MANUAIS ADMINISTRATIVOS 2016

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MANUAIS ADMINISTRATIVOS 
Profa.: Ana Maria Rodrigues 
MANUAIS ADMINISTRATIVOS 
 Manuais são documentos elaborados dentro de uma 
empresa com a finalidade de uniformizar os 
procedimentos que devem ser observados nas diversas 
áreas de atividade; 
 
 Ótimo instrumento de racionalização de métodos, de 
aperfeiçoamento de sistema de comunicações, 
favorecendo a integração dos diversos subsistemas 
organizacionais. 
 
MANUAL - CONCEITO 
 
 É todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, 
funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e 
orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos 
executivos e funcionários da empresa, bem como a forma 
como esses assuntos devem ser executados, quer seja 
individualmente, quer seja em conjunto (OLIVEIRA, 
2011). 
VANTAGENS DO USO DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS 
 Importante e constante fonte de informações sobre os 
trabalhos na empresa; 
 Facilitam o processo de efetivar normas, procedimentos e 
funções administrativas; 
 Possibilitam treinamento aos novos e antigos funcionários 
da empresa; 
 São um instrumento efetivo de consulta, orientação e 
treinamento na empresa; 
 Representam uma restrição para a improvisação 
inadequada que aparece na empresa nas mais variadas 
formas; 
 
VANTAGENS DO USO DE MANUAIS 
ADMINISTRATIVOS 
 Ajudam a fixar critérios e padrões, além de uniformizarem 
a terminologia técnica básica do processo administrativo; 
 
 Representam um legado histórico da evolução 
administrativa da empresa; 
 
 Aumentam a predisposição do pessoal para assumir 
responsabilidades, visto que aquilo que deverá ser feito 
está claramente estabelecido por escrito. 
 
DESVANTAGENS DO USO DE MANUAIS 
ADMINISTRATIVOS 
 Constituem um ponto de partida, mas não a solução para 
todos os problemas administrativos que podem ocorrer na 
empresa; 
 Sua preparação, quando mal feita ou pouco cuidadosa, 
traz, paralelamente, sérios inconvenientes ao 
desenvolvimento normal das operações dos vários órgãos 
da empresa; 
 Custos de preparação e de atualização podem ser 
elevados, dentro de uma relação custos versus benefícios 
identificada pela empresas; 
 
DESVANTAGENS DO USO DE MANUAIS 
ADMINISTRATIVOS 
 Incluem, somente, os aspectos formais da empresa, 
deixando de lado os aspectos informais que estão 
presentes em qualquer processo; 
 Diminuem a incidência de julgamento pessoal, limitando a 
iniciativa e a criatividade individuais; 
 Seu uso pode ficar prejudicado e difícil devido a uma 
redação pouco clara, prolixa, deficiente e inadequada; 
 Quando muito sintéticos, tornam-se pouco úteis e, por 
outro lado, quando muito detalhados, correm o risco de 
tornarem obsoletos diante de pequenas mudanças. 
 
REQUISITOS BÁSICOS DE UTILIZAÇÃO DE 
MANUAIS ADMINISTRATIVOS 
Com base na analise das vantagens e desvantagens da 
utilização dos manuais, pode-se deduzir que alguns dos 
requisitos aos quais eles devem atender são: 
 necessidade real e efetiva da empresa; 
 diagramação estruturada e adequada para suas finalidades; 
 redação simples, curta, eficiente, clara e inteligível, com 
bom índice ou sumário; 
 
COMPOSIÇÃO DOS MANUAIS 
 As grandes empresas possuem, via de regra, diversos tipos 
de manuais, cada um com seus objetivos e conteúdos 
específicos e distribuídos de acordo com o interesse da 
empresa. 
 Segundo o Manual de Organização do Management 
Center do Brasil, o manual deve ter a seguinte composição 
gráfica: 
• um formato cômodo que facilite o seu manuseio e a sua 
guarda; 
• os volumes devem ser separados por um colecionador com 
as folhas soltas o que facilita a sua consulta e a 
substituição das folhas modificadas; 
 
COMPOSIÇÃO DOS MANUAIS 
 
• Inclusão de índice geral e guias de cartolina com os títulos 
dos assuntos, para facilitar a sua localização; 
 
• Deve ser estudado criteriosamente o público a quem se 
destina, evitando-se o desperdício na sua reprodução e 
distribuição. 
 
COMPOSIÇÃO DOS MANUAIS 
 
 Nas empresas denominadas de “pequeno porte”, sua 
aplicação não é tão necessária, uma vez que as 
informações se processam mais diretamente em função de 
seu dimensionamento estrutural organizativo e sem trazer 
problemas aos seus dirigentes. 
 
 Nessas empresas, as atividades afetas a cada funcionário 
não se restringem a determinada função. Assim, pode 
tornar-se difícil e até mesmo desaconselhável para o 
andamento do trabalho fixá-las através de um manual. 
 
TIPOS DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS 
 Manual de Organização 
• Tem por finalidade, enfatizar e caracterizar os aspectos 
formais das relações entre os diferentes departamentos – 
ou unidades organizacionais – da empresa, bem como 
estabelecer e definir os deveres e as responsabilidades 
correlacionados a cada uma das unidades organizacionais 
da empresa. 
• Pode-se afirmar que toda empresa, independentemente de 
seu tamanho, deve ter um manual de organização; salvo 
algumas microempresas que podem ter uma situação em 
que a falta desse manual não venha afetar sua eficiência, 
eficácia e efetividade. 
Principais aspectos que devem fazer parte 
integrante do manual de organização são: 
• estabelecimento dos objetivos gerais e dos objetivos 
setoriais da empresa; 
 
• organograma geral e organogramas parciais, por grande 
área ou divisão da empresa; 
 
• relação das funções principais a serem executadas pelas 
unidades organizacionais; 
 
• relações de linha e assessoria; 
 
 
Principais aspectos que devem fazer parte 
integrante do manual de organização são: 
 
• níveis hierárquicos e amplitude de controle; 
 
• grau de autoridade que cada um recebe e pode delegar; 
 
• aspectos de centralização e descentralização; e 
 
• interação com o sistema de comunicações, informações e 
decisões. 
 
 
Manual de Normas e Procedimentos 
 Têm como objetivo descrever as atividades que envolvem 
as diversas unidades organizacionais da empresa, bem 
como detalhar como elas devem ser desenvolvidas. 
 - Conteúdo 
 Normas: é a indicação de quem executa ou pode executar 
– pessoa ou unidade organizacional – os diversos 
trabalhos do processo administrativo. 
 Procedimentos: é a indicação de como são executados os 
trabalhos dentro do processo administrativo. 
 Formulários: é a indicação dos gráficos representativos 
dos diversos procedimentos descritos. 
 Anexos: podem conter tabelas, figuras e reproduções. 
 
Manual de Políticas e Diretrizes 
 Uma política ou diretriz pode ser definida como um 
parâmetro para a tomada de decisão. 
 Esse manual deve conter a descrição detalhada e completa 
das políticas que devem ser seguidas pelos executivos e 
funcionários da empresa, no processo de tomada de 
decisões que levam aos objetivos estabelecidos. 
 
 Conteúdo : O conteúdo básico são as políticas dos vários 
níveis e áreas da empresa, tais como: políticas de 
marketing; de tecnologia; de logística; de recursos 
humanos; de produção; e de finanças. 
 
 
Manual de Padrões 
 
 Determina quais são as especificações pré-determinadas e 
que dizem respeito aos diferentes tipos padrões para as 
funções, tais como: compras, controle de qualidade, 
planejamento de produtos etc. 
 
 
 
Manual de Instruções Especializadas 
 Agrupa normas e instruções de aplicações específicas a 
determinado tipo de atividade ou tarefa. A representação 
deste tipo de manual é recomendável quando o número de 
funcionários que irão utilizá-lo é suficientemente grande 
para justificar sua preparação. Conteúdo: objetivos básicos; informações sobre 
cargos/funções; relação das tarefas básicas; interação das 
tarefas básicas com as tarefas de outros cargos/funções da 
empresa; e instruções para execução e avaliação das 
tarefas. 
 
Manual de Finalidade Múltipla 
 O manual de finalidade múltipla tem como objetivo, 
informar os empregados sobre os mais variados aspectos 
da empresa e servir como base de treinamento e avaliação 
dos planos organizacional e técnico da empresa. 
 
Manual de Formulários 
 Ele é um instrumento útil na criação ou modificação de 
um sistema de trabalho administrativo e na instrução de 
novos formulários, alterações de layout e fluxo de 
formulários. Uma vez que os formulários não podem ser 
considerados como um documento isolado, mas sim um 
elo na cadeia de informações da empresa. 
Manual do Empregado 
 Mais utilizado nas médias e grandes empresas pelos seus 
níveis intermediários e inferiores. Para maior motivação 
deve ter boa diagramação e redação. 
 Conteúdo: 
 atividades da empresa; 
 breve resumo histórico da empresa; 
 objetivos gerais perseguidos pela alta administração; 
 explicação do sistema de autoridades; 
 
Manual do Empregado: conteúdo 
 regime de incentivos; 
 
 direitos e obrigações do empregado, de forma geral; 
 
 regime de sanções; 
 
 normas de comportamento básico e de cumprimento 
obrigatório para todo o pessoal; e 
 
 serviços que a empresa proporciona a seus funcionários. 
 
 Estrutura de um manual 
 Um manual pode ser elaborado da forma mais complexa a 
mais simplificada possível, dependendo da necessidade da 
empresa: 
 índice numérico ou sumário: 
 apresentação: nessa parte é enfocado seu objetivo; 
 instruções para uso: deve ser suficientemente clara e 
objetiva, 
 conteúdo básico: é a parte mais extensa do manual e que 
possui todo conteúdo principal; 
 
 Estrutura de um manual 
 apêndice: nessa parte, normalmente, são colocados 
formulários, fluxogramas, organogramas, gráficos, 
exemplos etc.; 
 glossário: é uma espécie de dicionário de termos técnicos, 
que serve para homogeneizar a conceituação dos termos 
técnicos utilizados no manual; 
 índice temático: conjunto de temas relativos ao assunto 
do manual e sua localização ao longo das páginas do 
manual; 
 bibliografia: é a lista de referências bibliográficas citadas 
no texto. 
 
Distribuição e acompanhamento dos manuais 
 As cópias do manual devem ser feita de forma adequada, 
evitando-se desperdício e gastos inúteis. Recomenda-se 
que as cópias do manual sejam distribuídas aos chefes 
responsáveis pelas áreas envolvidas com o processo. Os 
chefes, por sua vez, deverão providenciar o acesso de seus 
subordinados ao manual. 
 O acompanhamento visa verificar a eficiência e a eficácia 
do manual, se estão sendo utilizados adequadamente e se 
estão sendo devidamente atualizados e validados. O 
processo de acompanhamento, para ter maior validade, 
deve ser feito de forma sistemática e contínua. 
 
Atualização dos manuais 
 A dinâmica da empresa pode impor alterações em seu contexto. 
Assim, as alterações devem ocorrer por meio de: 
 Revisão: a revisão é uma nova impressão das folhas corrigidas. 
Nesse caso, as folhas revistas substituem as de número 
correspondente nas publicações existentes. 
 Reemissão: é uma nova edição completa do corpo do manual 
e/ou dos elementos adicionais, que substitui a publicação 
original e inclui todas as revisões. A reemissão deve ocorrer 
sempre que as revisões afetarem mais de 2/3 da publicação 
anterior. 
 Cancelamento: o cancelamento de um manual ou parte dele 
pode ocorrer com a publicação da folha de cancelamento. 
 
 
Manuais eletrônicos 
 A Tecnologia da Informação (TI), mais especificamente a 
Informática oferece várias opções que permitem a 
elaboração e a implantação dos manuais da empresa por 
meio dos recursos on-line da TI. 
 Manual eletrônico é, portanto, o que é elaborado e 
disponibilizado aos usuários por meio de redes de 
computadores existentes nas empresas. 
 
 
REFERÊNCIAS 
 OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, 
Organização e Métodos: Uma abordagem gerencial. 19 
ed. São Paulo, Atlas, 2010. 484p 
 CURY, Antônio. Organização e Métodos: Uma Visão 
Holística. 7. ed. São Paulo, Atlas, 2000. 592p.