Pensamento e Relatório A3

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Pensamento e Relatório A3
Sabemos que no mundo globalizado e informatizado de hoje, a quantidade de informações que temos a disposição cresce exponencialmente. Em contrapartida, a capacidade de sintetizar estas informações torna-se cada vez mais importante. O Relatório A3 é um processo de resolução e estruturação do problema que tem como diferencial, a forma de como ele é apresentado.
No relatorio a3, o ponto de brevidade da documentação é a síntese da aprendizagem conseguida através do processo de resolução do problema. A ideia no relatorio a3 é apresentar e fazer caber todo o raciocínio, o processo, o problema e as informações relevantes em um relatório do tamanho de uma folha A3 (29,7 x 42 cm). Quando as informações dos problemas são adequadamente formatadas desta maneira, elas podem ser lidas ou apresentadas em 5 minutos e a partir delas, decisões importantes podem ser facilmente tomadas. Por outro lado, quando um documento é muito grande, existe um grande risco de que as informações não sejam lidas ou até mesmo mal interpretadas.O desenvolvimento do relatorio a3 requer que as pessoas envolvidas no processo reúnam e relatem fatos, pesquisem e ofereçam feedbacks, identifiquem os pontos importantes e quem são os donos do processo com o objetivo de construir um caminho claro de acompanhamento antes que qualquer ação se inicie, que se perdura durante o desenvolvimento do projeto e após a sua finalização. A relatório A3 força o aprendizado a não se basear em estudos abstratos, mas sim no Gemba (lugar onde as coisas acontecem).
relatorio a3
Existem 3 tipos de relatorio a3: resoluções deproblemas, proposta e status. Sabendo como funciona cada um deles, é possível determinar quais são os relatórios que mais fazem  sentido para a empresa e então utilizar qual agrega mais valor ao negócio. Vamos analisar como funciona cada tipo.
A3Resolução de problemas – O A3 para resolução de problemas é o mais utilizado de todos e segue o processo de um pdca. Ele obedece uma estrutura em passos de identificação de definição, estado atual, estado desejado, análise, proposta, plano de ação e acompanhamento. A relação com o pdca pode ser observada na tabela abaixo. Nem sempre a causa raiz é aparente e nem sempre é possível uma investigação completa para o problema. Por este motivo, existem os outros tipos de relatorio a3.
	Passo A3
	 Ciclo pdca
	Definição
	Planejar (Plan)
	Estado Atual
	
	Estado desejado ou meta
	
	Análise
	
	Proposta
	 Agir (Do)
	Plano de ação
	 Checar (Check)
	Acompanhamento(Follow up)
	 Atuar ou corrigir (Act)
A3 Proposta – No relatorio a3, A3 Proposta será um estado futuro orientado, (onde você quer estar), em que você está tentando melhorar a situação, sugerindo uma ideia. Esta é uma ferramenta que normalmente é mais focada em uma área ou departamento que apoia a melhoria de um indicador ou KPI (Key Performance Indicator). Ex.: Qualidade, Segurança, custos ou produtividade). O A3 estratégia é muito semelhante, mas normalmente é focado mais em cadeias de valor e processos de nível superiores relacionados com o plano de negócios da empresa. No A3 Proposta, iniciamos explicar o estado atual ou fundamentado que precisa ser melhorado. Este estado atual afeta um KPI da empresa? Assim, é possível elencar algumas ideias e benefícios para melhorar o KPI e então sugerir como será implementada a ideia com prazos e metas. Após a implementação, é necessário avaliar a eficácia e ter um plano de acompanhamento para garantir que o A3 Proposta seja sustentável. Isso é muitas vezes chamado de “lacuna criada”. Você está tentando potencialmente “elevar a barra de medida” ou melhorar a situação ou padrão.
A3 Status – Este tipo de A3 geralmente é um relatório específico que tem relação direta com um projeto de longo prazo e que possa precisar de um relatório de progresso com base semanal, mensal ou trimestral. Ele pode confrontar um “plano” com o estado “real”. Este tipo é muito utilizado em uma mudança de produto ou modelos que levam a pensar a longo prazo que exigem planejamento com o objetivo de garantir o sucesso no final dos projetos. (Ex.: treinamento, equipamentos, peças, processos e necessidades de mão de obra).
A3 Estratégia – É normalmente focado no Plano de Negócios da empresa e pode abranger desde o planejamento para 1 ano até 15 anos. Como mencionado anteriormente, o A3 Estratégia e A3 Proposta são muito semelhantes, sendo que o tipo estratégia se diferencia pelo objetivo de levar a empresa de um estado atual para um estado futuro. Claro que o A3 estratégia normalmente se baseia no que os indicadores de negócios (KPIs) estão refletindo para que então o plano possa ser elaborado. O A3 estratégia é utilizado por um nível superior na organização e geralmente subsidia ações em cascata da alta gerência para o operacional (top-down) ao longo de todos os níveis da Organização. Por exemplo, se a empresa possuir excessivas reclamações por produtos defeituosos, e a mesma desejar reduzir o volume de produtos devolvidos, a diretoria estabelecerá ações que iniciarão no departamento da qualidade e refletirão nos departamentos de produção, manutenção e até no RH que poderá ter que contratar pessoas mais qualificadas.
Como criar um Relatório A3?
É preciso entender que o relatorio a3 conta uma história e ao criá-lo é preciso inserir somente informações relevantes. O autor dorelatorio a3 deve colocar informação o suficiente para que ela seja compreendida e reflita os pontos mais importantes. Enquanto isso pode parecer simples e superficial para algumas pessoas, a maioria pensa que é muito difícil decidir quais dados e informações é necessário para dar ao leitor uma compreensão completa da história. Por esta razão, é importante seguir algumas dicas e fazer as seguintes perguntas:
Identificação o tema do relatório: Qual é o problema? qual é a necessidade? O que está se tentando fazer?
Análise do cenário: Qual é o contexto? Porque é importante? Como funciona hoje? O que precisa melhorar? Quais as métricas atuais? Utiliza o diagrama de pareto;
Identificação das causas raízes do problema: Aplique os 5Ws e o diagrama de causa e efeito
Cenário Esperado: Qual é a condição almejada? Qual é a estratégia para alcançá-la?
Plano: Quais ações serão tomadas para chegar ao cenário adequado? Quem será responsável? Qual orçamento previsto?
Follow-up: Quem vai acompanhar os resultados do projeto? Qual é a comparação entre o que foi previsto e o que foi realizado.
Como podemos observar, o relatorio a3 é uma representação gráfica de um planejamento, e ele contribui substancialmente para a melhor visualização dos problemas, propostas e soluções. O pensamento A3 é um exercício de design para resolver problemas. É uma ferramenta que acima de tudo, ajuda os funcionários a aprenderem a aprender.
Passo a Passo para criação do Relatório A3
Para elaborar um passo a passo, vamos considerar o A3 Resolução de Problemas por ser o mais aplicado e utilizado de modo geral. Como foi possível observar o relatório A3 Resolução de Problemas é estruturado da seguinte forma:
Título;
Definição;
Estado atual;
Estado desejado ou meta;
Análise;
Proposta;
Plano de ação;
Acompanhamento.
Estas etapas são organizadas em uma folha A3, e deve obedecer os seguintes critérios.
1 – Título
Defina um título para seu relatório. Sobre o que você está reportando?
2 – Definição
Por que você está falando sobre isto?
Qual problema do negócio você está tentando resolver ou analizar? Seja conciso.
Observe qualquer informação contextual ou de segundo plano que seja necessária para entender completamente a questão.
Indique como esse problema afeta os objetivos da empresa ou como ele está relacionado aos valores do negócio.
3 – Estado Atual
O que está acontecendo? Utilize fatos e datas;
Seja visual, utilize gráfico de Pareto, gráficos e esboços, insira um diagrama que ilustra como o processo atual funciona.
Insira diagramas de fácil compreensão de modo que qualquer pessoa leiga possa compreender o problema. Seria interessanteutilizar fluxogramas.
Torne o problema claro;
Destaque os grandes problemas. Você pode coloca-los dentro de desenhos do tipo rajadas de tempestade para separá-los dos demais.
Inclua medidas quantificadas sobre a extensão do problema – representações gráficas são as melhores!
4 – Estado Desejado ou Meta
Insira um diagrama que ilustra como o processo proposto irá trabalhar após as melhorias.
Fale sobre a melhoria esperada em termos de medida de interesse (especificamente e quantitativamente). Ex.: A melhoria vai proporcionar mais vendas e dobrar o lucro atual ou vai aumentar a performance da máquina dando um ganho de produtividade em 30% que equivale a um aumento nos lucros de 10%.
5 – Análise
Liste o (s) principal (ais) problema (s);
Utilize os “por quês?” até chegar à causa raiz. Uma regra-de-ouro: você não alcançará a causa raiz até que você faça pelo menos cinco vezes a pergunta: “por quê?”!;
Analise a lista de respostas para cada por quê;
Utilize os 5Ws, o diagrama-de-causa-efeito, brainstorming e as 7 ferramentas da qualidade.
6 – Proposta
Quais as contramedidas propostas?
Insira um diagrama que ilustra como o processo proposto irá trabalhar;
Liste a (s) contramedida (s) que irá abordar a (s) causa (s) identificada (s).
Preveja a melhoria esperada na medida de interesse (especificamente e quantitativamente). Lembre que na meta ele já foi quantificada, mas agora como temos uma análise mais detalhada,i é hora de verificar se será possível atingir a meta em termos quantitativos.
7 – Plano de Ação
Faça uma lista das ações (o quê) , indicando o porque?, onde, quando, os responsáveis (Quem) , o método (como será) e quanto custa.  Esta ferramenta também é conhecida como o (5W2H);
Figura – Plano de ação Pensamento A3 Relatório A3
Aqui poderia ser utilizado um cronograma do tipo Gantt com as devidas atividades e recursos alocados para ilustrar o planejamento.
8 – Acompanhamento (Follow-up)
Como está o acompanhamento das ações perante o planejado?
	Planejado
	Atual
	• Observe o plano para medir a eficácia da mudança proposta.• Indique quando será medido e por quem.
	• Deixe em branco inicialmente;• Após o acompanhamento, registre os resultados da execução;• Anote a data efetiva do acompanhamento.
Ao final dos oito passos, obteremos o relatório A3 que deverá ser organizado conforme podemos visualizar na Figura abaixo:
Figura – Relatório A3 – Resolução de Problemas