CursoIntrodutorioEmGerenciaDeProjetos Versao01a abril2005

Prévia do material em texto

Curso Introdutório 
em 
Gerenciamento de Projetos
Wagner Maxsen, PMP
Superintendente de Operações Grupo A&C Abril.2005
Wagner Maxsen 
• Graduado em Matemática
• Certificação em Gerenciamento de Projetos – Project Management
Professional – PMP
• Pós-graduação MBA em Gestão de Negócios pela Fundação Instituto de 
Administração – USP
• Pós-graduação MBA em Gestão Avançadas em Finanças pela FGV-MG
• Master’s Certificate in Project Management pela George Washington 
University (EUA)
• Atuou como Gerente de Desenvolvimento de Sistemas pela Construtora 
Andrade Gutierrez e como consultor em gerenciamento de projetos no 
Brasil e Portugal
• Atualmente
– Vice-Presidente de Projetos Especiais do PMI-MG
– Superintendente de Operações do Grupo A&C
– Palestrante e instrutor de cursos de preparação para a prova de certificação 
como PMP.
Gerenciamento de Projetos 
• Agenda
– Gerenciamento de projetos em evidência;
– Por que gerenciar projetos
– PMI – Project Management Institute
– Projetos – definições e características
– Por que precisamos de gerentes de projetos
– Qual é o perfil do gerente de projetos
– Qual é o mercado para o gerente de projetos
– PMBoK e as melhores práticas para o gerenciamento de projetos
– Conclusão
Gerenciamento de Projetos
Então você é novo em gerenciamento de projetos ?
Bem, você não está sozinho !
Muitas empresas e pessoas estão descobrindo que o uso das 
melhores práticas em gerenciamento de projetos aumenta as 
chances dos seus empreendimentos darem certo !
Você provavelmente já participa de projetos há muito tempo
– Profissionalmente tais como o desenvolvimento de um novo 
produto, a melhoria de um processo;
– Pessoalmente tais como o seu casamento, as suas próximas férias...
Gerenciamento de Projetos em Evidência 
• O gerenciamento de projetos está no seu pico histórico, 
principalmente por ter se tornado uma escolha estratégica 
pelas empresas;
• A evidência é abundante e pode ser vista nas grandes 
corporações do mundo, que lançam iniciativas e centros 
voltados à excelência no gerenciamento de projetos, 
executando as melhores práticas e visando criar um 
ambiente favorável para o sucesso dos seus objetivos e a 
disseminação do conhecimento adquirido;
Gerenciamento de Projetos em Evidência 
Como surgiu este movimento mundial em direção à
organização das melhores práticas em 
gerenciamento de projetos ?
Gerenciamento de Projetos - histórico 
• 1950 Departamento de Defesa dos EUA
– Desenvolvimento do Míssil Polaris
– Necessidade de gerenciamento de equipe 
multidisciplinar envolvida no projeto
– Envolvimento de complexa logística do Exército
– Gerenciamento do cronograma
– Utilização de diagramas Gantt e PERT
• Seguindo os passos dos militares vieram as 
indústrias automotivas e as grandes corporações 
de engenharia
Por que gerenciar projetos ?
Por que gerenciar projetos ?
• Estudos foram realizados comprovando que 
empresas que investiram em esforços nas 
fases de pré-desenvolvimento conseguiram 
no mínimo duplicar as chances de sucesso 
no lançamento dos seus produtos
Por que gerenciar projetos ?
• Empresas que não faziam uso de técnicas de 
gerenciamento de projetos tinham em média 
71% de atraso nos seus cronogramas (e este 
não era o menor dos seus problemas)
Por que gerenciar projetos ?
• Mercado muito competitivo
• Necessidade de atualização tecnológica
• Margens de lucro cada vez menores
• Padrões mais exigentes de qualidade
• Enfim, uma questão de sobrevivência
Por que gerenciar projetos ?
Ind.
Farmacêutica
T.I.
Entretenimento Com.Exterior
Comunicação Governo
7 das 10 empresas mais lucrativas do mundo têm como 
estratégia vital de operações o gerenciamento de projetos
PMI
• O PMI (Project Management Institute) foi 
criado com o objetivo de organizar, difundir 
e incentivar as melhores práticas em 
gerenciamento de projetos no mundo;
PMI
• Project Management Institute
– Associação profissional sem fins lucrativos que visa 
promover e fomentar a maturidade na competência da 
gerência de projetos
– Fundado em 1969 na Pennsylvania EUA
– Possui mais de 150.000 membros distribuídos em 150 
países
Fonte : PMI HQs
PMI
• Project Management Institute
– Composto por:
• 236 capítulos
• 34 capítulos potenciais 
• 33 Grupos de Interesses Específicos (SIG)
Projetos – definições e características
• Definição clássica PMI :
– Projeto é um esforço temporário para criar um 
produto ou serviço único;
• Pode ser realizado por uma única pessoa ou milhares 
de pessoas;
• Pode estar localizado em um único local de trabalho 
ou em diversas unidades da empresa;
• Pode possuir curta, média ou longa duração;
Projetos – definições e características
• Pontos essenciais :
– Temporário
• Início e fim definido;
• Fim
– Quando os objetivos do projeto foram alcançados;
– Quando os objetivos do projeto não serão ou não poderão 
ser alcançados;
– Quando a necessidade estratégica do projeto não mais 
existir;
Projetos – definições e características
• Pontos essenciais :
– Produto, serviço ou resultado único
• Algo que não foi feito antes;
• A presença de elementos repetitivos não retira a 
unicidade do projeto (ex: condomínio com muitos 
prédios de igual arquitetura);
Projetos – definições e características
• Pontos essenciais :
– Elaboração progressiva
• Desenvolvimento incremental;
Elaboração progressiva
Concepção
Pesquisa
Refinamento
da concepção Clarificação
da concepção
Estudo de 
viabilidade Escopo do
Projeto
Plano do
Projeto
Como os projetos são selecionados ?
• Modelos de pontuação (“score models”);
• Métodos econômicos (payback, VPL, TIR);
• Seleção de portfolio;
• Estratégias de marketing;
• Recursos disponíveis;
O objetivo é auxiliar os gerentes a maximizar o 
valor de um portfolio de projetos que estejam 
alinhados com as necessidades básicas e 
estratégicas da empresa
Alguns exemplos de projetos
• Construção de uma nova sede da empresa;
• Campanha de marketing para o lançamento de um 
produto;
• Criação de um novo modelo de automóvel;
• Criação de um segmento de ensino à distância de 
uma faculdade;
• Construção de uma hidrelétrica (sub-empreiteiros);
• Campanha de eleição de um candidato ao governo;
• Obtenção da sua certificação como PMP (Project 
Management Professional);
Mas por que melhores práticas em 
gerenciamento de projetos ?
• Porque nós somos naturalmente 
desorganizados, não temos o hábito do 
planejamento, e, principalmente, não 
medimos e acompanhamos os projetos que 
empreendemos
• Isso aumenta demais as chances de 
FALHAS !!
Por que os projetos falham ?
• Metas mal definidas;
• Conflitos de poder;
• Falta de um patrocinador de pulso firme;
• Conhecimento técnico insuficiente da equipe;
• Falta de padronização;
• Desconhecimento dos envolvidos sobre os reais objetivos 
do projeto;
• Dimensionamento errado dos recursos a serem utilizados;
• Mudanças no cenário do projeto que não recebem um 
tratamento adequado (político, econômico, mercado, 
organizacional, tecnológico);
• Falta de planejamento e acompanhamento dos resultados 
incrementais do projeto;
Por que os projetos falham ?
• Mas, PRINCIPALMENTE,
COMUNICAÇÃO MAL PLANEJADA E/OU 
MAL EXECUTADA
Por que os projetos falham ?
• Somos seres humanos, nascemos em berços diferentes, 
com necessidades e percepções diferentes
O que é gerenciamento de projetos
• É a aplicação dos conhecimentos, 
habilidades, ferramentas e técnicas de 
maneira a atingir os requisitos do projeto 
em questão;
E por que precisamos de 
gerentes de projetos ?
Subsistema
informação
Acomp. e
controle
Tecnologias e
metodologiaSubsistemaorganizacional
Ambiente
cultural
Gerente do
Projeto
Subsistema
humano
Subsistema
planejamento
Gerente proj.
Gerentes funcionais
Gerentes gerais
Comportamentos
Negociação
Comunicação
Motivação
Autoridade, responsabilidade
Objetivos
Estratégias
Tempo
Custos
Performance
Padrões
Análises
comparativas
Ações 
corretivas
Cronogramas
Acompanhamento
custos
Modelos
Adaptado de :
Defining a Project Management System
D.I. Cleland
Sist.Ger.Proj.
Visão
Valores
Atitudes
Tradições
Crenças
Por que precisamos de gerentes de 
projetos ?
• Como integrar, fazer acontecer :
– Empresa
– Fornecedores
– Exigências diversas (Governo, órgãos, etc)
– Equipes virtuais
– Fusos horários
– Resolução de conflitos (afinal, os conflitos são bons ?)
– Diversidades culturais
Por que precisamos de gerentes de 
projetos ?
• Como garantir que o produto final atinja os 
objetivos planejados dentro das restrições 
impostas ?
Triple constraints
CUSTO CRONOGRAMA
QUALIDADE
ESCOPO
Qual é o perfil do Gerente de Projetos
• Amplo leque de responsabilidades
• Visão mais generalista
• Preocupação com a floresta, sem esquecer da 
árvore
• É flexível, aceita mudanças
• Habilidade para negociação
• Adora conflitos
• Busca ser proativo
• Não se incomoda com problemas (na verdade, 
respira problemas e se antecipa a eles)
Qual é o perfil do Gerente de Projetos
• Sabe:
– Motivar a equipe e a si próprio
– Influenciar as pessoas
– Buscar o melhor de cada um
– Entender as mensagens transmitidas por clientes, 
parceiros, equipe, acionistas, ... (stakeholders)
– Incentivar a contribuição de todos
– Delegar
– Ser o exemplo a ser seguido
– Não entrar em pânico...
De onde vêm os 
gerentes de projetos ?
• Engenharia
• Informática
• Medicina
• Arquitetura
• Marketing
• Comércio Exterior
• Comunicação Social
• Publicidade, etc
• Enfim, encontramos projetos e pessoas com perfil para 
participar de projetos nas mais variadas profissões
De onde vêm os 
gerentes de projetos ?
• Pós-graduações
• Cursos de especialização em GP
• Certificação PMI
– Project Management Professional (PMP)
• Efetiva desde 1984
• Exige comprovação de experiência e treinamento 
formal em GP
• Exame que atesta a capacidade em aplicar 
conhecimentos, ferramentas, técnicas e habilidades 
de liderança
Qual é o mercado para o gerente de projetos ?
• Algumas empresas que incentivam o uso das melhores 
práticas de gerenciamento de projetos 
– Petrobrás;
– Coca Cola;
– HP / Compaq;
– IBM;
– Telemar;
– TIM;
– Motorola;
– Nokia;
– Braskem;
– SAP;
– Etc, etc, etc;
– Empresas de consultoria (A&C, Accenture, Mc Kinsey, etc);
Qual é o mercado para o gerente de projetos ?
• Além de iniciativas internas, existem 
inúmeras empresas que prestam consultoria 
em gerenciamento de projetos;
• Estas empresas também geram uma boa 
demanda em profissionais certificados 
como PMP;
PMBoK
Project Management Body of Knowledge
• Conjunto das melhores práticas aceitas em 
gerenciamento de projetos, coletadas por 
profissionais envolvidos em projetos de 
todo o mundo
• Passa por evoluções de 4 em 4 anos, 
baseadas em contribuições dos seus 
membros (PMBoK 2000 PMBoK 2004)
• Disponível em livro e CD ROM
PMBoK e as áreas de conhecimento
• Recursos Humanos
• Comunicações
• Riscos
• Contratações
• Integração
• Escopo
• Tempo
• Custos
• Qualidade
PMBoK e as áreas de conhecimento
Organização das áreas
• Cada área de conhecimento é composta por 
seus processos
– Cada processo é composto por suas
• ENTRADAS
– Documentos ou itens que serão utilizados como fonte de 
trabalho
• TÉCNICAS E FERRAMENTAS
– Mecanismos que serão aplicados às entradas para criar as 
saídas
• SAÍDAS
– Documentos ou itens que serão gerados no processo (e que 
podem alimentar outras ENTRADAS
Organização dos processos
• Além disso, estes processos são agrupados 
em 5 (cinco) grupos temporais:
– Iniciação
– Planejamento
– Execução
– Controle
– Encerramento
Processos
• Iniciação
– Autorização do projeto ou fase
• Planejamento
– Definição e refinamento dos objetivos e escolha 
das melhores alternativas
• Execução
– Coordenação de pessoas e outros recursos para 
executar o planejamento
Processos
• Controle
– Garantia que os objetivos do projeto sejam 
alcançados através de monitoramento e 
medidas de progresso, identificando eventuais 
desvios que devem ser tratados pela equipe
• Encerramento
– Formalização do(s) aceite(s) da fase ou projeto 
de maneira organizada e documentada
Organização dos processos
Iniciação Planejamento
Controle Execução
Encerramento
Sobreposição dos processos
PMBoK
pág.31
Organização das áreas
PMBoK
pág.8
PMBoK
pág.42
Integração
• Processos necessários para garantir que 
todos os elementos do projeto sejam 
corretamente coordenados
– Criação e aprovação do Plano do Projeto;
– Execução do projeto;
– Gerenciamento, monitoração e documentação 
das mudanças feitas no Plano do Projeto;
Escopo
• Processos necessários para garantir que o 
projeto realize todo o trabalho desejado, e 
somente o trabalho desejado
– Iniciar o projeto;
– Planejar o escopo do projeto;
– Detalhar o escopo;
– Pegar a aprovação para o escopo;
– Controlar o escopo do projeto;
Scope
creep
WBS
Work Breakdown Structure
Tempo
• Processos necessários para garantir que o 
projeto seja completado no tempo planejado
– Definição das atividades do projeto;
– Sequenciamento das atividades (ordem de 
execução e dependências entre as atividades);
– Estimativas de duração das atividades;
– Desenvolvimento do cronograma;
– Controle do cronograma;
• Pequeno resumo (mesmo) até então :
– Necessidades de negócio
– Nasce o projeto
– Termo de abertura (project charter)
– Gerente do projeto
– Declaração de escopo (scope statement)
– WBS
– Atividades e entregas (deliverables)
– Prazos, sequenciamento e dependências
– .......
Custos
• Processos necessários para garantir que o 
projeto seja realizado dentro do orçamento 
aprovado
– Planejamento da alocação dos recursos;
– Estimativas de custos;
– Criação do orçamento do projeto;
– Controle dos custos do projeto;
Qualidade
• Processos necessários para garantir que o 
projeto entregue o(s) seu(s) produto(s) 
conforme as necessidades do cliente
– Planejamento da qualidade no projeto;
– Aderência à garantia da qualidade;
– Controle da qualidade;
Recursos Humanos
• Processos necessários para garantir que a 
equipe do projeto o conduza da melhor 
maneira possível
– Planejamento da estrutura organizacional do 
projeto condizente com a estrutura da empresa;
– Aquisições de pessoal para o projeto;
– Desenvolvimento da equipe do projeto 
(motivação, liderança, negociação, melhoria de 
performance, participação);
Comunicações
• Processos necessários para garantir que a geração, 
armazenamento, coleta, disseminação e 
distribuição das informações pertinentes ao 
projeto seja feita da melhor maneira possível
– Planejamento de um sistema de comunicação eficaz;
– Distribuição das informações do projeto;
– Relatórios de performance do projeto e da equipe;
– Procedimentos para o fechamento do projeto;
– Gerenciamento dos stakeholders é proativo
Riscos
• Processos necessários à identificação, análise e 
respostas aos riscos do projeto
– Identificação dos riscos do projeto;
– Criação do plano de gerenciamento dos riscos do 
projeto;
– Análise qualitativa dos riscos;
– Análise quantitativa dos riscos;
– Planejamento das respostas aos riscos do projeto;
– Controle proativo dos riscos do projeto;
Contratações
• Processos necessáriospara a aquisição de bens e 
serviços vindos de fora da organização
– Planejamento das aquisições;
– Planejamento das solicitações;
– Gerenciamento das solicitações (propostas);
– Seleção dos fornecedores (contrato);
– Administração do contrato;
– Encerramento do contrato;
Vale mesmo a pena ?
• Sermos organizados
• Sabermos planejar
• Sabermos executar o planejado
• Medirmos o andamento do projeto
• Termos consciência aonde vamos chegar se 
continuarmos no mesmo ritmo 
• Aprendermos com os nossos erros
• Compartilharmos as lições aprendidas
Vale porque nós vamos
• Entregar os produtos dos projetos com sucesso
• Ter clareza nos objetivos do nosso trabalho 
• Saber que nossos recursos serão corretamente 
coordenados
• Saber identificar e gerenciar os riscos dos projetos
• Ter economia em tempo nos cronogramas
• Reduzir os custos dos projetos
Enfatizando...
• Melhora a performance geral dos projetos;
• Reduz o tempo para completar os projetos;
• Reduz os riscos dos projetos;
• Aumenta a qualidade dos produtos/serviços gerados;
• Melhora a comunicação e deixa o ambiente preparado para 
um melhor entendimento;
• Provê padrões para que as outras pessoas da corporação 
possam seguir;
• Aumenta a exatidão das informações planejadas e 
coletadas;
• Possibilita as pessoas a se beneficiarem das lições 
aprendidas;
Expectativas atendidas ?
MUITO OBRIGADO