040 Tendencias no Gerenciamento Integrado de documentos e processos

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Tendências no 
Gerenciamento Integrado de 
Documentos e Processos
Laboratório de Sistemas 
Avançados de Gestão
Prof. D. Sc.Roquemar Baldam
roquemar@pep.ufrj.br
Uma visão geral sobre Uma visão geral sobre 
gestão documentos na gestão documentos na 
administraadministraçção ão 
contemporânea contemporânea 
Decisões
Programadas
TIPOS DE PROBLEMAS, DE DECISÃO E NTIPOS DE PROBLEMAS, DE DECISÃO E NÍÍVEL VEL 
ORGANIZACIONALORGANIZACIONAL
Decisões
Não-ProgramadasTipo de
problema
Nível na
organização
Alto
Baixo
Bem-estruturados
Mal-estruturados
„ Parte significativa das informações que trabalhamos são 
não estruturadas e documentais
„ Governos federais, estaduais e municipais
„ ISO 9000
„ ISO 14000
„ OSHAS
„ Sarbannes Oxley
„ Código do Consumidor
„ Conselhos regionais
„ Entidades reguladoras (ANVISA, CVM, etc)
„ Informações improváveis de se adaptar ou ser aceito 
entre as partes plenamente se contidas num banco de 
dados(contratos, desenhos, etc)
Guardamos documentos por opGuardamos documentos por opçção ou necessidade?ão ou necessidade?
„ A idéia de silos de informação é aplicável nas situações 
em que informações ficam concentradas em locais de 
uso restrito.
„ Geralmente procuramos os certificar de que teremos em 
mãos a informação que precisarmos.
„ Na falta de um ambiente que permita com segurança o 
acesso da informação de maneira controlada, 
concentramos de modo departamental / setorial a 
informação ou retiramos cópias das mesmas.
„ Conclusão: falta de repositório não redundante e 
confiável da informação
Gerando silos de informaGerando silos de informaççãoão
„ Uma parte das organizações não investe de fato na 
gerência integrada.
„ Uma parte das organizações procura executar o mínimo 
necessário para cumprir as leis.
„ Estas soluções usualmente levam a:
¾ Solução local para o arquivo.
¾ Solução de pequeno porte e não expansível.
¾ Falta de integração com demais processos.
¾ Falta de integração com outros sistemas da organização.
¾ Não contribui de modo direto e mensurável à racionalização 
de trabalho de outras pessoas extras ao arquivo.
¾ Fortalece a idéia de criação de arquivos setoriais e silos de 
informação.
Problemas normalmente enfrentados no gerenciamento Problemas normalmente enfrentados no gerenciamento 
de documentos desde repositde documentos desde repositóórios locais a arquivos rios locais a arquivos 
permanentespermanentes
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Trabalhando restriTrabalhando restriçções ões 
e entendendo o e entendendo o 
ambiente de negambiente de negóócios cios 
„ Tenho recursos escassos.
„ Visão Altruísta: preciso investir onde a organização:
¾ tenha maior retorno de investimento
¾ Não se transforme em simples ralo de dinheiro
¾ Incremente competitividade
¾ Incremente produtividade
¾ onde a lei me força a fazê-lo
„ Visão egoísta: preciso investir onde:
¾ Facilite meu trabalho e da equipe.
¾ Me dê tranqüilidade de trabalho.
¾ Me promova intelectualmente. 
¾ Permita que com o uso da solução me coloque em posição 
de líder por ter apontado como boa solução.
Pensando como um lPensando como um lííder ( governante, presidente, der ( governante, presidente, 
diretor, gerente, etc.)diretor, gerente, etc.)
ReflexãoReflexão
¾ Podemos afirmar com tranqüilidade que as propostas que estamos 
fazendo hoje para o gerenciamento de documentos atingem as metas
estratégicas dos líderes?
¾ Podemos afirmar que nossas propostas possuem retorno quantitativo e 
não apenas qualitativo ?
¾ Os líderes enxergam em nossas propostas as proposições que eles 
almejam?
¾ Retirei da proposta a condição apenas de cumprimento legal e ralo de 
dinheiro?
¾ Os líderes poderão usar esta propostas em benefício próprio ou da 
organização?
Quais são as preocupaQuais são as preocupaçções mais ões mais 
comuns dos lcomuns dos lííderes?deres?
Quais os temores?
Quais os motivadores?
Qual a visão?
Em que focam?
Em que investem?
Como se sustentam?
Qual o planejamento estratégico?
Qual a visão de médio e longo prazo?
Pesquisa do Pesquisa do ForresterForrester Pesquisa do Pesquisa do GartnerGartner
Dez principais prioridades de negócios na América Latina
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Quais as razões deste abrupto interesse em 
processos?
¾A evolução das estruturas de mercado resultante da 
globalização
¾Uso do BPM para controle da complexidade em grandes 
corporações e em cadeias de suprimento, tanto privadas como 
públicas
¾A racionalização de quarta geração do desenvolvimento de 
produtos
¾Responsabilidade Social e Governança Corporativa: o BPM 
na racionalização das relações sociais de produção
¾A evolução das TI’s como fator de difusão do BPM
Todas iniciativas gerencias nos últimos 30 anos 
tangenciam processos
¾ TQM
¾ O&M
¾ ISO 9000
¾ ISO 14000
¾ SOX
¾ Custeio ABC ( Activity Based Cost)
¾ Six Sigma
¾ BSC (Balanced Scorecard)
¾ Lean Production
¾ BI (Business Intelligence)
¾ Implantação de sistemas integrados de gestão (ERP) 
¾ Indicadores de desempenho
¾ Prêmios da qualidade
Mas o que Mas o que éé um processo e o que documentos um processo e o que documentos 
tem a ver com isso?tem a ver com isso?
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Baldam, et. al. (2007)
O que muda no modo de enxergar os mesmos O que muda no modo de enxergar os mesmos 
trabalhos cotidianos?trabalhos cotidianos?
Fonte: Malamut (2005).
Exemplos de processos que cruzam a hierarquia Exemplos de processos que cruzam a hierarquia 
departamental?departamental?
Processos transversais e silos funcionais. Fonte: Lambert et al.(2001)
Mas como encontrar a Mas como encontrar a 
““ponta deste noveloponta deste novelo””? ? 
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As perguntas de US$ 1 milhãoAs perguntas de US$ 1 milhão
Como eu poderia tornar o gerenciamento completo de 
meus documentos:
¾ Alinhado com o estratégico da organização?
¾ Cumprindo a lei?
¾ Atendendo aos objetivos altruístas e egoístas de meus 
líderes?
¾ Proporcionando ganhos palpáveis e perceptíveis 
financeiros, de produtividade, competitividade, 
racionalidade, etc.?
¾ Permitindo cuidar não só de meus documentos ativos e 
intermediários, mas também de meu arquivo permanente?
Respostas a esta problemRespostas a esta problemááticatica
Devemos entender em primeiro 
plano os motivos percebidos 
pelos quais a liberação de 
verbas para o gerenciamento de 
documentos enfrentam 
dificuldades permanentes, 
independente se a organização 
é pública ou privada.
Tempo
A
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Em que momento devemos nos preocupar em Em que momento devemos nos preocupar em 
gerenciar a informagerenciar a informaçção?ão?
Do conteDo conteúúdo de documentos necessdo de documentos necessáários, a maior rios, a maior 
parte tem origem digitalparte tem origem digital
Como integrar isto tudo então?Como integrar isto tudo então?
1 – Alinhar com necessidades de líderes e planejar a 
integração
2 – Pensar de maneira holística e não departamental
3 – Conhecer alguns dos processos de negócios “campeões”
da organização
4 – Identificar documentos que fazem parte destes processos 
piloto
Como integrar isto tudo então?Como integrar isto tudo então?
5 – Gerenciá-los de modo sistematizadoe imediato
6 – Ser parte integrante das equipes de BPM
7 – Gerenciar arquivos permanentes como conseqüência do 
plano geral e não como a meta única
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1 1 –– Alinhar com necessidades de lAlinhar com necessidades de lííderes e planejar deres e planejar 
a integraa integraççãoão
‰Identifique de imediato os desejos dos líderes.
¾Onde têm problemas.
¾Onde querem chegar.
¾Em que podemos ajudar para que eles(organização, líderes, 
comunidade) cheguem lá.
‰Alinhe os resultados efetivos que nosso gerenciamento 
pode ajudar resolver estas demandas.
2 2 –– Pensar de maneira holPensar de maneira holíística e não stica e não 
departamentaldepartamental
3 3 –– Conhecer alguns dos processos de negConhecer alguns dos processos de negóócios cios 
““campeõescampeões”” da organizada organizaççãoão
4 4 –– Identificar documentos que fazem parte destes Identificar documentos que fazem parte destes 
processos pilotoprocessos piloto
5 5 –– GerenciGerenciáá--los de modo sistematizado e imediatolos de modo sistematizado e imediato
- Planos de arquivos 
- Tabelas de temporalidade
- Diplomática documental
- Selecionar uma ferramenta de ECM que permita integrar as 
diversas fontes de conteúdo em papel e digital nas suas 
diferentes acepções. Há várias ferramentas que comportam 
esta visão gerencial.
- Disponibilizar equipamentos que permitam a captação 
destes documentos de processos quando em meio físico.
- Não permitir descontinuidade de captação de documentos 
ativos e em uso. (Fator crítico de sucesso)
5 5 –– GerenciGerenciáá--los de modo sistematizado e imediatolos de modo sistematizado e imediato
- Exemplo de resumo geral de planejamento integrado
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6 6 –– Ser parte integrante das equipes de BPMSer parte integrante das equipes de BPM
Fonte: Baldam (2008)
Em que implica o Gerenciamento de Processos de Negócios?
6 6 –– Ser parte integrante das equipes de BPMSer parte integrante das equipes de BPM
Principais benefícios:
Agrega valor de fato aos objetivos da organização.
Possui maior aceitação, apoio e fluidez para expandir a 
solução.
Possui aderência imediata para que todos os colaboradores 
ajudem na gestão e ainda sejam beneficiados com isso. 
Estar alinhado ao propósito das organizações.
Estar informado de como proceder para garantir recursos.
Poder auditar processos para saber se o Gerenciamento de 
Documentos atende à demanda ou se há falhas a serem 
corrigidas ou ainda melhorias propostas.
7 7 –– Gerenciar arquivos permanentes como Gerenciar arquivos permanentes como 
conseqconseqüüência do plano geral e não como a meta ência do plano geral e não como a meta 
úúnicanica
Fatos:
Parece ser consenso, tanto dentro como fora do Brasil, que há
escassez de recursos para arquivos permanentes.
A maioria do pessoal que trabalha somente com arquivos não trabalha 
em nível de visão de negócio.
Os investimentos para este serviço não tem retorno financeiro, salvo 
exceções.
Os investidores preferem outro tipo de abordagem.
A maioria dos documentos que precisamos são recentes.
7 7 –– Gerenciar arquivos permanentes como Gerenciar arquivos permanentes como 
conseqconseqüüência do plano geral e não como a meta ência do plano geral e não como a meta 
úúnicanica
Fatos:
Conseqüências desta abordagem no gerenciamento de arquivos 
intermediários e permanentes:
¾ Haverá folga de equipamentos, pois os equipamentos têm de ser 
projetados para períodos de pico.
¾ As tecnologias envolvidas “engolem” com muita sobra de características 
técnicas as soluções de arquivos intermediários e permanentes.
¾ A maior preocupação do passado que era custos com mídias digitais e a 
perenidade das mesmas não tem mais fundamentos hoje.
¾ Os trabalhos já possuirão aceitabilidade e mesmo documentos ainda não 
digitalizados dos arquivos permanentes podem ser feitos sob demanda. Ou 
seja, o usuário sempre terá seu documento de forma eletrônica.
7 7 –– Gerenciar arquivos permanentes como Gerenciar arquivos permanentes como 
conseqconseqüüência do plano geral e não como a meta ência do plano geral e não como a meta 
úúnicanica
Fatos:
Os custos para executar uma gerência inicial com esta abordagem
(alinhada ao processo) é inicialmente uma fração do custo de se fazer 
toda a gestão e possui retorno de investimento e melhoria do processo de 
trabalho imediato
Por ter resultados comprováveis em mãos, fica bem mais fácil fazer 
novos investimentos em equipamentos e pessoal:
¾ Captar documentos do acervo.
¾ Adquirir mais equipamentos e contratar pessoal de apoio adicional.
¾ Expandir número de licenças e infra-estrutura para outros setores que 
passam a estar interessados.
ConclusõesConclusões
Tanto nas esferas pública como privada, dentro e fora do Brasil, em 
países com alto ou baixo grau de desenvolvimento, tem ocorrido sérias 
restrições quanto ao investimento em Arquivos Permanentes ou 
Intermediário.
Tem havido sucesso em implantações alinhadas aos processo de 
negócio e que mostram valor imediato em suas implantações: 
documentos de engenharia, documentos financeiros, documentos fiscais, 
etc.
Usar a estratégia do Gerenciamento Global, em contra ponto ao 
Gerenciamento iniciando por gerar Planos de Arquivo, TTD, Higienização
e outros clássicos da Arquivologia / Biblioteconomia, tem oferecido 
melhores resultados e chances de implantação.
O investimento nesta situação é menor e com resultados imediatos na 
Gestão.
O apoio da alta direção e líderes têm sido neste escopo.
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Prof. D. Sc.Roquemar Baldam
roquemar@pep.ufrj.br
Laboratório de Sistemas 
Avançados de Gestão
Tendências no 
Gerenciamento Integrado de 
Documentos e Processos