Projeto Elevacao do Grau de Maturidade em Gerenciamento de Projeto no Banco Central do Brasil

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Apresentador:
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Diretoria de Administração (Dirad)
Gerência-Executiva de Projetos (Gepro)
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Maturidade em GPMaturidade em GP
3
Gepro 3
Maturidade em GPMaturidade em GP
• Apresentação do Projeto “Elevação do 
Grau de Maturidade em Gerenciamento 
de Projetos no Banco Central do Brasil”
• Maturidade GP
• Gerente Executivo do Projeto – Nivaldo 
Peçanha.
• Gerente do Projeto – André PM Mueller
4
Gepro 4
Gerência Executiva de Projetos – Gepro.
– Escritório de Projetos do BCB.
– Criada em 2004 .
– Administra o portfólio de projetos 
estratégicos.
– Divulga metodologia de gerenciamento de 
projetos no âmbito do BCB.
– Provê consultoria para os gerentes de 
projetos.
Maturidade em GPMaturidade em GP
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10
Gepro 10
MGPro – Visão Geral
Término
do Projeto
Fase
Execução
do Plano
Fase
Monitoramento
dos Resultados
Resultados e 
indicadores 
analisados
Até Junho
Junho/Julho
Fase
Definição
Negócio
Unidades 
apresentam 
PPE no 
GPA
Gepro avalia 
aspectos 
Metodológicos
Diretoria da 
área avalia as 
propostas 
(PPEs) 
Até Janeiro
Janeiro/Fevereiro
Fase
Estudo
Preliminar
Unidades 
apresentam 
EPP no GPA
CPC avalia
alinhamento 
estratégico
e prioriza 
projetos 
Até Maio
Fevereiro a Maio
Fase
Elaboração
do Plano
Unidades 
apresentam 
Plano no 
GPA
Gepro avalia 
alinhamento 
do plano com 
o EPP 
aprovado 
11
Gepro 11
Metodologia MgPro
Início: 
Percepção da necessidade do projeto no âmbito da área/diretoria, 
para resolver algum problema ou aproveitar alguma oportunidade.
Quem? – Área/Diretoria e respectivas Unidades.
Estimativas? – Em termos de objetivos estratégicos, atividades básicas.
Documento? – Proposta de Projeto Estratégico – PPE.
Quando? – Até junho.
Onde? – No GPA.
Palavra-chave – Priorização no âmbito da área.
12
Gepro 12
Metodologia MgPro
Segunda etapa: 
Envolver as unidades interessadas, começar a planejar,
estimar, montar equipe, definir atividades, refinar objetivo – visando
aprovação do Comitê de Projetos Estratégicos.
Quem? – Unidade Executora e Unidade Interessadas.
Estimativas? – Gerais (-25% a +75%).
Documento? – Estudo de Preliminar de Projeto - EPP.
Quando? – Até janeiro.
Onde? – No GPA.
Palavra-chave – Planejamento - envolvimento.
13
Gepro 13
Metodologia MgPro
Terceira etapa: 
Aprovado o EPP, refinar o documento, planejando a execução
das atividades.
Quem? – Unidade Executora e Unidade Interessadas.
Estimativas? – Refinar (-10% a +15%).
Documento? – Plano do Projeto - PP.
Quando? – Assim que aprovado o EPP.
Onde? – No GPA.
Palavra-chave – Refinamento.
14
Gepro 14
Metodologia MgPro
Quarta etapa: 
Executar o Plano do Projeto
Quem? – Unidade Executora e Unidade Interessadas.
Estimativas? – Verificar necessidade de atualização.
Documento? – Plano do Projeto – PP – Planos Auxiliares.
Quando? – Assim que aprovado o PP ou houver necessidade de atualização.
Onde? – No GPA.
Palavra-chave – Execução, acompanhamento, atualização.
15
Gepro 15
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16
Gepro 16
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Gepro 17
Modelos de documentos (Templates)
1. PPE - Proposta de Projeto Estratégico
2. EPP - Estudo Preliminar de Projeto
3. Declaração de Escopo
4. Formulário para Controle de Mudanças
5. Modelo de Memória de Reunião
6. Modelo de Planilha Orçamentária
�� Modelo de Plano de Gerenciamento da Comunicações
8. Termo de Atribuições e Responsabilidades
9. Modelo de Plano de Gerenciamento de Mudanças
10.Modelo de Plano de Gerenciamento de Riscos
11.Plano do Projeto
12.Relatório de Avaliação dos Resultados
13.Termo de Encerramento da Fase
14.Termo de Iniciação da Fase
15.Termo de Revisão do Produto
16.Modelo de Cronograma (MS Project)
17.Modelo de Rede de Precedência
18.Modelo de EAP - Estrutura Analítica do Projeto (WBS)
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Gepro 18
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Gepro 19
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20
Gepro 20
Maturidade em GPMaturidade em GP
Estudos indicam que organizações e 
processos evoluem e amadurecem, e que 
existe uma relação intuitiva entre 
amadurecimento e sucesso.
- Darci Prado, em MPM Mercado, n. 3
21
Gepro 21
Maturidade em GPMaturidade em GP
A partir da dA partir da déécada de 90, surgiram diversos modelos cada de 90, surgiram diversos modelos 
para avaliar a maturidade das organizapara avaliar a maturidade das organizaçções em GPões em GP::
•• CBP CBP –– Center for Business PracticesCenter for Business Practices
•• HaroldHarold KerznerKerzner –– PMMM PMMM –– Project Management Maturity ModelProject Management Maturity Model
•• ModeloModelo de Berkeleyde Berkeley
•• ESI International ESI International –– Structure for ProjectsStructure for Projects
•• SEI SEI –– Capability Maturity Model IntegrationCapability Maturity Model Integration
•• PradoPrado –– MMGP (MMGP (ModeloModelo dede Maturidade emMaturidade em GP)GP)
•• OPM3 do PMIOPM3 do PMI
22
Gepro 22
Maturidade em GPMaturidade em GP
Consenso entre os modelos contemplam 
as seguintes áreas:
• Estratégia• Processos
• Pessoas
• Tecnologia
23
Gepro 23
Maturidade em GPMaturidade em GP
Maturidade se espelha em cinco níveis, cada um contendo 6 dimensões:
1. Inicial1. Inicial
Boa VontadeBoa Vontade
2. Conhecido2. Conhecido
Linguagem
Comum
Linguagem
Comum
3. Padronizado3. Padronizado
MetodologiaMetodologia
4. Gerenciado4. Gerenciado
ConsolidadoConsolidado
5. Otimizado5. Otimizado
SabedoriaSabedoria
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24
Gepro 24
Maturidade em GPMaturidade em GP
AlinhadoAlinhadoNão háNão háNão há6. Alinhamento com estratégias
MadurosAvanço 
substancialAlgum avançoAlgum avançoBoa vontade
5. Relacionamentos 
Humanos
EstabilizadaMelhoradaImplantadaNão háNão há4. Estrutura Organizacional
EstabilizadaMelhoradaImplantadaTentativas isoladas
Tentativas 
isoladas3. Informatização
EstabilizadaMelhoradaImplantada e padronizada
Tentativas 
isoladasNão há2. Metodologia
AvançadosAvançadosBásicosBásicosDispersos1. Conhecimentos
5
Otimizado
4
Gerenciado
3
Padronizado
2
Conhecido
1
Inicial
Nível de Maturidade
Dimensão da 
Maturidade
25
Gepro 25
25
Gepro 25
Início do projeto:
• percepção do problema – oportunidade
• definição do objetivo
• emissão de Termo de Iniciação
O ProjetoO Projeto
26
Gepro 26
26
Gepro 26
Primeiros passos:
• Reunir a equipe
• Determinar as causas do 
problema/oportunidade
• Ferramenta – Gráfico de Ishikawa 
• Software – MindManager
• Técnica - Brainstorming
Maturidade GPMaturidade GP
27
Gepro 27
Maturidade GPMaturidade GP
28
Gepro 28
ProcessosProcessos
29
Gepro 29
StakeholdersStakeholders
30
Gepro 30
Stakeholders Stakeholders -- Gerentes de projetosGerentes de projetos
• Apenas preenchem formulários
• Falta de incentivo (reconhecimento) para 
investimento em GP
• Falta de capacitação
– Falta de conhecimento conceitual(riscos, 
indicadores)
– Desconhecem benefícios do GP
– Resistência
– Metodologia não internalizada na sua plenitude
31
Gepro 31
Stakeholders Stakeholders -- Diretores e ChefesDiretores e Chefes
• Falta de visão estratégica (Colegiado)
• Baixo envolvimento
• Falta de capacitação
– Falta de conhecimento conceitual básico
– Desconhecem benefícios do GP
– Resistência
• Não compraram totalmente a idéia
32
Gepro 32
Stakeholders Stakeholders -- CPCCPC
• Capacitação / Aperfeiçoamento
– Nivelamento conceitual
– Sensibilização dos benefícios do GP
• Nivelamento de expectativas
– Falta delegação (centralização excessiva)
– Falta tempo
– Falta visão estratégica
– Nível de interesse diferenciado entre os 
componentes
33
Gepro 33
Stakeholders Stakeholders -- ESPROsESPROs
• Integração parcial
• Planejamento fraco
– Planejamento de treinamento inexistente
– Falta de divulgação e planejamento de 
comunicação(iniciativas, treinamentos, calendário de 
eventos...)
• Controle/Acompanhamento fraco
– Falta de acompanhamento minucioso dos projetos 
(GEPRO)
– Acompanhamento não padronizado por parte dos 
integrantes da GEPRO
– Falta de entrosamento entre GEPRO e gerências do 
projeto
– Gestão de portfólio deficiente
34
Gepro 34
Componente de EquipeComponente de Equipe
• Desconhecimento do seu papel no projeto
– Apropriação incorreta no sistema de custos
– Unidades envolvidas sem comprometimento
– Falta visão do projeto
• Alocação parcial
– Atividades concorrentes 
– Falta de comprometimento
35
Gepro 35
FerramentasFerramentas
36
Gepro 36
Ferramentas Ferramentas -- GPAGPA
• Textual
• Difícil navegação (não 
intuitiva)
• Falta de gerência de 
manutenção
• Burocrático
• Relatórios estanques
• Informações gerenciais 
insuficientes
• Tempo de resposta
• Equipe de manutenção 
inadequada
• Não disponibiliza a 
alocação de pessoas 
durante o projeto
• Não permite ação pró-
ativa frente a problemas
• Não é um software de 
acompanhamento diário
• Falta de integração 
consistente com outros 
sistemas corporativos
37
Gepro 37
MetodologiaMetodologia
38
Gepro 38
Metodologia Metodologia -- Falta de critFalta de critéério para rio para 
categorizacategorizaçção de projetosão de projetos
• Práticas similares para todo tipo de 
projeto, independente de tamanho, 
complexidade, valor, urgência e outros
• Falta tratamento especial para projetos 
urgentes e de pequenos valores
39
Gepro 39
Metodologia Metodologia -- Praticas IncipientesPraticas Incipientes
• Acompanhamento de Riscos
• Acompanhamento Qualidade
• Controle de Recursos
• De início e encerramento formal de projeto.
40
Gepro 40
Metodologia Metodologia 
Falta divulgaFalta divulgaçção eficienteão eficiente
• Inexistência de versão impressa
• Dificuldade de leitura
• Falta procedimento de divulgação
41
Gepro 41
• Determinados as causas e os efeitos que 
influenciam na maturidade em GP no 
Banco Central do Brasil, a equipe passou 
a detalhar a PPE.
• Software – MindManager
• Técnica - Brainstorming
Causas e EfeitosCausas e Efeitos
42
Gepro 42
PPE PPE –– Proposta de Proposta de 
Projeto EstratProjeto Estratéégicogico
43
Gepro 43
TipoTipo
44
Gepro 44
TTíítulo do Projetotulo do Projeto
45
Gepro 45
Nome ReduzidoNome Reduzido
46
Gepro 46
Unidade InteressadaUnidade Interessada
47
Gepro 47
Unidades EnvolvidasUnidades Envolvidas
48
Gepro 48
PPúúblico Alvoblico Alvo
49
Gepro 49
Objetivo EstratObjetivo Estratéégico Vinculadogico Vinculado
50
Gepro 50
Prioridade EstratPrioridade Estratéégicagica
51
Gepro 51
Objetivo do ProjetoObjetivo do Projeto
52
Gepro 52
Objetivo do Projeto Objetivo do Projeto -- Aumento do nAumento do níível de vel de 
maturidade em GPmaturidade em GP
• Maximização (otimização) do uso dos recursos da 
REDI-BC
• Adequação de infra-estrutura dos ESPROs 
(software/pessoas)
• Capacitação e sensibilização em GP
– Sedimentação da cultura GP
– ESPROs
– Eventos de divulgação institucional
– Diretoria e alta gerência
• Sedimentação da cultura de GP
53
Gepro 53
Justificativa para o ProjetoJustificativa para o Projeto
54
Gepro 54
Justificativa para o Projeto Justificativa para o Projeto 
CenCenááriorio
• História de GP no BCB
– Proat
– Criação Gepro
– Redi-BC
– Espros Deinf e Difis
• Situação atual
– Metodologia implantada
– Projetos em execução
– Comitê montado
– Ciclo único de projetos aprovado
– Nível de maturidade
• OPM3
• PMI - RJ
• MMGP
– Uso tímido da Redi-BC
• Situação esperada
– Fortalecimento da governança 
corporativa no BC
– Otimização do uso dos recursos
– Adoção de práticas validadas
– Melhoria da imagem do BC
– Tornar-se referência em GP no 
serviço público
– Padronização das práticas de GP
– Conscientização e reconhecimento 
dos benefícios da GP
– Consolidação da Gepro e Espros, 
assim como do CPC.
– Adoção de ferramentasadequadas
– Processos internalizados
55
Gepro 55
Justificativa para o Projeto Justificativa para o Projeto 
Problema/OportunidadeProblema/Oportunidade
• Maximizar uso da Redi-BC
• Internalizar os processos e metodologia
• Internalizar os conceitos de GP
• Otimizar as práticas
• Otimizar o uso de recursos
56
Gepro 56
Justificativa para o ProjetoJustificativa para o Projeto
Importância para a OrganizaImportância para a Organizaççãoão
• Meio para atingir os objetivos estratégicos
• Otimização de recursos
• Melhoria da imagem do BC
57
Gepro 57
Justificativa para o ProjetoJustificativa para o Projeto
Aderência ao Objetivo EstratAderência ao Objetivo Estratéégicogico
• Governança Corporativa = gestão da instituição
• Planejando
• Apropriando recursos
• Obtendo e controlando resultados
• Criando métodos de trabalho
• Possibilitando acompanhamento via indicadores
58
Gepro 58
BenefBenefíícios Esperadoscios Esperados
59
Gepro 59
BenefBenefíícios Esperados cios Esperados -- PadronizaPadronizaçção ão 
das prdas prááticas de GP no BCBticas de GP no BCB
• Conceitos
• Instrumentos
• Uso dos templates
60
Gepro 60
DelimitaDelimitaçção do Escopoão do Escopo
61
Gepro 61
DelimitaDelimitaçção do Escopo ão do Escopo -- EscopoEscopo
• Capacitação
• Divulgação
• Normativos
• Metodologia
• Ferramentas GP
62
Gepro 62
DelimitaDelimitaçção do Escopo ão do Escopo --
CapacitaCapacitaççãoão
• Avançado
– ESPROs
– Gerentes
• Conceitual
– CPC
• Concientização
– Diretores e Chefes de Unidade
– Institucional
63
Gepro 63
DelimitaDelimitaçção do Escopo ão do Escopo --
Ferramentas GPFerramentas GP
• Avaliação
– Workshop de ferramentas
– Benchmarking
– Testes de avaliação
– Definição
• Aquisição
• Customização
• Implantação 
• Treinamento
64
Gepro 64
DelimitaDelimitaçção do Escopo ão do Escopo --
DivulgaDivulgaççãoão
• Revisão do portal
• Expresso GP (Clipping)
• Esproatividades
65
Gepro 65
DelimitaDelimitaçção do Escopo ão do Escopo --
NormativosNormativos
• Elaboração
• Revisão
• Adequação
• Edição
66
Gepro 66
DelimitaDelimitaçção do Escopo ão do Escopo --
MetodologiaMetodologia
• Revisão 
• Atualização 
67
Gepro 67
DelimitaDelimitaçção do Escopo ão do Escopo -- Não Não 
EscopoEscopo
• Aquisição de hardware
• Modificar estrutura organizacional
• Interferir no planejamento estratégico
• Gestão de projetos funcionais
• Gestão de atividades (Depla)
68
Gepro 68
SoluSoluçção Propostaão Proposta
69
Gepro 69
SoluSoluçção Proposta ão Proposta -- AvaliaAvaliaçção de ão de 
maturidadematuridade
• Definir modelo de avaliação de maturidade
• Avaliar maturidade (MMGP, OPM3 e outras)
• Avaliações periódicas
• Avaliações inicial e final
– Avaliação dos resultados da avaliação de 
maturidade realizada no início do projeto para 
determinar as ações requeridas
70
Gepro 70
SoluSoluçção Proposta ão Proposta -- FerramentasFerramentas
• Avaliar
• Adquirir
• Customizar
• Capacitar
71
Gepro 71
SoluSoluçção Proposta ão Proposta –– FerramentasFerramentas--
AvaliaAvaliaççãoão
• Workshop de fornecedor de ferramentas
• Visita a empresas e órgãos públicos
• Treinamentos específicos
• Realização de testes
72
Gepro 72
SoluSoluçção Proposta ão Proposta -- CapacitarCapacitar
• ESPROs/GEPRO especializam e formam facilitadores
• Desenvolver plano de capacitação para o BC
73
Gepro 73
SoluSoluçção Proposta ão Proposta -- MetodologiaMetodologia
• Adequação da existente
• Criação de banco de dados
–Riscos
– Indicadores
–Lições aprendidas
– Informações históricas de projetos
74
Gepro 74
SoluSoluçção Proposta ão Proposta -- Realizar estudo de Realizar estudo de 
sistema de premiasistema de premiaççãoão
• Benchmark com outras instituições públicas
• Auxílio do Depes
75
Gepro 75
Levantamento das competências Levantamento das competências 
necessnecessááriasrias
• Elaboração de plano de capacitação
• Implementação do plano
–Espros e Gepro
–CPC e Diretoria
–Gerentes
– Institucional
76
Gepro 76
ProdutoProduto
77
Gepro 77
Fatores CrFatores Crííticos de Sucessoticos de Sucesso
78
Gepro 78
RestriRestriççõesões
79
Gepro 79
PPE PPE –– Proposta de Proposta de 
Projeto EstratProjeto Estratéégicogico
80
Gepro 80
PPEPPE
• Validação do documento com stakeholders:
• Equipe Gepro (concluído em 09/12/2005)
• Espros Deinf e Difis (13/12/2005)
• Próximos passos:
– Apresentação para a Diretoria da 
Administração.
– Encaminhamento da PPE para assinatura do 
Diretor.
81
Gepro 81
Estudo Preliminar do ProjetoEstudo Preliminar do Projeto
–– EPPEPP
Iniciar a elaboração do EPP:
– Detalhar as etapas
– Estimar custos
– Estimar prazos
– Identificar e contingenciar os riscos
– Aprovar EPP no CPC.
82
Gepro 82
Detalhar as etapasDetalhar as etapas
• Ferramenta usada: EAP.
83
Gepro 83
Estimar custos e prazosEstimar custos e prazos
• Ferramenta usada: Rede de Precedência.
84
Gepro 84
AprovaAprovaçção do EPPão do EPP
• EPP aprovado pelo CPC no final de abril 
de 2006.
• Diretoria Colegiada ratificou decisão do 
CPC em maio de 2006.
• Próximo passo: elaborar plano do projeto.
85
Gepro 85
Plano do ProjetoPlano do Projeto
• Aperfeiçoar e ajustar EPP.
• Elaborar planos auxiliares:
– Termo de atribuição e responsabilidades
– Plano de riscos
– Plano de comunicação
– Gerência de mudanças
– Plano Educacional do Projeto
86
Gepro 86
SituaSituaçção Atualão Atual
• Plano aprovado pelas unidades 
interessadas.
• Plano em execução.
• Desenvolvimento das atividades.
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Gepro 87
OBRIGADO !OBRIGADO !