OSM Un .1 professor (1)

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Unidade 1
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Organização, Sistemas e Métodos
Prof. MSc. Anderson Muniz de Oliveira
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Definição
“Função mista de Organização e Planejamento, desenvolvendo-se na construção da estrutura de recursos e de operações de uma organização, assim como na determinação de seus planos, principalmente na definição dos procedimentos, rotinas e dos métodos.”
(ROCHA, Luiz Oswaldo Leal da. Organização e Métodos. São Paulo: Atlas, 1998)
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Definição
“Estudo das organizações por meio da análise de cada uma das suas atividades, a fim de criar procedimentos que venham a interligá-las de forma sistêmica.”
(CRUZ, Tadeu. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002)
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Introdução ao Estudo 
de O S M
O novo conceito de OSM é o desenvolvimento organizacional.
O novo O&M assume forma virtual.
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Denominações usuais 
de OSM
Organização, Métodos e Qualidade
Organização e Métodos
Modernização Administrativa
Análise Sistemas e Informações
Desenvolvimento Organizacional
Organização, Sistemas, Métodos e Informações
Planejamento e Métodos
Sistemas Administrativos
Análise Administrativa
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OSM é ... 
Racionalização Administrativa e Operacional
Criatividade
Processo de Melhoria Contínua
Luta contra os Desperdícios
Simplificação do fluxo de trabalho
Aumento da produtividade
Ferramenta de competitividade
Mudança de paradigmas
Identificação dos problemas e busca soluções
Estudos de ambiência / Estresse
Treinamento de usuários / novas tecnologias
Planejamento Estratégico
Modernidade Organizacional e Sistêmica
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Objetivos Básicos 
de OSM
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Perfil Profissional
Conhecimentos especializados
Pesquisador
Facilidade de relacionamento humano
Visão empresarial
 Poder de criatividade
Capacidade de análise e síntese
Paciência e perseverança
Boa percepção
Reputação profissional
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Profissional de OSM
Profissionais indicados:
Administrador de empresas
Analista de sistemas
Contador
Economista
Denominação:
Analista de Organização, Sistemas e Métodos
Analista de Negócios
Analista de Sistemas
Analista de Processos
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Posição 
Estrutural do Órgão
A unidade de OSM deverá ficar posicionada o mais próximo possível da maior autoridade decisória da empresa.
PRESIDÊNCIA
ADMINISTRAÇÃO
PRODUÇÃO
MARKETING
O S M
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Estruturas da área de OSM
Externa (consultoria)
Vantagens:
Visão imparcial dos problemas
Ausência de favoritismo nas soluções
Fácil caracterização dos custos
Desvantagens:
Consome mais tempo no diagnóstico
Desconhece a cultura interna
Perigo de criar dependência
Interna
Vantagens:
Conhece a cultura interna
Consome menos tempo para diagnósticos
Desvantagens:
Pode ser influenciada nas decisões pela estrutura de poder
Propensão ao vício nas visões de diagnósticos
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PROBLEMAS ORGANIZACIONAIS
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Patologias 
Organizacionais
 Semelhante ao corpo humano, a estrutura organizacional da empresa apresenta diversos tipos de enfermidades que, se não medicados em tempo hábil, irão se agravando e prejudicando os demais órgãos da empresa.
★ Empresa Excessivamente Organizada
	  Problemas (“bitolamento empresarial”; iniciativa pessoal tolhida; 	multiplicação da atividade de staff; estrutura “amarrada” ...)
	  Soluções (“reestudo dos manuais internos; elaboração de normas que 	dêem abertura para a criatividade; flexibilização estrutural ...)
★ Inexistência de Instrumentos de Formalização Estrutural
	  Problemas (conflitos e politicagem; ineficiência e inveja; insegurança e 	irresponsabilidade; insatisfação dos clientes...)
	  Soluções (criação de documentos formais de organização; definição das 	linhas de autoridade; elaboração de guias de atribuições ...)
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Patologias 
Organizacionais
  Problemas (impossibilidade de dar um atendimento rápido e solução correta a todos os subordinados; dificuldade da chefia em dominar todos os assuntos e diferentes problemas existentes na empresa ...)
  Soluções (dividir o trabalho a ser supervisionado entre diversas chefias, segundo sua área de responsabilidade; 
Chefe
★ Coordenação Acumulativa
A
L
K
J
I
H
G
F
E
D
C
B
M
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Patologias 
Organizacionais
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  Problemas (multicomando; excessiva proliferação da autoridade funcional; má definição da autoridade de linha; dúvidas com relação a quem obedecer primeiramente ...)
 Soluções (fazer com que cada funcionário seja responsável apenas perante a um superior hierárquico; utilizar a autoridade funcional com moderação, zelando para que seus titulares tenham as respectivas áreas de atuação perfeitamente delineadas ...)
★ Multicomando
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Patologias 
Organizacionais
★ Falta ou Excesso de Delegação de Autoridade
	 Problemas (engarrafamento do poder de decisão, excesso de problemas 	insignificantes na “mesa” da alta administração; estímulo à criação de 	unidades organizacionais independentes no seio da organização; 	emperramento dos processos, causando transtornos e, conseqüentemente, 	prejuízos aos clientes ...)
  Soluções (criar um ponto de equilíbrio entre a centralização e a 	descentralização administrativa de forma que o trabalho flua 	normalmente sem que os entraves decisórios possam prejudicá-lo...)
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Patologias 
Organizacionais
 Problemas (aumento do nível de ruído nas comunicações; demora excessiva na tomada de decisão, muitas vezes quando chega ao interessado já “estourou” o prazo para a ação; alto custo com pessoal, em virtude do grande número de chefias...)
 Soluções (processar a análise funcional / estrutural, “enxugar” a estrutura aplicando o downsizing, eliminando as unidades / chefias desnecessárias ...)
★ Excesso de Níveis Hierárquicos
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Patologias 
Organizacionais
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★O Chefe do Chefe
 Problemas (uma da chefias fica ociosa; “briga” pelo poder; despesa desnecessária com uma das chefias ...)
 Soluções (eliminar uma das duas chefias, após a verificação de qual delas é a mais importante para os objetivos da empresa ...)
Departamento de Recursos Humanos
Divisão de Serviços Sociais
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Patologias 
Organizacionais
★ Outros Problemas de Natureza Diversa
Estrutura organizacional obsoleta e antiquada
Indefinição dos objetivos e das metas e obscuridade das políticas e diretrizes
Tolerância a incompetência
Normas e rotinas administrativas pesadas e inflexíveis
Incoerência entre o que foi planejado e o que está sendo executado
Ausência de agregação de valor na execução dos serviços
Uso inadequado da tecnologia da informação
Ênfase nas aparências, ignorando e/ou prejudicando as substâncias
Recursos humanos mal dimensionados, alguns setores com excesso e outros ...
Falta de integração e sinergia entre os diversos departamentos, entre outros
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A Luta contra os
Desperdícios
Desperdícios Visíveis (Só não vê quem não quer):
 excesso de reuniões;
 utilização “a vontade” dos veículos da empresa;
 ligações interurbanas sem controle;
 má utilização de energia elétrica;
“ em caso de erro a culpa é do outro setor;
 altos índices de erros nas operações;
 retorno de garantia;
 retardamento nas decisões;
 conflitos pessoais;
 Iluminação inadequada.
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Desperdícios Invisíveis (Acontecem sem a percepção do executor, por incompetência ou preguiça mental):
 excesso de burocracia;
 pagamento de multas e juros por ineficiência dos controles;
 demora no atendimento aos clientes;
 existência da “central de boatos” ;
 “bitolamento empresarial” não ouvindo os colaboradores;
 duplicidade de controles;
 falta de profissionalismo;
 má programação dos itens de estoque;
 Mau atendimento e uso indevido do telefone.
A Luta contra os
Desperdícios 
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As práticas são impositivas;
Não há comprometimento das unidades com o sistema a ser implementado;
O sistema é imposto “de cima para baixo” sendo deixado de lado na maioria das vezes com o passar do tempo;
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As práticas são impositivas;
Os funcionários não se sentiam parte integrante do processo, não sendo ouvidos no desenvolvimento de sistemas que afetam diretamente suas atividades;
Após a implantação, verificava-se que o sistema não atendia plenamente o usuário;
Choque de poder entre os departamentos e a área de OSM sendo vista como impostora
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Melhor entrosamento entre as unidades organizacionais e o sistema a ser implementado;
Maior qualidade do ponto de vista funcional do sistema, pois os próprios usuários estarão atuando e contribuindo;
Maior facilidade para a implementação;
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que envolve a atuação do profissional como consultor em planos estratégicos, projetos de mudança organizacional, gestão de negócios, qualidade total e educação empresarial.
ligando-se diretamen-te ao ambiente da TI (Tecnologia da Informação. Neste ambiente, a Intranet, Internet, GED, sistemas workflow, formulários eletrônicos, B2B e outros, dão suporte a tomada de decisão).
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Professor: solicitar mais alguns exemplos de desperdícios visíveis, verificados nas empresas.
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Professor: solicitar mais alguns exemplos de desperdícios invisíveis, verificados nas empresas.