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Escritório de projetos

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Escritório de Projetos
Tânia Schmidt, PMP
taniasc@bb.com.br
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
Agenda
Estratégia corporativa x projetos
Objetivo de um Escritório de Projetos
Principais funções
Clientes do Escritório de Projetos
Tipos/modelos e estruturas organizacionais
Como implementar um PMO
Apresentação Escritório de Projetos - Banco do Brasil
Benchmarking em Gerência de Projetos 2005
Escritório de Projetos
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
Concorrência Global +
Rápida Evolução Tecnológica = 
Estado de Mudança
Qual a novidade?
Escritório de Projetos
Por que Gerenciamento de Projetos?
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
Visão estratégica de projetos
Para desenvolver um novo produto...
... é preciso um projeto!
investimento
receita
$
$	$
Escritório de Projetos
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
Define estratégicas
empresariais
Implementação de estratégias empresarias
Planejamento
estratégico
Objetivos 
estratégicos
Programas
Projetos
Gestão Estratégica
Transforma estratégias 
em resultados
Gerenciamento de Projetos
Escritório de Projetos
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
O alinhamento entre estratégia e projetos é chave para o sucesso;
Do foco nas estratégias: na priorização;
A organização mantém a gestão do seu portfólio de projetos;
O sucesso depende da coordenação, comunicação e da capacitação em projetos;
Na avaliação e realinhamento constante;
Alguma forma de escritório de projetos é necessária.
Escritório de Projetos
Como transformar estratégias em resultados
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
Alta administração
Patrocinadora dos Projetos
Estratégias 
Organizacionais
Consolidação dos relatórios 
e controles
EProj
Metodologia,
Serviços,
Treinamento,
Documentação,
Alinhamento
Projeto
A
Projeto
B
Projeto
C
Necessidades do
Negócio
Produtos do
Negócio
Acompanhamento,
Relatórios de progresso,
Controle de recursos
Resultados
Resultados
Resultados
Onde fica o Escritório de Projetos
Escritório de Projetos
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
Objetivo
	Dar orientação e apoio que permita a organização desenvolver e implementar seus projetos de forma mais eficiente, eficaz e efetiva possível
Escritório de Projetos
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
Evolução
Década de 60: 
empresas de construção pesada e em projetos únicos e complexos
principal função: dar apoio ao gerente de projeto no planejamento e acompanhamento, por meio de práticas computacionais
Década de 80: 
Expansão do conceito de PMO 
Adaptação do PMO na hierarquia da empresa
Expansão das funções do PMO: desenvolver metodologia de gerenciamento de projetos, criação e manutenção de regulamentos, garantia da qualidade em projetos
Escritório de Projetos
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
Evolução
Atualmente
Multiplicação do conceito nas empresas
Escritório de projetos corporativo, para obras, para informática, para engenharia, etc
Diversos tipos de Escritórios de Projetos
Escritório de Projetos
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
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Principais funções 
Facilitar a seleção e a priorização de projetos e a manutenção do portfólio
Desenvolver a manter um “painel de controle executivo”
Disponibilizar e manter metodologia e ferramentas
Documentação necessária para projetos (documentos padronizados e cronograma)
Acompanhar e reportar o progresso
Apoiar a implementação de projetos
Manter base de melhores práticas
Reduzir o ciclo de vida dos projetos
Análise e métricas de resultados em projetos
Escritório de Projetos
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
Treinamento
Desenvolvimento de treinamento em gerência de projetos (básico ao avançado, certificações, software)
Ajuda no desenho de cursos específicos, podendo o Eproj prover o treinamento
Identificação de fornecedores que possam preparar e desenvolver cursos pertinentes
Trabalho conjunto e apoio à área de treinamento da empresa na realização de cursos
Escritório de Projetos
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
Manutenção dos Gerentes de Projetos
Descrição de cargos em projetos
Alocação da pessoa certa para o cargo certo no momento certo
Apoio na contratação de profissionais de projetos necessários
Avaliação das capacidades dos GPs
Escritório de Projetos
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*
Consultoria e Mentoração
Suporte ao desenvolvimento de propostas
Assistência na iniciação e planejamento dos projetos
Resposta imediata às necessidades da organização no gerenciamento dos seus projetos
Acompanhamento dos projetos
Mentoração com alta gerência
Escritório de Projetos
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
Clientes de PMO
Alta administração: precisa das informações gerenciais dos projetos para decisões estratégicas;
Gerentes funcionais: demanda projetos para as suas áreas ou que compartilham recursos entre atividades diárias da sua área e projetos;
Gerentes de projetos: que gerenciam projetos, alocam equipes e exercem todas as funções de gerenciamento dos projetos, desde a concepção até o encerramento;
Equipes dos projetos
Escritório de Projetos
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*
 Tipos/modelos de Escritórios de Projetos
Escritório de Projetos
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
 Escritório de projeto “por projeto” ou autônomo
Desenhado e concebido para um programa, projeto ou iniciativa única;
Geralmente são projetos estratégicos da empresa;
É montada uma estrutura específica para gestão e controle;
Muitos casos deste tipo para projetos complexos;
Separado das operações da empresa;
Gerenciamento de um projeto específico;
Responsabilidade total sobre o sucesso do projeto.
Escritório de Projetos
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*
 Escritório de Projetos Departamental
Atende uma área de negócio ou funcional;
No Brasil, maioria dos escritórios de projetos são desse tipo;
São predominantes dos setores de Tecnologia da Informação;
Escritório de Projetos
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
 Escritório de Projetos Corporativo
Desenhado e implementado para atender a todos os setores da organização;
Repositório de informações sobre portfólio de projetos para tomada de decisões;
Permite empresa acompanhar e validar implementação de sua estratégia;
Escritório de Projetos
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
 Benefícios
Uniformização de ferramentas, formulários, técnicas e termos de Gerenciamento de Projeto;
Aumento da taxa de sucesso dos projetos quanto a tempo, custo, requisitos e qualidade,com impacto direto na capacidade de trabalho do organização;
Maior alinhamento entre o Planejamento Estratégico e o gerenciamento de projetos;
Disponibilização de informações sobre projetos para a tomada 
	de decisões da alta administração;
Escritório de Projetos
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
Não é percebido o impacto positivo na “entrega” dos projetos.
O PMO é visto como uma ameaça.
O PMO está em um nível muito baixo da estrutura organizacional.
O PMO não tem o apoio e o reconhecimento dos gerentes funcionais.
Porque Escritórios de Projeto falham...
Escritório de Projetos
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
Fatores Críticos de Sucesso
Patrocínio da alta administração.
Conscientizar toda a organização.
Criar cultura de projetos.
Definir estrutura organizacional.
Desenvolver e implementar metodologias.
Desenvolver ou adquirir ferramentas.
Criar equipes capacitadas e motivadas.
Definir índices de medição claros.
Escritório de Projetos
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*
Estratégias de Implantação 
Escritório de Projetos
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
Os Primeiros Passos
 	A Resistência a mudança é natural
 	Superar progressivamente, em seqüência cada etapa e camada de resistência
 	Identifique os segmentos mais receptivos e favoráveis
 	Deixe que o
sucesso do PMO com as áreas piloto exerça seu efeito positivo no ambiente
	É preciso conquistar a aceitação para que o PMO possa se construir um valor permanente e auto-sustentável para a Organização
Escritório de Projetos
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
A sustentação...
 	A medida que o PMO começa a ser reconhecido e procurado como autoridade e parte do “processo corporativo”
Continue buscando meios para melhorar a performance dos projetos
Analise atentamente o ambiente de trabalho e identifique oportunidade e ameaças
Analise qualitativa e quantitativamente o PMO a cada 6 meses
Procure implementar processos e ferramentas de uso comum que promovam integração e melhor comunicação entre os seus clientes
Escritório de Projetos
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
Escritório de Projetos no Banco do Brasil
Escritório de Projetos
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
Abrangência do Eproj
VITEC/Escritório de Projetos
Escritório de Projetos
Vice Presidência 
Tecnologia e Logística
Diretoria de Logística
Diretoria de Tecnologia
Escritório de Projetos
Foco de atuação do Eproj - > Diretoria de Tecnologia
Áreas de negócio:
Auxílio no processo de priorização de demandas e projetos;
Auxílio na elaboração da Iniciação dos Projetos
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
Escritório de Projetos
Histórico – Estratégia de implantação
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
2º Semestre 2003
1º Semestre 2003
Histórico da atuação do Escritório de Projetos, desde a sua criação, em 2003, até o mês de julho 2005
Utilização de ferramenta - Identificação e registro dos projetos
Workshop e oficina com os líderes de projetos – Divulgação do processo e da ferramenta
Início do processo de mentoring para líderes de projetos
Implantação do processo de premiação de projetos
 Criação do Eproj – grupo informal
Identificação dos projetos
Solicitação e Acompanhamento de Projetos
Escritório de Projetos
Histórico – Atividades Realizadas
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
2º Semestre 2004
1º Semestre 2004
 Formação do time com funcionários de diversas áreas do BB e conhecimentos diversificados;
 Implantação das Carteiras de Projetos dos consultores;
Implantação do IQP – Índice de Qualidade dos Projetos
Mentoring nas unidades de negócio – Iniciação de projetos
 Workshop – Plano de Ação do Eproj
 Formalização do Eproj na Estrutura Organizacional
 Início do processo de seleção do Eproj
Escritório de Projetos
Histórico – Atividades Realizadas
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
 Treinamento avançado em GP
 Certificação PMP – 11 funcionários
 Reformulação do processo de premiação
 Plano de Certificação PMP na equipe
 Modelo de Relacionamento – Evolução para 3º Nível de Maturidade – Definido
 Ferramenta de Gestão de Projetos
Escritório de Projetos
Histórico – Atividades Realizadas
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
Iniciação de Projetos
Escritório de Projetos
VITEC/Escritório de Projetos
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
Processo
Fase de 
Planejamento
Prazo médio
 de 30 dias
Reunião inicial
Com líder de projeto, de negócio e Eproj
Reunião para aprovação formal do Plano 
do projeto e cronograma
Fase de Execução
Reunião para encerramento do projeto
(Relatório de Encerramento
Fase de 
Encerramento
Pontos de controle
(Relatório de Progresso)
VITEC/Escritório de Projetos
Escritório de Projetos
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
Estrutura do Eproj - Divisões
VITEC/Escritório de Projetos
Escritório de Projetos
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
Atuação junto às equipes de projeto da Ditec
Mentoring e Consultoria
Visão integrada da carteira
Apoio à Negociação de Demandas
Pontos de controle
Auxílio na elaboração e formalização do plano do projeto
Estrutura do Eproj – Segmento Consultoria
VITEC/Escritório de Projetos
Escritório de Projetos
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
 2004/2	 2005 (Até Ago) Var % 
Mentoring (média de participantes por mês) 
Projetos Concluídos (média por mês)
Duração dos projetos (Média em dias por projeto)
Alterações prazos (média por projeto)
Duração do Plano (Média em dias por projeto)
 15		 61 306
 18 26 44
 293 158 - 46
 3,1 1,7 - 45
 48 	 29 - 39
Análise quantitativa da gestão de projetos
Escritório de Projetos
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
Maior participação do líder de negócio 
Maior estabilidade do escopo
Todos os projetos com documentação
Melhor qualidade nos artefatos
Avaliação positiva do Cliente - produtos do Projeto
Análise qualitativa da gestão de projetos
Escritório de Projetos
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*
Resultado pesquisa Benchmarking em 
Gerência de Projetos 2005
Escritório de Projetos
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
Benefícios obtidos com a gerencia de projetos
Fonte: Fórum Nacional de Benchmarking em Gerência de Projetos 2005
Escritório de Projetos
Benchmarking em Gerência de Projetos 2005
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
Funções mais comuns nos PMO’s
Fonte: Fórum Nacional de Benchmarking em Gerência de Projetos 2005
Escritório de Projetos
Benchmarking em Gerência de Projetos 2005
“Suporte a alta administração” ganha destaque em 2005
Em 2004 = 64% / Em 2005 = 89%
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
Gráf2
		0.09
		0.25
		0.27
		0.3
		0.43
		0.5
		0.68
		0.8
		0.8
		0.86
		0.89
		0.89
		1
		1
		1
resistência
		Extremamente resistente		1%
		Resistente		19%
		Pouco resistente		23%
		Nenhuma resistência		57%
resistência
		
tempo existencia
		Mais de 4 anos		9%
		Entre 2 e 3 anos		21%
		Entrer 1 e 2 anos		23%
		Entre 6 meses e 1 ano		23%
		Menos de 6 meses		21%
Iniciativas implementação
		Estamos exatamente durante o processo de implementação do PMO		73%
		Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 6 meses		5%
		Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 12 meses		5%
		Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 24 meses		8%
		Não pretendemos ter um PMO em nossa empresa		9%
Quantidade PMO
		Mais de 3		73%
		3		5%
		2		5%
		1		8%
		Nenhum		9%
Funcionários
		Mais de 10 funcionários
		De 4 a 10 funcionários
		3 funcionários
		2 funcionários
		1 funcionário
Funções
						Outros		9%
						Pool de recursos para projtos		25%
						Designar gerentes de projetos		27%
						Seleção e priorização de projetos		30%
						Gestão do conhecimento		43%
						Auditoria de projetos		50%
						Gestão de portfólio de projetos		68%
						Definir métricas		80%
						Suporte a software de gerência de projetos		80%
						Treinamento em gerência de projetos		86%
						Coaching no gerenciamento de projetos		89%
						Suporte a alta administração		89%
						Apoio no Planejamento dos projetos		100%
						Controle dos projetos		100%
						Definição de Padrões, metodologias e ferramentas		100%
Funções
		
*
Nível de resistência ao tema Gerenciamento de Projetos
Fonte: Fórum Nacional de Benchmarking em Gerência de Projetos 2005
Escritório de Projetos
Benchmarking em Gerência de Projetos 2005
A resistência ao tema diminuiu mais ainda em relação a 2004.
“Nenhuma + Pouco” em 2004 = 78% / “Nenhuma + Pouco” em 2005 = 90% 
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
Gráf1
		0.01
		0.19
		0.57
		0.23
resistência
		Extremamente resistente		1%
		Resistente		19%
		Pouco resistente		57%
		Nenhuma resistência		23%
resistência
		
tempo existencia
		Mais de 4 anos		9%
		Entre 2 e 3 anos		21%
		Entrer 1 e 2 anos		23%
		Entre
6 meses e 1 ano		23%
		Menos de 6 meses		21%
Iniciativas implementação
		Estamos exatamente durante o processo de implementação do PMO		73%
		Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 6 meses		5%
		Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 12 meses		5%
		Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 24 meses		8%
		Não pretendemos ter um PMO em nossa empresa		9%
Quantidade PMO
		Mais de 3		73%
		3		5%
		2		5%
		1		8%
		Nenhum		9%
Funcionários
		Mais de 10 funcionários
		De 4 a 10 funcionários
		3 funcionários
		2 funcionários
		1 funcionário
Funções
						Outros		9%
						Pool de recursos para projtos		25%
						Designar gerentes de projetos		27%
						Seleção e priorização de projetos		30%
						Gestão do conhecimento		43%
						Auditoria de projetos		50%
						Gestão de portfólio de projetos		68%
						Definir métricas		80%
						Suporte a software de gerência de projetos		80%
						Treinamento em gerência de projetos		86%
						Coaching no gerenciamento de projetos		89%
						Suporte a alta administração		89%
						Apoio no Planejamento dos projetos		100%
						Controle dos projetos		100%
						Definição de Padrões, metodologias e ferramentas		100%
Funções
		
*
Tempo de existência do PMO
Fonte: Fórum Nacional de Benchmarking em Gerência de Projetos 2005
Escritório de Projetos
Benchmarking em Gerência de Projetos 2005
56 % dos PMO’s são iniciativas recentes, com menos de 2 anos de maturação
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
Gráf3
		0.23
		0.21
		0.26
		0.21
		0.09
resistência
		Extremamente resistente		1%
		Resistente		19%
		Pouco resistente		57%
		Nenhuma resistência		23%
resistência
		0.01
		0.19
		0.57
		0.23
tempo existencia
		Mais de 4 anos		23%
		Entre 2 e 3 anos		21%
		Entre 1 e 2 anos		26%
		Entre 6 meses e 1 ano		21%
		Menos de 6 meses		9%
tempo existencia
		
Iniciativas implementação
		Estamos exatamente durante o processo de implementação do PMO		73%
		Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 6 meses		5%
		Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 12 meses		5%
		Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 24 meses		8%
		Não pretendemos ter um PMO em nossa empresa		9%
Funcionários
		Mais de 10 funcionários		12%
		De 4 a 10 funcionários		40%
		3 funcionários		16%
		2 funcionários		12%
		1 funcionário		20%
Funções
						Outros		9%
						Pool de recursos para projtos		25%
						Designar gerentes de projetos		27%
						Seleção e priorização de projetos		30%
						Gestão do conhecimento		43%
						Auditoria de projetos		50%
						Gestão de portfólio de projetos		68%
						Definir métricas		80%
						Suporte a software de gerência de projetos		80%
						Treinamento em gerência de projetos		86%
						Coaching no gerenciamento de projetos		89%
						Suporte a alta administração		89%
						Apoio no Planejamento dos projetos		100%
						Controle dos projetos		100%
						Definição de Padrões, metodologias e ferramentas		100%
Funções
		
*
Iniciativas de implementação de um PMO
Fonte: Fórum Nacional de Benchmarking em Gerência de Projetos 2005
Escritório de Projetos
Benchmarking em Gerência de Projetos 2005
A implementação de PMO’s continua sendo uma tendência.
“Em implementação” em 2004 = 37% / “Em implementação” em 2005 = 73% 
“Não pretendemos ter” em 2004 = 30% / “Não pretendemos ter” em 2005 = 9% 
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
Gráf5
		0.73
		0.05
		0.05
		0.08
		0.09
resistência
		Extremamente resistente		1%
		Resistente		19%
		Pouco resistente		57%
		Nenhuma resistência		23%
resistência
		0.01
		0.19
		0.57
		0.23
tempo existencia
		Mais de 4 anos		23%
		Entre 2 e 3 anos		21%
		Entre 1 e 2 anos		26%
		Entre 6 meses e 1 ano		21%
		Menos de 6 meses		9%
tempo existencia
		
Iniciativas implementação
		Estamos exatamente durante o processo de implementação do PMO		73%
		Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 6 meses		5%
		Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 12 meses		5%
		Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 24 meses		8%
		Não pretendemos ter um PMO em nossa empresa		9%
Iniciativas implementação
		
Funcionários
		Mais de 10 funcionários		12%
		De 4 a 10 funcionários		40%
		3 funcionários		16%
		2 funcionários		12%
		1 funcionário		20%
Funções
						Outros		9%
						Pool de recursos para projtos		25%
						Designar gerentes de projetos		27%
						Seleção e priorização de projetos		30%
						Gestão do conhecimento		43%
						Auditoria de projetos		50%
						Gestão de portfólio de projetos		68%
						Definir métricas		80%
						Suporte a software de gerência de projetos		80%
						Treinamento em gerência de projetos		86%
						Coaching no gerenciamento de projetos		89%
						Suporte a alta administração		89%
						Apoio no Planejamento dos projetos		100%
						Controle dos projetos		100%
						Definição de Padrões, metodologias e ferramentas		100%
Funções
		
*
Funcionários nos PMO’s
Fonte: Fórum Nacional de Benchmarking em Gerência de Projetos 2005
Escritório de Projetos
Benchmarking em Gerência de Projetos 2005
Quase 50% dos PMO’s têm até 3 profissionais dedicados
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Gráf7
		0.12
		0.4
		0.16
		0.12
		0.2
resistência
		Extremamente resistente		1%
		Resistente		19%
		Pouco resistente		57%
		Nenhuma resistência		23%
resistência
		0.01
		0.19
		0.57
		0.23
tempo existencia
		Mais de 4 anos		23%
		Entre 2 e 3 anos		21%
		Entre 1 e 2 anos		26%
		Entre 6 meses e 1 ano		21%
		Menos de 6 meses		9%
tempo existencia
		
Iniciativas implementação
		Estamos exatamente durante o processo de implementação do PMO		73%
		Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 6 meses		5%
		Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 12 meses		5%
		Iniciaremos o processo de implementação nos próximos 24 meses		8%
		Não pretendemos ter um PMO em nossa empresa		9%
Iniciativas implementação
		
Funcionários
		Mais de 10 funcionários		12%
		De 4 a 10 funcionários		40%
		3 funcionários		16%
		2 funcionários		12%
		1 funcionário		20%
Funcionários
		
Funções
						Outros		9%
						Pool de recursos para projtos		25%
						Designar gerentes de projetos		27%
						Seleção e priorização de projetos		30%
						Gestão do conhecimento		43%
						Auditoria de projetos		50%
						Gestão de portfólio de projetos		68%
						Definir métricas		80%
						Suporte a software de gerência de projetos		80%
						Treinamento em gerência de projetos		86%
						Coaching no gerenciamento de projetos		89%
						Suporte a alta administração		89%
						Apoio no Planejamento dos projetos		100%
						Controle dos projetos		100%
						Definição de Padrões, metodologias e ferramentas		100%
Funções
		
*
O sucesso de uma organização depende de novos projetos;
A inovação, renovação e melhoria da competitividade da empresa dependem do sucesso de projetos;
Então.... Vários projetos!!!
O papel dos projetos na transformação da empresa
Escritório de Projetos
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
*
Obrigada pela atenção!
Escritório de Projetos
Prof.Dr Julio Menezes - FGV-BSB
Deve-se considerar dois níveis de consultores:
Standard consultants: expestise em
cronogramas, recursos, planejamento
Senior consultants: experiência em grandes projetos
Deve-se considerar dois níveis de consultores:
Standard consultants: expestise em cronogramas, recursos, planejamento
Senior consultants: experiência em grandes projetos

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