TRAB. AV1 COMUNICAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES

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A Comunicação nas Organizações
“Comunicação não é o que você fala, mas o que o outro compreende do que foi dito” Claudia Belucci
A comunicação é hoje uma das principais preocupações das empresas num mundo globalizado, pois todas elas hoje para terem sucesso devem trabalhar em equipe. É indispensável para o desenvolvimento de uma organização, as fontes de conflitos interpessoais mais frequentes são as falhas de comunicação, nenhum grupo existe sem comunicação. Falha na comunicação pode gera consequências fatais, a boa comunicação é essencial para a eficácia de qualquer organização ou grupo. 
O sistema comunicacional é fundamental para o processo das funções administrativas em uma organização (Kunsch, 2003). Os conflitos pessoais mais frequentes é a falta de comunicação, as falhas na comunicação geram bloqueios nos relacionamentos. Sem comunicação não pode existir grupos com bons relacionamentos, pois esta é a transferência de significados (informações e ideias) entre seus membros, mas para que haja comunicação faz-se necessário a compreensão do significado. 
É desta maneira que podemos falar da importância fundamental da comunicação em uma organização, a comunicação ajuda a entender a cultura organizacional que é o que vai guiar a empresa no mundo dos negócios, por isso tem uma comunicação coerente se tornou necessária para o sucesso futuro na organização.
Histórico da Comunicação Organizacional 
A partir de uma visão histórica norte-americana a respeito dos estudos em comunicação organizacional, Philips e Chapman (2004) destacam que, dos anos 20 aos anos 50, os trabalhos eram influenciados pelo interesse em comunicação empresarial e, após esse período até meados de 1970, caracterizavam-se por uma forte influência da escola de relações humanas. Destacavam-se, principalmente, as práticas de uma comunicação que partia do alto escalão gerencial, a precisão de relatórios e eficiência dos diferentes meios de comunicação.
O período entre 1990 e 2000 foi marcado por um grande número de estudos que buscavam ampliar o olhar em torno da comunicação organizacional com base em novos métodos e novas percepções teóricas, passando a adquirir uma forma mais abrangente. Não bastava somente informar, era preciso que as informações estivessem em harmonia com os propósitos da organização. Assim, “A comunicação ganha notoriedade, pela sua função de conhecer, analisar e direcionar esses fluxos informacionais para o objetivo geral da organização, dando um sentido estratégico à prática comunicacional” (Oliveira, 2003).
Tais reflexões são direcionadas para o contexto da comunicação organizacional, em que existe um discurso em torno da valorização da comunicação humana, mas que, “no entanto, nota-se no cotidiano das organizações em geral uma predominância da comunicação técnica e a busca da eficácia das mensagens e ações comunicativas” (Kunsch, 2010). 
Funções da Comunicação
Segundo Chiavenato (2006), “a comunicação é a troca de informações entre indivíduos, significa tornar comum uma mensagem ou informação. Constitui um dos processos fundamentais da experiência humana e da organização social”, porem a comunicação não é feita somente com palavras, mas também de gestos, expressões e tonalidade de voz. A comunicação precisa incluir a transferência e a compreensão do significado.
A comunicação possui quatro funções em um grupo ou organização: 
- Controle – Quando os funcionários de uma empresa são informados de que devem comunicar qualquer problema de trabalho ao seu superior, ou adequar-se as políticas da empresa têm uma função de controle. 
- Motivação – A comunicação facilita a motivação por esclarecer aos funcionários o que deve ser feito, qual a qualidade do seu desempenho e o que deve fazer para melhorá-lo. 
 - Expressão emocional – Para muitos funcionários o grupo é uma fonte de interação social. Com a comunicação nos grupos, podem expressar suas frustações e sentimentos de satisfação. 
 - Informação – A comunicação proporciona as informações que as pessoas precisam para tomarem decisões ao transmitir dados para que se identifiquem e avaliem alternativas. 
Para que um grupo tenha bom desempenho, precisam ter controle sobre seus membros, estimulá-los ao esforço, oferecer os meios para sua expressão emocional e tomada de decisões (Robbins, 2004). Toda interação de comunicação em um grupo ou organização exerce uma ou mais dessas quatro funções. 
De acordo com Chiavenato (2002), a equipe de uma organização deve estar sempre ciente do que será realizado, em que prazo deve ser concluído e o que esperam do seu trabalho. Há várias oportunidades para que uma comunicação se torne competente e capaz, porem cabe aos superiores estarem atentos à importância da sua organização e identificar as barreiras que podem atrapalhar o processo, para que assim o sistema de comunicação possa desempenhar o seu papel corretamente e os resultados estipulados pelas empresas venham a ser atingidos.
O Processo de Comunicação
Como o grande objetivo da comunicação é o entendimento entre as pessoas, é necessário que se garanta esse processo de entendimento para que os indivíduos compreendam-se mutuamente. A comunicação é um meio de troca de informações que, mal interpretadas, poderão causar sérios prejuízos financeiros, desencontros de execução de tarefa assim como constrangimento pessoal e organizacional, para que se realize a comunicação, é preciso uma finalidade na forma de mensagem a ser transmitida.
Segundo Arantes (1998), atualmente a gestão conta com uma grande variedade de conceitos e técnicas, incluindo a comunicação, que apoiam e dão suporte à administração em suas atividades empresariais e institucionais. Para que haja uma comunicação é necessário que passe de uma fonte (o emissor) para um receptor. A mensagem é codificada (convertida em um formato simbólico) e transmitida por meio de uma mídia (canal) para o receptor, que retraduz (decodificada) a mensagem iniciada pelo emissor. Esses seriam os itens primordiais que visam à elaboração de um bom planejamento de comunicação (Robbins, 2004).
A fonte (emissor) inicia a mensagem com a codificação de um pensamento. A mensagem é o produto físico codificado pelo emissor. A fala, escrita, gestos, movimentos são a mensagem. O canal é a mídia por onde a mensagem viaja, o emissor decide se o canal é formal ou informal. O receptor é o objeto a quem a mensagem se dirige. A decodificação traduz os símbolos da mensagem para que ela seja compreendida pelo receptor. Por fim o feedback verifica se a mensagem foi compreendida (Robbins, 2004). 
Veja que todo o processo de comunicação sempre existirá um emissor que se utilizará de um canal (veículo) para envio, uma mensagem e um receptor, que realizará a captação dessa mensagem. Também existirão sempre obstáculos que prejudica o receptor de receber essa mensagem de uma maneira consecutiva, clara e real, são os ruídos na comunicação (na comunicação o ruído é algo que atrapalha a mensagem e a mesma não leva a informação ou não desperta no receptor o sentimento ou a ação desejável por quem as emitiu). Conta-se com a volta de todo esse procedimento, denominado feedback. 
Feedback é a capacidade de dar e receber opiniões, críticas e sugestões sobre algum assunto profissional. Nas empresas, geralmente ouve-se falar em momentos solenes em que ficamos sabendo do resultado de nossa avaliação de desempenho. (FALANDO DE GESTÃO, 2012).
Portanto, essa seria a maneira mais óbvia de descrevermos todo o processo de comunicação nas organizações, o que gera inevitavelmente o conceito de rede, o processo de comunicação atual se expande em uma grande rede.
Barreiras na Comunicação
Nas empresas estão ligados direta ou indiretamente a falhas na comunicação. Desta forma, é preciso analisar com clareza as barreiras que estão acontecendo para que a comunicação ocorra de forma eficaz. Abaixo estão algumas delas:
Sobrecarga de informações - Um dos aspectos a serem analisados é a quantidade de informações que hoje são trocadas dentro e fora dasorganizações. Como não é possível diminuí-las, investir em tecnologia pode ajudar na tarefa de coleta, tratamento e compartilhamento de informações para que elas não se percam no caminho.
Distanciamento entre os participantes - A distância física entre os participantes envolvidos na comunicação pode ser uma barreira. Apesar de hoje as tecnologias funcionarem a favor das trocas de informações, os erros podem ser mais frequentes e as interpretações também. 
Dispersão das informações – Muitas empresas utilizam diversos sistemas de controle de informação. Um para vendas, outro para o marketing, outro para o financeiro, o que pode gerar barreiras que impedem a comunicação e a dispersão das informações.
Barreiras estruturais e organizacionais - outro obstáculo no fluxo de informações corporativo são as hierarquias rígidas e a departamentalização em acesso (BARTOLOMÉ), que acabam por dificultar o processo de comunicação. A não utilização de canais eficientes pode prejudicar o processo.
A Direção da Comunicação
Para que a comunicação seja eficaz, é necessário conhecer o perfil da empresa, saber como são processadas as informações, como são codificadas as mensagens, quais os meios utilizados, como se processa a comunicação e principalmente qual o seu fluxo. Dentre os fluxos da informação utilizados na comunicação das empresas. Segundo Kunsch (1986, p. 35) "a comunicação organizacional se realiza por meio de três fluxos (descendentes, ascendente e lateral) e de uma forma bidirecional (vertical e horizontal)". 
A comunicação descendente é aquela que flui dos níveis mais altos para os mais baixos (parte dos líderes até chegar aos liderados), esse fluxo orienta os funcionários fornecendo as informações de que precisam para desempenhar suas funções. É usado por executivos e líderes para atribuir tarefas, fornecer instruções de trabalho, identificar problemas que necessitem de atenção e dar feedback sobre o desempenho. 
As comunicações ascendentes partem do nível operacional e chegam aos altos escalões. Ela é utilizada para fornecer feedback aos executivos, informá-los dos progressos relativos às metas e relatar dos problemas vigentes. Esse fluxo permite que se conheça como o trabalho está se desenvolvendo, as realizações, os problemas e as atitudes dos funcionários. A comunicação de baixo para cima propicia o surgimento de novas ideias e facilita a comunicação descendente. 
Por meio da comunicação ascendente, os dirigentes mantêm-se informados a respeito de como os funcionários se sentem em relação ao trabalho, aos colegas e à organização em geral. Os administradores também contam com esse tipo de comunicação para obter ideias sobre como as coisas podem ser melhoradas. 
Comunicação lateral é quando a comunicação se dá entre membros de um grupo, entre membros de grupos do mesmo nível ou qualquer pessoa de horizontalidade equivalente. A comunicação horizontal é necessária para economizar tempo e facilitar a coordenação. É a comunicação com pessoas de igual status que trabalham em outros departamentos, ou seja, ocorre entre departamentos de um mesmo nível hierárquico, fazendo com que os colaboradores trabalhem como uma equipe multidisciplinar onde todos têm responsabilidades iguais.
Comunicação Interpessoal: Ocorre quando membros de um grupo trocam mensagens entre si, com a intenção de motivar ou influenciar o comportamento. Trata-se de passar e receber mensagens para outra pessoa seja através da fala, da escrita, da mímica e até mesmo dos meios modernos que temos hoje em dia graças à tecnologia, como SMS, e-mails, fotos e vídeos. Uma comunicação interpessoal clara evita conflitos, pois faz com que as mensagens sejam passadas de uma maneira que os dois lados possam compreender, resultando assim no sucesso da troca de informações.
Comunicação Intrapessoal: O que se passa dentro do individuo enquanto processa e consomem informações.  É a comunicação que uma pessoa tem consigo mesma, uma reflexão.
Comunicação Organizacional: Redes de sistemas e dados e dos fluxos que ligam entre si os membros da organização e esta com o meio ambiente. 
Redes formais de pequenos grupos
As redes formais na organização podem ser muito complexas. Elas podem incluir, por exemplo, centenas de pessoas e dezenas de níveis hierárquicos. Para facilitar, reduzimos estas redes em pequenos grupos, de cinco pessoas cada, em três tipos comuns: Cadeia, roda e todos os canais.
Cadeia: Segue rigidamente a cadeia formal de comando. Esta rede é do tipo encontrado em uma organização de três níveis rígidos. É o indicado quando o mais importante é a precisão.
 
Roda: Depende do líder para agir como conduto central de toda a comunicação do grupo. Esta rede de comunicação pode ser encontrada em uma equipe com um líder forte. Facilita a emergência de um líder.
 
Todos os Canais: Permite que todos os membros do grupo se comuniquem ativamente uns com os outros. Este tipo de rede geralmente é encontrado na prática em equipes auto gerenciadas, nas quais todos os membros do grupo têm liberdade para contribuir e ninguém assume o papel de líder. É a melhor para a satisfação dos membros.
  
O tipo cadeia é indicado, quando o mais importante é a precisão e aumenta a eficácia do grupo. O tipo roda que depende do líder para agir como conduto central da comunicação. A rede de todos os canais permite que todos os membros do grupo se comuniquem uns com os outros.
Rede de rumores
Esse tipo de comunicação apresenta três características principais. Primeiro não é controlado pela direção da empresa. Segundo, a maioria dos funcionários a considera mais confiável e fidedigna do que os comunicados formais emitidos pela cúpula da organização. Terceiro, é largamente utilizada para serve aos interesses próprios daqueles que fazem parte dela.
Segundo Robbins (2004), toda a empresa possui rumores do que aconteceu, está acontecendo ou o que acontecerá. E sempre surgem em situações de ansiedades, ambiguidades e ou situações importantes que venham impactar nas pessoas. E por mais contraditório que seja a existência dos rumores, também são considerados importantes na empresa porque consegue canalizar as ansiedades dos funcionários e uma forma de identificar temas importantes a serem trabalhados na organização.
A rede de rumores é parte importante do sistema de comunicação de qualquer grupo ou organização. Funciona como um mecanismo ao mesmo tempo de filtragem e feedback ao detectar os tópicos que os trabalhadores acreditam ser relevantes. 
Comunicação Eletrônica
A comunicação organizacional vem sendo aperfeiçoada e melhorada pela tecnologia da computação, que inclui o correio eletrônico, as redes de intranet e extranet e a videoconferência. 
Email – O correio eletrônico ou email, por meio da internet envia-se e recebem-se textos e documentos gerados por computador. As organizações entendem a necessidade desse tipo de comunicação muito eficaz atualmente. Como ferramenta de comunicação o email apresenta diversos benefícios, pode ser lido em sua totalidade de acordo com a conveniência do receptor. Comporta um tipo de situação comunicativa em que a brevidade por parte do emissor é fator constante, por isso, a precisão da mensagem se torna indiscutível.
  
 
Referências:
<http://marketingfuturo.com/processo-de-comunicacao-nas-organizacoes> acesso em 04/09/2016 às 14:46H
< http://www.portalintercom.org.br/> acesso em 04/09/2016 às 17:29H
< https://casosecausos.com/tag/rede-de-rumores> acesso em 04/09/2016 às 19:14H
- ROBBINS, Stephen Paul. Fundamentos do Comportamento Organizacional. 7.ed. São Paulo: Pretice Hall, 2004. Capítulo 9: Comunicação. P. 119-132
- CHIAVENATO, Idalberto. Recursos humanos. 7. ed. São Paulo: Atlas, 2002.
- KUNSCH, Margarida M; Krohling (org.), Obtendo resultados com relações públicas. São Paulo: Pioneira, 1997.
- KUNSCH, Margarida Maria Krohling. Planejamento de relações públicas na Comunicação Integrada. 3. ed. São Paulo: Summus, 1986.
- ARANTES, Nélio. Sistemas de gestão empresarial. 2ª ed.São Paulo: Editora Atlas, 1998.
- TAYLOR, James R.; CASALLI, Adriana Machado. Comunicação: o olhar da Escola de Montreal sobre o fenômeno organizacional. In: MARCHIORI, Marlene. Comunicação e organização: reflexões, processos e práticas. São Caetano do Sul, SP: Difusão editora 2010.