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Clique para editar o estilo do título mestre Clique para editar o estilo do subtítulo mestre Escritório de Projetos Tânia Schmidt, PMP taniasc@bb.com.br Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Agenda Estratégia corporativa x projetos Objetivo de um Escritório de Projetos Principais funções Clientes do Escritório de Projetos Tipos/modelos e estruturas organizacionais Como implementar um PMO Apresentação Escritório de Projetos - Banco do Brasil Benchmarking em Gerência de Projetos 2005 Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Concorrência Global + Rápida Evolução Tecnológica = Estado de Mudança Qual a novidade? Escritório de Projetos Por que Gerenciamento de Projetos? Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Visão estratégica de projetos Para desenvolver um novo produto... ... é preciso um projeto! investimento receita $ $ $ Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Define estratégicas empresariais Implementação de estratégias empresarias Planejamento estratégico Objetivos estratégicos Programas Projetos Gestão Estratégica Transforma estratégias em resultados Gerenciamento de Projetos Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * O alinhamento entre estratégia e projetos é chave para o sucesso; Do foco nas estratégias: na priorização; A organização mantém a gestão do seu portfólio de projetos; O sucesso depende da coordenação, comunicação e da capacitação em projetos; Na avaliação e realinhamento constante; Alguma forma de escritório de projetos é necessária. Escritório de Projetos Como transformar estratégias em resultados Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Alta administração Patrocinadora dos Projetos Estratégias Organizacionais Consolidação dos relatórios e controles EProj Metodologia, Serviços, Treinamento, Documentação, Alinhamento Projeto A Projeto B Projeto C Necessidades do Negócio Produtos do Negócio Acompanhamento, Relatórios de progresso, Controle de recursos Resultados Resultados Resultados Onde fica o Escritório de Projetos Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Objetivo Dar orientação e apoio que permita a organização desenvolver e implementar seus projetos de forma mais eficiente, eficaz e efetiva possível Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Evolução Década de 60: empresas de construção pesada e em projetos únicos e complexos principal função: dar apoio ao gerente de projeto no planejamento e acompanhamento, por meio de práticas computacionais Década de 80: Expansão do conceito de PMO Adaptação do PMO na hierarquia da empresa Expansão das funções do PMO: desenvolver metodologia de gerenciamento de projetos, criação e manutenção de regulamentos, garantia da qualidade em projetos Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Evolução Atualmente Multiplicação do conceito nas empresas Escritório de projetos corporativo, para obras, para informática, para engenharia, etc Diversos tipos de Escritórios de Projetos Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Principais funções Facilitar a seleção e a priorização de projetos e a manutenção do portfólio Desenvolver a manter um “painel de controle executivo” Disponibilizar e manter metodologia e ferramentas Documentação necessária para projetos (documentos padronizados e cronograma) Acompanhar e reportar o progresso Apoiar a implementação de projetos Manter base de melhores práticas Reduzir o ciclo de vida dos projetos Análise e métricas de resultados em projetos Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Treinamento Desenvolvimento de treinamento em gerência de projetos (básico ao avançado, certificações, software) Ajuda no desenho de cursos específicos, podendo o Eproj prover o treinamento Identificação de fornecedores que possam preparar e desenvolver cursos pertinentes Trabalho conjunto e apoio à área de treinamento da empresa na realização de cursos Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Manutenção dos Gerentes de Projetos Descrição de cargos em projetos Alocação da pessoa certa para o cargo certo no momento certo Apoio na contratação de profissionais de projetos necessários Avaliação das capacidades dos GPs Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Consultoria e Mentoração Suporte ao desenvolvimento de propostas Assistência na iniciação e planejamento dos projetos Resposta imediata às necessidades da organização no gerenciamento dos seus projetos Acompanhamento dos projetos Mentoração com alta gerência Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Clientes de PMO Alta administração: precisa das informações gerenciais dos projetos para decisões estratégicas; Gerentes funcionais: demanda projetos para as suas áreas ou que compartilham recursos entre atividades diárias da sua área e projetos; Gerentes de projetos: que gerenciam projetos, alocam equipes e exercem todas as funções de gerenciamento dos projetos, desde a concepção até o encerramento; Equipes dos projetos Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Tipos/modelos de Escritórios de Projetos Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Escritório de projeto “por projeto” ou autônomo Desenhado e concebido para um programa, projeto ou iniciativa única; Geralmente são projetos estratégicos da empresa; É montada uma estrutura específica para gestão e controle; Muitos casos deste tipo para projetos complexos; Separado das operações da empresa; Gerenciamento de um projeto específico; Responsabilidade total sobre o sucesso do projeto. Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Escritório de Projetos Departamental Atende uma área de negócio ou funcional; No Brasil, maioria dos escritórios de projetos são desse tipo; São predominantes dos setores de Tecnologia da Informação; Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Escritório de Projetos Corporativo Desenhado e implementado para atender a todos os setores da organização; Repositório de informações sobre portfólio de projetos para tomada de decisões; Permite empresa acompanhar e validar implementação de sua estratégia; Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Benefícios Uniformização de ferramentas, formulários, técnicas e termos de Gerenciamento de Projeto; Aumento da taxa de sucesso dos projetos quanto a tempo, custo, requisitos e qualidade,com impacto direto na capacidade de trabalho do organização; Maior alinhamento entre o Planejamento Estratégico e o gerenciamento de projetos; Disponibilização de informações sobre projetos para a tomada de decisões da alta administração; Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Não é percebido o impacto positivo na “entrega” dos projetos. O PMO é visto como uma ameaça. O PMO está em um nível muito baixo da estrutura organizacional. O PMO não tem o apoio e o reconhecimento dos gerentes funcionais. Porque Escritórios de Projeto falham... Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Fatores Críticos de Sucesso Patrocínio da alta administração. Conscientizar toda a organização. Criar cultura de projetos. Definir estrutura organizacional. Desenvolver e implementar metodologias. Desenvolver ou adquirir ferramentas. Criar equipes capacitadas e motivadas. Definir índices de medição claros. Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Estratégias de Implantação Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Os Primeiros Passos A Resistência a mudança é natural Superar progressivamente, em seqüência cada etapa e camada de resistência Identifique os segmentos mais receptivos e favoráveis Deixe que o sucesso do PMO com as áreas piloto exerça seu efeito positivo no ambiente É preciso conquistar a aceitação para que o PMO possa se construir um valor permanente e auto-sustentável para a Organização Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * A sustentação... A medida que o PMO começa a ser reconhecido e procurado como autoridade e parte do “processo corporativo” Continue buscando meios para melhorar a performance dos projetos Analise atentamente o ambiente de trabalho e identifique oportunidade e ameaças Analise qualitativa e quantitativamente o PMO a cada 6 meses Procure implementar processos e ferramentas de uso comum que promovam integração e melhor comunicação entre os seus clientes Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Escritório de Projetos no Banco do Brasil Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Abrangência do Eproj VITEC/Escritório de Projetos Escritório de Projetos Vice Presidência Tecnologia e Logística Diretoria de Logística Diretoria de Tecnologia Escritório de Projetos Foco de atuação do Eproj - > Diretoria de Tecnologia Áreas de negócio: Auxílio no processo de priorização de demandas e projetos; Auxílio na elaboração da Iniciação dos Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Escritório de Projetos Histórico – Estratégia de implantação Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * 2º Semestre 2003 1º Semestre 2003 Histórico da atuação do Escritório de Projetos, desde a sua criação, em 2003, até o mês de julho 2005 Utilização de ferramenta - Identificação e registro dos projetos Workshop e oficina com os líderes de projetos – Divulgação do processo e da ferramenta Início do processo de mentoring para líderes de projetos Implantação do processo de premiação de projetos Criação do Eproj – grupo informal Identificação dos projetos Solicitação e Acompanhamento de Projetos Escritório de Projetos Histórico – Atividades Realizadas Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * 2º Semestre 2004 1º Semestre 2004 Formação do time com funcionários de diversas áreas do BB e conhecimentos diversificados; Implantação das Carteiras de Projetos dos consultores; Implantação do IQP – Índice de Qualidade dos Projetos Mentoring nas unidades de negócio – Iniciação de projetos Workshop – Plano de Ação do Eproj Formalização do Eproj na Estrutura Organizacional Início do processo de seleção do Eproj Escritório de Projetos Histórico – Atividades Realizadas Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Treinamento avançado em GP Certificação PMP – 11 funcionários Reformulação do processo de premiação Plano de Certificação PMP na equipe Modelo de Relacionamento – Evolução para 3º Nível de Maturidade – Definido Ferramenta de Gestão de Projetos Escritório de Projetos Histórico – Atividades Realizadas Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Iniciação de Projetos Escritório de Projetos VITEC/Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Processo Fase de Planejamento Prazo médio de 30 dias Reunião inicial Com líder de projeto, de negócio e Eproj Reunião para aprovação formal do Plano do projeto e cronograma Fase de Execução Reunião para encerramento do projeto (Relatório de Encerramento Fase de Encerramento Pontos de controle (Relatório de Progresso) VITEC/Escritório de Projetos Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Estrutura do Eproj - Divisões VITEC/Escritório de Projetos Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Atuação junto às equipes de projeto da Ditec Mentoring e Consultoria Visão integrada da carteira Apoio à Negociação de Demandas Pontos de controle Auxílio na elaboração e formalização do plano do projeto Estrutura do Eproj – Segmento Consultoria VITEC/Escritório de Projetos Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * 2004/2 2005 (Até Ago) Var % Mentoring (média de participantes por mês) Projetos Concluídos (média por mês) Duração dos projetos (Média em dias por projeto) Alterações prazos (média por projeto) Duração do Plano (Média em dias por projeto) 15 61 306 18 26 44 293 158 - 46 3,1 1,7 - 45 48 29 - 39 Análise quantitativa da gestão de projetos Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Maior participação do líder de negócio Maior estabilidade do escopo Todos os projetos com documentação Melhor qualidade nos artefatos Avaliação positiva do Cliente - produtos do Projeto Análise qualitativa da gestão de projetos Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Resultado pesquisa Benchmarking em Gerência de Projetos 2005 Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Benefícios obtidos com a gerencia de projetos Fonte: Fórum Nacional de Benchmarking em Gerência de Projetos 2005 Escritório de Projetos Benchmarking em Gerência de Projetos 2005 Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Funções mais comuns nos PMO’s Fonte: Fórum Nacional de Benchmarking em Gerência de Projetos 2005 Escritório de Projetos Benchmarking em Gerência de Projetos 2005 “Suporte a alta administração” ganha destaque em 2005 Em 2004 = 64% / Em 2005 = 89% Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB Gráf2 0.09 0.25 0.27 0.3 0.43 0.5 0.68 0.8 0.8 0.86 0.89 0.89 1 1 1 resistência Extremamente resistente 1% Resistente 19% Pouco resistente 23% Nenhuma resistência 57% resistência tempo existencia Mais de 4 anos 9% Entre 2 e 3 anos 21% Entrer 1 e 2 anos 23% Entre 6 meses e 1 ano 23% Menos de 6 meses 21% Iniciativas implementação Estamos exatamente durante o processo de implementação do PMO 73% Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 6 meses 5% Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 12 meses 5% Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 24 meses 8% Não pretendemos ter um PMO em nossa empresa 9% Quantidade PMO Mais de 3 73% 3 5% 2 5% 1 8% Nenhum 9% Funcionários Mais de 10 funcionários De 4 a 10 funcionários 3 funcionários 2 funcionários 1 funcionário Funções Outros 9% Pool de recursos para projtos 25% Designar gerentes de projetos 27% Seleção e priorização de projetos 30% Gestão do conhecimento 43% Auditoria de projetos 50% Gestão de portfólio de projetos 68% Definir métricas 80% Suporte a software de gerência de projetos 80% Treinamento em gerência de projetos 86% Coaching no gerenciamento de projetos 89% Suporte a alta administração 89% Apoio no Planejamento dos projetos 100% Controle dos projetos 100% Definição de Padrões, metodologias e ferramentas 100% Funções * Nível de resistência ao tema Gerenciamento de Projetos Fonte: Fórum Nacional de Benchmarking em Gerência de Projetos 2005 Escritório de Projetos Benchmarking em Gerência de Projetos 2005 A resistência ao tema diminuiu mais ainda em relação a 2004. “Nenhuma + Pouco” em 2004 = 78% / “Nenhuma + Pouco” em 2005 = 90% Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB Gráf1 0.01 0.19 0.57 0.23 resistência Extremamente resistente 1% Resistente 19% Pouco resistente 57% Nenhuma resistência 23% resistência tempo existencia Mais de 4 anos 9% Entre 2 e 3 anos 21% Entrer 1 e 2 anos 23% Entre 6 meses e 1 ano 23% Menos de 6 meses 21% Iniciativas implementação Estamos exatamente durante o processo de implementação do PMO 73% Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 6 meses 5% Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 12 meses 5% Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 24 meses 8% Não pretendemos ter um PMO em nossa empresa 9% Quantidade PMO Mais de 3 73% 3 5% 2 5% 1 8% Nenhum 9% Funcionários Mais de 10 funcionários De 4 a 10 funcionários 3 funcionários 2 funcionários 1 funcionário Funções Outros 9% Pool de recursos para projtos 25% Designar gerentes de projetos 27% Seleção e priorização de projetos 30% Gestão do conhecimento 43% Auditoria de projetos 50% Gestão de portfólio de projetos 68% Definir métricas 80% Suporte a software de gerência de projetos 80% Treinamento em gerência de projetos 86% Coaching no gerenciamento de projetos 89% Suporte a alta administração 89% Apoio no Planejamento dos projetos 100% Controle dos projetos 100% Definição de Padrões, metodologias e ferramentas 100% Funções * Tempo de existência do PMO Fonte: Fórum Nacional de Benchmarking em Gerência de Projetos 2005 Escritório de Projetos Benchmarking em Gerência de Projetos 2005 56 % dos PMO’s são iniciativas recentes, com menos de 2 anos de maturação Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB Gráf3 0.23 0.21 0.26 0.21 0.09 resistência Extremamente resistente 1% Resistente 19% Pouco resistente 57% Nenhuma resistência 23% resistência 0.01 0.19 0.57 0.23 tempo existencia Mais de 4 anos 23% Entre 2 e 3 anos 21% Entre 1 e 2 anos 26% Entre 6 meses e 1 ano 21% Menos de 6 meses 9% tempo existencia Iniciativas implementação Estamos exatamente durante o processo de implementação do PMO 73% Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 6 meses 5% Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 12 meses 5% Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 24 meses 8% Não pretendemos ter um PMO em nossa empresa 9% Funcionários Mais de 10 funcionários 12% De 4 a 10 funcionários 40% 3 funcionários 16% 2 funcionários 12% 1 funcionário 20% Funções Outros 9% Pool de recursos para projtos 25% Designar gerentes de projetos 27% Seleção e priorização de projetos 30% Gestão do conhecimento 43% Auditoria de projetos 50% Gestão de portfólio de projetos 68% Definir métricas 80% Suporte a software de gerência de projetos 80% Treinamento em gerência de projetos 86% Coaching no gerenciamento de projetos 89% Suporte a alta administração 89% Apoio no Planejamento dos projetos 100% Controle dos projetos 100% Definição de Padrões, metodologias e ferramentas 100% Funções * Iniciativas de implementação de um PMO Fonte: Fórum Nacional de Benchmarking em Gerência de Projetos 2005 Escritório de Projetos Benchmarking em Gerência de Projetos 2005 A implementação de PMO’s continua sendo uma tendência. “Em implementação” em 2004 = 37% / “Em implementação” em 2005 = 73% “Não pretendemos ter” em 2004 = 30% / “Não pretendemos ter” em 2005 = 9% Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB Gráf5 0.73 0.05 0.05 0.08 0.09 resistência Extremamente resistente 1% Resistente 19% Pouco resistente 57% Nenhuma resistência 23% resistência 0.01 0.19 0.57 0.23 tempo existencia Mais de 4 anos 23% Entre 2 e 3 anos 21% Entre 1 e 2 anos 26% Entre 6 meses e 1 ano 21% Menos de 6 meses 9% tempo existencia Iniciativas implementação Estamos exatamente durante o processo de implementação do PMO 73% Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 6 meses 5% Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 12 meses 5% Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 24 meses 8% Não pretendemos ter um PMO em nossa empresa 9% Iniciativas implementação Funcionários Mais de 10 funcionários 12% De 4 a 10 funcionários 40% 3 funcionários 16% 2 funcionários 12% 1 funcionário 20% Funções Outros 9% Pool de recursos para projtos 25% Designar gerentes de projetos 27% Seleção e priorização de projetos 30% Gestão do conhecimento 43% Auditoria de projetos 50% Gestão de portfólio de projetos 68% Definir métricas 80% Suporte a software de gerência de projetos 80% Treinamento em gerência de projetos 86% Coaching no gerenciamento de projetos 89% Suporte a alta administração 89% Apoio no Planejamento dos projetos 100% Controle dos projetos 100% Definição de Padrões, metodologias e ferramentas 100% Funções * Funcionários nos PMO’s Fonte: Fórum Nacional de Benchmarking em Gerência de Projetos 2005 Escritório de Projetos Benchmarking em Gerência de Projetos 2005 Quase 50% dos PMO’s têm até 3 profissionais dedicados Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB Gráf7 0.12 0.4 0.16 0.12 0.2 resistência Extremamente resistente 1% Resistente 19% Pouco resistente 57% Nenhuma resistência 23% resistência 0.01 0.19 0.57 0.23 tempo existencia Mais de 4 anos 23% Entre 2 e 3 anos 21% Entre 1 e 2 anos 26% Entre 6 meses e 1 ano 21% Menos de 6 meses 9% tempo existencia Iniciativas implementação Estamos exatamente durante o processo de implementação do PMO 73% Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 6 meses 5% Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 12 meses 5% Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 24 meses 8% Não pretendemos ter um PMO em nossa empresa 9% Iniciativas implementação Funcionários Mais de 10 funcionários 12% De 4 a 10 funcionários 40% 3 funcionários 16% 2 funcionários 12% 1 funcionário 20% Funcionários Funções Outros 9% Pool de recursos para projtos 25% Designar gerentes de projetos 27% Seleção e priorização de projetos 30% Gestão do conhecimento 43% Auditoria de projetos 50% Gestão de portfólio de projetos 68% Definir métricas 80% Suporte a software de gerência de projetos 80% Treinamento em gerência de projetos 86% Coaching no gerenciamento de projetos 89% Suporte a alta administração 89% Apoio no Planejamento dos projetos 100% Controle dos projetos 100% Definição de Padrões, metodologias e ferramentas 100% Funções * O sucesso de uma organização depende de novos projetos; A inovação, renovação e melhoria da competitividade da empresa dependem do sucesso de projetos; Então.... Vários projetos!!! O papel dos projetos na transformação da empresa Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB * Obrigada pela atenção! Escritório de Projetos Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB Deve-se considerar dois níveis de consultores: Standard consultants: expestise em cronogramas, recursos, planejamento Senior consultants: experiência em grandes projetos Deve-se considerar dois níveis de consultores: Standard consultants: expestise em cronogramas, recursos, planejamento Senior consultants: experiência em grandes projetos
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