APOL5 Gestão Secretarial Informação e Arquivística E Padronização Qualidade e Certificação

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O seu compartilhamento infringe as políticas do Centro Universitário UNINTER e poderá implicar sanções disciplinares,
com possibilidade de desligamento do quadro de alunos do Centro Universitário, bem como responder ações judiciais no
âmbito cível e criminal.
Disciplina(s):
Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Padronização: Qualidade e Certificação
Data de início: 18/05/2017 20:45
Prazo máximo entrega: ­ 
Data de entrega: 18/05/2017 21:14
Questão 1/5 ­ Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Com relação ao gerenciamento eletrônico de documentos, leia e analise as afirmativas a seguir:
 
i. A utilização do GED permite a redução de materiais físicos e de espaço físico para armazenagem 
de documentos.
ii. O GED demanda reestruturações organizacionais, capacitação de pessoal e investimentos 
financeiros.
iii. O GED pode ser utilizado apenas por empresas de grande porte, com capital financeiro suficiente 
para arcar com as despesas de implementação.
iv. O GED reduz a duplicidade de documentos e facilita a consulta e o acesso aos documentos 
armazenados.
Assinale a alternativa correta:
Nota: 20.0
A Somente as afirmativas I e II estão corretas;
B Somente as afirmativas I, II e III estão corretas;
C Somente as afirmativas I, II e IV estão
corretas;
D Somente as afirmativas II e III estão corretas;
Você acertou!
O GED pode ser utilizado por empresas de
todos os tamanhos, pois será implementado
mediante necessidades informacionais e de
gerenciamento de documentos de cada
organização. Além disso, a utilização do GED
permite a redução de materiais físicos e de
espaço físico para armazenagem de
documentos. O GED demanda reestruturações
organizacionais, capacitação de pessoal e
investimentos financeiros. O GED reduz a
duplicidade de documentos e facilita a consulta
e o acesso aos documentos armazenados.
(MORAES; OLIVEIRA, 2015, p. 194­195;
AULA 6 – Temas 1 e 2).
E Somente as afirmativas II e IV estão corretas.
Questão 2/5 ­ Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Sobre os documentos contemporâneos, leia e analise as afirmativas a seguir:
 
i. Os documentos já criados em formato digital devem receber nomes que facilitem a sua 
identificação, armazenagem e consulta.
ii. Uma ferramenta de memória para armazenar os documentos em formato digital é o que 
chamamos de ‘nuvem’, que é uma plataforma virtual para armazenagem de dados.
III.Os/as profissionais de secretariado têm condições de trabalhar com dados e informações em 
documentos, tanto em formato digital como físico.
iv. O GED é uma metodologia de gerenciamento de documentos de baixo custo para as empresas 
que querem gerenciar seus arquivos de maneira virtual.
Assinale a alternativa correta:
Nota: 20.0
A Somente as afirmativas I e II estão corretas;
B Somente as afirmativas I, II e III estão corretas;
C Somente as afirmativas II e III estão corretas;
D Somente as afirmativas II, III e IV estão corretas;
E Somente as afirmativas II e IV estão corretas;
Questão 3/5 ­ Padronização: Qualidade e Certificação
A gestão de qualquer empreendimento pressupõe, necessariamente, tomada de decisões – a todo 
momento, de todas as naturezas.
De acordo com os conteúdos abordados nas aulas e no livro­base, uma ferramenta bastante 
pertinente para auxiliar a tomada de decisão, contribuindo em termos de priorização das 
Você acertou!
Conforme visto na aula 6, nos temas 1, 2 e 3,
os documentos criados em formato digital já
devem receber nomes que facilitem a sua
identificação, armazenagem e consulta. Além
disso, uma ferramenta de memória para
armazenar os documentos em formato digital é
o que chamamos de ‘nuvem’, que é uma
plataforma virtual para armazenagem de
dados. De outra parte, o s/as profissionais de
secretariado têm condições de trabalhar com
dados e informações em documentos, tanto em
formato digital como físico. Já quando falamos
sobre o GED, vemos que é uma metodologia
baseada em tecnologia da informação que
pode ser usada por empresas de todos os
tamanhos e ramos de atuação, mas que tem
um custo elevado de implementação e
manutenção.
possibilidades envolvidas, chama­se...
Nota: 20.0
A 5W2H.
B 5S.
C Matriz GUT. 
D MASP.
E 5 Porquês
Questão 4/5 ­ Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
O ambiente das empresas contemporâneas é cercado por dados e informações nos mais variados 
formatos, dando origem a documentos em formatos diversos e que precisam ser gerenciados. Neste 
sentido, leia as afirmativas a seguir e assinale V para Verdadeiro e F para Falso.
 
(  ) As organizações passaram por uma série de mudanças nas últimas décadas, muitas delas 
influenciadas pela presença constante de ferramentas de tecnologias da informação e comunicação.
(  ) Os documentos contemporâneos, por serem produzidos, em sua maioria, em formato digital não 
precisam de métodos e técnicas de organização e arquivamento.
(  ) No caso da armazenagem de documentos em bancos de dados, o controle de acesso é 
fundamental para que documentos não sejam utilizados indevidamente e para garantir a segurança 
das informações ali presentes.
(  ) Para gerenciar de maneira efetiva os documentos contemporâneos, é preciso, além de uma 
estrutura de tecnologia da informação, da conscientização dos trabalhadores da importância da 
cultura do compartilhamento da informação.
Assinale a alternativa correta:
Nota: 20.0
A V – F – V – V;
Você acertou!
A resposta está na página 100 do livro. A
Matriz GUT também é conhecida por Matriz de
Decisão, porque estabelece pesos de acordo
com o nível de importância de cada fator,
permitindo que se possam dirigir ações para
aqueles que terão mais impacto negativo na
organização.
Você acertou!
B V – V – V – F;
C V – F – V – F;
D F – V – V – F;
E F – V – F – V.
Questão 5/5 ­ Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Num contexto empresarial em que a informação e o conhecimento adquiriram grande valor 
estratégico, a gestão documental ganhou ênfase. Nas mãos do profissional de secretariado, o 
arquivamento passou de tarefa comum a mecanismo de guarda das principais informações da 
empresa, que não podem ser morosas, tampouco extraviadas e danificadas. Nesse sentido, em 
relação ao gerenciamento eletrônico de documentos, assinale a alternativa correta.
Nota: 20.0
A O Gerenciamento Eletrônico de Documentos
(GED) é uma técnica, um sistema, uma
metodologia para o tratamento e o
processamento automatizado de documentos
em papel e/ou suas cópias em microfilme.
B
Conforme visto no tema 1 da aula 6, As
organizações passaram por uma série de
mudanças nas últimas décadas, muitas delas
influenciadas pela presença constante de
ferramentas de tecnologias da informação e
comunicação. No caso da armazenagem de
documentos em bancos de dados, o controle
de acesso é fundamental para que documentos
não sejam utilizados indevidamente e para
garantir a segurança das informações ali
presentes. Para gerenciar de maneira efetiva
os documentos contemporâneos, é preciso,
além de uma estrutura de tecnologia da
informação, da conscientização dos
trabalhadores da importância da cultura do
compartilhamento da informação. De outra
parte, os documentos contemporâneos
também precisam de métodos e técnicas de
organização e arquivamento, pois assim como
qualquer outro documento, sua correta
armazenagem deve ser realizada para facilitar
as consultas futuras.
 
Você acertou!
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos
(GED) é uma técnica, um sistema, uma
metodologia para o tratamento e o
processamento automatizado de documentos
em papel e/ou suas cópias em microfilme,
conforme conteúdo da aula 6.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos
GED apresenta como principais desvantagens:aumento do tempo de processamento e
manuseio do papel; acesso mais lento a
informação e precisão na localização de
documentos.
C A implantação do Gerenciamento Eletrônico de
Documentos GED nas organizações geralmente
justifica­se por proporcionar: integração com
outros sistemas e tecnologias; gerenciamento e
otimização do workflow; utilização de maior
espaço físico para a guarda de arquivos e maior
agilidade nas transações entre empresas.
D O Gerenciamento Eletrônico de Documentos
(GED) é uma configuração de equipamentos,
softwares, que não se utiliza de recursos de
telecomunicações para armazenar e gerenciar
imagens de documentos.