Essencia Principios PM Pratica PMIRS

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A Essência e Princípios
de PM na Prática
 Paulo F. W. Keglevich de Buzin, MsC
 KSC Informática www.ksc.com.br
 Membro do PMI - Project Management Institute,
ACM (Association for Computing Machinery), e
IEEE Computer Society
A Essência e Princípios de PM na Prática
Tópicos de discussão
Q Natureza do contexto do projeto
Q Necessidade do planejamento
Q Complexidade do planejamento
Q Complexidade do controle e monitoramento
Q Lições compiladas da experiência
Q Atuação do Gerente de Projetos
Q Risco X Oportunidade
Q Corpo de conhecimentos de Gerência de projetos
Q Figura do Gerente de Projetos
Q Essência da Gerência de Projetos
A Essência e Princípios de PM na Prática
PROJETO >> MUDANÇA >> RISCO!
A Essência e Princípios de PM na Prática
ZONA DE PROJETO = ZONA DE RISCO
A Essência e Princípios de PM na Prática
PLANEJAMENTO: NECESSIDADE DE
SABER COM ANTECEDÊNCIA O CUSTO
E O PRAZO, ATÉ PARA AVALIAR A
VIABILIDADE DO PROJETO
"Pois qual de vós, pretendendo construir uma torre, não se
assenta primeiro para calcular a despesa e verificar se tem os
meios para a concluir? Para não suceder que, tendo lançado os
alicerces e não a podendo acabar, todos os que a virem zombem
dele, dizendo: Este homem começou a construir e não pôde
acabar." (Lc 14:28-30)
A Essência e Princípios de PM na Prática
A dificuldade de planejar
A Essência e Princípios de PM na Prática
Quais os recursos que vou
precisar para o projeto? e estes
estarão disponíveis?
Quanto vai custar o projeto?
A Essência e Princípios de PM na Prática
A quem REALMENTE este projeto vai
atender, e que influencia na avaliação do
resultado final do projeto?
Qual é a expectativa destes clientes diretos e indiretos do
projeto?
A Essência e Princípios de PM na Prática
Qual o risco do projeto não dar certo
ou fracassar?
A Essência e Princípios de PM na Prática
COMO GARANTIR QUE O ANDAMENTO
DO PROJETO OCORRERÁ CONFORME
O PLANEJADO?
A Essência e Princípios de PM na Prática
Abordagem clássica da condução
de projetos
A Essência e Princípios de PM na Prática
Lições que os experientes em geral
tiram:
Q Nenhum projeto é executado dentro do prazo e
orçamento, e com a mesma equipe que o iniciou.
O seu será o primeiro!
Q O progresso de um projeto é rápido até chegar
90% de sua execução, então ele permanece
90% completo para sempre!
Q Equipes de projeto detestam relatórios de
progresso de projeto, porque estes relatórios
manifestam de forma vívida a sua falta de
progresso;
A Essência e Princípios de PM na Prática
Lições que os experientes em geral
tiram:
Q Quando as coisas estão indo bem, alguma coisa
vai dar errado. Quando se imagina que é
impossível ficar pior, fica ainda pior. Quando as
coisas parecem estar indo bem, é porque
deixamos de perceber alguma coisa..
Q Se ao conteúdo de um projeto é permitido mudar
livremente, o ritmo de mudança irá exceder o
ritmo de progresso;
A Essência e Princípios de PM na Prática
Lições que os experientes em geral
tiram:
Q Nenhum sistema é totalmente livre de Bugs;
tentativas de debugar um novo sistema
inevitavelmente introduz novos Bugs que são
mais difíceis de encontrar;
Q Um projeto planejado descuidadamente irá levar
o triplo do prazo previsto para concluir; um
projeto planejado cuidadosamente só levará o
dobro do prazo previsto para concluir.
A Essência e Princípios de PM na Prática
Lições que os experientes mais
observadores tiram:
Q O gerente de projeto deve focar-se em custo,
prazo e qualidade;
Q A atividade mais importante em que o gerente de
projeto deve permanentemente estar engajado é
o planejamento. O planejamento sistemático,
detalhado, que envolva todo o time é o único
fundamento do sucesso do projeto. Quando o
mundo real conspira para alterar o plano, o
gerente de projeto deve refazer o plano tal que
reflita as mudanças.
A Essência e Princípios de PM na Prática
Lições que os experientes mais
observadores tiram:
Q O gerente de projeto deve sentir e transmitir a
equipe o sentimento de urgência. Uma vez que a
equipe tem muitas outras prioridades, é função
do gerente de projeto manter a atenção do time
nos produtos (deliverables) e nas datas finais das
tarefas (deadlines). É fundamental haver
conferências regulares de status do projeto,
reuniões e lembretes.
A Essência e Princípios de PM na Prática
Lições que os experientes mais
observadores tiram:
Q Projetos bem sucedidos utilizam tempos de
tarefas já testados e ciclo de vida de projeto já
comprovado.
Q Todos os produtos (deliverables) e todas as
atividades do projeto devem ser comunicadas e
visualizadas em detalhes vívidos. Evite
descrições vagas, escreva objetivamente,
desenhe, prototipe, e faça todo mundo concordar
com estes resultados.
A Essência e Princípios de PM na Prática
Lições que os experientes mais
observadores tiram:
Q Os produtos do projeto devem evoluir
gradualmente, em sucessivas aproximações. O
risco de retrabalho é maior quanto maior mais
direto for o "pulo" para um produto final. Construa
aos poucos, obtendo revisões e aprovações
incrementais, e mantenha uma evolução
controlada.
A Essência e Princípios de PM na Prática
Lições que os experientes mais
observadores tiram:
Q Projetos requerem claras assinaturas e
aprovações dos patrocinadores. Claros pontos
de aprovação, acompanhados de assinatura
formal dos patrocinadores e de outros
interessados (stakeholders), devem demarcar os
pontos de evolução dos produtos do projeto.
A Essência e Princípios de PM na Prática
Lições que os experientes mais
observadores tiram:
Q O sucesso dos projetos está relacionado com a
análise prévia completa da necessidade que
justifica os produtos dos mesmos. Os gerentes
de projeto devem insistir na existência de um
documento de fundamente as necessidades de
negócio que justificam o projeto.
A Essência e Princípios de PM na Prática
Lições que os experientes mais
observadores tiram:
Q Os gerentes de projeto devem batalhar para que
consigam fazer as coisas direito ainda dentro do
escopo do projeto. É necessário demonstrar para
os patrocinadores e para a alta administração
porque é neccessário produtos com tal nível de
qualidade e qual o tempo necessário para obtê-
los.
A Essência e Princípios de PM na Prática
Lições que os experientes mais
observadores tiram:
Q Os patrocinadores do projeto e interessados
(stakeholders) não devem ser clientes passivos,
mas participantes ativos do projeto. A maioria
dos patrocinadores e interessados corretamente
demandam por autoridade autoridade para
aprovar os produtos e resultados do projeto.
Junto com esta autoridade deve acompanhar a
responsabilidade de ser um participante ativo na
definição de quais produtos (deliverables) devem
resultar no andamento do projeto, conferindo
estes resultados DENTRO do tempo do projeto.
A Essência e Princípios de PM na Prática
Lições que os experientes mais
observadores tiram:
Q A responsabilidade do gerente de projeto deve
ser equivalente à sua autoridade e autonomia.
Q Os projetos tipicamente devem ser vendidos e
revendidos. O gerente de projeto deve atuar
periodicamente como um vendedor, para manter
o comprometimento dos patrocinadores e
interessados (Stakeholders), lembrando as
demandas do negócio que serão atendidas e a
contribuição deles é fundamental para atingir
estes objetivos.
A Essência e Princípios de PM na Prática
Lições que os experientes mais
observadores tiram:
Q Os gerentes de projeto devem contratar para a
equipe de projeto os melhores, mais habilidosos,
mais experientes,
e melhor qualificados. O
gerente de projeto deve atuar como advogado
deste time, protegendo-os de interrupções
externas, auxiliando-os a obterem as ferramentas
e condições de trabalho para que possam aplicar
o melhor de seus talentos.
A Essência e Princípios de PM na Prática
Lições que os experientes mais
observadores tiram:
Q A alta administração deve participar ativamente
no estabelecimento das prioridades. É bastante
comum para os membros da equipe de projeto
participar em vários projetos. Os recursos são
utilizados até o seu limite, assim as organizações
têm estabelecido o escritório de projetos (PMO),
coordenado pela alta gerência de todos os
departamentos que clarificam e alinham as
requisições de todos os projetos conforme as
disponibilidades de recursos e prioridades da
organização.
A Essência e Princípios de PM na Prática
ATUAÇÃO DO GERENTE
DE PROJETOS
Q Demonstrar a necessidade e viabilidade do
projeto
Q Obter a autorização para o projeto
Q Obter a autorização para a fase do projeto
(primeiras ações)
A Essência e Princípios de PM na Prática
ATUAÇÃO DO GERENTE
DE PROJETOS
Q Descrever o escopo do projeto. Declaração de
escopo, Plano de gerenciamento de escopo, e
estrutura analítica do projeto (WBS).
Q Definir e sequencie as atividades de projeto
Q Estimar a duração das atividades e os recursos
necessários
Q Desenvolver o cronograma de atividades (Gantt)
Q Desenvolver o orçamento e a programação de
desembolso
A Essência e Princípios de PM na Prática
ATUAÇÃO DO GERENTE
DE PROJETOS
Q Estimar custos
Q Criar um plano formal de qualidade
Q Criar um plano formal de comunicações
Q Criar e organizar a coordenação do projeto (staff)
com a respectiva atribuição de responsabilidades
(matriz de responsabilidades)
Q Identificar riscos e planejar como respondê-los
A Essência e Princípios de PM na Prática
ATUAÇÃO DO GERENTE
DE PROJETOS
Q Planejar a aquisição de recursos (Procurement
management)
Q Organizar o plano de projeto evidenciando todos
os produtos (deliverables) com as tarefas nível
macro que precedem cada um.
Q Obter uma aprovação formal do patrocinador
para o plano de projeto
Q Retorne ao plano de projeto e replaneje sempre
que necessário
A Essência e Princípios de PM na Prática
ATUAÇÃO DO GERENTE
DE PROJETOS
Q Identificação de eventuais Requisições de
mudanças.
Q Criação de relatório periódico de progresso do
projeto (PPP - Progresso, Próximos passos, e
Pontos de atenção)
Q Acompanhamento do desempenho da equipe,
assessorando, dirigindo e aprimorando, se
necessário.
Q Gerenciamento de contratos com o fim de obter
os resultados desejados
A Essência e Princípios de PM na Prática
ATUAÇÃO DO GERENTE
DE PROJETOS
Q Providenciar a aceitação formal dos produtos
(deliverables)
Q Tomar ações corretivas de retrabalho de
produtos e de processos de trabalho
Q Manter o plano de projeto e o escopo atualizados
Q Coletar as lições apreendidas
Q Aprimorar a qualidade
Q Conferir e avaliar periodicamente os itens de
conferência (checklist)
A Essência e Princípios de PM na Prática
ATUAÇÃO DO GERENTE
DE PROJETOS
Q Providenciar o aceite formal por escrito da
conclusão do projeto tanto do patrocinador
quanto do contratante
Q Preparar os registros de projeto para arquivo
Q Montar um plano de acompanhamento e/ou
entrega do resultado do trabalho
A Essência e Princípios de PM na Prática
RISCO > OPORTUNIDADE DE
DEMONSTRAR O SUCESSO DA
GESTÃO DE PROJETO!!
Desenvolver e aprimorar a habilidade
de gerenciar e aceitar o risco ao invés
de simplesmente ignorá-lo!
A Essência e Princípios de PM na Prática
O CORPO DE CONHECIMENTOS DO
GERENCIAMENTO DE PROJETOS
(PMBOK®)
Q Gerenciamento da Integração
Q Gerenciamento do Escopo
Q Gerenciamento do tempo
Q Gerenciamento do Custo
Q Gerenciamento da Qualidade
Q Gerenciamento dos Recursos Humanos
Q Gerenciamento das Comunicações
Q Gerenciamento do Risco
Q Gerenciamento das Subcontratações
Q Ética e Responsabilidade Profissional
A Essência e Princípios de PM na Prática
A figura do Gerente de Projeto
Q Generalista, mas apto a se
aprofundar em qualquer
área que demandar
atenção!!
Q Um empreendedor!
A Essência e Princípios de PM na Prática
A EXPERIÊNCIA FAZ A DIFERENÇA!
A Essência e Princípios de PM na Prática
Gerência de Projetos: Prática e
aprendizado integrados, tanto uma arte
quanto uma ciência!
"Caminante son tus huellas el camino y nada más.
Caminante no hay caminos, se hace camino al
andar". A. Machado
"Se alguém julga saber alguma coisa, com efeito,
não aprendeu ainda como convém saber." 1 Co 8:2
A Essência e Princípios de PM na Prática
MISSÃO DO PMI:
Disseminar PM através da permanente troca de
experiências através de um fórum de profissionais
de gerência de projeto e da qualificação de novos
profissionais de gerência de projetos. Promover o
desenvolvimento do corpo de conhecimento de
gerência de projetos.
Paulo F. W. Keglevich de Buzin, MsC
 keglevich@acm.org
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