Apostila Gerando reunioes produtivas

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Título - GERANDO REUNIÕES PRODUTIVAS 
Francisco Bittencourt 
"Em uma boa reunião há um momento que surge da troca espontânea de idéias frescas e produz 
resultados extraordinários. Este momento depende da liberdade permitida aos participantes" 
Harold Geneen 
A reunião conceitualmente pode ser definida como um processo de decisão coletiva, através do 
qual os envolvidos, após exposição e discussão de suas idéias conseguem chegar a uma 
conclusão capaz de atingir as expectativas e objetivos de todos os que mantinham interesse em 
seus resultados. 
Será que é isso mesmo? 
Participar de uma reunião pressupõe que é a melhor forma de se conseguir chegar a uma 
conclusão efetiva sobre determinado tema – decisão, superação de problema, desenvolvimento de 
uma nova idéia, adoção de um processo de mudanças, e tantos outros menos votados. 
Os manuais sobre reunião existentes no cenário de negócios são amplos – embora escassos no 
que diz respeito a sua contemporaneidade – já que há pouca coisa nova nas livrarias. A reunião 
pode ser vista como uma excelente oportunidade de se conseguir informações não conhecidas por 
nós, e que servem de subsídio para nossas decisões. 
A reunião também é uma oportunidade de compartilhar com pessoas que fazem parte de nosso 
universo produtivo nossas percepções e visões acerca de assuntos de interesse, como também 
trocar informações que possam ser agregadas a nossa experiência. 
Há um significativo número de profissionais que criticam a reunião, a seu ver uma forma 
improdutiva de tomar decisões. Percebe-se, todavia que o erro das reuniões, em geral, não está 
no evento em si, mas nas atitudes que são tomadas por seus participantes. 
É essencial que reflitamos sobre a qualidade de nossas atitudes, posturas, comportamentos antes, 
durante e depois de reuniões para as quais somos convidados, ou aquelas nas quais somos nós 
os geradores da necessidade, liderando e coordenando seus trabalhos. 
Vamos, em seguida, levantar alguns aspectos que, sem dúvida, comprometem de forma 
significativa o desenrolar de uma reunião que se propõe a ser produtiva: 
• Sua necessidade real – pode ser substituída por outra forma de decisão? 
• Seu objetivo – há clareza quanto o que se pretende com este tipo de instrumento? 
• Sua finalidade – para que serve? O que vai trazer de valor agregado ao processo 
produtivo? 
• Sua oportunidade – em relação ao tema a ser discutido, o momento é o mais adequado, 
há disponibilidade dos interessados (com representatividade para participar da reunião) 
• Seu custo – o benefício gerado pelo evento justifica o investimento inicial – tempo, valor 
hora dos envolvidos, recursos? 
• Ocorrência – qual o melhor local para se efetivar? Qual a disponibilidade de espaço que 
otimize o conforto e a liberdade dos decisores? 
Se as questões acima forem respondidas de forma satisfatória, não havendo dúvidas que 
comprometam o resultado, acreditamos que a nossa reunião pode ser realizada. 
A partir deste momento entramos no conjunto de medidas que tornam a reunião eficaz. Não há 
porque repetí-las, já que os textos existentes são pródigos em informações sobre elas. Anexo a 
este artigo, estamos disponibilizando um roteiro, com base na bibliografia de referência desse 
texto, que nos ajudará a entender o ritual. 
Nossa preocupação, como foi dito nos parágrafos acima, é com nossas atitudes durante a reunião, 
e o impacto que elas podem causar em seus resultados. 
O primeiro desses aspectos diz respeito a qualidade da comunicação que nos propomos a adotar 
em momentos de discussão coletiva. 
Qual a qualidade de nossa linguagem? Somos capazes de desenvolver uma linguagem de 
resultados, ou nos preparamos para adotar uma linguagem de estimulação: 
• Ao nos dirigirmos aos demais participantes, com o intuito de obtermos esforço para 
objetivos, resultados, lucros – metas, ou concordância com nossas idéias, usamos uma 
linguagem de gestão cobradora, ou nós a associamos a uma linguagem de 
reconhecimento pelo envolvimento, de oportunidade de crescimento e aperfeiçoamento, 
de participação nos benefícios? 
• Quando falamos de erros cometidos, simplesmente apontamos os erros, julgando seus 
geradores, ou adotamos uma linguagem de questionamento, descrevendo fatos, 
orientando para resultados, provocando nos demais uma atitude de acompanhamento de 
nosso raciocínio? 
• Quando discutimos pontos sensíveis, capazes de gerar desconforto e ansiedade entre os 
demais, preocupamo-nos em firmar nossa posição, clarificando-a, ou simplesmente 
adotando uma posição de neutralidade, sem comprometimento ou apoio aos demais? 
• Quando o assunto envolve algo com condições de provocar algum tipo de perda ou que 
afete de forma negativa os demais participantes, posicionamo-nos empaticamente, ou 
colocamo-nos a margem da sensibilidade geral? 
• Em suma, nossa forma de comunicação durante a reunião assume ares ameçadores ou 
somos capazes de mostrar espontaneidade em nossa postura, capaz de gerar apoio às 
nossas idéias e propostas? 
O cuidado com a qualidade da comunicação em processos de decisão coletiva deve nos levar a 
perceber, complementarmente um conjunto de fenômenos atitudinais essenciais, para o sucesso 
do momento: 
• Exercitamos a prática da escuta eficaz, onde estamos atentos ao que nos é dito, ou ao 
que dizemos aos demais, para percebermos se faz sentido? 
• Somos capazes de questionarmos os demais, ou nos questionarmos, sempre que 
observarmos necessidade de que sejam revistas as mensagens emitidas pelos demais, ou 
por nós mesmos, até que o entendimento seja uniforme? 
• Nos preparamos convenientemente para abordar os diversos assuntos a serem 
discutidos, como forma evoluída de participação, conforme afirma David Berlo (1.989), 
respeitando a linguagem e a condição de acesso à informação de nossos interlocutores? 
É fundamental o nosso entendimento de que uma reunião é um fenômeno decisório que tem: 
a. pré-existência - preparação 
b. existência - debates 
c. duração - validade 
d. conclusão – resultados 
e. pós-existência – acompanhamento 
Nosso papel será tão valorizado quanto formos capazes de moldar uma atitude coerente, do 
primeiro ao último momento de um evento do qual participamos, e no qual, seguramente, somos 
parte importante. 
Reflitamos sobre nossa capacidade de influir na decisão, não tanto pelo nosso conhecimento dos 
assuntos a serem tratados, mas sim, e principalmente pela qualidade de nossa atitude. 
Vale concluir essa nossa reflexão com a afirmativa de Thomas L. Quick: seja um líder em 
reuniões, mesmo com quem você jamais se sentaria. 
Como complemento desse nosso texto, incluímos um anexo, onde os aspectos operacionais de 
uma reunião são fixados. Esse anexo foi elaborado através pesquisa na bibliografia de referência. 
REUNIÕES 
• troca de idéias e experiências sobre um ou mais assuntos para que haja aceitação pelos 
envolvidos e provocando uma decisão coletiva, onde todos se comprometem com o que 
foi decidido. 
PROBLEMAS COM REUNIÕES 
• reuniões longas 
• agenda extensa 
• representatividade dos participantes 
• diálogo truncado 
• mal planejamento 
• liderança inábil 
• falta de conclusão 
QUALIDADES DA REUNIÃO 
• proposta conhecida e entendida 
• agenda organizada 
• convidados necessários e oportunos 
• liderança adequada e assumida 
• mensagens claras 
• papéis dos participantes entendidos 
• envolvidos preparados para os temas da reunião 
FATORES PREPARATÓRIOS 
• preparação da agenda 
• notificação a envolvidos 
• confirmação e presença de todos 
• instalações prontas e adequadas 
• duração pré definida 
• material disponível e de qualidade 
• secretaria da reunião consciente e eficaz 
• infraestrutura efetiva 
CLIMA NEGATIVO EM REUNIÕES 
• atraso do líder 
• local não disponível nem adequado• abertura inconveniente 
• despreparo da liderança 
• participantes retardatários 
• interrupções irrelevantes e freqüentes 
• despreparo geral dos participantes 
• discussões inseguras e improdutivas 
• falta de objetividade na abordagem dos temas 
• ausência de seriedade e descompromisso 
• assuntos paralelos competindo com os temas centrais 
CLIMA POSITIVO EM REUNIÕES 
• confirmação e checagem de presenças 
• cancelamentos prévios e com antecedência suficiente 
• material de trabalho com boa qualidade 
• agenda distribuída a todos os participantes 
• início na hora marcada e fim na hora prevista 
• obediência a agenda 
• intervalos negociados e rígidos 
REGRAS DA BOA ESTRUTURA EM REUNIÕES 
• linguagem dos presentes homogênea 
• manutenção do interesse e do controle do evento 
• temas discutidos de forma objetiva e concisa 
• comportamento firme e assertivo da liderança 
• participantes conscientizados da necessidade da reunião 
• discussões do grupo orientadas e dirigidas de forma eficaz 
• sugestões de participantes ouvidas e discutidas 
RESPONSABILIDADES DA LIDERANÇA 
• gerenciamento do tempo da reunião 
• imparcialidade diante de debates 
• firmeza e delicadeza – assertividade 
• estímulo à discussão 
• manutenção e controle dos rumos da reunião 
• encorajamento da decisão pelos participantes 
• avaliação dos resultados da reunião 
• expressão de idéias incentivada e reconhecida 
• manutenção da harmonia interna 
• alerta sobre indisciplina 
• perguntas abertas e dirigidas 
• reforço de colocações consistentes e coerentes 
• ajuda ao alinhamento de raciocínios 
• expressão de exemplos relevantes para consolidação de idéias 
• neutralização de dominadores 
• estímulo a passivos e apáticos 
• inclusão de temas relevantes e exclusão de temas frágeis 
• presença marcante 
CLIMA DE DEFESA NOS PARTICIPANTES DE REUNIÕES 
• avaliação e julgamento: avaliar, acusar, julgar, doutrinar, corrigir; 
• controle: mudar, influenciar, restringir, coagir, intimidar; 
• estratagemas: trair, manobrar, tramar; 
• neutralidade: apatia, passividade, ausência de sentimentos; 
• superioridade: evitar relacionamento com participantes, evitar feedback dos participantes, 
mostrar-se independente dos demais. 
• Infalibilidade: dogmatismo, inflexibilidade. 
CLIMA DE BOA VONTADE ENTRE PARTICIPANTES 
• Descrição, enumeração, citação: desejo autêntico de maiores informações, mais fatos, 
mais dados concretos; 
• Orientação para solução de problemas: busca e planejamento conjunto par ao encontro de 
soluções; 
• Espontaneidade: motivações simples, não complicadas, claras, objetividade, 
relacionamento aberto; 
• Empatia: aceitação dos sentimentos alheios, identificação com o problema do outro, 
compartilhamento de sentimentos, compreensão, confiança; 
• Igualdade: respeito mútuo, confiança mútua, possibilidade de autocrescimento, 
reciprocidade; 
• Flexibilidade: busca de coisas novas, criatividade, inovação, aceitação do feedback. 
CONCLUSÃO 
Faça uma análise de seu desempenho em reuniões anteriores das quais participou, e verifique o 
que pode ser melhorado, o que deve ser eliminado, o que você deveria Ter feito e não fez. 
Analise o que você fez na reunião e que ajudou a transformá-la em uma reunião eficaz, com 
resultados bons e objetivos. 
Verifique quais foram as questões que interferiram na reunião, e tente, juntamente com outros 
participantes, eliminá-las das próximas. 
Pense antes de falar, verbalize seus argumentos, cuidadosamente, fique atento as palavras que 
você utiliza, especialmente quando for analisar ou criticar a opinião de outros ou posição contrária 
a sua. 
Antes de comunicar algo, explique claramente como você enxerga o problema ou assunto que vai 
tratar; isto ajuda os outros a compreender melhor sua posição. 
Aceite a discussão como uma necessidade, pois o debate pode ser o momento mais produtivo da 
reunião. 
 
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 
• 3M TEAM – EQUIPE DE GERENCIAMENTO DE REUNIÕES 3M. Reuniões de Negócios. 
RJ: Editora Record 
• SILVEIRA NETO, Fernando Henrique. Outra Reunião? RJ: Editora COP 
• THOMSET, Michael. Reuniões de Negócios. SP: Editora Maltese Norma, 1.992 
• COVEY, Stephen. Os 7 Hábitos das Pessoas Muito Eficazes. SP: Editora Best Seller 
• BERLO, David. O Processo de Comunicação. SP: Editora Nobre, 1.989 
• MENDES, Eunice. Comunicação sem medo. RJ: Editora Gente, 1.999 
• BITTENCOURT, Francisco R. Gestão de Reuniões. Apostila, 1.999