolha das instala~éies e do equipamento, constitui~ao de ar-
quivos intermediário e permanente, recursos financeiros. 
ORGANIZAQÁO E ADMINISTRAQÁO DE ARQUIVOS 37 
< • 
3. 1 Posi9ao do arqui~o na estrutura da institui9ao 
Embora nao se pdssa determinar, de forma generalizada, qual a melhor 
posi~ao do órgao de arctuivo na estrutura de urna institui~ao, recomenda-se 
que esta seja a mais elevida possível, isto é, que o arquivo seja subordinado a 
uro órgao hierarquicamehte superior, tendo ero vista que irá atender a setores 
e funcionários de difereJtes níveis de autoridade. A ado~ao desse critério evi-
t~á sé~ios problemas na llárea das rela~éies humanas e das comunica~éies admi-
ntstratlvas. 
Se a institui~ao já tentar coro um ó~gao de documenta~ao, este será, ero 
princípio, o órgao mais ~dequado para acolher o arquivo, uma vez que a ten-
dencia moderna é reuní~ todos os órgaos que tenham como matéria-prima a 
1 
informa~ao. 1 · 
Ao usuário nao interessa ande se encontra armazenada a informa~ao -
numa biblioteca, numa lnemória de computador, num microfilme, ou num 
arquivo tradicional. Daí la importancia da constitui~ao de sistemas de infor-ma~ao, dos quais o arqu+o deve participar, dotados de recursos. técnicos e ma-
teriais adequados para atender :l. acelerada demanda de nossos tempos. 
1 
. 1 
3.2 Centraliza9fio ou lpescentraliza9ao 
e coordena9ao d9s servi9os de arquivo 
Ao se elaborar umlplano de arquivo, um aspecto importante a ser defi-
. 1 
nido diz respeito :l. centraliza~ao ou :l. descentraliza~ao dos servi~os de arquivo 
em fase corrente. É impdrtante esclarecer de imediato que a descentraliza~ao 
se aplica apenas :l. fase cbrrente dos arquivos. Em suas fases intermediária e 
1 
permanente, os arquivos qevem ser sempre centralizados, embora possam exis-
tir depósitos de documen~os fisicamente separados. 
1 
1 3.2.1 Centraliza9ao 
1 
< 1 
Por sistema centralizado de.arquivos correntes entende-se nao apenas a 
1 
reuniao da documenta~ao: ero um único local, como também a concentra~ao 
de todas as atividades de bontrole - recebimento, registro, distribui~ao, movi-
1 • menta~ao e expedi~ao - qe documentos de uso corrente ero um úmco órgao 
da estrutUra organizacion~, freqüentemente designado como Protocolo e k-
quivo, Comunica~éies e Arf:¡uivo, ou outra denomina~ao similar. . 
Dentre as inúmerasi e inegáveis vantagens que um sistema centralizado 
oferece, citam-se: treinam~nto mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores· 
38 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA 
possibilidades de padronizas;ao de normas e procedimentos, nítida delimita-
s;ao de responsabilidades, constituis;ao de conjuntos arquivísticos mais comple-
tos, redus;ao dos custos operacionais, economia de espas;o e equipamentos. 
A despeito dessas vantagens, nao se pode ignorar que urna centralizas;ao 
rígida seria desaconselhável e até mesmo desastrosa como no caso de urna ins-
tituis;ao de funbito nacional, em que algumas de suas unidades administrativas 
desenvolvem atividades praticamente autónomas ou específicas, ou ainda em 
que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes urnas das outras, as 
vezes em áreas geográficas diferentes - agencias, fliiais, delegadas - carecendo, 
portanto, de arquivos próximos para que possam se desincumbir, com eficien-
cia, de seus programas de trabalho. 
3.2.2 Descentralizac;:ao 
Recomenda-se prudencia ao aplicar esse sistema. Se a centralizas;ao rígi-
da pode ser desastrosa, ·a descentralizas;ao excessiva surtirá efeitos iguais ou 
ainda piores. 
O bom senso indica que a descentralizas;ao deve ser estabelecida levan-
do-se em consideras;ao as grandes áreas de atividades de urna instituis;áo. 
Suponha-se urna empresa estruturada em departamentos como Produ-
s;ao, Comercializas;ao e Transportes, além dos órgaos de atividades-meio ou · 
administrativos, e que cada um desses ·departamentos se desdobre em divisoes 
ejou ses;oes. Urna vez constatada~ necessidade da descentralizas;ao para facili-
tar o fluxo de inforrnas;oes, esta deverá ser aplicada em nível de departamento, 
isto é, deverá ser mantido um arquivo junto a cada departamento, onde esta-
rao reunidos todos os documentos de sua área de atu¡s;áo, incluindo os produ-
zidos e recebidos pelas divisoes e ses;oes que o compoem. Para completar o sis-
tema. deverá ser mantido também um arquivo para a documentas;ao dos 
órgaos administrativos. 
A descentralizas;ao dos arquivos correntes obedece basicamente a dois 
critérios: 
o ceno;alizas;ao das atividades de controle (protocolo) e descentralizas;áo dos 
arquiVos; 
o descentralizas;áo das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. 
Q!Iando se fala em atividades de controle está-se referindo aquelas 
exercidasem geral pelos órgáos de protocolo e comunicas;oes, isto é: rece-· 
bimento, registro, classificas;áo, · distribuis;áo, movimentas;áo e expedis;áo 
dos documentos correntes. 
ORGANIZAQÁO E ADMINISTRAQÁO DE ARQUIVOS 39 
CentralizafáO das atividades de controle (protocolo) descentralizafiiO 
dos arquivos. Neste sistema, todo o controle da documentas;áo é feíto pelo ór-
gao central de protocolo e comunicas;oes, e os arquivos sáo localizados junto 
aos órgaos responsáveis pela execuc;:ao de programas especiais ou funs;oes espe-
cíficas, ou ainda junto as unidades administrativas localizadas em áreas fisica-
mente distantes dos órgáos a que estáo subordinadas. 
Q!Iando o volume de documentos é reduzido, cada órgao deverá desig-
nar um de seus funcionários para responder pelo arquivo entregue a sua guar-
da e por todas as operas:oes de arquivamento decorrentes, tais como abertura 
de dossies, controle de empréstimo, preparo para transferencia etc. 
Se a massa docu~ental for muito grande, é aconselhável que o órgáo 
cante com um ou mais arquivistas ou técnicos de arquivo em seu quadro de 
pessoal para responder pelos arquivos. 
A esses arquivos descentralizados denomina-se núdeos de arquivo ou ar-
quivos setoriais. 
DescentralizafiO das atividades de controle (protocolo) e dos arqui-
vos. Este sistema só deverá ser adotado quando puder substituir com vant,a-
gens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente des-
centralizados. 
O sistema consiste em descentralizar nao somente os arquivos, como as 
demais atividades de controle já mencionadas anteriormente, isto é, os arqui-
vos setoriais encarregar-se-áo, além do arquivamento propriamente dito, do re-
gistro, da classificas:ao, da tramitas;ao dos documentos etc. 
Nesse caso, o órgáo de protocolo e comunicas:oes, que também deve in-
tegrar o sistema. funciona como agente de receps:áo e de expedis:ao, mas ape-
nas no que se refere a coleta e a distribuis:ao da correspondencia externa. Nao 
raro, além dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da documen-
tas:áo administrativa da instituis:áo. 
A ops:ao pela centralizas;ao ou descentralizas:ao nao deve ser estabelecida 
ao sabor de caprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos critérios 
técnicos, perfeito conhecimento da estrutura da instituis;ao a qual o arquivo 
irá servir, suas atividades, seus tipos e vohime de documentos, a localizas:áo fí-
sica de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos hu-
manos e financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibi-
litem a definis:áo da melhor política a ser adotada. 
[ 
L 
L 
J 
J 
) 
1 
ll ... ;;. 
40 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA 
3.2.3 Coordena~ao 
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapi-
dez, seguram;:a e eficiencia é imprescindível a cria~ao de urna COORDENA-
c;AO CENTRAL, tecnicamente planejada, que exercerá fun~oes normativas, 
orientadoras e controladoras. 
A coordena~ao terá por atribui~oes: prestar assistencia técnica aos arqui-
vos setoriais; estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a 
manter a unidade de opera~ao e eficiencia do servi~o dos arquivos setoriais; 
determinar normas específicas de opera~ao, a fnn de atender as peculiaridades 
de cada arquivo setorial; promover a organiza~o ou reorganiza~ao dos arqui-
vos setoriais, quando necessário; treinar e orientar pessoal destinado aos arqui-
vos setoriais, tendo em vista a eficiencia e a unidade de execu~ao de servi~o; 
promover reunioes periódicas coro os encarregados dos arquivos setoriais para 
exame, debate e instru~oes sobre assunto de interesse do sistema de arquivos. 
Essa coordena~ao poderá constituir-se em um órgao da administra~ao 
ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade, pois toda institui~ao, 
seja qual for o sistema adotado para os seus arquivos corn:ntes, deverá. contar 
sempre coro um arquivo permanente; centralizado, também chamado de ar-
quivo de terceira idade. 
Assim, tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes é consti-
tuído de documentos transferidos dos arquivos correntes (sejam eles setoriais 
ou centrais), justifica-se perfeitamente que a COORDENA<;AO DO SISTEMA 
seja urna de suas principais atribui~oes, a fim de que os documentos, ao Ihe se-
rem entregues para guarda permanente, estejam ordenados e preservados dentro 
dos padroes técnicos de unidade e uniformidade exigidos pela arquivologia. 
3.3 Esco/ha de métodos de arquivamento 
A importancia das etapas de leirantamento e análise se faz sentir de 
modo mareante no momento em que o especialista escolhe os métodos de ar-
quivamento a serem adotados no arranjo da documenta~ao corrente. 
N a verdade, dificilmente se emprega um único métod~, pois há docu-
mentos que devem ser ordenados pelo assunto, nome, local, data ou número. 
. . ~ntretanto: coro base na análise cuidadosa das atividades da institui~o, 
~Iada a o~serva~o de como os documentos sao solicitados ao arquivo, é pos-
sivel defmu-se qual o· método principal a ser adotado e quais os seus auxilia-
res. Exemplificando: 
ORGANIZAQAO E ADMINISTflAQAO DE ARQUIVOS 
PATRIMONIO 
1 
Brasilia 1 
Rio de Janeiro 1 
Sao Paulo 1 
PESSOAL 1 
ADMISSAO [ 
Aguiar, Celso [ 
Bareta, Haydéf 
Borges, Francifco 
Cardoso, Jur~dir 
Castro, Lúcia 1 
Paes, Oswaldol 
Paiva, Ernesto 1 
Séllos, Zilda 1 
Silva, Ana Mafia 
1 
DEMISSAO 1 
FOLHAS DE PAGfmNTO 
jan. a jul. de 1?80 
ago. a dez. de l980 · 
1 jan. a jul. de 1?81 
41 
PROMOc;AO l 
Supondo-se que ~sse esquema tenha sido elaborado observando-se as 
considera~oes assinaladaS anteriormente, verifica-se que o arranjo principal é 
por assunto. No assunt~ Patrimonio encontra-se um arranjo secundário, por 
localidade (geográfico). J~ no assunto Admissáo tero-se um arranjo secundário, 
e~ ordem alfabética, pdo nome dos funcionários. Em Folhas de Pagamento 
. 
1 d' . rd l' . encontra-se um arranJO secun ariO, em o em crono og1ca. 
Como se ve, o m~todo principal escolhido foi o de assuntos, coadju-
1 
vado pelos¡ métodos gepgráfico, alfabético e numérico cronológico, como 
auxiliares. 1 
Outras modalidad~s de arranjo podem ainda ocorrer. 
Para melhor atender aos usuários de um banco de investimentos, por 
exemplo, a documenta~~o pode ser separada em dois grandes grupos: o de 
projetos de fmanciamentp - ordenados e arquivados pelo número de controle 
que Ihes é atribuído ao d.arem entrada e que, daí por diante, irá Ihes servir de 
referencia - e o grupo cqnstituído de todo o restante da documenta~io, orde-
nada por assuntos. 
42 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA 
3.4 Estabe/ecimento de normas de funcionamento 
Para que os trabalhos nao sofram solu¡;:ao de continuidade e mante-
nham uniformidade de a¡;:ao é imprescindível que sejam estabelecidas normas 
básicas de funcionamento nao só do arquivo em seus diversos estágios de evo-
lu¡;:ao, como também do protocolo, urna vez que esse servi¡;:o é, na maioria das 
vezes, desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo. 
Tais normas, depois de aplicadas e aprovadas na fase de irnplanta¡;:ao, 
irao, juntamente coro modelos e formulários, retinas, códigos de assunto e ín-
dices, integrar o Manual de Arquivo da institui¡;:ao. 
Exemplos de retinas ou normas de trabalho poderao ser encontrados 
no capítulo 4, dedicado a gestao de documentos. 
3.5 Recursos humanos 
3.5.1 Formagao e regulamentagao profissional 
O arquivo possui, atualmente, importancia capital em todos os ramos 
da atividade humana. No entanto, ainda é bastante comum a falta de conheci-
mentos técnicos por parte das pessoas encarregadas dos servi¡;:os de arquiva-
mento, falta essa que irá influir, naturalmente, na vida da organiza¡;:ao. 
Teoricamente, o arquivamento de papéis é um servi¡;:o simples. Na práti-
ca, no entanto, essa simplicidade desaparecediante do volume de documentos 
e da diversidade de assuntos, surgindo dificuldades na classifica¡;:ao dos papéis. 
Urna das vantagens da técnica de arquivo é capacitar os responsáveis 
pelo arquivamento para um perfeito trabalho de sele¡;:ao dos documentos que 
fazem parte de um acervo, ou seja, separa¡;:ao dos papéis que possuem valor fu-
turo, contendo informa¡;:oes valiosas, dos documentos inúteis .. 
Um servi¡;:o de arquivo bem organizado possui valor inestimável. É a 
memória viva da institui¡;:ao, fonte e base de informa¡;:oes; oferece pravas das 
atividades institucionais; aproveita experiencias anteriores, o que evita a repeti-
¡;:ao, simplifica e racionaliZa o trabalho. 
Para que se atinjam esses objetivos, torna-se necessária a prepara~ao de 
pessoal especializado nas técnicas de arquivo. 
"Em questao de arquivo, a experiencia nao substituí a instru¡;:ao, pois 10 
anos de prática podem significar 10 anos de arquivamento errado e inútil", 
afirma a prot:~ Ignez B. C. D'Araújo. 
.. 
.•
. ,. 
ORGANIZAQAO EADMINISTRAQAO DEARQUIVOS 43 
Até a década de 70 a forma¡;:ao profissional dos arquivistas vinha senda 
feita através de cursos especiais, ministrados pelo Arquivo Nacional, pela Fun-
da¡;:ao Getulio Vargas e por outras institui¡;:oes. 
O valor e a importancia dos arquivos oficiais e empresarials, para a 
adrninistra¡;:ao e para o conhecimento de nossa história, passou a ser também 
objeto de interesse do governo federaL Assim é que, a 6 de mar¡;:o de 1972, o 
Conselho Federal de Educa¡;:ao aprovou a cria¡;:ao do Curso Superior de Arqui-
vos, e a 7 do mesmo mes aprovou o currículo do Curso de Arquivística como 
habilita¡;:ao profissional no ensino de segundo grau. Em agosto de 1974, foi 
instituído o Curso Superior de Arquivologia, coro dura¡;:ao de tres anos e, em 
4 de julho de 1978, foi sancionada a Leí nº 6.546, regulamentada pelo Decre-
to nº 82.590, de 6 de novembro do mesmo. ano, que dispoe sobre a regulamen-
ta¡;:ao das profissoes de arquivista e técnico de arquivo. 
3.5.2 Atributos 
Para o boro desempenho das fun¡;:oes dos profissionais de arquivo, sao 
necessárias, além de um perfeito conhecimento da organiza¡;:ao da institui¡;:ao 
em que se trabalha e dos sistemas de .arquivamento, as seguintes características: 
saúde, habilidade em lidar coro o público, espírito metódico, discernimento, 
paciencia, imagina¡;:ao, a~en¡;:ao, poder de análise e de crítica, poder de síntese, 
discri¡;:ao, honestidade, espírito de equipe e entusiasmo pelo trabalho. 
3.6 Esco/ha das insta/ar;oes e equipamentos 
De igual importancia para o boro desempenho das atividades de arqui-
vo é a escolha do local adequado, quer pelas condi¡;:oes físicas que apresente -
ilumina¡;:ao, lirnpeza, índices de urnidade, temperatura -, quer pela extensao 
de sua área, capaz de conter o acervo e permitir amplia¡;:oes futuras. 
Michel Duchein, especialista em instala¡;:oes de arquivos e inspetor-geral 
dos Arquivos da Fran¡;:a, tero vários livros e artigos publjcados sobre a matéria, 
os quais devem ser consultados por tantos quantos se defrontam coro proble-
mas de constru¡;:ao ou adapta<;ao de locais destinados a guarda de documentos. 
A lista dessas publica¡;:oes e de outras sobre a matéria encontra-se na bibliogra-
fia ao final deste volume. 
Da mesma forma, a escolha apropriada do equipamento deverá merecer 
a aten~ao daqueles que estao envolvidos coro a organiza¡;:ao dos arquivos. 
Considera-se equipamento o conjunto de materiais de consumo e per-
manente indispensáveis a realiza¡;:ao do trabalho arquivístico. 
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44 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA 
3.6.1 Material de consumo 
Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curro ou médio pra-
zos. Sao as fichas, as guias, as pastas, as tiras de inserc;:ao e outros. 
FICHA - É um retangulo de carrolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, 
onde se registra urna informac;:áo. As dimensóes variam de acordo com as ne-
cessidades, podendo ser branca ou de cor. 
GUIA DIVISóRIA - É um retingulo de cartao resistente que serve para separar as 
partes ou sec;:óes dos arquivos ou fichários, reunindo em grupos as respectivas 
fichas ou pastas. Sua finalidade é facilitar a busca dos documentos e o seu 
rearquivamento. 
No estudo das guias divisórias distinguem-se diversos elementos relacio-
nados com sua finalidade e func;:óes, conforme veremos em seguida. 
PROJE<;AO - É a saliencia na parte superior da guia. Pode ser recortada no pró-
prio cartao, ou nele ser aplicada, senda entáo de celulóide ou de metal. 
A abertura na projec;:ao que recebe a tira de inserc;:ao chama-se janela. 
p¡; - É a saliencia, na parte inferior da guia, onde há um orificio chamada 
ilhó. Por esse oriflcio passa urna vareta que prende as guias a gaveta (figura 1). 
Figura 1 
Proje¡;:ao--t f 
llhó 
l 
o 
+---- Pé 
NoTA<;Ao - É a inscric;:áo feíta na projec;:áo, podendo ser alfabética, numérica 
ou alfanumérica (figura 2). 
ORGANIZACAO E ADMINIST~ACAO DE ARQUIVOS 45 
Figura 2 
' 
! 
A 100 100-E 
Nota¡;:ao 
1 
Nota¡;:ao Nota¡;:ao 
alfabética numérica alfanumérica 
1 
i 
1 
1 
1 
1 
! 
1 
A notac;:ao pode Sfr ainda aberta ou fechada. É aberta quando indica so-
mente o início da sec;:ao ¡e fechada quando ini:lica o principio e o fim (figura 3). 
Nota¡;:ao 
aberta 
1 Figura 3 
1 
Notacao 
fechada 
- 1 Posi<;Ao - E o local que :a projec;:ao ocupa ao longo da guia. O comprimento 
pode corresponder a me*de da guia, a um terc;:o, um quarto ou um quinto_ 
Daí a denominac;:ao: prim'eira posic;:ao, segunda posic;:ao, terceira posic;:ao, quar-
1 ' 
ta posic;:ao, quinta posic;:ao (figuras 4 e 5). 
46 
Primelra 
posi9áo 
Trés posi96es conjuntas 
Figura 4 
Segunda 
posil;:áo 
Figura 5 
ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA 
Terceira 
posi9ao 
Cinco posiQoes conjuntas 
Qpanto a sua fimrio, a guia pode ser ainda: 
o primária - indica . a primeira divisao de uma gaveta ou sec;ao de uro ar- · 
quivo; 
o secundária - indica uma subdivisao da prirnária; , 
o suhsidiária - indica uma subdivisao da secundária; 
o especial - indica a localizac;ao de uro nome ou assunto de grande fre. 
qüencia. 
ORGANIZAQÁO E ADMINISTRAQÁO DE ARQUIVOS 47 
O que indica se uma guia é prirnária, secundária, subsidiária ou espe-
cial é a notac;iio e nao a projec;ao. O ideal seria que as guias prirnárias estives-
sem sempre ero prirneira posic;ao, as secundárias ero segunda posic;ao e assirn 
por diante (figura 6). 
Guia 
primária 
Guia 
secundária 
Figura 6 
Guia 
subsidiária Especial 
GuiA-FORA - É a que tero como notac;iio a palavra FORA e indica a ausencia de 
uma pasta do arquivo (figura 7). 
Figura 7 
FORA 
TIRA DE INSERc;:AO - É uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, 
onde se escrevem as notac;oes. Tais tiras sao inseridas nas projec;oes da5 pastas 
ou gu1as. 
.1 
J 
'~ 1 
.1 
~· 
,, 
~' 
'--j 
¡¡ 
:1 
;,..-
1 "-
'- ·1 i 
~· 
48 ARQU/VO: TEORIA E PRÁTICA 
PASfA- É urna folha de papelao resistente, ou cartolina, dobrada ao meio, que 
serve para guardar e proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, 
isto é, lisa, ou ter projec;:ao (figura 8). Elas se dividem ero: 
o individual ou pessoal- ande se guardarn documentos referentes a uro as-
sunto ou pessoa ero ordem cronológica; 
o misceldnea - onde se guardarn documentos referentes a diversos assuntos 
ou diversas pessoas ero ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela orde-
nac;:ao cronológica (figura 8). 
Figura 8 
Lisa ou corrida Com projel(ao 
3.6.2 Material permanenteO material permanente é aquele que tero grande durac;:ao e pode ser uti-
lizado várias vezes para o mesmo fim. Na sua escolha, além do tipo e do ta-
manho dos documentos, deve-se levar ero con,ta os seguintes requisitos: 
1 
o economía de espac;:o (aproveitarnento máximo do móvel e mínimo de de-
pendencia); 
o conveniencia do servic;:o (arrumac;:ao racional); 
o capacidade de expansao (previsao de atendimento a novas necessidades); 
O invulnerabilidade (seguranc;:a); 
o distinc;:1io (condic;:oes estéticas); 
o resistencia (conservac;:1io). 
ORGANIZACAO E ADMINISTRACAO DE AROUIVOS 49 
Recomenda-se ainda que a escolha do equiparnento seja precedida de 
1 
pesquisa junto as fmhas especializadas, urna vez que constantemente sao 
lanc;:adas no mercado Aovas linhas de fabricac;:ao. As mais tradicionais sao os 
1 
arquivos, fichários, ca~as de transferencia, boxes, armários de ac;:o etc. As mais 
recentes sao os arquivbs e fichários rotativos eletromecanicos e eletronicos, 
1 
· bem como as estantes qeslizantes. 
l 
ARMMuo DE ACO - É uln móvel fechado, usado para guardar documentos sigi-
1 
losos ou volumes encad'ernados . 
.ARQUNO - Móvel de aJo ou de madeira, coro duas, tres, quatro ou mais gave-
tas ou gabinetes de dive~sas dimensoes, onde sao guardados os documentos . 
.ARQ_uwo DE FOLE - É ub arquivo de transic;:ao entre o arquivo vertical e o ho-
1 
rizontal. Os documentps erarn guardados horizontalmente, em pastas coro 
subdivisoes, e carregado~ verticalmente. 
1 
.ARQUNOS HORIZONTAJS ~GOS- Pombal (ero forma de escaninhos) e sargento 
(tubos metálicos usacÍoslpelo Exército ero campanha). 
Box - Pequeno fichário\ que se coloca nas mesas. É usado para lembretes. 
CAJXA DE TRANSFERENCIA!- Caixa de ac;:o ou papelao, usada especialmente nos 
arquivos permanentes. \ 
EsTANTE - Móvel abertd, coro prateleiras, utilizado nos arquivos permanentes, 
onde sao colocadas as ¡;~ixas de transferencia. Modernamente, é utilizada para 
arquivos correntes, empiegando-se pastas suspensas laterais. 
1 
FICHÁRIO - É uro móvel de ac;:o próprio para fichas, coro urna, duas, tres ou 
quatro gavetas, ou conju~ado coro gavetas para fichas e documentos. 
1 
FICHÁRIO HORIZONTAL - 4lquele em que as fichas sao guardadas ero posic;:ao ho-
rizontal, urnas sobre as ~utras - modelo KARDEX. As fichas sao fixadas por 
meio de bastoes metálic~s presos as gavetas. De~sa disposic;:ao das bastes resulta 
que a primeira ficha pre~a, a partir do fundo,1ficará inteirarnente visíveL dei-
xando que da imediatanlente inferior aparec;:a ,urna faixa correspondente a di-
mensao da barra, e assinJ sucessivamente, lembrando o aspecto de urna esteira 
1 
- "arquivo-esteirinha". J\s faixas que aparecem funcionam como verdadeiras 
projec;:oes, nas quais sao ~eitas as notac;:oes. 
FICHÁRIO VERTICAL - Aqu~le em que as fichas sao guardadas em posic;:ii.o verti-
cal, urnas atrás das outra:s, geralmente separadas por guias. É o modelo mais 
1 . 
usado por ser mais económico. As gavetas ou bandejas comportam grande nú-
1 
mero de fichas. ' 
50 ARQUIVO: TEORIA E PRÁTICA 
SUPORTE - Anna¡;ao de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos, 
servindo de ponto de apoio para as pastas suspensas. 
3. 7 Constitui9áo de arquivos intermediários e permanentes 
Toda organiza¡;ao, seja ela pública ou privada, de pequeno, médio ou 
grande portes, acumula através dos tempos um acervo documental que, mes-
roo depois de passar por fases de análise, avalia¡;ao e sele¡;ao rigorosas, deve ser 
preservado, seja para fms administrativos e fiscais, seja por exigencias legais, 
ou ainda por questoes meramente históricas. 
Nenhum plano de arquivo estaría completo se nao previsse a constitui-
~ao do arquivo permanente, para onde devem ser recolhidos todos aqueles do-
cumentos considerados vitais. 
Q!¡.anto aos arquivos ou depósitos intermediários, estes só deverao ser 
criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. 
Em geral, existem em ambito governamental, em face do grande volu-
me de documenta~ao oficial e de sua descentraliza~ao fisica. 
As entidades e empresas de caráter privado dificilrnente necessitam desse 
organismo, salvo no caso de institui~oes de grande porte, coro filiais, escritó-
rios, representa~oes ou similares, dispersos geograficamente e detentares de 
grande volume de documenta¡;ao. 
3.7.1 Recursos financeiros 
Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos dis-
poníveis nio apenas para instala¡;iio dos arquivos, mas, sobretudo, para sua manu-
ten~o. 
Nem sempre os responsáveis pelos servi¡;os públicos ou dirigentes de 
empresas co"mpreendem a importancia dos arquivos e adrnitem as despesas, al-
gumas vezes elevadas, concementes a tais servi¡;os. Torna-se necessária, entáo, 
urna campanha de esclarecimento no sentido de sensibilizá-los. 
3.7.2 Elaborayáo do projeto de arquivo 
Considerados todos os elementos descritos, o especialista estará em con-
di~oes de elaborar o projeto de organiza~ao, a ser dividido ero tres partes. A 
primeira constará de urna síntese da situac;ao real encontrada. A segunda, de 
J 
' 
ORGANIZACAO E ADMINISTRACAO DE ARQUIVOS 51 
análise e diagnóstico da situa~ao. A terceira será o plano propriamente dito, 
contendo as prescri~oes, recomendac;oes e procedimentos a serem adotados, es-
tabelecendo-se, inclusive, as prioridades para a implanta¡;ao. 
3.8 Jmp/anta9áo e acompanhamento. Manuais de arquivo 
Recomenda-se que a :fuse de implanta~ao seja precedida de urna campa-
nha de sensibilizac;ao que atinja a todos os níveis hierárquicos envolvidos. 
Esta campanha, feíta por meio de palestras e reunioes, objetiva infor-
mar as altera¡;oes a serem introduzidas nas rotinas de servi~o e solicitar a coo-
pera~ao de todos, numa tentativa de neutralizar as resistencias naturais que 
sempre ocorrem ao se tentar modificar o status quo administrativo de urna or-
ganiza¡;ao. 
. Parelelamente a campanha de sensibiliza~ao deve-se promover o trema-
mento nao só do pessoal diretamente envolvido na execu~ao das tarefas e fun-
¡;5es previstas no projeto de arquivo, como daqueles que se utilizarao dos servi-
c;os de arquivo, ou de cuja atua~ao dependerá, em grande parte, o exito desses 
servi~os. 
Á implant~¡;ao das normas elaboradas na etapa anterior exigirá do res-
ponsável pelo projeto um acompanhamento constante e atento, a fun de corri-
gir e adaptar quaisquer impropriedades, falhas ou omissoes que venham a 
o correr. 
Somente depois de implantar e testar os procedimentos -verificar se as 
normas, rotinas, modelos e formulários atendem as necessidades -, é que deve-
rá ser elaborado o manual de arquivo, instrumento que coroa todo o trabalho 
de organiza~ao. Nele ficain registrados os procedimentos e instru~oes que irao 
garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo e a continuidade 
do trabalho através dos tempos. 
Seria impossível estabelecer padrees rígidos para a elabora~ao dos ma-
nuais, urna vez que estes devem refletir as peculiaridades das instituic;oes a que 
se referem. Entretanto, a experiencia nos permite indicar, em linhas gerais, os 
elementos que devem constituir os manuais de arquivo. Sao eles: 
o apresenta~ao, objetivos e abrangencia do manual; 
o informa¡;oes sobre os arquivos da institui~ao, suas finalidades e responsabi-
lidades; sua intera~ao e subordina~ao; 
o organogramas e fluxogramas; 
o conceitos gerais de arquivo, defmic;ao das opera~oes de arquivamento; ter-
minología; 
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52 ARQUIVO: TEORJA E PRÁTICA 
o detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulários utilizados; 
plano de classifica~ao de documentos com seus respectivos códigos e índices; 
O tabelas de temporalidade de documentos, que, pela sua amplitude, podem 
ser apresentadas em separado. 
Por ser o arquivo urna atividade dinfunica, o manual deverá