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Clique para editar o estilo do título mestre Clique para editar o estilo do subtítulo mestre * * * Processo Administrativo * * * Definição o processo de administrar ou processo administrativo faz parte de qualquer situação em que haja pessoas que utilizam recursos (tempo, dinheiro, espaço, informação e conhecimento) e pessoas para alcançar um objetivo. Busca garantir a realização de objetivos através da aplicação dos recursos e das pessoas. * * * Funções Administrativas * * * Características Básicas É cíclico e repetitivo: o processo é permanente e contínuo e está sempre sendo completado e repetido continuamente. Em cada ciclo, o processo tende a melhorar e aperfeiçoar-se continuamente. É interativo: isto é, cada função administrativa (planejamento, organização, direção e controle) interage com as demais, influenciando-as e sendo por elas influenciada. É sistêmico: o processo não pode ser analisado por cada uma de suas partes, tomadas isoladamente, mas pela sua totalidade e globalidade. Para se entender cada uma das funções é necessário conhecer todas as demais. Nenhuma delas pode ser administrada sem uma estreita vinculação com as outras. * * * Planejamento Primeira função administrativa e serve de alicerce para as demais. Determina antecipadamente quais são os objetivos que devem ser alcançados e como proceder para atingí-los. Busca um método para sistematizar o processo de decisões e projetar ações, de forma que o administrador possa enfrentar situações futuras. Responde às questões: o que fazer; como fazer; quando fazer; onde fazer e com que meios fazer. O planejamento orienta o administrador para uma linha de ação futura. Segundo Chiavenato (2001, p.222)o planejamento é uma técnica para absorver a incerteza sobre o futuro e permitir maior consistência no desempenho das organizações.” * * * Níveis de Planejamento Planejamento estratégico – abrange toda a organização, projetado a longo prazo e preocupa-se em atingir os objetivos globais da organização. Este planejamento é definido pela alta direção. Planejamento tático – envolve cada departamento ou unidade da organização, abrange seus recursos específicos, e preocupa-se em alcançar objetivos departamentais, projetado para o médio prazo. Planejamento operacional – refere-se a cada tarefa ou atividade, projetado para o curto prazo e geralmente lida com o cotidiano e com a rotina diária ou semanal. * * * NÍVEIS DE PLANEJAMENTO Unidade de Negócio 1 UN 2 UN 3 UN 4 UN 5 Planejamento Operacional (Dia-a-Dia) Planejamento Tático (Setores) Planejamento Estratégico (Visão Total da UN) Estratégia Corporativa (todos os negócios da corporação) * * * NÍVEIS DE PLANEJAMENTO Clique para editar o estilo do título mestre Clique para editar o estilo do subtítulo mestre * * * Início Visão do Futuro Missão do Negócio Fatores Críticos de Sucesso Objetivos Estratégicos Metas Estratégicas Ações Fim Clique para editar o estilo do título mestre Clique para editar o estilo do subtítulo mestre * * * Início Visão do Futuro Missão do Negócio Fatores Críticos de Sucesso SWOT - Questões sobre: Ambiente Externo Ambiente Interno * * * Visão Onde a organização quer chegar. Incorpora temas como valores, desejos, vontades, sonhos e ambições. Serve de inspiração para o pessoal da organização, criando um motivador comum. Não possui a obrigatoriedade de ter um prazo definido. * * * Exemplos de Visão * * * Missão Oferece um sentido mais amplo às atividades diárias, despertando para a importância do cotidiano. Oferece uma visão do todo e, ao mesmo tempo, possibilita o entendimento de como sua ação se encaixa no todo da organização. Ajuda todos a compreenderem o que fazem na organização e a uniformizar os esforços no que é fundamental para a empresa. Constitui uma regra de decisão final. O negócio deve aparecer na missão, ao menos implicitamente. * * * Missão- Exemplos Aliviar a dor e a doença (Jonhson e Jonhson) Preservar e melhorar a vida do ser humano (Merck) Resolver de modo inovador problemas pendentes (3M) Melhorar a qualidade de vida através da tecnologia e da inovação. (GE) Transformar Pato Branco em um grande pólo de indústrias eletrônicas e eletromecânicas, aprimorando o exercício da cidadania plena, com todos os seus direitos e deveres. (Prefeitura de Pato Branco – Paraná) Amar e servir aos mais pobres, dando assistência gratuita na saúde e na educação para a vida. (Obras Sociais Irmã Dulce) * * * Visão X Missão * * * Adequação Estratégica Forças Fraquezas Oportunidades Ameaças Análise Organizacional Análise Ambiental Escolhas Estratégicas Neutraliza Explora Capitaliza Evita * * * Adequação Estratégica – Níveis de Análise Macro Ambiente Social Econômico Político Legal Tecnológico Ambiente Direto Rivais Novos Entrantes Fornecedores Clientes Substitutos Organização * * * Visão Baseada em Recursos Recursos Capital Financeiro – fontes de dinheiro que a empresa utiliza para conceber ou implementar estratégias Capital Físico – fábrica e equipamentos, localização geográfica, acesso a matéria-prima, tecnologia,... Capital humano – treinamento, experiência, julgamento, inteligência, relacionamento e visão das pessoas que trabalham na empresa. Capital organizacional – estrutura formal da empresa, planejamento formal e informal, sistemas de controle e coordenação, cultura, reputação, relacionamento com outras empresas. * * * Objetivos – Exemplos de níveis Objetivos Gerais/Estratégicos: Aumentar o faturamento de R$ 3,5 milhões, em 2003, para R$ 4 milhões, em 2004. Aumentar o índice de qualidade percebida do produto X de boa para ótima (de 57% para 80% até 2004). Área de Operações: Aumentar a produção, de 300 mil peças em maio, para 350 mil peças em junho. Reduzir as perdas de matéria-prima de 10% no primeiro semestre para 6% no segundo semestre. Área de Finanças: Reduzir a inadimplência, de R$ 18 mil, para menos de R$ 3 mil até 2004.. * * * Planejamento Tático e Operacional Plano de Ação Conscientizar e treinar as pessoas encarregadas do problema ou tarefa; Estabelecer com clareza os novos padrões através de documentação que sirva de base para avaliações confiáveis; Definir com clareza a autoridade e responsabilidade dos envolvidos no processo; Identificar a adequação de equipamentos e materiais e do ambiente de trabalho; Monitorar os resultados. * * * 5W2H What – O que será feito. Define os objetivos Who – Quem fará o que. When – prazos. Where – Espaço físico / local. Why – Necessidade e importância de cada objetivo. How – como será feito o quê? Meios para a realização. How much – Custos para a realização dos objetivos. * * * Organização Trata da definição de cargos e tarefas, da determinação da autoridade, da responsabilidade, da estruturação dos níveis hierárquicos. Definição de quem vai fazer o quê para que a organização entregue ao cliente o seu produto ou serviço. As organizações não são estáticas. Elas crescem, se desenvolvem e precisam ser organizadas e estruturadas para funcionar melhor, baseadas em princípios gerais e flexíveis, capazes de serem aplicados a situações diferentes. * * * Organização * * * Conceitos Importantes Autoridade: significa que a pessoa tem o poder e o direito de tomar decisões. Em Administração reconhecemos dois tipos de autoridade nas organizações: a autoridade de linha (os gerentes das diversas áreas funcionais, como Marketing, Finanças, Produção, etc.); e a autoridade de Staff (órgãos de assessoria às áreas funcionais, como, em muitas organizações, o Jurídico). Responsabilidade significa que se atribui a uma pessoa um trabalho que ela deve desempenhar. Amplitude de Controle: Número de subordinados que se reportam diretamente a um executivo ou supervisor. Na verdade a amplitude de controle depende de um certo número de fatores: a amplitude deve ser maior quando o trabalho é rotineiro; os subordinados são treinados; o administrador é capacitado; os cargos são similares; as medidas de desempenho são comparáveis. Se existirem condições opostas, uma amplitude de controle pequena é mais apropriada. * * * Amplitude de Controle * * * Amplitude de controle: organização alta e organização achatada. Organização “alta” Pequena amplitude de controle – muitos níveis Organização “achatada” Grande amplitude de controle – poucos níveis * * * * Conceitos Importantes Organização formal: é composta pelos grupos de trabalhos que atuam juntos dentro dos diversos órgãos da empresa. Pessoas que trabalham na mesma área e por isso se relacionam profissionalmente. Organização informal: é composta pelos grupos que se relacionam por interesses pessoais, independentemente do setor em que trabalham. Estes grupos são formados por identificação, amizade, interesses comuns, simpatia pessoal, etc. A organização informal tem grande poder nas organizações. Em certas situações, a organização informal tem mais poder que a organização formal. Desenho Organizacional: é a divisão em áreas diversas, do trabalho a ser feito. O desenho organizacional define a estrutura organizacional, descreve os cargos e funções. Além disso, o desenho organizacional demonstra a inter-relação entre as várias unidades e sub-unidades. * * * Departamentalização Quando definimos as diversas áreas da organização, estamos fazendo a DEPARTAMENTALIZAÇÃO, que não significa, necessariamente, dividir em departamentos. A departamentalização pode ser feita segundo diferentes critérios, de acordo com o porte e o negócio da empresa. * * * Tipos de Departamentalização Departamentalização por funções. É a mais comum. Visa facilitar o desenvolvimento dos trabalhos através da diferenciação técnica. Desta forma, divide-se o trabalho, por exemplo, em Departamento de Marketing, Departamento Administrativo, Departamento Comercial, Departamento de Produção, etc. Departamentalização por Projeto. Adequada para as organizações que precisam manter estruturas flexíveis e adaptáveis devido à constante variação da demanda recebida. Ex.: construtoras, agências de publicidade. Departamentalização por Cliente. Muito utilizada na área de serviços. Os Bancos costumam ter gerências separadas para pessoas jurídicas e para pessoas físicas. Usada também na Indústria Farmacêutica, para atender à diversidade entre produtos éticos (vendidos sob prescrição médica) e produtos OTC ou populares (vendidos no balcão, sem receita). Departamentalização por Produto. Adotada quando a linha de produtos ou serviços ofertados exige tratamento diferenciado em termos de produção ou comercialização. Exemplos: supermercados ou uma transportadora que atue na área de movimentação de cargas e que passe a operar com transporte de passageiros. Departamentalização por área geográfica: quando uma organização de grande porte atende a clientes em vários Estados diferentes, ou até em vários países. * * * Tipos de Departamentalização * * * Tipos de Departamentalização * * * Tipos de Departamentalização * * * Tipos de Departamentalização * * * Tipos de Departamentalização * * * Organograma É o esqueleto de uma organização. É a representação gráfica de como a empresa foi organizada. Representa a estrutura formal da empresa, ou seja, a sua estrutura organizacional. Segundo STONER (1999), o organograma é um diagrama da estrutura de uma organização, mostrando as funções, os departamentos ou as posições de poder na organização, e como estes elementos se relacionam. No organograma aparecem claramente: A estrutura hierárquica (definindo os diversos níveis da organização); Os órgãos componentes (órgãos de linha e órgãos de staff); Os canais de comunicação que ligam os órgãos; * * * Organograma Hierarquia Divisão Horizontal do Trabalho - Especialização Unidades de trabalho (cargos e departamentos) Linhas de comunicação * * * Exemplo Organograma * * * Exemplo Organograma * * * Função de Dirigir Dirigir Dirigir os esforços para um propósito comum Comunicar Liderar Motivar Orientar as pessoas Impulsionar as pessoas Organizar Controlar Planejar * * * Direção - Conceito Direção é a função administrativa que orienta e impulsiona os esforços das pessoas para os objetivos propostos (Chiavenato, 2004, p. 413) Para que o planejamento e a organização sejam eficazes, eles precisam ser complementados pela orientação e apoio às pessoas através da adequada liderança, influência, gerência, coordenação, supervisão, motivação, negociação e comunicação. Muitos autores preferem substituir o termo "direção" por "liderança" ou "influenciação". Outros preferem usar o termo "coaching". * * * Tabela 7.4. Os três níveis de direção * * * Direção Designar as pessoas Coordenar os esforços Motivar Liderar Comunicar Orientar * * * Bases do Comportamento Individual nas Organizações Atitudes – predisposições dos indivíduos perante objetos, pessoas ou situações. Componente cognitivo Componente afetivo Componente comportamental Atitudes mais analisadas Satisfação no trabalho Envolvimento no trabalho Comprometimento organizacional * * * Bases do Comportamento Individual nas Organizações Personalidade – conjunto de características psicológicas estáveis que o caracteriza e diferencia de outras pessoas. Modelo dos Cinco Fatores Extroversão Agradabilidade Senso de responsabilidade Estabilidade emocional Abertura para experiências Inteligência Emocional * * * Bases do Comportamento Individual nas Organizações Percepção – Processo cognitivo por meio do qual as pessoas organizam e interpretam suas impressões sensoriais. Complexo processo físico e psicológico, por meio do qual as pessoas interpretam estímulos e atribuem-lhes um significado. Estímulo Observação Triagem Interpretação Comportamento * * * Conceitos Básicos de Comportamento em Grupo Papéis – padrões esperados de comportamento Normas – padrões aceitáveis e desejáveis de comportamento Status – manifestação do poder no âmbito de grupos e se refere ao nível ou à posição de um membro do grupo Coesão – grau de união e compartilhamento de objetivos que existe entre os membros de determinado grupo. * * * Figura 6.1. Etapas do ciclo motivacional. Satisfação Necessidade Equilíbrio Estímulo ou incentivo Comportamento ou ação Tensão * * * Pirâmide das Necessidades Humanas de Maslow Necessidades Fisiológicas Segurança Social Estima Auto- Realização O que o empregado espera O que a empresa espera Trabalho desafiante Enfrente desafios Confiar, ter credibilidade, ser promovido, ser reconhecido Liberdade de expressão, permanecer, estar com os outros Orientação, permissão, apoio Salário, condições de trabalho, benefícios Lealdade, qualidade de trabalho, criatividade, inovação Satisfação dos empregados Atenda as normas e procedimentos Cuidado com o patrimônio * * * Teoria dos Dois Fatores - Herzberg Fatores Motivacionais Fatores Higiênicos Fatores que conduzem a Extrema satisfação no Trabalho Fatores que conduzem a Extrema insatisfação no Trabalho Realização Reconhecimento Exercício de responsabilidade Possibilidade de Crescimento Possibilidade de Aprendizagem Supervisão Políticas da Empresa Salários Relacionamentos Interpessoais Condições Físicas de Trabalho Segurança * * * DIRIGIR - MOTIVAR Teoria da Equidade - Modelo pelo qual os indivíduos comparam seus investimentos e resultados no trabalho com os dos demais e, em seguida, reagem de modo a eliminar eventuais iniqüidades. Comparações que podem ser efetuadas: Igual-interno funcionário com posição parecida dentro da organização. Igual-externo pessoa externa à organização mas com posição parecida. Outro-interno outro indivíduo dentro da organização. Outro-externo outro indivíduo de fora da organização. Teoria da Expectativa - Modelo pelo qual a força de uma tendência para atuar em determinado sentido depende da força de uma expectativa de que o ato será acompanhado por determinado resultado e da atração desse resultado para o indivíduo. Esforço Individual Desempenho Individual Recompensas Organizacionais Metas Pessoais 1 2 3 * * * Visão Contemporânea Rotatividade de cargo Expansão de cargo Enriquecimento de cargo Empowerment * * * Níveis do moral e atitudes resultantes Fanatismo Euforia Atitudes positivas Satisfação Otimismo Cooperação Coesão Colaboração Aceitação dos objetivos organizacionais Boa vontade Identificação Atitudes negativas Insatisfação Pessimismo Oposição Negação Rejeição dos objetivos organizacionais Má vontade Resistência Dispersão Disforia Agressão Moral Elevado Moral Baixo * * * Exercício: A motivação na Mayerlinck Carlos Siqueira é gerente do Departamento de Vendas da Mayerlinck. Dirige 15 vendedores, 2 assessores de vendas e 2 auxiliares internos de apoio. Carlos foi incumbido de aumentar em 12% as vendas no decorrer do ano. A meta é ambiciosa e seu primeiro desafio é saber como motivar seu pessoal e canalizar os esforços na direção correta. Marcelo está imaginando as necessidades humanas que deveriam ser priorizadas para poder realizar sua meta por meio dos vendedores. Como montar o esquema? Pág: 120 * * * Funções de Liderança O líder como “alto executivo” ou como coordenador das atividades do grupo. Líder como planejador. Líder como definidor de políticas. O líder como especialista. O líder como representante externo do grupo. O líder como controlador das relações internas. O líder como o depositário de recompensas e punições. O líder como exemplo do grupo. O líder como um símbolo para o grupo. O líder como a figura paterna. O líder como o bode expiatório (scapegoat). * * * Teorias de Traços de Personalidade Teorias sobre Estilos de Liderança Teorias Situacionais de Liderança Características marcantes de personalidade possuídas pelo Líder Maneiras e estilos de comportamento adotados pelo Líder Adequação do comportamento do Líder às circunstâncias da situação e dos liderados Teorias sobre Liderança * * * Autocrática O líder fixa as diretrizes, sem qualquer participação do grupo O líder determina as providência para execução das tarefas, na medida em que se tornam necessárias e de modo imprevisível para o grupo O líder determina a tarefa que cada um deve executar e os colegas de trabalho O líder é dominador e é “pessoal” nos elogios e críticas ao trabalho de cada membro. Liberal (laissez-faire) Há liberdade total para as decisões grupais ou individuais, e mínima participação do líder. A participação do líder é limitada apresentando apenas sugestões quando solicitado a fazê-las. A divisão do trabalho e escolha dos colegas fica totalmente a cargo do grupo. Absoluta falta de participação do líder. O líder não avalia o grupo nem controla os acontecimentos. Apenas comenta as atividades quando perguntado. Democrática As diretrizes são debatidas decididas pelo grupo, estimulado e assistido pelo líder. O grupo esboça as providências para atingir o alvo e pede conselhos ao líder, que sugere alternativas para o grupo escolher. A divisão do trabalho fica a critério do grupo e cada membro tem liberdade de escolher seus colegas de trabalho. O líder procura ser um membro normal do grupo, em espírito. O líder é objetivo e limita-se aos fatos nas críticas e elogios. Os três estilos de liderança * * * Diferentes ênfases nos estilos de liderança Estilo Estilo Estilo Autocrático Democrático Liberal Ênfase no líder Ênfase no líder Ênfase nos subordinados e nos subordinados Líder Líder Líder Subordinados Subordinados Subordinados * * * Continuum de padrões de liderança Liderança descentralizada nos subordinados 1 2 3 4 5 6 7 Líder toma Líder Líder Líder Líder Líder Líder a decisão vende sua apresenta apresenta apresenta o define os permite que e comunica decisão suas idéias sua decisão problema, limites e subordinados ao grupo ao grupo e pede alternativa recebe pede ao decidam dentro sugestões e sujeita à sugestões e grupo que de padrões e perguntas modificação toma sua tome a limites definidos pelo grupo decisão decisão por ele Liderança centralizada no chefe Área de autoridade do líder Área de liberdade dos subordinados Autocrático Consultivo Participativo * * * Grade Gerencial – Blake & Mouton (1,1) (1,9) (9,9) (9,1) (5,5) Preocupação com a produção Preocupação com as pessoas 1 9 1 9 Gerência Empobrecida Gerência de Meio-termo Gerência de Tarefas Gerência de Clube de campo Gerência em Equipe * * * Forças que condicionam os padrões de liderança Forças na Situação Tipo de empresa e seus valores e tradições. Eficiência do grupo de subordinados. Problema a ser resolvido. Tempo disponível para resolvê-lo. Estilo de Liderança a ser Adotado Forças no Gerente Valores pessoais do gerente. Suas convicções pessoais. Confiança nos subordinados. Inclinações sobre como liderar. Tolerância para a ambigüidade. Forças nos Subordinados Necessidade de autonomia. Desejo de assumir responsabilidade Tolerância quanto a incerteza. Sua compreensão do problema. Conhecimentos e experiência. Desejo de participar das decisões. * * * Exercício: O padrão de liderança de Mariana O maior desafio de Mariana ao assumir a direção geral da Paramount foi o de definir qual seria seu padrão pessoal de liderança. Queria ser durona para poder enfrentar o pessoal da área industrial (produção), mas ao mesmo tempo, queria ser razoável com o pessoal de marketing (comercialização). Como fazer? Pág: 128 * * * Transmitir significado Apenas 30% da nossa comunicação é apresentada em palavras Processo de Comunicação Fonte Codificação Canal Decodificação Receptor Feedback mensagem * * * Problemas de Comunicação * * * Simplicidade é a solução * * * Diferentes padrões de comunicação Redes de Comunicação Características: Roda Cadeia Círculo Rapidez de influenciação Rápida Rápida Lenta Acuracidade Boa Boa Pobre Ênfase no líder Pronunciada Marcante Nenhuma Moral Muito pobre Pobre Muito boa Flexibilidade para Lenta Lenta Muito rápida mudança no cargo * * * Caso Introdutório: O desenvolvimento de líderes na Penta Vale O segundo passo para introduzir um programa de desenvolvimento de lideranças na Penta Vale é a elaboração do curso de liderança. Alessandra está debruçada sobre o conteúdo do curso. Pretende incluir habilidades e competências de liderança, comunicação e motivação para treinar os futuros líderes da empresa. Se você estivesse no lugar de Alessandra, como faria? Pág: 130 * * * Função de Controlar Controlar Definir padrões de desempenho Monitorar o desempenho Comparar o desempenho com os padrões estabelecidos Tomar a ação corretiva para corrigir desvios e assegurar o alcance dos objetivos Planejar Organizar Dirigir * * * Controle - Definições Controle é a função administrativa que consiste em medir e corrigir o desempenho para assegurar que os objetivos organizacionais e os planos estabelecidos para alcançá-los sejam realizados (Chiavenato, 2004, p.514). Controlar significa garantir que os objetivos do planejamento, da organização e da direção sejam alcançados da melhor forma possível. A finalidade do controle do processo administrativo é assegurar que os resultados das estratégias, políticas e diretrizes elaboradas pelo nível institucional, dos planos táticos elaborados pelo nível intermediário e dos planos operacionais elaborados pelo nível operacional sejam obtidos em conformidade com os objetivos previamente estabelecidos. O controle só é eficaz se contribuir para a melhoria dos processos e sistemas organizacionais. Para tanto, precisa estar sistemicamente articulado com o planejamento, de onde buscará os padrões de desempenho. * * * Estabelecimento de padrões Ação corretiva Observação do desempenho Comparação do desempenho com o padrão estabelecido As quatro fases do controle * * * Os quatro tipos de padrões Tipos de Padrões Padrões de Quantidade Padrões de Qualidade Padrões de Tempo Padrões de Custo Volume de produção Níveis de estoque Número de horas trabalhadas Volume de vendas Controle de qualidade do produto Controle de qualidade do processo Especificações do produto CQ da matéria-prima Tempo padrão de produção Tempo médio de estocagem Padrões de rendimento Tempo médio de atendimento Custo de produção Custo de estocagem Custo padrão Custo médio de financiamento * * * FLUXO DE CONTROLE 1 – Medição: O que medimos determina, em grande parte, aquilo em que as pessoas na organização tentarão se superar. 2 – Comparação: Determina o grau de variação entre o desempenho real e o padrão. Atentar para a variação aceitável 3 – Ação Gerencial: - Corretiva Imediata: Corrigir problemas imediatamente, fazendo com que o desempenho seja trazido de volta. - Corretiva Básica: Saber como e porquê o desempenho se desviou, para depois corrigir a fonte do desvio. 1. Mensurar o Desempenho Real Resultados Ajustar o Desempenho Real Padrões de Desempenho 3. Correção De Desvios 2. Comparar Resultados com padrões Padrões Corretos * * * * * * * * * Figura 7.22. Abrangência do controle
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