4ª AULA- ORGANIZAÇÃO PROFISSIONAL

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ORGANIZAÇÃO PROFISSIONAL
ROTINA DE TRABALHO 
Profª: Valéria França de Souza 
ROTINA DE TRABALHO
Na organização de um evento, distinguem-se 
duas fases:
● administrativa: captação do evento e 
fechamento do negócio (área de 
Marketing/Vendas);
● executiva: preparação do evento e execução 
dos serviços (área de alimentos e bebidas)
ROTINA DE TRABALHO
Fase Administrativa
Na organização de um banquete ou evento
segue-se uma rotina de trabalho que vai
desde o contato inicial com o cliente até o
desfecho do evento, ou seja: contato com o
cliente, confirmação (contrato) e fase
executiva.
CONTATO COM O CLIENTE
No contato com o cliente, deve-se definir:
● inicialmente a data, o nº de participantes e o tipo 
de evento. Com estes dados é possível verificar 
(mapa de ocupação) se há ou não possibilidades 
de se realizar o evento. Deste modo, não se perde 
tempo em discutir vários detalhes do evento para 
se chegar a uma eventual impossibilidade por um 
dos fatores mencionados;
● posteriormente, acertam-se todos os detalhes 
fazendo-se uso de um “check list” impresso.
CHECK LIST
Obs: O check list foi impresso para o aluno.
BANQUETES
O departamento de banquetes ou eventos
possui várias opções de alimentos e bebidas
com os respectivos preços, de tal sorte que o
interessado poderá eleger aqueles que
preferir.
Obs: Sugestões de cardápios para eventos foi
impresso para os alunos.
CONFIRMAÇÃO
Aprovado o orçamento, o cliente deve
confirmá-lo, assinando um contrato versando,
geralmente, um adiantamento.
Obs: O contrato foi impresso para o aluno.
FASE EXECUTIVA
Ordem de serviço
Confirmados os detalhes e o tipo do evento, o
Departamento de Eventos emite uma ordem de
serviço, enviando-a ao gerente de alimentos e bebidas
para as devidas providências. A ordem de serviço deve
especificar claramente todos os detalhes para se evitar
erros, pois é a partir das informações nela contidas que
o evento será preparado.
Toda vez que houver alguma alteração no evento,
deve-se cancelar a ordem de serviço emitida,
substituindo-a por outra.
FASE EXECUTIVA
Preparação e execução
O gerente de alimentos e bebidas comunica a
todos os setores envolvidos para a execução dos
serviços, de acordo com a ordem de serviço expedida
pelo Departamento de Eventos, ou seja:
● preparação das iguarias e bebidas;
● montagem das salas. Existem várias formas ou estilos
de se montar um salão. A figura 1 demonstram
algumas possibilidades, sempre levando em
consideração o tipo de evento proposto: banquete,
conferência, reunião, seminário e as instruções
constantes na ordem de serviço.
FASE EXECUTIVA
TIPOS DE MONTAGEM
• Outro fator primordial para o bom andamento de
um evento é a arrumação e disposição das mesas
e cadeiras, isto é, da montagem do salão. De
acordo com a finalidade e necessidade do
contratante, existem montagens específicas, tais
como a figura abaixo do próximo slide (TIPOS DE
MONTAGEM).
Tipos 
de montagem
1 – Mesa em T
2 – Mesa em U
3 – Mesa em E
4 – Mesa em pente
5 – Mesa espinha 
de peixe
6 – Mesa em O ou jardim
7 – Mesa em I
8 – Mesa Imperial
MARKETING
O marketing trata, fundamentalmente, da
satisfação das necessidades e desejos do cliente.
Para tanto, é preciso, na fase administrativa,
descobrir exatamente aquilo que o cliente deseja,
verificando se o local tem condições de atendê-
lo. Se isto se confirmar, é fundamental para o
marketing saber da satisfação do cliente após o
evento, pois, desta maneira, relata a preocupação
com a fidelidade de sua clientela. Em outras
palavras: Clientes satisfeitos voltam sempre ou
falam bem do local.
OBRIGADA